Thư Từ Giao Dịch – Học Viện Hành Chính _ www.bit.ly/taiho123

Th­­tõ­giao­dÞch

Xin kÝnh chµo,
anh chÞ em Häc viªn
TS. Lu KiÕm Thanh
Khoa V¨n b¶n vµ C«ng nghÖ hµnh chÝnh
Häc viÖn Hµnh chÝnh

77 NguyÔn ChÝ Thanh Hµ Néi

048357083; 047730849


Th­­tõ­giao­dÞch

Tæng quan
Ph©n lo¹i
Yªu cÇu néi dung
Bè côc & ThÓ thøc
Mét sè lo¹i th


1.ưTổngưquan
Hoạtưđộngưthườngưngàyưcủaưcácư
nhàưdoanhưnghiệp.
Loạiưhìnhưvănưbảnưsửưdụngưrộngư
rãiưtrongưhoạtưđộngưkinhưdoanh;ư
trongưgiaoưdịchưvớiưđốiưtác.ư
Côngưcụưquanưhệưgiữaưdoanhư
nghiệpưvớiưcácưcấpưchínhưquyền,ư
tổưchứcưvàưcáưnhânưkhác.ư

1.ưTổngưquan
Thưưtừưlàưtênưgọiưchungưchoư
nhữngưvănưbảnưcóưnộiư
dungưthôngưtinưgiaoưdịchư
doưnhàưdoanhưnghiệpưsoạnư
thảoưvàưgửiưđiưtheoưđườngưbư
uưđiệnưhoặcưtraoưtayưtớiư
cácưđốiưtácưcủaưmìnhưtrongư
hoạtưđộngưkinhưdoanh.


1.ưTổngưquan
Thưưtừưkhácưvớiưquyếtưđịnhưởưchỗư
khôngưđưaưraưquyếtưđịnhưquảnưlýư
màưchỉưdùngưđểưtraoưđổiưthôngư
tin;ưkhácưvớiưcácưvănưbảnưhànhư
chínhưcóưtênưloạiư(báoưcáo,ưtờư
trình,ưbiênưbản,ưv.v...)ưvàưcôngư
vănưởưchỗưnóưđượcưviếtưvớiưtưưcáchư
cáưnhânưcácưnhàưdoanhưnghiệp,ư
vàưcũngưdoưđóưnóưcóưnộiưdungưvàư
hìnhưthứcưuyểnưchuyểnưhơn,ưthủư
tụcưđơnưgiảnưhơn.


1.ưTổngưquan
Thưưtừưcóưthểưlàưđểưgiảiưquyếtư
côngưviệcưliênưquanưđếnưhoạtư

độngưkinhưdoanhưcủaưnhàưdoanhư
nghiệpư-ưđóưlàưthưưtừưgiaoưdịch,ư
hoặcưcóưthểưdùngưđểưgiaoưtiếpư
sinhưhoạtưđờiưthườngư-ưthưưtừưtưư(tưư
thư).ưởưđâyưchỉưxemưxétưthưưtừưvớiư
nghĩaưlàưthưưtừưgiaoưdịch.


