Ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương

Lời cảm ơn

Chuyên đề thực tập này hoàn thành đợc là do sự chỉ bảo,
hớng dẫn của các thầy, các cô, của các cán bộ ở cơ quan thực tế,
của bạn bè-những ngời đã mang đến sự giúp đỡ, hỗ trợ liên tục
trong suốt thời gian thực tập.
Tôi xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các
thầy cô giáo trong bộ môn Tin học kinh tế-Trờng Đại học Kinh
Tế Quốc Dân về sự chỉ dạy, hớng dẫn tận tình.
Tôi cũng xin vô cùng cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn
đã tận tình giúp đỡ, đã dùng tất cả tâm huyết của một nhà giáo
để hớng dẫn, truyền đạt, chỉ bảo tất cả các vấn đề cốt lõi, t tởng
chủ đạo và cách thức triển khai khi nghiên cứu đề tài. Nhờ đó
mà tôi có điều kiện để hoàn thành tốt đề tài này.
Tôi cũng chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể
các cô, các chú, các anh chị trong Phòng Lập trình-Trung tâm
Tính toán Thống kê Trung Ương đã quan tâm, giúp đỡ cung
cấp tài liệu cho việc hoàn thành chuyên đề này. Đặc biệt tôi xin
tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Chú Phạm Thế Năng-trởng phòng
Lập trình và Anh Võ Đình Hoàng-những ngời đã tận tâm chỉ
bảo, hớng dẫn tôi từ kiến thức lý thuyết đến áp dụng thực tế
trong đề tài.
Cuối cùng tôi xin đợc cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp tôi
thực hiện đợc đề tài.
Chuyên đề này đợc viết với thời gian và kinh nghiệm có
hạn, tất không thể tránh khỏi những thiếu sót, những hạn chế về
mặt kỹ thuật cũng nh trình bầy. Vì vậy tôi rất mong nhận đợc


những ý kiến đóng góp, phê bình quí báu từ phía các thầy cô
giáo và bạn bè với mong muốn rút ra những kinh nghiệm cho

bản thân và ngày một hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 6/2000
Sinh viên:
Hoàng Thế Anh

Lời nói đầu
Chúng ta đang sống trong một xã hội mà với tốc độ gia tăng nh
vũ bão về công nghệ thông tin. Ngày nay con ngời làm việc khó có thể
tách rời với thông tin. Có thể nói hai chữ Thông tin đóng một vai trò
rất lớn trong sự thành bại về kinh doanh và cạnh tranh của các doanh
nghiệp. Công nghệ thông tin đã thực sự tác động đến mọi mặt của đời
sống kinh tế-xã hội ở nớc ta mà nhờ đó đã đem lại những hiệu quả


thiết thực trong quá trình quản lý nền kinh tế-xã hội nói chung và ở
các cơ quan nói riêng. Năm 1986, Richard Mason-giáo s về hệ thống
thông tin và là nhà t vấn cho các hãng lớn ở Mỹ và Canada có viết:

Ngày nay trong xã hội của chúng ta, có nhiều nhân viên
thu thập, xử lý và phân phối thông tin hơn bất cứ một nghề nào
khác. Hàng triệu máy tính đợc lắp đặt trên thế giới và nhiều
triệu km cáp quang, dây dẫn và sóng điện từ kết nối con ngời,
máy tính cũng nh các phơng tiện xử lý thông tin lại với
nhau.Xã hội của chúng ta thực sự là xã hội thông tin, thời đại
của chúng ta là thời đại thông tin.
Nếu nh ở vào khoảng những năm 70 đầu thế kỷ thứ XX này, các
cơ quan, các doanh nghiệp tập trung sự cố gắng của họ vào tự động
hóa những công việc thủ công thì trong những năm gần đây, họ lại đầu
t lớn cho những công việc mà có sự trợ giúp của lao động trí óc. Sự
phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện

mạo các nghành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất
xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin. Những khái
niệm về Cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ t, Fax, hệ chuyên gia, vệ
tinh viễn thông và tin học, Internet là những công cụ xử lý thông tin
mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay. Giờ đây Hệ thống quản lý
dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơ
quan hay của một doanh nghiệp hiện đại nào. Vì mức độ quan trọng
của nó mà ngời ta đã ví nó nh một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của
cơ quan. Mà cơ quan bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại đợc. Chúng
ta hãy tởng tợng điều gì sẽ xảy ra đối với một ngân hàng không còn
nhớ nổi những ai đã vay tiền của họ. Rõ ràng là các cơ quan phải có trí
nhớ, bởi đó là những kho dữ liệu lu trữ hàng tỷ tỷ những điều chi tiết


cần thiết cho kinh doanh nghiệp vụ và ra quyết định. Hãy tham khảo ý
kiến của ông Thomas Watson, Js, nguyên chủ tịch công ty IBM đã
nói:

