phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần vật tư hậu giang

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.52 MB, 144 trang )

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
----------

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ
HẬU GIANG

Giáo viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện:
HUỲNH NGỌC THỌ

ĐỖ THỊ HOÀI GIANG

MSSV: 4093940
Lớp: Kế Toán Tổng Hợp 1
Khóa: 35

Cần Thơ, 2013

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

LỜI CẢM TẠ
-----    ---Đƣợc sự giới thiệu của Trƣờng Đại học Cần Thơ cùng với sự chấp nhận của
Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Sau hơn hai tháng thực tập tại công ty cùng
với những kiến thức đã học, tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài:
“Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu

Giang”. Để hoàn thành đề tài, ngoài sự cố gắng của bản thân, tôi đã nhận đƣợc
sự giúp đỡ tận tình từ phía nhà trƣờng và cơ quan thực tập. Nhất là sự hƣớng dẫn
tận tâm, nhiệt tình của cô Đỗ Thị Hoài Giang – giáo viên hƣớng dẫn chính và
thầy Lê Phƣớc Huy – ngƣời đã cung cấp những ý kiến quý báu và trực tiếp chỉ
dẫn những kiến thức chuyên môn trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài.
Tôi chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh,
cùng toàn thể quý thầy cô Trƣờng Đại học Cần Thơ đã truyền đạt những kiến
thức quý báu cho tôi trong những năm học vừa qua.
Tôi chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
nói chung và các anh chị Phòng kế toán nói riêng, đã tạo điều kiện cho tôi có cơ
hội đƣợc tiếp xúc thực tế, cung cấp số liệu cho tôi và tận tình giúp đỡ tôi thực
hiện tốt việc nghiên cứu đề tài này. Tôi xin gởi lời biết ơn sâu sắc đến Mẹ, cùng
gia đình đã tạo điền kiện cho tôi hoàn thành tốt quá trình học tập. Đồng thời, tôi
xin đƣợc gởi lời cảm ơn các bạn sinh viên lớp kế toán tổng hợp 1 - K35 trƣờng
Đại Học Cần Thơ đã ủng hộ và giúp đỡ tôi trong thời gian vừa qua.
Vì kiến thức chuyên môn còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên
nội dung đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận đƣợc
sự góp ý của quý thầy cô và các bạn để đề tài đƣợc hoàn thiện hơn.
Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe. Kính chúc Quý
Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ngày càng mở rộng và phát triển hơn nữa
trong tƣơng lai.
Xin chân thành cảm ơn!
Cần Thơ, ngày 13 tháng 05 năm 2013
Sinh viên thực hiện

Huỳnh Ngọc Thọ
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

II

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

LỜI CAM ĐOAN
-----    ---Tôi xin cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu
thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ
đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Cần Thơ, ngày 13 tháng 05 năm 2013
Sinh viên thực hiện

Huỳnh Ngọc Thọ

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

III

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
----  ---..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày……..tháng……năm 2013
Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, họ tên)

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

IV

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

BẢN NHẬN XÉT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

-----  ---- Họ và tên ngƣời nhận xét: Đỗ Thị Hoài Giang
 Học vị:………………………………………………………………………
 Chuyên ngành:………………………………………………………………
 Nhiệm vụ trong Hội đồng: Cán bộ hƣớng dẫn
 Cơ quan công tác: Bộ môn Kinh tế Nông nghiệp và Kinh tế Tài nguyên Môi
trƣờng, Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trƣờng Đại học Cần Thơ.
 Tên sinh viên: Huỳnh Ngọc Thọ

MSSV: 4093940

 Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp

Khóa: 35

 Tên đề tài: Phân tích hệ thống kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.

