Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học Ngoại Thương Hà Nội

0

TRNG I HC VN HO H NI
KHOA THễNG TIN TH VIN
------






TIU LUN

NGHIấN CU C CU T CHC V HOT NG TH VIN
TRNG I HC NGOI THNG H NI

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
1
LỜI NĨI ĐẦU

Trong xã hội hiện nay, cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và cơng nghệ
đang diễn ra với quy mơ rộng lớn trên tồn thế giới. Khi khoa học đã và đang
ngày càng trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp của xã hội thì thơng tin thực sự
trở thành nguồn lực quan trọng.
Đảng và Nhà nước ta đang rất quan tâm tới nguồn lực thơng tin và nhận
thấy được vai trò của các cơ quan thơng tin - Thư viện trong việc quản lý các
nguồn lực thơng tin đó là khơng thể thiếu Nghị quyết 16/NQTW của Bộ Chính
trị về khoa học và cơng nghệ trong thời kỳ đổi mới đã nêu rõ : “Xây dựng hệ
thống thơng tin hiện đại hố về khoa học và cơng nghệ kịp thời cung cấp thơng
tin cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý, các cơ quan nghiên cứu, các cơ sở sản
xuất, dành quỹ ngoại tệ thích đáng để mua các tư liệu thơng tin cần thiết từ nước
ngồi, nhất là các nước có trình độ phát triển cao”.
Hiểu được tầm quan trọng của thư viện trường Đại học Ngoại thương đối
với tồn thể bạn đọc là cán bộ, nghiên cứu sinh và sinh viên trường. Em chọn đề
tài: “Nghiên cứu cơ cấu tổ chức và hoạt động thư viện trường Đại học Ngoại
thương Hà Nội”.
Bài niên luận này được chia làm 3 chương:
Chương I: Lịch sử hình thành và phát triển thư viện trường Đại học Ngoại
thương Hà Nội.
Chưương II: Cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện trường Đại học
Ngoại thương Hà Nội.
Chương III: Một số nhận xét và kiến nghị.

Vì sự hiểu biết của em còn hạn chế nên bài niên luận này khơng tránh
khỏi những sai sót. Em xin chân thành cảm ơn các cơ, các anh chị trong thư viện
trường Đại học Ngoại thương và nhiệt tình cung cấp số liệu cho em. Em cũng
xin cảm ơn các thầy cơ trong bộ mơn thơng tin - Thư viện giúp đỡ em hồn
thành tiểu luận này.




THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
2
CHƯƠNG I
LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NGOẠI THƯƠNG
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
Thư viện trường Đại học Ngoại thương được thành lập trên cở trường
Ngoại giao - Ngoại thương tách đôi. Năm 1967 trường Ngoại thương nhận 1/2
số tài liệu chung đó để xây dựng nên thư viện riêng của mình. Vào năm đó,
trong hàn cảnh phải sơ tán ở Hà Tây do chiến tranh, cán bộ thư viện cũ đã ở lại
trường ngoại giao, số tài liệu, kho sách lộn xộn, thiếu thốn và khập khiễng cả về
nội dung lẫn hình thức dẫn đến việc phục vụ cho nghiên cứu của giáo viên và
học tập của sinh viên rất thụ động khó khăn và hạn chế.
Từ năm 1969 thư viện được bổ sung thêm người và từng bước xây dựng
được chế độ công tác. Năm 1972 thư viện đựơc tiếp nhận thêm tài liệu từ khoa
Ngoại thương và trường cán bộ Ngoại thương. Do đó kho sách đã phong phú
hơn. Năm 1972 thư viện được tăng thêm cán bộ, cơ sở vật chất được cải tạo nên
thư viện ngày càng ổn định. Thư viện đã đưa vào sử dụng bảng phân loại BBK
có cải tiến hay cho bảng phân loại trung tiểu trươchính sách đây. Đây là bước
cải tiến vượt bậc của thư viện nhằm triển khai đầy đủ những khâu nghiệp vụ cần