Toàn bộ giá trị của công ty này nằm trong đội ngũ cán bộ
công nhân viên và những tệp dữ liệu. Dù tất cả các nhà cửa, văn
phòng của công ty bị cháy trụi nhng vẫn giữ đợc những con ngời
và những tệp dữ liệu thì chẳng bao lâu chúng ta sẽ lại trở nên
hùng mạnh nh xa.
Nh vậy, ngày nay thông tin đã trở thành một vấn đề sống còn
đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là trong lĩnh
vực quản lý kinh tế. Nó quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp
trên thơng trờng nếu họ biết sử dụng thông tin nh thế nào sao cho đạt
hiệu quả nhất. Vì thế cho nên các doanh nghiệp lớn hiện nay đều có
riêng một bộ phận chuyên về xử lý thông tin. Có những hãng chuyên
về cung cấp các dịnh vụ thông tin đáp ứng sự thay đổi trên phạm vi

toàn cầu. Thông tin là cần thiết và chúng ta cần có những phơng tiện
quản lý và xử lý nó?
Tổng cục Thống kê là một cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức và
thực hiện điều tra thống kê nhằm đa ra các dự báo và kế hoạch phát
triển cho những năm tới. Do nhu cầu xử lý các số liệu thống kê là rất
lớn cho nên Tổng cục Thống kê đã thành lập Trung tâm Tính toán
Thống kê trung Ương nhằm trợ giúp xử lý các công việc dới ứng dụng
của máy tính.
Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Tính toán Thống kê
Trung Ương, đợc sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của thầy giáo Đoàn
Quốc Tuấn, chú Phạm Thế Năng-Trởng phòng Lập trình cùng các cô
chú anh chị trong Trung tâm đã giúp tôi hoàn thành đề tài:


ứng dụng tin học trong công tác quản lý, điều tra lý lịch cán bộ
công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương
Đề tài gồm có các phần chính nh sau:
Chơng I: Cơ sở phơng pháp luận phân tích, thiết kế và cài đặt
hệ thống thông tin quản lý.
Chơng này tôi trình bày một số lý luận chung về hệ thống thông
tin phục vụ quản lý, các bớc để phân tích, thiết kế, cài đặt hệ thống
thông tin quản lý.
Chơng II: Khảo sát hệ thống thông tin ở Trung tâm Tính toán
Thống kê Trung Ương.
Trong chơng này tôi giới thiệu khái quát về cơ quan mình thực
tập, về hệ thống thông tin và các quy trình xử lý chính của Trung tâm
Tính toán Thống kê TrungƯơng.
Chơng III: Phân tích hệ thống thông tin quản lý điều tra lý lịch
công viên chức tại Trung tâm Tính toán Thống kê Trung Ương.
Chơng này tôi đa ra bài toán, nhiệm vụ của bài toán, các sơ đồ

luồng dữ liệu, mô hình dữ liệu và mô hình quan hệ của bài toán. Đồng
thời tôi cũng nêu sự lựa chọn ngôn ngữ để viết và chọn hệ quản trị cơ
sở dữ liệu.
Chơng IV: Thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin quản lý,
điều tra lý lịch công viên chức.
Trong chơng này nội dung chính là đi thiết kế các tập tin cơ sở
dữ liệu, thiết kế các thuật toán chính và giao diện màn hình.
Đề tài đợc hoàn thành dới sự hớng dẫn của thầy giáo Đoàn
Quốc Tuấn cùng sự giúp đỡ của các cán bộ tại Trung tâm Tính toán
Thống kê Trung Ương. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian, hơn
nữa kiến thức còn ít ỏi, kinh nghiệm còn non nớt nên chắc chắn không


tránh khỏi nhiều thiếu sót. Mong rằng với sự giúp đỡ của các thầy cô
giáo, các cán bộ hớng dẫn và các bạn của tôi sẽ có điều kiện sửa chữa,
bổ xung hoàn thiện đề tài.

