Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay xuất khẩu đã trở thành một hoạt động thương mại quan trọng đối với
mọi quốc gia, cho dù đó là quốc gia phát triển hay đang phát triển. Đối với một quốc gia
đang phát triển như Việt Nam, hoạt động xuất khẩu thực sự có ý nghĩa chiến lược trong
sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, tạo tiền đề vững chắc cho Công nghiệp hóa –
Hiện đại hóa đất nước. Bởi vậy, trong chính sách kinh tế của mình, Đảng và Nhà nước đã
nhiều lần khẳng định “coi xuất khẩu là hướng ưu tiên và là trọng điểm của Kinh tế đối
ngoại”.
Với đặc điểm là một nước nông nghiệp, có 70% dân số hoạt động trong lĩnh
vực này, cùng với vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên thuận lợi, Việt Nam đã xác định Nông
sản là mặt hàng xuất khẩu quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế, tạo nguồn thu
cho Ngân sách và thúc đẩy sự nghiệp Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước. Bên cạnh
những nông sản truyền thống như: gạo, chè, hạt điều, cà phê, tiêu, rau quả … thì cao su
cũng là một trong những nông sản đóng góp một tỷ lệ rất cao vào kim ngạch của cả nước.
Qua nhiều giai đoạn thăng trầm, ngày nay ngành cao su Việt Nam đã có một lợi
thế quan trọng trong nền kinh tế. Cao su từ vị trí thứ 8 năm 2005 đã vươn lên đứng hàng
thứ 7 trong 8 mặt hàng có kim ngạch xuất khẩu trên 1 tỷ USD năm 2006 và có mức tăng
trưởng cao nhất. Đối với nông sản, cao su tiếp tục duy trì được vị trí thứ 2 sau gạo, về kim
ngạch xuất khẩu vượt lên trên cả cây cà phê. Có thể nói, cao su là một trong những ngành
sản xuất mà ta có lợi thế và cần được phát huy. Bên cạnh những thành tựu to lớn đó việc
xuất khẩu cao su hiện nay cũng gặp không ít khó khăn sau cuộc khủng hoảng kinh tế vào
đầu năm 2009 và có dấu hiệu hồi phục từ những tháng cuối năm 2009, đầu năm 2010 và
do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường thế giới nên đã hạn chế về nhiều mặt.
Công ty UPEXIM là “Công ty Cổ PHẦN SẢN XUẤT - XUẤT NHẬP KHẨU
LÂM SẢN VÀ HÀNG TIỂU THỦ CôNG NGHIỆP” là doanh nghiệp được thành lập
dưới hình thức chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và hoạt động
theo Luật doanh nghiệp do Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa X kỳ họp thứ V
thông qua ngày 12/06/1999 nên có bề dày lịch sử và kinh nghiệm xuất khẩu trên thị
trường thế giới, có vai trò như một động lực thúc đẩy hoạt động xuất khẩu nông sản nói

chung và mặt hàng cao su nói riêng. Với vai trò và sứ mạng đối với sự nghiệp phát triển
kinh tế của đất nước,công ty đã và đang không ngừng nổ lực nhằm đẩy mạnh hơn nữa
việc xuất khẩu cao su, nâng cao vị thế cao su Việt Nam trên thị trường thế giới. Đứng
trước xu hướng chung là hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, phía trước còn gặp nhiều
chông gai và thử thách, công ty từng bước hoàn thiện mình đối với sự nghiệp phát triển
kinh tế chung của đất nước.Vì vậy, sau thời gian tìm hiểu về công ty, nhóm chúng em xin
chọn đề tài: “ Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM” làm
đề tài thảo luận cho nhóm mình.

Trang 1


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY UPEXIM
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY
- Trước năm 1982 là chi nhánh của Công ty vật tư và phát triển bao bì xuất khẩu tại
TP.HCM
- Từ tháng 06/1982, Công ty tách ra làm 2 công ty: Công ty vật tư ngoại thương và
Công ty xuất khẩu. Chi nhánh này thuộc về Công ty vật tư ngoại thương TP.HCM.
Theo quyết định 231, chi nhánh công ty vât tư ngoại thương chuyển thành “LIÊN
HIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ TIỂU THỦ
CÔNG NGHIỆP”, với nhiệm vụ trực tiếp sản xuất gỗ, thủ công mỹ nghệ và liên doanh
liên kết với nước ngoài để xuất khẩu sang các nước trên thế giới. Mặt hàng sản xuất
kinh doanh của Liên Hiệp lúc này chủ yếu là sản xuất và xuất nhập khẩu gỗ xẻ các loại
và những sản phẩm làm từ gỗ. Việc hình thành xí nghiệp là một bước chuyễn biến mới
về mặt quản lý kinh doanh và tổ chức bộ máy sản xuất và xuất nhập khẩu. Do trước
đây nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là giao vật tư hàng hóa cho các ngành bằng nguồn
vốn đối lưu, nên thu nhập chủ yếu của chi nhánh công ty vật tư ngoại thương là trích
từ khoản chi phí lưu thông 7,5% do Bộ cho phép để phục vụ cho công tác chuyển hàng

hóa.
- Năm 1990, do không đủ nguồn hàng hóa đối lưu để chi trả cho các đơn vị xuất nhập
khẩu và các địa phương nên Nhà Nước đã quyết định thanh toán bằng tiền cho các cơ
quan có quan hệ ngoại giao và mua bán với công ty.
- Ngày 29/6/1993, theo quyết định số 745/TM – TCCB của Bộ Thương Mại, Liên Hiệp
đổi tên thành “ CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ
HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP “.
- Ngày 16/12/1993, theo quyết định số 1417/BTM _ CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT
NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP hợp nhất với
CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU THỦ CÔNG MỸ NGHỆ.
- Ngày 10/01/2002, theo quyết định số 45/QD- TT của Thủ Tướng Chính Phủ về việc
chuyển công ty “CÔNG TY SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ
HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP” thành CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT –
XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP , trực
thuộc Bộ Thương Mại, hoạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng.
- Hiện nay tên đối nội của công ty là : “CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT – XUẤT
NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP”.
- Tên giao dịch đối ngoại: FORESRY PRODUCTS & HANDICRAFT
PRODUCTION AND EXPORT-IMPORT JOINSTOCK COMPANY.
- Tên giao dịch : UPEXIM
- Trụ sở chính

: 4-6 Hồ Tùng Mậu, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1 TP.HCM.