thiết và những hình thức phục vụ thích hợp với quy mô của một trường đại học :
phân loại, bổ sung, biên mục, đăng ký vào sổ xếp sách lên giá, tổ chức lại kho,
biên soạn lại thư mục…
Từ 1974 đến 1985 do số lượng sinh viên tăng và từ đó cán bộ thư viện
cũng được bổ sung. Điều này làm cho hoạt động của thư viện trong thời gian
này rất sôi nổi.
Đứng về sự phát triển của xã hội những năm gần đây, nhu cầu cấp bách
đặt ra cho thư viện Đại học Ngoại thương là cần thiết đổi mới phòng đọc nhằm
phục vụ nhu cầu của độc giả ngày một tốt hơn. Trước yêu cầu đó, Ban giám hiệu
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
3
nhà trường đã đưa vào chương trình hành động của trường đại học Ngoại thương
phải nâng cấp và hiện đại hố thư viện. Tháng 7/8/1995 Ban giám hiệu nhà
trường đã cải tạo và nâng cấp phòng đọc để kịp phục vụ năm học mới 1995 -
1996.
Hiện nay thư viện đã có một cơ sở vật chất hiện đại gồm 2 tầng với nhiều
gia sách lớn.
- Tầng 1: Là kho sách chung của thư viện và phòng đọc tự chọn dành cho
sinh viên.
- Tầng 2: Là phòng mượn, phòng đọc tổng hợp và phòng đọc của giáo
viên và cao học.
Từng kho sách được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp giúp cho việc phục vụ
độc giả một cách nhanh chóng nhất, thuận lợi nhất. Sách, báo, tạp chí hàng
ngày, hàng tuần được bổ sung kịp thời để cung cấp cho bạn đọc những thơng tin
cập nhật nhất.
Với tổng số tài liệu đa dạng, phong phú chủ yếu là sách nước ngồi : Anh
- Trung - Nga - Nhật… là năm vạn bản, 5000 tên sách. Báo, tạp chí trên 105
loại, trong đó có 28 loại tạp chí nước ngồi nhưng cập nhật thường xun có 14
loại. Với tổng số cán bộ là 7 người, 12 máy tính phục vụ cơng tác nghiệp vụ,
quản lý phục vụ sinh viên (11.000 sinh viên) giáo viên (hơn 200 giáo viên) cà

học viên sau đại học.
Qua gần 30 năm xây dựng và phát triển thư viện đại học Ngoại thương đã
trải qua những thăng trầm và để có được cơ sở vật chất khang trang như ngày
nay khơng thể khơng nhắc tới cơng lao của cán bộ thư viện trường.
II. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NGOẠI THƯƠNG
Với chức năng chính là thu thập, phân tích, xử lý, tổ chức xây dựng và
quản lý vốn tài liệu nhằm phục vụ và cung cấp nguồn tài liệu cho sinh viên, cán
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
4
bộ nghiên cứu sinh và giáo viên. Với trọng trách đó, thư viện trường đại học
Ngoại thương đã xác định được các nhiệm vụ chính sau :
- Quản lý, lưu trữ và bảo vệ kho tài liệu của nhà trường nhằm phục vụ cho
công tác giảng dạy của giáo viên, công tác nghiên cứu khoa học của sinh viên
trường.
- Phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng thông tin kinh tế, thương mại về
những khoa học kỹ thuật tiên tiến trong nước và quốc tế.
- Quản lý và sử dụng tài sản được giao, phân bố và tổ chức một cách phù
hợp mang tính thiết thực.
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ như: phân loại, mô tả ấn phẩm, làm
thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tiên tiến thích hợp.
Tất cả những chức năng, nhiệm vụ của thư viện trường đại học Ngoại
thương đều được thông qua Ban giám hiệu trao đổi trong ban ngành.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
5
CHNG II
C CU T CHC V HOT NG CA TH VIN
TRNG I HC NGOI THNG
I. C CU T CHC CA TH VIN TRNG I HC
NGOI THNG

