Hoạch Định Và Tổ Chức Công Việc Hành

CHƯƠNG 2
HOẠCH ĐỊNH & TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN LÀM VIỆC


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.1 Khái niệm
Hoạch đònh : là quá trình xác đònh mục
tiêu, chọn lựa giải pháp, công cụ, hình thành
kế hoạch và chương trình hành động để thực
hiện có hiệu quả những mục tiêu đã đề ra.
Hoạch đònh là chức năng đầu tiên của quá
trình quản trò, ảnh hưởng đến các chức năng
khác.


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch đònh có 3 đặc trưng cơ bản
1. Hoạch đònh gắn liền với dự báo, do đó
phải chấp nhận một độ sai lệch nhất đònh.
2. Hoạch đònh luôn hướng tới tương lai trên
cơ sở đánh giá quá khứ và hiện tại.
3. Tùy theo độ dài của mục tiêu mà chúng
ta có hoạch đònh dài hạn hay hoạch đònh
ngắn hạn.

I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch đònh công việc hành chính : là quá
trình xác đònh mục tiêu nhiệm vụ và xây dựng
kế hoạch hành chính nhằm bảo đảm cho hệ
thống hành chính doanh nghiệp thực hiện đúng
chức năng và nhiệm vụ của mình.
Kế hoạch hành chính : là kết quả của quá
trình hoạch đònh hành chính, nó là cơ sở để phối
hợp hoạt động của bộ máy quản lý của DN


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Những đặc điểm của kế hoạch hành chính :

1. Thường rơi vào tầm ngắn hạn (tuần,
tháng, qúi)
2. Chi tiết và cụ thể (con người, đia điểm,
thời gian, công việc ..)
3. Xuất phát từ nhà quản trò cấp giữa.
Những đặc điểm này xuất phát từ lý do gì? ảnh
hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp ra sao ?


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Hoạch đònh hành chính có những tác dụng

1. Giảm tối đa sự trùng lắp công việc giữa
các đơn vò, các bộ phận và cá nhân nhà
quản trò
2. Chủ động đối phó với những tình huống
thay đổi của hoạt động, tăng độ linh hoạt
của bộ máy
3. Là cơ sở cho sự phối hợp và liên kết
giữa các bộ phận, đơn vò chức năng
4. Tiết kiệm chi phí và thời gian


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.2 Qui trình Hoạch đònh hành chính
Bước 1 : Tập hợp nhu cầu và mục tiêu
Là quá trình nhận nhu cầu hỗ trợ từ các
đơn vò chức năng trong doanh nghiệp và
xác đònh những mục tiêu nghiệp vụ hành
chính phải làm. Nhu cầu từ các bộ phận
mang tính thụ động, cần phải có những
biện pháp giảm bớt sự thụ động


nhu cầu từ các
bộ phận

Phản hồi

Xây dựng mục

tiêu – nhiệm vụ

Năng lực đáp
ứng

Cân đối khả năng
đáp ứng

Phản hồi

Mục tiêu
nghiệp vụ HC

Xây dựng kế hoạch
chính thức
Phổ biến thực hiện
kế hoạch

Áp lực môi
trường


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Xác đònh thời điểm của chuyển giao
nhu cầu (giới hạn thời gian ...)
2. Xác đònh thẩm quyền chuyển giao nhu
cầu (ai có quyển gì ? ...)
3. Xác đònh và thống nhất hình thức biểu
mẫu sử dụng

4. Xác đònh hệ thống thông tin ghi nhận
và phản hồi thông tin


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bước 2 : XÂy dựng bảng mục tiêu
Xác đònh thứ tự ưu tiên của những mục
tiêu và nhiệm vụ, lập danh sách những công
việc cần giải quyết cho kế hoạch tới.
tiêu chuẩn đánh giá
1.Tầm quan trọng của mục tiêu
2.Thẩm quyền nhu cầu
3.Thời điểm chuyển giao nhu cầu


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bước 3 : cân đối khả năng và nhiệm vụ
1. Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương
án giải quyết.
2. Cân nhắc với áp lực từ môi trường để
chọn giải pháp tối ưu
3. Phản hồi thông tin với các bộ phận để
thống nhất biện pháp hành động, hay
thỏa thuận cách giải quyết.


