Nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý tại thư viện tỉnh vĩnh phúc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

PHẠM THỊ HƯƠNG

NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN
TỈNH VĨNH PHÚC

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện thông tin

HÀ NỘI - 2013


TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

PHẠM THỊ HƯƠNG

NGHIÊN CỨU VẤN ĐỀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN
TỈNH VĨNH PHÚC
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện thông tin

Người hướng dẫn khoa học
ThS. NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI - 2013


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện khóa luận, ngoài sự cố gắng của bản thân, em
còn nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và bạn bè. Em xin bày tỏ lòng biết ơn
chân thành và sâu sắc nhất tới cô giáo Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh –
giảng viên khoa Thông tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã Hội và
Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, người đã tận tình hướng dẫn và giúp
đỡ em hoàn thành khóa luận này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các cán bộ tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong quá trình làm khóa luận.
Qua đây, em xin được chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Công nghệ Thông
tin, ngành Thư viện – Thông tin đã giảng dạy, chỉ bảo em trong suốt thời gian
học tập và nghiên cứu.
Với điều kiện hạn chế về thời gian cũng như kiến thức của bản thân nên
khóa luận khó tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý
của thầy cô và các bạn để khóa luận được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, tháng 5 năm 2013
Sinh viên
Phạm Thị Hương


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng em dưới sự
hướng dẫn của Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh – giảng viên khoa Thông
tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học

Quốc Gia Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và
không trùng với kết quả nghiên cứu của các tác giả khác. Nếu sai, em xin
hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, tháng 5 năm 2013
Sinh viên
Phạm Thị Hương


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tên đầy đủ

CNTT

Công nghệ thông tin

TV – TT

Thư viện – thông tin

DDC

Dewey Decimal Classification

Nghĩa dịch

Bảng phân loại thập
phân Dewey

CD - ROM

Compact Disk – Read Only Memory

CSDL

Cơ sở dữ liệu

ILIB

Integrated Library

Phần mềm thư viện
điện tử tích hợp

OPAC

Online Public Access Catalog

Mục lục truy cập trực
tuyến

TVQGVN

Thư viện Quốc gia Việt Nam


DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1. Tình hình phát triển nguồn tài liệu của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc giai
đoạn 2007-2012.
Bảng 2. Số liệu thống kê biểu ghi giai đoạn 2007-2012.
Bảng 3. Bảng thống kê số lượng sách trong từng môn loại.
Bảng 4. Bảng thống kê tài liệu (Năm 2012).
Bảng 5. Bảng thống kê tài liệu theo ngôn ngữ.
Bảng 6. Số liệu thống kê tài liệu theo các kho và loại hình trong Thư viện tỉnh
Vĩnh Phúc.
Bảng 7. Bảng thống kê cơ sở dữ liệu thư mục của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................... 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài .......................................... 3
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ........................................ 4
4.Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 4
5. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài ................................................. 4
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................. 5
7. Bố cục của Khóa luận ............................................................................... 5
Chương 1: THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC – TRUNG TÂM VĂN HÓA, GIÁO
DỤC VÀ THÔNG TIN LỚN CỦA TỈNH VĨNH PHÚC................................................ 6

1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc ................................................. 6
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc .......... 6
1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc..... 8
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc ....................................... 10
1.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý thư viện ..................... 14
1.2.1 Khái niệm về tổ chức ........................................................................... 14

1.2.2 Khái niệm về quản lý ........................................................................... 15
1.2.3 Vai trò của công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc ....... 17
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN
TỈNH VĨNH PHÚC ....................................................................................................... 19

2.1 Thực trạng nguồn tài liệu tại Thư viện ............................................... 19
2.1.1 Đặc điểm nguồn tin truyền thống ......................................................... 21
2.1.2 Đặc điểm nguồn tin hiện đại ................................................................ 25
2.2 Công tác tổ chức quản lý tại Thư viện................................................. 27
2.2.1 Công tác tổ chức.................................................................................. 27
2.2.2 Công tác quản lý.................................................................................. 35


Chương 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁCTỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI THƯ VIỆN
TỈNH VĨNH PHÚC ....................................................................................................... 55