- Vốn điều lệ

: 40.000.000.000 đồng.
Trang 2

Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

II. CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Tình hình lao động :
- Tính đến thời điểm cuối năm 2008, số lao động trong hợp đồng của công ty là 1200
lao động, với cơ cấu ( phân theo trình độ như sau ) :
- Lao động có trình độ đại học và trên đại học : 70
- Lao động có trình độ trung cấp và cao đẳng : 90
- Lao động kỹ thuật : 580
- Lao động phổ thông : 460
2. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty

Trang 3


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN KIỂM SOÁT
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TGĐ

XÍ NGHIỆP

PHÓ TGĐ

CÁC PHÒNG BAN

PHÓ TGĐ

CÁC ĐƠN VỊ TRỰC
THUỘC

Xí nghiệp may

Phòng tổ chức hành chính

Cửa hàng bán lẻ

Xí nghiệp gỗ

Phòng kế toán tài vụ

Kho vận

Phòng kinh doanh xnk

Văn phòng đại diện ở Hà Nội

Phòng kinh doanh cao su

Văn phòng đại diện ở Quảng

Ban dự án

Ninh

Trang 4


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

III. CÁC NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
“CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT – XUẤT NHẬP KHẨU LÂM SẢN VÀ
HÀNG TIỂU THỦ CÔNG NGHIỆP “ là doanh nghiệp được thành lập dưới hình thức
chuyển từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần và hoạt động theo Luật doanh
Nghiệp do quôc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa X kỳ họp thứ V thông qua ngày
12/06/1999.

Trụ sở chính công ty đặt tại:
Số 4-6 Hồ Tùng Mậu, phường Nguyễn Thái Bình, quận 1 TP.HCM
ĐT : (083) 8 298 140 – (083) 8 298 134
Fax : (083) 8 295 721
Giấy phép kinh doanh số 4103001214 do sở kế hoạch và đầu tư TP.HCM cấp ngày
23/09/2002, đăng ký thay đổi lần thứ 7 ngày 25/01/2007 cho phép công ty cổ phần
UPEXIM hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực sau :
- Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng lâm sản và hàng tiểu thủ công mỹ nghệ.
- Sản xuất hàng may mặc, đồ gỗ nội thất (không chế biến gỗ trong khu dân cư tập trung
ở thành phố Hồ Chí Minh).
- Bao bì các loại (trừ tái chế phế thải nhựa).
- Mua bán nông lâm thủy hải sản, hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải, vật tư, nguyên
liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, phụ liệu, tư liệu sản xuất.
- Kinh doanh vàng bạc đá quí. Sản xuất hàng trang sức vàng bạc, đá quí.
- Kinh doanh bất động sản.
- Mua bán than, văn hóa phẩm (có nội dung được phép lưu hành).
- Kinh doanh nhà hàng (không kinh doanh tại trụ sở).
- Sản xuất và mua bán đồ chơi trẻ em (trừ đồ chơi có hại cho giáo dục nhân cách, sức

khỏe của trẻ em hoặc ảnh hưởng đến an ninh trật tự, an toàn xã hội), thiết bị trường
học (trừ chế biến gỗ, tái chế phế thải nhựa).
- Mua bán máy vi tính và linh kiện máy vi tính (không kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc
nhận ủy thác xuất nhập khẩu thiết bị ngành in).
- Đào tạo, dạy nghề.
- Sản xuất, gia công tẩy bạc quần áo Jean (không kinh doanh tại trụ sở).
- Mua bán rượu. Y học cổ truyền: đại lý thuốc thành phẩm y học cổ truyền (không kinh
doanh tại trụ sở).
- Đại lý bán vé máy bay.

Trang 5


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH XUẤT NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY UPEXIM
I.

HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU:
1) Bảng số liệu:
Bảng 1.1: Hoạt động xuất khẩu của công ty (2006-2008)
ĐVT : 1,000 USD
TÊN HÀNG

2006
Kim
Ngạch

2007

Tỷ
Trọng

Kim
Ngạch

%
Sản phẩm gỗ

2008
Tỷ
Trọng

Kim
Ngạch

%

Tỷ
Trọng
%

6,762

12.54

5,700

18.13

5,999

29.39

Cao su tự nhiên

18,956

60.4

19,000

60.43

8,602

42.14

Hàng may mặc

4,193

13.178

4,300

13.69

4,413

21.62

Hàng mây, cói, tre

22

0.07

160

0.5

22

0.11

Rau quả, nông sản

1,511

4.8

2,178

6.93

874

4.28

Hàng khác

1

0.06

100

0.32

503

2.47

Tổng cộng

31,390

100

31,438

100

20,413

100

Nguồn : UPEXIM

2) Phân tích hoạt động xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng:
- Hoạt động xuất khẩu : là hoạt động chủ yếu, tạo ra nhiều doanh thu và lợi nhuận cho
công ty nhất. Ngoài việc xuất khẩu các mặt hàng tự sản xuất, công ty còn khai thác,
thu mua các mặt hàng như : hàng tiểu thủ công nghiệp, hàng nông sản, gốm và các loại
hàng khác để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu.
- Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu như :
•

Sản phẩm gỗ: gỗ xẻ các loại, muỗng nĩa bằng gỗ. Các vật dụng gia đình như:
khung ảnh, bàn ghế, kệ sách, hộp đựng nữ trang, sản phẩm gỗ chạm, bình sơn
mài, tượng phật...

•

Cao su: mủ cao su mua từ các công ty cao su trong nước ( như Bình Long, Lộc
Ninh, cao su Bà Rịa…)

•

Hàng gốm : ốc bưu, chậu bình các loại, kim tự tháp, …. Thu mua từ các cơ sở
ngoại thành, các tỉnh lân cận như Đồng Nai Bình Dương.

•

Hàng thêu : khăn trải bàn khăn ăn, drap trải giường,.. được gia công ở các cơ
sở nghề truyền thống Hà Nội, Đà Lạt.
Trang 6


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

•

Quần áo, giầy dép các loại.

•

Gạo 5% tấm và các loại gạo đặc sản.

•

Các loại sản phẩm từ tre, cói như : giỏ, chiếu, chổi…

•

Sản phẩm dừa xuất khẩu dưới dạng dừa khô bóc vỏ

•

Ngoài ra còn 1 số sản phẩm hàng hóa như : tiêu, điều, các loại hải sản đông
lạnh, các sản phẩm dùng để trang trí.

