Các Chức Năng Quản Lý Công – TS. Nguyễn Xuân Canh _ www.bit.ly/taiho123

QUẢN LÝ CÔNG
/>
Người soạn: TS. Nguyễn Xuân Canh


Kh¸i niÖm chøc n¨ng qu¶n lý c«ng?
C¸c chøc n¨ng qu¶n lý c«ng?


CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ
I. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
1. QUAN NIỆM VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

1.1. Khái niệm, đặc điểm
* Khái niệm

Chức năng quản lý công là những phương diện
hoạt động chuyên biệt của quản lý công, là sản
phẩm của quá trình phân công, chuyên môn hóa
hoạt động trong lĩnh vực thực thi quyền hành pháp.


CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ

* Đặc điểm
- Chức năng quản lý công của mỗi quốc gia là khác nhau, tùy

thuộc vào chế độ chính trị, địa vị pháp lý của hệ thống các cơ
quan hành pháp.
- Các chức năng quản lý công đều được quy định chặt chẽ
bằng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
- Các chức năng quản lý công đều được phân cấp cụ thể trong
các cơ quan HCNN, các tổ chức sự nghiệp công và các
doanh nghiệp NN.
- Phân công chức năng quản lý công luôn gắn liền với hợp tác.


CHƯƠNG 3

CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ QUẢN LÝ

* Ý nghĩa của việc xác định các chức năng quản lý công

- Xác định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ giữa các
bộ phận, các khâu, các cấp trong tổ chức.
- Là cơ sở để chủ thể quản lý điều hành, theo dõi, kiểm
tra, đánh giá, sắp xếp nhân sự, điều chỉnh hoạt động
của mỗi bộ phận và cả tổ chức.
- Tạo ra sự phối hợp đồng bộ và sức mạnh tổng hợp
của các hoạt động trong tổ chức.


Chức năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch cho bản thân trong 5 năm tới?


So sánh chức năng lập kế hoạch

trong khu vực công và khu vực tư?


2.1. Chức năng lập kế hoạch
2.1.1. Quy trình của việc lập kế hoạch
a. Xác định mục tiêu:
* Mục tiêu?
Mục tiêu là cái đích mà mọi hoạt động của tổ chức hướng tới.
* Mục tiêu của tổ chức?
Gồm mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu cụ thể của từng bộ
phận.
Tính phức tạp của mục tiêu thường được thể hiện qua “cây mục
tiêu”.
* Căn cứ để xác định mục tiêu?
- Căn cứ vào nguồn lực của tổ chức;
- Căn cứ vào những điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức;
- Căn cứ môi trường trong nước, quốc tế…


b. Xây dựng kế hoạch để thực hiện mục tiêu:
Thực chất của bước này là xây dựng các bước đi cụ
thể, các phương pháp, phương tiện để đạt tới mục tiêu
trong một thời gian nhất định.
Xây dựng kế hoạch phải trả lời các câu hỏi: Làm gì?
Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm như thế nào?
Tóm lại, lập kế hoạch là hoạt động có ý thức của nhà
quản lý nhằm xác định mục tiêu, phương hướng và các
bước đi cụ thể để thực hiện mục tiêu.

2.1.2. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch
- Chức năng kế hoạch liên quan đến tất cả các chức
năng còn lại của tổ chức.
- Kế hoạch chỉ ra con đường để đi đến mục tiêu một
cách chính xác.
- Kế hoạch cụ thể làm tăng hiệu quả của công việc, tiết
kiệm chi phí.
- Kế hoạch giúp nhà quản lý hạn chế rủi ro khi ra quyết
định.
- Kế hoạch giúp nhà quản lý ứng phó với những thay
đổi diễn ra bên trong và bên ngoài tổ chức.


