phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi phí tại chi nhánh công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại cần thơ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ KIM PHẤN

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế toán – Kiểm toán
Mã số ngành: 52340302

Tháng 11 - 2014

1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRẦN THỊ KIM PHẤN
MSSV: 4115428

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
LƯƠNG THỊ CẨM TÚ

Tháng 11 - 2014

2


LỜI CẢM TẠ
Hơn 3 năm học tập và rèn luyện ở trường Đại học Cần Thơ, nhờ thầy cô
truyền đạt mà em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức. Trong quá trình học tập
em đã nhận được sự chỉ dạy tận tình của thầy cô và sự giúp đỡ nhiệt tình của
bạn bè, anh chị mỗi khi gặp khó khăn. Đặc biệt trong khoản thời gian làm luận
văn này em nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ quý Thầy Cô trong bộ môn Kế
toán - Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD. Và hơn hết là sự hướng dẫn nhiệt
tình của cô Lương Thị Cẩm Tú - giáo viên hướng dẫn em hoàn thành luận văn
tốt nghiệp. Em chân thành cảm ơn quý Thầy Cô, anh chị và bạn bè đã giúp đỡ
em trong khoản thời gian học tập tại trường.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến các Cô chú và anh chị trong Chi
nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại Cần Thơ đã
hết lòng chỉ dẫn và giúp đỡ em trong khoản thời gian thực tập tại công ty. Đó
là khoản thời gian em tiếp cận với thực tế, vận dụng kiến thức đã học ở trường
vào trong công việc. Tuy có nhiều bỡ ngỡ, còn gặp nhiều khó khăn khi tiếp
cận công việc nhưng được sự chỉ dẫn và giúp đỡ từ đơn vị em cũng đã hoàn
thành tốt luận văn tốt nghiệp này. Em xin chúc mọi người hoàn thành tốt công

việc của mình và chúc công ty ngày càng phát triển hơn trong tương lai.
Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Thầy Cô, đặc biệt là cô
Lương Thị Cẩm Tú và các cô chú anh chị trong Chi nhánh Công ty CP xây
dựng CTGT 586 tại Cần Thơ đã giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Chúc
mọi người luôn khỏe và thành công!
Cần Thơ, ngày…tháng…năm…
Người thực hiện

3


TRANG CAM KẾT
Em xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu
của em và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn
cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Người thực hiện

4


NHẬN XÉT CƠ QUAN THỰC TẬP
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Thủ trưởng đơn vị

5


MỤC LỤC
Chương 1: GIỚI THIỆU..................................................................................1
1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu

1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2
1.2.1 Mục tiêu chung .......................................................................................2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .......................................................................................2
1.3 Phạm vi nghiên cứu 2
1.3.1 Không gian nghiên cứu ...........................................................................2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu .............................................................................2
Chương 2: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...............3
2.1 Cơ sở lí luận 3
2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán ..................................................3
2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu .............................5

2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí ................................ 10
2.2 Phương pháp nghiên cứu

14

2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ................................................................ 14
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu .............................................................. 14
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ .. 15
3.1 Lịch sử hình thành

15

3.2 Ngành nghề kinh doanh
3.3 Cơ cấu tổ chức

16

16

3.3.1 Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 16
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban .................................................... 16

6


3.4 Tổ chức bộ máy kế toán

19

3.4.1 Sơ đồ tổ chức........................................................................................ 19
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán ..................................................... 19
3.4.3 Phương pháp kế toán ............................................................................ 22
3.4.4 Tổng quan về phần mềm kế toán Winktsys ........................................... 22
3.5 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh

23

3.6 Thuân lợi, khó khăn, phương hướng hoạt động 27
3.6.1 Thuận lợi .............................................................................................. 27
3.6.2 Khó khăn .............................................................................................. 28
3.6.3 Phương hướng hoạt động ...................................................................... 28
Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY
DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI CẦN THƠ ........................ 30
4.1 Phân tích chu trình doanh thu

30

4.1.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu ................................ 30
4.1.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu ............. 38
4.1.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu..................................... 40
4.1.4 Nhận xét chu trình doanh thu ................................................................ 44
4.2 Phân tích chu trình chi phí 45
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí ..................................... 45
4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí ................. 52
4.2.3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí ......................................... 54
4.2.4 Nhận xét chu trình chi phí..................................................................... 59
Chương 5: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
TRONG CHU TRÌNH DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CHI NHÁNH