- Mặt hàng cao su mặc dù chỉ thực hiện cao su buôn bán tiểu ngạch, không theo trình tự
thủ tục như các mặt hàng khác nhưng là nguồn mang lại doanh thu chủ yếu cho công
ty.
- Kim ngạch xuất khẩu (KNXK) cao su luôn tăng mạnh và chiếm tỷ trọng cao nhất, trên
60% trong KNXK của công ty.
- Những mặt hàng do công ty sản xuất – xuất khẩu như hàng may mặc thì năm 2007
tăng nhẹ so với 2006 bởi hàng may mặc nói chung đang trong tình trạng khó khăn,
không đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là doanh

nghiệp Trung Quốc. Còn sản phẩm gỗ qua năm 2007 có dấu hiệu giảm sút nhưng mặt
hàng này vẫn giữ được vị trí là một mặt hàng xuất khẩu chính thống chủ lực của công
ty nên rất được công ty quan tâm đầu tư để đẩy mạnh xuất khẩu.
II. HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU:
1) Bảng số liệu:

Trang 7


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

Bảng 2.1: Hoạt động nhập khẩu của công ty (2006-2008)
ĐVT : 1,000USD
2006
TÊN HÀNG

Cao su tự nhiên

Kim
Ngạch
11,631

2007

Tỷ
Trọng
%

Kim
Ngạch

54.99 11,400

2008

Tỷ
Trọng

Tỷ
Trọng

%

Kim
Ngạc
h

51.09

4,446

43.27

%

Gỗ thông xẻ

1,598

7.55

4,100

18.37

2,795

27.20

Hạt nhựa

1,824

8.62

2,500

11.2

301

2.93

Thép không gỉ

1,064

5.03

200

0.9

63

0.61

Sơn, keo, linh kiện

44

0.21

0

0

20

0.19

Thiết bị máy móc

364

1.72

480

2.15

0

0.00

Ván ép

431

2.03

0

0

211

2.05

3,607

17.05

3,255

14.59

1,977

19.24

588

2,8

380

1,7

463

4,50

100 22,315

100

10,27
5

100

Nguyên phụ liệu may
Hàng khác
TỔNG CỘNG

21,152

Nguồn : UPEXIM
2) Phân tích hoạt động nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng

Hoạt động nhập khẩu : UPEXIM chủ yếu nhập khẩu nguyên phụ liệu phục vụ cho
hoạt động sản xuất của công ty, vd nhập nguyên liệu phụ may chiếm khoảng 13%-18%
kim ngạch nhập khẩu (KNNK) để hỗ trợ cho việc may mặc và nhập gỗ thông xẻ cho
ngành xuất khẩu gỗ, nhập khẩu ván ép, thiết bị máy móc, thép không gỉ,… và 1 số mặt
hàng khác.
Riêng mặt hàng cao su, ban đầu công ty kinh doanh theo dạng tạm nhập tái xuất
nhằm tận dụng nguồn cao su rẻ từ thị trường Lào, Campuchia…., mang lại lợi nhuận
không nhỏ cho công ty. Do đó, KNNK của mặt hàng này chiếm hơn 50% trong tổng
KNNK của công ty. Nhưng sau đó, KNNK của cao su giảm dần, nhưng ngược lại KNXK
cao su lại tăng đều qua các năm, điều này cho thấy hướng phát triển mới của công ty : tiến
hành thu mua trong nước và hạn chế nhập khẩu. Đây là dấu hiệu tốt cho thấy hàng Việt
Nam đang dần nâng cao về chất lượng lẫn số lượng có thể đáp ứng được nhu cầu tiêu
dùng trong nước.

Trang 8


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

III. HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CAO SU:
1) Bảng số liệu:
Bảng 3.1: Kim ngạch xuất khẩu cao su của công ty UPEXIM
ĐVT : 1,000 USD
2006
Phân Tích

2007

Tỷ
Trọng

Trị Giá

2008

Tỷ
Trọng

Trị Giá

%

Tỷ
Trọng

Trị Giá

%

%

XK Cao Su

18,956

60.4

19,000

60.43

8,602

42.14

Tổng
KNXK

31,390

100

31,438

100

20,413

100

Nguồn : UPEXIM
Qua bảng số liệu ta nhận thấy cao su luôn chiếm trên 50% tổng KNXK, điều đó
đồng nghĩa với việc xuất khẩu cao su luôn đóng góp rất lớn trong tồng doanh thu xuất
khẩu của công ty.
2) Phân tích hoạt động xuất khẩu cao su theo thị trường:
Bảng 3.2: Kết quả xuất khẩu cao su của công ty sang các thị trường chính
2006
Thị Trường
Trung Quốc

2007

2008

Lượng

Trị Giá

Lượng

Trị Giá

Lượng

Trị Giá

(tấn)

(USD)

(tấn)

(USD)

(tấn)

(USD)

7,046

14,626,625

3,045

8,094,999

80

158,448

78

138,760

0

0

0

0

40

68,240

0

0

Đài Loan

40

75,127

60

102,800

0

0

Malaysia

2,044

3,992,140

2,216

3,745,480

220

507,500

Nhật

40

103,219

202

330,560

0

0

Mỹ

0

0

40

73.800

0

0

9,560

18,955,592

9.860 19,000,000

3,274

8,602,499

Singapore
Nga

Tổng Cộng

7,314 14,514,360

Nguồn : UPEXIM

Trang 9


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

Trung Quốc và Malaysia là 2 thị trường xuất khẩu lớn nhất của công ty UPEXIM.
Tiếp theo là Nhật, Singapore và Đài Loan, đây là những nước có mối quan hệ làm ăn tốt
nhưng sản lượng giao dịch không nhiều. Mỹ, Nga là 2 thị trường mới, lớn nhưng khó tính.
Do đó công ty UPEXIM đã thâm nhập và tạo mối quan hệ làm ăn với 2 thị trường tiềm
năng này, hứa hẹn những thành công và hợp tác lâu dài về sau. Việc có thêm thị trường
không những chứng tỏ uy tín của UPEXIM đang ngày càng được khẳng định, mà còn là
một bước phát triển mới với rất nhiều cơ hội mới và cũng còn không ít những khó khăn.
3) Phân tích hoạt động xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng
Bảng 3.3: Số liệu 1 số mặt hàng cao su xuất khẩu chính của công ty
2006

Thị Trường Lượng

2007

2008

Trị Giá

Lượng

Trị Giá

Lượng

Trị Giá

(tấn)

(USD)

(tấn)

(USD)

(tấn)

(USD)

SVR 3L

4,806

8,253,720

4,235

8,446,230

1,448

3,805,597

SCV 10

2,900

5,829,000

2,986

6,101,326

966

2,537,682

SCRCV6

702

1,428,570

826

1,695,670

234

614,718

RSS 3

586

1,186,650

772

1,592,930

195

512,265

Skim Block

320

515,200

534

858,760

106

278,462

Loại Khác

976

1,742,452

507

305,048

325

853,775

Tổng Cộng

9,250

18,955,592

9,860

19,000,000

3,274

8,602,499

Nguồn : UPEXIM

Trang 10


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CAO
SU TẠI CÔNG TY UPEXIM VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
I.

