Chương trình quản lý thư viện trường trung học phổ thông nguyễn viết xuân

trƣờng đại học sƣ phạm hà nội 2
khoa công nghệ thông tin
…..………..

Phùng thị thu phƣơng

chƣơng trình quản lý thƣ viện trƣờng trung
học phổ thông nguyễn viết xuân
khoá luận tốt nghiệp đại học
Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Hà nội -2012

1


LỜI CẢM ƠN
Suốt quá trình học tập trong trường đại học vừa qua, em đã được quý
thầy, cô cung cấp và truyền đạt tất cả kiến thức chuyên môn cần thiết và
quý giá nhất. Ngoài ra, em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và
làm việc độc lập, sáng tạo. Đây là tính cách hết sức cần thiết để có thể
thành công khi bắt tay vào nghề nghiệp trong tương lai.
Luận văn tốt nghiệp là cơ hội để cho em có thể áp dụng, tổng kết lại
những kiến thức mà mình đã học. Đồng thời, rút ra những kinh nghiệm
thực tế và quý giá trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Trong thời gian
nghiên cứu hoàn thành khoá luận, em đã nhận được sự hướng dẫn tận
tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh cùng với các thầy, cô giáo và bạn bè
trong khoa Công nghệ thông tin- trường Đại học sư phạm Hà Nội 2 đã
giúp em hoàn thành khoá luận một cách thuận lợi và gặt hái được một số
kết quả khả quan.
Là một sinh viên lần đầu nghiên cứu khoa học, chắc chắn đề tài của

em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong sự đóng góp ý
kiến của các thầy cô và các bạn. Sự phê bình, góp ý của quý thầy, cô và các
bạn là những bài học kinh nghiệm rất quý báu cho công việc thực tế của
em sau này.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn công lao dạy dỗ chỉ bảo của
quý thầy, cô. Kính chúc quý thầy, cô mạnh khoẻ, tiếp tục đạt được nhiều
thắng lợi trong nghiên cứu khoa học và sự nghiệp trồng người.
Hà Nội, tháng 05 năm 2012
Sinh viên thực hiện
Phùng Thị Thu Phƣơng

2


LỜI CAM ĐOAN
...................
Tên tôi là: Phùng Thị Thu Phương
Sinh viên lớp: K34- CNTT, trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
Tôi xin cam đoan
1. Những nội dung mà tôi đã trình bày trong khóa luận là kết quả
nghiên cứu của riêng tôi. Ngoài sự lỗ lực của bản thân, tôi đã nhận đƣợc
sự chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh cùng với sự giúp
đỡ của các thầy, cô và bạn bè trong khoa Công nghệ thông tin.
2. Kết quả nghiên cứu của tôi không trùng với bất cứ một kết quả
nghiên cứu của những tác giả khác.
3. Khóa luận không sao chép từ các tài liệu có sẵn.
4. Kết quả thu đƣợc trong đề tài là do nghiên cứu thực tiễn đảm bảo
tính chính xác và trung thực.

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Sinh viên thực hiện
Phùng Thị Thu Phƣơng

3


MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn
Lời cam đoan
Mở đầu...................................................................................................

1

Chƣơng 1: Lập kế hoạch......................................................................

5

1.1. Khởi tạo khóa luận tốt nghiệp....................................................... 5
1.2. Yêu cầu hệ thống............................................................................ 5
1.3. Quản lý...........................................................................................

5

Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết chung................................................................

7

2.1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0....................... 7
2.1.1. Hai bƣớc lập trình trong Visual Basic....................................... 7

2.1.2. Thuộc tính, phƣơng thức và sự kiện.......................................... 8
2.1.3. Thiết kế giao diện........................................................................ 10
2.1.4. Viết Code cho chƣơng trình....................................................... 12
2.1.5. Kết nối với một cơ sở dữ liệu...................................................... 15
2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access................................................... 15
2.2.1. Tổng quan về Access................................................................... 15
2.2.2. Access cung cấp những công cụ gì?........................................... 15
Chƣơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống .........................................

17

3.1. Khảo sát hệ thống........................................................................... 17
3.1.1. Cập nhật....................................................................................... 18
3.1.2. Báo cáo thống kê.......................................................................... 19
3.1.3. Tìm kiếm.....................................................................................

20

3.1.4. Hủy thông tin............................................................................... 20
3.2. Khảo sát chi tiết.............................................................................. 20
3.3. Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới............................................. 21
3.4. Phạm vi nghiên cứu........................................................................ 21

4


3.5. Giới hạn của hệ thống.................................................................... 21
3.6. Các chức năng của hệ thống mới.................................................. 21
3.7. Phân tích hệ thống.......................................................................... 23
3.7.1. Sơ đồ phân cấp chức năng.......................................................... 23

3.7.2. Sơ đồ luông dữ liệu...................................................................... 26
3.8. Chuẩn hóa lƣợc đồ quan hệ........................................................... 32
3.8.1. Chuẩn hóa các lƣợc đồ quan hệ................................................. 32
3.8.2. Mô hình cơ sở dữ liệu.................................................................

39

3.9. Thiết kế cơ sở dữ liệu..................................................................... 39
Chƣơng 4: Xây dựng giao diện chƣơng trình.....................................

