CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

HỌC VIỆN CÔNGNGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG
BỘ MÔN: PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG

Tiểu Luận:

CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN
CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng Viên Hướng Dẫn: ThS Phạm Đức Trường
Sinh Viên

: Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103

Lớp

: L12VT2

HàNội–6/2013


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
MỤC LỤC:
1.1. Khái niệm về nhóm..................................................................................4
1.2. Tầm quan trọng của nhóm làm việc.........................................................5
1.3.Các loại nhóm........................................................................................... 6
2.1 CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC ......................................................................7

2.1.1 Khái niệm cấu trúc nhóm làm việc?...........................................................7
KẾT LUẬN.......................................................................................................... 13

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................... Error: Reference source not found

2

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
LỜI NÓI ĐẦU
Từ xưa cha ông ta đã có câu “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại
lên hòn núi cao” quy tắc đó luôn đúng cho tới xã hội hiện đại ngày nay khi khoa
học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn
bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung
những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, chẳng ai có thể
cáng đáng hết mọi việc. Khi kết hợp với nhau trong việc cùng thực hiện một mục
tiêu, các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ được cho nhau trong quá trình thực hiện
mục tiêu chung. Giúp cho công việc được hoàn thành nhanh hơn và đạt hiệu quả
cao hơn.
Tuy nhiên trong quá trình vận hành,nhu cầu tái cấu trúc nhóm trở nên cấp
bách khi hiện trạng của nhóm gặp phải nhiều vấn đề trong cấu trúc, hoạt động khiến
nhóm hoạt động không hiệu quả; thậm chí trì trệ, đứng trước nguy cơ tan rã. Nhiều
nguyên do là do vấn đề cấu trúc sai, không hợp lý, kém hiệu quả. Chính vì vậy, việc
tái cấu trúc được đặt ra; thậm chí là cấp bách nhất. Thể hiện cụ thể là:
1. Nhóm không xác định nổi chiến lược và kế hoạch.
2. Đội ngũ lãnh đạo của nhóm làm việc không hiệu quả. Các tố chất, bao gồm
tính cách, hiểu biết, kinh nghiệm cá nhân của đội ngũ lãnh đạo trong một
nhóm đóng một vai trò quan trọng. Nếu sai, kém... sẽ kìm hãm sự phát triển
của nhóm.
3. Quản lý nguồn nhân sự yếu kém. Có thể nói con người là một yếu tố có tính

chất quyết định tới sự thành công của nhóm, nói rộng ra là tổ chức và doanh
nghiệp, và nếu sự yếu kém nảy sinh từ vấn đề này thì cần phải được điều
chỉnh kịp thời và phải có định hướng mang tính lâu dài.
4. Sự phối hợp hoạt động trong nhóm không hiệu quả do cấu trúc chưa hợp lý.
Một cấu trúc nhóm được thiết kế tốt sẽ có khả năng cho phép nhóm sử dụng
các thông tin từ các bộ phận một cách hiệu quả nhất, và từ đó giúp cho hoạt
động phối hợp giữa các đơn vị được chặt chẽ và lãnh đạo điều hành tốt hơn.
Việc sắp xếp, thay đổi một cách toàn diện, theo quy trình chuẩn sẽ tạo cho nhóm có
khả năng để thực hiện những công việc của mình một cách hiệu quả và bền vững.
Trong bài tiểu luận “Cấu trúc nhóm làm việc và lựa chọn cấu trúc nhóm
làm việc hiệu quả ” sau đây, em sẽ giới thiệu về các nội dung như sau:
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÓM LÀM VIỆC
CHƯƠNG 2: CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ LỰA CHỌN CẤU
TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

3

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NHÓM
1.1. Khái niệm về nhóm
Trong xã hội loài người nhóm hình thành rất sớm. Từ thời tiền sử, con người
muốn tồn tại cần hình thành các nhóm. Nhóm để chống thú dữ, nhóm để cùng săn
bắn, xây dựng chỗ ở chống chọi với thiên nhiên…Từ nhỏ chúng ta đã sống trong
gia đình, nhóm bạn bè cùng xóm, cùng lớp học, cùng lứa tuổi…cho đến khi trưởng
hành học tập và làm việc chúng ta đã vô tình hay có ý thức tham gia vào rất nhiều
nhóm. Chỉ có điều chúng ta chưa tự hỏi vậy thì ta sẽ hòa mình vào nhóm như thế

nào để làm việc hiệu quả nhất. Và nhóm cũng đã làm gì giúp cho chúng ta và
giúp nhóm hoạt động hiệu quả. Do đó nghiên cứu, học tập về động thái nhóm rất
quan trọng.
Từ đầu thế kỷ 20 đã có nhiều nghiên cứu về nhóm trong sản xuất công
nghiệp, ảnh hưởng của nó tới năng suất lao động của từng người và nhóm
người cũng như tác động thay đổi hành vi, ứng xử của cá nhân. Những phát hiện
của các nhà xã hội học Âu-Mỹ cho thấy nhóm có tác động tích cực và cả tiêu cực
đến mọi mặt hoạt động xã hội: giáo dục, sản xuất, nghiên cứu …Do đó mọi người
cần được trang bị những kiến thức và kỹ năng về nhóm và làm việc nhóm.
Ngày nay, sống trong xã hội công nghiệp, mỗi cá nhân hoạt động trong một
số nhóm. Các tổ chức cũng tìm cách huy động tối đa khả năng làm việc và sáng tạo
của các nhóm trong tổ chức của họ. Các nhóm dự án được thành lập nhằm phát huy
tối đa năng lực cạnh tranh trong sản xuất, sáng tạo sản phẩm mới, mẫu mã mới.
Người ta coi các nhóm làm việc là nhân tố cơ bản làm nên vốn nhân lực trong một
tổ chức. Nghiên cứu về nhóm làm việc càng trở nên quan trọng và bức thiết. Những
kiến thức và hiểu biết về hoạt động nhóm do đó không những cần cho các
nhà hoạt động xã hội, văn hóa, công tác thanh thiếu niên, các nhà giáo dục,
nhân viên các dự án phát triển mà còn rất cần cho mọi người trong các lĩnh vực
công nông nghiệp sản xuất ra của cải vật chất.
Vậy nhóm là gì?Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu,
thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có
các quy tắc chung chi phối lẫn nhau.
Có thể chia ra thành nhóm chính thức và nhóm không chính thức. Nhóm
chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ
sở quyết định của tổ chức đó. Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên
từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích,
nhóm người có cùng mối quan tâm…Trong một tổ chức thường tồn tại cả nhóm
chính thức và nhóm không chính thức.
Thời gian tồn tại của nhóm cũng là một yếu tố quan trọng. Có nhóm tồn tại
suốt thời gian tồn tại của tổ chức. Có nhóm tồn tại theo từng dự án. Có nhóm lại chỉ

4

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
hoạt động trong thời gian ngắn tính bằng phút như các nhóm thực hiện các bài tập,
trò chơi trong các buổi tập huấn…Các nhóm dự án là các nhóm làm việc, nó là tập
hợp những thành viên có năng lực làm việc bổ trợ cho nhau, cùng cam kết thực hiện
mục tiêu chung, gắn với mục đích của tổ chức.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu nhóm.
Mục tiêu chung của nhóm phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành
viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt
động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà
nhóm tồn tại. Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp
với mục tiêu của tổ chức.
Yếu tố thứ hai của một nhóm là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao
tiếp với nhau thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa
các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể
tích cực hoặc tiêu cực.
Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy
định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả. Đây là những quy tắc
chính thức. Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có
hiệu lực không kém phần quan trọng. Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu
cực.
Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong
nhóm. Nhóm chỉ hoạt động hiệu quảkhi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù
hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau.Nhóm làm việc được
thành lập để giải quyết và thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng mà một cá

nhân không thể hoàn thành. Nếu những công việc đơn giản, có thể giải quyết
bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, không cần phối hợp nhiều kỹ
năng thì không cần thiết tới thành lập nhóm.
1.2. Tầm quan trọng của nhóm làm việc
Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công
ty trên thế giới. Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xu hướng này.
Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của
công việc. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và
hiệu quả của mỗi cá nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá
nhân khi làm việc riêng lẻ. Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm
bổ trợ lẫn nhau.
Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên
linh hoạt hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi
trường, nắm bắt cơ hội và giảm thiểu nguy cơ.Nhóm có thể tạo ra môi trường làm
5

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết
định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn.
Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi
mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì
tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các
thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng
xử của mình.
Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các
thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo

luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có
những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên
nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình
chứ không phải là thi hành theo chỉ thị cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm
được nêu rõ bằng các mục tiêu (Specific (Cụ thể) - Measurable (Đo lường)
-Achievable (Khả thi) - Relevant (Có liên quan tới mục tiêu chung) - Time base (Có
thời gian hạn định)). Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo. Tuy nhiên những đặc
điểm trên không phải là có ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các
giai đoạn phát triển của nhóm.Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các
yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực
nhóm, lãnh đạo…
1.3.Các loại nhóm
Từ “nhóm” có nghĩa chỉ một tập hợp từ hai người trở lên. Có khi từ này dùng
với nghĩa chung chỉ nhóm người rất rộng. Khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là
nhóm tập hợp một số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng
các quy tắc chung để thành viên tuân theo và các thành viên đảm nhận những vai trò
rõ ràng. Trong đó có thể chia làm nhóm chính thức được thành lập bởi nhu cầu của
tổ chức trên nhóm, có quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu
chung của tổ chức và nhóm không chính thức nhóm được hình thành tự nhiên do
nhu cầu xã hội của những người tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng
mục tiêu của tổ chức. Trong một tổ chức đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính
thức và không chính thức. Các nhóm làm việc trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy
thường là nhóm “chính thức”. Tuy nhiên vai trò và ảnh hưởng của các nhóm không
chính thức cũng rất quan trọng. Các nhóm không chính thức có khi ảnh hưởng rất
mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức.

6

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2

Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
CHƯƠNG 2: CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC VÀ
LỰA CHỌN CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC HIỆU
QUẢ
2.1 CẤU TRÚC NHÓM LÀM VIỆC
2.1.1 Khái niệm cấu trúc nhóm làm việc?
Cấu trúc nhóm làm việc là tổng hợp các cá nhân làm việc khác nhau có mối
liên hệ và quan hệ lẫn nhau, có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí
theo những cấp, những khâu khác nhau để đảm bảo việc thực hiện các chức năng
của nhóm
2.1.2 Phân loại cấu trúc nhóm làm việc
Có hai loại cấu trúc nhóm làm việc phổ biến sau:
2.1.2. a)Cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến

Hình 1: Minh họa cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến
Định nghĩa : Đây là cấu trúc tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một nhóm
trưởng và các thành viên. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ
đường thẳng. Trưởng nhóm trực tiếp quản lý và chịu toàn bộ trách nhiệm về sự hoạt
động của nhóm.
Đặc điểm:
Cấu trúc tổ chức trực tuyến khá phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và chủ yếu được
áp dụng ở những doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm
liên tục, hoặc các tổ chức bộ môn của trường đại học v.v... Ngày nay, kiểu cấu trúc
7

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2

Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
này vẫn còn được áp dụng, đặc biệt đối với các tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm,
băng tổ chức nhỏ v.v...
Đặc điểm cơ bản của Cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến là người Trưởng
nhóm nhóm thực hiện tất cả các chức năng quản lý, các mối liên hệ giữa các thành
viên trong nhóm được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh chỉ
làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. Với những đặc điểm đó, cấu trúc này
tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người trưởng nhóm phải
chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền. Cấu trúc
này rất gọn nhẹ, quyền lực tập trung vào số ít người (một người) và vì vậy các quyết
định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng...
Tuy nhiên, kiểu cấu trúc tổ chức này cũng có những nhược điểm. Nó đòi hỏi
trưởng nhóm cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng các
chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản lý; khi cần phối hợp, hợp tác công việc
giữa hai đơn vị, hoặc cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì việc báo
cáo, thông tin, thỉnh thị phải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định.Do quyền
lực, trách nhiệm tập trung vào một số ít người nên khả năng ra quyết định sai lầm là
cao.
2.1.2. b)Cấu trúc nhóm làm việc chức năng

Hình 2: Minh họa cấu trúc nhóm làm việc chức năng
Định nghĩa : Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các tổ riêng biệt
theo các chức năng công việc và quản lý, từ đó hình thành nên những người phụ
trách được chỉ đảm nhận thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Mối liên hệ giữa các
thành viên trong nhóm rất phức tạp.Trưởng nhóm gián tiếp quản lý và phân bổ trách
nhiệm về sự hoạt động của nhóm thông qua các trưởng nhóm phụ trách từng tổ
riêng biệt.
Đặc điểm:
8

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
Cấu trúc nhóm làm việc chức năng lần đầu tiên được áp dụng với chế độ đốc
công, sau đó phạm vi ứng dụng của nó được mở rộng ra phù hợp với khối lượng
công tác quản lý ngày càng lớn. Những nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các
đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những trưởng nhóm
được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định. Mối liên hệ
giữa các thành viên trong nhóm rất phức tạp. Những người thừa hành nhiệm vụ ở
cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ trưởng nhóm mà cả từ những trưởng
nhóm của các tổ riêng biệt có chức năng khác nhau.
Ưu điểm của kiểu cấu trúc này là thu hút được các chuyên gia vào công tác
lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn.Cấu trúc
nhóm làm việc chức năng phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng, thích hợp với những
lĩnh vực cá nhân được đào tạo.Trong cấu trúc này, công việc dễ giải thích, phần lớn
các thành viên đều dễ dàng hiểu công việc của tổ mình và công việc của mình.Đồng
thời giảm bớt gánh nặng về quản lý cho người lãnh đạo nhóm.
Nhược điểm chủ yếu của Cấu trúc nhóm làm việc chức năng là trưởng
nhóm(lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động của những trưởng nhóm chức năng,
nhưng do khối lượng công tác quản lý lớn, trưởng nhóm khó có thể phối hợp được
tất cả các mệnh lệnh của họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có
thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau.
Khả năng ứng dụng: Cấu trúc này phù hợp với những nhóm hoạt động đơn
lĩnh vực và các tổ chức vừa và nhỏ.
2.2 LỰA CHỌN CẤU TRÚC LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ
2.2.1. Đặt vấn đề
Câu hỏi đưa ra là :"Chúng ta xây dựng cấu trúc nhóm để làm gì?"

Có người cho rằng: " Để bố trí công việc và cho các thành viên của nhóm
thấy được lộ trình phát triển của nhóm".
Thử lật lại vấn đề, nếu xây dựng cấu trúc nhóm để bố trí công việc và định
hướng phát triển cho các thành viên của nhóm thì chúng ta có cần xem xét lựa chọn
mô hình cấu trúc nhóm không? Chắc là không. Vì mô hình nào mà chẳng bố trí
được công việc & định hướng phát triển cho các thành viên của nhóm.
Vậy nên, công dụng của cấu trúc nhóm làm việc không chỉ có thế, phần quan
trọng hơn của cấu trúc nhóm làm việc là phát huy tốt nhất nguồn lực của nhóm
nhằm đạt mục tiêu đề ra ,và cạnh tranh hiệu quả nhất có thể. Có thế thì ta mới phải
mất thời gian cân nhắc nên chọn cấu trúc như thế nào.
2.2.2. Đặc trưng của nhóm làm việc hiệu quả:
Một nhóm làm việc hiệu quả khi nào? Khi:
9

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3
- Có về mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng
- Có môi trường làm việc tốt
- Có sự đồng thuận
- Có lãnh đạo và biết sẻ chia
- Biết tổ chức truyền thông;
- Biết khuyến khích sự sáng tạo
- Biết tạo động lực làm việc
- Biết tự đánh giá
2.2.3 Những yêu cầu đối với cấu trúc nhóm làm việc
Việc xây dựng và hoàn thiện cấu trúc nhóm làm việc phải bảo đảm những
yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh cách phân
chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia
chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số
lượng cấp quản lý ít nhất trong nhóm cho nên cấu trúc nhóm làm việc mang tính
năng động cao.
- Tính linh hoạt: Cấu trúc nhóm làm việc có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ
tình huống nào xảy ra trong nhóm cũng như ngoài môi trường.
- Tính tin cậy lớn: Cấu trúc nhóm làm việc phải bảo đảm tính chính xác của tất cả
các thông tin được sử dụng trong nhóm nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt
động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của nhóm.
- Tính kinh tế: Cấu trúc nhóm làm việc phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả
cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định
bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
2.2.4 Lựa chọn cấu trúc nhóm làm việc hiệu quả
Hiện nay, để khắc phục các nhược điểm của các cấu trúc nhóm làm việc trực
tuyến và chức năng, hiện nay kiểu cấu trúc nhóm làm việc liên hợp (trực tuyến chức năng được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho mọi doanh nghiệp).

10

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3

Hình 3: Minh họa cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến - chức năng
Theo cấu trúc này trưởng nhóm được sự giúp sức của trưởng nhóm các tổ
riêng biệt chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực
hiện quyết định. Trưởng nhóm vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn
quyền quyết định trong phạm vi nhóm. Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã

quy định, các trưởng nhóm ưu điểm kiểu cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến và
chức năng, nhưng lại xuất hiện những nhược điểm mới. Trưởng nhóm phải giải
quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Ngoài ra mỗi khi các trưởng nhóm của các tổ riêng biệt chức năng có nhiều ý kiến
khác nhau, đến nỗi trưởng nhóm phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không
ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Vì thế, trưởng nhóm sử dụng
các bộ phận tham mưu giúp việc của một nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ
trợ lý nào đó. Nó giống như cấu trúc tham mưu trong quân đội. Nhờ đó, trưởng
nhóm lợi dụng được tài năng chuyên môn của một số chuyên gia, có thể tiếp cận
thường xuyên với họ, không cần hình thành một cấu trúc nhóm làm việc phức tạp
của các bộ môn thực hiện các chức năng quản lý.
Ưu điểm:
-Đảm bảo chế độ một thủ trưởng.
-Người thừa hành chỉ nhận lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp.
-Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
-Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định.
-Không đòi hỏi nhà quản lý có kiến thức toàn diện.
-Dễ đào tạo và tìm nhà quản lý.
Khuyết điểm:
-Nhiều tranh luận vẫn xảy ra.
-Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn.
-Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng.
Kết luận: Việc lựa chọn cấu trúc nhóm làm việc sao cho hiệu quả phụ thuộc
rất lớn vào quy mô , mục tiêu, chức năng của thành viên/bộ phận của nhóm.Từ đó,
11

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201

3
chọn ra được cấu trúc nhóm làm việc phát huy tốt nhất nguồn lực của nhóm nhằm
tạo cho nhóm có khả năng để thực hiện những công việc của mình một cách hiệu
quả và bền vững.
Nếu quy mô của nhóm nhỏ (ít hơn 05 thành viên): ít thành viên & khả năng
cung ứng nguồn lực chất lượng cao hạn chế, bạn có thể sử dụng cấu trúc nhóm làm
việc trực tuyến . Vì khi đó, nhóm chỉ cần có 01 lãnh đạo giỏi, đủ khả năng điều phối
mọi việc trong nhóm là được.
Nếu quy mô của nhóm cấp trung(ít hơn 10 thành viên): thành viên đông
nhưng chất lượng chưa cao đồng đều. Bạn nên chọn cấu trúc nhóm làm việc chức
năng. Vì cách này, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí nguồn lực nhờ tận dụng được tối
đa nguồn lực từ các khối một cách linh hoạt.
Nếu quy mô của nhóm lớn (nhiều hơn 10 thành viên): nguồn lực đông và
chất lượng cao, bạn có thể chọn cấu trúc nhóm làm việc trực tuyến - chức năng
Bạn có được cấu trúc nhóm làm việc phù hợp với mục tiêu của nhóm là tốt
rồi nhưng nếu hệ thống bên trong nó chưa tốt thì cấu trúc của bạn sẽ không thể phát
huy hiệu quả. Vì vậy, song song với việc xây dựng cấu trúc nhóm làm việc , bạn
cần thực hiện các bước cải tiến các chính sách, quy trình làm việc, mô tả công việc,
tiêu chí hoàn thành công việc, tiêu chuẩn năng lực và hệ thống đánh giá, kiểm soát
công việc hiệu quả. Đây cũng chỉ mới cải tiến về mặt hình thức, cái áo của nhóm.
Phần quan trọng hơn, nhóm cần cải tiến chính là nội lực, nguồn nhân lực của mình.

12

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3

KẾT LUẬN
Với sự phát triển của xã hội ngày nay và đặc biệt là trong cách doanh nghiệp
khi yêu cầu rất cao về khả năng làm việc nhóm của các nhân viên trong công ty. Kỹ
năng làm việc nhóm ngày càng trở nên quan trọng và không thể thiểu đối với bất kỳ
một sinh viên nào khi mong muốn được làm việc và có cơ hội phát triển trong
doanh nghiệp mình đang làm.
Để nhóm có thể hoạt động được hiệu quả thì công việc xác định cấu trúc
nhóm làm việc phù hợp không kém phần quan trọng. Xác định cấu trúc nhóm làm
việc phù hợp góp phần nâng cao khả năng quản lý một cách hiệu quả nhất công việc
của nhóm.
Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà
ngay từ khi còn là học sinh, hay sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để
vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho
tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì
mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta

13

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2


Kỹ năng làm việc nhóm 201
3

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] PGS.TS Đặng Đình Bôi, Bài Giảng Kỹ Năng Làm Việc Nhóm, TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH, 2010.
[2] Th.S Trần Minh Hải, Kỹ Năng Làm Việc Nhóm, Đại Học An Giang, 2007.

14

Nguyễn Ngọc Tú – B12LDVT103 – L12VT2