Chơng I
Cơ sở phơng pháp luận phân tích thiết kế
và cài đặt hệ thống thông tin quản lý
A.Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
I.Khái niệm hệ thống thông tin

I.1.Thông tin:


Thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới
về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh.
Đối
Đối tượng

tượng đư
đư
ợc
phản
ánh
ợc phản ánh

Phản ánh
Tri thức hoá

Chủ
Chủ thể
thể nhận
nhận
phản
ánh
phản ánh

Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa
đối với một đối tợng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tợng
trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể.
Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm
giúp cho ngời lãnh đạo đa ra đợc những quyết định đúng đắn, kịp thời
trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính
xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đa ra đợc những quyết
định phù hợp với yêu cầu của các lĩnh vực và đối tợng quản lý trong
một phạm không gian và thời gian.

I.2.Các đặc trng của thông tin:
Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần

phải tìm hiểu các đặc trng cơ bản của thông tin nh sau:

Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tợng của thông
tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất
định về hệ thống ngày càng giảm.
Thông tin phải đợc định hớng rõ ràng.
Thông tin phải có tính thời điểm. Điều đó có nghĩa là thông
tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài.
Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa
trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó.


Thông tin thể hiện tính tổ chức bởi vì thông tin tạo nên sự liên
hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng một vai
trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống.
Thông tin mang tính tơng đối. Thông tin đợc tạo ra và truyền
đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây
ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích
giữa các bên đã làm cho thông tin chỉ phản ánh đợc một cách tơng
đối về đối tợng đợc phản ánh.
II.Hệ thống thông tin

II.1.Khái niệm hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp tất cả những đối tợng và thiết
bị có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và
phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình
hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ
chức.
Các hệ thống thông tin có thể là hoàn toàn thủ công hay dựa
trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử ra thì hệ thống thông tin còn có

con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy tắc, thủ tục, phơng
pháp và mô hình toán học để xử lý các dữ liệu, quản lý, phân phát và
sử dụng thông tin. Hầu hết các hệ thống thông tin đều đợc gọi là hệ
thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý.
Đầu vào của hệ thống thông tin (dữ liệu) đợc lấy từ các nguồn
và đợc sử dụng bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu
trữNguồn
từ trớc.
Kết quả xử lý (đầu ra) đợc chuyển đến các nơi nhận hoặc
thông
Nguồn
thông
tin
tin

đợc cập nhật vào kho dữ liệu. Có thể mô tả các yếu tố cấu thành nên
hệ thống thông tin qua hình vẽ sau:
Thu
Thu thập
thập
thông
thông tin
tin

Xử
Xử lý
lý
thông
thông tin
tin

Kho
Kho dữ
dữ liệu
liệu

Phân
Phân phát
phát
thông
thông tin
tin

Nơi
Nơi nhận
nhận
thông
thông tin
tin


II.2.Phân loại các hệ thống thông tin trong một tổ chức
II.2.1.Theo mô hình chính thức và phi chính thức:
Theo tiêu thức này thì hệ thống thông tin đợc chia ra thành:
Hệ thống thông tin chính thức: Là những hệ thống thông tin
tồn tại theo những quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ.
Hệ thống thông tin phi chính thức: Là những hệ thống thông
tin mà nó không tuân theo bất cứ một quy định hay một thông lệ
chuẩn nào.
II.2.2.Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:

Theo cách phân loại này, hệ thống thông tin đợc chia ra thành
năm hệ thống sau:
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (Transactional
Information System): Đây là hệ thống chịu trách nhiệm thực hiện các
hoạt động sản xuất phù hợp với đầu ra của doanh nghiệp. Vì thế hệ
thống còn có tên gọi là hệ thống tác nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information
System): Là hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý.
Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định quản lý
(Managerial Decision Support System): Hệ thống này đợc thiết kế để


