đề cương kỹ năng văn phòng

PHOTO ĐỨC HẠNH

ĐỀ CƯƠNG KỸ NĂNG VĂN PHÒNG
MỤC LỤC
ĐỀ CƯƠNG KỸ NĂNG VĂN PHÒNG...................................................................................................................1
MỤC LỤC..........................................................................................................................................................1
Câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng là gì?................................................................................................................................................3
câu 4: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà
nước? khi lập trường trình kế hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?..................................................7
câu 5: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà nước. để tổ chức cuộc họp, hội nghị
có kết quả phải chú ý vấn đề gì?.......................................................................................................................9
Câu 8: trình bày kn và cách pl vb?...................................................................................................................14
Câu 9: Thư kí vp là gì? Cn, nv, quyền hạn của 1 ng thư kí?.............................................................................14

1


PHOTO ĐỨC HẠNH
Câu 1: trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có
chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác
hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau:
-văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quantrong công tác
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, thực hiện các chức năng nhiệm vụ của cơ
quan. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mô lớn thì thành lập văn
phòng, những cơ quan,dvi nhỏ thì có văn phòng hành chính.
-văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
-văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc
vụ, có tầm cỡ như: thủ tướng, chủ tịch nước, tổng giám đốc, giám đốc …

=>văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn
ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư; phục vụ cho sự điều khiển của
lãnh đạo, đảm bảo vật chất và kỹ thuật cho hđ chung của toàn cq, tchuc.
Chúc năng của VP:
+chức năng tham mưu tổng hợp: văn phòng phải đóng vai trò tham vấn
cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ
trưởng cơ quan, thu thập, thống kê, xử lí thong tin,phục vụ cho hđ quản lí.
+chức năng hậu cần: thực hiện cv sắp xếp, bố trí phòng lv, cấp phát các
trang thiết bị, các phương tiện lv, cbi tai chinh, cbi vp phẩm, quan lí các
trang thiết bị,bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức.
*ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt
động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt
ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta
có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và cung cấp ttin để tham
mưu cho lđao. Muốn vậy VP phải thực hiện 1 số cv sau:
+ttin pải dc lưu trữ = vb
+ttin dc lưu trữ thong qua đt, tiếp dân, tiếp khách hang
+ttin dc lưu trữ từ nguồn ttin đại chúng
+ttin dc xử lý theo từng vđ mà vp đã GQ.
2


PHOTO ĐỨC HẠNH
-VP có nv giúp lđ tchuc, điều phối các hđ của cq,dv:
+xây dựng chương trình công tác của cơ quan
+ đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc
hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan.
+tổ chức các cuộc họp, HNghi....

+tổ chức các chuyến đi ctac cho lđ
-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác
thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các
cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến
phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm,
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà
nước và quyết định của thủ trưởng.
-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần
cho hoạt động và công tác của cơ quan.
-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác
lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo
và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị
chuyên môn khi cần thiết.(tuyển chọn, đào tạo...)

Câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội
dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì?
-tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc
nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý
nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của
mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà
nước
được
đảm
bảo
và

không
ngừng
nâng
cao.
-tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ
3


PHOTO ĐỨC HẠNH
năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ
giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa
học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động
điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao.
- trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại
nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ
chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý
chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng
cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho
công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức.
trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn
đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong
văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất.
công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm
ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành
chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng.
-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành
chính cho cán bộ, công chức.
-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt
động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần,

thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và
nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói
riêng và của toàn cơ quan nói chung.
-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối
hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết
những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương
tiện làm việc.
-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ.
cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động.
thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy
định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều
hành có nhiều thuận lợi. trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy
chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn
gặp khó khăn. khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan
sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách
4


PHOTO ĐỨC HẠNH
nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như
đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. từ đó, năng suất lao động, quản
lý sẽ được nâng cao hơn.
câu 3: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà
nước? trình bày cách phân loại thông tin?
thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi sự
thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.khái niệm "thông tin" là
một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ thông
tin có một nội hàm riêng, đặc trưng riêng. dưới góc độ quản lý nhà nước
thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông tin được

quan niệm là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự
kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên
quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống
quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức
các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách
thể
quản
lý.
thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản
lý
nhà
nước:
-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn
cứ khoa họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng
quyết
định
nhà
nước.
-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí
đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước. nó là những thông tin bổ
sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước.
-xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với
hiệu quả của quản lý. nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý
trong
thực
tiễn.
thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. để xử lý
tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững
kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học. việc phân loại thông tin có
thể

dựa
trên
các
tiêu
chí.
1.
phân
loại
theo
kênh
tiếp
nhận.(tính
hệ
thống)
-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập
nhật theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn.