GIỚI THIỆU HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:
1) Hợp đồng xuất khẩu thanh toán T/T và điều kiện giao hàng là FOB
HCMC Port
SALES CONTRACT
No.: 27/09 UP-DDR.
Date: Oct 01, 2009.

The Seller:

FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT PRODUCTION AND
EXPORT - IMPORT JOINTSTOCK COMPANY (UPEXIM).
No. 4-6 Ho Tung Mau Str., District 1, Ho Chi Minh City, VIET NAM.
Represented by Mr. TRUONG VUI – General Director.

Bank A/C: 00322410002 at EASTERN ASIA COMMERCIAL BANK –
DISTRICT 1 BRANCH

The Buyer: INFLUX INTERNATIONAL LTD.
TRUSTNET CHAMBERS, P.O. BOX3444, ROAD TOWN, TORTOLA,
BRITISH VIRGIN ISLANDS
We have this day SOLD to you the under mentioned rubber subject to the relations of
the following terms and conditions:
GRADE

QUANTITY

UNIT PRICE (USD)

TOTAL PRICE

(TONS)

F.O.B. HCM CITY

(USD)

Natural Rubber SVR 3L

60

1,950.00

117,000

TOTAL

60

117,000

SAY: One Hundred Seventeen Thousand Dollars Only.
DELIVERY : IN OCTOBER, 2009.
PAYMENT : BY T/T ADVANCE
NAME OF ACCOUNT: FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT
PRODUCTION AND EXPORT-IMPORT JOINTSTOCK COMPANY
(UPEXIM).
A/C NO. 160032137000135 AT VIETNAM BANK FOR AGRICULTURE
AND RURAL DEVELOPMENT SAIGON BRANCH.
PACKING

: IN LOOSE BALE 33.333 KGS/BALES.

Trang 11


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM
LOADING PORT: HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM.
ORIGIN

: VIETNAM.

For confirmation, kindly return copy of this contract duly stamped and signed.
BUYER CONFIRMATION

SELLER CONFIRMATION

(singed)

(singed)

2) Hợp đồng xuất khẩu thanh toán L/C và điều kiện giao hàng là CIF
Hong Kong
SALES CONTRACT
No : 09/UP-TIL/09

Date : Sep 11, 2009

Ref : TPI-066/09
The Seller

: FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT PRODUCTION AND
EXPORT - IMPORT JOINSTOCK COMPANY (UPEXIM)

Address

: No. 4 – 6 Ho Tung Mau St., District 1, Ho Chi Minh City, Viet Nam.

Tell

: (+84 -8) 38 211 484 – Fax: (+84 -8) 38 291 269.

A/C No.

: 16042 010 13993 at Agribank – Phu Nhuan Branch.

Represented by : Mr. Truong Vui

General Director

The Buyer

: T.I.L INTERNATIONAL LIMITED

Address

: Room 2509 Trend Center, 29-31 Cheung Lee Street, Chaiwan, Hong
Kong

After discussuon, both parties have agreed to sign this contract cover the following term
and conditions :
Article 1: COMMODITY – QUANTITY – UNIT PRICE – AMOUNT:
COMMODITY

QUANTITY
MTS

NATURAL RUBBER SVR 3L
TOTAL

UNIT PRICE

AMOUNT

USD/MT CIF HONGKONG

20.00
20.00

1,970

39,400.00
39,400.00

Say: U.S Dollars Thirty nine thousand four hundred only.
CIF H0NGKONG
Trang 12


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM
Article 2: ORIGIN: Vietnam
Article 3: PACKING: Export sandard packing in loose bale 33,333 kgs/net, polyme bag.
Article 4: SHIPMENT: By 1x20 Containers. Time of shipment : not later than Sep 20,
2009.
+ Loading port : Ho Chi Minh city port, Vietnam.
+ Discharging port : HongKong
Article 5: PAYMENT: By Irrevocable L/C at sight for full amount of the contract value,
LC must be issued not later than 15 Sep, 2009.
Advising bank: Vietnam bank for Agricuture and Rural development – Phu Nhuan
Branch
SWIFT code: VBAAVNVX825
Documents required:
–Signed commercial invoice in Duplicate showing P/O no.
–Full set of clean on board B/L in 3/3marked “Freight Prepaid” showing “To order”
blank endorsed and notify Buyer.

–Detailed packing list in 3/3 copies.
–Phytosaritary Certificate.
–Certificate of origin.
–Certificate of quality issued by the Seller/ Shipper.
–Declaration of non wood material packing.
Article 6: GENERAL TERMS: Any amendment and/ or addition to the present contract
are valid only if it is made in in writing and signed by both parties. This
contract is made in English transmitted by fax and valid from the signing date.
Expiry date of contract 31.10.2009.
ON BEHALF OF THE BUYER
(signed)

ON BEHALF OF THE SELLER
(signed)

Trang 13


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

II. PHÂN TÍCH CÁC ĐIỀU KHOẢN CỦA HỢP ĐỒNG:
1) Phân tích các điều khoản hợp đồng
 Phân tích các điều khoản hợp đồng No.: 27/09 UP-DDR
- The buyer: Thiếu tên người đại diện
- Commodity: xuất xứ đã có trong tên hàng.
- Quantity: mặt hàng dùng đơn vị tính là MT
- Price: thiếu tên cảng bốc hàng, áp dụng Incoterms năm nào, đơn vị tính phải là MT
(Metric Ton), thiếu 2 số số lẻ ở số tiền thanh toán.
- Delivery:
• Không quy định cảng bốc hàng

