Giáo trình access 2 – trung tâm tin học đh sư phạm kỹ thuật TP HCM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.69 MB, 120 trang )
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Baøi 1.
REPORT – BÁO BIỂU
1.1. CHỨC NĂNG VÀ CÁC DẠNG CỦA REPORT
1.1.1. CHỨC NĂNG
Report là một công cụ có chức năng sử dụng nguồn dữ liệu từ table hoặc query để tạo
các bản thống kê báo cáo hoặc các nhãn biểu để in ra giấy trên máy in.
1.1.2. CÁC DẠNG REPORT
a) DẠNG CHI TIẾT
Columnar:
Hình 1.1: Report dạng Columnar
Tabular:
Hình 1.2: Report dạng Tabular
Trang 1
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
b) DẠNG CHÍNH PHỤ
Hình 1.3: Report dạng chính phụ
c) DẠNG GOM NHÓM THỐNG KÊ
Hình 1.4: Report dạng Tabular có gom nhóm
Trang 2
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
1.2. CẤU TRÚC CHUNG CỦA MÀN HÌNH THIẾT KẾ REPORT
Hình 1.5: Màn hình thiết kế Report có gom nhóm
1.2.1. REPORT HEADER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện chỉ một lần ở đầu
Report. Thường là logo công ty, tiêu đề bảng báo cáo, ngày giờ in,…
1.2.2. PAGE HEADER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang giấy
in của Report. Thường là tiêu đề các cột số liệu, số thứ tự trang in,…
1.2.3. <GROUP> HEADER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi nhóm của
Report. Được sử dụng khi có nhu cầu kết nhóm dữ liệu. Thường là tên các nhóm dữ
liệu.
1.2.4. DETAIL
Thể hiện các dòng thông tin chi tiết dữ liệu của Report. Khu vực này thể hiện nội dung
chính của bảng báo cáo.
1.2.5. <GROUP> FOOTER
Trang 3
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm của
Report. Được sử dụng khi có nhu cầu kết nhóm dữ liệu. Thường là những số liệu
thống kê dữ liệu của từng nhóm.
1.2.6. PAGE FOOTER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang giấy
in của Report. Thường để chứa số thứ tự trang, ngày giờ in, nơi in,…
1.2.7. REPORT FOOTER
Các điều khiển (Control) nằm trong thành phần này sẽ xuất hiện chỉ một lần ở cuối
Report (cuối dữ liệu in của trang in cuối cùng). Khu vực này thường chứa những số
liệu thống kê cuối bảng báo cáo, các tiêu đề cuối báo cáo như: người lập biểu, ký
duyệt,…
1.3. CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ
REPORT
Hình 1.6 : Thanh công cụ hỗ trợ thiết kế Report
• Ngăn công cụ View: Giúp cho ta lựa chọn cách hiện thị của Report khi mở
Report View:Dùng để chuyển Report về chế độ xem dữ liệu.
Ở chế độ này cho phép bạn có thể thực hiện các thao tác tác
động lên nội dung của report như tìm kiếm, lọc dữ liệu trong
report,…
Print Preview:Dùng để chuyển Report về chế độ xem trước
khi in
Layout View:Dùng để chuyển Report về chế độ Layout. Ở
chế độ Layout cho phép bạn nhìn thấy dữ liệu thật của report
khi in ra máy in, từ màn hình này bạn cũng có thể chỉnh sửa
lại vị trí kích thước, kẽ bảng,.. cho các control trong report
sao cho phù hợp dữ liệu trên từng control.
Design View:Dùng để chuyển Report về màn hình thiết kế
Hình 1.6.1 : Thanh menu xuất hiện khi khai triển nút View
Trang 4
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
• Ngăn công cụ Font: Dùng để định dạng font chữ hiển thị trên màn hình report
Hình 1.6.2 : Thanh công cụ định dạng xuất hiện khi khai triển nút Font
• Ngăn chứa công cụ dùng để kết nhóm, thống kê
Hình 1.6.3 : Ngăn Grouping & Totals
• Ngăn công cụ Gridlines: Sử dụng để kẽ bảng cho Report
Hình 1.6.4 : Thanh công cụ định dạng xuất hiện khi khai triển nút Gridlines
• Ngăn công cụ Controls: Chứa các loại điều khiển có thể sử dụng để đặt lên
Report.