47

4.1. Phần đăng nhập chƣơng trình...................................................... 47
4.2. Thiết kế giao diện........................................................................... 47
4.2.1. Form đăng nhập.......................................................................... 46
4.2.2. Form main...................................................................................

47

4.2.3. Chức năng quản lý hệ thống....................................................... 48
4.2.4. Chức năng quản lý hệ sách......................................................... 49
4.2.5. Chức năng quản lý hệ độc giả.................................................... 50
4.2.6. Chức năng quản lý giao dịch...................................................... 51
4.2.7. Chức năng tìm kiếm.................................................................... 52
4.2.8. Chức năng báo cáo thống kê...................................................... 53
4.2.9. Chức năng trợ giúp..................................................................... 54
Kết luận và định hƣớng phát triển......................................................

55

Một số tài liệu tham khảo.....................................................................

57

Phụ lục....................................................................................................

58

5


MỞ ĐẦU
1. Mục đích, lý do chọn đề tài
Từ lâu bài toán quản lý đã đƣợc đặt ra với những yêu cầu vô cùng khắt
khe về độ chính xác và an toàn cho cơ sở dữ liệu của chƣơng trình. Chƣơng
trình không những có thể quản lý tốt mà nó còn phải xây dựng một hệ thống
cơ sở dữ liệu vững chắc, có tính bảo mật cao.
Trong những năm gần đây, việc tin học hóa trong nhà trƣờng đã trở
thành khá phổ biến ở các nƣớc trên thế giới, Việt Nam cũng mới bắt đầu thực
hiện đƣợc một vài năm gần đây. Và vì thế, việc nâng cao quản lý thƣ viện
bằng máy tính là một điều cần thiết.
Nhu cầu học tập ngày càng cao đặc biệt là để đảm bảo kiến thức có tính
logic và chính xác thì việc tìm đến với sách là rất cần thiết, để đáp ứng nhu
cầu đó thì thƣ viện trƣờng đã tăng số lƣợng sách đáng kể rất phong phú về
loại sách cũng nhƣ số lƣợng. Vì thế mà ngƣời thủ thƣ trong một ngày phải
liên tục lặp đi lặp lại công việc tìm sách, cho độc giả mƣợn- trả sách, sắp xếp
sách đúng theo vị trí quy định đã khó khăn lại càng khó khăn hơn.
Và với sự phát triển của nhà trƣờng thì thƣ viện càng đƣợc phát triển
hơn nữa và khi đó công việc của ngƣời thủ thƣ càng nhiều hơn. Từ đó vấn đề
quản lý sách đƣợc coi là rất cần thiết. Quản lý tốt cung cấp đầy đủ, nhanh

chóng và chính xác về các loại sách cho học sinh và thống kê báo cáo với ban
quản lý là thực sự cần thiết.
Quản lý thƣ viện là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức.
Việc tin học hoá trong bài toán quản lý thƣ viện sẽ giúp việc quản lý trở nên
đơn giản và đặc biệt là tình chính xác cao. Đặc biệt tin học hoá trong bài toán
quản lý sẽ giúp việc truy vấn thông tin đƣợc nhanh chóng theo yêu cầu khác
nhau.
Quản lý thƣ viện là một quá trình lƣu trữ hợp nhất xử lý, tính toán tất cả
các thông tin cần thiết của từng loại sách nhằm phục vụ cho việc truy tìm, sắp

6


xếp hay thống kê các báo biểu một cách nhanh chóng nhất theo từng yêu cầu
cụ thể.
Các hoạt động nhập sách hay lập báo biểu thủ công bằng tay ghi chép
lên giấy sẽ không còn phù hợp trong thời đại ngày nay vì nó không thỏa mãn
yêu cầu đòi hỏi của con ngƣời nhƣ độ chính xác và khả năng đáp ứng thông
tin nhanh chóng nữa. Vì vậy, ứng dụng tin học vào việc quản lý thƣ viện là rất
quan trọng và cần thiết.
Xuất phát từ thực tế đó, qua khảo sát thực tế tại thƣ viện trƣờng trung
học phổ thông (THPT) Nguyễn Viết Xuân, em nhận thấy hệ thống quản lý
của thƣ viện trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân chƣa đƣợc quan tâm nhiều,
việc quản lý chủ yếu đƣợc thực hiện một cách thủ công. Do đó tốn rất nhiều
công sức và thời gian cho việc quản lý thƣ viện.
Từ thực tế trên, em đƣa ra quyết định thực hiện đề tài: "Chương trình
quản lý thư viện trường trung học phổ thông Nguyễn Viết Xuân". Mục đích
chính của đề tài là tăng tính chính xác và giảm tải công việc cho ngƣời quản
lý thƣ viện.
2. Nhiệm vụ, yêu cầu

 Nhiệm vụ:
Khóa luận phải nêu đƣợc những nét cơ bản về việc quản lý thƣ viện của
trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân, chƣơng trình ứng dụng nhằm mục đích
giảm tải công việc quản lý thƣ viện dựa trên ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
 Yêu cầu:
Do những nhiệm vụ đã nêu trên, khóa luận phải thực hiện đƣợc những
yêu cầu sau:
- Rút ngắn thời gian tra cứu, đáp ứng yêu cầu bạn đọc.
- Giảm thiểu số lƣợng thao tác thủ công.
- Báo cáo thống kê về thƣ viện một cách nhanh nhất.