7


CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 586 TẠI
CẦN THƠ ..................................................................................................... 60
5.1 Nhận xét tổng quát 60
5.1.1 Ưu điểm ............................................................................................... 60
5.1.2 Hạn chế ................................................................................................ 61
5.2 Giải pháp ................................................................................................. 62
Chương 6: KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ ........................................................... 63
6.1 Kết luận

63

6.2 Kiến nghị

63

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 64
PHỤ LỤC ..................................................................................................... 65
Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2011

65

Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2012

66

Phụ lục 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2013

67

Phụ lục 4: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm
2014

68

Phụ lục 5: Giấy đề nghị mua hàng

69

Phụ lục 6: Đơn đặt hàng số 63/2011/VTTB

70

Phụ lục 7: Hóa đơn GTGT số 0003286 71
Phụ lục 8: Phiếu thu số 52

72

Phụ lục 9: Biên bản nghiệm thu khối lượng

73

Phụ lục 10: Bảng tổng hợp giá trị thực hiện

74

8

DANH SÁCH BẢNG
Trang
Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 của
Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ ....................................... 24
Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và
2014 của Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ ........................ 27
Bảng 4.1 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình doanh thu ............................. 40
Bảng 4.2 Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình doanh thu .......................... 42
Bảng 4.3 Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình doanh thu........... 43
Bảng 4.4 Các thủ tục kiểm soát trong chu trình chi phí .................................. 54
Bảng 4.5 Câu hỏi về rủi ro xảy ra trong chu trình chi phí .............................. 57
Bảng 4.6 Thủ tục kiểm soát được thực hiện trong chu trình chi phí ............... 58

9


DANH SÁCH HÌNH
Trang
Hình 3.1 Sơ đồ quy cơ cấu tổ chức ................................................................ 16
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................ 19
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ........... 20
Hình 4.1 Lưu đồ hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng ............................ 31
Hình 4.2 Lưu đồ hoạt động giao hàng của khách hàng................................... 33
Hình 4.3 Lưu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ khách
hàng ............................................................................................................. 35
Hình 4.4 Lưu đồ hoạt động nhận tiền thanh toán của khách hàng .................. 36
Hình 4.5 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình doanh thu........................... 37
Hình 4.6 Lưu đồ đặt hàng với nhà cung cấp ................................................ 46

Hình 4.7 Lưu đồ hoạt động nhận hàng từ nhà cung cấp ................................. 47
Hình 4.8 Lưu đồ hoạt động nhận hóa đơn theo dõi công nợ ........................... 49
Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp .............................. 50
Hình 4.10 Mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi phí ............................. 51

10


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CP

: Cổ phần

XD

: Xây dựng

CTGT

: Công trình giao thông

BTTH – GPMB

: Bồi thường thiệt hại giải phóng mặt bằng

BCTC

: Báo cáo tài chính

TSCĐ

: Tài sản cố định

BH

: Bán hàng

CCDV

: Cung cấp dịch vụ

DT

: Doanh thu

GVHB

: Giá vốn hàng bán

HĐTC

: Hoạt động tài chính

HĐKD

: Hoạt động kinh doanh

QLDN

: Quản lý doanh nghiệp

TNDN

: Thu nhập doanh nghiệp

LN

: Lợi nhuận

ĐĐH

: Đơn đặt hàng

KH

: Khách hàng

BPMH

: Bộ phận mua hàng

BPNH

: Bộ phận nhận hàng

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

KTTH

: Kế toán tổng hợp

KTCN

: Kế toán công nợ

NCC

: Nhà cung cấp

11


Chương 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Trong thời buổi hòa nhập vào nền kinh tế Thế giới và cạnh tranh khốc
liệt, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn và thách thức.
Trong đó, vấn đề về nguồn vốn luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu, vì vậy
để thu hút được các nhà đầu tư thì các doanh nghiệp phải có chiến lược kinh
doanh khôn ngoan. Nói như vậy không có nghĩa là các công ty chỉ cần có Báo
cáo tài chính đẹp mà các báo cáo cần phải vững mạnh, minh bạch, công khai
vì ngày nay các nhà đầu tư ngày càng cẩn thận hơn trong việc đưa ra quyết
định đầu tư của mình.
Để đáp ứng được nhu cầu cung cấp một hệ thống Báo cáo tài chính đẹp
cả về chất lẫn hình thức, thì hệ thống tài chính kế toán của công ty phải mạnh
và hoàn thiện. Như vậy, điều cần thiết là phải đào tạo một đội ngũ kế toán
chuyên nghiệp vì kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý tình
hình tài chính, có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có như vậy thì doanh
nghiệp mới có thể xây dựng được hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả, hệ
thống thông tin kế toán có hoạt động chặt chẽ thì mới ngăn chặn được rủi ro,
sai sót và gian lận, đảm bảo cung cấp thông tin đầu ra chính xác và an toàn. Hệ
thống thông tin kế toán có nhiều chu trình, trong đó chu trình doanh thu và chi
phí là hai chu trình quan trọng. Phân tích các hoạt động kinh tế trong hai chu
trình trên giúp ta tìm ra những mặt mạnh để tiếp tục phát huy, đồng thời phát
hiện thiếu sót còn tồn tại từ đó có thể áp dụng những biện pháp khắc phục.
Bên cạnh đó, công ty có thể đề ra những giải pháp để ngăn ngừa và giảm thiểu
ngày càng triệt để các rủi ro, gian lận sai sót, giúp cho hệ thống thông tin kế
toán của công ty ngày càng hoàn thiện hơn, góp phần không nhỏ trong việc
thu hút vốn đầu tư, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh giúp công ty phát
triển.
Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong kế toán nói
chung và trong hai chu trình doanh thu, chi phí nói riêng, nên em đã chọn đề
tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và chi
phí tại Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586
tại Cần Thơ” để thấy được điểm mạnh và hạn chế của hệ thống thông tin kế
toán trong hai chu trình nhằm giúp công ty phát huy điểm mạnh và khắc phục
điểm yếu, hoàn thiện hệ thống hơn và giúp công ty ngày một phát triển hơn.
12


1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Đề tài Phân tích hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu và
chi phí tại Chi nhánh Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 586 tại
Cần Thơ nhằm tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống thông tin kế toán
trong hai chu trình từ đó giúp phát huy điểm mạnh và đề ra giải pháp khắc
phục điểm yếu nâng cao chất lượng hệ thống thông tin của đơn vị.

1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Phân tích các hoạt động trong chu trình doanh thu, chi phí từ đó rút ra
nhận xét ưu nhược điểm của từng chu trình.
- Phân tích rủi ro có thể xảy ra trong chu trình và đề ra thủ tục kiểm soát
nhằm hạn chế và khắc phục rủi ro.
- Đề ra những giải pháp để hoàn thiện hơn tổ chức hệ thống thông tin
trong hai chu trình, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của đơn vị.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Chi nhánh Công ty CP xây dựng
công trình giao thông 586 tại Cần Thơ.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
- Đề tài được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 11 năm 2014.
- Số liệu sử dụng trong giai đoạn 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu “Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
và chi phí tại chi nhánh công ty CP xây dựng công trình giao thông 586 tại
Cần Thơ”.

13


Chương 2
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin kế toán
2.1.1.1 Một số khái niệm
a. Khái niệm hệ thống
Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phần, thành phần có mối quan
hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định (Nguyễn Thúy An,

2013, trang 4).
b. Khái niệm hệ thống thông tin (HTTT)
Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ
liệu, lưu trữ các dữ liệu để cung cấp thông tin cho những người sử dụng có
liên quan (Nguyễn Thúy An, 2013, trang 4).
c. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ
liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin
kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp
(Nguyễn Thúy An, 2013, trang 9).
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
các đặc tính như sau:
- Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ
chức bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
- Đầu vào: Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí…
- Quy trình xử lý:
+ Thu thập dữ liệu: Lập chứng từ ghi nhận họat động
+ Phân tích ảnh hưởng tài chính: Ghi nhật ký
+ Ghi chép theo phân loại tài chính: Ghi sổ tài khoản
+ Kiểm tra đối chiếu: Kiểm tra số liệu kế toán
+ Tổng hợp, lập báo cáo: Lập báo cáo kế toán
14


+ Truyền thông
- Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy fax, máy quét mã vạch…
- Con người: Dù trong bất cứ hệ thống nào cũng cần phải có con người
tham gia. Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống

kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo
mật, bảo trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
- Môi trường hệ thống: Hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của
doanh nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông
tin kế toán.
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm các chức năng sau:
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liện quan. Cụ
thể hệ thống cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh
nghiệp, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, việc kiểm soát thực
hiện kế hoạch và cho việc điều hành hoạt động hằng ngày.
- Kiểm soát:
+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản, vât chất thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, kip
thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
- Theo đối tượng cung cấp thông tin
+ Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống sẽ cung cấp những
thông tin chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài.
+ Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống sẽ cung cấp những thông
tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
- Theo phương tiện xử lý
+ Hệ thống kế toán xử lý thủ công: nguồn nhân lực chủ yếu là con người.
+ Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công: nguồn nhân lực chủ yếu là
máy tính.
15

+ Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: bao gồm con người và
máy tính.
2.1.2 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
2.1.2.1 Hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có 4 sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: nhận đặt hàng từ khách hàng; giao
hàng hoặc dịch vụ cho khách hàng; yêu cầu khách hàng thanh toán; nhận
tiền thanh toán (Lê Phước Hương, 2011, trang 5).
* Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng
Đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu
cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối
cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác
định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán
chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho
phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Như vậy tham gia vào
hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng
thuộc chức năng tài vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng của khách hàng
và lệnh bán hàng.
* Giao hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng.
Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gởi hàng này cho khách hàng theo địa điểm
chỉ định. Trước khi tiến hánh đóng gói gởi hàng, bộ phận gởi hàng lập giấy
gởi hàng.
* Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu của khách hàng
Đây là bước công việc thứ ba trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng

được gởi cho khách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa
đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho
hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối
chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động

16


bán háng thực sự không hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán
phải thu ghi sổ phải thu khách hàng.
* Nhận tiền thanh toán của khách hàng
Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gởi séc
thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập abng3 kê nhận
séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán
phải thu. Thủ quỷ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải
thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a. Các bộ phận tham gia
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trogn chu trình cần chú ý đến
các chức năng của các bộ phận có liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
- Bộ phận bán hàng: Đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với
khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán… nhận
các đặt hàng của khách hàng, lập “lệnh bán hàng”
- Bộ phận tín dụng: Trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra
và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét “bảng phân tích khoản
phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng,
xác định dự phòng phải thu khó đòi cho doanh nghiệp.
- Bộ phận tài vụ: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá
hàng bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi

nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các
chứng từ điều chỉnh giảm. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức
năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải
được kiểm soát cẩn thận.
- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận quản lý hàng trong kho
- Bộ phận gởi hàng: Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp
hoặc thuê đơn vị vận tải chuyển hàng cho khách hàng. Thông thường bộ phận
này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm
soát nội bộ với hàng tồn kho.
- Bộ phận nhận hàng: Trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận
nhận hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng
nhận trên phiếu nhập kho.
17


- Bộ phận lập hóa đơn: Đây là bộ phận được ủy quyền lập hóa đơn bán
hàng hoặc các chứng từ điều chỉnh giảm.
- Bộ phận kế toán phải thu: Đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết
phải thu khách hàng, lập các “báo cáo khách hàng” và báo cáo “phân tích
khoản phải thu theo thời hạn nợ”.
- Bộ phận ghi sổ cái: Đây là bộ phận giữ, ghi chép sổ cái và thực hiện
các hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
- Bộ phận thư tín: Một số doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng cách
gửi séc qua bưu điện. Vì vậy doanh nghiệp phải lập một bộ phận nhận và mở
séc thanh toán, lập bảng kê “tiền thanh toán”. Bộ phận này cần phải độc lập
với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là séc thanh toán.
- Bộ phận thủ quỹ: Đây là bộ phận nhận tiền thu, thực hiện các thủ tục
gởi và ngân hàng.
b. Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng

theo 2 kiểu: Hệ thống thanh toán theo hóa đơn và hệ thống chuyển số dư.
* Hệ thống thanh toán theo hóa đơn
Tổ chức theo hệ thống này, người mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo
từng hóa đơn bán hàng, còn người bán theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải
thu, đã thu, dự nợ chi tiết theo từng hóa đơn chưa thanh toán. Như vậy, báo cáo
khách hàng sẽ liệt kê tất cả hóa đơn chưa được thanh toán cho tới ngày báo cáo
và phân tích chúng theo thời hạn nợ (Lê Phước Hương, 2011, trang 18).
* Hệ thống thanh toán theo số dư
Trong hệ thống này khách hàng không thanh toán chính xác theo từng hóa
đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng. Báo cáo hàng tháng cũng
trình bày số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ nhưng không chi
tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo khách hàng chỉ liệt kê các hóa đơn phát
sinh trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dư đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo
khách hàng trước đó để tham khảo (Lê Phước Hương, 2011, trang 18).
Phương pháp này không cần theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, thường
thích hợp cho các công ty có số lượng khách hàng lớn, mỗi khách hàng phát
sinh mua nhiều lần, giá trị mỗi lần mua nhỏ.