2.1.3. Yêu cầu của một kế hoạch tốt
- Dựa trên nguồn thông tin đầy đủ, trung thực, được
tổng hợp và phân tích đầy đủ.
- Kế hoạch không trái với pháp luật, trái với chủ
trương, chính sách của nhà nước.
- Các mục tiêu được xác lập có căn cứ khoa học, cụ thể,
đảm bảo hài hòa lợi ích NN, tập thể và cá nhân.
- Mục tiêu cụ thể, phù hợp với từng vấn đề, từng đối
tượng quản lý.
- Tính hết các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội.

- Căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài.
- Tính đến sự tác động trực tiếp và gián tiếp.
- Phù hợp với điều kiện và nguồn lực để thực hiện.


Chức năng thiết kế tổ chức có những

nhiệm vụ gì?


2.2. Chức năng quản lý và phát triển tổ chức công
2.2.1. Các nội dung cơ bản của chức năng
Chức năng quản lý công là việc xây dựng và duy trì hệ
thống các bộ phận, chức vụ với các chức năng, nhiệm vụ
nhất định.
Nhiệm vụ của chức năng:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ;
- Tuyển chọn, đào tạo, sử dụng đội ngũ nhân viên hiệu quả.
- Phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng cá nhân và bộ
phận hợp lý, phù hợp với năng lực.
- Xây dựng các mối quan hệ bên trong, bên ngoài; các mối
quan hệ trực thuộc (trên - dưới), quan hệ phối hợp (ngang).


2.2.2. Vai trò của chức năng quản lý và phát triển tổ chức
Chức năng quản lý tổ chức có vai trò rất quan trọng, vì:
- Tổ chức làm cho các chức năng khác của hoạt động quản
lý được thực hiện có hiệu quả.
- Là căn cứ để các nhà quản lý công xác định biên chế và
sắp xếp nhân lực.
- Tạo điều kiện cho các hoạt động tự giác và sáng tạo của
các thành viên trong tổ chức;
- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đánh giá và tiến hành
các điều chỉnh về tổ chức, nhân lực khi xét thấy cần thiết.

2.2.3. Cơ sở xây dựng bộ máy tổ chức công
a. Xác định thực trạng đối tượng quản lý và cơ cấu của tổ chức
- Xác định đúng cơ cấu tổ chức và đối tượng quản lý là cơ sở
để thiết kế cơ cấu tổ chức mới phù hợp.
- Xác định đúng cơ cấu tổ chức cho phép chỉ ra những điểm
mạnh, điểm yếu và biện pháp hoàn thiện tổ chức hiện hành.


Quy trình thiết kế tổ chức công?


b. Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức công:
Gồm 3 giai đoạn kế tiếp nhau:
Giai đoạn 1: Phân tích tổ chức.
- Xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức.
- Kiểm tra chi tiết cơ cấu tổ chức hiện hành.
Những vần đề cần phân tích:
- Số lượng các các bộ phận.
- Số lượng và trình độ chuyên môn của nhân sự.
- Mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận.


Giai đoạn 2: Thiết kế tổ chức công.
Phân tích và quyết định: số lượng các bộ phận, khối
lượng công việc; số lượng cán bộ, viên chức...

Giai đoạn 3: Tổ chức thực hiện.
Giai đoạn này ban hành các quyết định thành lập
các bộ phận quản lý công mới, xác định chính xác
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận,

nhân viên, quy chế phối hợp và bố trí nhân sự...


c. Các phương pháp xây dựng hệ thống tổ chức công:
- Phương pháp ngoại suy: dựa trên cơ sở tìm tòi những
mô hình mẫu, chuẩn mực cho hệ thống tổ chức mới.
- Phương pháp giám định: dựa vào các chuyên gia có trình
độ và kinh nghiệm để lựa chọn mô hình tổ chức hợp lý nhất
trên cơ sở của khoa học tổ chức hiện đại.
- Phương pháp dựa trên quy trình công nghệ thực hiện các
nhiệm vụ quản lý: đòi hỏi phải thực hiện các công việc sau:
+ Xác định mục tiêu, nhiệm vụ, chức năng của tổ chức.
+ Xác định tiêu chuẩn cho từng vị trí công việc và cho mỗi
chức vụ quản lý.
+ Tính toán nguồn nhân lực để thực hiện các chức năng.
+ Phân định các cấp, các bộ phận của tổ chức.