7


- Kiểm soát quản lý thƣ viện một cách chính xác.
- Cung cấp thông tin đƣa ra dữ liệu chính xác theo yêu cầu.
3. Phƣơng pháp nghiên cứu
a. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Nghiên cứu qua việc đọc sách báo, các tài liệu liên quan nhằm xây
dựng cơ sở lý thuyết cho đề tài và đƣa ra các biện pháp nhằm giải quyết các
vấn đề của đề tài.
b. Phương pháp chuyên gia
Tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có thể thiết kế chƣơng trình
phù hợp với yêu cầu thực tiễn, nội dung chƣơng trình nhanh phù hợp với
ngƣời quản lý thƣ viện.
c. Phương pháp thực tiễn
Thông qua khảo sát thực tế, yêu cầu cơ sở, những lý luận đƣợc nghiên
cứu và kết quả đạt đƣợc qua những phƣơng pháp trên.
4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu

a. Đối tượng nghiên cứu
Quản lý thƣ viện của trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân.
b. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của em dừng lại ở việc nghiên cứu và phát triển một
phần nhỏ những ứng dụng của việc quản lý thƣ viện.
5. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Quản lý thƣ viện có ý nghĩa và tiện ích tạo đƣợc nhiều ứng dụng trong
thực tiễn. Các nghiên cứu về quản lý thƣ viện đã đƣợc phát triển và đạt đƣợc
những thành quả thiết thực, đƣợc ứng dụng rộng rãi.
Chƣơng trình quản lý thƣ viện đƣợc xây dựng bằng ngôn ngữ Visual
Basic 6.0 đã giúp cho ngƣời quản lý thƣ viện, bạn đọc rút gắn thời gian xử lý
công việc, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của con ngƣời.
6. Cấu trúc của khóa luận

8


Sau một thời gian nghiên cứu, tìm hiểu và đƣợc sự giúp đỡ chỉ bảo tận
tình của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh, em đã hoàn thành khóa luận này.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của khóa luận gồm 4
chƣơng, nội dung cụ thể nhƣ sau:
Chƣơng 1: Lập kế hoạch
Khởi tạo kế hoạch cho khóa luận và phân chia công việc.
Chƣơng 2: Cơ sở lý thuyết chung
Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và tìm hiểu về hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access.
Chƣơng 3: Phân tích và thiết kế hệ thống
Khảo sát hiện trạng, mô tả quá trình quản lý tại thƣ viện và chức năng
của hệ thống mới.
Chƣơng 4: Xây dựng giao diện chƣơng trình

Xây dựng giao diện cho chƣơng trình.

Chƣơng 1
LẬP KẾ HOẠCH
1.1. Khởi tạo khóa luận tốt nghiệp
Sử dụng máy tính để quản lý công việc trong thƣ viện đã đƣợc thực hiện
ở nhiều nơi và thể hiện thế mạnh của nó. Tuy nhiên, tại trƣờng THPT Nguyễn

9


Viết Xuân vẫn chƣa có một hệ thống quản lý các công việc của thƣ viện bằng
máy tính một cách hoàn chỉnh, mà phần nhiều vẫn áp dụng hình thức quản lý
truyền thống bằng tay. Chính vì thực tế đó chƣơng trình quản lý thƣ viện
đƣợc xây dựng nhằm mục đích tối ƣu hóa công việc quản lý tại thƣ viện
trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân.
1.2. Yêu cầu hệ thống
a. Tên khóa luận: Chƣơng trình quản lý thƣ viện trƣờng THPT Nguyễn Viết
Xuân.
b. Yêu cầu đối với chƣơng trình:
- Giảm tải công việc cho ngƣời quản lý.
- Tăng tốc độ công việc mƣợn trả và thống kê sách.
- Tăng tính chính xác trong việc kiểm kê sách, quản lý độc giả và tình
hình mƣợn trả.
1.3. Quản lý
a. Kế hoạch thực hiện và phân công nhiệm vụ
Nội dung

STT
1

Mô tả

Lập kế hoạch và phát triển chương trình
- - Khởi tạo khóa luận

Tìm hiểu kế hoạch xây

- - Quản lý khóa luận

dựng chƣơng trình và đề
ra các bƣớc xây dựng
nên chƣơng trình.

2

Phân tích
- Kế hoạch phân tích

Xác định yêu cầu chƣơng
trình.

- Thu thập yêu cầu

Lập kế hoạch phỏng vấn
ngƣời dùng để đƣa ra các

10

yêu cầu nghiệp vụ, yêu
cầu chức năng của
chƣơng trình.
- Xác định các mô hình

Xác định đƣợc những tác
nhân cơ bản của chƣơng
trình và những hoạt động
của chƣơng trình.

3

4

Thiết kế
- Giao diện

Thiết kế chi tiết: dữ liệu,

- Sơ đồ định hƣớng

xử lý và giao diện.