18


c. Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để
cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu.
Thông tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin
nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những
thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định
điều hành hoạt động.
Với mục đích này trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được
phân thành ba loại theo mục tiếu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt

động xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình,
* Báo cáo kiểm soát
Trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông tin để kiểm soát
được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ
liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra người kiểm soát cũng cần kiểm soát được
việc truy cập dữ liệu của hệ thống. Chính vì vậy hệ thống cần lập báo cáo
kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lưu
trữ dữ liệu (Lê Phước Hương, 2011, trang 19).
- Ở mức độ tổng quát, người ta lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo
tổng doanh thu bán hàng, hoặc báo cáo tổng hash (tổng mẫu tin, tổng số hóa
đơn)… trong tập tin xử lý.
- Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, người ta lập báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả cá nghiệp vụ bán hàng, khách hàng thanh
toán,cũng như tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng khách hàng.
Báo cáo này có tác dụng: (1) dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai
sót hoặc gian lận khi xử lý của kế toán, (2) dùng để nhắc nhở với người mua,
hoặc đề ra các biện pháp phù hợp để khuyến khích người mua thanh toán sớm.
* Báo cáo đặc biệt
Báo cáo này được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử dụng thông
tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để người sử dụng ra quyết
định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông thường, loại báo cáo này
bao gồm:
- Báo cáo khách hàng: báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc
khách hàng thanh toán với doanh nghiệp. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp
vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải trả theo
tổng số và theo từng khách hàng. Báo cáo này có tác dụng: (1) dùng để đối
19


chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán, (2)

dùng để nhắc nợ với người mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến
khích người mua thanh toán sớm (Lê Phước Hương, 2011, trang 19).
- Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: báo cáo phân tích
khoản phải thu của từng người mua theo mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2
tháng, 3 tháng…). Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng với mục
đích: (1) bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của người mua để có
những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp, (2) báo cáo là căn cứ
để phân tích xác định nợ phải thu khó đòi (Lê Phước Hương, 2011, trang 19).
- Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán: báo cáo này do
nhân viên nhận thư lập căn cứ vào “giấy báo trả tiền” trong ngày của các
khách hàng. Như vậy báo cáo sẽ cung cấp “số tổng kiểm soát” tiền khách hàng
thanh toán nợ trogn ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu
ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản phải thu khách hàng (Lê Phước Hương,
2011, trang 20).
- Báo cáo phân tích bán hàng: báo cáo phân tích doanh thu bán hàng
theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá như phân tích bán hàng (giá vốn,
lãi gộp) theo từng người mua, theo từng chủng loại hàng bán, theo người bán,
hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản
lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo người bán, hoặc hiệu quả
của khuyến mãi, quảng cáo…(Lê Phước Hương, 2011, trang 20).
- Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không
liên quan đến tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán
hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời
khách hàng), thời gian giao hàng…
d. Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
- Ghi chép bằng tay: Tùy theo mỗi hình thức kế toán mà doanh nghiệp
áp dụng ghi chép bằng tay vào các sổ sách kế toán tương ứng, thông thường là

sổ cái, các sổ chi tiết, các sổ nhật ký… Các loại sổ này bằng giấy và được ghi
chép bằng tay. Căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát
sinh vào các sổ phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển
các số liệu này vào sổ chi tết, các tài khoản có liên quan trong sổ cái.
20


- Ghi chép bằng máy: Việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập
tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy
số liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo. Trong hệ
thống kế toán được tin học hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một hình thức kết
xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lưu trữ bằng giấy tờ
các dữ liệu đã được xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu như hình thức
kế toán bằng tay thông thường. Chình vì vậy, chất lượng của hệ thống kế
toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu. Trong chu trình doanh thu
thông thường sử dụng 2 tập tin chính (khách hàng và hàng tồn kho) và một
số tập tin nghiệp vụ.
2.1.3 Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí
2.1.3.1 Hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép các sự kiện
liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ. Có 4 sự kiện kinh tế xảy ra
trong chu trình chi phí (Lê Phước Hương, 2011, trang 33):
* Đặt hàng với nhà cung cấp
Trước khi đặt hàng với nhà cung cấp phải có nhu cầu của bộ phận trong
doanh nghiệp. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa,
nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên
thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ
sung hàng tồn kho. Yêu cầu mua hàng sẽ được gởi về bộ phận mua hàng và
phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu.
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng xem xét và nếu chấp