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Bước 4 : Xây dựng kế hoạch chính thức
 Văn bản hoá những kế hoạch
 Bảo đảm tính chính thức của kế hoạch
 Bảo đảm tính phù hợp, đáp ứng theo nhu
cầu của doanh nghiệp
 Kế hoạch hành chính phải ngắn gọn,
chính xác, rõ ràng


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Bước 5 : Chuyển giao & thực thi kế hoạch
1. Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng
đối tượng có trách nhiệm của các đơn vò,
thông tin cho các đối tượng liên quan
2. Tiến hành sự phối hợp giữa các đơn vò có
liên quan
3. Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận
và điều chỉnh kế hoạch kòp thời


I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.3 Công cụ sử dụng trong hoạch đònh HC
Đối với kế hoạch tuần thường sử dụng
“Lòch công tác tuần” hay “Sơ đồ Gantt”
cải tiến.
Đối với kế hoạch tháng hay q thường
sử dụng bảng “Kế hoạch mô tả”

II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
II.1 Các phương thức tổ chức công việc HC
a/ Tổ chức công việc hành chính tập trung

theo đòa bàn : toàn bộ công việc hành
chính sẽ được tập trung tại một đòa điểm
nhất đònh và do một bộ phận chuyên môn
đảm nhận (phòng hành chính)
Được sử dụng cho các doanh nghiệp lớn,
đòi hỏi tính chuyên môn hoá cao


II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
Ưu điểm
1. Kiểm soát chặt chẽ công việc, nguyên tắc
và qui trình hành chính
2. Xử lý & cung cấp thông tin nhanh
3. Sử dụng hiệu quả trang thiết bò và chi phí
Khuyết điểm
1. Quá tải công việc
2. Tạo tính quyền lực gia tăng của bộ phận
hành chính doanh nghiệp


II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
b/ Tổ chức công việc hành chính phân tán

theo chức năng hoạt động : công việc
hành chính sẽ phân tán cho các chức năng
tự thực hiện theo mức độ phát sinh công
việc hành chính .
Sử dụng cho những doanh nghiệp hoạt
động phân tán hay bất lợi về đòa bàn hoạt
động. Những doanh nghiệp tổ chức “phi cơ
cấu”


II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
Ưu điểm
1. Tạo tính linh hoạt và thích ứng
2. Giảm bớt áp lực công việc
Khuyết điểm
1. Khó kiểm soát công việc, dễ vi phạm
nguyên tắc và thủ tục hành chính
2. Lãng phí trong đầu tư và sử dụng trang
thiết bò


II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
c/ Tổ chức công việc hành chính kết hợp :

Là sự kết hợp giữa tổ chức HC tập trung
và phân tán theo nguyên tắc những vấn đề
mang tính nguyên tắc thủ tục sẽ được tập
trung, và phân quyền cho các bộ phận tự

giải quyết những công việc phát sinh theo
quyền hạn.
Xuất hiện 2 vấn đề : phân quyền và trách
nhiệm giữa tập trung và phân tán


II. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH
II.2 Nguyên tắc tổ chức công việc hành
chính
1. Nguyên tắc tuân thủ chức năng và mục
tiêu hoạt động
2. Nguyên tắc cân bằng quyền hạn và trách
nhiệm
3. Nguyên tắc ủy quyền trong hoạt động
4. Nguyên tắc thông tin phản hồi


III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN
LÀM VIỆC
III.1 Thiết kế văn phòng
Có 2 loại văn phòng : văn phòng đóng
và văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng
có công dụng sử dụng khác nhau
a/ Văn phòng đóng (cổ điển) : là hình
thức văn phòng mà các bộ phận làm
việc được bố trí trong những phòng
riêng biệt và khép kín.

III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN
LÀM VIỆC
b/ Văn phòng mở : là hình thức văn phòng
mà các bộ phận làm việc được đặt trong
không gian chung và xếp theo qui trình
công việc. vd như ngân hàng
Văn phòng mở có 2 loại : có vách ngăn
(cố đònh hay lưu động) và không có vách
ngăn
Là xu hướng sử dụng hiện nay


III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN
LÀM VIỆC
III.2 Điều kiện vật lý
Điều kiện vật lý có ảnh hưởng trực tiếp
đến tâm sinh lý và sức khoẻ của con
người và ảnh hưởng trực tiếp đến năng
suất lao động trong văn phòng.
Điều kiện vật lý : ánh sáng, nhiệt độ,
không khí, tiếng ồn, màu sắc ...


III. TỔ CHỨC KHÔNG GIAN
LÀM VIỆC
III.3 Tối ưu hoá thao tác
1. Sắp xếp trang thiết bò làm việc ở nơi
làm việc.
2. Thiết kế bàn ghế phù hợp với thể trạng
nhân viên

3. Tạo không gian làm việc hiệu quả
4. Thiết kế luồng công việc hợp lý