3.1 Nhận xét ................................................................................................ 55
3.1.1 Ưu điểm ............................................................................................... 55
3.1.2 Nhược điểm ......................................................................................... 57
3.1.3 Nhận xét chung .................................................................................... 58
3.2 Giải pháp............................................................................................... 59
3.2.1 Công tác số hóa tài liệu ....................................................................... 59
3.2.2 Hiện đại hóa cơ sở hạ tầng, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị . 61
3.2.3 Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong việc quản lý ..................................... 63
3.2.4 Chú trọng nâng cao trình độ cho cán bộ.............................................. 64
3.2.5 Đổi mới nhận thức của người làm công tác lãnh đạo quản lý ......... 65
KẾT LUẬN .................................................................................................................... 67
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 69

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Tổ chức quản lý đóng vai trò quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi
ngành nghề, mọi lĩnh vực. Nhờ có tổ chức và quản lý khoa học đã mang lại
hiệu quả cao với việc chi phí tiêu hao sức lực ít, phương tiện ít và thời gian ít.
Vì lẽ đó, khoa học quản lý ngày nay đã trở thành một ngành khoa học,
bao trùm lên toàn bộ hoạt động của xã hội.
Bất cứ một chế độ xã hội nào hoặc một tổ chức hay một cơ quan xí
nghiệp nào cũng đều phải tổ chức, quản lý mới hoạt động có hiệu quả.
Nguyên tắc và phương pháp của khoa học quản lý là những cái
chung nhất.
Có nhiều hình thức tổ chức, quản lý trong cơ quan thông tin - thư viện.
Để hiểu rõ về những hình thức tổ chức, quản lý cơ quan thông tin - thư viện ta
cần phải hiểu thế nào là tổ chức, quản lý.
Tổ chức là sự xếp đặt bố trí các mối quan hệ với các bộ phận với nhau.
Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao
hiệu suất lao động. Quản lý trong xã hội đóng một vai trò quan trọng, xã hội
phát triển càng cao, quản lý có vai trò càng lớn và nội dung càng phong phú.
Quản lý là một hoạt động phức tạp vừa mang tính khoa học vừa mang tính
nghệ thuật.
Trong công tác thông tin - thư viện tổ chức là nhằm thiết lập một cơ
cấu tổ chức thích hợp cho sự tồn tại và phát triển như xây dựng hệ thống các
phòng ban, qui định nhiệm vụ, chức năng, bố trí khả năng chuyên môn, mua
sắm trang thiết bị phù hợp kinh tế. Do đó công tác tổ chức thông tin - thư viện
là nghiên cứu các nội dung như qui trình kĩ thuật thông tin - thư viện, tổ chức
lao động khoa học, tổ chức định mức lao động .
Song đi sâu vào từng ngành nghề, từng lĩnh vực, chúng đều có đặc thù
riêng. Chỉ khi nào biết kết hợp hài hòa giữa cái chung và cái riêng nói trên thì
khi đó quản lý mới thực sự mang lại hiệu quả cao.

1


Chính vì vậy, mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực đều phải nghiên cứu để
tìm ra cách tổ chức, quản lý sao cho khoa học nhất đối với ngành mình là việc
làm hết sức cần thiết.
Chủ Tịch Hồ Chí Minh cũng đã từng đánh giá vai trò của tổ chức quản
lý rất cao. Người nói rằng: “Tổ chức, quản lý là công việc khó khăn, phức tạp
nhưng rất cần thiết, muốn quản lý tốt thì ngoài những kiến thức chuyên môn,
ngoài trình độ khoa học ra còn đòi hỏi cán bộ, công nhân phải thông suốt tư
tưởng, phải có thái độ làm chủ Nhà nước, làm chủ xí nghiệp. Muốn quản lý
tốt phải nâng cao tinh thần trách nhiệm làm đến nơi đến chốn, vượt mọi khó
khăn, phải thực hiện cán bộ tham gia lao động, công nhân tham gia quản lý”.
Nghị quyết Hội nghị lần thứ II Ban Chấp hành Trung ương Đảng (Khóa
VIII) đã khẳng định: hoạt động thông tin, tuyên truyền, phổ cập kiến thức
khoa học và công nghệ là một trong những giải pháp quan trọng để thưc hiện
thành công chiến lược công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Nhiều năm trở lại đây sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông
tin(CNTT) và kỹ thuật viễn thông đã tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động xã
hội, trong đó có hoạt động thư viện - thông tin (TV-TT), làm cho hoạt động
TV-TT trên thế giới có sự thay đổi to lớn. Đó là số lượng tài liệu và nguồn tin
tăng lên nhanh chóng, tài liệu không những phong phú về nội dung mà loại
hình cũng rất đa dạng.
Ngoài tài liệu truyền thống như sách báo, tạp chí in trên giấy, đã và
đang xuất hiện nhiều loại tài liệu điện tử dưới dạng băng từ, đĩa từ, đĩa quang,
có dung lượng lớn, độ bền vật lý cao. Các tài liệu điện tử thường nhỏ gọn và
dễ tra cứu, tìm tin giúp cho người dùng tin thuộc mọi lứa tuổi và tầng lớp xã
hội trên thế giới truy cập và sử dụng chung nguồn tài liệu của thư viện nhiều
nước thông qua mạng máy tính toàn cầu.