2.2.4. Phát triển tổ chức công
Phát triển tổ chức công là một quá trình làm cho tổ chức
thích ứng một cách có hiệu quả với những thay đổi, nhằm
làm cho tổ chức phát triển bền vững.
- Phát triển tổ chức công là chiến lược quan trọng để hoàn
thiện tổ chức.
- Thay đổi tổ chức có thể diễn ra ở các cấp độ khác nhau; ở
độ nhanh chậm khác nhau.
- Phát triển tổ chức gắn liền với:
+ Vấn đề cá nhân;
+ Vấn đề nhóm và ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành
viên;

+ Vấn đề thiết kế và điều hành tổ chức.


Thế nào là một tổ chức công tốt?


* Yêu cầu của một tổ chức công tốt:
- Xây dựng có chủ đích, gọn nhẹ, hợp lý;
- Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận được quy
định cụ thể, đầy đủ, không chồng chéo và cũng
không bỏ sót.
- Các bộ phận được chuyên môn hóa.
- Các bộ phận liên kết thành bộ máy thống nhất.
- Bố trí công việc phù hợp với năng lực, sở trường của
từng người, làm việc đạt hiệu quả cao.
- Hoàn thành mục tiêu của tổ chức với mức chi phí tối
thiểu.


2.3. Quản lý và phát triển nhân sự trong khu vực công
2.3.1. Nội dung quản lý và phát triển nhân sự trong khu
vực công
* Quy hoạch nhân sự:
- Dự báo cơ cấu, số lượng nhân sự cần thiết cho tổ chức.
- Xác định nguồn bổ sung, trẻ hóa, luân chuyển.
- Lập chương trình đào tạo nâng cao trình độ.
* Tuyển chọn nhân sự:
- “Nhân tài là nguyên khí quốc gia…”
- Tuyển chọn nhân sự dựa trên bản mô tả công việc.
- Nhà quản lý công có toàn quyền tuyển chọn nhân sự,

đảm bảo “đúng người, đúng việc”.
- Kết hợp các hình thức tuyển chọn khác nhau: thi tuyển,
tiến cử, bầu cử...


* Đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân sự:
- Căn cứ vào thực trạng nhân sự của tổ chức.
- Đào tạo, huấn luyện có kế hoạch cụ thể.
- Xem xét nhu cầu hiện tại và các năm tiếp theo.
- Kết hợp ĐT ở trường, lớp với rèn luyện trong thực tiễn.
- Kết hợp ĐT kiến thức cơ bản với kiến thức chuyên ngành.
* Bố trí, sử dụng nhân sự:
- Tùy việc bố trí người chứ không vì người mà bố trí việc.
- Căn cứ vào năng lực, sở trường, cá tính…để bố trí việc.
- Tính đến sự ổn định và luân chuyển phù hợp.
- Không trùng lặp chức năng, tạo khoảng trống nhiệm vụ.
- Kết hợp “đức trị” và “pháp trị” trong quản lý.
- Chức vụ và trách nhiệm nghiêm minh; quyền lợi và nghĩa
vụ tương xứng.


* Đánh giá nhân sự:
Yêu cầu:
- Công khai, công bằng, toàn diện, công tâm.
- Do một tập thể có thẩm quyền đánh giá.
- X/d hệ thống thẩm định, coi trọng yếu tố hiệu quả.
Mục tiêu:
- Để khuyến khích các thành viên hoàn thành mục tiêu.
- Để trả lương phù hợp.
- Để xác định nhu cầu đào tạo.

- Để phát triển chức nghiệp.
Hiện trạng?