thuận, bộ phận mua hàng sẽ chọn nhà cung cấp. Sau khi lựa chọn nhà cung
cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gởi cho nhà cung cấp để
xác định các yêu cầu về hàng mua, yêu cầu liên quan đến việc giao hàng. Nếu
đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận thì nó trở thành hợp đồng pháp lý
ràng buộc giữa các bên.
* Nhận hàng
Khi nhà cung cấp giao hàng tại đại điểm được chỉ định trong đặt hàng,
bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chât lượng hàng, lấy đơn
đặt hàng đối chiếu với giấy gởi hàng của nhà cung cấp để quyết định chấp
nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt
động mua hàng kết thúc.

21


Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho hoặc báo cáo
nhận hàng để báo cáo về hàng nhận. Chứng từ này ghi số liệu thực nhập được
làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho.
* Ghi nhận nợ phải trả
Khi nhà cung cấp gởi hóa đơn bán hàng hay phiếu yêu cầu thanh toán, kế
toán phải trả đối chiếu, kiểm tra hóa đơn bán hàng với các chứng từ liên quan
như phiếu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và lập chứng từ thanh toán
cho nhà cung cấp. Kế toán phải trả tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung
cấp. Tổ chức theo dõi phải trả nhà cung cấp có hai kiểu: hệ thống theo dõi theo
người bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
* Thanh toán cho nhà cung cấp
Khi đến hạn thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục tùy
theo kiểu hệ thống theo dõi (theo người bán hay theo chứng từ). Bộ phận kế
toán phải trả khi nhận được chứng từ thanh toán trả về từ phòng tài vụ sẽ ghi
sổ chi tiết phải trả người bán. Nếu đã thanh toán hết, chứng từ thanh toán sẽ

được lưu trong hồ sơ chứng từ thanh toán đã quyết toán. Hàng tháng, bộ phận
kế toán phải trả cộng sổ chi tiết phải trả người bán và chuyển số tổng về bộ
phận kế toán tổng hợp. Phòng tài vụ cũng cộng sổ nhật ký chi tiền, hàng tháng
và chuyển số tổng về bộ phận kế toán tổng hợp. Bộ phận này đối chiếu, kiểm
tra số liệu và ghi vào sổ cái.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a. Các bộ phận tham gia
- Bộ phận yêu cầu: Đây là bộ phận phát hành các “yêu cầu mua hàng”
làm căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có
thể là hàng tồn kho hoặc bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp có nhu cầu
cần bổ sung nguyên vật liệu, hàng hóa…
- Bộ phận mua hàng: Đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung
cấp, xác định các điều kiện kiên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện
thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành… Sau khi lựa chọn nhà cung cấp và
các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đơn đặt hàng” gửi
cho nhà cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận
hàng nhằm xác định, kiểm tra, ủy quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong
xử lý nghiệp vụ mua hàng.
- Bộ phận nhận hàng: có chức năng nhận đếm, kiểm tra chất lượng hàng
và lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) cho số hàng nhận được.
22


Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và
số lượng trên “Đơn đặt hàng” để có thể xử lý tiếp nghiệp vụ mua hàng. Để
nâng cao hiệu quả kiểm soát chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi
chức năng kho hàng.
- Bộ phận kho hàng: Đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
hàng trong kho của doanh nghiệp. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo
quản lý, thủ kho phải ký nhận vào “phiếu nhập kho”, ghi chép vào thẻ kho và