1.ưTổngưquan
Mặcư dùư hiệnư nay,ư vớiư sựư phátư triểnư khôngư ngừngư củaư cácư phươngư
tiệnưtruyềnưtinưhiệnưđạiưvàưthuậnưtiện,ưnhanhưchóngưnhưư cácưphươngư
tiệnưđiệnưtửư(thưưđiệnưtử;ưđiệnưthoại,ưv.v...)ưsongưtheoưcácưưchuyênưgiaư
thìưthưư từưvẫnư đangư vàư lâuư dàiưsẽư vẫnư làư phươngư tiệnưtraoưđổiưthôngư
tinư quanư trọngư bậcư nhất.ư Theoư sốư liệuư khảoư sátư tạiư Mỹư vàoư nhữngư
nămưcuốiưthếưkỷưXX,ưhơnư80%ưnhânưviênưQuốcưhộiưchoưrằngưnhữngư
cúư điệnư thoại,ư nhữngư côngư thưư dùư đượcư đăngư kýư vàoư sổư tốtư mấyư điư
nữaưvẫnưcóưthểưbịưngườiưtaưlãngưquênưnhanhưchóng,ưsongưnhữngưthưư
giaoư dịchư cáư nhânư thểư hiệnư mốiư quanư hệư liênư nhânư cáchư lạiư đượcư
quanưtâmưchúưýưhơnưnhiều.ưTheoưnghiênưcứuưcủaưhãngưParkerưPen,ư
hơnư 30%ư cácư thưư kýư củaư nhómư lãnhư đạoư caoư cấpư choư rằngư nhữngư
bứcưthưư(trongưnhữngưtrườngưhợpưnhấtưđịnhưkểưcảưmangưtínhưcôngưvụ)ư
đượcư viếtư bằngư tayư vàư theoư nhữngư phươngư thứcư giaoư dịchư thôngư thư
ờngưsẽưtácưđộngưcóưhiệuưquảưhơnưtớiưcácưnhàưlãnhưđạo.ưThưư tínưđượcư
soạnưthảoưtrênưmáyư viư tínhưchiếmư vịư tríưthứưhaiư (29%),ưsauưđóưđếnư
thưưbưuưtínư(24%)ưvàưcuốiưcùngưlàưthưưđiệnưtửư(14%).


Thưưtừư&ưĐiệnưthoại
Thôngưthườngưviếtưthưưsẽưrẻưhơnưgọiưđiệnưthoạiưhoặcưthânư
chinhưđếnưgặpưgỡ.

Luônưluônưđếnưtayưngườiưnhậnư(trừưtrườngưhợpưthấtưlạcưdoưlỗiư
bưuưđiệnưhoặcưmộtưsốưtrườngưhợpưkhác)ưvàưngườiưnhậnưdùưđiư
vắngưhayưbậnưrộnưgìưđóưthìưsớmưmuộnưgìưcũngưcóưthểưđọcưđư
ợc.
Mộtưsốưloạiưthưưtừưcóưthểưsẽưtrởưthànhưhồưsơưgiaoưdịchưđượcưlưuư
dướiưdạngưvănưbảnưvàưcóưgiáưtrịưphápưlýưnhấtưđịnh.
Thưưtừưđảmưbảoưtínhưchấtưbíưmật,ưthườngưđượcưđọcưriêng;ưđượcư
đọcưriêngưvàưnghiênưcứuưkỹưlưỡngưhơn.
Cóưthểưkèmưtheoưnhữngưvănưbản,ưtàiưliệuưkhácưkhóưtruyềnư
đạtưquaưđiệnưthoạiưnhưưbiểuưmẫu,ưsơưđồ,ưv.v...ưhoặcưquáưdài.
Cóưthểưđượcưchuyểnưnhanhưvàưngayưmộtưlúcưchoưnhiềuưđốiưtư
ợngưtiếpưnhận.
Cóưthờiưgianưđểưnghiềnưngẫmưvàưtrìnhưbàyưsaoưchoưcóưhiệuư
quảưnhất.


Thưưtừư&ưNghệưthuậtưgiaoưtiếp
Cũngưvìưthưưtừưkhôngưbịưhạnưchế,ưràngư
buộcưbởiưnhữngưquyưđịnhưchínhưthứcư
nàoưnênưviệcưviếtưchúngưkhôngưhềư
đơnưgiản.ưĐểưcóưđượcưmộtưbứcưthưưđạtư
yêuưcầu,ưngườiưviếtưcầnưnắmưđượcư
nhữngưthaoưtácưkỹưthuậtưnhấtưđịnh,ư
đồngưthờiưphảiưcóưmộtưcảmưnhậnư
nghệưthuậtưsoạnưthảoưnhấtưđịnhưdoư
chínhưcuộcưsốngưtạoưnên.


