HỆ THỐNG THÔNG TIN KT QUẢN lý vật tư TRONG CÔNG TY CIENCO5

Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

MỤC LỤC

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 1


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CIENCO 5 VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

I.

HÀNG TỒN KHO
1. Công ty CIENCO 5
a/ Giới thiệu chung
Được thành lập từ năm 1967, tiền thân là Ban xây dựng 67 Anh hùng, giờ đây Tổng
Công ty Xây dựng Công trình Giao thông 5 là một trong những doanh nghiệp hàng
đầu trong ngành Giao Thông Vận Tải hoạt động trên các lĩnh vực: Xây dựng các công
trình giao thông, thủy lợi, thủy điện; đầu tư kinh doanh khu đô thị, khu công nghiệp;
tư vấn thiết kế các công trình giao thông, dân dụng, công nghiệp…
•

Tên gọi bằng tiếng Việt: Tổng công ty Xây dựng công trình giao thông 5

•

Tên giao dịch bằng tiếng Anh: Civil Engineering Construction Corporation

No5
• Tên giao dịch quốc tế: CIENCO5
• Biểu tượng Tổng công ty:

•

Địa chỉ trụ sở chính: Số 77 Đường Nguyễn Du, Phường Thạch Thang, Quận

•
•
•
•

Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.
Điện thoại:
(84-511).3894414
Fax:
(84-511).3894420
Email:

Website:
www.cienco5.vn

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 2


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

b/ Lĩnh vực hoạt động
-

Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước;
Tư vấn, đầu tư xây dựng và kinh doanh bất động sản; các công trình thuỷ lợi, điện
Cung ứng xuất nhập khẩu vật tư, vật liệu xây dựng, thiết bị giao thông vận tải;
Kinh doanh cơ sở kỹ thuật hạ tầng khu công nghiệp, cụm dân cư và đô thị;
Khai thác và chế biến vật liệu xây dựng (đất, đá, cát, sạn, sỏi);
Tổ chức đào tạo và liên kết dạy nghề hướng nghiệp chuyên ngành giao thông - vận

-

tải phục vụ cho Tổng Công ty;
Kinh doanh dịch vụ du lịch, khu vui chơi giải trí: Khách sạn, lữ hành nội địa và

-

quốc tế, cho thuê văn phòng làm việc, đầu tư xây dựng
Quảng cáo thương mại;
…

2. Hệ thống quản lý hàng tồn kho
a/ Cơ sở lý thuyết
-

Hàng tồn kho là nguồn vật lực nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản
phẩm ở hiện tại và trong tương lai.

-

Quản lý kho vật tư trong công ty xây dựng là một hệ thống quản lý việc nhập và
xuất vật tư cho các dự án gồm nhiều hạng mục. Nguồn vật tư của công ty có thể
do các nhà cung cấp, nhà sản xuất hoặc các công ty trong và ngoài nước cung cấp.
Kho quản lý rất nhiều loại vật tư như: gạch, cát, đá, xi măng, sắt, thép, tole, xà
gồ các loại … Hệ thống quản lý vật tư gồm có: phòng quản lý vật tư, thủ kho, đội
thi công hạng mục… Vì vậy cần phải có một chương trình quản lý để giúp nhân
viên dễ dàng hơn trong việc quản lý của mình.

Việc quản lý vật tư được phân cấp quản lý theo từng bộ phận như sau:
Phòng quản lý vật tư chịu trách nhiệm về việc xuất nhập vật tư của công ty, gồm:
•
•
•

Bộ phận kế hoạch
Bộ phận kế toán
Bộ phận quản lý vật tư

Việc mất mát vật tư và người chịu trách nhiệm sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân công
rạch ròi từng người, từng bộ phận
GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 3


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

b/ Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho
 Kiểm soát hàng tồn kho thông thường (EOQ)
EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho làm tối thiểu tổng số đang nắm

giữ và sắp đặt các chi phí trong năm. Số lượng trật tự kinh tế là kỹ thuật mà quyết
định vấn đề của người quản lý vật liệu. EOQ về bản chất là một công thức kế toán
xác định mà tại đó sự kết hợp của đơn hàng, chi phí và chi phí hàng tồn kho thực là ít
nhất. Kết quả là chi phí hiệu quả nhất để đặt hàng.
 Phương pháp MRP

MRP là khái niệm quản trị xuất hiện đầu tiên ở Mỹ sau khi máy tính xuất hiện. Ban
đầu tất cả các kế hoạch, báo cáo trong sản xuất được thực hiện trên giấy do đó
thường chậm và kéo dài. Khi máy tính xuất hiện dù rất chậm so với bây giờ nhưng đã
giúp cho các ngân hàng và các doanh nghiệpsản xuất rất nhiều. Khi mới xuất hiện
nó đơn thuần chỉ là kế hoạch hóa các yêu cầu vật chất (MRP), nhưng trong quá trình
phát triển những người khởi xướng phương pháp này đã đổi tên nó thành “ kế
hoạch hóa các nguồn sản xuất” .
 Phương pháp JIT (Just In Time)

Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty Toyota Nhật
Bản vào những năm 90, được gói gọn trong một câu“đúng sản phẩm với đúng số lượng
tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy
trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo cần.
Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng phải bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn
cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra cái khách hàng muốn.
c/ Tổ chức kế toán ghi chép hàng tồn kho
Các chứng từ liên quan:
 Nhập kho:
• Phiếu yêu cầu nhập kho
• Thẻ kho
• Phiếu nhập
 Xuất kho:
• Phiếu yêu cầu xuất kho
• Phiếu xuất

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 4


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
•

Báo cáo nhập xuất tồn

Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

-----------------------PHIẾU YÊU CẦU NHẬP KHO
Số:……………
Ngày nhập:……………..……………………………………………………………….....
STT
1
2

Mã loại VT

Tên hàng

ĐVT

Đơn giá

Số lượng

Ghi chú

Số tiền bằng chữ:…………………………………………………………………………….
Ngày… tháng… năm….
Người yêu cầu
Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

-----------------------Số:……………

PHIẾU NHẬP
Ngày … tháng… năm….
Hạng mục:………………………………………………………………………………….
STT
1
2

Mã loại VT

Tên hàng

ĐVT

Người gửi
Trưởng phòng QLVT
Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

Số lượng

Ghi chú

Thủ kho

-----------------------Số:……………

THẺ KHO
Thẻ lập ngày… tháng… năm….

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 5


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
Tên hàng:…………………………………………………………………………………
Đơn vị tính:……………………………………………………………………………….
STT

Chứng từ
Số
Ngày

Diễn giải

Ngày nhập xuất
Nhập

Số lượng

Xuất

Tồn

1
2
Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

-----------------------PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO
Số:……………
Hạng mục:………………………………………………………………………………….
Ngày:…………………………………………………………………………………….....
STT
1
2
…

Mã loại VT

Tên hàng

ĐVT

Đơn giá

Số lượng

Ghi chú

Số tiền bằng chữ:…………………………………………………………………………….
Ngày… tháng… năm….
Đội trưởng đội thi công

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 6


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

-----------------------Số:……………

PHIẾU XUẤT
Ngày … tháng… năm….
Hạng mục:………………………………………………………………………………….
STT
1
2
…

Mã loại VT

Tên hàng

Trưởng phòng QLVT

ĐVT

Số lượng

Thủ kho

Ghi chú

Người nhận

Bộ giao thông vận tải
Công ty Xây dựng công trình giao thông 5

-----------------------BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN
Từ ngày………. đến ngày……….
Hạng mục:………………………………………………………………………………….

STT

Mã số

Tên hàng

Tồn
đầu kỳ

Nhập

Xuất

Tồn

cuối kỳ

Ghi chú

1
2
Ngày… tháng… năm….
Kế toán trưởng

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trưởng phòng QLVT

Trang 7


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

d/ Mô tả hệ thống
 Nhập kho: Bộ phận Kế hoạch lập các Phiếu yêu cầu nhập kho (3 liên) và chuyển
sang bộ phận Quản lý vật tư để phê duyệt. Sau khi được duyệt, liên 1 giữ lại tại bộ
phận quản lý vật tư, 2 liên còn lại được chuyển đến bộ phận kế toán để lập Phiếu
nhập kho (3 liên). 2 liên của phiếu yêu cầu nhập kho được lưu tại bộ phận kế toán.
Tại kho thủ kho nhận phiếu nhập và cho nhập vật tư. Thủ kho gửi liên thứ nhất
đến bộ phận kế hoạch và nhận vật liệu về kho. Liên thứ 2 được gửi đến bộ phận kế
toán để ghi sổ kế toán vật tư. Liên còn lại được giữ lại để thẻ kho, sau đó được lưu
tại kho.

BP KẾ HOẠCH

BP QL VẬT TƯ

BP KẾ TOÁN

Phiếu yêu cầu NK đã duyệt
Lập phiếu yêu cầu nhập khoDuyệt phiếu yêu cầu NK

KHO

Phiếu nhập

Thẻ kho

Lập phiếu
nhập kho
Phiếu yêu cầu nhập khoPhiếu yêu cầu NK đã duyệt

Nhập NVL

Phiếu nhập

Phiếu nhập

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 8


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
 Xuất kho: Bộ phận Kế hoạch lập các phiếu yêu cầu xuất kho (3 liên) và chuyển

sang bộ phận Quản lý vật tư để phê duyệt. Sau khi được duyệt, liên 1 giữ lại tại bộ
phận quản lý vật tư, 2 liên còn lại được chuyển đến bộ phận kế toán để lập phiếu
xuất kho (3 liên). 2 liên của phiếu yêu cầu xuất kho được lưu tại bộ phận kế toán.
Tại kho thủ kho nhận phiếu xuất và cho xuất kho. Thủ kho gửi liên thứ nhất và vật
liệu đến bộ phận kế hoạch. Liên thứ được gửi đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế
toán vật tư. Liên còn lại được giữ lại ghi nhận lượng nguyên vật liệu dùng vào các
thẻ kho, sau đó được lưu tại kho.
Lưu đồ dòng dữ liệu:

BP KẾ HOẠCH

BP QL VẬT TƯ

BP KẾ TOÁN

Lập phiếu yêu cầu xuất khoDuyệt phiếu yêu cầu XK

Phiếu yêu cầu XK đã duyệt

KHO

Phiếu xuất

Thẻ kho

Lập phiếu xuất kho
Xuất NVL

Phiếu yêu cầu xuất kho Phiếu yêu cầu XK đã duyệt

Phiếu xuất

Phiếu xuất

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 9


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

II.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1. Xác định các thực thể
1.1 Vật tư: Mô tả thông tin về vật tư.

Các thuộc tính:
Mã vật tư(MaVT): Đây là thuộc tính khóa, nhờ thuộc tính này mà ta phân biệt
được các loại vật tư khác nhau.
Tên vật tư (TenVT): Mô tả tên của loại vật tư tương ứng với mã vật tư.
Đơn vị tính (DVT)
Số lượng (SoLuong)
Mã kho (MaKho)
1.2 Nhà cung cấp: Nhà cung cấp là các công ty, nhà sản xuất trong và ngoài nước
Các thuộc tính:
Mã số nhà cung cấp (MaNCC): Thuộc tính khóa để phân biệt nhà cung cấp này
với nhà cung cấp khác.

Tên nhà cung cấp (TenNCC): Mô tả tên nhà cung cấp.
Đại chỉ (DiaChi): Địa chỉ liên lạc với nhà cung cấp.
Điện thoại (Dienthoai).
Địa chỉ Email (Email).
1.3 Kho: Ta đưa Kho vào làm thực thể vì CTXD là một công ty lớn có nhiều chi
nhánh trong thành phố, mỗi chi nhánh có kho chứa riêng vì vậy trong trường hợp
chi nhánh này thiếu hàng có thể huy động vật tư từ các kho của chi nhánh khác.
Mã số kho (MaKho): Để phân biệt kho hàng này với kho hàng khác.
Tên kho (TenKho)
Địa chỉ kho (DiaChi)
1.4 Phiếu nhập:
Các thuộc tính:
Mã số phiếu nhập kho (MaPN): Là thuộc tính khóa, có giá trị tự động tăng lên khi
cập nhật các thông tin khác về phiếu nhập kho.
Ngày nhập (NgayNhap): Ngày nhập phiếu.
Tổng giá trị (TongGT)
Mã số nhà cung cấp (MaNCC)
1.5 Phiếu xuất:
Mô tả thông tin chung của một chứng từ xuất vật tư cho việc thi công các dự án.
Các thuộc tính:
Mã số xuất kho (MaPX): thuộc tính khóa
Ngày xuất (NgayXuat)
Tổng giá trị (TongGT)
1.6 Chi tiết phiếu nhập:
Các thuộc tính:
Mã số phiếu nhập kho (MaPN)

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 10

Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

Mã Vật tư (MaVT)
Đơn giá (DonGia)
Số lượng nhập (SoLuongNhap)
1.7 Chi tiết phiếu xuất:
Các thuộc tính:
Mã số phiếu xuất kho (MaPX)
Mã Vật tư (MaVT)
Số lượng xuất (SoLuongXuat)
2. Mô hình quan hệ
VatTu (MaVT, TenVT, DVTinh, SoLuong, MaQG, MaLoai, MaKho)
NhaCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email)
Kho (MaKho, TenKho, DiaChi)
PhieuNhap (MaPhieuNhap, NgayNhap, TongGiaTri, MaNCC)
ChiTietPhieuNhap (MaPhieuNhap, MaVT, DonGia, SoLuongNhap)
PhieuXuat (MaPhieuXuat, NgayXuat, TongGiaTri, MaBangDinhMuc)
ChiTietPhieuXuat (MaPhieuXuat, MaVT, MaBangDinhMuc, SoLuongXuat)
Sơ đồ quan hệ:

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 11


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

3. Mô tả form

3.1 Form mô tả Nhà Cung cấp

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 12


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
3.2 Form chi tiết Vật tư

3.3 Form mô tả Kho

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 13


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
3.4 Form Chi tiết phiếu nhập

Form phụ:

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 14


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
3.5 Form Chi tiết phiếu xuất

Form phụ:

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 15


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
4. Mô tả Querries
4.1 Phiếu nhập

Design View

Datasheet View

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 16


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
4.2 Phiếu xuất

Design View

Datasheet View

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 17

Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
4.3 Tìm kiếm nhà cung cấp theo Mã Nhà cung cấp

Design View

Datasheet View

Vd:Tìm kiếm Nhà cung cấp có Mã NCC12

4.4 Tìm kiếm vật tư theo Mã vật tư

Design View

Datasheet View

Vd: Tìm kiếm vật tư có mã VT07

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 18


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
4.5 Tìm kiếm Phiếu xuất theo ngày xuất

Design View

Datasheet View

Vd: Tìm kiếm phiếu xuất ngày 02/10/2012

4.6 Tìm kiếm phiếu nhập theo ngày nhập

Design View

Datasheet View

Vd: Tìm phiếu nhập ngày 03/09/2012

4.7 Tìm kiếm phiếu nhập theo tháng

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 19


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

Design View

Datasheet View

Vd: Tìm kiếm phiếu nhập trong tháng 7

4.8 Tìm kiếm phiếu xuất theo tháng

Design View

Datasheet View

Vd: Tìm kiếm phiếu xuất trong tháng 9

5. Mô tả Report

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 20


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
5.1 Danh sách vật tư

5.2 Danh sách Phiếu nhập trong tháng

Vd: DS phiếu nhập trong tháng 7

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 21


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5
5.3 Danh sách Phiếu xuất trong tháng

Vd: DS Phiếu xuất trong tháng 9

5.4 Danh sách Nhà cung cấp

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 22


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

III.

BÁO CÁO TỔNG THỂ VÀ CHẠY CHƯƠNG TRÌNH

1. Báo cáo tổng thể thiết kế

Báo cáo tổng thể thông qua:
+ Power Point trình bày trước lớp
+ Bản word giải thích
2. Chạy chương trình hoàn thành
Chạy chương trình Access đã thiết kế

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 23


Tiểu luận Hệ thống thông tin kế toán – QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÔNG TY CIENCO 5

TÀI LIỆU THAM KHẢO
•
•
•

•
•

Giáo trình “Hệ thống thông tin kế toán” – Ths. Trần Huệ Chi – ĐH Duy Tân
www.cienco5.vn
tailieu.vn
www.danketoan.com
/>
hoa
• />•

GVHD: ThS. Trần Huệ Chi – Nhóm thực hiện: B17KDN2

Trang 24