NỘI DUNG NHẬN XÉT
1. Tính phù hợp của đề tài với chuyên ngành đào tạo:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Hình thức trình bày:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
3. Ý nghĩa khoa học, thực tiễn và tính cấp thiết của đề tài:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
4. Độ tin cậy của số liệu và tính hiện đại của luận văn:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
5. Nội dung và kết quả đạt đƣợc (Theo mục tiêu nghiên cứu)

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
----  ---..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

Cần Thơ, ngày……..tháng……năm 2013
Ngƣời nhận xét
(Ký, họ tên)

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

VII

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

MỤC LỤC
Trang
CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU ...................................................................................... 1
1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI ................................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ............................................................................ 2
1.2.1. Mục tiêu chung .......................................................................................... 2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể .......................................................................................... 2
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ............................................................................. 2
1.3.1. Không gian nghiên cứu .............................................................................. 2
1.3.2. Thời gian nghiên cứu ................................................................................. 2
1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu ................................................................................ 2
1.4. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU .............................................................................. 2
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ... 5
2.1. PHƢƠNG PHÁP LUẬN ................................................................................ 5
2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán ......................................................... 5
2.1.1.1. Khái niệm ............................................................................................ 5
2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin .............................................. 5

2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán ................................... 5
2.1.1.4. Phân loại hệ thống thông tin kế toán ................................................... 6
2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng .................................................... 6
2.1.2.1. Khái niệm, mục tiêu và chức năng ...................................................... 6
2.1.2.2. Chứng từ, sổ và các báo cáo................................................................ 7
2.1.2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu ............................................ 10
2.1.2.4. Các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu .............................. 10
2.1.2.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu ............. 11
2.1.3.4. Các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí ................................... 26
2.1.3.5. Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí .................. 28
2.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................... 37
2.2.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu .................................................................. 37
2.2.1.1. Phỏng vấn. ......................................................................................... 37
2.2.1.2. Quan sát............................................................................................. 37
2.2.1.3. Phƣơng pháp xem xét và đánh giá tài liệu. ....................................... 37
2.2.2. Phƣơng pháp phân tích số liệu. ................................................................ 37
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

VIII

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG40
3.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG.......... 40
3.1.1. Giới thiệu về công ty................................................................................ 40
3.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 41
3.1.3. Lĩnh vực hoạt động và các mặt hàng kinh doanh .................................... 42
3.1.3.1. Lĩnh vực hoạt động ........................................................................... 42

3.1.2.2. Các mặt hàng kinh doanh .................................................................. 42
3.2. CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
VẬT TƢ HẬU GIANG........................................................................................ 43
3.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và các phòng ban..................................... 43
3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ................................................ 44
3.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty ........................................................ 47
3.2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 47
3.2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế toán và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận .... 48
3.2.3.5. Quan hệ giữa phòng kế toán với bộ phận khác ................................. 51
3.2.3.6. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán .......................................... 51
3.3. KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM
2010-2012 .............................................................................................................. 52
3.4. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ
HẬU GIANG ........................................................................................................ 56
3.4.1. Thuận lợi .................................................................................................. 56
3.4.2. Khó khăn .................................................................................................. 56
3.6. CHÍNH SÁCH HOẠT ĐỘNG VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG
CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI .................................................... 56
3.6.1. Chính sách hoạt động công ty .................................................................. 56
3.6.2. Định hƣớng phát triển của công ty........................................................... 57
CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG.................................................................. 58
4.1. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DOANH THU VÀ CHU TRÌNH DOANH
THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................... 58
4.1.1. Tình hình doanh thu bán hàng từ năm 2010 đến năm 2012 .................... 58
4.1.1.1. Nhóm mặt hàng vật liệu xây dựng .................................................... 60
4.1.1.2. Nhóm mặt hàng nhiên liệu ................................................................ 62

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

IX

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
4.1.1.3. Nhóm hàng hóa khác......................................................................... 63
4.1.2. Phân tích chu trình doanh thu tại công ty ................................................ 63
4.1.2.1. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình doanh thu ..................... 63
4.1.2.2. Lƣu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình doanh thu ..................... 65
4.1.2.3. Chức năng của các bộ phận trong chu trình doanh thu ..................... 72
4.1.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu ......................... 73
4.2. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH GIÁ VỐN HÀNG BÁN VÀ CHU TRÌNH
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ........................ 80
4.2.1. Tình hình chi phí và giá vốn hàng bán từ năm 2010 đến năm 2012 ........ 80
4.2.1.1. Phân tích tình hình chi phí từ năm 2010 đến năm 2012 tại công ty Cổ
phần Vật tƣ Hậu Giang .................................................................................. 80
4.2.1.2. Phân tích tình hình giá vốn hàng bán từ năm 2010 đến năm 2012 tại
công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang ................................................................ 83
4.2.2. Phân tích chu trình chi phí tại công ty ..................................................... 86
4.2.2.1. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong chu trình chi phí .......................... 86
4.2.2.2. Lƣu đồ xử lý các nghiệp vụ trong chu trình chi phí .......................... 88
4.2.2.3. Chức năng của các bộ phận trong chu trình chi phí .......................... 94
4.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí .............................. 95
4.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG............................................................ 101
4.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔI
TRƢỜNG MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG
............................................................................................................................. 103