đáp ứng nhu cầu thông tin của các giám đốc. Một hệ thống trợ giúp ra
quyết định sẽ phải trợ giúp cho mọi giai đoạn của quá trình ra quyết
định bao gồm các thiết bị trợ giúp hiệu quả và giúp cho việc truy nhập
dữ liệu đồng thời làm mới chúng cũng nh trợ giúp mối liên hệ giữa
những ngời ra quyết định.
Hệ thống chuyên gia (Expert System): Hay còn gọi là hệ
thống cơ sở trí tuệ có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo. Đó
là kết quả của những cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học
những tri thức của một chuyên gia về lĩnh vực nào đó. Hệ thống
chuyên gia đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy
diễn.
Hệ thống thông tin tạo lập thế cạnh tranh (Competition
Information System): Ngoài việc trợ giúp các hoạt động quản lý bên
trong các tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể đợc sử dụng nh một
trợ giúp chiến lợc. Ngời ta gọi những hệ thống nh vậy là hệ thống tăng
cờng khả năng cạnh tranh hay hệ thống thông tin chiến lợc. Đối với hệ
thống này, ngời sử dụng có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp
và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành-những ngời ngoài hệ

thống. Nếu nh các hệ thống đợc xác định trớc đây có mục đính trợ
giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cờng sức
cạnh tranh là những công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lợc. Chúng
cho phép tổ chức thành công trong việc cạnh tranh với các lực lợng đối
lập thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh
tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành
II.2.3.Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
Gồm có các loại hệ thống sau:


Hệ thống thông tin tài chính (Financial Information System)
Hệ thống thông tin Marketing (Marketing Information
System)
Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực (Human
Resouces Information System)
Hệ thống thông tin quản lý sản xuất (Production &
Manufacturing Information System)
Hệ thống thông tin văn phòng (Official Information System)

II.3.Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Để mô tả hệ thống thông tin, ngời ta đã dùng các mô hình sau:
II.3.1.Mô hình lô gíc:
Mô hình lô gíc thể hiện hệ thống ở những quan điểm nh: Hệ
thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý cần phải thực hiện? Các
kho chứa kết quả hoặc để lấy ra từ đó các dữ liệu cho các xử lý, thông
tin mà hệ thống sản sinh ra Nói chung, mô hình này không quan
tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh địa điểm hay thời điểm dữ liệu
đợc xử lý mà những cái cần quan tâm lại xuất phát từ góc độ quản lý.
II.3.2.Mô hình vật lý ngoài:

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc
của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh
hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống,
phần cứng đợc sử dụng. Khác với mô hình lô gíc là mô hình này có
chú ý đến mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về các thời điểm mà
các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mặt khác, tuỳ theo hoàn
cảnh mà chúng ta đa ra các mô hình vật lý ngoài có khả năng thoả
mãn mô hình lô gíc đã cho. Tất nhiên các mô hình vật lý này không tơng đơng nhau về mặt chi phí, mức khả thi, hiệu lực và hiệu quả. Mà


quyết định chấp nhận mô hình vật lý ngoài này hơn mô hình vật lý
ngoài kia lại là kết quả lựa chọn của ngời sử dụng. Nh vậy ngời ta sẽ
phê chuẩn mô hình nào đáp ứng tốt nhất các ràng buộc về mặt tổ chức
cũng nh các mặt tài chính, kỹ thuật tổ chức và nhân sự.
II.3.3.Mô hình vật lý trong:
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ
thống song khác với mô hình vật lý ngoài là nó không phải là cái mà
ngời sử dụng có thể nhìn nhận ra đợc. Chẳng hạn đó là những thông
tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống nh
phần cứng, phần mềm, dung lợng kho lu trữ, tốc độ xử lý của thiết
bị là những cái mà ngời sử dụng không thể biết đợc. Hay là cấu trúc
chơng trình và ngôn ngữ thể hiện đều là những cái mà ngời sử dụng
không có quyền lựa chọn mà kết quả của sự lựa chọn chủ yếu là từ góc
độ kỹ thuật, nghĩa là câu trả lời là từ phía các chuyên viên kỹ thuật.
Với một mô hình vật lý tồn tại nhiều khả năng có thể của mô hình vật
lý trong. Tuy nhiên các mô hình đó không tơng đơng nhau. Một số có
chi phí lớn hơn, một số hoạt động có hiệu quả hơn. Do đó quyết định
lựa chọn mô hình nào là phụ thuộc vào sự cân nhắc kỹ thuật, chi phí
và hiệu quả.
Tóm lại, mỗi mô hình đem lại kết quả của một góc nhìn khác

nhau. Mô hình lô gíc là kết quả của góc nhìn quản lý. Mô hình vật lý
ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng. Mô hình vật lý trong là kết quả
của góc nhìn kỹ thuật. Cả ba mô hình trên đều có những mức độ ổn
định khác nhau, mô hình lô gíc ổn định nhất và mô hình vật lý trong
hay biến đổi nhất.
III.Các phơng pháp xây dựng hệ thông tin quản lý

III.1.Phơng pháp tổng hợp:


Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ
phận. Nhng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có
thể xây dựng đợc các mảng cơ bản trên cơ sở từng nhiệm vụ đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép đa dần hệ thống vào làm
việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác
không cần thiết.