Xây dựng chương trình
- Viết code và đóng gói chƣơng trình

Chƣơng 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG
2.1. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
2.1.1. Hai bước lập trình trong Visual Basic

Khái niệm chƣơng trình: Theo nghĩa thông thƣờng thì chƣơng trình là
một dãy các lệnh (hoặc câu lệnh) mà máy tính điện tử có thể hiểu đƣợc và
thực hiện đƣợc để giải một bài toán. Trong Visual Basic thì chƣơng trình luôn

11


luôn gồm 2 phần là phần giao diện và phần mã lệnh. Phần giao diện của
chƣơng trình luôn luôn thấy đƣợc trên màn hình, gồm các đối tƣợng nhƣ biểu
mẫu, các nhãn, các hộp văn bản, các nút lệnh, các thanh cuộn... Phần giao
diện của chƣơng trình còn đƣợc gọi là màn hình giao diện. Phần mã lệnh bao
gồm các hàm và các thủ tục liên quan đến các đối tƣợng có trong phần giao
diện.
Phần mã lệnh của chƣơng trình Visual Basic giống nhƣ các chƣơng trình
nguồn trong lập trình cấu trúc. Phần mã lệnh của chƣơng trình Visual Basic
nằm trong cửa sổ lệnh, luôn luôn không xuất hiện trên màn hình, mà chỉ xuất
hiện trong những hoàn cảnh nhất định hoặc khi ta muốn điều đó.
Vì đặc điểm của Visual Basic nhƣ thế nên quá trình lập trình trong
Visual Basic luôn luôn gồm 2 bƣớc:
 Bƣớc 1: Thiết kế giao diện (Visual Programming): Dùng các công cụ
của Visual Basic để tạo ra màn hình giao diện của chƣơng trình. Biểu mẫu là
nơi thực hiện thiết kế giao diện của chƣơng trình.
 Bƣớc 2: Viết mã lệnh cho chƣơng trình (Code Programming): Sử
dụng các cấu trúc lập trình của Visual Basic để viết các thủ tục biến cố cho
các đối tƣợng, viết các hàm và các thủ tục độc lập của chƣơng trình.

Hình 1: Cửa sổ lệnh được sử dụng để viết mã lệnh cho chương trình.
2.1.2. Thuộc tính, phương thức và sự kiện

12

 Đối tƣợng: Lấy vài ví dụ trong đời sống, đối tƣợng có thể là một máy
truyền hình (TV) hoặc công tắc đèn. Mỗi cái đó có công cụ riêng. Ti vi dùng
để xem các chƣơng trình truyền hình, còn công tắc đèn dùng để thắp sáng.
Một đối tƣợng có thể đƣợc cấu tạo từ nhiều đối tƣợng khác. Ví dụ, chiếc xe ô
tô đƣợc tạo thành từ bánh xe, động cơ và nhiều thứ khác. Trong Visual Basic,
đối tƣợng là những thành phần tạo nên giao diện ngƣời sử dụng cho ứng
dụng. Các điều khiển là những đối tƣợng. Những nơi chứa (container) nhƣ
biểu mẫu (form), khung (frame), hay hộp ảnh (pricture box) cũng là một đối
tƣợng.
 Lập trình hƣớng đối tƣợng: Visual Basic 6.0 hỗ trợ một cách lập trình
tƣơng đối mới, lập trình hƣớng đối tƣợng (Object Oriented Programming).
Trong lập trình cổ điển, ta có lập trình theo cấu trúc. Nếu nhƣ ứng dụng đƣợc
thiết kế một vấn đề lớn thì lập trình viên có thể chia thành nhiều vấn đề nhỏ
và viết các đoạn chƣơng trình nhỏ để giải quyết riêng từng cái. Với lập trình
hƣớng đối tƣợng, lập trình viên sẽ chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các
đối tƣợng. Từng đối tƣợng có đời sống riêng của nó. Nó có những đặc điểm
mà ta gọi là thuộc tính (properties) và những chức năng riêng biệt mà ta gọi là
phƣơng thức (methos). Lập trình viên phải đƣa ra các thuộc tính và phƣơng
thức mà đối tƣợng cần thể hiện.
 Thuộc tính: Mỗi đối tƣợng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tƣợng.
Trong các bộ thuộc tính này có một số thuộc tính thông dụng cho hầu hết các
điều khiển.
 Phƣơng thức: Là những đoạn chƣơng trình chứa trong điều khiển, cho
điều khiển biết cách thức để thể hiện một công việc nào đó, chẳng hạn rời
điều khiển đến một vị trí mới trên biểu mẫu. Tƣơng tự nhƣ thuộc tính, mỗi
điều khiển có những phƣơng thức khác nhau, nhƣng vẫn có một số phƣơng
thức rất thông dụng cho hầu hết các điều khiển.
Các phƣơng thức thông dụng:

13


Phƣơng thức

Giải thích

Move

Thay đổi vị trí một đối tƣợng theo yêu cầu của chƣơng trình.

Drag

Thi hành hoạt động kéo và thả của ngƣời sử dụng.

SetFocus

Cung cấp tầm ngắm cho đối tƣợng đƣợc chỉ ra trong lệnh gọi
phƣơng thức.

ZOrder

Quy định thứ tự xuất hiện của các điều khiển trên màn hình
nền.