sau đó gửi phiếu nhập kho cho kế toán theo dõi hàng tồn kho.
- Bộ phận kế toán phải trả: có chức năng theo dõi việc thanh toán với
người bán. Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người
bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng. Dù được tổ chức
theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán
phải trả phải đối chiếu 4 loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đơn đặt hàng”,
“Phiếu nhập kho”, “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm thủ tục
thanh toán.
- Bộ phận tài vụ: có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc
phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu các chứng từ liên quan,
chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh
toán.
b. Các kiểu tổ chức theo dõi nợ phải trả
Có 2 kiểu tổ chức theo dõi nợ phải trả: hệ thống theo dõi theo người bán
và hệ thống theo dõi theo từng chứng từ
* Hệ thống theo dõi theo người bán
Là hệ thống mà các hóa đơn bán hàng được phân loại ban đầu để thei dõi
và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết để theo dõi chi
tiết quan hệ thanh toán theo từng nhà cung cấp như: từng lần mua, từng lần
thanh toán, số dư hiện hành theo từng người bán…(Lê Phước Hương, 2011,
trang 45).
Hệ thống này có ưu điểm là theo dõi rõ ràng quan hệ thanh toán theo
từng người bán, dễ dàng cung cấp số nợ theo từng người bán. Tuy nhiên
nhược điểm của nó là khó khăn theo dõi theo dõi số nợ tới thời hạn thanh toán,
do đó nhiều khi không thanh toán kịp thời để hưởng các khoản ưu đãi (chiết
khấu…) và do đó sẽ khó khăn khi cung cấp thông tin để tổng hợp nhu cầu cần
tiền thanh toán theo từng mốc thời gian như hàng ngày, hàng tuần.

23

* Hệ thống theo dõi theo từng chứng từ
Đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hóa đơn bán hàng. Hóa
đơn bán hàng sẽ được phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc
phân loại này theo trên theo chứng từ (Lê Phước Hương, 2011, trang 45).
Ưu điểm của hệ thống này là kiểm soát được việc thanh toán, đảm bảo
thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin để lập yêu cầu cần tiền thanh toán
chính xác. Vì vậy kiểu tổ chức này tạo kiểm soát nội bộ rất tốt. Tuy nhiên có
nhược điểm là do cứ mỗi chứng từ thanh toán được lập cho mỗi hóa đơn bán
hàng nên hình thức này rất mất thời gian khi lập chứng từ thanh toán. Ngoài ra
hình thức này không sử dụng sổ chi tiết từng người bán nên khó khăn khi tổng
hợp toàn bộ số dư theo từng người bán.
c. Báo cáo
Giống như chu trình doanh thu, chu trình chi phí cũng bao gồm ba kiểu
báo cáo: báo cáo kiểm soát, báo cáo ghi chép, báo cáo đặc biệt.
* Báo cáo kiểm soát
Báo cáo này tóm lược những thay đổi trong một tập tin. Nhân viên kế
toán sử dụng báo cáo kiểm soát để xác định các thay đổi là chính xác hoặc
chắc chắn không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót khi xử lý (Lê Phước Hương,
2011, trang 46).
* Báo cáo ghi chép
Báo cáo này liệt kê theo loại tất cả các nghiệp vụ được ghi chép trong
một kỳ. Nó thể hiện số liệu đã ghi trên sổ cái và do đó nó là một dấu vết kiểm
toán. Các loại báo cáo ghi chép trong chu trình chi phí là ghi chép sức đã phát
hành thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo ghi chép tất cả các đơn đặt hàng,
báo cáo ghi chép nhận hàng, báo cáo ghi chép chứng từ thanh toán (Lê Phước
Hương, 2011, trang 47).
* Báo cáo đặc biệt
Là những báo cáo giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch trả tiền cho nhà
cung cấp. Nó bao gồm báo cáo hóa đơn chưa xử lý, báo cáo chứng từ thanh

toán, báo cáo tổng hợp nhu cầu cần tiền thanh toán. Ngoài ra hệ thống thời
gian thực hiện thêm báo cáo tham vấn về nhà cung cấp (Lê Phước Hương,
2011, trang 47).

24


d. Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
Nếu xử lý bằng tay: các loại sổ kế toán bằng giấy và được ghi chép bằng
tay. Nếu xử lý bằng máy: người ta sử dụng các tập tin dự liệu để lưu trữ và xử
lý nghiệp vụ.
2.2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp được lấy từ Báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh qua năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm
2014 của Chi nhánh Công ty CP XD CTGT 586 tại Cần Thơ. Ngoài ra, đề tài
còn sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát đối với công tác kế toán tại
công ty.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả
Là các phương pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình
bày, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tượng
nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức như: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ.
2.2.2.2 Phương pháp so sánh
Là phương pháp chủ yếu thường được dùng nhiều trong phân tích kinh tế
nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một
chi tiêu gốc… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ được tiến hành và phân

tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những
con số được sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phương pháp này đòi hỏi các
chi tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phương pháp tính
toán, cùng đơn vị đo lường và cùng trong khoản thời gian tương xứng.

25