Đứng trước sự thay đổi lớn lao của thế giới và trước yêu cầu của thực
tiễn xã hội Việt Nam, hoạt động TV-TT nước ta cần phải đổi mới, bố trí các

2


hoạt động cho phù hợp với hoàn cảnh mới. Có như vậy các thư viện mới có
thể đáp ứng nhu cầu xã hội và có khả năng hội nhập với các nước trong khu
vực và trên thế giới. Xu hướng tất yếu đòi hỏi chúng ta phải xây dựng hoặc
cải tạo lại thư viện thành những thư viện hoạt động theo phương thức hiện
đại. Để đạt được điều này đòi hỏi sự cố gắng, nỗ lực rất lớn từ công tác tổ
chức, quản lý của các nhà quản lý, lãnh đạo sự nghiệp thư viện.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là trung tâm văn hoá, giáo dục và thông tin
lớn của tỉnh. Chức năng của thư viện tỉnh được khẳng định từ những năm
1972 theo quyết định số 15/VH-QĐ là: “Thư viện tỉnh là trung tâm tàng trữ
sách báo của địa phương, đồng thời thư viện phải thu thập và tàng trữ các loại
sách báo, tài liệu về các bộ môn tri thức, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo chính trị,
yêu cầu sự nghiệp giáo dục của cách mạng khoa học kỹ thuật, cách mạng tư
tưởng văn hoá của địa phương.”
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của thư viện, hoàn thành tốt
các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra đòi hỏi sự nỗ lực lớn từ công tác tổ chức
quản lý của các nhà quản lý thư viện.
Từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên em quyết định chọn đề
tài: “Nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” làm
đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
2.1 Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu vấn đề về tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc, rút
ra những nhận xét về hiệu quả của công tác tổ chức quản lý tại thư viện.Từ đó
đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và phát triển công tác tổ chức quản

lý cho thư viện nhất là trong giai đoạn hiện đại hóa thư viện hiện nay của Thư
viện tỉnh Vĩnh Phúc.

3


2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện được mục đích nghiên cứu của đề tài ta cấn giải quyết một
số nhiệm vụ cơ bản sau:
- Nghiên cứu thực trạng về công tác tổ chức quản lý tại thư viện.
- Tìm hiểu phương pháp tổ chức và quản lý đã và đang được áp dụng tại
thư viện.
- Thống kê, phân tích số liệu.
- Nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp cho công tác tổ chức quản lý.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn về không gian và thời gian:
* Về không gian: Tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
* Về thời gian: Vấn đề tổ chức quản lý thư viện trong giai đoạn 5 năm
trở lại đây( 2007 – 2012).
4.Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp khảo sát thực tiễn.
- Phương pháp thu thập ý kiến.
- Phương pháp thống kê, so sánh, đánh giá, phân tích kết quả.
5. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài
Nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại thư viện không phải là một
đề tài mới. Bởi viết về vấn đề này có rất nhiều bài đăng trên báo, tạp chí

chuyên ngành, luận văn thạc sỹ, khóa luận của sinh viên. Nhưng viết về đề tài
“Nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc” thì
đây là đề tài đầu tiên. Em hy vọng rằng kết quả đạt được trong nghiên cứu này

4


sẽ là những đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn trong việc tổ chức quản lý
tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
6. Đóng góp về lý luận và thực tiễn của đề tài
Bằng sự cố gắng và nỗ lực hết mình, vận dụng những kiến thức đã học
và những hiểu biết thực tế trong quá trình thu thập ý kiến tại Thư viện tỉnh
Vĩnh Phúc để có thể hoàn thành Khóa luận một cách tốt nhất trong điều kiện
và thời gian cho phép, đóng góp của Khóa luận tập trung vào các điểm sau:
- Nêu lên tình hình tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc trong
thời điểm hiện nay.
- Các số liệu thống kê có thể được dùng làm tài liệu tham khảo cho một
số đề tài nghiên cứu khác.
- Nghiên cứu nhằm đóng góp vào quá trình tổ chức quản lý tại cơ quan
thư viện – thông tin nói chung.
- Khóa luận nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh
Vĩnh Phúc. Đồng thời cũng đưa ra những phân tích, nhận xét, đánh giá công
tác tổ chức quản lý để đưa ra một số định hướng, giải pháp góp phần hoàn
thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
7. Bố cục của Khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Khóa
luận gồm 3 chương:
Chương 1: Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc- Trung tâm văn hóa, giáo dục và
thông tin lớn của tỉnh Vĩnh Phúc.
Chương 2: Thực trạng về vấn đề tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh

Vĩnh Phúc.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả
trong công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.