Trang 5
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.6.5 : Hộp công cụ Controls
• Ngăn công cụ Tools: Chứa hai nút chính Add Existing Fields dùng để làm xuất
hiện các Field có thể nhúng vào report và Property Sheet dùng để làm xuất hiện
bảng thuộc tính của các đối tượng đang chọn trên Report.
Hình 1.6.6 : Hộp công cụ Tools
1.4. TẠO REPORT
1.4.1. TẠO BẰNG WIZARD
Thí dụ: Tạo Report gom nhóm như trong thí dụ ở mục R_Bangluong
Thông thường ta chuẩn bị một query làm nguồn cho Report (Ở đậy là Q_Bangluong)
Từ thanh ribbon chọn ngăn Create click chuột vào nút Report Wizart
Hình 1.7: Tạo Report bằng Wizard
Bước 1: Chọn các cột cần có trong Report
-
Chọn Table hoặc query làm nguồn cho Report ở mục Tables / Queries.
-
Đưa những cột cần có trong Report từ khung Available Fields sang khung
để chọn từng Field hoặc bấm
Selected Fields bằng cách bấm vào các nút
vào nút
để chọn hết các Field. Nếu muốn bỏ thì bấm vào các nút ngược lại
phía dưới
hoặc
Trang 6
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.8: Bước 1 của Wizard
Bước 2: Chọn cột cần gom nhóm. Ở đây ta chọn cột PHONG rồi bấm vào nút
Hình 1.9: Bước 2 của Wizard
Bước 3: Chọn cột cần sắp xếp và tổng kết
Trang 7
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.10: Bước 3 của Wizard
Ở đây ta chọn cột sắp xếp là HOTEN. Bấm vào nút Summary Options để chọn cột
cần tổng kết.
Hình 1.11: Khai báo cột cần tổng kết
Ở đây ta chọn đánh dấu vào check box Sum của cột THUCLANH
Mục Show có thể chọn một trong hai:
-
Detail and Summary: Báo cáo vừa có dòng chi tiết vừa có dòng tổng kết.
Trang 8
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
-
Summary Only: Báo cáo chỉ có dòng tổng kết.
Calculate percent of total for sums: Dòng tổng kết có thêm tỷ lệ phần trăm.
Bấm nút OK để trở về hộp thoại ở Bước 3.
Bước 4: Chọn bố cục (Layout) tức là cách sắp xếp các thành phần trong Report.
Hình 1.12: Bước 4 của Wizard
Mục Orientation ta có thể chọn:
-
Portrait: in báo cáo dọc theo tờ giấy đúng.
-
Landscape: in báo cáo dọc theo tờ giấy ngang.
tự động co dữ liệu cho vừa với chiều ngang của
trang giấy (trường hợp chiều ngang trang giấy nhỏ hơn chiều ngang của dữ liệu cần
in).
Bước 5: Chọn cách trang trí (Style) cho Report.
Trang 9
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.13: Bước 5 của Wizard
Bước 6: Đặt tiêu đề cho Report cũng là tên của Report trong ngăn Report
Hình 1.14: Bước cuối cùng của Wizard
Có thể chọn một trong 2 mục sau để kết thúc việc tạo Report bằng Wizard:
-
Preview the report: mở màn hình xem kết quả Report.
-
Modify the report’s design: mở màn hình thiết kế Report để hiệu chỉnh nó.
Trang 10
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Lưu ý: sau khi tạo Report bằng Wizard ta có thể mở màn hình thiết kế do wizard tạo
ra để hiệu chỉnh để cho ra kết quả cuối cùng theo ý muốn của mình.
Hình 1.15: Kết quả Report R_bangluong tạo đượ khi click chuột vào nút Finish
1.4.2. THIẾT KẾ REPORT BẰNG PHƯƠNG PHÁP DESIGN VIEW
a) CÁCH TẠO
.Từ thanh ribbon chọn ngăn Create click chuột vào nút Report Design
Hình 1.16: Tạo Report bằng Report Design
b) CHỌN NGUỒN DỮ LIỆU CHO REPORT
• Từ màn hình thiết kế Report vào hộp thoại Property Sheet của report bằng cách
click chuột vào ô vuông giao giữ 2 thước kẽ.
Trang 11
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.17: Màn hình Property Sheet của report
• Trong hộp thoại Property Sheet chọn tên Table hoặc query cần lấy dữ liệu trong
thuộc tính Record Source.
Chú ý: Để làm xuất hiện thêm hai khu vực Report Header và Report Footer ta click
phải chuột vào màn hình thiết kế và chọn mục Report Header/Footer.
Hình 1.18: Short menu xuất hiện khi click phải chuột vào khu vực thiết kế.
c) SẮP XẾP VÀ KẾT NHÓM DỮ LIỆU TRONG REPORT
Khi tạo Report bằng Wizard ở bước 2 và bước 3 đã cho phép chúng ta sắp xếp
và kết nhóm dữ liệu để tạo ra một Report gom nhóm. Nhưng nếu ta tự thiết kế một
Report gom nhóm thì ta phải tự khai báo sắp xếp và gom nhóm.
Muốn vậy, ta click chuột vào nút Group & Sort trên thanh ribbon.
Trang 12
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.19: Biểu tượng Group & Sort trên ribbon.
Xuất hiện khu vực Group, Sort and Total như sau:
Hình 1.20: Khu vực Group, Sort, Total
Sắp xếp dữ liệu
-
Muốn sắp xếp ta click chuột vào nút Add a sort
Hình 1.21: Hộp thoại Field list xuất hiện khi click chuột vào nút Add a sort
Trang 13
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
-
Nhắp chuột vào tên field cần sắp xếp hoặc click chuột vào mục expression sau
đó gõ biểu thức cần sắp xếp vào hộp thoại Expression Builder.
Hình 1.22: Hộp thoại Expression Buider xuất hiện khi click chuột vào mục
expression
-
Chọn luật sắp xếp bao gồm 2 giá trị để chọn lựa
+ with A on top / From smallest to largesst: Nếu muốn dữ liệu sắp xếp tăng dần
+ with Z on top / From largesst to smallest: Nếu muốn dữ liệu sắp xếp giảm dần
Hình 1.23: Hộp thoại chọn luật sắp xếp.
Trang 14
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
-
Ta có thể khai báo thêm một số tuỳ chọn để sắp xếm bằng cách click chuột vào
nút More.
-
Tương tự muốn sắp xếp theo lựa chọn ưu tiên tiếp theo ta tiếp tục click chuột
vào Add a sort.
-
Muốn xóa thứ tự sắp xếp đã khai báo ta click chuột vào nút Delete.
Hình 1.24: Hình minh họa nút delete.
Hình 1.25: Hình minh họa ví dụ khai báo đầu tiên sắp xếp theo hoten tăng dần, nếu
trùng họ tên sắp xếp theo ngaycong giảm dần
Gom nhóm dữ liệu:
-
Để gom nhóm dữ liệu thống kê ta click chuột vào nút Add a group
Hình 1.26: Màn hình lựa chọn trường hoặc biểu thức để kết nhóm.
-
Chọn tên trường hoặc xây dựng biểu thức cần kết nhóm trong hộp thoại Fied
list.
Trang 15
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.27: Màn hình sau khi đã chọn trường phong để kết nhóm.
-
Click chuột vào nút More để khai báo các giá trị thuộc tính khi gom nhóm
gồm:
+ Cách kết nhóm:
Hình 1.28: Màn hình lựa chọn cách kết nhóm
By entrire value: Căn cứ vào từng giá trị của trường gom nhóm để
phân biệt nhóm.
By first character: Căn cứ vào một ký tự đầu tiên giá trị của
trường gom nhóm để phân biệt nhóm.
By first two characters: Căn cứ vào hai ký tự đầu tiên giá trị của
trường gom nhóm để phân biệt nhóm.
…
+Chọn cột và hàm cần thống kê
Hình 1.29: Màn hình lựa chọn hàm để thống kê dữ liệu cho nhóm
Chọn cột cần thống kê giá trị trong Total On
Chọn tên hàm cần sử dụng thống kê trong Type
Chọn Show Grand Total: Nếu muốn cuối Report (khu vực report
header) xuất hiện dòng thống kê số liệu toàn report.