 Sự kiện: Sự kiện là những phản ứng của đối tƣợng. Tƣơng tự thuộc
tính và phƣơng thức, mỗi điều khiển có những bộ sự kiện khác nhau, nhƣng
một số sự kiện rất thông dụng với hầu hết các điều khiển. Các sự kiện này xảy
ra thƣờng là kết quả của một hành động nào đó, nhƣ là di chuột, nhấn nút bàn

phím, hoặc gõ vào hộp văn bản.

2.1.3. Thiết kế giao diện
a. Tìm hiểu các phần của IDE
Định nghĩa IDE: IDE là tên viết tắt của môi trƣờng phát triển tích hợp
(Integreted Development Environment). IDE là nơi ta tạo ra các chƣơng trình
Visual Basic.
IDE của Visual Basic là nơi tập trung các menu, thanh công cụ và cửa sổ
để tạo ra chƣơng trình. Mỗi phần của IDE có các tính năng ảnh hƣởng đến các
hoạt động lập trình khác nhau. Thanh menu cho phép bạn tác động cũng nhƣ
quản lý trực tiếp trên toàn bộ ứng dụng. Thanh công cụ cho phép truy cập các
chức năng của thanh menu qua các nút trên thanh công cụ.
Màn hình IDE của Visual Basic 6.0

14


Các biểu mẫu (form)- khối xây dựng chính của các chƣơng trình Visual Basic
xuất hiện trong cửa sổ form. Hộp công cụ để thêm các điều khiển vào các
biểu mẫu của đề án. Project Exploer hiển thị các đề án mà bạn đang làm cũng
nhƣ các phần khác của các đề án. Bạn duyệt và cài đặt các thuộc tính của điều
khiển, biểu mẫu và module trong cửa sổ Properties. Cuối cùng bạn bố trí và
xem xét một hoặc nhiều biểu mẫu trên màn hình thông qua cửa sổ của Form
Layout.

Hình 2: Màn hình IDE của Visual Basic 6.0.
b. Làm việc với các điều khiển

Hình 3: Hộp công cụ điều khiển.
Hộp công cụ thƣờng thấy trong màn hình thiết kế của Visual Basic:

Công cụ

Tên

Chức Năng

PictureBox

Chèn ảnh trong Form

Label

Gán nhãn đối tƣợng

15


TextBox

Tạo khung kí tự

Frame

Tạo khung đối tƣợng

CommanndButton Tạo nút lệnh
OptionButton

Tạo nút tuỳ chọn

Timer

Tạo thời gian

DriveListBox

Tạo khung danh mục ổ đĩa

Adodc

Tạo liên kết từ xa

ComboBox

Tạo khung đối tƣợng sổ

DirListBox

Tạo danh mục thƣ mục

2.1.4. Viết Code cho chương trình
 Hàm và thủ tục
Các khái niệm:
- Chƣơng trình con (subroutin hoặc subprogram) là một chƣơng trình
đƣợc viết theo những quy tắc đặc biệt để có thể đƣợc gọi thực hiện bằng một
chƣơng trình khác. Chƣơng trình chứa lời gọi thực hiện chƣơng trình con
đƣợc gọi là chƣơng trình chính. Trong đa số các ngôn ngữ lập trình bậc cao
chƣơng trình con đƣợc chia thành hai loại là thủ tục và hàm. Nhƣ vậy khi nói
chƣơng trình con thì có nghĩa là muốn nói đến một thủ tục hoặc một hàm.
- Hàm (function) là một chƣơng trình con dùng để tính một giá trị nào

đấy và trả lại giá trị đó thông qua tên hàm. Ví dụ: hàm Sin cho giá trị Sin của
x thông qua Sin(x). Trong chƣơng trình nguồn Sin(x) đƣợc gọi là lời gọi hàm.

16


Nó đại diện cho (hoặc thể hiện) giá trị của hàm Sin ứng với x. Vì Sin(x) là
một giá trị nên nó có thể xuất hiện trong các biểu thức.
Mẫu định nghĩa hàm:
Private Function Tên hàm()
Thân hàm
End Function
- Thủ tục (subroutin hoặc procedure) là một chƣơng trình con dùng để
thực hiện một công việc riêng biệt trên một tập hợp các tham số (hoặc không
cần tham số). Thủ tục sẽ đƣợc thực hiện mỗi khi gặp lời gọi thủ tục. Khác với
hàm, thủ tục không trả lại giá trị thông qua tên thủ tục.
Mẫu định nghĩa thủ tục:
Private Sub Tên thủ tục()
Thân thủ tục
End Sub
- Hàm chuẩn (standar funcition) là những hàm đã đƣợc định nghĩa sẵn
trong ngôn ngữ lập trình. Lập trình viên có thể sử dụng các hàm chuẩn mà
không phải định nghĩa lại các hàm đó. Hầu hết các hàm toán học đều là hàm
chuẩn. Tập hợp các hàm chuẩn tạo thành thƣ viện hàm chuẩn của ngôn ngữ
lập trình. Thƣ viện hàm chuẩn này là thành phần rất quan trọng của ngôn ngữ
lập trình. Nó làm cho việc lập trình trở nên đơn giản hơn và làm cho khả năng
của ngôn ngữ lập trình tăng lên rất nhiều.
 Các cấu trúc điều khiển:
- Cấu trúc lựa chọn IF: Cấu trúc lựa chọn IF cho phép bạn rẽ chƣơng
trình làm hai nhánh, nếu bạn muốn rẽ nhiều nhánh thì có thể sử dụng cấu trúc