4.4.1. Ứng dụng tin học trong công tác kế toán ............................................... 103
4.4.2. Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ trong môi trƣờng máy tính tại
công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang .................................................................. 106
CHƢƠNG 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ....................... 108
5.1. NHỮNG ƢU ĐIỂM, NHƢỢC ĐIỂM YẾU CỦA HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ........... 108
5.1.1. Ƣu điểm ................................................................................................. 108
5.1.1. Nhƣợc điểm............................................................................................ 108

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

X

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
5.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI
BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ................................ 109
5.3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG .......................... 109
5.3.1. Đối với công tác tổ chức chứng từ ......................................................... 109
5.3.2. Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý ............................................... 110
5.3.3. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán .............................................. 110
5.3.4. Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ............................................ 111
5.3.5. Đối với công tác tổ chức kiểm tra, kiểm soát ........................................ 111
CHƢƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................... 112
6.1. KẾT LUẬN.................................................................................................. 112
6.2. KIẾN NGHỊ ................................................................................................ 113

TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................... 114
PHỤ LỤC ............................................................................................................... 115

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XI

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

DANH MỤC BẢNG
Trang
Bảng 1: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG – LẬP HÓA ĐƠN ............... 19
Bảng 2: KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN .......................................... 20
Bảng 3: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA HÀNG ............................................ 32
Bảng 4: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ CHI TIỀN ................................................. 33
Bảng 5: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU TRONG CHU TRÌNH MUA
HÀNG ............................................................................................................... 34
Bảng 6: KIỂM SOÁT XỬ LÝ ........................................................................... 35
Bảng 7: KIỂM SOÁT KẾT QUẢ XỬ LÝ ......................................................... 36
Bảng 8: BẢNG BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA
CÔNG TY TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 .................................................... 53
Bảng 9: BẢNG DOANH THU BÁN HÀNG THEO TỪNG NHÓM HÀNG
HÓA TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ............................................................. 59
Bảng 10: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ BÁN CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................................................. 73
Bảng 11: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN
MẶT ................................................................................................................. 76

Bảng 12: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ THU NỢ KHÁCH HÀNG BẰNG TIỀN
GỬI NGÂN HÀNG .......................................................................................... 77
Bảng 13: BẢNG CHI PHÍ PHÁT SINH TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ....... 81
Bảng 14: BẢNG GIÁ VỐN HÀNG BÁN THEO TỪNG NHÓM HÀNG HÓA
TỪ NĂM 2010 ĐẾN NĂM 2012 ...................................................................... 84
Bảng 15: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ MUA CHỊU HÀNG HÓA TRONG CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬT TƢ HẬU GIANG ............................................................. 95
Bảng 16: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN
MẶT ................................................................................................................. 97
Bảng 17: KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ TRẢ NỢ NHÀ CUNG CẤP BẰNG TIỀN
GỬI NGÂN HÀNG .......................................................................................... 97

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XII

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

DANH MỤC HÌNH
Trang
Hình 1: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình doanh thu ................................................ 10
Hình 2: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu cho khách hàng ................................. 12
Hình 3: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay và thu công nợ khách
hàng .................................................................................................................. 13
Hình 4: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại và nghiệp vụ xóa nợ khó đòi ..... 14
Hình 5: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu tiền bằng máy tính ..................................... 15
Hình 6: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu bằng máy tính ................................... 16

Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi phí ..................................................... 26
Hình 8: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa .......................................... 28
Hình 9: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ chi tiền trả ngƣời bán ...................................... 29
Hình 10: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua hàng bằng máy tính ............................... 30
Hình 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và các phòng ban tại Công ty Cổ phần
Vật tƣ Hậu Giang .............................................................................................. 43
Hình 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang 48
Hình 12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung .......................... 50
Hình 13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính ............... 51
Hình 14: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ bán chịu hàng hóa ................................ 65
Hình 15: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ bán chịu hàng hóa của Công ty cổ phần vật tƣ
Hậu Giang ......................................................................................................... 66
Hình 16: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt ............................ 68
Hình 17: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền mặt của Công ty cổ phần vật
tƣ Hậu Giang ..................................................................................................... 69
Hình 18: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng ............ 70
Hình 19: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ thu nợ bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty cổ
phần vật tƣ Hậu Giang....................................................................................... 71
Hình 20: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ mua chịu hàng hóa ............................... 88
Hình 21: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ mua chịu hàng hóa của công ty Cổ phần Vật tƣ
Hậu Giang ......................................................................................................... 89
Hình 22: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt ............................. 90
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XIII

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

Hình 23: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền mặt của Công ty cổ phần vật tƣ
Hậu Giang ......................................................................................................... 91
Hình 24: Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng ............. 92
Hình 25: Lƣu đồ xử lý nghiệp vụ trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng của Công ty cổ
phần vật tƣ Hậu Giang....................................................................................... 93

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XIV

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
------  -----

HAMACO:

Hau Giang Materials Joint – Stock Company

TSCĐ :

Tài sản cố định

BH:

Bán hàng

KH:

Khách hàng

PT:

Phiếu thu

PC:

Phiếu chi

TT:

Tập tin

ĐĐH:

Đơn đặt hàng

PTKH:

Phải thu khách hàng

HĐBH:

Hóa đơn bán hàng

CCDV:

Cung cấp dịch vụ

HĐTC:

Hoạt động tài chính

QLDN:

Quản lý doanh nghiệp

HĐKD:

Hoạt động kinh doanh

TNDN:

Thu nhập doanh nghiệp

TTBH:

Tập tin bán hàng

TGNH:

Tiền gửi ngân hàng

YCCCH:

Yêu cầu cung cấp hàng

BBGNH:

Biên bản giao nhận hàng

PTNCC:

Phải trả nhà cung cấp

CBCNV:

Cán bộ công nhân viên

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XV

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

TÓM TẮT
------  -----Đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tư Hậu
Giang” đƣợc thực hiện thông qua việc quan sát, phỏng vấn, thu thập các thông tin kế
toán từ các nhân viên trong phòng kế toán và các bộ phận khác trong công ty kết hợp
với việc phân tích các số liệu thứ cấp đƣợc thu thập bởi phòng kế toán của công ty Cổ
phần Vật tƣ Hậu Giang qua 3 năm (2010-2012), nhằm mục tiêu chính là đánh giá hệ
thống thông tin kế toán của công ty thông qua hai chu trình kế toán chính là: chu trình
doanh thu và chu trình chi phí. Đề tài gồm 6 chƣơng cụ thể nhƣ sau:
Chƣơng 1: Giới thiệu: Trình bày lý do chọn đề tài và mục tiêu nghiên cứu.

Chƣơng 2: Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu: Trình bày một số
lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là hai chu trình doanh thu và chi phí và
các phƣơng pháp sử dụng để phân tích hệ thống thông tin kế toán trong công ty.
Chƣơng 3: Giới thiệu về công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang: bao gồm những
nội dung: giới thiệu, lịch sử hình thành và phát triển, chức năng và nhiệm vụ của công
ty, cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty. Tiếp đến là
giới thiệu tổng quát về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua 3 năm (2010-2012).
Cuối cùng là những thuận lợi, khó khăn hiện tại và phƣơng hƣớng phát triển của công ty
trong những năm tới.
Chƣơng 4: Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tƣ
Hậu Giang: Chƣơng này sẽ đi sâu phân tích các chu trình doanh thu, chi phí trong công
ty thông qua việc miêu tả, đánh giá từng nghiệp vụ trong mỗi chu trình. Ngoài ra trong
chƣơng này còn có phân tích tình hình doanh thu và chi phí của công ty qua 3 năm
(2010-2012) và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu
Giang trong môi trƣờng máy tính.
Chƣơng 5: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty
Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang: Nêu ra những ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông
tin kế toán tại đơn vị từ đó đƣa ra một vài giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán tại công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.
Chƣơng 6: Kết luận và kiến nghị: Kết luận lại kết quả nghiên cứu của đề tài và
những kiến thức, kinh nghiệm đạt đƣợc qua việc thực hiện đề tài. Bên cạnh đó đƣa ra
một vài kiến nghị đối với Nhà nƣớc để việc thực hiện hệ thống thông tin kế toán trong
các công ty đƣợc hoàn thiện và hiệu quả hơn.