• Không quy định: có cho phép giao hàng từng phần (partial shipment) hay không
• Nghĩa vụ thông báo của bên mua
• Thời gian thông báo
• Nội dung thông báo
• Kiểm định về chất lượng, trọng lượng, số lượng, tại cảng nào là cảng cuối cùng và
do ai kiểm định.
- Payment: Thiếu bộ chứng từ thanh toán và số lượng bản chính bản sao, đơn vị cấp
- Packing:
• Thiếu chất liệu bao bì
• Ký mã hiệu
• Giao hàng nguyên container hay là hàng lẻ
• Bao nhiêu Bale/container 20
– Cần thêm vào các điều khoản
• Bất khả kháng
• Khiếu nại
• Vi phạm
• Trọng tài
• Điều khoản chung
 Phân tích các điều khoản của hợp đồng 09/UP-TII/09.
Phân tích theo hợp đồng số 09/UP-TII/09 ngày 11 tháng 9 năm 2009 do công ty UPEXIM
ký kết với công ty T.I.L International Limited như sau:
Trang 14


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

A. Phần mở đầu:
- Người bán: Thiếu số fax,
- Người mua: Thiếu số điện thoại liên lạc, số fax,người đại diện ký kết hợp đồng, chức
danh

B. Phần nội dung của hợp đồng
- Điều khoản tên hàng: số lượng, đơn giá, thành tiền
• Ở điều khoản đơn giá: thiếu dẫn chiếu incoterms năm nào và thiếu chữ Port sau
CIF HONGKONG.
• Thiếu hai số lẻ đơn vị tiền tệ
• Không cần thiết phải ghi thêm CIF HONGKONG ở dưới dòng chữ thành tiền.
- Điều khoản bao bì đóng gói: thiếu ký mã hiệu gởi hàng
- Điều khoản giao hàng
• Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng là hơi ngắn so với thời gian ký kết hợp
đồng có thể gây khó khăn cho nhà xuất khẩu trong việc chuẩn bị nguồn hàng để
giao và kiểm tra LC.
• Việc kiểm tra về số lượng , chất lượng ở cảng xếp hàng cuối cùng do cơ quan nào
cấp
• Đưa cụm từ “1x 20 Container” lên trên điều khoản bao bì đóng gói sẽ hợp lý hơn.
• Thiếu các quy định khác về việc giao hàng như:giao từng phần có cho phép hay
không? Chuyển tải có cho phép hay không?
• Thiếu việc thông báo giao nhận hàng giữa hai bên.
- Điều khoản thanh toán:
Thời hạn mở L/C thì ngắn, gây bất lợi cho người mua trong việc mở L/C
Thiếu:
• Tên ngân hàng mở L/C.
• Tên người hưởng lợi
• Ngày hết hiệu lực của L/C
• Thời hạn xuất trình chứng từ
- Các chứng từ xuất trình:
• Hóa đơn thương mại do ai cấp.
• Bộ vận đơn gốc
• Packinglist do ai cấp.
• Các chứng từ còn lại thiếu số lượng bản góc và bản copy do cơ quan nào cấp.

Trang 15


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

• Thiếu hối phiếu.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận người hưởng lợi
- Ngoài ra do hai bên ký kết hợp đồng theo điều kiện thương mại CIF nên quy định
thêm điều khoản bảo hiểm cụ thể như sau:
Quy định ai sẽ là người mua bảo hiểm cho hàng hóa.Mua tại đâu? Giá trị bảo hiểm theo
điều kiện bảo hiểm nào?mọi khiếu nại đòi bồi thường tại đâu?
- Cần bổ sung thêm điều khoản về khiếu nại và trọng tài, Phạt vi Phạm
- Điều khoản chung
Thiếu số lượng bản hợp đồng, Mỗi bên giữ bao nhiêu bản hợp đồng
2) Hoàn thiện hợp đồng xuất khẩu:
a) Soạn thảo lại Hợp đồng 27/09 UP-DDR
SALES CONTRACT
No.: 27/09 UP-DDR.
Date: Oct 01, 2009.
The Seller:

FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT PRODUCTION AND
EXPORT-IMPORT JOINTSTOCK COMPANY (UPEXIM).
No. 4-6 Ho Tung Mau Str., District 1, Ho Chi Minh City, VIET NAM.
Represented by Mr. TRUONG VUI – General Director.
Bank A/C: 432101.37.000135 at VIET NAM BANK FOR AGRICULTURE
AND RURAL DEVEVOPMENT – SAIGON BRANCH.

The Buyer: INFLUX INTERNATIONAL LTD.

TRUSTNET CHAMBERS, P.O. BOX3444, ROAD TOWN, TORTOLA,
BRITISH VIRGIN ISLANDS.
Represented by Mr. SHERREN BAYBAY, – General Director.
Tel: +886225711803, Fax: +886225454185.
We have this day SOLD to you the under mentioned rubber subject to the relations of the
following terms and conditions:
GRADE

QUANTITY

UNIT PRICE (USD)

TOTAL PRICE

(MTS)

F.O.B. HCM CITY

(USD)

Natural Rubber SVR 3L

60

1,950.00

117,000.00

TOTAL

60

SAY: One Hundred Seventeen Thousand Dollars Only.

117,000.00
Trang 16


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

DELIVERY:

IN OCTOBER, 2009.

PAYMENT:

BY T/T ADVANCE FOR TOTAL AMOUNT OF THE CONTRACT
VALUE. NAME OF ACCOUNT: FORESTRY PRODUCTS &
HANDICRAFT
PRODUCTION
AND
EXPORT-IMPORT
JOINTSTOCK COMPANY (UPEXIM). A/C NO. 160032137000135 AT
VIETNAM
BANK
FOR
AGRICULTURE
AND
RURAL
DEVELOPMENT SAIGON BRANCH.

DOCUMENTS REQUIRED:
-

SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 03 ORIGINAL ISSUED BY SELLER.

-

DETAIL P/L IN 03 ORIGINAL ISSUED BY SELLER.

-

C/O FORM B IN 01 ORIGINAL AND 03 COPIES ISSUED BY CHAMBER OF
COMMERCE & INDUSTRY OF VIETNAM.

-

PHYTOSANITARY CERTIFICATE IN 03 ORIGINAL ISSUED BY PLANT
PROTECTION DEPARTMENT OF VIETNAM.

PACKING:

IN LOOSE BALE 33.333 KGS/BALES, 600 BALES IN 20’ DC.

LOADING PORT: HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM.
ORIGIN:

VIETNAM.

PENALTY

-

TO CANCELLATION OF CONTRACT
Cancellation of this contract is not acceptable. If the seller or the buyer want to cancel
the contract, 10% of total contract value will be change as penalty to the party.

-

TO DELAY SHIPMENT
Incase delay shipment except force majeure, the penalty for delay interest will be
based on annual rate 3%

FORCE MAJEURE
The seller or the buyer shall not be held responsible for the delay in shipment or nondelivery of the goods due to war,earthquake,serious flood,fire and other FORCE
MAJEURE causes agreed by both parties.However,the seller shall advise the Buyer by
fax/cable/telex,immediately of such occurrence a certificate issued by the competent
authorities of the place where the accident occurs as evidence thereof. Under such
circumstances the seller, however,are still under the obilgation to take all necessary
measures to hasten the delivery of the goods.In case the late delviery exceeds six weeks,
the buyer shall have the right to cancel this contract
CLAIM
The buyer has the right to make claim to the seller for quantity / quality by the written
form acording to the inspection cetificate of SGS within 20 days after receipt the goods.
Claim will be settled within 20 days from the receipt date of claim
Trang 17


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

ARBITRATION

In the excution course of this contract, all discrepancy and dispute not reaching at
amicable agreement, shall be settle by London International Arbitration center under of
the ECC rules . The ward rendered by the arbitration shall be final and binding upon both
parties concerned.. The fees for arbitration and or/ other charges shall be borneby the
losing party unless otherwise awarded by the arbitration.
GENERAL TERMS:
Any amendment and/ or addition to the present contract are valid only if it is made in in
writing and signed by both parties. This contract is made in 6 originals English , each
party of equal value , transmitted by fax and valid from the signing date. Expiry date of
contract 31.10.2009.
For confirmation, kindly return copy of this contract duly stamped and signed.
BUYER CONFIRMATION

SELLER CONFIRMATION

(signed)

(signed)

b) Soạn thảo lại hợp đồng 09/UP-TII/09
SALES CONTRACT
No : 09/UP-TIL/09

Date : Sep 11, 2009.

Ref : TPI-066/09
The Seller

: FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT PRODUCTION &
EXPORT - IMPORT JOINSTOCK COMPANY (UPEXIM)

Address

: No. 4 – 6 Ho Tung Mau St., District 1, Ho Chi Minh City, Viet Nam.

Tel

: (+84-8) 38 291 269

A/C No.

: 16042 010 13993 at Agribank – Phu Nhuan Branch

Represented by : Mr. Truong Vui

Fax: 84- 838295721
General Director

The Buyer

: T.I.L INTERNATIONAL LIMITED.

Address

: Room 2509 Trend Center, 29-31 Cheung Lee Street, Chaiwan, Hong
Kong

Tel

: + 886 678980267

Represented by : Ms. Chen

Fax: 886 678980268
General Director

Trang 18


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

After discussion, both parties have agreed to sign this contract cover the following term
and conditions :
Article 1: COMMODITY – QUANTITY – UNIT PRICE – AMOUNT:
COMMODITY

QUANTITY
MTS

NATURAL RUBBER SVR 3L

20.00

TOTAL

20.00

UNIT PRICE

AMOUNT

USD/MT CIF HONGKONG PORT
1,970.00

39,400.00
39,400.00

Say: U.S Dollars Thirty nine thousand four hundred only
Article 2: ORIGIN: Vietnam.
Article 3: PACKING: Export sandard packing in loose bale 33,333 kgs/net, polyme bag,
in 1 x 20’ Container.
Shipping mark:
+ T.I.L INTERNATIONAL LIMITED
+ NATURAL RUBBER SVR 3L
+ MADE IN VIETNAM
+ NET WEIGHT:33,333KGS
+GROSS WEIGHT: 33,333KGS
Article 4: SHIPMENT: Time of shipment : not later than Sep 20, 2009.
+ Loading port

: Ho Chi Minh city port, Vietnam

+ Discharging port

: HongKong

Partial: allowed
Transhipment: allowed
Inspection: shipped weight and quality at the loading port by SGS to be final.
Notice of shipment

One day before the sailing date of carrying vessel to HONGKONG the Seller shall notify
by cable or fax to the Buyer the following information:
- Name and National of vessel, Voyaye.
- ETD/ETA.
Article 5: PAYMENT: By Irrevocable L/C at sight for full amount of the contract value,
LC must be issued within 7 days after date of contract
Issuing Bank of L/C: Shanghai comercial Bank limited Bank
Advising bank: Vietnam bank for Agricuture and Rural development – Phu Nhuan
Branch SWIFT code: VBAAVNVX825
Trang 19


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

Benecifiary name: FORESTRY PRODUCTS & HANDICRAFT PRODUCTION &
EXPORT - IMPORT JOINSTOCK COMPANY.
Expiry date of L/C: Sep 27, 2009
Period of presentation:within 10 days after date of shipment.
Documents required:
-

Signed commercial invoice issued by the Seller in Duplicate showing P/O no.

-

Full set of original clean on board B/L in 3/3marked “Freight Prepaid” showing “To
order” blank endorsed and notify Buyer.

-

Detailed packing list in 3/3 copies issued by the Seller.

-

Phytosaritary Certificate in 3/3 copies issued by Plant Protection Department of
Vietnam.

-

Certificate of origin in 1 original and 2 copies issued by Chamber Comercial and
Industry of Vietnam.

-

Certificate of quality issued by the Manufaturer in 1 original.

-

Declaration of non wood material packing in 1 original by The seller.

Article 6: INSURANCE:
The Seller is to be covered marine insurance for the Buyer’s risk of loss or damage to the
goods during the carriage at the Bao Long Insurance Company with 110% invoice value
covering ICC (C), Showing claim is payable at Bao Long Insurance Company, Ho Chi
Minh city Branch in invoice currency.
Article 7: PENALTY
-

TO CANCELLATION OF CONTRACT
Cancellation of this contract is not acceptable. If the seller or the buyer want to cancel

the contract, 10% of total contract value will be charged as penalty to the party.

