CÂU HỎI VÀ ĐÁP ÁN VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ – VĂN PHÒNG HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

1
HỌC VIN HNH CHNH QUC GIA
CÂU HI V ĐP
N V VĂN THƯ -
LƯU TR – VĂN
PHNG
Văn phòng
Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về Văn phòng. Văn phòng có chức
năng và nhiệm là gì? Liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận
xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu?
Văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, Ngay từ thời La
Mã cổ đại ngời ta đã lập nên những Văn phòng của những "ngời biện hộ" với
những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tơng đồng với Văn phòng hiện
đại.Theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội Văn phòng ngày càng đợc
nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. Mi cỏch hiểu về Văn phòng ở mỗi thời đại
mang đậm những du ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ.
Khái niệm Văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: Văn phòng l bộ
máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc
điều hành của lãnh đạo. cỏc Cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ ln thì
thành lập Văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú vn phòng hành chính.
Văn phòng đợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, l địa điểm giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị ú.
Văn phòng còn đợc hiểu là nơi làm việc cụ thể của những ngời có choc v, có
tầm cỡ nh: Nghị sỹ, Tổng Giám đốc, Giám đốc
Văn phòng l mt dng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó din ra việc
thu nhận, bảo quản lu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên
quan đến công tác văn th.
Nghiên cứu v Văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhim v của
nó đối với cơ quan tổ chức.
Trong một số tài liệu nghiên cứu trớc đây ngời ta cho rằng Văn phòng có ba chức
năng: tham mu hậu cần và quản trị. Cho đến nay chức năng của Văn phòng đợc

quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mu tổng hợp và hậu cần.
Chức năng tham mu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ Văn phòng và Thủ
trởng cơ quan. Trong hoạt động của mình Văn phòng phải đóng vai trò tham vấn
cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham vấn cho Thủ trởng cơ
quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết. Từ đó có thể thấy đợc mối quan hệ giữa tổng
hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần
thiết.
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ Văn phòng với toàn
bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này Văn phòng có một vị trí quan trọng trong
bảo đảm sự vận hành bình thờng của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành đợc
các cơ quan tổ chức phải có các phơng tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết.
Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của Văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy
đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.
Ngày nay, ngời ta càng khẳng định vai trò của Văn phòng đối với hoạt động của
cơ quan tổ chức. Vai trò càng đợc khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các Văn
phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. Về cơ bản chúng ta có thể thấy Văn
phòng có các nhiệm vụ chủ yếu.
-Xây dựng chơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chơng trình
đó, bố trí sắp xếp chơng trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của
cơ quan.
-Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện
pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Thủ trởng.
2
Thực hiện nhiệm vụ t vấn văn bản cho Thủ trởng và chịu trách nhiệm về tính
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành.
-Thực hiện công tác văn th, lu trữ, giải quyết các văn th, tờ trình của các đơn vị và
các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn
th tờ trình đó.

-Tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác th từ
tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ
chức khác cũng nh với nhân dân nói chung.
-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền
lơng, tiền thởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nớc và quyết định của
Thủ trởng.
-Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ
thuật, phơng tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan.
-Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ
chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một cách khoa học và văn minh.
-Thờng xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng,
từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính - Văn phòng, chỉ đạo và hớng dẫn
nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dới hay đơn vị chuyên môn khi cần
thiết.
Cho đến nay, Văn phòng là bộ phận bị "Phàn nàn" về nhiều vấn đề. Tình trạng
nhân viên Văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực cha tơng xứng với yêu cầu
ngày càng cao đối với công tác Văn phòng còn phổ biến. Từ đó Văn phòng cha
phát huy tốt vai trò tham mu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc.
Chức năng hậu cần đợc thực hiện cha có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học,
lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phơng tiện, điều kiện vật chất của cơ
quan, tổ chức.
Câu 2: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng. Nội dung tổ
chức lao động khoa học trong Văn phòng là gì?
Tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng có thể đợc hiểu là việc nghiên cứu
và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phơng tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho
cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi
phí ít nhất nhng hiệu quả quản lý Nhà nớc đợc đảm bảo và không ngừng nâng

cao.
Một câu hỏi đợc đặt ra là tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng? Để trả lời cho câu hỏi này chúng ta có thể bắt đầu từ câu nói của
Emercan đợc coi là trả lời chỉ dẫn xác đáng nhất cho một tổ chức nói chung "Đối
với một tổ chức nếu lao động đợc tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì
thiệt hại vẫn là nhỏ nhất". Với ý nghĩa chung đó việc tổ chức lao động khoa học
trong Văn phòng là cần thiết và tất yếu.
ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong Văn
phòng sẽ phát huy đợc trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải
quyết đợc mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp,
kỷ cơng khoa học của Văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt đợc hiệu quả cao.
Trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng đem lại nhiều ý
nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời
gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin
phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cờng khả năng sử dụng các
nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng, nâng cao năng
3
suất lao động cho cơ quan tổ chức. Trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện
nay về công tác Văn phòng vấn đề hiệu quả đợc đa lên hàng đầu thì tổ chức lao
động khoa học trong Văn phòng đợc coi là hiến pháp thích hợp nhất.
Ngời ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại
ngay nay. Chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy đợc vai trò chức năng
có đợc vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý ngời ta cho rằng tổ chức
lao động Văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải đợc tiến hành
thờng xuyên, năng động và sáng tạo.
Công tác tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng cũng không nằm ngoài
những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói
chung, theo đó tổ chức lao động Văn phòng.
-Thờng xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính

cho cán bộ, công chức.
-Nghiên cứu, đánh gía các ảnh hởng của môi trờng xã hội đối với hoạt động của
cơ quan, đời sống, tâm t và nguyện vọng của cán bộ, công chức.
-Thờng xuyên hoàn thiện phong cách ngời lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ
làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên
nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ
quan nói chung.
-Xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp,
phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả
năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ.
-Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phơng tiện làm
việc.
-Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn th - lu trữ.
Cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong Văn phòng là quy chế hoạt động. Thực
tế cho thấy ở những nơi quy chế đợc xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp
với thực tế, với thẩm quyền đợc giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi.
Trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế đợc xây dựng qua loa thì ở
đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn. Khi đã có quy chế tốt,
mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong
cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với
công việc cũng nh đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt. Từ đó, năng suất
lao động, quản lý sẽ đợc nâng cao hơn.
Câu 3: Thế nào là văn phòng hiện đại? ý nghĩa của Văn phòng hiện đại đối
với cải cách hành chính.
Văn phòng có chức năng tham mu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi
cơ quan tổ chức.Xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ
quan tổ chức đổi mới phơng thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao
chất lợng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cờng xây dựng
tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan tổ chức đợc đặc biệt quan
tâm. Từ đó đặt ra vấn đề công tác Văn phòng và xuất hiện thuật ngc Văn phòng

hiện đại.
Văn phòng hiện đại là Văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức
năng thu thập xử lí và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan
tổ chức bằng các phơng tiễn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác
đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan Nhà
nớc một cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý và hiệu quả.
Văn phòng hiện đại có các đặc trng cơ bản:
-Tổ chức bộ máy Văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
-Lao động trong Văn phòng đợc tổ chức khoa học.
-Tăng cờng áp dụng các phơng tiện kỹ thuật mới, các phơng pháp điều hành mới.
4
-Xây dựng định mức cụ thể và hợp lý.
-Linh hoạt và hiệu quả.
Hiện nay cải cách hành chính là một vấn đề lớn đang đợc nhiều nớc trên thế giới
trong thời đại ngày nay không phụ thuộc vào bất kỳ một chế độ chính trị nào, t
bản chủ nghĩa hay xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách trong lĩnh vực quản lý hành
chính để củng cố bộ máy của chế độ xã hội hiện hành, giữ vững ổn định chính trị
- xã hội thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và hoàn thiện cơ cấu chính trị đã
trở thành một trong những nhiệm vụ chính trị chủ yếu của một quốc gia hiện đại.
Mục tiêu cơ bản của công cuộc cải cách hành chính là nâng cao hiệu lực, năng
lực và hiệu quả hoạt động của nền hành chính công phục vụ dân. Với mục tiêu đó
Văn phòng hiện đại có ý nghĩa tích cực đối với công cuộc cải cách hành chính.
Điều đó đợc thể hiện qua các khía cạnh cơ bản.
-Một Văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lợng công việc hàng
ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ
công chức Văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những
nhiệm vụ chính của mình tìm kiếm các giải pháp tối u để điều hành công việc đạt
hiệu quả cao nhất.

-Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh
nhiều cấp trung gian.
-Khoa học hoá và tiêu chuẩn hoá các mẫu giấy tờ hành chính và các thủ tục hành
chính nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc
thi hành của cơ quan và công dân, cải tiến thủ tục hành chính.
-Giúp cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng và chính
xác có năng suất và chất lợng đúng đờng lối chính sách nguyên tắc và chế độ.
-Đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan
một cách đầy đủ kịp thời chính xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải
cách thủ tục hành chính phục vụ cho công cuộc đổi mới hiện nay.
Câu 4: Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng có quan hệ nh thế nào với
cải cách hành chính?
Khái niệm nghiệp vụ hành chính văn phòng rất phong phú bao gồm các tác
nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sở; công
tác văn th và lu trữ. Sự am hiểu tờng tận và thực hiện thuần thục các kỹ thuật,
nghiệp vụ hành chính văn phòng là cơ sở quan trọng để tiến hành có hiệu quả
hoạt động công cụ.
Khi nói về nghiệp vụ hành chính văn phòng điều cần nhấn mạnh là khái niệm
nghiệp vụ thờng đợc dùng để chỉ việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo một loại công
việc nhất định cho cán bộ trong lĩnh vực hành chính (cũng nh trong một số lĩnh
vực khác). Đây là kỹ năng thực hành là sự tiến hành có tính thực tiễn một loại
công việc nào đó trong đời sống quản lý hàng ngày. Do vậy có thể nói khía cạnh
nghiệp vụ hành chính văn phòng phản ánh khía cạnh kỹ thuật nghề nghiệp của
lĩnh vực này.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính là một giải pháp để nâng cao vai trò của Văn
phòng, hiệu quả hoạt động của Văn phòng là một việc làm cần thiết phù hợp với
xu hớng của thời đại, đáp ứng đợc những đòi hỏi của công cuộc đổi mới đối với
công tác Văn phòng.
Nội dung đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
-Đổi mới nghiệp vụ văn th

-Đổi mới nghiệp vụ lu trữ
-Xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn do công tác Văn phòng.
5
-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công
việc.
-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của Văn phòng, cơ quan.
Việc đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với
công cuộc cải cách hành chinhs.
-Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành
chính. Các nghiệp vụ hành chính đợc đổi mới khắc phục đợc tình trạng làm việc
tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tơng đối phổ biến hiện nay trong công tác
Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá
biên chế chống lại bệnh đắt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ
không hợp lý.
-Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính Văn phòng là cơ sở để đổi mới
quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lợng của cán bộ công chức.
-Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính
Văn phòng đợc đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.
-Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng, từng bớc hiện
đại hoá công tác hành chính Văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của
cơ quan, tổ chức.
-Đổi mới nghiệp vụ hành chính Văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự
hoạt động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhành trong cơ quan, tổ
chức; đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững
kỷ luật, kỷ cơng. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ
quan trong hệ thống hành chính Nhà nớc

Câu 5: Thông tin có vai trò nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà nớc?

Trình bày cách phân loại thông tin?
Thông tin trong thời đại ngày nay đợc coi là nhân tố quyết định mọi sự thắng lợi
trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức.Khái niệm "Thông tin" là một khái
niệm đợc hiểu từ nhiều góc độ khác nhau. ở mỗi góc độ Thông tin có một nội
hàm riêng, đặc trng riêng. Dới góc độ quản lý Nhà nớc Thông tin đợc quan niệm
là một tập hợp nhất định các thông tin đợc quan niệm là một tập hợp nhất định
các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong
môi trờng bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi
thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trờng xung quanh nhằm kiến tạo các biện
pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các
khách thể quản lý.
Thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý
Nhà nớc:
-Bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính Nhà nớc có đầy đủ căn cứ khoa
họ cá tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lợng quyết định Nhà
nớc.
-Thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc
biệt-hành lang pháp lý cho quản lý Nhà nớc. Nó là những thông tin bổ sung và
nâng cao chất lợng của kiểm tra trong quản lý Nhà nớc.
-Xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý Nhà nớc gắn liền với hiệu quả
của quản lý. Nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn.
Thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc. Để xử lý tốt
các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật
phân loại thông tin một cách khoa học. Việc phân loại thông tin có thể dựa trên
các tiêu chí.
1. Phân loại theo kênh tiếp nhận.
6
-Thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin đợc cập nhật
theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn. Loại quy định thông tin này có đặc điểm
là thờng đợc quy định trớc về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống

nhất là tuyệt đại đa số là cấp dới gửi lên cấp trên.
-Thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, đợc cập nhật ngẫu
nhiên không có dự kiến trớc về thời gian cũng nh về nội dung diễn biến của sự
kiện thờng liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lờng trớc đợc
trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của ngời
nhận tin.
2.Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin.
-Thông tin tra cứu là những thông tin đến cho ngời quản lý những nội dung tài
liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý
của họ.
-Thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã
và đang xảy ra liên quan đến đối tợng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ
chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực tiễn nảy sinh.
3.Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động.
-Thông tin kinh tế là những thông tin phản ánh các quá trình hoạt động của mọi
mặt của lĩnh vực hoạt động kinh tế.
-Thông tin chính trị-xã hội là những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, y
tế, giáo dục
4.Theo tính chất thời điểm nội dung:
-Thông tin quá khứ là những thông tin liên quan đến những sự việc đã đợc giải
quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
-Thông tin hiện hành là những thông tin liên quan đến những sự việc đang xảy ra
hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý Nhà nớc.
-Thông tin dự báo là những thông tin mang tính kế hoạch tơng lai, các dự báo
chiến lợc hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào đó để hoạch định phơng h-
ớng hoạt động của mình.
5.Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác.
-Theo nguồn thông tin:
+Thông tin chính thức
+Thông tin không chính thức.

-Theo quản lý hệ quản lý:
+Thông tin từ trên xuống dới
+Thông tin từ dới lên trên
+Thông tin ngang
+Thông tin liên lạc đan chéo
-Theo hớng quan hệ giữa hệ thống quản lý và đối tợng quản lý.
+Thông tin trực tiếp.
+Thông tin phản hồi.
-Theo nội dung logic của thông tin:
+Thông tin về các chủ thể quản lý
+Thông tin về đối tợng quản lý
+Thông tin về những thuộc tính và các quan hệ giữa chủ thể và đối tợng.
-Theo hình thức thể hiện thông tin:
+Thông tin qua văn bản, tài liệu
+Thông tin biểu hiện qua lời nói
+Thông tin biểu hiện bằng sơ đồ, đồ thị.
+Thông tin biểu hiện qua ký hiệu, đồ thị.
-Theo yêu cầu:
+Thông tin chỉ đạo
+Thông tin báo cáo
7
+Thông tin lu trữ
-Theo chức năng
+Thông tin pháp lý
+Thông tin thực hiện
+Thông tin dự báo
-Theo vị trí:
+Thông tin gốc
+Thông tin phát sinh
+Thông tin kết quả

+Thông tin tra cứu

Cầu 6: Chơng trình kế hoạch hoạt động công tác có ý nghĩa nh thế nào trong
hoạt động quản lý Nhà nớc? Khi lập trờng trình kế hoạch công tác phải bảo
đảm các yêu cầu gì?
Có nhiều ngời không đánh giá hết tầm quan trọng của việc lập chơng trình kế
hoạch công tác và thực hiện quản lý cơ quan, công sở theo chơng trình kế hoạch.
Không thể tổ chức công việc của cơ quan công sở một cách nè nếp nếu không có
kế hoạch khoa học.
Chơng trình kế hoạch công tác là sự xác định các mục tiêu cụ thể cần đạt đợc và
những bớc đi cụ thể để đạt đến các mục tiêu đó. Chơng trình kế hoạch công tác
là phơng án tổ chức các công việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
Chơng trình kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hớng và phơng thức
thực hiện các mục tiêu định hớng đó của cơ quan tổ chức trong một thời gian
nhất định.
Trong một môi trờng đa nhân tố biến đổi vận động và phát triển không ngừng đối
với hoạt động quản lý Nhà nớc. Chơng trình kế hoạch công tác có ý nghĩa đặc
điểm quan trọng.
Thứ nhất, chơng trình kế hoạch công tác là cơ sở để tổ chức lao động khoa học
giúp cho cán bộ công chức hoạt động có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, bố
trí có trọng tâm công việc.
Thứ hai, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện hoạt động của cơ quan, tổ
chức nhằm đảm cho những hoạt động đó diễn ra liên tục, thống nhất đúng mục
đích và yêu cầu đặt ra.
Thứ ba, chơng trình kế hoạch công tác là phơng tiện bảo đảm sự chủ động của cơ
quan tổ chức với sự biến động của môi trờng, là tiền đề phát triển bền vững.
Thứ t, chơng trình kế hoạch công tác phục vụ cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Trên thực tế, chơng trình kế hoạch công tác chỉ có ý nghĩa đối với công tác quản

lý hành chính Nhà nớc khi nó đợc xây dựng khoa học hợp lý, thiết thực. Chính vì
vậy, tất yếu phải đặt ra các yêu cầu đối với chơng trình kế hoạch công tác.
Hiện nay, một số tài liệu nghiên cứu cho rằng chơng trình kế hoạch công tác phải
bảo đảm các yêu cầu, cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với năng lực cán bộ, với
mục tiêu hoạt động của cơ quan, có sự thống nhất giữa các biện pháp thực hiện
và có tính khả thi. Một số khác khẳng định chơng trình kế hoạch công tác phải
đúng đờng lối, nguyên tắc, chế độ, khoa học, linh hoạt, khả thi.
Tuy cha có sự thống nhất về yêu cầu đối với một số chơng trình kế hoạch song
tựu chung chơng trình kế hoạch phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản:
-Phải phù hợp với chủ trơng, đờng lối chính sách của Đảng, Nhà nớc;
-Phảo bảo đảm tính cụ thể, chi tiết chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
những ngời chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành. Trong trờng hợp thật cần thiết
có thể nêu thêm những chi phí cần thiết, những phơng án dự phòng.
8
-Nội dung phải đợc xây dựng trên căn cứ pháp lý và căn cứ thực tiễn vững chắc,
bảo đảm thực hiện chức năng nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, chỉ tiêu mệnh
lệnh của cấp trên.
-Bảo đảm tính hệ thống của chơng trình kế hoạch công tác. Các công việc phải đ-
ợc sắp xếp có hệ thống theo trình tự u tiên, liên hoàn có trọng tâm trọng điểm
phải ăn khớp với chơng trình, kế hoạch của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên, địa
phơng, bảo đảm sự cân đối giữa chơng trình kế hoạch năm, quý, tháng.
-Phải đảm bảo có tính khả thi tránh ôm đồm, nếu quá nhiều công việc mà khả
năng thực hiện không đợc bao nhiêu phải phân bổ thời gian sao cho hợp lý, phải
sắp xếp sap cho có thời gian dự phòng để điều chỉnh đợc khi có sự kiện bất ngờ
xảy ra (tính mở cửa của chơng trình kế hoạch công tác).
-Nâng cao chất lợng, trình độ chuyên môn của bộ phận lập kế hoạch bảo đảm ch-
ơng trình kế hoạch công tác phải đợc xây dựng bởi một đội ngũ có đủ năng lực
trình độ. Có thể khẳng định đây là vấn đề cốt yếu của lập chơng trình kế hoạch.
-Chơng trình kế hoạch công tác đợc xây dựng với những nguyên tắc căn bản đặc
thù, quán triệt các nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch

Câu 7: ý nghĩa, vai trò cuộc họp hội nghị trong hoạt động quản lý Nhà nớc.
Để tổ chức cuộc họp, hội nghị có kết quả phải chú ý vấn đề gì?
Hội nghị là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc cuộc tiếp xúc có tổ chức và
mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc
thảo luận lấy ý kiến để t vấn, kiến nghị.
Trong hoạt động quản lý Nhà nớc các cuộc họp, hội nghị có vai trò rất quan
trọng. Về mục đích các cuộc họp, mục đích thờng không phải lúc nào cũng giống
nhau. Do vậy, muốn có kết quả, mỗi cuộc họp đều phải đợc xác định mục đích
thật rõ ràng.
Trong điều kiện thiếu thủ tục hành chính hũ hiệu và những văn bản pháp luật cần
thiết hội họp có ý nghĩa, vai trò thiết thực đối với hiệu quả quản lý Nhà nớc.
-Tạo sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra
năng suất lao động cao.
-Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan, đơn vị.
-Khai thức trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi ngời đóng góp từng ý kiến sáng
tạo của bản thân để xây dựng tổ chức vững chắc mạnh;
-Phổ biến những t tởng, quan điểm mới, bàn bạc, thảo luận, tháo gỡ những khó
khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
-Nếu tổ chức tốt trong nhiều trờng hợp hội họp cũng có thể đem lại những lợi ích
kinh tế đáng kể.
-Bảo đảm tính chính xác của các quyết định trong hoạt động quản lý có ý nghĩa
trực tiếp đối với hiệu lực, hiệu quả quản lý.
Hội họp có ý nghĩa vai trò trong quản lý Nhà nớc nh thế nào phụ thuộc rất lớn
vào vấn để cuộc họp họp, hội nghị đợc tổ chức điều hành có khoa học hay
không? Đối với các cuộc họp, hội nghị muốn có kết quả chúng ta có thể nêu ra
một số yêu cầu:
-Các cuộc họp phải có nội dung mục đích rõ ràng phải trả lời xác đáng câu hỏi
việc họp có phải là cần thiết. Không nên tổ chức các cuộc họp với nội dung
nghèo nàn không cần thiết. Những cuộc họp nh vậy sẽ làm lãng phí thời gian của
ngời họp và tạo nên sự ỷ lại của ngời lãnh đạo, quản lý.

-Các cuộc họp cần đợc tổ chức với một cơ cấu hợp lý về thành phần tham dự.
Việc triệu tập thành phần tham dự không thích hợp có thể làm cho chất lợng cuộc
họp bị hạ thấp đồng thời cũng sẽ gây tốn kém vô ích.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất cần thiết cho cuộc họp, yếu tố này góp phần không
nhỏ cho thành công của cuộc họp ở đây cần chú ý đầy đủ các yếu tố nh: chỗ
ngồi, chỗ họp nhóm, chỗ nghĩ giải lao, các phơng tiện truyền tin
9
-Chơng trình nghị sự đợc xây dựng khoa học, hợp lý.
-Các văn bản cần thông qua tại cuộc họp và các tài liệu cần thiết phải đợc chuẩn
bị chu đáo.
-Nắm vững những yêu cầu chính trong quá trình thảo luận tại cuộc họp để
không đi xa trọng tâm đã để ra.
-Cân đối thời gian cho cuộc họp, hội nghị.
-Dự tính, dự báo đợc các tình huống phát sinh trong cuộc họp, hội nghị.
Kết quả của cuộc họp là sự tổng hợp của nhiều yếu tố trong đó kỹ năng điều hành
của ngời điều khiển có một vai trò quan trọng.
Câu 8: Trình bày ý nghĩa, vai trò tiếp khách, tiếp công dân. Khi tiếp khách,
tiếp công dân cần đảm bảo yêu cầu và kỹ năng?
Tiếp khách là một khái niệm rộng, đa dạng có thể tiếp cận trừ nhiều góc độ. Tiếp
khách có thể đợc quan niệm là "phơng tiện thiết lập, củng cố hoặc phá vỡ các
mối quan hệ xã hội"; "tiếp khách là nghệ thuật xã giao"; tiếp khách là hoạt động
gặp gỡ, giao tiếp trao đổi giữa một bên chủ thể đợc gọi là chủ nhà với các chủ thể
khác đã có quan hệ hoặc cha có quan hệ, liên hệ trớc đó".
Tiếp khác trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nớc có ý nghĩa riêng, có tính
nghi lễ đợc quy định chặt chẽ. Trong tổ chức hoạt động Nhà nớc tiếp khách là
một trong những nghi lễ, một công cụ quan trọng để Nhà nớc tiếp xúc với các cá
nhân tổ chức trong và ngoài nớc.
Cùng với hoạt động tiếp khách, cơ quan Nhà nớc còn phải thực hiện công tác tiếp
công dân. Tiếp công dân là hoạt động định kỳ của cơ quan Nhà nớc do luật định
để tìm hiểu tâm t nguyện vọng, ý kiến phản ánh của công dân về các vấn đề liên

quan đến thẩm quyền chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Hoạt động tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt
động quản lý Nhà nớc.
-Bảo đảm hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý.
-Tạo ra cầu nối, liên hệ với môi trờng bên ngoài phục vụ có hiệu quả cho việc
thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
-Giúp các nhà quản lý có điều kiện, xem xét đánh giá hiệu quả của công việc từ
phía bên ngoài.
-Bảo đảm cơ chế dân chủ trong hoạt động.
-Con đờng biện pháp để khắc phục những sai sót, yếu kém trong hoạt động qua
tiếp thu các kiến nghị, đề xuất đặc biệt là của công dân.
-Góp phần củng cố niềm tin của quần chúng đối với Nhà nớc, chính quyền.
-Khằng định vị trí của cơ quan, đơn vị trong hệ thống chủ thể quản lý.
(Có thể bổ sung các ý nghĩa khác hoặc phân ra theo hai nội dung ý nghĩa của tiếp
khách và tiếp công dân các ý đã nêu chỉ có tính chất cơ bản).
Tiếp khách, tiếp công dân có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong hoạt động quản
lý Nhà nớc. Chính vì vấn đề xuất phát là đại diện Nhà nớc, cơ quan Nhà nớc hoạt
động tiếp khách, tiếp công dân phải có các yêu câù riêng có.
# Yêu cầu chung:
-Chủ động tiếp khách, tiếp công dân .
-Bảo đảm thời gian thích hợp tiếp khách, tiếp công dân.
-Bảo đảm các yếu tố vật chất tối thiểu cho công tác tiếp khách, tiếp công dân.
-Ngời đợc giao nhiệm vụ tiếp khách có các kỹ năng cần thiết (truyền thống, nghi
thức Nhà nớc).
-Đảm bảo tính trang trọng, lịch sự trong giao tiếp.
* Yêu cầu riêng:
1.Yêu cầu với tiếp khách:
-Bảo đảm nguyên tắc "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi", tôn trọng khách.
-Bảo đảm tính trạng trọng vị thế của cơ quan đơn vị.
10

-Phân công, sắp xếp thời gian tiếp khách phù hợp với từng loại khách cũng nh ng-
ời tiếp khách.
-Tạo ra cơ hội xác lập các mối liên hệ, giao dịch.
2.Yêu cầu đối với những công tác tiếp công dân:
-Những ngời tiếp công dân là những ngời có thẩm quyền tiếp công dân;
-Tôn trọng công dân;
-Phá dỡ các rào cản giữa cơ quan công quyền với dân, khắc phục tình trạng tiếp
công dân mang tính hình thức.
-Ngời tiếp dân biết lắng nghe dân, gần dân tạo ra sự tin tởng ở dân.
Đứng trên góc độ nghiệp vụ kỹ thuật hành chính Văn phòng tiếp khách, tiếp công
dân là một nghiệp đặc biệt đòi hỏi những kỹ năng riêng mà bộ phận có trách
nhiệm phải quan tâm. Các kỹ năng này rất da dạng và trên thực tế việc liệt kê đầy
đủ đến các kỹ năng cơ bản nhất, quan trọng nhất.
Trớc hết là kỹ năng phân loại đối tợng cần tiếp. Kỹ năng này là cơ sở để bố trí
những ngời thực hiện công tác tiếp khách, tiếp công dân thích hợp, hiệu quả.
Thứ hai là kỹ năng gia tiếp. Đây là một kỹ năng tổng hợp và thiết yếu nhất trong
quan hệ xã hội. Kỹ năng giao tiếp bao gồm hàng loạt kỹ năng khác cụ thể: kỹ
năng lắng nghe, kỹ năng "phụ hoạ", kỹ năng định hớng giao tiếp
Thứ ba là kỹ năng định hớng mục tiêu phục vụ mục tiêu. Mục tiêu ở đây xét cả
về hai phía ngời tiếp và ngời đợc tiếp.
Thứ t, kỹ năng kết thúc vấn đề lúc thích hợp.
Thứ năm, kỹ năng nhận diện toàn cục vấn đề.
Câu 9: Công tác hậu cần có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động của Văn
phòng cơ quan? Công tác hậu cần trong cơ quan gồm những nội dung gì?
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của Văn phòng cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác hậu cần Văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan tổ chức chức năng hậu cần của cơ quan Văn
phòng có nhiều ý nghĩa đối với Văn phòng nói riêng và cơ quan, tổ chức nói
chung.

-Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức.
-Tăng cờng khả năng sử dụng các trang thiết bị trong Văn phòng cơ quan. Các
điều kiện vật chất nh nhà cửa, phơng tiện, trang thiết bị nếu đợc quản lý sắp
xếp, phân phối khoa học hợp lý sẽ là trợ thủ đắc lực cho việc tối u hoá những
hoạt động của con ngời tăng cờng hiệu năng của thiết bị.
-Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác Văn phòng. Công tác hậu cần đảm bảo
các điều kiện cần thiết cho sự điều hành hoạt động của cơ quan. Các điều kiện
này đợc cung ứng kịp thời, đầy đủ, tơng thích góp phần tiết kiệm sức ngời, sức
của và các khoản phụ phí không cần thiết.
-Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức. Năng suất lao động của cơ
quan tổ chức chịu ảnh hởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có các yếu tố
vật chất là đối tợng quản lý, phân phối, sắp xếp của công tác hậu cần.
Những nội dung cơ bản của công tác hậu cần:
-Quản lý chi tiêu kinh phí. Đây là một nội dung lớn bao gồm nhiều nội dung chi
tiết, cụ thể. Nội dung chi tiêu hành chính sự nghiệp: lơng chính, phụ cấp lơng,
công tác phí, công vụ phí, văn phòng phẩm, nghiệp vụ phí và các khoản chi tiêu
nghiệp vụ khác theo quy định của Nhà nớc.
-Quản lý biên chế quỹ lơng, quản lý tài sản cố định, quản lý vật t, hàng hoá, vật
rẻ tiền mau hỏng .
*Quản lý biên chế quỹ lơng hành chính sự nghiệp.
-Nắm vững chỉ tiêu biên chế;
-Kế hoạch hoá quỹ lơng;
11
-Cấp phát và chi trả lơng cho các đối tợng;
-Quyết toán quỹ lơng;
*Quản lý tài sản cố định
-Tài sản cố định trong cơ quan là hệ thống nhà xởng, các thiết bị máy móc, ph-
ơng tiện kỹ thuật và các phơng tiện vận chuyển. Đó là những tài sản có giá trị
lớn, quyết định khả năng hoạt động của cơ quan nên cần đợc quản lý sử dụng
sao cho có hiệu quả nhất.

Để quản lý tài sản cố định Văn phòng thực hiện nhiều tác nghiệp vụ cụ thể: phân
loại tài sản cố định, lập hồ sơ tài sản cố định, lập sổ sách ghi chép, theo dõi kịp
thời việc xuất nhập và sử dụng, sửa chữa, nắm chắc số lợng, chất lợng; có quy
chế quản lý, giao nhận trong quá trình sử dụng và quy định chế độ trách nhiệm
vật chất đối với việc sử dụng tài sản cố định; thực hiện việc kiểm kê cuối năm để
đánh giá chất lợng và nắm vững số lợng tài sản, quản lý vật t, hàng hoá, vật rẻ
tiền mau hỏng.
*Đảm bảo các điều kiện làm việc cho cơ quan. Văn phòng có trách nhiệm bảo
đảm việc bố trí phòng làm việc cho cán bộ, công chức cho hợp lý, khoa học; bảo
đảm đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
*Các loại công vụ khác của công tác hậu cần
-Phục vụ xe cộ, phơng tiện đi lại công tác của cán bộ lãnh đạo;
-Phục vụ nớc uống hàng ngày cho các phòng làm việc;
-Phục vụ việc tiếp khách của cơ quan;
-Phục vụ các điều kiện vật chất, hậu cần của các cuộc họp;
-Phục vụ các buổi lễ tân, khánh tiết của cơ quan;
-Phục vụ sửa chữa vừa và nhỏ.
-Bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
Câu 10: Tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp? Nội dung tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị doanh
nghiệp gồm những vấn đề gì?
Tổ chức lao động khoa học là việc vận dụng các thành tựu khoa học và kinh
nghiệm thực tiễn để đảm bảo kết hợp các yếu tố vật chất kỹ thuật, con ngời một
cách tốt nhất trong quá trình lao động nhằm đạt đợc hiệu quả lao động, tăng năng
suất, đảm bảo sức khoẻ và khơi dạy sự hăng hái lao động.
Tổ chức lao động khoa học là vấn đề đặt ra đối với mọi cơ quan, tổ chức, là vấn
đề quan tâm hàng đầu đối với các nhà quản lý, là tiêu chí đánh giá năng lực của
nhà quản lý. Chúng ta sẽ đi cắt nghĩa về lý do phải tổ chức lao động khoa học đối
với các cơ quan,đơn vị, doanh nghiệp.

Thứ nhất, mỗi cơ quan tổ chức có một nguồn lực nhất định. Đó là nguồn tài lực,
nguồn vật lực và nguồn nhân lực. Các nguồn lực này sẽ phát huy vai trò nh thế
nào phục vụ cho hoạt động của tổ chức ra sao phụ thuộc vaò vấn đề bố trí và sử
dụng. Tổ chức lao động khoa học chính là biện pháp không thể thay thế để sử
dụng bố trí hợp lý các nguồn lực của cơ quan tổ chức.
Thứ hai, tổ chức lao động khoa học là cơ sở bảo đảm sự vận hành thông suốt, liên
tục của cơ quan, đơn vị khắc phục mọi sự gián đoạn chậm trễ.
Thứ ba, tổ chức lao động khoa học là tiền đề để phát triển con ngời trong công
vụ, doanh nghiệp. Tổ chức lao động khoa học sử dụng đúng ngời, đúng việc, bố
trí cán bộ công chức nhân viên hợp lý tạo ra động cơ, tâm lý tốt trong hoạt động;
từ đó học có đóng góp thiết thực cho cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Thứ t , tổ chức lao động khoa học tạo ra sự thích nghi của tổ chức trớc sự biến
động của môi trờng. Đó là cơ sở của vấn đề phát triển bền vững.
Thứ năm đây là hệ quả mang tính chất tổng hợp, tổ chức lao động khoa học nâng
cao năng suất lao động hiệu lực hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong
12
thời đại ngày nay vấn đề hiệu quả hoạt động là vấn đề u tiên hàng đầu. Và con đ-
ờng đi đến hiệu quả không thể là con đờng nào khác ngoài tổ chức lao động
khoa học nói nh Deming "tổ chức nào đang loay hoay tìm hiệu quả thì tổ chức
lao động khoa học là ánh sáng cuối đờng hầm".
Tổ chức lao động khoa học là tất yếu đối với mọi cơ quan tổ chức nêu muốn hoạt
động hiệu quả phát triển ổn định bền vững nh nội dung tổ chức lao động khoa
học nh thế nào? Đối với mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thì vấn đề tổ chức có
sự khác biệt. ở đây, chỉ nêu ra những nội dung chung nhất có thể áp dụng cho
mọi tổ chức.
-Chia các công việc, các nhiệm vụ phải thực hiện thành những vấn đề, nhiệm vụ
cụ thể theo yêu cầu vận hành sao cho công viẹc có thể giải quyết đúng yêu cầu
đặt ra.
-Tập hợp các nhiệm vụ đã đợc xác định thành các vị trí để điều hành theo một
trật tự thích hợp. Các vị trí này phải thoả mãn yêu cầu quản lý đợc và có liên hệ

với nhau trong quá trình giải quyêt các công việc đặt ra.
Nh thế đối với nội dung này các nhà quản lý có trách nhiệm phản làm sáng tỏ vị
trí của các nhiệm vụ do mình đề ra và sắo xếp trong cơ quan, đơn vị, tổ chức.
Điều này rất có ý nghĩa, bởi lẽ chính nó sẽ cho phép nhà quản lý nắm đợc toàn bộ
quá trình vận hành công việc trong cơ quan tổ chức và điều chỉnh kịp thời khi cần
thiết.
-Lựa chọn nhân sự bộ phận thực hiện các nhiệm vụ;
-Bố trí các điều kiện vật chất và các điều kiện khác phục vụ cho việc thực hiện
nhiệm vụ.
-Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức gắn mục tiêu của tổ
chức với mục tiêu chung.
-Bố trí nhân sự dựa trên các nguyên tắc cơ bản về quyền hạn và trách nhiệm;
nguyên tắc thay thế lẫn nhau, nguyên tắc hình chóp.
-Xây dựng mối liên hệ công tác giữa các bộ phạn trong cơ quan, tổ chức với các
nhà quản lý tạo ra sự thống nhất nội bộ.
*Các biện pháp tổ chức lao động khoa học phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ
của cơ quan, chơng trình kế hoạch công tác quy hoạch kế hoạch của đơn vị tạo
lên sự phối hợp tác động tơng hỗ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Công tác văn th
Câu 1: Công tác văn th có ý nghĩa nh thế nào trong hoạt động quản lý Nhà n-
ớc? Nội dung công tác văn th gồm những hoạt động gì?
Công văn của Cục Lu trữ Nhà nớc số 55/CV/TCCB ngày 01/03/1991 về hớng dẫn
thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trởng đã đa ra quan
điểm về công tác văn th nh sau: "Công tác văn th là toàn bộ quá trình xây dựng
và ban hành văn bản, quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của
cơ quan. Mục đích chính của công tác văn th là bảo đảm thông tin cho quản lý.
Những tài liệu, văn kiện đợc soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc
của công tác văn th là phơng tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ
quan có hiệu quả".
Đối với mọi cơ quan, tổ chức, công tác văn th là hoạt động không thể thiếu đợc.

Làm tốt công tác văn th sẽ bảo đảm cho hoạt động này có những ý nghĩa sau đây.
-Công tác văn th đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan giúp cho
việc giải quyết mọi công việc của cơ quan đợc nhanh chóng, chính xác, có năng
suất chất lợng đúng đờng lối chính sách, đúng nguyên tắc chế độ.
-Công tác văn th tốt sẽ bảo đảm giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nớc, ngăn chặn
việc sử dụng công văn, giấy tờ con dấu của cơ quan để làm những việc phi pháp.
13
-Công tác văn th có nề nếp sẽ góp phần giảm bớt những công văn, giấy tờ không
cần thiết, tiết kiệm đợc công sức và tiền của.
Ngoài ra, công tác văn th giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có
giá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trớc mắt và nộp lu trữ để nghiên
cứu và sử dụng lâu dài.
Nội dung của công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc:
1-Xây dựng và ban hành các văn bản:
-Soạn thảo văn bản
-Duyệt văn bản
-Đánh máy, nhân bản
-Ký, ban hành văn bản
2-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:
-Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
-Tổ chức chuyển giao văn bản đi
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ.
3-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
-Đóng dấu văn bản.
-Quản lý và bảo quản con dấu.
Câu 2: Trình bày nội dung các khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn th.
Trình bày thực tế thực hiện các khâu này ở cơ Anh (chị) công tác (hoặc thực
tế nói chung). Để đổi mới công tác văn th phải làm gì?.

Công tác văn th bao gồm các khâu nghiệp vụ chủ yếu sau đây:
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ.
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật.
-Tổ chức quản lý sử dụng con dấu.
-Công tác lặp hồ sơ.
-ứng dụng công nghệ tin học trong công tác văn th
Các nghiệp vụ chủ yếu trên nhìn trung có nội dung quy trình thực hiện phức tạp.
Chính vì vậy trong khuôn khổ một bài viết nhỏ chỉ có thể trình bày những nét
khái quát chung nhất của mỗi nghiệp vụ.
1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.
Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên một số nguyên tắc: Nguyên tắc mọi văn
bản đến đều phải qua văn th cơ quan; nguyên tắc chuyển văn bản đến cho thủ tr-
ởng cơ quan chánh văn phòng trớc khi phân phối cho các cá nhân đơn vị giải
quyết; nguyên tắc giao nhận và nguyên tắc giải quyết văn bản đến; nhanh chóng,
chính xác, bảo đảm bí mật.
Quy trình giải quyết và quản lý văn bản đến gồm 8 bớc.
+Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản .
+Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản đợc chia thành hai loại.
-Loại không phải bóc bì: Thờng báo tin, sách báo, th đích danh, văn bản của
Đảng, đoàn thể, văn bản mật.
-Loại phải bóc bì. Các văn bản còn lại.
+Bóc bì văn bản: Bảo đảm nguyên tắc u tiên.
-Bóc đúng các bớc bảo đảm sự nguyên vẹn của văn bản.
-Có sự đối chiếu kiểm tra văn bản thực tế với thông tin trên bì và phiếu gửi.
+Đóng dấu đến, số đến ngày đến: Dấu đến đợc đóng dới số ký hiệu hoặc khoảng
trống giữa tác giả và tiêu đề.
+Vào sôe đăng ký:
14

-Ghi lại những điểm cốt yếu của văn bản.
-Có ba hình thức đăng ký, đăng ký bằng sổ, đăng ký bằng kẻ và đăng ký bằng
máy vi tính.
+Trình văn bản:
-Tuỳ thuộc vào chế độ văn th ở mỗi cơ quan.
+Chuyển giao văn bản:
-Bảo đảm đúng đối tợng, kịp thời, thích ứng.
+Theo dõi việc giải quyết văn bản đến:
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi:
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn th để đăng ký vào sổ và làm
thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ đợc thực hiện đối với các văn bản đạt yêu
cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:
1-Soát lại văn bản:
-Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản.
2-Vào sổ đăng ký văn bản đi.
-Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng
01đến hết ngày 31 tháng 12 mỗi năm; có thể đánh số chung hoặc cho từng loại.
-Ghi ngày, tháng của văn bản: Nguyên tắc chung văn bản gửi đi ngày nào gửi đi
ngày ấy. Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật đề ngày,
tháng là thời điểm ký ban hành.
-Đóng dấu: bảo đảm các nguyên tắc đóng dấu.
-Vào sổ văn bản đi chính xác, rõ ràng, ngắn gọn các điểm cần thiết của văn bản
đi.
3-Chuyển giao văn bản đi:
Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ bảo đảm an toàn đối với văn bản đi.
4-Lu văn bản đi: Lu tại bộ phận soạn thảo 01 bản, lu tại văn th cơ quan 01 bản.
3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ: áp dụng các nguyên lý chung
của mỗi văn bản nơi quản lý văn bản.
4.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:

Nghiệp vụ này thực hiện với các nguyên tắc đặc thù:
-Xác định đúng mức độ mật.
-Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu, sử dụng, giao nhận,
vận chuyển và tiêu huỷ các văn bản mật.
-Văn th cơ quan không đợc phân công nhiệm vụ phụ trách văn bản mật chỉ vào sổ
bì ngoài văn bản và chuyển giao cho bộ phận có trách nhiệm giải quyết.
-Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm an toàn theo quy định của Nhà n-
ớc, có ký nhận kiểm soát đối chiếu nghiêm ngặt.
-Văn bản tuyệt mật, tối mật phải niêm phong chỉ Thủ trởng cơ quan và những ng-
ời đợc uỷ quyền mới đợc bóc văn bản.
-Đăng ký vào sổ: lập hồ sơ chung cho văn bản mật và chia làm 2 phần: văn bản
mật đi và văn bản mật đến.
5-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn th, là
vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan.
Việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - Nội dung con dấu phải trung với
tên cơ quan ban hành văn bản;
-Đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không
đóng dấu khống;
-Đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu.
-Việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt.
-Ngời quản lý con dấu do Thủ trởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng quyết định
và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định.
15
-Việc quản lý con dấu đợc đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không đợc mang
dấu về nhà, đi công tác (trừ trờng hợp đặc biệt).
6-Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.

Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh mục
hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong
năm và đợc duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.
Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phơng
diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn
công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp
lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn th.
-Đổi mới quan niệm t duy về công tác văn th, vai trò của công tác văn th.
-Xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân
viên Văn phòng trong tình hình mới.
-Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn th thẩm định và áp
dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn th.
Câu 3: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ chức giải quyết và quản lý "Công
văn đến". Đối với nghiệp vụ này, thực tế thờng mắc những sai lầm gì?
ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái niệm "Công văn đến". Khái niệm
công văn có thể đợc nhìn nhận trên hai góc độ: Theo nghĩa hẹp công văn là khái
niệm chỉ tên loại văn bản, theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn, giấy tờ nói
chung tức là các văn bản tài liệu. Trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải
quyết và quản lý "Công văn đến" là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến.

Nghiệp vụ này đợc thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây:
-Mọi công dân đến đều phải qua văn th cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý
thống nhất.
-Công văn đến phải chuyển đến Thủ trởng cơ quan, Chánh Văn phòng hoặc Tr-
ởng phòng hành chính trớc khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm
giải quyết.
-Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải đợc bàn giao, ký nhận rõ ràng.
-Khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và
giữ gìn bí mật theo các quy định của Nhà nớc.
Phơng pháp tổ chức giải quyết và quản lý "Công văn đến" là cách thức , biện
pháp mà bộ phận văn th sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. Thực chất ở đây là
vấn đề quy trình tổ chức giải quyết văn bản đế nhng đi sâu vào nội dung phải
làm nh thế nào?
-Nhận văn bản đến: Văn th kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay
không? Phong bì th có bị bóc trớc không?
16
-Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn th căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại
văn bản đến chủ yếu văn th làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải
bóc bì.
-Bóc bì văn bản: văn th lựa chọn công văn nào vần phải bóc trớc.
+Bóc bì văn bản bằng phơng pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản.
-Đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến.
+Dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dới số, ký hiệu, trích
yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn
-Vào sổ đăng ký:
+văn th căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ
bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu
+Theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lợng văn bản đến văn th lựa chọn hình
thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký
bằng máy vi tính.

-Trình văn bản: Chế độ trình văn bản đợc thực hiện theo chế độ văn th của từng
cơ quan.
-Chuyển giao văn bản: Văn th đóng vai trò là ngời chuyển giao văn bản.
-Chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ
thống vận chuyển bằng hơi nén.
-Theo dõi giải quyết văn bản: Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
đến đợc quy định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. Cụ thể là:
-Tình trạng thiếu tôn trọng các bớc trong quá trình làm theo các thói quen hành
chính.
-Thực hiện một số khâu bớc mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: Nhận
văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ.
-Chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công
văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm.
Câu 4: Trình bày các bớc, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gỉ
công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này thờng mắc phải những sai lầm gì?
Những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi:
-Mọi công văn đi đều phải qua văn th, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi
đi.
-Văn th chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã đợc đánh máy đúng quy
định sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng
ký số, ngày tháng của văn bản trớc khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng
số lợng và thời gian yêu cầu.
#Các bớc tiến hành nghiệp vụ:
-Bớc 1: Soát lại văn bản: Kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định
của pháp luật. Nếu phát hiện có sai sót thì báo với ngời có trách nhiệm sửa chữa
hoàn thiện.
-Bớc 2: Vào sổ đăng ký vă bản đi.
+Ghi số của văn bản: Số văn bản đợc ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 -
01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm.

+Ghi ngày tháng của văn bản: Về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi
ngày ấy. Ngày tháng đợc ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp
xếp lu trữ và tìm kiếm văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành.
+Đóng dấu: Văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu không đợc đóng dấu
không. Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký.
+Vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những điểm
cần thiết của văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận
17
-Bớc 3: Chuyển giao văn bản đi.
Văn bản phải đợc chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau
ngày làm thủ tục phát hành. Riêng văn bản có mức độ khẩn thì văn th làm thủ tục
phát hành ngày khi nhận đợc văn bản thì các bộ phận đơn vị.
Văn bản đợc gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đờng bu điện nhng phải có sổ chuyển
giao văn bản và ngời nhận phải ký vào sổ.
Bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thớc của bu điện. Bì văn bản ghi
rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lợng
văn bản (nếu có).
Chỉ gửi văn bản cho những cơ quan đợc nêu trong phần nơi nhận. Sau khi văn
bản, đa văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức.
-Bớc 4: Công văn đi đợc lu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công
việc ở cấp thừa hành; 01 bản lu văn th tra tìm phục vụ khi cần thiết.
Khuyết điểm lớn nhất là ở bớc soát lại văn bản. Đây là bớc kiểm tra các phần, thể
thức xem đã đúng theo các quy định của pháp luật cha. Nó có vai trò quan trọng
đến hiệu lực, hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. Tuy nhiên
bớc này còn thực hiện đại khái. Đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình
trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về
nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ.
-Bớc vào sổ đăng ký văn bản đi cũng đợc thực hiện cha tốt việt đăng ký vào sổ
nhiều khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn

khi nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra
Câu 5: Trình bày nguyên tắc, phơng pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và
công văn mật. Thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thờng mắc những khuyết
điểm gì.
Các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật.
Các văn bản nội bộ phải qua văn th cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản
lý.
-Văn bản phải đợc chuyển giao cho những ngời có trách nhiệm phải giải quyết
quản lý đúng thẩm quyền.
-Việc chuyển giao phải đợc ký nhận rõ ràng.
-Thực hiện các quy định của Nhà nớc về phổ biến, lu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp
nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật.
Phơng pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
-Vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: Mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng
ký riêng trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, ngời ký trích yếu nội dung,
ngời nhận, nơi nhận, ký nhận.
-Lập hồ sơ: Tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công
văn không còn giá trị.
Phơng pháp tổ chức quản lý văn bản mật.
-Vào sổ đăng ký: Văn th cơ quan không đợc giao nhiệm vụ phụ trách văn bản
mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản. Bì văn bản mật có "dấu chỉ ngời có tên
mới đợc bóc bì" văn th cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. Chỉ bộ phận đợc giao
nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản.
-Những ngời đợc giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện
đúng các quy định về chế độ bảo mật. Các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên
cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải đợc sự cho phép của thủ trởng cơ quan có tài liệu
mật. Việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn th: Phiếu đăng ký phải ghi
rõ nội dung sao chụp, số lợng, mục đích họ tên ngời sử dụng, địa chỉ. Văn th thực
hiện đúng quy định vào sổ lu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo
mật ở khâu mình thực hiện.

18
-Tài liệu mật đợc bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). Tài liệu "tuyệt
đối", tối mật" đợc bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ
trởng cơ quan quyết định.
-Các công văn mật đợc lu trong hồ sơ riêng. Việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự
chỉ đạo của thủ trởng cơ quan.
-Tiêu huỷ: Các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không
cần lu phải tiêu huỷ.
Nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nớc ta cho đến nay đợc thực hiện có hiệu
quả bảo đảm đợc bí mật của Đảng, của Nhà nớc trong điều kiện giao lu quốc tế
và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. Tuy nhiên do một số yếu kém
về chất lợng của đội ngũ nhân viên văn th phục trách về công tác bảo mật dẫn
đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi
phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả
không lớn).
Đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là cha đợc quan
tâm đúng mức cha thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. Từ đó dẫn
đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất
không đáp ngs đợc yêu cầu.
Câu 6: Các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn
bản trong cơ quan gồm nội dung gì?
Quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phơng pháp
quản lý để nắm vững về số lợng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch
sử của các văn bản trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị.
#Việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích.
*Quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và
đánh giá hoạt động của cơ quan.
*Bảo vệ đợc các bí mật của cơ quan Nhà nớc .
Nguyên tắc quản lý văn bản.
*Quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. Hệ thống văn bản đợc hình thành do

quan hệ giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng
của cơ quan, đơn vị. Quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản lý
toàn diện tổng hợp đối với văn bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn bản chính
xác khoa học.
*Nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất.
Các văn bản khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin.
Quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân
cấp hợp lý trong quản lý văn bản.
*Nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. Thời điểm hình thành phản ánh tiến
triển của công việc trong thực tế. Các văn bản đợc hình thành trong các thời điểm
đặc biệt có những giá trị đặc biệt. Chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ vào thời
điểm hình thành. Nguyên tắc này trong một số tài liệu còn đợc gọi là nguyên tắc
tính lịch sử.
#Nội dung của công tác quản lý văn bản.
*Đăng ký vào sổ: Việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý
văn bản. Đó là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. Việc đăng ký
vào sổ phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ. Đăng ký vào sổ giúp cho cơ
quan nắm đợc số lợng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực và các phơng diện quan
trọng khác của việc văn bản.
*Lập hồ sơ (Tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2)
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tợng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể
19
loại hoặc về tác giả đợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc của
thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ
trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phơng pháp nhất định.
Công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn th.
-Trong cơ quan căn cứ vào đặc trng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ

nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. Danh mục
hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong
năm và đợc duyệt theo một chế độ nhất định. Danh mục hồ sơ có vai trò quan
trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí
nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này đợc thuận lợi.
Quy trình lập hồ sơ đợc thực hiện trên cơ sở các bớc sau đây:
-Mở hồ sơ: cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề.
-Phân loại văn bản, tài liệu đa vào hồ sơ.
-Sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ.
-Biên mục hồ sơ.
-Đóng quyển
-Nộp lu hồ sơ.
Để đổi mới công tác văn th hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phơng
diện, liên quan đến nhiều chủ thể.
-Trớc hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hớng dẫn
công tác văn th. Một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp
lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn th.
-Đổi mới quan niệm t duy về công tác văn th, vai trò của công tác văn th.
-Xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân
viên Văn phòng trong tình hình mới.
-Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn th thẩm định và áp
dụng vào thực tiễn.
-áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn th.
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn th, là khâu bản lề của
công tác lu trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một
cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công
việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu trữ.

-Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công
văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch
lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập.
*Tiêu huỷ văn bản: Việc tiêu huỷ văn bản đợc thực hiện đối với những văn bản
đã thực sự kết ý nghĩa, giá trị. Để xác định tài liệu văn bản có cần thiết phải bị
tiểu huỷ cơ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng này
chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trởng cơ quan.
Câu 7: Có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong
hoạt động của cơ quan? Trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ:
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tợng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể
loại hoặc về tác giả đợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc của
thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ
trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phơng pháp nhất định.
20
Vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ.
-Lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn th, là khâu bản lề của
công tác lu trữ.
-Công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một
cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công
việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lu trữ.
-Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công
văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch
lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh đợc việc lập hồ sơ trùng lập.
* Các loại hồ sơ:
-Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy về một công tác
nghiệp vụ làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc
có thể bao gồm bản soa văn bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lu
của cơ quan.

-Sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. Trong
từng vấn đề, từng sự việc lại sắp xếp theo th tự thời gian.
-Sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất
cần thiết cho cơ quan, đơn vị.
-Hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trởng cơ
quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ. Bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu đợc
trong hoạt động quản lý Nhà nớc .
-Hồ sơ nhân sự thờng đợc bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. Việc sắp
xếp tài liệu, văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết
thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó.
Phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan
loại, sắp xếp theo đặc trng vần chữ cái kết hợp với đặc trng cơ cấu đơn vị. Hồ sơ
nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai thác, sử
dụng hồ sơ.
-Hồ sơ trình duyệt:
Mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đa
ra một văn bản dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và
tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. Qua đó thủ trởng cơ quan có thêm điều kiện
nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo.
#Hồ sơ trình duyệt thờng gồm 2 phần:
Phần I: Những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt-
những văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành
điều tra nghiên cứu sự việc đó.
Phần II: Dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan.
-Hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải
quyết một công việc cụ thể. Sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của
pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải đợc nộp lu.
* Quy trình lập hồ sơ công cụ:
1.Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là việc cán bộ đợc giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi
năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. Việc

ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn nêu khái quát đợc vấn đề, sự
kiện, nội dung.
2.Phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đ a vào hồ sơ:
Sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy
đủ để đa vào hồ sơ. Căn cứ vào đặc trng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ
sơ. Hồ sơ có thể đợc phân loại theo các đặc trng:
-Đặc trng tên gọi.
-Đặc trng vấn đề.
-Đặc trng tác giả.
21
-Đặc trng thời gian.
-Đặc trng giao dịch.
-Đặc trng địa d.
3. Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ:
Các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải đợc sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thể
hiện đợc sự liên quan giữa các văn bản giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự
việc.
Hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: Theo tên loại văn bản; theo thứ tự thời
gian, theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời
gian theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái
4.Biên mục hồ sơ:
Biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về thành phần nội dung và các yếu tố
khác của hồ sơ để khai thác tra cứu đợc nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để
bảo quản tốt hồ sơ bao gồm các công việc (bên trong).
+Đánh số tờ.
+Viết mục lục văn bản.
+Viết tờ kết thúc.
* Biên mục ngoài bìa:
+Ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ.
+Ghi số kí hiệu hồ sơ.

+Ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc.
+Ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản.
5. Đóng quyển:
Hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn
bản tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc
nộp lu và sử dụng lâu dài.
6. Nộp l u hồ sơ:
Việp nộp lu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy trỡnh phi np lu.
Cõu 9.Hóy phõn tớch cỏc c trng lp h s sau õy "Báo cáo về công tác
bảo vệ môi trờng của UBND các quận thuộc địa bàn TP Hà Nội năm 2001".
-Trình bày khái niệm lập hồ sơ.
-Các đặc trng văn bản tài liệu để lập hồ sơ.
-Vận dụng vào tình huống này.
Hồ sơ đã nêu đợc lập dựa trên các đặc trng cơ bản:
-Đặc trng về tên gọi: Các văn bản có cùng tên loại là báo cáo.
-Đặc trng vấn đề: Các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi
trờng.
-Đặc trng tác giả: UBND các quận.
- Đặc trng địa d: Các quận thuộc địa bàn Hà Nội.
*Lu ý: Trong phần ôn tập có vấn đề "Hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích
cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa
điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp.
-Theo trình tự giải quyết vấn đề: Văn bản chỉ đạo, văn bản
-Theo vấn đề kết hợp thời gian: Văn bản về các bớc, các giai đoạn quy hoạch
Công tác lu trữ
Câu 1: Tài liệu l u trữ là gì? Vài trò của tài liệu l u trữ trong quản lý Nhà n -
ớc?
Tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dới
dạng hình ảnh, âm thanh đợc hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan,
cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý

22
nghĩa khác đợc bảo quản trong các kho lu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích
nhất định.
Theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lu
trữ không giống nhau. Cách tiếp cận chung những tài liệu lu trữ có thể chia thành
các loại:
Tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất.
Tài liệu kỹ thuật là tài liệu đợc hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học,
sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu
thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tợng thuỷ văn, trắc địa, thăm
dò mỏ, địa chính.
Tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dơng bản của các cuốn
phim của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị đợc bảo quản
thống kê bằng phơng pháp riêng, vì tài liệu này đợc chế tác bằng vật liệu riêng
biệt.
Tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản
nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật
có giá trị.
Tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị nh tài liệu lu trữ quốc gia. Đó là
tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do
cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ quan lu trữ.
Tài liệu lu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nớc
-Tài liệu lu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình
thành qua các giai đoạn cho quản lý Nhà nớc khắc phục những sai lầm trong
quản lý.
-Tài liệu lu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải
quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản lý.
-Tài liệu lữu trc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan,
các cá nhân trong thực tiễn quản lý Nhà nớc.
Câu 2: Công tác lu trữ gồm những chức năng gì? Phân tích quan hệ giữa

các chức năng đó? Những thiếu sót trong thực tế?
Công tác lu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ
có giá trị đợc hình thành trong quá trình hoạt động của c quan, cá nhân để làm
bằng chứng và tra cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết.
Công tác lu trữ đợc thực hiện hai chức năng chủ yếu:
-Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lu trữ Quốc gia và phòng
lu trữ của cơ quan.
-Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đờng lối, chủ trơng chính
sách và những nhiệm vụ chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nớc đề ra trong
từng gia đoạn.
Hai chức năng này của công tác lu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thực
hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử
dụng tài liệu có hiệu quả. Vì sao nói nh vậy? Điều này có thể lý giải từ hai góc
độ cơ bản: số lợng của tài liệu và tổ chức tài liệu. Việc tổ chức và sử dụng taì liệu
sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có hiệu quả khi không có tài liệu lu
trữ có giá trị, có ý nghĩa. Tài liệu lu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu lạc
hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. Mặt khác, tài liệu có giá trị
nhng đợc tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc tổ chức sử dụng sẽ
gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. Vô hình dung
tính hiệu quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt đợc.
Ngợc lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lu trữ Quốc gia, phòng lu trữ cơ quan là động
lực thúc đẩy thực hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lu trữ. Thực chất chức
năng tổ chức và sử dụng tạo ra ý nghĩa vai trò của chức năng bảo quản? Nó giải
23
đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? Bảo quản tài liệu không thể có mục đích tự
thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và sử dụng. Có đặt ra vấn đề tổ chức và sử
dụng tài liệu thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lu trữ tài liệu, tổ chức khoa học
các loại văn bản giấy tờ. Chức năng tổ chức và sử dụng không đem lại những
giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản đợc làm cha tốt
(tất nhiên vẫn có trờng hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém)

và đã phải hoàn thiện, phải đổi mới chức năng bảo quản.
Có thể khẳng định rằng công tác lu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn
thiện vẫn còn không ít những yếu kém, thiếu sót. Chỉ riêng chức năng bảo quản
tài liệu cũng có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục, sửa chữa. Nhiều tài liệu có giá
trị trong lịch sử đã không đợc bảo quản lu trữ tốt dẫn đến những h hại đáng tiếc
không thể phục hồi (các quyết định chỉ đạo trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ,
Pháp không còn bản gốc chủ yếu đợc phục hồi theo trí nhớ của các nhân vật lịch
sử). Không ít tài liệu đã bị thất lạc không đợc tập hợp, lu giữ. Mặt khác, các tài
liệu đợc bảo quản lu giữ đợc tổ chức thiếu khoa học việc tổ chức sử dụng gặp
nhiều khó khăn.
Chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lu trữ càng đợc thực hiện kém hiệu quả.
Phạm vi sử dụng hạn hẹp chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà
cha biến hành những "tri thức sống" hiện hữu trong đời sống phục vụ thiết thực
cho các hoạt động trong đời sống Quốc gia. Các hình thức tổ chức sử dụng tài
liệu tuy đa dạng mà thiếu chiều sâu chỉ phục vụ cho các mục đích nhỏ trớc mắt là
chủ yếu.
Câu 3: Phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? Để đánh giá tài
liệu đợc đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào?
Xác định giá trị tài liệu là nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho
từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đa vào
các phòng bảo quản, kho lu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh
tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác, đồng thời loại ra để tiêu huỷ những tài
liệu xét thấy đã thực sự hết ý nghĩa thực tiễn.
Công việc đánh giá tài liệu trong công tác lu trữ có nhiều ý nghĩa và vai trò. Về
cơ bản nó góp phần bảo quản tốt những tài liệu có giá trị; loại ra và tiêu huỷ
những tài liệu đã hết giá trị; nâng cao chất lợng kho lu trữ và giảm bớt những chi
phí không đáng có cho việc quản lý các tài liệu đã lạc hậu, lỗi thời. Thông qua
xác định giá trị tài liệu, các tài liệu đợc nghiên cứu xem xét trên các góc độ các
khía cạnh khác nhau để tìm ra ý nghĩa gía trị đích thực của tài liệu. Không xem
xét đánh giá tài liệu rất có thể nhiều tài liệu quý hiếm có bị mất mát trong khi tài

liệu không có gía trị lại đợc bảo quản nâng niu làm cho các kho lu trữ không có
đợc các tài liệu lu trữ có giá trị thực tiễn. Chí phí cho việc bảo quản tài liệu
không phải là con số nhỏ. Vấn đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất.
Đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi phí lu trữ đợc sử dụng có hiệu quả. Nó
trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí nh thế
nào?
Khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc tính
lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ và toàn diện. Các nguyên tắc
này phải đợc vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. Nếu không vận dụng
đảy đủ cả 3 nguyên tắc, sẽ có định hớng sai trong công tác đánh giá tài liệu.
Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. Có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài
liệu.
Thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu.
Thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu.
Thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu.
Thứ t, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
24
Thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.
Thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lợng của phòng lu trữ.
Thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý.
Thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
Thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài
liệu.

Câu 4: Trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ. Có các hình thức
nào đợc áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ? Hình thức nào đợc coi là
hiệu quả nhất ? Vì sao?
Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho
cơ quan Nhà nớc và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích
chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ

các quyền lợi chính đáng của nhân dân.
ý nghĩa:
-Các tài liệu lu trữ đợc sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá
trị thực tiễn, tạ ra ý nghĩa cho tài liệu lu trữ.
-Bảo đảm các tài liệu lu trữ đợc sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả.
-Bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lu
trữ phục vụ cho đời sống cá nhân.
Các hình thức sử dụng tài liệu lu trữ.
-Tổ chức sử dụng tại phòng đọc.
-Triển lãm tài liệu lu trữ.
-Cấp phát chứng nhận lu trữ, bản sao lục và trích sao tài liệu lu trữ.
-Viết bài đăng báo phát thanh truyền hình.
-Công bố tài liệu lu trữ.
Trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lu trữ, hình thức viết bài đăng
báo, phát thanh truyền hình là hiệu quả nhất.
-Tính thuyết phục cao của nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn.
-Tâm lí, t duy truyền thống.
-Tác động cố hữu của vấn đề d luận xã hội.
-Sự đa dạng phong phú đợc đề cập qua các phơng tiện thông tin đại chúng.

Câu 5: Trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lu trữ". Những yếu kiém
còn mắc phải.
Chỉnh lý khoa học tài liệu là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu
nghiệp vụ của công tác lu trữ: phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ
chức khoa học các phông lu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có
hiệu quả nhất.
*ý nghĩa: Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ
công tác lu trữ đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tr cứu khoa học nhằm
khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phòng kho lu trữ.
*Nguyên tắc:

-Chỉnh lý theo phông.
-Xây dựng kế hoạch chỉnh lý.
-Tiến hành các bớc phân loại chỉnh lý.
-Tổng kết công tác chỉnh lý.
25