IF lồng nhau. Cấu trúc có hai dạng:
+ Cấu trúc IF không có ELSE:
IF < điều khiển > Then
--------------------------

17


End If
+ Cấu trúc có ELSE:
IF < điều khiển> Then
-------------------------

Else
------------------------End If
- Cấu trúc Select Case: Cấu trúc này đƣợc dùng khi bạn xét nhiều điều
kiện cho một biến nào đó. Cấu trúc này nhƣ sau:
SELECT CASE < Biến hay biểu thức >
CASE < Giá trị1 >
----------------'các lệnh'
CASE < Giá trị 2 >
----------------'các lệnh'
CASE < Giá trị n >
----------------'các lệnh'
CASE ELSE
--------------End SELECT
- Cấu trúc DO WHILE.........LOOP
Cấu trúc nhƣ sau:
Do While <biểu thức điều khiển>
'các lệnh'

Loop
Câu lệnh này thực hiện nhƣ sau:
Trƣớc tiên nó sẽ kiểm tra điều kiện:

18


+ Nếu điều kiện đúng thì thực hiện sau đó quay lại kiểm tra điều kiện
cho đến khi điều kiện sai thì thực hiện lệnh sau Loop.
+ Nếu điều kiện sai thì thực hiện lệnh sau Loop, bỏ qua lệnh giữa
Do...Loop.
- Cấu trúc For...Next
Cấu trúc nhƣ sau:
For <Biến = Giá trị đầu> to <Giá trị cuối> Step [ khoảng tăng ]
'các lệnh'
Next biến
Để dừng cấu trúc For ta dùng phát biểu Exit For
Ngoài ra muốn thoát khỏi thủ tục với điều khiển nào đó ta dùng thủ tục
Exit Sub.
2.1.5. Kết nối với một cơ sở dữ liệu
Ta có thể dùng một điều khiển dữ liệu để quản lý kết nối giữa biểu mẫu
Visual Basic và một cơ sở dữ liệu. VB cung cấp 3 loại điều khiển dữ liệu,
DAO Data, thƣờng đƣợc dùng kết nối với cơ sở dữ liệu trên máy tính cá nhân
nhƣ là Microsoft Access; điều khiển Romote Data (RDC), dùng cho dữ liệu
Client/ Sever; và điều khiển dữ liệu ADO Data, cho phép ta truy nhập mọi
loại dữ liệu, bao gồm nguồn dữ liệu trên máy tính cá nhân, trên hệ Client/
Sever không thuộc mô hình quan hệ.
Vậy ta dùng điều khiển dữ liệu nào? Đối với ứng dụng này tôi dùng điều
khiển dữ liệu ADO.
2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

2.2.1. Tổng quan về Access
Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL). Cũng giống nhƣ
các hệ CSDL khác, Access lƣu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và
tự động làm nhiều nhiệm vụ khác. Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát

19


triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng trên môi trƣờng Windows của
Microsoft.
Access có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu, nó có
thể làm việc với nhiều hơn một bảng (Table) tại cùng một thời điểm để giảm
bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng hơn.
2.2.2. Access cung cấp những công cụ gì?
Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn
thiện với những định nghĩa khoá (Primary key) và khoá ngoại (Foreign key),
các loại luật quan hệ (một - một, một - nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn
của dữ liệu cũng nhƣ định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi
trƣờng (Filed) trong một bảng. Bằng việc thực hiện toàn vẹn dữ liệu ở mức
database engline, Access ngăn chặn đƣợc sự cập nhật và xoá thông tin phù
hợp.
Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trƣờng, bao gồm văn bản
(Text), kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày/tháng
(date/time), kiểu memo, kiểu có/không (yes/no) và đối tƣợng OLE. Nó cũng
hỗ trợ các giá trị rỗng (Null) khi các giá trị này bị bỏ qua.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đƣợc những đòi hỏi với kiến
trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng nhƣ một quan hệ quản lý CSDL độc
lập. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nối
với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ nhƣ: Oracle.

20


Chƣơng 3
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1. Khảo sát hệ thống
Ngay từ khi mới thành lập, ban giám hiệu nhà trƣờng đã luôn quan tâm
đến hệ thống thƣ viện vì đây là nơi để giáo viên, học sinh nghiên cứu, học hỏi
trao đổi kiến thức qua sách vở, bổ sung kiến thức, nâng cao trình độ nghiệp
vụ. Nhƣng trong thời kỳ đó, để có một thƣ viện hoàn chỉnh và hiện đại thì quả
thật là không đáp ứng đƣợc. Vì vậy, những ngƣời quản lý thƣ viện luôn tìm
tòi và có những sáng kiến nhằm phục vụ tốt hơn cho nhu cầu học tập, nghiên
cứu của học sinh và giáo viên. Nhƣng chủ yếu là những sáng kiến mang tính
thủ công nặng nhọc, những ngƣời trực tiếp quản lý phải thƣờng xuyên làm
một khối lƣợng công việc khá lớn, hệ thống quản lý sổ sách cồng kềnh, với
nhiều loại biểu rƣờm rà. Nếu không cẩn thận thì sẽ rất dễ dẫn đến nhầm lẫn
gây khó khăn cho công tác quản lý thƣ viện.
Trong những năm gần đây, thƣ viện trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân đã
đƣợc nhà trƣờng quan tâm đổi mới rất nhiều: số đầu sách nhập về ngày càng
tăng, phong phú về nội dung và chủng loại, đáp ứng đƣợc nhu cầu tìm kiếm
thông tin liên quan đến học tập, nghiên cứu của học sinh, giáo viên và nhân
viên cán bộ trong trƣờng. Nhƣng nhìn chung công tác quản lý thƣ viện vẫn
còn nhiều hạn chế, thiếu sót: vẫn áp dụng hình thức quản lý truyền thống bằng
tay, làm lãng phí nhiều thời gian và công sức, độ chính xác không cao, dễ gây
nhầm lẫn…
Bằng các phƣơng pháp thu thập thông tin nhƣ quan sát, phỏng vấn thăm
dò ý kiến của bạn đọc... Em đã tổng kết và rút ra đƣợc quy trình hoạt động
của hệ thống quản lý thƣ viện trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân nhƣ sau:

3.1.1. Cập nhật

21


 Cập nhật độc giả: Khi học sinh, giáo viên hay cán bộ nhân viên trong
trƣờng muốn trở thành độc giả của thƣ viện thì phải đăng ký làm thẻ. Nhân
viên quản lý thƣ viện sẽ xem xét rồi đƣa ra quyết định học sinh, giáo viên hay
cán bộ nhân viên đó đƣợc cấp thẻ mới hay thẻ cấp lại. Sau khi hoàn tất thủ tục
đăng ký độc giả sẽ đƣợc cấp thẻ thƣ viện( thẻ bạn đọc).
Đối với những độc giả làm mất thẻ, muốn làm lại thẻ phải có đơn yêu
cầu, thẻ sẽ đƣợc cấp lại.
Đối với những học sinh bị lƣu ban, khi hết thời hạn sử dụng thẻ. Học
sinh phải làm lại thẻ nếu muốn mƣợn sách.
Sau khi cấp thẻ thƣ viện cho độc giả nhân viên quản lý thƣ viện phải cập
nhật các thông tin về độc giả đó vào sổ lƣu trữ. Các công việc nhƣ sửa, xóa
hay thêm mới thông tin về độc giả cũng đƣợc nhân viên thƣ viện thực hiện
trên giấy tờ.
 Cập nhật sách: Theo định kỳ khoảng 1 năm hai lần, thƣ viện tiến hành
nhập bổ sung sách mới. Việc đặt mua sách đƣợc tiến hành nhƣ sau:
Nhà xuất bản sẽ đăng thông tin về sách mới, thƣ viện xem xét chọn
những sách cần mua và có đơn đặt hàng, nhà xuất bản sẽ gửi các danh mục
sách kèm theo giá sách cho thƣ viện, thƣ viện lập danh sách những sách cần
mua. Sau khi đƣợc hiệu trƣởng thông qua, thƣ viện sẽ tiến hành lập hợp đồng
với nhà xuất bản. Hóa đơn sẽ đƣợc gửi cho bộ phận tài vụ của nhà trƣờng
thanh toán. Sau đó thƣ viện tiến hành nhận sách về.
Trong trƣờng hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thƣ viện sẽ gửi trả lại
sách cho nhà xuất bản theo điều khoản đã ghi trong hợp đồng.
Sách sau khi mua về sẽ đƣợc nhân viên quản lý thƣ viện tiến hành phân
loại, đánh mã. Việc phân các đầu sách vào các khu vực lƣu trữ tùy theo loại
sách, kích cỡ, nội dung.

Khi nhập sách về, nhân viên quản lý thƣ viện phải lƣu lại tất cả các
thông tin về sách vào sổ lƣu trữ để khi cần có thể kiểm tra lại.

22


 Cập nhật thông tin mƣợn trả: Khi bạn đọc có nhu cầu mƣợn một cuốn
sách, cần phải viết một phiếu mƣợn với đầy đủ thông tin của bạn đọc và của
sách mà phiếu đó yêu cầu. Sau đó nhân viên quản lý thƣ viện mới kiểm tra
xem bạn đọc có đủ tiêu chuẩn mƣợn cuốn sách đó hay không rồi mới kiểm tra
xem trong thƣ viện còn cuốn sách đó hay không. Nếu các tiêu chuẩn đều thỏa
mãn thì bạn đọc đƣợc mƣợn cuốn sách đã yêu cầu. Sau đó, nhân viên phải ghi
chép lại thông tin phiếu mƣợn sách vào sổ lƣu trữ. Khi mƣợn sách, độc giả
đƣợc mƣợn tối đa 3 cuốn, mỗi loại sách độc giả chỉ đƣợc mƣợn 1 cuốn, thời
hạn mƣợn là 7 ngày.
Nếu bạn đọc trả sách, nhân viên thƣ viện sẽ xóa tên bạn đọc đó trong sổ
lƣu trữ.
Các hình thức xử phạt của thƣ viện:
 Khi độc giả trả sách, nhân viên quản lý thƣ viện sẽ xem trên phiếu
mƣợn sách, nếu làm mất sách, hỏng sách, mƣợn quá 7 ngày thì độc giả sẽ bị
xử phạt theo quy định của thƣ viện.
 Đối với những độc giả không trả sách cho thƣ viện thì cuối khóa thƣ
viện sẽ gửi danh sách cho ban giám hiệu nhà trƣờng và đối tƣợng đó sẽ bị xử
lý theo quy định của nhà trƣờng.
3.1.2. Báo cáo thống kê
Ngoài những công việc cập nhật chính ở trên các nhân viên quản lý thƣ
viện còn có nhiệm vụ thống kê, lập báo cáo những sách đang đƣợc mƣợn,
những sách còn lại, sách hỏng- mất, danh sách độc giả hay danh sách độc giả
mƣợn quá hạn khi cần thiết bằng cách xem lại các giấy tờ sổ sách đã lƣu trữ
trƣớc đó.