2.ưPhânưloạiưthưưtừ
2.1.ưVềưchứcưnăng ư

-ưThưưđềưnghị,ưđềưxuất;ư
-ưThưưkhiếuưnại;
-ưThưưyêuưcầu;
-ưThưưđặtưhàng;
-ưThưưchúcưmừng;
-ưThưưmời.
-ưThưưkhẳngưđịnh,ưxácưnhận;
-ưThưưthôngưbáo;ư
-ưThưưgiớiưthiệu;
-ưThưưnhắnưtin;
-ưThưưnhắcưnhở;
-ưThưưcảnhưbáo,ưcảnhưcáo;

-ưThưưtuyênưbốư(đơnưtừ);
-ưThưưchỉưđạo;
-ưThưưtừưchối;
-ưThưưđảmưbảoư(xácưlậpư
mộtưsựưđảmưbảo,ưthíư
dụ:ưbảoưhành);
-ưThưưquảngưcáo;
-ưThưưchàoưhàng;
-ưThưưcảmươn;
-ưThưưchiaưbuồn;
-ưThưưtruyềnưtin;
-ưThưưkèmưtheo.


2.­Ph©n­lo¹i­th­­tõ
2.­VÒ­­tÝnh­chÊt­®Þa­chØ­nhËn
-­Th­­mét­®Þa­chØ;

-­Th­­nhiÒu­®Þa­chØ.
3.­VÒ­h×nh­thøc­chuyÓn­giao
-­Th­­qua­®­êng­b­u­®iÖn­th«ng­th­êng.
-­Th­­®iÖn­tö;
-­Th­­®iÖn­tÝn.
-­Th­­chuyÓn­tay.


2.ưPhânưloạiưthưưtừ
4.ưVềưtínhưchấtưquanưhệ ưgiữaưnhàưdoanhư
nghiệpưvớiưngườ iưnhận
-ưThưưgiaoưdịchưvớiưbênưngoài;
-ưThưưnộiưbộ.
5.ưVềưtínhưchấtưvấnưđềưgiaoưdịch
-ưThưưvui;
-ưThưưbìnhưthường;
-ưThưưgayưcấn.
Hoặc:
-ưThưưthươngưmại;
-ưChuyênưmôn;
-ưXãưgiao


1.­Tæng­quan

•V¨n­b¶n­giao­
dÞch­trong­
lÜnh­vùc­th­
¬ng­m¹i?

1.ưTổngưquan
Điều 5. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dới đây đợc hiểu nh sau:
1- Hành vi thơng mại là hành vi của thơng nhân trong hoạt động thơng mại làm phát sinh
quyền và nghĩa vụ giữa các thơng nhân với nhau hoặc giữa thơng nhân với các bên có
liên quan;
2- Hoạt động thơng mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thơng mại của thơng nhân,
bao gồm việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc
tiến thơng mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện các chính sách kinh tế xã hội;
3- Hàng hoá gồm máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, hàng tiêu dùng, các
động sản khác đợc lu thông trên thị trờng, nhà ở dùng để kinh doanh dới hình thức cho
thuê, mua, bán;
4- Dịch vụ thơng mại gồm những dịch vụ gắn với việc mua bán hàng hoá;
5- Xúc tiến thơng mại là hoạt động nhằm tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội mua bán hàng hoá và
cung ứng dịch vụ thơng mại;
6- Thơng nhân gồm cá nhân, pháp nhân, tổ hợp tác, hộ gia đình có đăng ký kinh doanh
hoạt động thơng mại một cách độc lập, thờng xuyên;
7- Sản nghiệp thơng mại là toàn bộ tài sản thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp
pháp của thơng nhân, phục vụ cho hoạt động thơng mại nh trụ sở, cửa hàng, kho tàng,
trang thiết bị, hàng hoá, tên thơng mại, biển hiệu, nhãn hiệu hàng hoá, mạng lới tiêu
thụ hàng hoá và cung ứng dịch vụ. (LTM 1997)