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

XVI

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Những năm qua, cùng với sự phát triển kinh tế, đổi mới sâu sắc của cơ chế
thị trƣờng và đặc biệt khi nƣớc ta đã chính thức trở thành một thành viên của tổ
chức thƣơng mại WTO. Với sự đầu tƣ về vốn và nguồn lực của các tổ chức, các
cá nhân thuộc các thành phần kinh tế cả trong nƣớc và nƣớc ngoài. Nƣớc ta đang
dần dần từng bƣớc phát triển mạnh mẽ trên tất cả các mặt của nền kinh tế. Đứng
trên góc độ của nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thƣơng mại chiếm một vị trí
quan trọng, nó thực hiện chức năng trung gian kết nối giữa nhà sản xuất và ngƣời
tiêu dùng. Do đó, đẩy mạnh sự phát triển của doanh nghiệp thƣơng mại là sự phù
hợp với khách quan và phù hợp với yêu cầu của thị trƣờng.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin đƣợc
ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con ngƣời, trong lĩnh vực quản lý
cũng vậy. Nó góp phần làm cho con ngƣời có thể quản lý công việc có hiệu quả,
nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận
quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực
trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay.
Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế
toán hợp lý, đƣợc kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy
với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả
năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hƣớng
phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nƣớc, nhất là trong giai đoạn hội
nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên em chọn đề tài “Phân tích hệ
thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang” làm đề tài

luận văn tốt nghiệp cho mình.

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

1

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các chu trình doanh thu và
chi phí tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang. Từ đó, đƣa ra một số giải pháp
giúp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể
Mục tiêu 1: Phân tích tình hình doanh thu bán hàng qua 3 năm 2010-2012
và tìm hiểu chu trình doanh thu bán hàng tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.
Mục tiêu 2: Phân tích tình hình giá vốn hàng bán qua 3 năm 2010-2012 và
tìm hiểu chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.
Mục tiêu 3: Đánh giá và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.
1.3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1. Không gian nghiên cứu
Đề tài đƣợc thực hiện tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang.
1.3.2. Thời gian nghiên cứu
Thời gian làm đề tài bắt đầu từ ngày 28/01/2013 đến ngày 15/04/2013.
Số liệu sử dụng trong luận văn là số liệu thực tế của công ty từ năm 2010
đến năm 2012.
1.3.3. Đối tƣợng nghiên cứu

Do hạn chế về thời gian nên đề tài chỉ tập trung vào đánh giá chu trình
doanh thu ở khâu bán hàng và chu trình chi phí ở khâu mua hàng tại Công ty Cổ
phần Vật tƣ Hậu Giang.
1.4. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU
Nguyễn Thị Kim Đính (2009), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá quy trình
kiểm toán chi phí và một số giải pháp hoàn thiện các thử nghiệm kiểm soát tại
công ty kiểm toán AFC chi nhánh Cần Thơ”. Đề tài này đã thể hiện đƣợc quy
trình kiểm toán chi phí tại Công ty AFC và tác giả đã nêu lên đƣợc những ƣu,
nhƣợc điểm trong quá trình thực hiện kiểm toán chi phí, cũng nhƣ đề ra đƣợc
những giải pháp hiệu quả để khác phục đƣợc những mặt còn hạn chế của quy
trình kiểm toán chi phí. Bài viết sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn ban giám đốc
và nhân viên công ty cùng với phƣơng pháp quan sát, kiểm tra tài liệu, phân tính
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