-

TO DELAY SHIPMENT
Incase delay shipment except force majeure, the penalty for delay interest will be
based on annual rate 3%

-

TO DELAY OPENING : in case delay – opening Lc happens, the seller has the right to
delay shipment

Article 8: FORCE MAJEURE
The seller or the buyer shall not be held responsible for the delay in shipment or nondelivery of the goods due to war,earthquake,serious flood,fire and other FORCE
MAJEURE causes agreed by both parties.However,the seller shall advise the Buyer by
fax/cable/telex,immediately of such occurrence a certificate issued by the competent
authorities of the place where the accident occurs as evidence thereof. Under such
circumstances the seller, however,are still under the obilgation to take all necessary
Trang 20
measures to hasten the delivery of the goods. In case the late delviery exceeds six weeks,
the buyer shall have the right to cancel this contract.


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

Article 9: CLAIM
The buyer has the right to make claim to the seller for quantity / quality by the written
form acording to the inspection cetificate of SGS within 20 days after receipt the goods.
Claim will be settled within 20 days from the receipt date of claim

Article 10: ARBITRATION
In the excution course of this contract, all discrepancy and dispute not reaching at
amicable agreement, shall be settle by London International Arbitration center under of
the ECC rules . The ward rendered by the arbitration shall be final and binding upon both
parties concerned.. The fees for arbitration and or/ other charges shall be borneby the
losing party unless otherwise awarded by the arbitration.
Article 11: GENERAL TERMS: Any amendment and/ or addition to the present contract
are valid only if it is made in in writing and signed by both parties. This contract is made in
6 originals English , each party of equal value , transmitted by fax and valid from the
signing date. Expiry date of contract 31.10.2009.
ON BEHALF OF THE BUYER

ON BEHALF OF THE SELLER

(signed)

(signed)

III. QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CAO SU:
1) Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su
- Ký kết hợp đồng xuất khẩu.
- Đối tác nước ngoài thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản công ty.
- Ký kết hợp đồng nội địa.
- Chuẩn bị tiền hàng để phục vụ cho hợp đồng nội địa.
- Theo dõi việc chuyển tiền – vận chuyển hàng đến cảng – kiểm tra chất lượng hàng
hoá.
- Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu.
- Lập bộ chứng từ thanh toán.

Trang 21

Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

2) Áp dụng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su đối với hợp
đồng thanh toán T/T (FOB) và hợp đồng thanh toán L/C (CIF):
- Bước 1: Ký kết hợp đồng xuất khẩu
 Thanh toán T/T:
• Đối tác nước ngoài có đầu văn phòng tại Việt Nam. Việc ký kết hợp đồng
thông thường là gặp mặt trực tiếp đàm phán với đại diện khách hàng tại văn
phòng công ty.
• Các hợp đồng thanh toán T/T thì phần lớn là xuất khẩu theo FOB.
• Theo hợp đồng là:
• Số hợp đồng:

ngày:

• Số lượng:

đơn giá:

• Ngày giao hàng:

phương thức thanh toán:

 Thanh toán L/C:
• Việc ký kết hợp đồng phần lớn là giao dịch, đàm phán qua mail, voice chat,
fax…
• Các hợp đồng xuất khẩu thanh toán L/C thì phần lớn là xuất khẩu theo CIF
hoặc CNF.

• Theo hợp đồng là:
• Số hợp đồng:

ngày:

• Số lượng:

đơn giá:

• Ngày giao hàng:

phương thức thanh toán:

- Bước 2: Đối tác nước ngoài thực hiện việc chuyển tiền vào tài khoản công ty
 Thanh toán T/T:
• Nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn rồi mới chuẩn bị tiến hành
giao hàng.
• Người mua hàng sau khi chuyển tiền sẽ fax thông báo chuyển tiền của ngân
hàng nước người mua cho văn phòng đại diện tại việt nam. Sau đó văn
phòng đại diện sẽ fax đến công ty để thông báo đã chuyển tiền vào tài khoản
công ty UPEXIM.
 Thanh toán L/C:
• Nhắc nhở người mua yêu cầu ngân hàng mở L/C theo đúng thoả thuận.
• Kiểm tra L/C, nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng. Nếu L/C không phù
hợp thì tiến hành yêu cầu tu chỉnh L/C cho đến khi phù hợp rồi mới tiến
hành giao hàng.
• Nhận L/C bản sao từ ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Việt
Nam. Kiểm tra L/C thấy phù hợp và tiến hành việc chuẩn bị giao hàng.
Trang 22

Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

- Bước 3: Ký kết hợp đồng nội địa
• Công ty sẽ tiến hành việc liên lạc để ký kết hợp đồng nội địa cung cấp cao su
xuất khẩu.
• Các hợp đồng này chủ yếu được đàm phán qua điện thoại, ký kết qua fax.
• Cụ thể là công ty đã mua : tấn, của công ty cao su phục vụ cho việc xuất
khẩu theo hợp đồng: và tấn, của công ty cao su phục vụ xuất khẩu theo hợp
đồng: .
- Bước 4: Chuẩn bị tiền hàng cho hợp đồng nội địa
• Sau khi hợp đồng nội địa đã được ký kết, công ty có phương án chuẩn bị tiền
hàng như sau:
• Sử dụng tiền có sẵn trong tài khoản công ty để chuyển vào tài khoản của
công ty cao su theo hợp đồng.
• Chuẩn bị bộ hồ sơ vay vốn ngân hàng phục vụ cho công tác xuất khẩu.
- Bước 5: Theo dõi việc chuyển tiền – Vận chuyển hàng đến cảng – Kiểm tra chất
lượng hàng hoá.
• Nhân viên phòng KD cao su liên lạc với công ty cao su để thông báo ngày
chuyển tiền, ngày lấy hàng để công ty cao su chuẩn bị về hàng hoá.
• Nhân viên phòng KD cao su phối hợp với phòng kế toán để theo dõi việc
chuyển tiền đến tài khoản của công ty cao su. Có trách nhiệm fax uỷ nhiệm
chi có đống dấu của ngân hàng đến công ty cao su đảm bảo việc thực hiện
theo hợp đồng và xác nhận lại thời gian lấy hàng.
• Tuỳ theo hợp đồng nội địa quy định mà việc vận chuyển hàng đến cảng do
phía công ty cao su hay công ty UPEXIM thực hiện. Thông thường đối với
các công ty cao su thì họ thường giao hàng tại kho của nhà máy sản xuất cao
su. Do đó việc vận chuyển hàng đến cảng thường do công ty UPEXIM thực
hiện. về việc vận chuyển hàng này thì nhân viên phòng KD cao su thực hiện
việc điều xe theo ngày giờ đã thông báo.

