báo cáo thực tập quản trị hệ thống thông tin thư viện đại học y hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG ĐÔ
KHOA THÔNG TIN HỌC VÀ QUẢN TRỊ THÔNG TIN

BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KỲ

Cơ quan kiến tập

: Thư Viện Trường Đại Học Y Hà Nội

Giáo viên hướng dẫn : Cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG
Sinh viên

: NGUYỄN VĂN THẠCH

Lớp

: TT15A - Khóa: 2009-2013

Khoa

: Thông Tin Học và Quản Trị Thông Tin

HÀ NỘI - 2012


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu
sắc, trực tiếp tới mọi hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, loài người
đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không
ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có
hạn . CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ
những khó khăn này.
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là
một trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung
Tâm thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt
quá trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt
động lưu trũ và quản lý. Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa
vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học. Để hỗ
trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên
quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt
khoa học lẫn thực tiễn.
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ
kỹ thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một
cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm. Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo
nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô PHÍ THỊ LỆ HẰNG đã giúp
đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập không

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

1


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng như
nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành tốt
đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn !

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

PHẦN I
THƯ VIỆN ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI
1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc
đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương. Phụ trách thư viện là một viên
thư ký nha học

chính Đông Dương. Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong

những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước.
Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược
khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,

báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

3


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm
tại 13 Lê Thánh Tông.
Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra
thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa.
Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung
Ương, nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý
và đến năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập.
Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng .Từ
đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thông
qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường
Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ
với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh
đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà
nước .Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện
tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong
nước đã phong phú .Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức
truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu
bằng máy tính.
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan

hệ với các thư viện trong và ngoài nước , các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,
Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện.
Với xu thế hội nhập , ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh
chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

4


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

2. VAI TRÒ, NHIỆM VỤ CỦA TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG
ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.
2.1. Vai trò.
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc
gián tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và
xuất bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược. kỷ yếu công trình
nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên
quan đến ngành y dược.
Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD –
Rom.
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên
cao học và sinhviên. Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên
viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước.

Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có
tính quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp
tác của Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư
viện.
2.2. Nhiệm vụ
Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liên
quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

5


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, phát
triển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của
cán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm.
- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt động
thông tin tư liệu khoa học khác.
- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấn
phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bước
thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin.
- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng
dạy. Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc
trong tủ thư mục.

- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp
vụ, ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện.
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin.
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược.
- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.
- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,
giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.
3. CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ VÀ TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một đơn vị
trực thuộc Bộ Y tế và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Y tế. Do đó mà cơ cấu
tổ chức của thư viện được hình thành trên nguyên tắc chỉ đạo tập trung và có

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

6


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

sự hỗ trợ giữa các phòng ban nhằm đạt hiệu quả thông tin cao nhất phục vụ
cán bộ và sinh viên trong ngành.
Cơ cấu tổ chức của trung tâm Thư viện Đại học Y Hà Nội có thể khái
quát như sau:

Ban giám đốc

Phòng

biên
mục

Phòng
máy
tính

Phòng
giáo
trình

Phòng
đọc
sinh
viên

Phòng
đọc
ngoại
văn

Phòng
mượn
cán bộ

Trung tâm thư viện Đại học Y Hà nội là một hệ thống thông tin hoàn
chỉnh bao gồm 6 phân hệ nhỏ:
- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng
các mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài
liệu làm từ khoá, tóm tắt.

- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu, sách báo tạp chí,
luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm tài liệu trong
thư viện.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ,
học viên và sinh viên năm cuối.
- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt
và tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ
Y1 –.Y6 mượn …….