5


Chương 1: THƯ VIỆN TỈNH VĨNH PHÚC – TRUNG TÂM VĂN HÓA,
GIÁO DỤC VÀ THÔNG TIN LỚN CỦA TỈNH VĨNH PHÚC
1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc được thành lập năm 1956, khi cả nước đang
trong thời kỳ phục hồi nền kinh tế, phát triển văn hoá góp phần tích cực vào
công cuộc xây dựng Miền Bắc nói chung và nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc nói
riêng. Hưởng ứng với không khí đó, thư viện đã dùng sách báo để tuyên
truyền, phổ biến chính sách của Đảng và Nhà nước, góp phần giáo dục tư
tưởng, tình cảm, đạo đức cho nhân dân. Đồng thời giữ gìn bản sắc văn hóa
dân tộc, nâng cao trình độ văn hoá, khoa học công nghệ và phục vụ đời sống
nhân dân trên toàn địa bàn tỉnh.
Vĩnh Phúc là một tỉnh thuộc vùng đồng bằng châu thổ sông Hồng và
được tái lập vào tháng 11 năm 1996. Theo quyết định của Quốc hội khóa IX
kỳ họp thứ 10 đã ra Nghị định tách tỉnh Vĩnh Phú ra làm hai tỉnh Vĩnh Phúc
và Phú Thọ. Tỉnh Vĩnh Phúc đi vào hoạt động chính thức từ ngày 1/1/1997
gắn liền với quá trình phát triển của tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc cũng có sự
thay đổi lớn cả về nghiệp vụ và vai trò của nó. Qua đó, thư viện tỉnh góp phần
vào mục tiêu phát triển kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội và an ninh, quốc
phòng của tỉnh nói riêng và cả nước nói chung.
Ngay sau khi tỉnh Vĩnh Phúc được tái lập, thư viện tỉnh được sự quan
tâm của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và sự chỉ đạo trực tiếp
chặt chẽ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các ban, ngành liên quan. Do

đó, công tác thư viện tỉnh Vĩnh Phúc sớm khắc phục khó khăn, nhanh chóng
ổn định và đáp ứng nhu cầu đọc của cán bộ, nhân dân trong tỉnh.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là trung tâm văn hoá, giáo dục và thông tin
lớn của tỉnh. Chức năng của thư viện tỉnh được khẳng định từ những năm
1972 theo quyết định số 15/VH-QĐ là: “Thư viện tỉnh là trung tâm tàng trữ

6


sách báo của địa phương, đồng thời thư viện phải thu thập và tàng trữ các loại
sách báo, tài liệu về các bộ môn tri thức, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo chính trị,
yêu cầu sự nghiệp giáo dục của cách mạng khoa học kỹ thuật, cách mạng tư
tưởng văn hoá của địa phương.”
Từ khi mới tách tỉnh, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có số lượng tài liệu
không nhiều là 30.000 đầu sách và khi đó cơ sở vật chất kỹ thuật chưa được
trang bị, thiếu thốn về đủ thứ cho nên bạn đọc tới thư viện rất ít và chưa được
bạn đọc quan tâm thực sự.
Ngày nay, sự ra đời và phát triển mạnh mẽ của CNTT, đặc biệt trong
thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước thì nhu cầu tin của người dùng
tin ngày càng được nâng cao. Vấn đề đặt ra cho thư viện là phải có nguồn tin
thật phong phú nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao đó. Do vậy, thư viện
đã và đang được sự quan tâm của các cơ quan, các sở ban ngành, cơ sở vật
chất cũng được trang bị hiện đại, đồng thời thư viện áp dụng CNTT trong
nghiệp vụ thư viện như quét mã vạch thẻ đọc và thẻ mượn của bạn đọc, tra
cứu tài liệu bằng mục lục công cộng trực tuyến (OPAC), sử dụng phần mềm
ILIB, trang bị máy tính kết nối Internet,....Tính đến năm 2010, thư viện đã có
120.000 đầu sách. Do đó bạn đọc đến với thư viện nhiều hơn, đặc biệt là các
em học sinh đang học ở các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ
thông, sinh viên của các trường Đại học, Cao đẳng trên địa bàn thành phố
Vĩnh Yên.