Nhỡn vo s trờn ta thy c cu t chc ca th vin trng i hc
Ngoi thng gm phũng th vin trng, 5 phũng ban cựng vi cỏc chc nng
v nhim v c th sau:
- Th vin trng: Hin thvin trng i hc Ngoi thng mi ch cú
th vin trng, trong thi gian ti s b nhim th vin phú. Th vin trng
s chu trỏch nhim trc hiu trng v ton b cụng tỏc t chc, lónh o, k
hoch v mi phng hng hot ng ca th vin.
- Phũng nghip v b sung: thu thp, b sung, x lý, phõn tớch, bo qun
ti liu, xõy dng h thng tra cu (truyn thng v hin i) phc v bn
c.
- Phũng c: bao gm phũng c t chn, phũng c tng hp v phũng
c cho giỏo viờn v cao hc : Cú vai trũ gii thiu v phc v ti liu cho bn
c bao gm: sỏch, bỏo, tp chớ, lun vn
TH VIN TRNG
Phũng
nghip v
b sung
Phũng c
t chn
Phũng
mn
Phũng c
cao hc v
giỏo viờn
Phũng c

tng hp
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
6
- Phòng mượn: Cung cấp tài liệu tới tay bạn đọc theo yêu cầu, cán bộ
nghiên cứu khoa học, cán bộ giảng dạy, sinh viên học tập nghiên cứu, mượn
sách giáo trình, sách tham khảo về nhà.
Thư viện trường Đại học Ngoại thương có tổng số cán bộ là 7 người:
- Thư viện trưởng được đào tạo chính quy và tại khoa thư viện trường đại
học Tổng hợp (cũ) - nay là trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - có
gần 30 năm kinh nghiệm.
- Ba nhân viên thư viện có trình độ Đại học - làm việc tại các phòng:
Nghiệp vụ bổ sung, phòng mượn và phòng đọc tự chọn.
- Ba cán bộ chuyển từ ngành khác sang, trong đó có hai người đã được cử
đi học các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ thưviện.
II. CƠ SỞ VẬTCHẤT VÀ KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG
1. Cơ sở vật chất
Hiện nay, tổng diện tích mặt bằng thư viện đang sử dụng là 1.300m
2
.
- Phòng thư viện trưởng: 27m
2
.
- Phòng đọc tự chọn: 144 m
2
.
- Phòng mượn: 79 m
2
.
- Phòng đọc tổng hợp: 108 m
2

.
- Phòng đọc sau Đại học và cán bộ: 72 m
2
.
- Phòng nghiệp vụ: 27 m
2
.
- Kho: + Kho phòng mượng (tổng kho) trên tầng phụ : 108 m
2
.
+ Kho phòng đọc tự chọn: 108 m
2
.
+ Kho phòng đọc tổng hợp: 36 m
2
.
Trang thiết bị gồm 12máy tính, 2 máy in phục vụ công tác quản lý, nghiệp
vụ và phục vụ bạn đọc. Đã xây dựng được hệ thống cáp nối mạng nội bộ.
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
7
Vi din tớch c s dng l 324 m
2
nhng cỏc phũng c ch ỏp ng
c khong 200 ch ngi vn bc xỳc hin nay l lm sao gii quyt
c tỡnh trng thiu mt bng din tớch ỏp ng c vi nhu cu ngy cng
cao ca 11.000 sinh viờn.
Ngoi ra, th vin cũn cú cỏc c s vt cht khỏc nh t, qut, búng ốn,
mỏy lm lnh tt c u mi c trang b nờn u trong tỡnh trng tt.
Bn gh ỳng theo yờucu ca th vin nờn ó gúp mt phn quan trng
vo vic tng cng cht lng phc v, hc tp, nghiờn cu ca thy v trũ

trong trng.
2. Kinh phớ hot ng
Trong thi gian qua, nh nc ó cú nhiu chớnh sỏch c th tng
cng cho u t hot ng thụng tin-Th vin. Nh ch th 95/CT ngy
4/9/1991 cho phộp chi 3% ngõn sỏch nh nc dnh cho khoa hc u t cho
hot ng thụng tin khoa hc. Theo quyt nh 133/Q ngy 2/4/1985 ca
uban khoa hc k thut nh nc 9nay l B Khoa hc v Cụng ngh) thỡ qu
hot ng th vin chim tớ nht 5% qu R&D (R = Researd ; D =
Development).
Ngun kinh phớ hot ng ca th vin, hng nm do nh trng i hc
Ngoi thng l c quan ch qun ca th vin cung cp.
III. THC TRNG HOT NG CA TH VIN TRNG I
HC NGOI THNG H NI
1. Ngun lc thụng tin ca th vin trng i hc Ngoi thng H
Ni
Hin nay th vin trng i hc Ngoi thng cú tng s ti liu nh
sau:
- Cú 5 vn bn sỏch vi 5 nghỡn tờn sỏch.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN