Kiểm soát nội bộ quy trình thu tại đơn vị Bảo Hiểm XãHội huyện M’đrăk
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.48 MB, 57 trang )
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
Lời mở đầu.
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình đạt hiệu quả , báo
cáo tài chính trung thực và hợp lí, tuân thủ pháp luật và các quy định. Tuy
nhiên, trong mỗi đơn vị đều chứa những rủi ro tiềm tàng, những rủi ro do môi
trường bên ngoài, do chính nội tại bên trong đơn vị. Vì vậy để phòng tránh và
giảm thiểu những rủi ro đó thì một trong những hoạt động ngày càng không thể
thiếu đối với các đơn vị là hoạt động kiểm soát nội bộ, nhất là đối với những
đơn vị Nhà nước.
Những năm gần đây các đơn vị Nhà nước ngày càng có nhiều vụ gian lận,
biển thủ gây thất thoát nguồn ngân sách. Chính vì lý do đó kiểm soát nội bộ là
phương pháp hữu hiệu và hiệu quả để có thể kiểm soát tốt hoạt động của đơn vị
và thông qua đó có thể thực hiện chức năng giám sát của Nhà nước đối với các
đơn vị trực thuộc.
Bảo Hiểm Xã Hội là một tổ chức sự nghiệp nằm trong hệ thống các cơ quan,
đơn vị Nhà nước. Bảo Hiểm Xã Hội ra đời từ rất sớm nhằm chia sẻ rủi ro đối
với mọi đối tượng, đem chính sách an sinh xã hội đến với mọi người. Để thực
hiện tốt công tác chia sẻ rủi ro, giải quyết tốt các chế độ, chính sách với các đối
tượng tham gia thì công tác thu Bảo Hiểm Xã Hội là nhiệm vụ quan trọng.
Hệ thống Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam được chia thành các cấp từ Trung
ương đến địa phương, trong đó BHXH huyện là cấp thấp nhất, là cơ sở đầu tiên,
trực tiếp thu và thực hiện các chế độ, chính sách BHXH. Thực hiện tốt công tác
thu ở đơn vị BHXH cấp huyện thì mới đảm bảo việc thực hiện cả hệ thống.
Qua thời gian thực tập tại phòng Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk - tỉnh Đăk
Lăk, nhận thức được tầm quan trọng của quy trình thu tại đơn vị em tiến hành
nghiên cứu đề tài “ Kiểm soát nội bộ quy trình thu tại đơn vị Bảo Hiểm Xã
Hội huyện M’đrăk” .
Thông qua đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ thu BHXH của đơn vị
BHXH huyện M’đrăk em đề ra một số giải pháp để hoàn thiện hơn cơ chế kiểm
soát quy trình thu BHXH.
Chuyên đề bao gồm 3 chương:
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
Chương I. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình thu của Bảo Hiểm
Xã Hội Việt Nam.
Chương II. Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện
M’đrăk.
Chương III. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình thu Bảo Hiểm
Xã Hội huyện M’đrăk.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH THU CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
1. Khái niệm kiểm soát nội bộ.
1.1.
Kiểm soát nội bộ là gì?
Thuật ngữ kiểm soát nội bộ gồm hai thành phần là kiểm soát và nội bộ .
-
Kiểm soát là quyền chi phối các hoạt động của một tổ chức.
-
Nội bộ có nghĩa là : thuộc về hay liên quan đến cơ cấu của một tổ chức
Vậy hiểu một cách khái quát kiểm soát nội bộ là kiểm soát các chính sách, hoạt
động trong một tổ nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ nhưng định nghĩa được
mọi người chấp nhận nhiều nhất là định nghĩa của COSO.
COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận
về báo cáo tài chính. COSO được thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội
bộ, thống nhất các định nghĩa về kiểm soát nội bộ để phục vụ cho nhu cầu khác
nhau của các đối tượng và đưa ra các bộ phận cấu thành để giúp các đơn vị có
thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Theo báo cáo của COSO định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “ Kiểm soát
nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các
nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm đạt được các mục tiêu:
(1) sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động;
(2) sự tin cậy của báo cáo tài chính;
(3) sự tuân thủ pháp luật và các quy định.”
1.2.
Tại sao cần kiểm soát nội bộ?
Mọi đơn vị đều mong muốn một hệ thống quản lý chặt chẽ, hiệu quả mang lại
lợi ích cao nhất nhưng ngay cả khi đơn vị có một chiến lược phát triển tốt, đội
ngũ nhân viên tay nghề cao chính bản thân nhà quản lý cũng có chắc chắn được
rằng mọi người đều thực thi một cách hoàn hảo, đạt được hiệu quả như mong
muốn.
Kiểm soát nội bộ chính là một giải pháp cho các đơn vị. Kiểm soát nội bộ thiết
lập một cơ chế quản lý bằng cách quy định, chính sách rõ ràng nhằm:
-
Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động.
-
Bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu.
-
Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất cắp…
-
Đảm bảo sử dụng tối đa các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.
-
Đảm bảo các số liệu kế toán và báo cáo tài chính trung thực và hợp lý.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Đảm bảo sự tuân thủ của mọi nhân viên trong đơn vị cũng như quy định của
pháp luật.
2. Kiểm soát quy trình thu BHXH.
2.1.
Quy trình thu.
Mọi hoạt động của tổ chức đều nhằm mục đích đạt được doanh thu. Doanh thu
tạo ra nguồn lực để tổ chức có thể tồn tại và phát triển cũng như đánh giá kết
quả hoạt động. Chính vì vậy quy trình doanh thu là một quy trình quan trọng
của mọi tổ chức. Hiệu quả hoạt động của đơn vị chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự
hữu hiệu và hiệu quả của quy trình này.
Tổ chức BHXH là tổ chức sự nghiệp, có chức năng thực hiện chế độ, chính sách
BHXH, quản lý và sử dụng các quỹ BHXH theo luật định.
Quy trình thu BHXH là hình thức phối hợp giữa chế độ BHXH với chính sách
thu BHXH và quá trình tổ chức thực hiện thu BHXH nhằm đảm bảo chính sách
thu BHXH đến đúng mục tiêu, đúng đối tượng và có hiệu quả.
Chế độ Bảo Hiểm Xã Hội bao gồm:
-
BHXH bắt buộc: phần trích theo lương mà đơn vị sử dụng lao động và
người lao động phải nộp.
-
BHXH tự nguyện: số tiền người lao động tự nguyện tham gia, tự lựa chọn
mức đóng, phương thức đóng phù hợp với thu nhập của mình.
Quá trình thực hiện thu BHXH là quá trình thực hiện thu BHXH bắt buộc và
thực hiện thu BHXH tự nguyện.
Ngoài nguồn thu chính là chế độ BHXH ra BHXH còn có nguồn thu khác từ lãi
nộp chậm, mức sinh lời từ đầu tư quỹ BHXH. Vậy quy trình thu cũng bao gồm
quá trình thực hiện thu các khoản thu khác.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
2.1.1. Quy trình thu Bảo Hiểm Xã Hội.
Quy trình thu BHXH được quy định cụ thể tại mục II phần 2 thông tư
49/2003/TT/BTC “ Trình tự thu nộp BHXH”
Hình 1.1 Quy trình thu BHXH
Quy trình thu BHXH bắt buộc:
-
Hàng năm, các đơn vị sử dụng lao động lập danh sách cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động hưởng lương, sinh hoạt phí đăng kí mức nộp
vào quỹ Hưu trí và trợ cấp; Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp; Quỹ khám chữa bệnh
bắt buộc ( gọi chung là Quỹ BHXH) với cơ quan BHXH các cấp (BHXH
quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh, thành phố; BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương, BHXH Việt Nam). Trường hợp có sự biến động (tăng, giảm) về
số lượng đối tượng tham gia và mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH thì
phải lập danh sách bổ sung để điều chỉnh tăng, giảm với cơ quan BHXH các
cấp.
-
Cơ quan BHXH các cấp căn cứ vào danh sách đối tượng, Quỹ tiền lương do
các đơn vị sử dụng lao động đã đăng kí, tiến hành cấp thẻ, phiếu khám, chữa
bệnh cho từng người lao động.
-
Hàng tháng (chậm nhất là ngày cuối tháng), các đơn vị sử dụng lao động xác
định và chuyển cùng một lúc số tiền phải nộp cho cơ quan BHXH các cấp
trên cơ sở tỉ lệ phải đóng theo quy định và tổng tiền lương của đơn vị.
-
Căn cứ theo số tiền đơn vị đã nộp, BHXH thực hiện ghi sổ BHXH cho từng
người lao động khớp với số tiền mà đơn vị đã nộp.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Cuối mỗi quý, cơ quan BHXH cùng đơn vị sử dụng lao động đối chiếu xác
nhận danh sách lao động, Quỹ tiền lương, số lượng thẻ, phiếu khám, chữa
bệnh, mức nộp BHXH, trên cơ sở đó xác định mức nộp cho quý tiếp theo,
nếu số tiền đã nộp nhỏ hơn số phải nộp, đơn vị nộp bổ sung số còn thiếu;
nếu số tiền đã nộp lớn hơn số phải nộp thì chênh lệch thừa được coi như đã
nộp trước cho quý sau.
Quy trình thu BHYT bắt buộc:
-
Cơ quan trực tiếp quản lý đối tượng lập danh sách và đăng ký nơi khám
chữa bệnh cho đối tượng với cơ quan BHXH và hợp đồng chuyển tiền theo
đối tượng và thời gian đăng kí khám chữa bệnh.
-
Hàng tháng, đơn vị quản lí đối tượng, chuyển tiền đóng Quỹ khám, chữa
bệnh cho đối tượng đang quản lý cho cơ quan BHXH. Đến thời điểm hết giá
trị sử dụng thẻ, phiếu khám, chữa bệnh, đơn vị phối hợp cơ quan BHXH
thanh lý hợp đồng, đối chiếu số lượng thẻ, phiếu khám, chữa bệnh, mức kinh
phí đã thanh toán. Nếu thiếu so với thực tế phát sinh thì nộp bổ sung, nếu
thừa được đóng cho hợp đồng khám, chữa bệnh tiếp theo.
Thu Bảo Hiểm Xã Hội tự nguyện:
-
Người lao động tự nguyện đến các cơ sở đơn vị BHXH đăng ký tham gia
các chế độ của BHXH tự nguyện.
-
Người lao động tự lựa chọn phương thức đóng, mức đóng phù hợp với thu
nhập.
-
Căn cứ vào hình thức tham gia đơn vị BHXH cấp sổ, thẻ cho người tham
gia.
-
Hàng tháng người lao động tự nộp tiền BHXH vào tài khoản của đơn vị
BHXH hoặc nộp trực tiếp tại đơn vị.
2.1.2. Thu khoản thu khác.
Đối với lãi nộp chậm: đơn vị nợ tiền BHXH nộp lãi nộp chậm cùng số tiền nợ
BHXH vào tài khoản chuyên thu của đơn vị BHXH.
2.2.
Kiểm soát quy trình thu.
Kiểm soát quy trình thu trong đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả: các chế độ, chính sách Bảo Hiểm Xã Hội đạt mục
tiêu về thu BHXH.
(2) Báo cáo tài chính đáng tin cậy: các khoản mục được trình bày trung thực và
hợp lý trên báo cáo tài chính.
(3) Tuân thủ pháp luật và các quy định: quá trình thực hiện thu của đơn vị phải
chịu sự chi phối của pháp luật cũng như của chính đơn vị.
Trong tổ chức BHXH quy trình thu trong đơn vị nhằm mục tiêu:
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả:
-
Tính hiệu quả là một chỉ tiêu quan trọng để đánh giá kết quả chính sách và
quá trình tổ chức thực hiện thu BHXH. Tính hiệu quả thể hiện ở sự gia tăng
quy mô thu BHXH cũng như mức độ bao phủ đối tượng BHXH. Được đo
lường bằng các chỉ tiêu định lượng và định tính:
• Số người tham gia BHXH tăng thêm hàng năm.
• Số gian lận, sai phạm xảy ra và mức độ kiểm soát chúng.
• Tính chặt chẽ: đây là một chỉ tiêu quan trọng trong việc tăng cường tính
hiệu quả của quy trình thu BHXH, tính chặt chẽ được thể hiện qua:
Mức độ phù hợp của quy trình thu BHXH với các chính sách, chế độ
liên quan.
Mức độ phối hợp giữa cơ quan BHXH với các cơ quan khác có liên
quan đến đối tượng thu BHXH.
-
Sự hữu hiệu: tuy nhiên dù có gia tăng về số lượng tham gia BHXH cũng
chưa thể chắc chắn mọi người đều hài lòng với chế độ BHXH cần phải xem
xét thêm mức độ hài lòng cả các đối tượng tham gia cũng như xã hội với
chính sách thu BXHH và quá trình tổ chức thực hiện chính sách thu BHXH,
điều này được đánh giá thông qua tính minh bạch, tính thuận tiện và tính
chặt chẽ.
• Tính minh bạch: đảm bảo sự đúng đắn của chính sách BHXH.
Chính sách thu BHXH có được quy định rõ ràng không.
Thủ tục, hồ sơ tham gia có được quy định rõ ràng, công khai không.
Quy trình thu, nộp BHXH có được công bố rộng rãi đến mọi đối
tượng nộp BHXH không.
Mức độ và cách thức công bố chính sách thu, số liệu và báo cáo quyết
toán thu nộp BHXH.
• Tính thuận tiện: thể hiện ở mức độ dễ dàng tiếp cận với chính sách và
quá trình thu, nộp BHHX của các đối tượng. Tính thuận tiện sẽ tạo điều
kiện mở rộng đối tượng tham gia BHXH cũng như gia tăng tiện ích và
mức độ thu hút đối với xã hội. Có thể đo lường tính thuận tiện qua một
số chỉ tiêu:
Mức độ dễ dàng khi tìm hiểu chính sách thu BHXH.
Thời gian trung bình tiến hành thu, nộp đối với một đối tượng tham
gia.
Khi có vướng mắc hoặc cần thông tin hướng dẫn, các đối tượng tham
gia có thể nhận được thông tin cần thiết qua các kênh thông tin nào.
(2) Báo cáo tài chính trung thực: trình bày các khoản mục liên quan đến quy
trình thu như nguồn thu BHXH, BHYT, BHTN và khoản thu khác một cách
trung thực và hợp lý.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
(3) Tuân thủ pháp luật và các quy định: Quy trình thu của BHXH cần tuân thủ
đúng quy định của Luật BHXH. Luật BHXH quy định cụ thể các nhóm đối
tượng người sử dụng lao động nào và người lao động nào có trách nhiệm
nộp tiền BHXH cũng như đòi hỏi họ phải tiến hành đăng ký chế độ BHXH,
cách thức xác định số tiền khấu trừ lương, tiến hành trình tự thu, nộp như thế
nào. Luật BXHH cũng quy định rất rõ ràng chế độ báo cáo, chế tài khen
thưởng, xử phạt đối với việc thu, nộp BXHH.
Trong ba mục tiêu trên thì mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý là mục tiêu
đảm bảo sự hiệu quả và hữu hiệu của quy trình thu, để đạt được mục tiêu đó cần
tổ chức tốt hệ thống kiểm soát nội bộ.
3. Các thành phần của kiểm soát nội bộ.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu và hiệu quả để cung cấp sự đảm
bảo hợp lý nhằm đạt các mục tiêu cần phải dựa trên cơ sở các chính sách, chuẩn
mực mà đơn vị đã thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm
soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống
thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.
3.1.
Môi trường kiểm soát.
3.1.1.
Khái niệm.
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chịu ảnh hưởng
của văn hóa và lịch sử của tổ chức tác động đến ý thức của mọi người trong đơn
vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố: tính trung thực và các giá trị đạo
đức; cam kết về năng lực; triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý;
cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự; và sự quan
tâm chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
3.1.2.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác”, đạo đức là “phần hồn”, là những
“giá trị tinh thần” của đơn vị.
Cư xử đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ
chức. Văn hóa tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá
trị đạo đức, cách thức truyền đạt vừa thực hiện trong thực tiễn.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng trong môi trường
kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác
của kiểm soát nội bộ.
BHXH Việt Nam là tổ chức sự nghiệp nằm trong hệ thống các cơ quan, đơn vị
hành chính sự nghiệp trực thuộc Nhà nước, vì vậy các cán bộ, công chức cần
tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, văn hóa giao tiếp theo Luật cán bộ, công chức:
-
Cán bộ, công chức phải cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư trong hoạt
động công vụ.
-
Trong giao tiếp ở công sở cán bộ, công chức phải có thái độ lịch sự, tôn
trọng đồng nghiệp; ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch lạc.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Cán bộ, công chức phải lắng nghe ý kiến đồng nghiệp; công bằng, vô tư,
khách quan khi nhận xét, đánh giá; thực hiện dân chủ và đoàn kết nội bộ.
-
Khi thi hành công vụ, cán bộ, công chức phải mang phù hiệu hoặc thẻ công
chức; có tác phong lịch sự; giữ gìn uy tín, danh dự cho cơ quan, tổ chức, đơn
vị và đồng nghiệp.
-
Cán bộ, công chức phải gần gũi với nhân dân; có tác phong, thái độ lịch sự,
nghiêm túc, khiêm tốn; ngôn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rõ ràng, mạch
lạc.
-
Cán bộ, công chức không được hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền
hà cho nhân dân khi thi hành công vụ.
3.1.3.
Hội đồng quản trị
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi Hội đồng quản trị. Một hội
đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện của
người quản lý là nhân tố thiết yếu để kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Do Hội đồng
quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động của quản lý, đưa ra quan điểm
phản biện và đấu tranh với các hành vi sai trái của người quản lý nên cần phải
có thêm người nằm ngoài đơn vị.
Trong BHXH hội đồng quản lý do Chính phủ thành lập, có trách nhiệm chỉ đạo
và giám sát hoạt động của tổ chức BHXH.
Hội đồng quản lý bao gồm đại diện Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ
Tài chính, Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Phòng thương mại và công
nghiệp Việt Nam, tổ chức Bảo Hiểm Xã Hội và một số thành viên khác do
Chính phủ quy định.
Hội đồng quản lý BHXH có Chủ tịch, các Phó chủ tịch và các ủy viên do Thủ
tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
Hình 1.2 Cơ cấu hội đồng quản lý Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam.
3.1.4.
Cơ cấu tổ chức - Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của đơn vị được
lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích
hợp cần xác định quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động, xác định
cấp bậc báo cáo thích hợp.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm để xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của
từng cá nhân hay từng nhóm công việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách
nhiệm báo cáo đối với từng cấp có liên quan.
BHXH Việt Nam được tổ chức và quản lý theo chiều dọc, từ Trung ương đến
địa phương, mỗi cấp một nhiệm vụ bao gồm:
-
Ở Trung ương là Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,
có chức năng thực hiện chính sách, chế độ Bảo Hiểm Xã Hội, bảo hiểm y tế
và quản lý Quỹ Bảo Hiểm Xã Hội theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ cụ
thể của BHXH Việt Nam trong quy trình thu:
• Hướng dẫn cơ quan BHXH cấp dưới lập dự toán, quyết toán thu.
• Hàng năm lập dự toán thu toàn ngành trình Hội đồng quản lý thông qua
và gửi Bộ tài chính.
• Hàng năm, BHXH Việt Nam xây dựng kế hoạch bảo tồn và tăng trưởng
Quỹ BHXH trình Hội đồng quản lý phê duyệt và gửi Bộ Tài chính để
giám sát thực hiện các biện pháp tăng trưởng Quỹ. Sau khi được Hội
đồng quản lý thông qua, BHXH có trách nhiệm thực hiện đúng kế hoạch
và tiến độ. Tổng Giám đốc BHXH chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản
lý về hoạt động bảo tồn giá trị và tăng trưởng Quỹ. Đối với những dự án
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
-
không có khả năng thực hiện theo đúng tiến độ, kế hoạch hoặc những dự
án phát sinh, Tống Giám đốc BHXH Việt Nam phải báo cáo Hội đồng
Quản lý theo thẩm quyền.
• Tổ chức quản lý thống nhất thu BHXH toàn ngành.
• Tổ chức thực hiện quyết toán và báo cáo tài chính hàng quý, năm (bao
gồm công tác thu Quỹ, hoạt động bảo tồn và tăng trưởng Quỹ) theo chế
độ kế toán BHXH ban hành kèm theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài
chính. Xét duyệt quyết toán, tổng hợp trình Hội đồng quản lý thông qua
và gửi Bộ Tài chính.
• Kiểm tra hoạt động của BHXH cấp dưới trên các mặt:
Chấp hành chế độ thu BHXH.
Thực hiện chế độ thống kê, chế độ kế toán và báo cáo kế toán
• Xử lý vi phạm về thu BHXH theo quy định của Nhà nước.
Ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là Bảo Hiểm Xã Hội tỉnh, thành
phố trực thuộc Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam, đặt tại tỉnh, có chức năng giúp
Tổng giám đốc thực hiện các chính sách, chế độ BHXH trên địa bàn tỉnh:
• Lập kế hoạch thu BHXH theo quý, năm gửi BHXH Việt Nam.
• Đôn đốc các đơn vị đóng trên địa bàn (theo phân cấp quản lí) thu nộp
BHXH đầy đủ, đúng hạn và ghi sổ xác nhận số thu BHXH cho người lao
động theo quy định.
• Lập báo cáo quyết toán thu BHXH quý, năm gửi BHXH.
• Kiểm tra, giám sát thu quỹ BHXH và xử lý những vi phạm về thu BHXH
trong phạm vi địa phương theo phân cấp BHXH Việt Nam.
Ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là Bảo Hiểm Xã Hội huyện,
quận, thị xã, thành phố trực thuộc Bảo Hiểm Xã Hội tỉnh, là cơ quan trực
thuộc Bảo Hiểm Xã Hội tỉnh đặt tại huyện, có chức năng giúp Giám đốc Bảo
Hiểm Xã Hội tỉnh tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ BHXH trên địa
bàn huyện.
• Lập kế hoạch thu BHXH theo quý, năm gửi BHXH tỉnh.
• Đôn đốc hướng dẫn các cơ quan đơn vị và người tham gia BHXH trên
địa bàn nộp đầy đủ, kịp thời ghi sổ xác nhận số thu BHXH cho người lao
động.
• Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thu hồi các khoản chi sai chế độ
và báo cáo cơ quan BHXH cấp trên.
• Lập báo cáo quyết toán quý, năm về thu BHXH nộp BHXH tỉnh, thành
phố.
3.1.5.
Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế.
Chính sách nhân sự là thông điệp của đơn vị về yêu cầu đối với tính chính trực,
hành vi đạo đức và năng lực đơn vị mong đợi từ nhân viên.
Chính sách này biểu hiện trọng thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng
nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỉ luật.
-
Tuyển dụng: BHXH Việt Nam hàng năm đều có quy định tuyển dụng. Năm
2010 căn cứ nhu cầu thực tế về cán bộ, công chức, viên chức của ngành,
BHXH Việt Nam ban hành quyết định số 5381/BHXH-TCCB “V/v hướng
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
dẫn xét tuyển viên chức năm 2010”, quy định rõ ràng đối tượng xét tuyển,
yêu cầu , tiêu chuẩn nghiệp vụ đối với vị trí tuyển dụng, cũng như quy trình
xét tuyển, tính điểm xét tuyển, lệ phí, cách xác định người trúng tuyển và
quyết định tuyển dụng. Mọi quy trình đều được tiến hành một cách công
khai, minh bạch, khách quan, phù hợp với yêu cầu của ngành.
-
Đào tạo: khi có các văn bản hướng dẫn mới hoặc các chế độ BHXH thay đổi
nhằm để mọi cán bộ, công chức có thể nắm rõ quy trình, để mọi người có
thể kết hợp chặt chẽ với nhau ngành BHXH tổ chức các buổi tập huấn kỹ
năng, rèn luyện và nâng cao nghiệp vụ. Hàng năm ở mỗi tỉnh, thành phố đều
cử các cán bộ, công chức đi học thêm lên để mở rộng kiến thức, tạo điều
kiện thuận lợi để cán bộ, công chức có thể học tập một cách tốt nhất. Năm
2010 BHXH có ban hành quyết định 5846/BHXH-TCCB “V/v quy định cử
cán bộ, công chức, viên chức đi học sau đại học”
-
Để khuyến khích, nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc của các
cán bộ, công chức các quy định về thi đua-khen thưởng cũng luôn được chú
trọng. Theo quyết định số 01/BHXH-TĐKT “ V/v hướng dẫn công tác thi
đua, khen thưởng năm 2010” các đơn vị trong ngành BHXH đều tổ chức
công tác thi đua, tạo thành tích, đối với nhiệm vụ thu BHXH các đơn vị đều
cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao, phấn đầu thu đúng thời hạn.
Hàng năm BHXH Việt Nam đều tổ chức thi nâng ngạch công chức, viên
chức như một hình thức khen thưởng đối với các cán bộ công chức có thành
tích tốt.
-
Có khen thưởng cũng có kỷ luật, các hành vi sai phạm của các cán bộ công
chức, của các đơn vị BHXH cũng cần có biện pháp nhằm răn đe, phê bình.
Tùy theo tính chất, mức độ sai phạm cán bộ phải chịu một trong những hình
thức:
•
•
•
•
Khiển trách.
Cảnh cáo.
Cách chức.
Bãi nhiệm.
Vậy có thể thấy các quy định về nhân sự của BHXH Vệt Nam luôn được quan
tâm và đề ra các quy định phù hợp, đảm bảo nguồn nhân lực. Đây là một biểu
hiện tốt cho thấy đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có đầy đủ khả năng để
đáp ứng các nhu cầu của công việc.
3.2.
Đánh giá rủi ro.
3.2.1.
Khái niệm.
Mọi đơn vị đều phải đối mặt với các rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện
tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết kế ở
các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng
và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể
quản trị được rủi ro. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh,
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro liên kết
với sự thay đổi này.
3.2.2.
Xác định mục tiêu.
Để đánh giá rủi ro trước tiên cần xác định mục tiêu. Xác định mục tiêu là một
quy trình có thể chính thức hoặc ngầm hiểu.
Mục tiêu của quy trình thu BHXH:
-
Đạt được sự hiệu quả và hữu hiệu: trong quá trình thu cần đảm bảo nguyên
tắc: đơn giản, dễ dàng, thuận tiện, đảm bảo kịp thời và đầy đủ quyền lợi của
người tham gia BHXH.
-
Báo cáo tài chính hợp lý: các khoản mục liên quan đến quy trình thu như
doanh thu, thu nhập khác được trình bày trên báo cáo tài chính trung thực,
hợp lý
-
Tuân thủ pháp luật và quy định:
• Thực hiện việc thu BHXH theo Luật BHXH.
• Cấp sổ BHXH đến đúng đối tượng.
• Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin về việc đóng, quyền được hưởng chế
độ, thủ tục thực hiện BHXH khi người lao động hoặc tổ chức công đoàn
yêu cầu.
• Công tác thống kê, kế toán được thực hiện đúng theo quy định.
3.2.3.
Rủi ro.
Dựa trên mục tiêu được thiết lập nhà quản lý nhận dạng và phân tích rủi ro để
có thể đưa ra biện pháp quản trị chúng. Quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro
là một quá trình lặp đi lặp lại không ngừng và là một nhân tố then chốt để kiểm
soát nội bộ.
Rủi ro có thể xảy ra đối với quy trình thu trong BHXH:
-
Không đóng BHXH theo quy định của Luật.
-
Đóng BHXH không đúng thời gian quy định.
-
Đóng BHXH không đúng mức quy định.
-
Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH.
-
Gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện BHXH.
-
Đơn vị BHXH gây phiền hà, trở ngại, làm thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp
pháp của người lao động và người sử dụng lao động.
-
Báo cáo sai sự thật, cung cấp sai lệch thông tin, số liệu về BHXH.
3.2.4.
Quản trị thay đổi.
Nền kinh tế, ngành nghề kinh doanh, môi trường pháp lý và những hoạt động
của đơn vị luôn thay đổi và phát triển. Kiểm soát nội bộ có thể hữu hiệu trong
điều kiện này nhưng có thể lại không trong điều kiện khác. Do vậy nhận dạng
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
rủi ro cần được thực hiện một cách liên tục, đó chính là quản trị sự thay
đổi.Quản trị sự thay đổi bao gồm việc thu nhận, xử lý và báo cáo thông tin về
những sự kiện, hoạt động và điều kiện chỉ ra những thay đổi mà đơn vị cần phản
ứng lại.
Trong nền kinh tế có nhiều biến đổi, BHXH Việt Nam đã luôn cố gắng đưa ra
các Quyết định nhằm thay đổi, điều chỉnh các chế độ, chính sách BHXH cho
phù hợp.
Để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, sự hiện đại hóa của nền
kinh tế Nhà nước khuyến khích đầu tư phát triển công nghệ và phương tiện kỹ
thuật tiên tiến để đảm bảo áp dụng phương pháp quản lý BHXH hiện đại.
3.3.
Các hoạt động kiểm soát.
3.3.1.
Khái niệm.
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối
phó rủi ro đe dọa đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp trong tổ chức trong một
đơn vị. Hoạt động kiểm soát bao gồm: chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm
soát.
Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện
thủ tục kiểm soát.
Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.
3.3.2.
Các loại hoạt động kiểm soát.
Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thiết kế và
áp dụng. Những hoạt động kiểm soát có thể đáp ứng một mục tiêu kiểm soát
hoặc cho toàn bộ tổ chức nói chung.
Xét về mục đích, chia hoạt động kiểm soát thành ba loại: kiểm soát phòng ngừa,
kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp.
-
Kiểm soát phòng ngừa: hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu
khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục
tiêu của tổ chức.
-
Kiểm soát phát hiện: hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời ra hành vi
sai sót hoặc gian lận nào đó đã thực hiện.
-
Kiểm soát bù đắp: là việc tăng cường thêm thủ tục kiểm soát bổ sung cho
một thủ tục kiểm soát khác.
Xét về chức năng, các loại hoạt động kiểm soát trong đơn vị bao gồm:
-
Soát xét của nhà quản lý cấp cao: việc soát xét của lãnh đạo cấp cao trong
đơn vị. Thông thường các chương trình quan trọng của đơn vị phải được
soát xét để xác định mức độ hoàn thành.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Quản trị hoạt động: người quản lý ở các cấp trung gian sẽ rà soát các báo
cáo về hiệu quả của từng bộ phận mà mình phụ trách, việc rà soát nhằm đảm
bảo mục tiêu chung của tổ chức được thực hiện.
-
Phân chia trách nhiệm hợp lý: để hạn chế sai sót và gian lận tại các đơn vị
thường phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng, đây được coi như
kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện một cách hiệu quả. Bởi lẽ việc
phân chia trách nhiệm hợp lý sẽ làm giảm thiểu cơ hội dẫn đến sai sót và
gian lận cũng như giúp phát hiện ra các sai sót này trong quá trình tác
nghiệp. Phân chia trách nhiệm phải đảm bảo nguyên tắc: không để một cá
nhân, nhóm nắm tất cả các khâu của một quy trình từ khi bắt đầu cho đến
khi kết thúc và cần tách biệt các chức năng:
• Chức năng xét duyệt với chức năng bảo quản tài sản.
• Chức năng ghi sổ kế toán với chức năng bảo quản tài sản.
• Chức năng xét duyệt với chức năng ghi sổ kế toán.
-
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: nhằm đảm bảo tính chính xác, tính đầy
đủ và phê chuẩn đúng đắn các nghiệp vụ diễn ra trong đơn vị. Kiểm soát quá
trình xử lý thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói
chung.
Các hệ thống thông tin ngày nay đa phần đều sử dụng bằng các chương trình
trên máy tính kết hợp với một số thủ tục được xử lý thủ công bởi con người.
Vì vậy kiểm soát quá trình xử lý thông tin có thể chia thành hai loại:
• Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống
ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định.
Kiểm soát chung bao gồm:
Kiểm soát hoạt động trung tâm dữ liệu: bao gồm việc lên kế hoạch,
sắp xếp lịch trình, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Kiểm soát phần mềm hệ thống: thực hiện bảo trì hệ thống, hệ quản trị
cơ sở, phần mềm truyền thông và phần mềm tiện ích. Các phần mềm
này vận hành hệ thống và cho phép ứng dụng hoạt động.
Kiểm soát truy cập: nhằm bảo vệ hệ thống, ngăn ngừa việc truy cập
và sử dụng trái phép các thông tin trên hệ thống.Kiểm soát truy cập
chỉ cho phép người dùng được tiếp cận với những ứng dụng cần thiết
trong công việc của họ mà thôi.
Kiểm soát việc phát triển và bảo trì các hệ thống ứng dụng: đây là
lĩnh vực quan trong đòi hỏi những hao phí lớn về tài chính và nhân
lực. Hệ thống ứng dụng phải đáp ứng được nhu cầu của người sử
dụng và cập nhật thông tin cho nhà quản lý về các lĩnh vực khác nhau
vì vậy cần phải có phương pháp phát triển cụ thể, chỉ ra những thay
đổi phù hợp và cần được nghiệm thu trước khi đi vào sử dụng.
• Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống
cụ thể. Kiểm soát ứng dụng phải đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
một cách chính xác, đầy đủ cũng như phát hiện các dữ liệu không phù
hợp. Có thể nói kiểm soát ứng dụng chính là kiểm soát các yếu tố đầu,
kiểm soát quá trình xử lý và cuối cùng kiểm soát đầu ra.
-
Kiểm soát vật chất: nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị được bảo vệ một
cách chặt chẽ. Đây là việc dùng các biện pháp để tránh thất thoát, hư tổn tài
sản cũng như thống nhất các số liệu giữa sổ sách và tài sản thực tế.
-
Phân tích rà soát: là việc so sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán
hay giữa các thông tin tài chính và thông tin phi tài chính nhằm phát hiện
các biến động bất thường để có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời. BHXH
Việt Nam luôn đưa ra các quy định kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro do gian
lận và sai sót.
Hoạt động kiểm soát tại Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam:
-
Soát xét của nhà quản lý cấp cao.
• Vào đầu mỗi năm, mỗi quý các đơn vị BHXH đều lập dự toán thu
BHXH cho năm tới, quý tới, qua bảng dự toán này nhà quản lý có thể so
sánh kết quả thực tế thu với dự toán thu đồng thời giám sát quá trình thực
hiện thu BHXH để từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp điều chỉnh cho
quá trình thu đi đúng mục tiêu đề ra. Như khi đã có dự toán thu cả năm
tại một đơn vị BHXH thì nhà quản lý cấp cao sẽ xem xét tiến trình thu
chẳng hạn nếu đến nửa năm mà dự toán thu chưa thực hiện được nhiều
thì nhà quản lý sẽ đưa ra các biện pháp đốc thúc đơn vị để hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
• Mọi kế hoạch, phương án nhằm phát triển, hỗ trợ quy trình thu BHXH
như chương trình sử dụng phần mềm thu BHXH đều phải được xét duyệt
bởi các cấp và theo dõi kết quả đạt được.
-
Quản trị hoạt động.
Những người quản lý ở các cấp trung gian như các Giám đốc BHXH
tỉnh, Giám đốc BHXH huyện thực hiện việc soát xét các hoạt động trong
đơn vị mình phụ trách. Như đối với BHXH huyện, Giám đốc sẽ chịu
trách nhiệm kiểm tra, trình báo cáo của huyện với BHXH tỉnh. BHXH
tỉnh sẽ dựa vào các báo cáo của huyện lập ra báo cáo chung trình lên cho
BHXH Việt Nam xem xét. Giám đốc BHXH huyện sẽ thực hiện nhiệm
vụ thu BHXH do tỉnh giao cho và BHXH tỉnh phải chịu trách nhiệm
trước BHXH Việt Nam về tình hình thu BHXH trong tỉnh.
-
Phân chia trách nhiệm hợp lý.
Trong hệ thống BHXH Việt Nam, các cấp từ Trung ương đến địa phương
mỗi cán bộ, công chức, phòng ban chịu một trách nhiệm công việc khác
nhau. Ngay từ khi tuyển dụng ở mỗi vị trí đều đòi hỏi yêu cầu không giống
nhau. Mỗi vị trí đều đòi hỏi những chuyên môn nghiệp vụ riêng. Chẳng hạn
như trong quy trình thu của BHXH tỉnh, thành phố, mỗi nhiệm vụ do một bộ
phận, phòng ban chịu trách nhiệm riêng:
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
•
Phòng BHXH, BHYT: tiếp nhận hồ sơ tham gia BHXH, BHYT giải đáp
thắc mắc của người lao động về các chế độ BHXH, BHYT.
• Phòng thu: chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch thu hàng năm, quý,
tháng và phân bổ chỉ tiêu kế hoạch thu cho BHXH huyện trên cơ sở đã
được BHXH Việt Nam giao.
Thực hiện thu BHXH của các đối tượng tham gia.
Thực hiện chế độ báo cáo tháng, quý, năm.
• Phòng kế hoạch-tài chính:
Chủ trì, phối hợp với các phòng để lập, giao kế hoạch và tổng hợp
đánh giá tình hình thực hiện thu BHXH.
Chuyển kịp thời tiền thu BHXH vào tài khoản của BHXH Việt Nam
theo quy định.
Thực hiện chế độ thông tin, thực hiện tổng hợp báo cáo tháng, quý,
năm.
• Phòng tiếp nhận-quản lý hồ sơ: tiếp nhận, kiểm tra các hồ sơ liên quan
đến việc tham gia chế độ BHXH, BHYT của quận, huyện và các tổ chức
cá nhân tham gia BHXH.
• Phòng kiểm tra: tiếp dân, tiếp nhận, kiểm tra, giải quyết các đơn thư
khiếu nại, tố của các cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện thu BHXH.
Ngoài việc phân định chức năng – quyền hạn của mỗi phòng ban khác nhau
các chức năng xét duyệt - ghi sổ kế toán - thu tiền – bảo quản tài sản cũng
đều được đảm bảo phân định rõ, tách biệt cho mỗi phòng, bộ phận:
• Phòng BHXH, BHYT: thực hiện xét duyệt các đối tượng tham gia
BHXH, BHYT.
• Phòng thu: chịu trách nhiệm thu tiền và lập báo cáo thu tiền.
• Phòng kế hoạch-tài chính: bảo quản tiền, chuyển tiền vào tài khoản, lập
báo cáo tình hình thực hiện thu BHXH.
• Đối chiếu giữa các báo cáo để tìm ra các sai sót, gian lận nếu có.
-
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: trong quy trình thu BHXH Việt Nam sử
dụng phần mềm xét duyệt các chế độ BHXH.
• Kiểm soát chung.
Kiểm soát dữ liệu: phần mềm có chương trình sao lưu, phục hồi.
Phần mềm luôn được bảo trì, nâng cấp để phù hợp với yêu cầu công
việc, để thực hiện xét duyệt hồ sơ thủ tục nhanh hơn, từ phần mềm
quản lý thu BHXH SMS 1.0 đến bây giờ đã nâng cấp thành phần
mềm SMS 6.0. Khi cài đặt phần mềm 6.0 các thông tin liên quan đến
chế độ BHXH sẽ được sao lưu từ phần mềm quản lý hệ thống chung
và cập nhật lại. Phần mềm còn có các ứng dụng tiện ích khác như in
báo cáo, lập lịch công tác trong tháng…
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
Kiểm soát truy cập: đối với mỗi đối tượng muốn sử dụng phần mềm
phải truy cập bằng tên đăng nhập và mật khẩu riêng. Mỗi cán bộ,
công chức khi truy cập vào phần mềm chỉ được thực hiện những công
việc nằm trong giới hạn phạm vi công việc của mình. Trong phần
mềm có tiện ích quản trị hệ thống theo đó người quản trị hệ thống sẽ
phân quyền sử dụng cho người sử dụng đúng theo nghiệp vụ mà
người đó được giao, phân quyền bao gồm: giám định, hệ thống, kế
toán, quản trị và sử dụng.
• Kiểm soát ứng dụng.
Với mỗi đối tượng mới tham gia BHXH khi ghi nhận thông tin của
đối tượng đều yêu cầu đầy đủ các thông tin cần thiết như: họ tên
người tham gia, ngày tháng năm sinh, giới tính, hộ khẩu thường trú,
tên đơn vị trực thuộc,...
Phầm mềm sẽ tự động cập nhật các thông tin liên quan như: ngày
tham gia BHXH, mã quản lý…
Khi dữ liệu nhập vào không phù hợp phần mềm sẽ hiện bảng báo cáo
chẳng hạn như số hiệu quản lý được quy định trước nếu nhập sai hoặc
trùng lặp hệ thống sẽ hiện bảng yêu cầu kiểm tra dữ liệu.
Các thông tin về đối tượng tham gia sau khi có bất kỳ sửa đổi nào đều
được ghi lại trong “Lịch sử cập nhật đối tượng”
Khi muốn xác định thông tin liên quan đến một đối tượng có thể truy
xuất các dữ liệu liên quan như: thời gian tham gia BHXH, số lần
đóng BHXH, hệ số lương…
Phần mềm quản lý thu BHXH SMS 6.0 có các ứng dụng và tiện ích giúp nhà
quản lý có thể kiểm soát được các hoạt động thu-chi BHXH liên quan đến
đối tượng tham gia, có thể thống kê đưa ra các dữ liệu một cách nhanh
chóng, kịp thời.
-
Kiểm soát vật chất.
• Thông thường người sử dụng lao động tổng hợp và nộp tổng số tiền tham
gia BHXH cho người lao động vào tài khoản của BHXH Việt Nam.
• Đối với tiền mặt thu được do các đối tượng tham gia BHXH nộp trực
tiếp bộ phận chuyên thu cần nộp số tiền đó vào tài khoản chuyên thu của
BHXH Việt Nam.
• Khi thu tiền của các đối tượng tham gia, bộ phận thu tiền phải lập báo
cáo tình hình thu BHXH vào cuối mỗi tháng, đồng thời bộ phận kế toán
cũng thực hiện ghi sổ BHXH khi có giấy báo của ngân hàng hoặc kho
bạc nơi đơn vị BHXH mở tài khoản, đối chiếu bảng báo cáo thu và sổ kế
toán có thể xác định được số chênh lệch nếu có.
-
Phân tích rà soát.
Mỗi năm trách nhiệm thu BHXH được giao khác nhau theo đó tình hình
thực hiện cũng khác nhau, số tiền thu năm sau cao hơn năm trước kéo theo
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
khó khăn năm sau nhiều hơn năm trước. Do đó cần thường xuyên xem xét
các báo cáo, phân tích tình hình để kịp thời đưa ra các biện pháp phù hợp.
Đối với tình hình thực tế đã xảy ra đơn vị BHXH đã phân tích và đưa ra các
thủ tục kiểm soát kịp thời:
Tình hình thực tế
Năm 2010 công tác
thu BHXH của
ngành gặp nhiều
khó khăn, mức thu
BHXH tăng trên
50% so với năm
2009.
Đây là một nhiệm
vụ thực hiện rất khó
khăn, thông thường
vào những năm
trước đến ngày
25/12 thì phần lớn
các tỉnh, thành phố
đã đạt được chỉ tiêu,
hoàn thành kế hoạch
được giao và phấn
đầu hoàn thành kế
hoạch, nhưng năm
2010 đến tận ngày
29/12 cả nước chỉ
mới có 21 tỉnh,
thành phố hoàn
thành, hơn nữa
những tỉnh hoàn
thành chủ yếu là
những tỉnh có số thu
thấp.
Trước tình hình đó
toàn ngành BHXH
đã đưa ra nhiều biện
pháp đốc thúc thu,
phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
Thủ tục kiểm soát
- Nếu đơn vị lao động chậm nộp BHXH từ
30 ngày trở lên so với kỳ hạn phải nộp, thì
ngoài việc bị xử lý theo quy định của pháp
luật về xử phạm vi phạm hành chính về
BHXH, đơn vị còn phải nộp số tiền chậm
nộp cộng với tiền lãi theo mức lãi suất tiền
vay quá hạn do Ngân hàng Nhà nước Việt
Nam quy định tại thời điểm truy nộp.
Ban hành nghị định số 86/2010/NĐ-CP
“Quy định xử phạt hành chính trong lĩnh
vực BHXH”, tiến hành xử phạt hành chính
các đơn vị nợ tồn đọng (mức phạt cao nhất
là 30 triệu đồng).
- BHXH các cấp có quyền yêu cầu Kho
bạc, Ngân hàng trích từ tài khoản của đơn
vị sử dụng lao động chuyển về tài khoản
của cơ quan BHXH khoản tiền phải nộp
BHXH và tiền phạt do chậm nộp BHXH,
mà không cần có sự chấp nhận thanh toán
của đơn vị sử dụng lao động.
- Truy nộp BHXH.
- Thành lập tổ thu nợ.
Từ thực tế số nợ tồn đọng nhiều BHXH
Việt Nam yêu cầu Giám đốc BHXH tỉnh,
thành phố báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương thành
lập Tổ Công tác liên ngành để thực hiện
nhiệm vụ:
• Rà soát, thống kê các doanh nghiệp
được thành lập và tổng hợp các đơn vị
sử dụng lao động chưa tham gia
BHXH, BHYT hoặc có số nợ lớn, thời
gian nợ kéo dài trên địa bàn quản lý.
• Xây dựng kế hoạch và biện pháp vận
động tuyên truyền đối với đơn vị chưa
tham gia và đôn đốc thu hồi nợ.
• Tổ chức thanh tra các đơn vị nợ
BHXH trên 3 tháng, kiểm tra, thu hồi
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
nợ.
• Khởi kiện ra tòa đối với các đơn vị cố
tình nợ từ 6 tháng trở lên.
Điển hình BHXH TP Hồ Chí Minh năm
2010 đã kiện 150 đơn vị nợ BHXH với
số tiền lên đến 37,4 tỷ đồng và thu hồi
được 11,7 tỷ đồng.
Tỉnh Bình Dương đã tiến hành kiểm tra
168 đơn vị, khởi kiện 17 đơn vị. Với
Đồng Nai, việc phối hợp đồng bộ công
tác tuyên truyền, kiểm tra, xử lý các đơn
vị nợ đọng không những giúp BHXH
tỉnh hoàn thành nhiệm vụ mà còn đưa số
nợ giảm xuống chỉ còn 0,39 tháng thu.
3.4.
Thông tin và truyền thông.
3.4.1.
Thông tin.
Mọi bộ phận và cá nhân trong đơn vị đều phải có những thông tin cần thiết giúp
thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải
được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan
một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của đơn vị tạo ra các báo
cáo, trong đó chứa đựng những thông tin tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp
cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát đơn vị.
Một thông tin có thể đáp ứng nhiều mục tiêu khác nhau vì vậy khi có được
thông tin cần tìm hiểu, xác định sự ảnh hưởng của thông tin đến yêu cầu, nhiệm
vụ của cá nhân.
3.4.2.
Truyền thông.
Truyền thông là một thuộc tính của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc
trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới bên trong và bên ngoài đơn vị.
Mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông để những thông tin đã
được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để
giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình.
Thông tin- truyền thông trong hệ thống BHXH được thực hiện một cách quy củ:
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
các vấn đề
quan tâm của
người lao
động và đơn vị
sử dụng lao
động
Hình 1.3 Hệ thống thông tin-truyền thông BHXH Việt Nam.
-
Trong nội bộ hệ thống BHXH thông tin được truyền từ trên xuống dưới, từ
dưới lên trên, thông tin được truyền từ cấp địa phương lên Trung ương thông
qua các báo cáo sau khi Trung ương xem xét, đưa ra các hướng dẫn xuống
địa phương bằng các quyết định.
-
Đối với các thông tin tác động bên ngoài, thông tin kinh tế, tài chính, phi tài
chính…hệ thống BHXH trao đổi, tiếp nhận thông tin và phản ánh lại thể
hiện qua chế độ BHXH, sự thay đối, hoàn thiện chế độ BHXH để ngày càng
phù hợp hơn với sự phát triển của xã hội.
-
Năm 2010 để tuyên truyền chế độ BHXH đến mọi người BHXH Việt Nam
đã phát động cuộc thi “ Sáng tác tranh cổ động tuyên truyền về chính sách
BHXH, BHYT” và các bài viết liên quan cũng được đăng trên báo Lao động,
báo Tuổi trẻ Thành phố Hồ Chí Minh, báo Pháp luật Thành phố Hồ Chí
Minh.
-
Các tờ rơi tuyên truyền, cổ động cũng được in ấn và đưa đến những đối
tượng quan tâm đến chế độ BHXH.
-
Bên cạnh đó, Tạp chí BHXH và website của ngành BHXH Việt Nam:
www.baohiemxahoi.gov.vn cũng đưa lên các tin tức cập nhật về chế độ,
chính sách BHXH cũng như các cách thức tham gia, các hướng dẫn về quy
trình thu nộp BHXH…
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Ngoài ra, ngay tại đơn vị BHXH huyện, quận, thị xã và đơn vị BHXH tỉnh,
thành phố đều có các bàn tiếp dân để có thể trực tiếp giải đáp các thắc mắc.
-
Khi có đơn vị được thành lập cơ quan BHXH tại địa phương sẽ cử cán bộ
xuống phổ biến chính sách, chế độ đến người lao động và người sử dụng lao
động.
3.5.
Giám sát.
3.5.1.
Khái niệm.
Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát. Giám sát là quá trình
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Giám sát bao
gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kì.
Nhà nước giao trách nhiệm quản lý cho các cơ quan, chính vì vậy để đảm bảo
BHXH Việt Nam được thực hiện đúng quy định các cấp quản lý phải luôn giám
sát. Hay nói cách khác trách nhiệm giám sát cao nhất thuộc về các cơ quan quản
lý BHXH.Theo điều 8 Luật BHXH “ Cơ quan quản lý nhà nước về BHXH”
-
Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về BHXH.
-
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm trước Chính phủ
thực hiện quản lý nhà nước về BHXH.
-
Bộ, cơ quan ngang Bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực
hiện quản lý nhà nước về BHXH.
-
Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện quản lý nhà nước về BHXH trong phạm
vi địa phương theo phân cấp của Chính phủ.
3.5.2.
Giám sát thường xuyên.
Giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động thường
ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các
hoạt động khác mà nhân viên tiến hành trong nhiệm vụ hàng ngày.
Chế độ BHXH tác động đến người lao động, đơn vị sử dụng lao động hay nói
cách khác hầu như ảnh hưởng đến mọi người trong xã hội, vì vậy Nhà nước
luôn quan tâm đến việc giám sát các hoạt động BHXH để đi đúng mục tiêu đặt
ra.
-
Theo điểm (2c) điều 11 Luật BHXH “ Quyền và trách nhiệm của tổ chức
công đoàn”: Tham gia kiểm tra, giám sát việc thi hành pháp luật về BHXH.
-
Người lao động, đơn vị sử dụng lao động cũng luôn giám sát hoạt động của
các đơn vị BHXH các cấp để đưa ra các khiếu nại khi các đơn vị làm sai quy
định.
-
Điều 107 Luật BHXH “ Hội đồng quản lý BHXH”: Hội đồng quản lý chịu
trách nhiệm chỉ đạo và giám sát hoạt động của tổ chức BHXH.
-
Không chỉ ở Hội đồng quản lý BHXH mới có trách nhiệm giám sát mà ngay
ở mỗi cấp quản lý trung gian cũng cần giám sát các nhân viên của mình để
có thể đôn đốc hoàn thành công việc được giao.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Bên cạnh đó đơn vị sử dụng lao động và người lao động có thể thực hiện
giám sát thông qua các thắc mắc, khiếu nại về mọi vấn đề liên quan đến
BHXH bằng cách trực tiếp đến bàn tiếp dân tại mỗi đơn vị BHXH hoặc gửi
qua Tạp chí Bảo Hiểm Xã Hội, trang tin điện tử của tạp chí
www.tapchibaohiemxahoi.org.vn, website của BHXH Việt Nam:
www.baohiemxahoi.gov.vn và các trang liên kết riêng của từng tỉnh: BHXH
thành phố Hồ Chí Minh (www.bhxhtphcm.gov.vn), BHXH tỉnh Thanh Hóa
(www.bhxhthanhhoa.gov.vn),...mỗi thắc mắc, khiếu nại của người lao động
đều được các cán bộ, công chức trong ngành tiếp nhận và giải đáp.
3.5.3.
Giám sát định kì.
Giám sát định kì nhằm đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên.
-
Cuối mỗi quý đơn vị BHXH tỉnh, thành phố, huyện, thị xã đối chiếu bảng
danh sách lao động hưởng lương với đơn vị sử dụng lao động để đảm bảo
nguồn thu BHXH đúng đối tượng và được đóng đầy đủ.