Từ năm 2007-2011, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã và đang xây dựng nguồn
tin phong phú, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của một thư viện tỉnh. Đồng
thời, nó tạo dựng cơ sở làm nền tảng cho mọi hoạt động của thư viện trong việc
thúc đẩy sự phát triển về mọi mặt như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, an ninh,
quốc phòng trên địa bàn tỉnh nói riêng và cả nước nói chung.
Đến năm 2012, Thư viện đã xây dựng các chương trình tuyên truyền
giới thiệu sách; thực hiện bổ sung tài liệu chất lượng cao có nội dung phục vụ

7


tốt các nhiệm vụ chính trị - kinh tế - văn hóa – xã hội, quá trình công nghiệp
hóa – hiện đại hóa đất nước; đồng thời thực hiện kế hoạch luân chuyển sách
quý/lần và hỗ trợ phụ cấp cho cán bộ thư viện của 115 xã, phường/137 xã,
phường, thị trấn trong Tỉnh.
1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
 Vị trí, chức năng
Tên gọi của Thư viện hiện nay: “Thư viện Khoa học Tổng hợp tỉnh
Vĩnh Phúc”
Tên gọi mới: Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Văn hóa Thông tin, có chức năng thu thập, bảo quản, tổ chức, khai thác và sử dụng
chung các tài liệu được xuất bản tại địa phương và nói về địa phương, các tài
liệu trong nước và nước ngoài, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu xây dựng và
phát triển địa phương về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Thư viện tỉnh chịu sự hướng dẫn, chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của
Vụ thư viện.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc có tư cách pháp nhân, có con dấu và được mở
tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật.
 Nhiệm vụ và quyền hạn

Xây dựng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn
của Thư viện trình Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tổ chức thực
hiện sau khi được phê duyệt.
Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được sử
dụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhà
hoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy của thư viện. Phục vụ miễn
phí tài liệu thư viện tại nhà cho người đọc cao tuổi, người tàn tật bằng hình

8


thức gửi qua bưu điện hoặc thư viện lưu động theo quy định của pháp lệnh
thư viện.
Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên kinh tế, văn hoá của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện. Thu thập,
tàng trữ, bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại tỉnh, sách báo trong
nước và nước ngoài phù hợp với nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.
Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu của tỉnh do Sở Văn hóa, Thể thao
và Du lịch chuyển giao, các bản sao khoá luận, luận văn tốt nghiệp của sinh
viên các Trường Đại học mở tại tỉnh. Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ
em, người khiếm thị; xây dựng bộ phận tài liệu bằng tiếng dân tộc phù hợp
với đặc điểm cư dân trên địa bàn tỉnh.
Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng liên thông
giữa thư viện với các thư viện trong nước và ngoài nước bằng hình thức cho
mượn, trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính.
Tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãi
vốn tài liệu thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộc
phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của tỉnh; xây dựng phong trào đọc sách, báo
trong nhân dân trên địa bàn tỉnh.
Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin thư mục, thông tin có
chọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện.

Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện ở địa
phương; tham gia xây dựng và phát triển mạng thông tin - thư viện của hệ
thống thư viện công cộng.
Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện; tổ chức bồi dưỡng chuyên môn,
nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện, tổ chức luân chuyển sách, báo;
chủ trì phối hợp hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ với các thư viện khác
của tỉnh.

9


Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phí phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật.
Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất
về tình hình hoạt động của thư viện với lãnh đạo Sở Văn hoá, Thể thao và Du
lịch và Vụ thư viện.
Quản lý cán bộ, viên chức, tài chính, tài sản theo phân cấp và quy định
của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch.
Thực hiện các nội dung cải cách hành chính theo kế hoạch, chương trình
của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch giao.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
Nhiều bộ phận có thể được thành lập bên trong thư viện dựa trên nhiều
yếu tố như điều kiện cơ sở vật chất của thư viện, số lượng, loại hình tài liệu,
số lượng nhân viên.
 Cơ cấu tổ chức hoạt động của Thư viện
Gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 5 phòng ban chức năng, có thể được mô
hình hóa bằng sơ đồ sau đây:

10

GIÁM ĐỐC

Các phòng ban

Phòng
Hành
chính
tổng
hợp

Phòng
Bổ
sung,
xử lý kỹ
thuật

Phó giám đốc

Phòng
Phục vụ
bạn đọc

Phòng
Tuyên
truyền,
phong
trào cơ
sở

Phòng
Thông
tin thư
mục và
tra cứu
thông
tin

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
Ban giám đốc thư viện bao gồm Giám đốc và có từ 1-2 Phó Giám đốc.
Giám đốc là người đứng đầu thư viện, chịu trách nhiệm trước Giám đốc
Sở Văn hóa – Thông tin về mọi hoạt động của thư viện và việc thực hiện
nhiệm vụ được giao.
Phó Giám đốc giúp giám đốc trong công tác lãnh đạo thư viện, phụ
trách một hoặc một số lĩnh vực công tác do giám đốc phân công và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về công việc được phân công. Khi vắng mặt giám đốc
có thể ủy quyền cho cho một trong các phó giám đốc điều hành và giải quyết
công việc của thư viện.

11


Trong những năm qua, tình hình tổ chức của hệ thống thư viện đã dần
được củng cố và phát triển.
Thư viện tỉnh đã có 5 phòng chức năng, bao gồm:
- Phòng Bổ sung, xử lý kỹ thuật.
- Phòng Hành chính tổng hợp.
- Phòng Tuyên truyền, phòng trào cơ sở.
- Phòng Thông tin thư mục và tra cứu thông tin.

- Phòng Phục vụ bạn đọc (Phục vụ tại chỗ, mượn về nhà, đọc mượn cho
thiếu nhi, phục vụ báo/ tạp chí, tài liệu địa chí, tra cứu thông tin, đa phương
tiện).
Phòng Bổ sung, xử lý kỹ thuật gồm các công tác như bổ sung, xử lý,
phân loại...
Công tác bổ sung tài liệu có nhiệm vụ xây dựng vốn tài liệu thư viện
bằng ngân sách được cấp hàng năm, nhận bản lưu chiểu xuất bản phẩm địa
phương, biếu tặng, tài trợ, trao đổi giữa các thư viện.
Công tác xử lý tài liệu có nhiệm vụ thực hiện các chương trình xử lý kỹ
thuật vốn tài liệu theo đúng yêu cầu về tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện. Phân
loại theo DDC, biên mục theo AACR2, và biên mục đọc máy MACR21.
- Phòng phục vụ người đọc có nhiệm vụ cung cấp các dịch vụ đáp ứng
yêu cầu về sử dụng vốn tài liệu trong và ngoài thư viện thông qua phòng đọc
tổng hợp, phòng đọc báo, tạp chí, phòng đọc địa chí, phòng đọc đa phương
tiện và phòng mượn.
- Phòng Thông tin - thư mục có nhiệm vụ sưu tầm và bảo quản tài liệu
địa chí như: Thần tích, thần sắc, hương ước, bản đồ. Xử lý và biên soạn ấn
phẩm thông tin chọn lọc, các loại thư mục, hướng dẫn tra cứu và trả lời các
thông tin về vốn tài liệu thư viện, tổ chức các hoạt động thông tin tuyên
truyền giới thiệu vốn tài liệu thư viện và các hoạt động thông tin khác.

12


Phòng Hành chính tổng hợp có nhiệm vụ cấp thẻ bạn đọc, xây dựng kế
hoạch tài chính- kế toán, thống kê- báo cáo cung ứng vật tư cho hoạt động sự
nghiệp và các hoạt động nội bộ của Thư viện.
Phòng Tuyên truyền phong trào cơ sở có nhiệm vụ xây dựng kho luân
chuyển, tổ chức luân chuyển vốn tài liệu giữa các thư viện; hướng dẫn, tham
gia xây dựng mạng lưới thư viện, phòng đọc sách cơ sở; hướng dẫn và bồi

dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện huyện trên địa bàn.
 Đội ngũ cán bộ Thư viện
Đội ngũ cán bộ của Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc là những cán bộ yêu nghề,
nhiệt tình, có trình độ chuyên môn và năng lực công tác tốt. Thư viện bao
gồm 23 cán bộ. Trong đó : Cử nhân TV - TT 13 người; Kỹ sư tin học 2 người;
Đại học ngành khác 2 người; Trung cấp thư viện 1 người; Lao động phổ
thông 3 người.
Bên cạnh đó, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ
thư viện học tập, nâng cao trình độ, cụ thể:
+ Mở các lớp bồi dưỡng ngoại ngữ, tin học cho cán bộ tốt nghiệp ngành
thư viện trong và ngoài giờ hành chính.
+ Tạo điều kiện cho cán bộ theo học các lớp chính quy và tại chức để
nâng cao trình độ.
+ Tổ chức cho cán bộ đi tham quan thực tế và học hỏi kinh nghiệm từ
các thư viện trong nước.
Với những chính sách trên, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc đã có một đội ngũ
cán bộ đáp ứng tốt công việc được giao. Đồng thời, đó cũng là tiền đề quan
trọng trong việc triển khai các dự án mới của thư viện, đặc biệt là tăng cường
số hoá tài liệu đang lưu trữ trong thư viện.
 Cơ sở vật chất của Thư viện
Cơ sở vật chất của Thư viện được trang bị khá đầy đủ cả trang thiết bị
truyền thống lẫn trang thiết bị hiện đại, nhằm bảo quản tài liệu một cách tốt

13


nhất, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, thu hút đông đảo bạn đọc đến với thư viện,
giúp họ khai thác triệt để nguồn thông tin phong phú về nội dung, đa dạng về
hình thức đang lưu trữ và bảo quản trong Thư viện.
Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc thuộc hệ thống thư viện công cộng, do đó

Thư viện luôn chú trọng đến công tác hiện đại hoá, nhằm theo kịp sự phát
triển trong nước và thế giới; đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng tin trong
thời đại mới.
1.2 Tầm quan trọng của công tác tổ chức quản lý thư viện
1.2.1 Khái niệm về tổ chức
Tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi chế độ xã hội, mọi
lĩnh vực, mọi ngành nghề. Nhờ có tổ chức tốt đã mang lại hiệu quả lao động
cao. Chính vì vậy, tổ chức đã trở thành trung tâm chú ý của nhiều lãnh tụ trên
thế giới.
Ngay từ năm 1918, sau cách mạng tháng Mười thành công, V.I. Lênin
đã cho rằng “Đối với chính quyền Xô – Viết thì chính việc tổ chức lao
động… là vấn đề chủ yếu, vấn đề căn bản và là vấn đề nóng hổi nhất trong
toàn bộ cuộc sống xã hội”
Lênin còn viết: “Sức lực của hàng trăm người có thể lớn hơn sức lực
của hàng nghìn người không? Ông trả lời: Có thể, khi mà sức lực của hàng
trăm người có tổ chức. Vì có tổ chức thì sức lực tăng lên hàng nghìn lần”.
Chuyên gia Liên Xô đã đưa ra định nghĩa: Tổ chức là hình thức để tạo
lập và duy trì một trật tự của một hệ thống nào đó gọi là tổ chức.
Trong từ điển tiếng việt có định nghĩa: Tổ chức là sự sắp đặt, bố trí các
mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau.
Các giáo sư ở Học viện Hành chính quốc gia Việt Nam đưa ra định
nghĩa: Tổ chức là một khoa học về sự thiết lập các mối quan hệ giữa con
người với nhau, nhằm mục đích quản lý tốt đối tượng của mình.

14


Tổ chức thường là những công việc hạt nhân khởi đầu để dẫn tới việc hình
thành một tổ chức, một cơ quan hoặc một xí nghiệp.
Nói như vậy không có nghĩa là tổ chức chỉ là công việc ban đầu rồi kết

thúc, mà còn song song tồn tại và phát triển cùng với tổ chức, cơ quan xí
nghiệp đó.
Tổ chức thường là công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý và các
chuyên gia. Đòi hỏi đối với cán bộ được giao nhiệm vụ tổ chức phải là người
có chuyên môn sâu về lĩnh vực mình được giao nhiệm vụ.
Tổ chức có vai trò cực kỳ quan trọng quyết định sự thành công trong
quản lý. Những sai lầm, khuyết điểm trong công tác tổ chức và cán bộ là
nguyên nhân của mọi nguyên nhân, gây ra tình trạng không tốt cho cơ quan đó.
1.2.2 Khái niệm về quản lý
Thuật ngữ quản lý được hiểu là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều
khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để
nhằm đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp qui luật khách quan.
Thực chất của quản lý là tổ chức điều khiển, theo dõi các hoạt động với
những yêu cầu nhất định.
Quản lý là phương thức làm cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức
được hoàn thành với hiệu suất cao bằng và thông qua những người khác.
Từ xưa người Hy-Lạp đã đề cập đến nguyên lý quản lý và đánh giá cao
chức năng của quản lý. Họ định nghĩa: Quản lý là một kỹ năng liên quan đến
trình độ kỹ thuật, kinh nghiệm.
Anghen cho rằng: Quản lý là loại động thái tất yếu phải có nhiều người
cùng hoạt động chung với nhau khi có sự hợp tác.
C.Mác đã từng viết: “Bất kì một lao động xã hội hay một cộng đồng
nào được tiến hành trên qui mô tương đối lớn cũng đều cần phải có sự quản
lý. Nó xác lập mối quan hệ hài hòa giữa các công việc riêng rẽ và thực hiện