1.ưTổngưquan

Điều 45. Các loại hành vi thơng mại
Hành vi thơng mại theo quy định của Luật này gồm:
1- Mua bán hàng hoá;
2- Đại diện cho thơng nhân;

3- Môi giới thơng mại;
4- Uỷ thác mua bán hàng hoá;
5- Đại lý mua bán hàng hoá;
6- Gia công trong thơng mại;
7- Đấu giá hàng hoá;
8- Đấu thầu hàng hoá;
9- Dịch vụ giao nhận hàng hoá;
10- Dịch vụ giám định hàng hoá;
11- Khuyến mại;
12- Quảng cáo thơng mại;
13- Trng bày giới thiệu hàng hoá;
14- Hội chợ, triển lãm thơng mại.


3.ưYêuưcầuưvềưnộiưdung
3.1.ưNhữngưyêuưcầuưchung
Trướcưkhiưbắtưtayưvàoưviếtưthưưcầnưxácư
địnhưmụcưđíchưgiaoưtiếp,ưưtínhưchất,ư
đặcưđiểmưcủaưngườiưnhận,ưnhữngưnộiư
dungưcầnưchuyểnưđạtưvàưlựaưchọnưphư
ơngưthứcưkênhưtruyềnưđạtưthíchưhợp.


3.ưYêuưcầuưvềưnộiưdung
Chỉưnênưviếtưthưưkhi:
-ưThôngưtinưquáưchiưtiếtưvàưphứcưtạp.
-ưCácưchủưthểưgiaoưtiếpưxaưcáchưnhauư
vềưđịaưlý.
-ưCầnưthiếtưphảiưđângưkýưbảoưquảnư
vănưbản.

-ưKhôngưcầnưphảiưhồiưđápưtứcưthì.


3.ưYêuưcầuưvềưnộiưdung
Thưưviếtưxongưcầnưđượcưlạiưvàưbiênưtậpưkỹưlư
ỡngưnhằmưxácưđịnh:
-ưĐãưthểưhiệnưrõưmụcưtiêuưhayưchưa?
-ưNgônưngữưsửưdụngưcóưlịchưthiệpưvàưdễư
hiểuưhayưkhông?
-ưNộiưdungưchuyểnưđạtưcóưtínhưchuyênư
nghiệpưhayưkhông?
-ưNộiưdungưcóưtínhưlô-gicưkhông?
-ưĐãưđúngưngữưphápưvàưchínhưtảưhayưchưa?


3.ưYêuưcầuưvềưnộiưdung

3.2.ưNhữngưyêuưcầuưvềưhànhư
văn
Nguyênưtắcư5C
a.Rõưràng,ưtườngưminh,ưsángưsủaư
(clear)
b.ưNgắnưgọnư(consise)
c.Xácưđángư(correct)
d.Hoànưchỉnhư(complete)
đ.ưLịchưsự,ưnhãưnhặnư(courteous)


3.­Yªu­cÇu­vÒ­néi­dung

3.2.­Nh÷ng­yªu­cÇu­
vÒ­hµnh­v¨n
a.­Râ­rµng,­t­êng­minh,­
s¸ng­sña­(clear)


3.2.ưNhữngưyêuưcầuưvềưhànhưvăn
a.ưRõưràng,ưtườngưminh,ưsángưsủaư(clear)
Thưưtừưphảiưđượcưviếtưđiưthẳngưvàoưtrọngư
tâmưvấnưđề.ưĐểưthựcưhiệnưđiềuưnàyưcầnưlựaư
chọnưtừưngữưthíchưhợp,ưcấuưtrúcưcâuưvàư
đoạnưhợpưlý.ưCácưýưđượcưnêuưkhôngưgâyư
cáchưhiểuưkhácưnhauưhoặcưmơưhồ.ư
Chủưyếuưdùngưcâuưđơnưđủưthànhưphần.ưCóư
thểưdùngưcácưcâuưcóưphầnưđịnhưngữưnhằmư
thiếtưlậpưquanưhệưgiaoưtiếp,ưgâyưấnưtượng.ư
Nóiưtómưlại,ưtấtưcảưlàưnhằmưlàmưchoưngườiư
đọcưhiểuưđúngưnhữngưgìưmàưngườiưviếtưđịnhư
viết.