2

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
định tính dựa trên kết quả thu thập đƣợc. Ngƣời viết còn sử dụng phƣơng pháp so
sánh sự giống và khác nhau giữa quy định về quy trình kiểm toán chi phí theo
các chuẩn mực và quy trình kiểm toán chi phí đã đƣợc Công ty AFC vận dụng
trong thực tế.
Đinh Ngọc Bích (2009), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá quy trình kiểm
toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng tại công ty TNHH
kiểm toán và dịch vụ phần mềm tin học TDK”. Bài viết đi sâu vào đánh giá quy
trình kiểm toán khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng và đƣa ra
các giải pháp cụ thể để hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục danh thu bán
hàng và phải thu khách hàng bằng việc sử dụng các phƣơng pháp thu thập, trích

lập dữ liệu và so sánh, đối chiếu giữa các hóa đơn, chứng từ xem có phù hợp với
các chuẩn mực kế toán hiện hành hay không, từ số liệu thu thập đƣợc, đề tài sẽ
đánh giá mức trọng yếu ở khoản mục doanh thu và thực hiện cac thử nghiệm,
đƣa ra các bút toán điều chỉnh cần thiết.
Trần Thị Phúc Duyên (2007), Luận văn tốt nghiệp “Đánh giá hệ thống
thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại phòng thương
mại và công nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”. Đề tài đi sâu phân tích hệ
thống thông tin kế toán trong môi trƣờng ứng dụng phần mềm ACSOFT tại
phòng thƣơng mại và công thƣơng Việt Nam chi nhánh Cần Thơ. Tuy nhiên đề
tài chƣa nêu ra đƣợc các chu trình kế toán cụ thể trong tổ chức và đề tài chỉ mô tả
khái quát hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị làm ngƣời đọc chƣa thể hiểu rõ
đƣợc hệ thống thông tin trong đơn vị này. Đề tài chủ yếu sử dụng phƣơng pháp
tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, dùng công
cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lƣu đồ chứng từ kết hợp với đánh
giá thông tin thu thập đƣợc.
Nguyễn Thị Hoàng Anh (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế “Hệ thống thông
tin kế toán tại công ty TNHH MAERSK Việt Nam – thực trạng và giải pháp”. Đề
tài này chủ yếu đi sâu phân tích hai hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông
tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Bên cạnh đó tác giả
còn đƣa ra đƣợc nhận xét về phần mềm kế toán hiện tại và hệ thống thông tin kế
toán của đơn vị từ đó đƣa ra đƣợc các biện pháp giúp hoàn thiện hệ thống thông
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

3

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
tin kế toán tại Maersk Việt Nam. Đề tài đƣợc áp dụng phƣơng pháp phân tích

tổng hợp, phân tích các phần hành của hệ thống thông tin kế toán, các quy trình
trong hệ thống, những ứng dụng của phần mềm, suy ra những nhƣợc điểm và ƣu
điểm. Từ đó, tổng hợp đƣa ra các giải pháp có thể thực hiện đối với công ty và
một số các ý kiến xem xét cho việc áp dụng vào các doanh nghiệp trong nƣớc.

GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

4

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang

CHƢƠNG 2
PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. PHƢƠNG PHÁP LUẬN
2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông
tin quản lý, là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá
trình hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của
doanh nghiệp cho ngƣời sử dụng liên quan.
2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin
Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ đƣợc ghi chép một
cách rời rạc, chƣa đƣợc xử lý, chƣa có ý nghĩa phù hợp với ngƣời sử dụng. Dữ
liệu đƣợc thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ...
Thông tin là dữ liệu đƣợc sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với ngƣời sử
dụng.
Mẫu số 01 – TT

(Ban hành theo QĐ
số 15/2006/QĐBTCtiền, bán
Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế nhƣ bán hàng thu
Ngày 20/03/2006
chịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụcủa
nhƣ
nhận,
Bộ ghi
trƣởng
chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. BTC)
Số: TTM00061403-13
2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán
HAMACO
Thu thập, lƣu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh củaCH
doanh
vật tƣnghiệp.
số 2
Dữ liệu đầu vào

Ghi nhận

Xử lý

Lập báo cáo

Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tƣợng liên quan nhƣ:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài doanh nghiệp.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.