III.2.Phơng pháp phân tích:
Trong phơng pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm
bảo logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chơng trình làm
việc và thiết lập các mảng làm việc cho chơng trình đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc thiết lập các
mảng làm việc một cách thủ công.
Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động đợc khi đa vào đồng thời
toàn bộ các mảng này.

III.3.Phơng pháp tổng hợp và phân tích:
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên.
Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao

tác cũng nh nhiệm vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo
đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống.
IV.Các bớc xây dựng hệ thông tin trong quản lý
Để xây dựng một hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý cần phải trải
qua bốn bớc sau:
Bớc 1: Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống. (Chiếm
10% lợng công việc). ở bớc này cần làm những công việc sau:
Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại, phát hiện các nhợc điểm
của nó để có thể đa ra các biện pháp khắc phục.


Xác định tính khả thi của đề án, từ đó định hớng cho các giai
đoạn sau.
Bớc 2: Phân tích hệ thống. (Chiếm 25% lợng công việc). Cần
làm những công việc sau:
Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại đang sử dụng.
Dựa trên các công cụ xây dựng lợc đồ khái niệm, trên cơ sở đó
tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới.
Bớc 3: Thiết kế xây dựng hệ thống. (Chiếm 50% lợng công
việc). Các công việc cần làm:
Thiết kế tổng thể: Yêu cầu
+ Xác định rõ các khâu phải xử lý bằng máy hay xử lý thủ công.
+ Xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
Thiết kế chi tiết: Nội dung gồm
+ Thiết kế các khâu xử lý thông tin thủ công trớc khi đa vào xử
lý bằng máy.
+ Xác định và phân phối các thông tin đầu ra.
+ Thiết kế các phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy.
Bớc 4: Cài đặt hệ thống mới. (Chiếm 15% lơng công việc). Bớc này cần làm các công việc sau:
Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử

dụng.
Vận hành chạy thử và bảo trì hệ thống.
Hớng dẫn đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.
V.ứng dụng tin học trong công tác quản lý
Trong hoàn cảnh thông tin quản lý ngày càng nhiều và đa dạng
nh hiện nay thì việc áp dụng phơng pháp quản lý thủ công, đơn điệu
một cách máy móc sẽ không thể đáp ứng đợc với nhu cầu thực tế.


Thông tin không đợc xử lý kịp thời dễ dẫn đến những quyết định sai
lầm làm ảnh hởng đến hoạt động của hệ thống. Việc áp dụng tin học
trong công tác quản lý sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống
lên rất nhiều.
Để ứng dụng tin hoc vào trong quản lý, ngời ta sử dụng 2 phơng
pháp cơ bản sau:
Phơng pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phơng pháp này sẽ
tin học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng nh thiết lập một cấu
trúc hoàn toàn tự động hoá thay thế cho cấu trúc cũ.
Ưu điểm: Các chức năng đợc tin học hoá một cách triệt để nhất,
đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh đợc sự d thừa
của thông tin.
Nhợc điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu t ban đầu
về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác, khi
thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những ngời
làm việc trong hệ thống-Đây là một yếu tố tơng đối khó vợt qua.
Phơng pháp tin học hoá từng phần: Phơng pháp này chỉ tin
học hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong
một tổ chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của
hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng so
với các phân hệ khác. Các phân hệ này thờng đợc cài đặt ứng dụng

trong hoạt động của hệ thống phân tán.
Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì các công việc đợc
phát triển tơng đối độc lập với nhau. Đầu t ban đầu không lớn.
Một trong những u điểm đợc đánh giá cao trong phơng pháp
này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc
của hệ thống nên dễ đợc chấp nhận. Mặt khác, sự phát triển và thay


đổi về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hởng đến hoạt động của phân
hệ khác nên tăng đợc tính mềm dẻo.
Nhợc điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống
do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và d thừa thông tin.
Trong thực tế, thờng ngời ta kết hợp cả 2 phơng pháp trên nhằm
giảm tối thiểu những nhợc điểm của từng phơng pháp. Nhng trong
quản lý kinh tế dù áp dụng theo phơng pháp nào thì cũng đều phải tính
đến sự phù hợp của phơng pháp đó với trình độ tổ chức, trình độ quản
lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của hệ thống đó.