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

8


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Phòng máy tính: hướng dẫn độc giả tìm kiếm thông tin trên
mạng, trên đĩa CD, cơ sở dữ liệu trên máy và tra Internet.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

9


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

3.1. Trình độ cán bộ :
- 5 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 10 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 3 nhân viên phục vụ.
Nhìn chung nhân sự trên được bố trí phù hợp theo trình độ chuyên môn
và khả năng của từng cán bộ trong những bộ phận khác nhau. Vì đối tượng
người dùng tin của Thư viện Đại Học Y Hà Nội là giảng viên, học sinh, sinh
viên. Số lượng sinh viên nhiều khoảng trên 3000 sinh viên, 4000 sinh viên sau
Đại Học. Những đối tượng này có trình độ cao, không những tìm kiếm thông
tin mà còn sản sinh ra thông tin.
3.2. Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ công tác Thông tin thư viện
- Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị :

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

10

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,
thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội. Các phòng ban trong trung tâm
được bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, là
địa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu.
Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo trình,
phòng xử lý, phòng máy tính.
- Nguồn lực thông tin ( Vốn tài liệu)
Ngoài những trang thiết bị văn phòng, trung tâm thông tin Thư viện Đại
học Y Hà Nội còn có:
- Sách: có 10874 cuốn.
- Luận án: 8056 cuốn.
- CSDL bài báo: 33583 cuốn.
- Báo – tạp chí: 674 cuốn.
- 5 tạp chí điện tử
- Sách giáo khoa: trên 26000 cuốn.
- Từ điển: 1023 cuốn.
- Sách ngoại văn: 8000 cuốn
+ Tạp chí nước ngoài: hơn 500 đầu tạp chí.
+ Tạp chí tiếng việt: hơn 100 đầu tạp chí.
- Một máy in Laser, một máy in màu, một máy quét ảnh màu
Scanner, một máy photo coppy ricoh.
Với trang thiết bị hiện có tuy chưa đầy đủ nhưng đã góp phần đáng kể
vào việc cải tiến quy trình kỹ thuật làm việc nhằm nâng cao năng suất lao
động và hiệu quả công tác thông tin thư viện. Như việc áp dụng phần mềm
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

11


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

vào công tác quản lý thông tin thư viện do khoa công nghệ trường đại học
quốc gia biên soạn (Medli).
3.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Kho lưu trữ:
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho đóng
(kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ) gồm 2
thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm khoảng
90%.
- Kho sách :
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh hóa,
hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một số
sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

Nguyễn Văn Thạch

13


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Kho tạp chí :
Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và
tiếng Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Báo, tạp chí có tổng
số khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ
khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược
học Việt Nam.
3.4. Bảo quản tài liệu :
- Xông mối mọt bằng các hóa chất chuyên dụng cho các kho của thư viện.
- Có hệ thống thông gió tốt.
- Đóng bìa cho sách cũ.
- Dán lại nhãn sách.
- Khuyến cáo với người sử dụng tài liệu, với hình thức hỏng mất tài
liệu, mất tài liệu 1 đền 3 rất có hiệu quả trong công tác bảo quản sách, tài liệu
tại phòng đọc, nhằm nâng cao ý thức tự giác đối với độc giả. Nhìn chung
công tác bảo quản tài liệu trong kho của Trung tâm là tốt.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

14

Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

PHẦN II
DÂY CHUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU
.

I . TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN :
Bao gồm 4 công đoạn sau:
- Bổ sung thông tin
- Xử lý thông tin
- Lưu trữ và bảo quản thông tin
- Cung cấp và bảo quản thông tin.
Dây chuyền thông tin – tư liệu của trung tâm được tổ chức theo dây
chuyền ngành Y – Dược học. Với chức năng bổ sung toàn bộ những xuất bản
phẩm bằng tiếng Việt
Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :

Bổ sung

Xử lý tài
liệu

Kho

Phục vụ bạn
đọc

1. Trường Đại Học Y Hà Nội với sự đầu tư của các đơn vị.
Chỉ trong những năm gần đây, Trung tâm mới nhận được sự tài trợ về
kinh phí do Bộ Y Tế cấp và nhận được một khoản đáng kể từ các tổ chức
quốc tế, công ty chế tạo thiết bị Y – Dược với nguồn kinh phí từ 200 triệu đến
500 triệu mỗi năm. Với nguồn kinh phí này tài liệu bổ sung cho trung tâm hầu

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

15


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

hết là các tài liệu bằng tiếng việt, sách giáo trinh, và sách mới cũng được bổ
sung hàng năm. Còn sách ngoại văn thì ít được bổ sung. Số còn lại là do được
tài trợ.
2. Xử lý tài liệu
Khâu xử lý trung tâm là xử lý về hình thức và nội dung:
- Xử lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách
Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân
loại như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ,
ĐVB là sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn. Tài liệu về sách Latinh thì được kí
hiệu là ĐLA, ĐLB, ĐLC. Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp
chí được kí hiệu là BV1, BV3, BV16.
- Xử lý nội dung:
Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo
khung phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn. Khi tài liệu

được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật tự sắp xếp
nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin cho người
dùng.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

16


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

II. CÁCH THỨC PHỤC VỤ NGƯỜI DÙNG TIN :
1. Phục vụ độc giả theo phương thức truyền thống:
Công tác phục vụ Thông tin – Thư viện chủ yếu dưới hình thức phục vụ
tại chỗ và phục vụ có chọn lọc. Người dùng tin có thể tìm tin thông qua hộp
phiếu mục lục chữ cái hoặc mục lục phân loại của thư viện Y học Quốc gia

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

17


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

NLM (National Librari Medicine). Sau đó viết nhan đề và viết kí hiệu tài liệu
cần tìm ra phiếu yêu cầu, thủ thư sẽ đưa ra những tài liệu cần tìm và người

dùng tin có thể sử dụng tại chỗ hoặc có thể photo nhưng cần phải thông qua
dịch vụ photo của thư viện với giá dịch vụ là 300 đồng cho 1 trang.
Nếu bạn đọc không phải là cán bộ, sinh viên của trường thì phải trả 2000
đồng một buổi. Hiện tại thư viện quản lý hơn 6000 thẻ sinh viên của hơn 1000
cán bộ, khoảng 2000 sinh viên và hơn 3000 học viên cao học.
Hàng năm lượt bạn đọc đến thư viện rất đông, trong đó:
a. Phòng đọc phục vụ khoảng 40.000 lượt đọc trên năm.
b. Phòng giáo trình phục vụ từ 7000 đến 8000 lượt bạn đọc trên
học kì.
c. Phòng ngoại văn (phục vụ bạn đọc chuyên nghành) từ 1600
đến 1800 bạn đọc trên năm.
Cán bộ làm việc ở phòng này yêu cầu phải biết tiếng Anh, tin học. Tuy
nhiên theo cách sắp xếp như vậy có những hạn chế như: giá sách xếp phức
tạp, người cán bộ phải có chuyên môn. Theo dự định thì các thư viện nên tiến
hành toàn bộ bằng kho mở để giúp cho: độc giả tìm sách dễ dàng theo từng
ngành của mình, cách sắp xép theo kho mở tốn ít diện tích.
d. Phòng mượn của cán bộ, sau đại học: là toàn bộ sách cũ sau 5
năm và gần như toàn bộ bằng ngoại ngữ.
e. Toàn bộ sắp xếp theo khổ, theo đăng ký cá biệt, ngôn ngữ
nhưng báo cáo tại đây sẽ xếp theo chủ đề. Phòng này nhằm
phục vụ cán bộ cao học, học sinh đọc tại chỗ và photo tài liêu.
f. Phòng máy: phục vụ độc giả tra cứu tài liệu như sách báo, từ
điển, luận văn…Thư mục sách tại thư viện và tài liệu trên

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

18


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

Internet. Số độc giả đăng ký làm thẻ thư viện là 1000 cán bộ,
gần 2000 sinh viên và 3000 cao học.
2. Hiện đại hóa áp dụng CNTT vào phục vụ độc giả
Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin Y –
Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện trường
Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và nội dung
thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng.
Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập
thông tin vào CSDL trên máy. Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từ
khóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân
loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT.
Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm:
- Giới thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm.
- Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ chức
ngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam và thế
giới.
+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận án và
các công trình nghiên cứu y dược. Các danh mục này đều được tra cứu qua
phần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên.
+ Tài liệu trong và ngoài nước.
- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học
thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam.
- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế
chủ đề Y học Medline…
- Hỏi đáp thường xuyên.
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

19


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:
+ 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).
+ 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận

của

mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn
ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác.
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của
người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra
cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất.
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học
và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001. Phần mềm này dùng để
tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là
phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện
là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của
mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời
gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát
và nhìn nhận em thấy. CSDL trên máy bao gồm:
- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu.
- Bài trích báo: 33583
- Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu.
- Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu.

- Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu.
Ilib 4.0 là phần mềm cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí, sách
báo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng. Với khoảng 10000 biểu ghi
trong CSDL sách và 18000 biểu ghi CSDL y bài trích. Giúp cho NDT có thể

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

20


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

nhanh chóng tìm kiếm hầu hết được các tên đầu sách mỗi biểu ghi sẽ cho ta
tìm thấy các dữ liệu mà ta cần.
Việc ứng dụng phần mềm Medlip trong công tác xử lý, phục vu thông tin
đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng, cũng như việc tìm và tra
cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao.
Trình tự tìm tin được tiến hành như sau: NDT đưa ra yêu cầu tin, sau đó
cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin trên máy. Nếu
NDT có yêu cầu thì cán bộ tìm tin có thể in tài liệu cho NDT.
Từ ngày 12/6/2001 Thư viện đã hoàn thành việc nối mạng Internet cho toàn
bộ mạng máy tính của Thư viện. Ngoài ra Thư viện còn trang bị băng hình, tài
liệu về y học thực hành. Hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên và cán bộ
ngành y tế học tập
* Phân hệ Biên mục
Là một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục.
Cho phép tiến hành mọi khâu trong quy trình biên mục bao gồm: nhập mới,
sửa chữa, xoá, duyệt, xem.

Phân hệ biên mục hỗ trợ chuẩn ISBN và được bổ sung thêm các trường
dữ liệu đặc thù cho nghành thư viện Việt Nam.
Phân hệ này còn cho phép kết xuất sản phẩm thư mục đầu ra như phích
phiếu.
Một số các tính năng khác:
- Từ điển tham chiếu: Để đảm bảo tính nhất quán trong công tác biên
mục. Phần mềm này cho phép hỗ trợ các khung phân loại như BBK, DDC,
PTB, các loại từ điển như Nước xuất bản, Ngôn ngữ, Từ khoá, Vật mang tin,
…

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

21


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

- Hỗ trợ Unicode, TCVN3.
- Đặc biệt cho phép người dùng nhập trực tiếp các kỳ hiệu phân loại
hoặc tự động sinh các ký hiệu phân loại theo từ điển khung phân loại.
- Quản lý nhập kho với khả năng xử lý việc gán và in mã vạch cho số
đăng ký cá biệt và các thông tin xếp giá khác.
* Phân hệ mượn trả
Phân hệ này tin học hóa quá trình lưu thông ấn phẩm giữa thư viện và
độc giả đồng thời nó cũng giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin
được ghi nhận trong quá trình mượn trả để tiến hành các thống kê đa dạng.
Hoạt động mượn trả được tự động hóa tối đa nhằm giảm bớt số thao tác
thủ công của cán bộ thư viện và vẫn đảm bảo chính sách với độc giả của thư

viện được tiến hành chặt chẽ. Chương trình tự động hợp lệ độc giả: kiểm tra
hạn thẻ, số sách được mượn, vị trí của độc giả trong hàng đợi. Hợp lệ ấn
phẩm: ấn phẩm đang được sử dụng hay đang ở trạng thái rỗi...
* Phân hệ độc giả:
Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý độc giả và tiến hành các
hoạt động nghiệp vụ liên quan đến độc giả như cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ hay
cắt hiệu lực của thẻ.
Phân hệ cũng cho phép thư viện phân loại độc giả và các chính sách
riêng với từng nhóm độc giả.
Cung cấp các phép thống kê độc giả khác nhau theo tuổi tác, ngành
nghề, thời gian cấp thẻ và hết hạn thẻ.
Phân hệ tra cứu:
Là một cầu nối giúp độc giả và thư viện giao tiếp với nhau tiện lợi hiệu
quả. Phân hệ này được tích hợp trên mạng Intranet/Internet để tạo ra một môi
Khoa thông tin học và quản trị thông tin

22


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

trường phục vụ độc giả tra cứu và sử dụng thông tin tư liệu do thư viện cung
cấp vào mọi lúc và tại mọi nơi. Thư viện cũng có thể điều tra và thống kê
được những lĩnh vực mà độc giả quan tâm cũng như nhận được các ý kiến
phản hồi của độc giả.
Phân hệ tra cứu còn mang tới cho bạn đọc không chỉ những ấn phẩm ở
dạng truyền thống (tài liệu, sách báo) mà còn cả những ấn phẩm ở dạng điện
tử (các văn bản, sách điện tử, phim, hình ảnh, bản đồ, âm thanh...). Với cơ chế

tìm kiếm toàn văn bằng tiếng Việt không phân biệt chữ hoa hay chữ thường
với nhiều giao diện tra cứu theo các tiêu chí tra cứu khác nhau, độc giả có thể
tìm kiếm tư liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng. Độc giả có thể sử dụng toán
tử logic để tổ hợp các điều kiện tìm kiếm đó hay tìm kiếm bằng cách sử dụng
các ký tự đại diện (willcard character) cho phép có thể đưa ra các yêu cầu tìm
kiếm mở, tìm kiếm gần đúng.
* Phân hệ quản trị hệ thống:
Phân hệ này được quản lý bởi nhóm người quản trị có quyền sử dụng
cao nhất trong hệ thống. Chức năng của phân hệ này là bảo vệ an ninh cho hệ
thống, tránh sự truy nhập bất hợp pháp từ bên ngoài vào hệ thống. Cho phép
cấp tài khoản truy cập vào hệ thống hay hủy bỏ các tài khoản đang sử dụng.
* Phân hệ thống kê:
- Thống kê và vẽ đồ thị về hoạt động bổ sung (số đầu sách, bản sách
tăng giảm) định kỳ hàng năm, hàng tháng và hàng ngày hoặc cho bất kỳ một
khoảng thời gian được người dùng giới hạn. Ngoài ra còn có thê thống kê
lượng lưu thông của tư liệu trong quá trình mượn trả của độc giả.
- Người dùng có thể tiến hành các thống kê khác nhau liên quan đến
cộng đồng độc giả như vẽ đồ thị phân loại độc giả theo nhóm tuổi, ngày cấp
thẻ, ngày hết hạn thẻ, theo nhóm độc giả.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

23


Báo cáo thực tập giữa kỳ

Nguyễn Văn Thạch

3. Thông tin đầu vào và dịch vụ đầu ra của Thư viện.

Trong mọi hoạt động của con người đều hướng tới việc tạo ra các sản
phẩm cần thiết cho đời sống và sự phát triển của xã hội.
Bản thân các hoạt động đó được kết tinh thành những sản phẩm phục vụ
cho con người.
Xét theo quan điểm như vậy, quá trình tổ chức của Thư viện trường Đại
học Y Hà Nội cũng tuân theo các quy tắc đó.

Khoa thông tin học và quản trị thông tin

24