5


PHOTO ĐỨC HẠNH
-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập
nhật ngẫu nhiên không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung
diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời xảy ra
không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có
sự can thiệp giải quyết của người nhận tin.
2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội
dung tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự
hoạt động quản lý của họ.

-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt
động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo
điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn
nảy sinh.
3.phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.(nguồn gốc)
-thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của
mọi
mặt
của
lĩnh
vực
hoạt
động
kinh
tế.
-thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn
hóa, y tế, giáo dục..
4.theo tính chất thời điểm nội dung:
-thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được
giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang
xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà
nước.
-thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tương lai, các dự
báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch
định phương hướng hoạt động của mình.
5.phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-theo nguồn thông tin:
+thông tin chính thức
+thông tin không chính thức.

-theo quản lý hệ quản lý:
+thông tin từ trên xuống dưới
+thông tin từ dưới lên trên
6


PHOTO ĐỨC HẠNH
+thông tin ngang
+thông tin liên lạc đan chéo…
-theo hướng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tượng quản lý.
+thông tin trực tiếp.
+thông tin phản hồi.
-theo nội dung logic của thông tin:
+thông tin về các chủ thể quản lý
+thông tin về đối tượng quản lý
+thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tượng.
-theo hình thức thể hiện thông tin:
+thông tin qua văn bản, tài liệu
+thông tin biểu hiện qua lời nói
+thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-theo vị trí:
+thông tin gốc
+thông tin phát sinh
+thông tin kết quả
+thông tin tra cứu

câu 4: chương trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa như thế
nào trong hoạt động quản lý nhà nước? khi lập trường trình kế
hoạch công tác phải bảo đảm các yêu cầu gì?

việc lập chương trình kế hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan,
công sở theo chương trình kế hoạch là hết sức quan trọng. không thể tổ
chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có kế
hoạch
khoa
học.
-chương trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt
được và những bước đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó. ----chương trình
kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức
thực hiện các mục tiêu định hướng đó của cơ quan tổ chức trong một thời
gian nhất định.
-Phân loại ct KH ctac:
+Theo tg:ngày, tuần, tháng, năm,...
+Theo tầm qtrong va mđ sd: chọn lọc, tổng thể,...
7


PHOTO ĐỨC HẠNH
+Theo đtg thực hiện: toàn ngành, cq, ...
*chương trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc điểm quan trọng.
thứ nhất, chương trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động
khoa học giúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ
thể, rõ ràng, bố trí có trọng tâm công việc.
thứ hai, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện hoạt động của cơ
quan, tổ chức nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống
nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra.
thứ ba, chương trình kế hoạch công tác là phương tiện bảo đảm sự chủ
động của cơ quan tổ chức với sự biến động của môi trường, là tiền đề phát
triển bền vững.
thứ tư, chương trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra,

kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức.
trên thực tế, chương trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công
tác quản lý hành chính nhà nước khi nó được xây dựng khoa học hợp lý,
thiết thực. chính vì vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chương
trình kế hoạch công tác.
*chương trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-phải phù hợp với chủ trương, đường lối chính sách của đảng, nhà nước;
-phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự
kiến, những người chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. trong trường hợp
thật cần thiết có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phương án dự
phòng.
-nội dung phải được xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững
chắc, bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị,
chỉ tiêu mệnh lệnh của cấp trên.
-bảo đảm tính hệ thống của chương trình kế hoạch công tác. các công việc
phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên, liên hoàn có trọng tâm
trọng điểm phải ăn khớp với chương trình, kế hoạch của tổ chức đảng,
đoàn thể cấp trên, địa phương, bảo đảm sự cân đối giữa chương trình kế
hoạch năm, quý, tháng.
-phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà
khả năng thực hiện không được bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho
hợp lý, phải sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh được khi
có sự kiện bất ngờ xảy ra (tính mở cửa của chương trình kế hoạch công
tác).
-nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo
đảm chương trình kế hoạch công tác phải được xây dựng bởi một đội ngũ
có đủ năng lực trình độ. có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập
8

PHOTO ĐỨC HẠNH
chương trình kế hoạch.
-chương trình kế hoạch công tác được xây dựng với những nguyên tắc căn
bản đặc thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch
(dạt ra và trả lời 7 câu hỏi: tsao phải làm,là = cái gì? Làm theo quy trình
nào, trong thời hạn nào, ai làm, tiêu chí để ktra, dgia? Truyền đạt ntn?)
câu 5: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý nhà
nước. để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề
gì?
Cuộc họp lafsuwj tập hợp nhiều ng 1 cahcs có tổ chức theo những ntac
nhất định tại 1 đ điểm tg cụ thể để t/h các cv như truyền đạt,trao đổi, thảo
luận các ttin, tket các hđ ỏ tìm các bp gq các vđ, các nvu mà những ng dự
họp thg qtaam.
Hội nghị thg là những cuộc họp mang nd và pvi lớn, có chủ đề và tên gọi
rõ
ràng.
*trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hưũ hiệu và những văn bản pháp
luật cần thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản
lý nhà nước.
-tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và
tạo ra năng suất lao động cao.
-phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
-khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp từng ý
kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ
những khó khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ;
-nếu tổ chức tốt trong nhiều trường hợp hội họp cũng có thể đem lại những
lợi ích kinh tế đáng kể.
-bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý

nghĩa trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý.
*đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra
một số yêu cầu:
-GĐ cbi cuộc họp, HN
9


PHOTO ĐỨC HẠNH
+Xđ nvu va mục tiêu:các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải
trả lời xác đáng câu hỏi việc họp có phải là cần thiết. yếu tố cơ bản:tên
ch,hn;nd cuộc họp, hn, tphan tdu, tg, dđ, cso vchat, kinh phí,thủ tục
bcao...không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung nghèo nàn không cần
thiết. những cuộc họp như vậy sẽ làm lãng phí thời gian của người họp và
tạo nên sự ỷ lại của người lãnh đạo, quản lý.
-các cuộc họp cần được tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham
dự. việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất
lượng cuộc họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần
không nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố
như: chỗ ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phương tiện truyền
tin…
-chương trình nghị sự được xây dựng khoa học, hợp lý.
-các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải được
chuẩn bị chu đáo.
-nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để
không đi xa trọng tâm đã để ra.
-cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-dự tính, dự báo được các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng
điều hành của người điều khiển có một vai trò quan trọng.

(ổn định tchuc-gthieu db-chu toa doc dien van-trinh bay bcao,tham luantien hanh thaoluan-ghi bban-ket thuc-gq các vđ sau cuoc hop)
câu 6: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản
lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì?
công văn của cục lưu trữ nhà nước số 55/cv/tccb ngày 01/03/1991 về
hướng dẫn thực hiện quyết định số 24-ct của chủ tịch hội đồng bộ trưởng
đã đưa ra quan điểm về công tác văn thư như sau: "công tác văn thư là
toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản
phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. mục đích chính của công tác văn
thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. những tài liệu, văn kiện được soạn
thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là
10


PHOTO ĐỨC HẠNH
phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu
quả".
*đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư là hoạt động không thể
thiếu được. làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cho hoạt động này có
những ý nghĩa sau đây.
-công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan
giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng,
chính xác, có năng suất chất lượng đúng đường lối chính sách, đúng
nguyên tắc chế độ.
-công tác văn thư tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước,
ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm
những việc phi pháp.
-công tác văn thư có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ
không cần thiết, tiết kiệm được công sức và tiền của.
ngoài ra, công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần
thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp

lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
Khoản 2 điều 1, nghị định 110/2004 ban hành ngày 4/4/2004 của cp về
CTVT:nội dung của công tác văn thư bao gồm 4 nhóm công việc:
1-xây dựng và ban hành các văn bản:
-soạn thảo văn bản
-duyệt văn bản
-đánh máy, nhân bản
-ký, ban hành văn bản
2-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-tổ chức chuyển giao văn bản đi
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-đóng dấu văn bản.
-quản lý và bảo quản con dấu.
4.Lập hồ sơ hiện hành bgom hso tài liệu, lưu trữ hiện hành của cty

11


PHOTO ĐỨC HẠNH

12


PHOTO ĐỨC HẠNH
câu 7: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý
nhà nước?

tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú
hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa trình hoạt
động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá,
khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ
nhằm
phục
vụ
cho
những
mục
đích
nhất
định.
theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài
liệu lưu trữ không giống nhau. cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ
có thể chia thành các loại:
-tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất.
-tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu
khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản
xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí
tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính.
-tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các
cuốn phim của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được
bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác
bằng vật liệu riêng biệt.
-tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các
bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác về văn hoá
nghệ thuật có giá trị.
-tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc
gia. đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc

thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ
quan lưu trữ.
tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước
-tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã
hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc phục những sai
lầm trong quản lý.
-tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý,
giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản lý.
13