B.Phân tích thiết kế hệ tin học quản lý
I.Lý do để phân tích một hệ thông tin quản lý
Có rất nhiều lý do để cho các nhà quản lý đa ra quyết định xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý mới. Song tựu chung lại, có thể
đa ra những lý do chính yếu sau:
Hệ thống thông tin hiện tại đang có những vấn đề quản lý
mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu cần phải
thiết kế mới hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin quản lý cần những yêu cầu mới về nhiều
lĩnh vực và do đó cần thiết phải thiết kế mới hệ thống.

Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học
công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động có hiệu quả hơn.
Nhà quản lý có những chính sách mới đa ra nhằm thiết kế
mới hệ thống thông tin có chất lợng cao hơn.
II.Mục đích của phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Nhằm hiểu rõ về hệ thống thông tin hiện có.
Xác định rõ các vấn đề và nguyên nhân thực sự của những
ràng buộc của hệ thống thông tin.
Đề xuất, đa ra các yếu tố của giải pháp.
Xây dựng mục tiêu cụ thể mà hệ thống thông tin mới cần
phải đạt đợc.
III.Các bớc của quá trình phân tích thiết kế hệ thống

III.1.Khảo sát thực tế
Nhằm để tìm hiểu mục đích hoạt động của hệ thống, những mục
tiêu cần tự động hoá cũng nh vạch rõ các ràng buộc về mặt kỹ thuật.
III.1.1.Khảo sát sơ bộ:
ở giai đoạn này, những câu hỏi quan trọng sẽ đợc đặt ra là:

Xác định những gì cần thực hiện để giải quyết vấn đề phù hợp
với tổ chức, ngời sử dụng và hệ thống thông tin?

Xác định phạm vi của bài toán.


Xác định tập thể ngời sử dụng-những ngời sẽ bị chi phối bởi

sự phát triển của hệ thống.

Viết báo cáo dựa trên những phát hiện của khảo sát ban đầu,

có đợc cái nhìn bao quát, đầy đủ dới góc độ quản lý của dự án để tiếp
tục chuyển sang giai đoạn tiếp theo.


III.1.2.Khảo sát chi tiết:
Giai đoạn này nhằm xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng
định những lợi ích cần đạt đợc.
ở giai đoạn này, chúng ta cần xác định rõ những gì ta quan tâm
để bản thân chúng ta và những ngời khác đều có khái niệm rõ ràng về
giới hạn công việc (những gì làm đợc, những gì cha làm đợc và những
gì đã vợt ra ngoài phạm vi vấn đề). Điều này thể hiện ở hai khía cạnh:
Thứ nhất là chức năng công việc. Thứ hai là các đơn vị tổ chức điều
hành các chức năng đó hoặc sử dụng những thông tin đợc cung cấp bởi
các chức năng đó.
III.1.3.Một số phơng pháp thờng dùng để khảo sát hiện trạng:

III.1.3.a.Phơng pháp phỏng vấn:
Phỏng vấn từng bộ phận trong hệ thống để từ đó có đợc sự hiểu
biết toàn bộ về hệ thống.
Ưu điểm: Nhanh chóng đem lại sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống
đang khảo sát.
Nhợc điểm: Đem lại ít kết quả nếu nh không chuẩn bị kỹ nội
dung phỏng vấn cũng nh dễ bị thất bại, lạc hớng nếu không có quan hệ
tốt với ngời đợc phỏng vấn.

III.1.3.b.Phơng pháp mẫu bản ghi:
Phơng pháp này dựa trên các bảng tờng thuật và theo kinh
nghiệm của mình, các nhà phân tích có thể chuẩn bị đa ra quyết định
trực tiếp.
Ưu điểm: Quyết định đợc đa ra nhanh chóng.

Nhợc điểm: Quá thiên về nhận xét chủ quan của nhà phân tích.

III.1.3.c.Phơng pháp bảng hỏi:


Lập một bảng câu hỏi sẵn để đa cho mọi ngời điền vào những
thông tin thích hợp.
Ưu điểm: Dễ thu đợc thông tin một cách chính xác về hệ thống.
Nhợc điểm: Việc tạo ra một bảng câu hỏi đầy đủ không phải là
một công việc đơn giản và hiệu quả của nó khó có thể đạt đợc đối với
những ngời thiếu kinh nghiệm.