Kiểm soát:
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

5

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
+ Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử
lý chính xác, kịp thời.
2.1.1.4. Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống này cung cấp các thông tin
tài chính chủ yếu cho các đối tƣợng bên ngoài. Những thông tin tài chính này
đƣợc ghi nhận, xử lý theo các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế
toán hiện hành. Hệ thống thông tin kế toán tài chính còn đƣợc gọi là hệ thống xử
lý nghiệp vụ và đƣợc thể hiện thông qua các chu trình kế toán.
Chu trình kế toán: Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan tới một nội
dung của quá trình sản xuất kinh doanh (mua, bán, sản xuất…). Các hoạt động
trong chu trình này diễn ra theo trình tự và đƣợc lập lại.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Hệ thống này cung cấp các thông tin
nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy
ra và dự đoán các ảnh hƣởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp cũng nhƣ
quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
2.1.2. Khái quát chu trình doanh thu bán hàng
2.1.2.1. Khái niệm, mục tiêu và chức năng

a. Khái niệm
Chu trình doanh thu (bán hàng): là quy trình tập hợp các hoạt động thƣơng
mại và thông tin đƣợc xử lý từ các giao dịch bao gồm:
 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng;
 Thu tiền bán hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng.
b. Mục tiêu của chu trình
Theo dõi việc lập hóa đơn bán hàng, hoàn tất việc giao hàng, xuất hóa đơn,
ghi nhận doanh thu, quản lý công nợ khách hàng và thu tiền khách hàng.
c. Chức năng cụ thể
 Xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu và các khoản phải thu.
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

6

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
 Theo dõi danh sách khách hàng hiện hữu: khả năng thu hồi các khoản
phải thu -> thiết kế mức độ mua chịu cho khách hàng; lập dự phòng nợ phải thu
khó đòi.
 Ghi nhận việc giao hàng và kiểm soát tồn kho.
 Phân tích đơn đặt hàng, điểu khoản bán hàng, quá trình trả nợ khách
hàng (chức năng hoạch định).
2.1.2.2. Chứng từ, sổ và các báo cáo
a. Chứng từ
Đơn đặt hàng của khách hàng (Customer Purchase Order): Do ngƣời mua
lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thông tin yêu cầu phải có trên đơn đặt hàng
gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ (ba yếu tố bắt buộc này sẽ không đƣợc
nhắc lại ở các chứng từ khác), thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lƣợng (một số đơn

hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng
nhƣ các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.
Lệnh bán hàng (Sale Order): Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp
lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngoài các thông tin cần thiết nhƣ ở
đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách
hàng.
Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện (Packing List, Picking Slip); Phiếu
xuất kho: Các chứng từ này do bộ phận kho lập trên cơ sở lệnh bán hàng đã đƣợc
phê duyệt. Ngoài các thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng, các chứng từ này phải
ghi thêm số của lệnh bán.
Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng (Delivery Slip): Bộ phận giao nhận
hàng hoá lập các chứng từ này để kèm theo hàng hoá đi giao cho khách. Chứng
từ này là cơ sở xác nhận khách đã nhận hàng, chấp nhận thanh toán. Các doanh
nghiệp cũng dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển thay cho phiếu giao hàng.
Các phiếu này phải ghi số của lệnh bán.
Hoá đơn bán hàng (Sale Invoice): Đƣợc lập căn cứ trên việc kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ liên quan đến việc bán hàng nhƣ đơn đặt hàng của khách
hàng, lệnh bán, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng… Hoá đơn xác lập quyền sở hữu
đã chuyển giao cho ngƣời mua và nghĩa vụ phải thanh toán của ngƣời mua cho
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

7

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
doanh nghiệp và cũng là chứng từ để ghi nhận doanh thu và xác định nghĩa vụ
thuế doanh nghiệp phải nộp cho nhà nƣớc. Hóa đơn phải đƣợc đánh số trƣớc
nhằm mục đích kiểm soát.