Khôngưviếtưnhữngưcâuưmơưhồ,ư
tứcưlàưhiểuưnhưưthếưnàoưcũngưđư
ợc,ưthậmưchíưcóưthểưsaiưlệchư
soưvớiưýưbanưđầuưmàưngườiưviếtư
muốnưthểưhiện


Câu mơ hồ

Rõ ràng

Làưkháchưhàngưquenư
thuộc,ưchúngưtôiưhyư
vọngưôngưsẽưchấpư
thuậnưđiềuưkiệnư
thoảưthuậnưsau.

Chúng tôi hy vọng, ông
với t cách là khách hàng
quen thuộc sẽ chấp
thuận điều kiện thoả
thuận sau.

Sauư5ưngàyưnhậnưđư
ợcưýưkiếnưcủaưcấpư
trênưchúngưtaưsẽư
thảoưluậnưtiếpưvềư
nộiưdungưcủaưhợpư
đồng.ư

Sau năm ngày chúng tôi
nhận đợc ý kiến của cấp
trên, chúng ta sẽ thảo
luận tiếp về nội dung
của hợp đồng.


Câu mơ hồ

Rõ ràng

Nếuưkhôngưcóưvănưbảnư
đềưnghịưgiaưhạnưgiấyư
phépưcủaưcôngưty,ư
chúngưtôiưsợưrằngư
khôngưgiúpưđượcưôngưgìư
cả.ư

Nếu có văn bản của
công ty đề nghị ra hạn
giấy phép, chúng tôi sẽ
giải quyết yêu cầu của
ông.

Đểưquyếtưđịnhưvềưvấnưđềưđóư
chúngưtôiưcầnưbảnưchínhư
quyếtưđịnhưbánưtàiưsảnưsungư
côngưquỹưnhàưnướcưlàưbấtư
độngưsảnưcủaưchủưtịchư
UBNDưcấpưtỉnhưhoặcưcủaư
ThủưtướngưChínhưphủ.ư

Để quyết định về vấn đề đó
chúng tôi cần ông cung cấp
bản chính quyết định của
chủ tịch UBND cấp tỉnh hoặc
của Thủ tớng Chính phủ về
việc bán tài sản sung công
quỹ nhà nớc là bất động sản.

3.2.ưNhữngưyêuưcầuưvềưhànhưvăn
a.ưRõưràng,ưtườngưminh,ưsángưsủaư(clear)

Đểưviếtưdễưhiểuưnên:
-ưDùngưcâuưđơn,ưtránhưcầuưphứcưhợpưhoặcưquáưdài,ưtốtưnhấtư
làưcâuưkhôngưnênưquáư20ưtừ.
-ưSửưdụngưnhữngưtừưthôngưdụng.
-ưTránhưsửưdụngưnhữngưtừưtrừuưtượng,ưthuậtưngữưchuyênư
ngànhưsâu.
-ưTránhưsửưdụngưthừaưtừ.
-ưDùngưcâuưchủưđộng,ưhạnưchếưdùngưcâuưbịưđộng.
-ưHãyưviếtưgầnưnhưưnói,ưsongưkhôngưnênưquáưbiểuưcảm.
-ưCốưgắngviếtưtươngưứngưvớiưkhảưnăngưnhậnưthứcưcủaưngườiư
đọc.
-ưTránhưviếtưsáoưmòn,ưdậpưkhuôn.
-ưCốngưgắngưthểưhiệnưýưtưởng,ưtránhưgiọngưrănưdạy,ưgiáoư
huấn.