III.1.3.d.Phơng pháp quan sát:
Quan sát chính thức: Là quan sát trực tiếp hệ thống đang làm
việc cũng nh những ngời vận hành hệ thống.



Quan sát không chính thức: Là quan sát các chồng giấy tờ

công văn, sự xắp xếp thời gian
Ưu điểm: Dễ thực hiện.
Nhợc điểm: Mất thời gian, gây ra khó chịu cho ngời bị quan
sát, dễ bị nhiễu do chủ quan cũng nh khách quan.

III.2.Phân tích nghiệp vụ
III.2.1.Phân tích sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD (Business
Fuction Diagram):
Bớc đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định các
chức năng nghiệp vụ cần đợc tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng.

Chức năng nghiệp vụ là một khái niệm logic chứ không phải là một
khái niệm vật lý, nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ đợc thực
hiện chứ không phải là nghiệp vụ đợc thực hiện ở đâu, nh thế nào hoặc
do ai làm.

Định nghĩa sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD: Là việc phân rã
có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu.
Mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần có thể đợc phân rã


thành các chức năng con, số mức phân rã phụ thuộc vào kích cỡ và độ
phức tạp của hệ thống.

Mục đích của sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD:
+ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích.
+ Để giúp tăng cờng cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ
thống. Các chức năng đợc xác định ở đây sẽ đợc dùng trong nhiều mô
hình sau này.
+ Để chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ
chức.

Một sơ đồ chức năng nghiệp vụ đợc coi là đầy đủ bao gồm:
+ Tên chức năng.
+ Các mô tả có tính chất tờng thuật.
+ Đầu vào của chức năng (dữ liệu).
+ Các sự kiện gây ra sự thay đổi.
III.2.2.Phân tích sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):
Bớc tiếp theo trong quá trình phân tích là xem xét chi tiết hơn về
thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu và những
thông tin cung cấp để thực hiện chúng. Công cụ mô hình đợc sử dụng

cho mục đích này là sơ đồ dòng dữ liệu DFD.

Định nghĩa sơ đồ DFD: Đây là mô hình về hệ thống có sự thể
hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu, các luồng thông tin, các xử lý ở mức
logic.
Điều đáng lu ý ở mô hình này là nó chỉ ra cách mà thông tin vận
chuyển từ chức năng này trong hệ thống sang một chức năng khác
đồng thời cũng chỉ ra những thông tin nào cần phải có trớc khi cho
thực hiện một hàm hay quá trình.


Mục đích của sơ đồ DFD: Sơ đồ DFD là một công cụ để trợ
giúp cho bốn hoạt động chính của nhà phân tích.
+ Phân tích: DFD đợc dùng để xác định yêu cầu của ngời sử
dụng.
+ Thiết kế: Nó cũng đợc dùng để vạch kế hoạch và minh họa
các phơng án cho nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế hệ
thống mới.
+ Liên lạc: Một trong những sức mạnh của DFD là tính đơn
giản, tính dễ hiểu của nó đối với ngời phân tích và ngời dùng.
+ Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu hình thức và
đặc tả thiết kế hệ thống là một nhân tố làm đơn giản hoá chính trong
việc tạo ra và chấp nhận những tài liệu nh vậy.

Một số ký pháp thờng dùng trong DFD:
+ Nguồn hay đích tới của dữ liệu:
Đích

Nguồn

+ Các xử lý (hay các tiến trình):
Tên
xử
lý

+ Dòng dữ liệu:
tên của dòng thông tin

+ Kho dữ liệu:
tên kho dữ liệu


+ Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức ở
bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu hệ thống, nhng có một số các hình thức
tiếp xúc với hệ thống. Tên của các tác nhân ngoài luôn ở dạng danh từ.
+ Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một tiến trình bên
trong hệ thống, đợc mô tả ở dạng khác của mô hình.