3.1.3. Tìm kiếm
Nhƣ đã nói trong phần cập nhật, khi độc giả đã điền đầy đủ thông tin vào
phiếu mƣợn sách thì cán bộ quản lý phải tiến hành kiểm tra xem có còn cuốn

23


sách đúng nhƣ yêu cầu mƣợn của độc giả hay không, công việc tìm kiếm đó
diễn ra qua hai bƣớc: đầu tiên là nhân viên quản lý thƣ viện tìm trên sổ sách
lƣu trữ sau đó mới vào kho tìm sách.
Hay khi muốn xem thông tin một cuốn sách, thông tin của một độc giả
khi cần thiết thì các cán bộ cũng hoàn toàn phải thao tác trên giấy tờ, nhƣ vậy
thì rất rƣờm rà và mất thời gian.
3.1.4. Hủy thông tin
 Hủy đầu sách: Hàng năm có kiểm tra định kỳ các đầu sách. Các sách bị
hƣ hỏng (không dùng đƣợc nữa) sẽ đƣợc lập thành danh sách, danh sách này
sẽ đƣợc gửi lên ban giám hiệu nhà trƣờng. Sau đó nhân viên quản lý thƣ viện
tiến hành hủy những đầu sách này.
 Hủy độc giả: Đối với độc giả là học sinh, thẻ thƣ viện có giá trị trong
suốt khóa học. Hết thời hạn trên thẻ sẽ bị hủy.
Từ thực trạng trên thì nhu cầu xây dựng một hệ thống quản lý thƣ viện
mới, phù hợp với trang thiết bị và khối lƣợng dữ liệu khổng lồ của thƣ viện,
đáp ứng ngày càng có hiệu quả cho công tác học tập, nghiên cứu của học sinh,
giáo viên và cán bộ nhân viên trong trƣờng là hết sức cần thiết.
3.2. Khảo sát chi tiết
Việc lƣu trữ sách trong thƣ viện đƣợc chia thành từng khi vực:
 Khu vực lƣu trữ sách nghiệp vụ: Bao gồm các tài liệu liên quan đến
giảng dạy, tài liệu chuyên ngành, chỉ có giáo viên mới có quyền ở khu này.
 Khu vực lƣu trữ sách cho mƣợn về: Bao gồm khu vực sách giáo khoa,
sách khoa học, sách nâng cao, sách tham khảo...

 Khu vực lƣu trữ sách đọc tại chỗ: Bao gồm truyện, báo, tạp chí...
3.3. Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới
 Nhận xét tình hình thực tế: Qua thực tế nghiên cứu, nhận thấy rằng số
lƣợng công việc của thƣ viện thì nhiều mà hầu hết các công việc đƣợc làm thủ
công nên có nhiều bất tiện:

24


 Tốn nhiều thời gian trong việc lập báo cáo thống kê.
 Gây bất tiện trong việc quản lý sổ sách và quản lý độc giả...
Xuất phát từ những nhƣợc điểm của hệ thống quản lý cũ của thƣ viện
nên việc đƣa tin học vào công tác quản lý là việc làm hợp lý.
 Từ những công việc thực tế trên, đƣa ra hệ thống quản lý thƣ viện
trƣờng THPT Nguyễn Viết Xuân với các chức năng sau:
 Quản lý sách
 Quản lý độc giả
 Quản lý mƣợn trả
 Báo cáo thống kê
3.4. Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu quá trình mƣợn trả sách của học sinh, giáo viên, cán bộ nhân
viên trong trƣờng và quá trình quản lý sách trong thƣ viện.
3.5. Giới hạn của hệ thống
Chỉ quản lý hệ thống thƣ viện, không phân chia đối tƣợng độc giả, không
thực hiện quản lý nhân viên, các vấn đề liên quan đến tài chính, và các cơ sở
vật chất khác.
3.6. Các chức năng của hệ thống mới
 Hệ thống đƣợc xây dựng trên cơ sở là một ứng dụng theo mô hình
Chủ- Khách:
- Với ứng dụng là Chủ:

+ Để sử dụng chƣơng trình ngƣời sử dụng phải tiến hành đăng nhập
vào hệ thống.
+ Đối tƣợng sử dụng: Admin, ngƣời thủ thƣ, nhân viên quản lý thƣ
viện.
- Với ứng dụng là Khách:
+ Không cần thiết phải đăng nhập để sử dụng chƣơng trình.
+ Đối tƣợng sử dụng: Độc giả.

25