• Công tác kiểm tra chất lượng cao su được tiến hành như sau:
• Công ty UPEXIM yêu cầu công ty cao su xuất trình giấy kiểm tra chất lượng
(bản phân tích các thành phần trong bành cao su – Test Certificate).
• Không những thế, nhân viên phòng cao su có trách nhiệm lên nhà máy cao
su để nhận hàng, loại những bành cao su không đạt chất lượng về yếu tố màu
sắc, biến dạng, nhiều tạp chất .v.v. trước khi xếp hàng lên xe mang đến cảng.
- Bước 6: Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu – Đóng hàng tại bãi
• Nhận booking từ đại diện người bán FOB, và SI (Shipping Introduction –
Hướng dẫn giao hàng).
• Lập bộ hồ sơ khai hải quan
• Khai báo hải quan từ xa
Trang 23


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

• Đăng ký KDTV
• Mang theo booking note đi duyệt lệnh cấp cont rỗng ở đại lý hãng tàu.
• Sau đó mang giấy duyệt cấp rỗng vào cảng đóng tiền đóng ruột hàng cao su.
Sau đó mang lệnh cấp rỗng và packing list đưa cho điều độ cảng để trãi bãi
đóng hàng. Chúng ta có thể rút ngắn giai đoạn chờ điều độ kéo cont bằng
cách liên lạc trước với điều độ cảng để chuẩn bị sẵn cont, khi chúng ta đưa
lệnh thì đã có cont để đóng hàng ngay.
• Báo vị trí cont cho đại diện khách hàng đến cùng.
• Kiểm tra cont: không bị ẩm ướt, thủng, không bị nhớt, không dính hạt nhựa.
• Liên hệ với hải quan bãi để báo đóng hàng tại bãi.
• Báo bốc xếp và xe đến cont để đóng hàng vào cont. thông thường 1 cont 20
tấn là 600 bành cao su.
• Trong quá trình đóng hàng nhân viên phòng cao su phải kiểm đếm hàng vào
cont cùng với đại diện khách hàng và làm giấy xác nhận xếp hàng đủ vào

cont.
• Cùng lúc đó chúng ta có thể tranh thủ đi mở TKHQ, đóng lệ phí. Để sau khi
đóng xong hàng nếu có kiểm hoá thì mời hải quan ra bãi kiểm hàng. Nếu
không có kiểm hoá thì bấm seal hãng tàu luôn.
• Sau khi đóng hàng xong chúng ta lên khu vực đăng ký tờ khai để chờ lấy
TKHQ. Khi đã có TKHQ, nhân viên phòng cao su ghi tên tàu, số chuyến, số
cont, số seal lên tờ khai và mang đi thanh lý hãi quan bãi.
• Cuối cùng là mang tờ khai và giấy xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan
để đi vào sổ tàu.
- Bước 7: Lập bộ chứng từ thanh toán
 Thanh toán T/T - FOB: Theo SI của đại diện khách hàng fax trước khi đóng
hàng. Các chứng từ gồm có:
• Invoice
• Packing List
• Tallying Sheet
• Phytosanitary (nếu cần)
• Certificate of Origin (nếu cần)
• Test Certificate (nếu cần)
 Thanh toán L/C: Theo các yêu cầu về chứng từ trong L/C, bộ chứng từ thanh toán
gồm có:
• Phiếu xuất trình chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu.
• Drafts
Trang 24


Đề tài : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cao su tại công ty UPEXIM

• Hối phiếu
• Ben’s Certificate
• Bill of Lading

• Invoice
• Packing List
• Phitosanitary Certificate
• Certificate of Origin
• Quality Guarantee Certificate
• Declaration of non wood material packing
• Marine cargo Insurance Policy
- Các chứng từ nêu trên thông thường được chia thành 02 loại chứng từ:
• Một là chứng từ trong – chứng từ được lập và ký phát tại công ty. chứng từ
trong gồm có: Hối phiếu – Invoice - Packing List .v.v.
• Hai là chứng từ ngoài – chứng từ được lập và ký bởi các cơ quan khác.
Chứng từ ngoài gồm có: C/O – Kiểm Dịch Thực Vật – Giấy Chứng Nhận
Hun Trùng – Bản phân tích chất lượng Cao Su ( Test).
Các chứng từ ngoài được tiến hành như sau:
- Test : do nhà máy sản xuất cao su cấp cho công ty, nhân viên phòng cao su có trách
nhiệm liên lạc với nhà máy để yêu cầu được cấp Test cho lô hàng. Thông thường thì
nhà máy cao su gởi theo xe mang xuống cảng giao lại hoặc gởi chuyển phát nhanh về
văn phòng công ty.
- Giấy kiểm dich thực vật: công ty phải đăng ký kiểm dịch thực vật tại Cục bảo vệ thực
vật – Chi cục kiểm dịch thực vật vùng 2 địa chỉ: 28 Mạc Đỉnh Chi, Phường Đakao,
Quận 1, TPHCM. Hồ sơ đăng ký gồm:
01 giấy giới thiệu (nếu làm công ty mới)
01 giấy đăng ký kiểm dịch ( theo mẫu)
01 hợp đồng xuất khẩu (bản sao)
Hồ sơ đăng ký trước khi đóng hàng, hồ sơ được tiếp nhận sẽ chuyển đến kiểm dịch
viên. Sau đó mang hồ sơ đóng phí kiểm dịch. Khi đã có Bill tàu, chùng ta chuẩn bị bản
nháp giấy chứng nhận KDTV, bản sao Bill of Lading đến Chi cục xin cấp chứng thư
KDTV. Chứng thư này có thể cấp trong ngày (1 buổi hoặc 2-3 giờ).
- Giấy chứng nhận hun trùng: sau khi đóng hàng xong, bấm seal, chúng ta gọi điện thoại
cho nhân viên công ty hun trùng để báo số cont cần hun trùng và các thông tin về tàu ,

nước nhập khẩu. Công ty hun trùng được yêu cầu là: VFC – Viet Nam Fumigation
Company – 29 Tôn Đức Thắng, Quận 1, TPHCM. Sau khi có Bill of Lading chúng ta
mang đến cho nhận viên công ty VFC để xin cấp chứng thư và đóng phí hun trùng.

Trang 25