15


những chức năng chung nhất, xuất phát từ sự vận động của toàn bộ cơ cấu sản
xuất (khác với sự vận động của từng bộ phận trong nền sản xuất ấy). Một

nghệ sĩ chơi đàn chỉ phải điều khiển chính mình, nhưng một dàn nhạc thì phải
có nhạc trưởng”. Ông đã khẳng định rằng quản lý là loại lao động cao cấp, là
điều kiện tất yếu cho mỗi phương thức sản xuất có điều phối làm cho các lao
động khác được tiến hành thuận lợi.
Các nhà điều khiển học quan niệm: Quản lý là sự tác động vào một hệ
thống hay một quá trình điều khiển chỉ đạo sự vận động của nó theo những
qui luật nhất định, nhằm đạt được những mục đích hay kế hoạch mà người
quản lý đã dự kiến.
Do đó quản lý cần hiểu một lúc với ba ý nghĩa:
- Là nhân tố, chức năng của hệ thống tổ chức, đảm bảo giữ gìn cấu trúc,
duy trì chỉ đạo hoạt động thực hiện mục đích.
- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên sự nhận
thức và sử dụng các quy luật khách quan, thực hiện các chức năng có hiệu quả.
- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong một lĩnh vực
nhất định.
Quản lý là một hoạt động khoa học và nghệ thuật. Là khoa học vì nó
nghiên cứu, phân tích công việc quản lý, tìm ra những quy luật, những đúc kết
lý luận từ kinh nghiệm quản lý hàng ngày. Là nghệ thuật vì nhà quản lý phải
biết vận dụng lý thuyết vào thực tiễn theo cách nào đó để đạt hiệu quả cao
nhất mà vẫn hợp pháp.
Hoặc ta có thể định nghĩa một cách ngắn gọn hơn:
Quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm
nâng cao hiệu suất lao động.

16


1.2.3 Vai trò của công tác tổ chức quản lý tại Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc
Như chúng ta đã biết tất cả những hoạt động của Thư viện đều nhằm
mục đích phục vụ bạn đọc, việc tổ chức quản lý thư viện cũng nằm trong mục

đích đó.
Tổ chức, quản lý thường là công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý và
các chuyên gia. Họ là những người có chuyên môn sâu về lĩnh vực tổ chức,
quản lý thư viện.
Trong những năm gần đây,cùng với sự phát triển của xã hội và nền
kinh tế thị trường thì công việc quản lý ngày càng khó khăn phức tạp. Công
việc quản lý ngày càng đóng một vai trò quan trọng trong các cơ quan, công
ty, xí nghiệp. Việc áp dụng các thành tựu khoa học nói chung và các thành
tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng
phát triển. Công tác quản lý ngày càng được nhiều cơ quan và đơn vị quan
tâm. Ở bất kỳ thời kỳ lịch sử nào “thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của
loài người. Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi. Có lẽ, không có một lĩnh
vực hoạt động nào trong xã hội lại không cần đến thư viện.
Tổ chức, quản lý là yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu được
trong đời sống xã hội. Xã hội càng phát triển cao, thì vai trò của quản lý càng
phức tạp.
Tổ chức, quản lý là công cụ giúp cho cán bộ thư viện làm việc có hiệu
quả; là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác thư viện khoa học
của cán bộ thư viện. Khi nâng cấp thư viện thành thư viện điện tử thì vai trò
của công tác tổ chức, quản lý ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết với
chức trách là điều phối mọi hoạt động của thư viện từ các khâu bổ sung tài
liệu, xử lý… cho đến khi phục vụ bạn đọc.
Cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công
việc quản lý ngày càng trở lên phức tạp. Công việc quản lý lại đóng vai trò
quan trọng trong mọi công việc. Nhất là việc quản lý một thư viện, với hàng

17