Nâng Cao Hiệu Quả Công Việc Hành Chính Văn Phòng

CHƯƠNG 4
NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG VIỆC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH
NGHIỆP
II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP


I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP
I.1 Khái niệm
Thủ tục hành chính là những tiến trình
hợp lý và phù hợp để giải quyết các công
việc liên quan mà doanh nghiệp xây dựng
và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động
của mình.
VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa
hành chính doanh nghiệp và hành chính
công.


I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP
Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ
tục hành chính trong doanh nghiệp
Các luật lệ qui đònh của nhà nước,
của các cơ quan cấp trên

Đặc thù hoạt động, tính chất và
qui mô hoạt động của doanh nghiệp
Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện


I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP
 Sự hình thành hệ thống các thủ tục
là cần thiết, nhưng Tại sao phải cải
tiến thủ tục hành chính?
1. Lạc hậu của qui trình thủ tục
2. Sự biến đổi nhanh chóng của môi
trường cạnh tranh
3. Xuất hiện những nhu cầu mới
4. Tự hoàn thiện hệ thống


I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP
1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh
nghiệp
Đánh giá hiệu
quả giải quyết
công việc

Phân tích hiện trạng các
thủ tục tương ứng

Đưa ra những phương án
cải tiến thủ tục

Công bố áp
dụng những
thủ tục mới

Vận hành thử và
điều chỉnh các
thủ tục


I. CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
DOANH NGHIỆP
Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục
hành chính :
Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục
Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp
Bảo đảm tính khoa học
Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu
Bảo đảm tính ổn đònh và bền vững
Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền


II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN

II. 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp
 Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các
thành phần liên hệ với nhau có chức
năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối
thông tin cho việc làm quyết đònh và điều

hành hoạt động của một tổ chức.
 Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là
một điều kiện cơ bản cho hoạt động của
một doanh nghiệp
 Quá trìnhï hình thành thương mại điện tử
đòi hỏi hành chính văn phòng phải có
những thay đổi tương ứng


II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN
Các hệ thông tin trong doanh nghiệp
Hệ hỗ trợ điều hành
(ESS : Executive Support System)
Hệ thông tin quản lý
(MIS : Management Information System)
Hệ trợ giúp quyết đònh
(DSS : Decision Support System )
Hệ tự động hoá văn phòng
(OAS : Office Automation System)
Hệ xử lý tác nghiệp
(TPS :Transactions Processing System)


II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN
II.2 ng dụng của công nghệ thông tin
trong hành chánh văn phòng
Sự xuất hiện của mạng Internet và các
mạng máy tính đã tạo ra một cuộc cách

mạng trong hoạt động văn phòng
Biên tập và soạn thảo văn bản hành
chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi
công sức của nhân viên thư ký, sử dụng
những phần mềm soạn thảo văn bản sẽ
tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối đa
thời gian sửa chữa, biên tập văn bản


II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN
Hệ quản trò cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ
và sử dụng những dữ liệu và thông tin cho
các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin
học hoá và tự động hoá các công việc lưu
trữ hồ sơ tài liệu
Thư tín điện tử là một phương tiện liên lạc
nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc
nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng
khả năng tiếp cận và giải quyết công việc
văn phòng hàng ngày


II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG HÀNH CHÍNH DN
II.3. Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ
thông tin trong hành chánh văn phòng
Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát
triển và khả năng áp dụng của công
nghệ thông tin

Nâng cao trình độ và khả năng xử lý
thông tin của nhân viên
Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các
trang thiết bò thông tin
Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
III.1 Khái niệm về TQM và ISO
TQM - Total Quality Management :là một
phương pháp quản lý đònh hướng vào chất
lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành
viên và nhằm đem lại sự thành công dài
hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng
và lợi ích của mọi thành viên của tổ chức
và của xã hội.
Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
ISO International Standards
Organisation
Chất lượng sản phẩm do hệ thống
chất lượng quản trò quyết đònh
Làm đúng ngay từ đầu, với phương
châm không có lỗi
Phòng ngừa là chính
Đề cao quản trò quá trình (MBP)

III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
III.2. Khả năng áp dụng TQM và ISO
trong hành chính
Vấn đề :
1.Có áp dụng được TQM & ISO trong
hành chính văn phòng không ?
2.Nếu được thì có nên áp dụng hay
không?
Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong
hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì?


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính
 Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các
hoạt động hành chính
 Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của
các nhân viên trong công việc
 Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải
quyết những vấn đề trong hành chính
 Hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công
nghệ mới trong hành chính văn phòng


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

III.2. Các bước xây dựng hệ thống chất
lượng trong hành chánh văn phòng.
MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM
Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục
cho từng công việc, từng bộ phận, từng
phòng ban. Mô tả hệ thống chất lượng bằng
văn bản.
Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện
công việc theo những qui trình, theo những
hướng dẫn đã viết và công bố.


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
Đánh giá những gì đã làm : So sánh
công việc đã làm với những nội dung
đã mô tả trong hướng dẫn.
Điều chỉnh những khác biệt : Sửa
chữa và điều chỉnh sai sót so với qui
trình, phòng ngừa những sai sót


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bò
1. Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu
chuẩn ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của
doanh nghiệp
2. Thành lập ban chỉ đạo
3. Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO

cho tất cả các cán bộ nhân viên
4. Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng
thực hiện hệ thống chất lượng hiện nay
trong các hoạt động hành chánh


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống
chất lượng
1. Văn bản hoá những trình tự, những thủ
tục cần thiết (sổ tay chất lượng; những
thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc)
2. Phổ biến và đào tạo các nội dung chất
lượng đã được văn bản hoá cho tất cả
các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm
cho họ hiểu và áp dụng đúng những
điều đã chỉ dẫn


III. ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG
HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP
Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng
1. Những văn bản chất lượng cần phải
được lãnh đạo phê duyệt và công bố áp
dụng chính thức
2. Tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ để
xác đònh sự phù hợp và tính hiệu lực của
hệ thống chất lượng đã xây dựng
3. Đánh giá nội bộ được lập lại nhiều lần

và điều chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống
chất lượng