PHOTO ĐỨC HẠNH
-tài liệu lữu trưc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ
quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước.
Câu 8: trình bày kn và cách pl vb?
Khái niệm về vb:là phương tiện ghi lại và truyền đạt ttin = 1 ngôn ngữ hay
1 kí hiệu nhất định. Vb còn có thể gọi là vật mang tin, dc ghi âm = kí hiệu
ngôn ngữ.
KN về vb quản lí nhà nc: Là những quyết định quản lí nhà nc = văn viết do
cq nhà nc có thẩm quyến ban hành theo đúng thể thức, trình tự nhất định,
mang tính quyến lực đơn phương, làm phát sih các hqua qli.
-ploai vb: dựa theo hiệu lực pháp lí: 6loaij
+VB QPPL: là loại vb có tính pháp lí qtrong nhất do cq nhà nc ban hành
áp dụng cho toàn dân. Dó là các cso pháp lí để ban hành các vb khác,
VBQPPL:*VBPL gồm hiến pháp, luật,*VB dưới luật có tính chất luật:
nghị quyết của QH và plenh, nghị quyết của UB thường vụ QH, lệnh, qđ
của chủ tịch nc,...
+VB pháp quy: gồm nghị quyết, nghị định của cp, qđ chỉ thị của thủ tg cp,
qđ chỉ thị thong tư của bộ, ngành, ngị quyết của HĐND các cấp.....
+VB hành chính thông thường: gồm công văn, báo cáo, thong báo, biên

bản, tường trình, diễn văn, giấy tờ, đơn thư, sổ sách
+VB chuyên môn kỹ thuật: gồm n vb mang tính cmom ki thuật chỉ a/d
trong 1 số cơ qujan và lv. Vb cmon o 1 so lv như y tế, gd,....
+VB chuyển đổi: là những vb đi kèm vs vb pháp quy thì nó mang tính
pháp quy: các qyu chế, điều lệ, nội quy, quy định,...
+VB cá biệt: là những qđ qli thành văn mang tính a/d pluat, do cq công
chức nhà nc có thẩm quyên ban hành nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng cho
1 or 1 nhóm ng cụ thể
Câu 9: Thư kí vp là gì? Cn, nv, quyền hạn của 1 ng thư kí?
*Dựa trên cso va những cn của vp, có thể chia cn của ng tki thanh 2 nhom:
-Nhom cn lq đến tchuc ttin:việc xd và ban hành vb, tchuc va gq’ vb, ktra
vc t/h các qđ, chỉ thị của thủ trg,...
-Nhoncn thuộc về ctac tchuc hanh chính: tiếp khách, tchuc hngi, to chuc
chuyen di,,,,,
14


PHOTO ĐỨC HẠNH
* NV và q hạn của ng tki:
-Nhom 1: thuoc ve qh cá nhân:+tiếp khách, đến lhe ctac vs thủ trưởng, cbi
các chuyến đi.............
+giữ vững llac vs thủ trg khi thủ trg đi ctac, hdan 1 cách kq cv cho những
ng tham gia chuyến đi, thu thập, xử lí ttin sau khi họ trở về
+LÀm khâu trung gian trong qhe DT vs thủ trg
Cbi triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp, các cuộc thảo luận do thủ trg
triêu tập
-Nhom 2: Những nv ve qh vb:
+ pchia các bưu phẩm nhận dc cho các bphan thuôc quyền thủ trg
+Chăm lo vc giao va luân chuyển vb giữa các bphan
+GQ vc trao đổi vb theo chỉ thị của thủ trg

15+Ktra thể thức và tính hợp phá của những vb trình thủ trg kí
-Nhom 3: nhung nv thuộc về tchuc cv:
+vc lập lịch
+Tke và ktra vc t/h các chỉ thị của thủ trg
+SX và tchuc phong lv của thủ trg
-Nhm 4: Những nv khác:Sx vb, hso, ngtac, bcao tquat cac cuoc hoi ý và
các skien qtrong trong cq
Câu 10 Để ng thuw kis vp hdd co hqua can chú í ?
-trình độ cmon và trình độ học vấn
-kthuc XH
+Rèn luyện để cos1 pc gt đẹp
+phải có knang vận dụng các QPXH
+Phải có kthuc về tâm lí
+phải có kthuc về ngôn ngữ
+Phải có KT về traNG phục, trang điểm
+phải có knang cminh hqua cv thong qua hđ thực tiễn
-Phải có sự thiện chí khi thiết lập các Qh gt
15