Chọn Show group total as % of Grand Total: Muốn hiển thị tỷ lệ
phần trăm số liệu thống kê từng nhóm so với con số thống kê tổng
cộng.
Chọn Show in group header: Nếu muốn nhưng con số thống kê
nhóm xuất hiện ở đầu mỗi nhóm.
Chọn Show in group footer:Nếu muốn nhưng con số thống kê
nhóm xuất hiện ở cuối mỗi nhóm.
Trang 16
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
+Click chuột vào with title để gõ vào tiêu đề của dòng số liệu thống kê của
nhóm.
Hình 1.30: Màn hình hiển thị nơi để click chuột để gõ tiêu đề cho dòng số liệu thống
kê
+Xác định sự xuất hiện của 2 khu vực <Group> Header và <Group> Footer
Hình 1.31: Màn hình dùng để lựa chọn sự xuất hiện của 2 khu vực tiêu đề đầu nhóm
và tiêu để cuối nhóm.
Muốn xuất hiện khu vực <Group> Header ta chọn giá trị with a
header section.
Muốn xuất hiện khu vực <Group> Footer ta chọn giá trị with a
footer section.
+Xác định cách hiển thị dự liệu của nhóm :
Hình 1.32: Màn hình dùng để lựa chọn cách hiển thị dữ liệu của nhóm.
Do not keep group together on one page: Nếu muốn dữ liệu
của từng nhóm có thể sang trang khác nếu dữ liệu vượt quá
kích thước trang in.
Keep whole group together on one page: Nếu muốn giữ dữ
liệu của từng nhóm trên cùng một trang.
Keep header and first record together on one page:Nếu muốn
giữ tiêu đề nhóm và tối thiểu là một mẫu tin đầu tiên của từng
nhóm nằm trên cùng một trang.
- Click chuột vào nút Less để đóng sự lựa chọn của nút More.
Trang 17
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
d) ĐÁNH SỐ THỨ TỰ CÁC MẪU TIN TRONG REPORT
Để đánh số thứ tự các mẫu tin trong Report, ta làm như sau:
- Tạo một Textbox ở phần Detail của màn hình thiết kế Report và Control Source
của nó ta gõ =1.
Hình 1.33: Tạo cột STT trong Report
-
Mở bảng thuộc tính của TextBox đó (chọn TextBox rồi bấm vào nút Property
Sheet). Chọn thẻ Data trong bảng thuộc tính.
Hình 1.34: Chọn cách đánh số thứ tự cho Report
-
Ở mục Running Sum ta có thể chọn:
+ Over Group: đánh số thứ tự theo nhóm (quay lại đánh số 1 ở mẫu tin đầu
nhóm).
Trang 18
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.35: Cách đánh STT khi chọn Over Group
+ Over All: đánh số thứ tự từ mẫu tin đầu cho tới mẫu tin cuối của report
(không quay lại đánh số 1 ở đầu mỗi nhóm).
Hình 1.36: Cách đánh STT khi chọn Over All
e) ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRANG CHO REPORT
Ta có thể đánh số thứ tự trang cho Report ở phần Page Header hoặc Page
Footer ở màn hình thiết kế Report bằng cách sử dụng biến hệ thống của Access là
[Page] để đánh số trang hiện hành hoặc dùng biến [Pages] để có được tổng số trang
của Report. Những biến này được đặt trong TextBox.
Thí dụ: Trong TextBox nằm ở Page Footer ta gõ
=”Trang “ & [Page] & “/” & [Pages]
Hình 1.37: Khai báo đánh số trang cho Report
thì kết quả là ở trang đầu tiên ta có dòng: Trang 1/4
(ở đây Report có tất cả 4 trang và trang hiện hành là trang 1)
Trang 19
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Lưu ý: Ta có thể đánh số trang nhanh bằng cách click chuột vào Insert Page
Number trên hộp Controls.
Hình 1.38: Chọn lệnh đánh số trang cho Report
Xuất hiện hộp thoại Page Numbers
Hình 1.39: Khai báo đánh số trang cho Report
-
Format: hình thức hiển thị
Page N: hiển thị chữ Page và số trang N (Thí dụ: Page 1)
Page N of M: hiển thị chữ Page số trang N chữ of và tổng số trang M (Thí
dụ: Page 1 of 10)
-
Position: vị trí đánh số trang
Top of Page [Header] : đầu trang.
Bottom of Page [Footer] : cuối trang.
-
Alignment:
+ Left: bên trái.
+ Center: nằm giữa trang
+ Right: bên phải.
+ Inside: bên trong (gần gáy lò xo)
+ Outside: bên ngoài (xa gáy lò xo)
-
Show Number on First Page: đánh số trang cho trang đầu tiên.
Trang 20
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
f) SANG TRANG CHO MỖI NHÓM
Muốn in đầu mỗi nhóm trên một trang riêng. Ta mở bảng thuộc tính tiêu đề
cuối nhóm (Group Footer) rồi khai báo thuộc tính Force NewPage là After
Section.
g) SỬ DỤNG CÁC HÀM ĐỂ THỐNG KÊ SỐ LIỆU CHO REPORT
Hàm Sum:
-
Chức năng: trả về tổng các giá trị chứa trên một cột dữ liệu số nào đó.
-
Cú pháp: SUM(Expr)
-
Thí dụ: =SUM([Thuclanh])
Hàm Avg:
-
Chức năng: trả về giá trị trung bình chứa trên một cột dữ liệu số nào đó.
-
Cú pháp: AVG(Expr)
-
Thí dụ: =AVG([Thuclanh])
Hàm Count:
-
Chức năng: trả về tổng số mẫu tin không rỗng chứa trên một cột nào đó.
-
Cú pháp: COUNT(Expr)
-
Thí dụ: =COUNT([MANV])
Hàm Min:
-
Chức năng: trả về giá trị nhỏ nhất chứa trên một cột dữ liệu số nào đó.
-
Cú pháp: MIN(Expr)
-
Thí dụ: =MIN([Thuclanh])
Hàm Max:
-
Chức năng: trả về giá trị lớn nhất chứa trên một cột dữ liệu số nào đó.
-
Cú pháp: MAX(Expr)
-
Thí dụ: =MAX([Thuclanh])
h) ĐỊNH DẠNG TRANG IN CHO REPORT
Chuyển report về chế độ Print Preview bằng cách click chuột vào nút View
Trang 21
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.40: Màn hình Report ở chế độ Print Preview
Click chuột vào nút Print
để khai báo tuỳ chọn khi in
Hình 1.41: Hộp thoại khai báo xuất hiện khi click chuột vào nút Print
Trang 22
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Click chuột vào nút Size
để chọn khổ giấy in report
Hình 1.42: Hộp thoại để lựa chọn khổ giấy in
nếu ta muốn report in đứng.
Click chuột vào nút Portrait
Click chuột vào nút Landscape
nếu ta muốn report in ngang.
để chọn lề in cho report.
Click chuột vào nút Margins
Hình 1.43: Hộp thoại để lựa chọn các mẫu canh lề in
Trang 23
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Click chuột vào nút Columns
thị trong report
để xác định số cột dữ liệu cần hiển
Hình 1.44: Hộp thoại để lựa chọn số cột dữ liệu in.
Những xác định trên cũng có thể xác định trong hộp thoại Page Setup khi click
chuột vào nút Page Setup
Trang 24
Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH. Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM
Hình 1.45: Hộp thoại Page Setup
Thẻ Print Options:
-
Top: chừa lề trên của trang in.
-
Bottom: chừa lề dưới của trang in.
-
Left: chừa lề trái của trang in.
-
Right: chừa lề phải của trang in.
⌧ Print Data Only: chỉ in dữ liệu, không in định dạng
Thẻ Page:
Hình 1.46: Thẻ Page trong hộp thoại Page Setup
-
Orientation: chọn hướng in
+ Portrait: in dữ liệu ra trên tờ giấy đứng.
+ Landscape: in dữ liệu ra trên tờ giấy nằm ngang.
-
Paper: chọn khổ giấy và nguồn cung cấp giấy cho máy in
+ Size: chọn khổ giấy để in báo cáo.
+ Source: chọn nguồn cung cấp giấy.
-
Printer for…: chọn máy in đển in Report hiện hành.
+ Default Printer: chọn máy in mặc định.
+ Use Specific Printer: chọn máy in khác.
Thẻ Columns:
Trang 25