Giấy báo thanh toán (Remittance Advice): Doanh nghiệp cũng dùng giấy
báo thanh toán để yêu cầu ngƣời mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho
việc gửi hoá đơn bán hàng. Giấy báo thanh toán sẽ có thêm thông tin về thời hạn
thanh toán.
Biên lai, biên nhận (Sale Receipt): Trong nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay,
hoặc các giao dịch giá trị thấp, doanh nghiệp thƣờng dùng biên lai, biên nhận,
phiếu tính tiền… thay cho các hóa đơn bán hàng.
Phiếu thu; Giấy báo có; Uỷ nhiệm thu; Séc thanh toán: Các chứng từ này
ghi nhận việc khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp các khoản nợ.
Chứng từ ghi có (Credit Memo); Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều
chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ nhƣ hàng bán bị
trả lại, giảm giá hàng bán, hoặc xóa nợ khó đòi. Kế toán cũng lập chứng từ này
làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi thông tin
về khách hàng, về hàng hóa, số lƣợng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại hoặc
cho giảm giá. Một liên của chứng từ này đƣợc gửi cho ngƣời mua trong trƣờng
hợp hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán.
Phiếu nhập kho (Item Receipt): đƣợc lập khi hàng bán bị trả lại.
b. Sổ
 Sổ chi tiết các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
 Sổ tổng hợp các tài khoản: 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112…
Trong hệ thống xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà các dữ liệu
đƣợc lƣu trữ trong các tập tin/bảng dữ liệu dƣới dạng số (digital). Dạng thức rất
khác biệt theo cấu trúc tập tin và phƣơng thức xử lý dữ liệu.
c. Báo cáo
Báo cáo kế toán tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời
sử dụng những thông tin hữu ích tuỳ theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ
thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm
soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích,
lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

8

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật tƣ Hậu Giang
Bảng kê nghiệp vụ: Đây là báo cáo liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh
trong một kiểu nghiệp vụ nào đó trong suốt một kỳ xử lý nhƣ 1 tuần, 1 tháng…
Ví dụ: báo cáo liệt kê tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả giấy báo trả tiền, tất cả tiền
thanh toán… báo cáo này nhằm kiểm tra dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính
xác, đầy đủ hay không.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo trong hệ thống xử lý bằng máy tính với mục
đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ
liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý đầy đủ. Tập tin ở đây đƣợc hiểu là nơi ghi chép,
lƣu trữ dữ liệu nhƣ sổ nhật ký, sổ chi tiết, sổ cái đƣợc ghi chép thủ công hoặc tập
tin dữ liệu. Ví dụ: báo cáo tổng doanh thu bán hàng; báo cáo tổng nào đó (tổng
mẩu tin, tổng mã số hóa đơn,…) trong tập tin xử lý.
Báo cáo đặc biệt: Là các báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của
ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính). Bao
gồm:
 Báo cáo công nợ khách hàng: Liệt kê tất cả nghiệp vụ bán hàng, thanh
toán với từng ngƣời mua, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải thu; báo cáo này có tác
dụng đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện sai xót hoặc gian lận của kế toán và
dung để nhắc nợ với ngƣời mua, khuyến khích ngƣời mua thanh toán sớm.
 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: Là báo cáo phân tích
khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ(1
tháng, 2 tháng, 3 tháng,…). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập với mục đích:
Thứ nhất, bộ phận tính dụng xem xét về uy tính thanh toán của ngƣời mua để có
những biện pháp đòi nợ, hoặc chính sách tín dụng thích hợp. Thứ hai, nó là căn

cứ phân tích xác định nợ phải thu khó đòi.
 Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán: Báo cáo này liệt kê
toàn bộ các “Giấy báo trả tiền” trong ngày của các khách hàng. Nhƣ vậy báo cáo
sẽ cung cấp số “Tổng kiểm soát” tiền nợ mà doanh nghiệp nhận đƣợc trong ngày,
ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài
khoản phải thu khách hàng.
 Báo cáo phân tích bán hàng: Đây là báo cáo tổng hợp doanh thu bán
hàng, giá vốn hàng bán, lãi gộp theo từng khách hàng; theo từng chủng loại hàng
bán; theo ngƣời bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung
GVHD: Đỗ Thị Hoài Giang

9

SVTH: Huỳnh Ngọc Thọ

phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty cổ phần vật tư hậu giang

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về