-
Thông qua các báo cáo sự giám sát được thực hiện từ trên xuống dưới. Cấp
Trung ương quản lí, giám sát cấp tỉnh, cấp tỉnh giám sát cấp huyện. Định kì
đơn vị BHXH huyện, thị xã lập báo cáo quý, báo cáo năm đưa lên BHXH
tỉnh, thành phố. BHXH tỉnh, thành phố lập báo cáo đưa lên BHXH Việt
Nam. Báo cáo hàng quý được đưa lên để BHXH VIệt Nam làm cơ sở giám
sát việc thực hiện các kế hoạch, dự toán năm.
-
Để tiện giám sát, quản lý các hoạt động BHXH của các đơn vị cấp dưới theo
quyết định số 4793/BHXH-TCCB “ V/v thực hiện báo cáo tháng”: quyết
định kể từ tháng 11 năm 2010 BHXH tỉnh, thành phố thực hiện thêm chế độ
báo cáo nhanh hàng tháng (mẫu 01/BCN-KT), số liệu để lập báo cáo tháng
thống nhất lấy từ ngày 26 tháng trước đến hết ngày 25 của tháng báo cáo,
trong báo cáo hàng tháng yêu cầu đơn vị BHXH tỉnh, thành phố ngoài việc
báo cáo hoạt động thu – chi trong tháng, các đơn vị cần bổ sung nội dung
báo cáo khởi kiện các đơn vị sử dụng lao động nợ tồn đọng tiền đóng BHXH
ra Tòa án.
-
Hàng năm Chính phủ báo cáo Quốc hội về quản lý quỹ BHXH.
-
Định kì ba năm, Kiểm toán nhà nước thực hiện kiểm toán quỹ BHXH và báo
cáo kết quả với Quốc hội.
-
Trong trường hợp cần thiết, theo yêu cầu của Quốc hội, Ủy ban thường vụ
Quốc hội hoặc Chính phủ, quỹ BHXH được kiểm toán đột xuất.
Nhìn chung có thể thấy hệ thống kiểm soát nội bộ về nguồn thu của BHXH Việt
Nam khá chặt chẽ, các quy định, Luật định, Quyết định được ban hành kịp thời,
hướng dẫn trong những trường hợp cụ thể để BHXH các cấp có hướng giải
quyết các vấn đề liên quan đến quy trình thu. Điều này được thể hiện rõ nhất
qua tình hình thu năm 2010:
-
Tính đến ngày 29/12/2010 cả nước chỉ có 21 tỉnh hoàn thành nhiệm vụ thu
trong năm nhưng phần lớn là những tỉnh có số thu thấp, tổng số thu của cả
nước mới chỉ đạt 94,7%. Tuy nhiên, chỉ trong hai ngày còn lại của năm
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
2010, BHXH Việt Nam đã chỉ đạo các địa phương tích cực đốc thúc việc
thu, sử dụng nhiều biện pháp giảm nợ như: báo cáo tình hình thực hiện chế
độ chính sách lên cấp ủy và chính quyền địa phương, công bố tên các đơn vị
nợ trên các phương tiện thông tin, khởi kiện…Ngành BHXH đã có bước
chạy “nước rút” với kết quả 61/63 cơ quan BHXH tỉnh, thành phố thu đạt kế
hoạch. Tính chung, toàn ngành thu được 80.155 tỷ đồng, vượt 0,3% so với
kế hoạch của Chính phủ giao.
CHƯƠNG II. KIỂM SOÁT NGUỒN THU TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI
HUYỆN M’ĐRĂK.
1. Giới thiệu Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
1.1.
Lịch sử hình thành và phát triển.
1.1.1. Sơ lược về Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Tên đầy đủ: Phòng Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Địa chỉ: số 248 đường Nguyễn Tất Thành – thị trấn M’đrăk – huyện M’đrăk
– tỉnh Đăk Lăk
-
Điện thoại: (0500) 3731 396.
-
BHXH huyện M’đrăk bao gồm 12 cán bộ, nhân viên được chia thành 4
phòng ban, bộ phận, 1 Giám đốc và 1 Phó giám đốc.
-
BHXH huyện M’đrăk chịu sự quản lý trực tiếp của BHXH tỉnh Đăk Lawk,
có con dấu và tài khoản riêng.
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển.
-
Theo Nghị định số 19/CP ngày 16/02/1995 của Thủ tướng chính phủ về
thành lập Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam. Hệ thống BHXH ra đời từ Trung
ương đến địa phương.
-
BHXH huyện M’đrăk được thành lập năm 1995 sau khi thành lập đơn vị
BHXH tỉnh Đăk Lăk.
-
Ban đầu khi mới thành lập đơn vị BHXH huyện M’đrăk chỉ có 5 cán bộ, cơ
sở vật chất ban đầu thiếu thốn, mọi công việc đều xử lý thủ công.
Trang
60
Chuyên đề thực tập: Thực trạng kiểm soát nguồn thu tại Bảo Hiểm Xã Hội huyện M’đrăk.
-
Qua hơn 15 năm hoạt động do yêu cầu công việc ngày càng cao, BHXH tỉnh
đã cắt cử các cán bộ xuống đơn vị BHXH huyện công tác, mỗi năm dựa vào
nhu cầu của đơn vị BHXH huyện Giám đốc đưa yêu cầu và BHXH sẽ xem
xét thêm, giảm cán bộ, công chức cho phù hợp. Các nghiệp vụ được xử lý tại
đơn vị ngày càng nhiều và phức tạp trong khi đó việc xử lý thủ công không
đáp ứng kịp thời, nhằm giảm tối thiểu thời gian xử lý công việc đơn vị đã
dần trang bị thêm các máy móc phục vụ công việc. Hiện nay, BHXH huyện
đã có 12 cán bộ, nhân viên và mỗi phòng đều đảm bảo có máy vi tính để
phục vụ công tác thực hiện các chế độ BHXH. Đơn vị sử dụng nhiều phần
mềm khác nhau như: phần mềm xét duyệt, phần mềm kế toán…
1.1.3. Chức năng.
-
BHXH huyện M’đrăk là cơ quan trực thuộc BHXH tỉnh Đăk Lăk, nằm trong
hệ thống BHXH Việt Nam, có chức năng giúp Giám đốc BHXH tỉnh tổ chức
thực hiện các chính sách, chế độ BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN,
BHYT tự nguyện, quản lý quỹ BHXH, BHYT trên địa bàn huyện theo quy
định của pháp luật.
-
BHXH huyện chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc BHXH tỉnh Đăk Lăk
và chịu sự quản lý hành chính của cơ quan nhà nước trên địa bàn huyện.
1.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn.
-
Xây dựng, trình Giám đốc kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về phát triển
BHXH trên địa bàn và chương trình công tác hàng năm; tổ chức thực hiện
kế hoạch, chương trình sau khi được phê duyệt.
-
Tổ chức thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến các chế độ,
chính sách, pháp luật về BHXH, BHYT; tổ chức khai thác, đăng ký, quản lý
các đối tượng tham gia và hưởng chế độ BHXH, BHYT theo quy định.
-
Tổ chức cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho những người tham gia BHXH,
BHYT.
-
Tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN cho các tổ chức và cá
nhân tham gia.
-
Hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ, giải quyết hưởng chế độ BHXH, BHYT,
BHTN.
-
Tổ chức thu và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; từ chối việc đóng
hoặc chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN không đúng quy định.
-
Tổ chức ký hợp đồng, giám sát thực hiện hợp đồng với các cơ sở khám,
chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật và giám sát việc
cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh, bảo vệ quyền lợi người có thẻ BHYT và
chống lạm dụng thẻ BHYT.
-
Tổ chức kiểm tra, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo việc thực hiện chế
độ, chính sách BHXH, BHYT giữa đơn vị BHXH huyện với các đơn vị, tổ
chức, cá nhân tham gia BHXH, cơ sở khám chữa bệnh BHYT theo quy định
Trang
60