Các phơng pháp tạo ra

sơ đồ dòng dữ liệu:

+ Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF: Việc phân rã chức
năng trong sơ đồ BFD đợc dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình
xử lý hoặc tiến trình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD.
+ Dùng sơ đồ ngữ cảnh: Trong một số phơng pháp không dùng
sơ đồ chứ năng nghiệp vụ, ngời ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho
việc khởi đầu quá trình xây dựng một DFD. Nó có tên là sơ đồ ngữ
cảnh, thờng đợc bố trí trên một trang, bao gồm một vòng tròn các quá
trình trung tâm (biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu), đợc

bao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống. Các liên kết chỉ ra
thông tin đợc truyền vào và ra khỏi hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh thờng đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và đợc dùng để
vạch ranh giới hệ thống và buộc ngời phân tích phải xem xét mọi ràng
buộc bên ngoài của hệ thống. Có thể dùng sơ đồ này nh DFD ở mức
cao nhất, trong đó có thể đạt tới mức 0 bằng cách phân rã chức năng
của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh.
III.2.3.Phân tích mô hình dữ liệu:

Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu:
+ Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng.
+ Cung cấp cái nhìn logic về thông tin cần cho hệ thống.

Các thành phần của một mô hình dữ liệu:


+ Thực thể: Là một nhóm ngời, đồ vật, sự kiện, hiện tợng hay
khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một
số thực thể có vẻ vật chất chẳng hạn nh sinh viên, máy móc, vật t, hoá
đơn Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm, ví dụ
nh tài khoản, dự án, nhiệm vụ công tác
+ Kiểu thực thể: Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại,
nghĩa là mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông
tin. Để ghi chép dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy, ngời ta sử
dụng các bảng.
+ Lần xuất của thực thể: Chính là biểu hiện cụ thể của một thực
thể.
+ Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó
mà ta sẽ gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay
một phần tử thông tin tách biệt và thờng không chia nhỏ đợc nữa. Các
thuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng ta

cần lu trữ.Thông thờng, thuộc tính đợc thể hiện ra là các trờng hay các
cột của bảng.
Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất kỳ một thực thể nào
cũng đều có thể có thuộc tính trong ba kiểu này. Các kiểu đó là:
Thuộc tính định danh: Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu
thực thể cho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một
thực thể.
Thuộc tính mô tả: Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực
thể đều có thể là mô tả. Đây là thông tin mô tả cho thực thể đợc tham
trỏ tới. Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể. Đối với
thuộc tính mô tả cần lu ý là mỗi thuộc tính nh vậy chỉ xuất hiện trong
một và chỉ một bảng.


Thuộc tính kết nối: Là những thuộc tính đợc dùng để chỉ ra
mối quan hệ giữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng
khác. Thuộc tính kết nối rất giống với thuộc tính mô tả thông thờng
trong bản thân thực thể chứa nó nhng ở một thực thể khác thì nó lại là
khoá.
+ Các quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực
thể thuộc các kiểu khác nhau. Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và
tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ. Có ba
kiểu quan hệ sau đây:
Quan hệ một-một: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng (có liên quan) với một dòng của bảng thực thể B và ngợc lại.
Quan hệ một-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhng ngợc lại mỗi
dòng trong bảng B chỉ tơng ứng với một dòng duy nhất trong bảng A.
Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tơng ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngợc lại với mỗi
dòng trong bảng B sẽ tơng ứng với nhiều dòng trong bảng A.

Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu:

+ Xác định các kiểu thuộc thực thể.
+ Đa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong
lĩnh vực nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau.
+ Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể. Nghĩa
là phải tìm ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên
kết này dới dạng quan hệ một-nhiều.

Các căn cứ để xác định các quan hệ:


+ Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông
tin trong thực thể này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết
nối này là bản chất của quan hệ.
+ Trong mọi quan hệ một-nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối
theo định nghĩa nằm ở phía nhiều.
+ Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua.
III.2.4.Mô hình quan hệ:
Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích
hợp cho từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu.



Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải

tiến, mở rộng và làm tối u mô hình dữ liệu đã xây dựng.

Các bớc để xây dựng một mô hình quan hệ:
+ Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống
định xây dựng.
+ Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm

thiểu việc sao chép và tránh d thừa (quá trình chuẩn hoá).
+ Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc
tính đã đợc thiết lập cho từng kiểu thực thể. Điều này đợc thực hiện
bằng cách ghi ra những thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính
kết nối.
Tóm lại, với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng nh quan hệ đã
biết, có thể xây dựng lên một sơ đồ cùng kiểu nh mô hình dữ liệu trực
giác. Khi đó ta có thể đánh giá, so sánh các mô hình và trích ra đợc từ
việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa các đặc trng tốt nhất
của cả hai. Tuy nhiên, việc ớc lợng về khối lợng thực thể cho từng
bảng cũng cần phải đợc ghi lại trong mô hình.

III.3.Thiết kế hệ thống