Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu BẰNG KẾ TOÁN MÁY
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (272.97 KB, 28 trang )
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
MỤC LỤC
PHẦN II: NỘI DUNG................................................................................................................................2
I. Kế toán máy:....................................................................................................................................2
1. Định nghĩa kế toán máy..............................................................................................................2
2. Trình tự ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.....................................................................................2
3. Thực hành trên phần mềm kế toán............................................................................................3
3.1. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguyên liệu, vật liệu...................................3
3.2. Các chứng từ đầu vào liên quan ..........................................................................................4
3.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán ..............................................................................4
3.4. Xem và in báo cáo nguyên liệu, vật liệu ..............................................................................5
II. Kế toán nguyên vật liệu..................................................................................................................6
1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại ..................................................................................................6
1.1. Khái niệm.............................................................................................................................6
1.2. Đặc điểm..............................................................................................................................6
1.3. Phân loại..............................................................................................................................6
2. Sổ danh điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ của hạch toán
2.1. Sổ danh điểm nguyên vật liệu..............................................................................................7
2.2. Nhiệm vụ hạch toán NVL:....................................................................................................8
3.2.Giá thực tế xuất kho...........................................................................................................10
4. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL........................................................................................13
4.1 Phương pháp thẻ song song...............................................................................................13
4.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển : ...........................................................................16
4.3 Phương pháp sổ số dư (mức dư ) :.....................................................................................18
5. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu....................................................................................19
5.1. Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên :...........20
5.2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.........................................25
PHẦN III. KẾT LUẬN...............................................................................................................................27
PHẦN I: MỞ ĐẦU:
Đoàn Thị Điểm
1
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải
có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Để làm được
những điều đó các doanh nghiệp luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do đó
công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của
mỗi doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp thông tin kịp thời, chính xác
cho các nhà quản lí và các phần hành kế toán khác trong doanh nghiệp để từ đó có thể
đưa ra những phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Nội dung thực hiện công tác
hạch toán nguyên vật liệu, là vấn đề có tính chất chiến lược đòi hỏi mỗi doanh nghiệp
phải thực hiện trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đặc biệt trong
thời đại hiện nay kế toán nguyên vật liệu áp dụng kế toán máy trong doanh nghiệp rất
phổ biến, nó giúp công việc được tiến hành nhanh hơn và chính xác hơn, hơn nữa nó
cũng giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
PHẦN II: NỘI DUNG
I. Kế toán máy:
1. Định nghĩa kế toán máy
Kế toán máy (hay còn gọi là kế toán trên máy tính): Là dùng máy móc, máy
tính để hỗ trợ, thay thế một phần công việc của người làm kế toán tài chính cho một
doanh nghiệp hoặc một tổ chức xã hội. Một chương trình làm kế toán máy là một phần
mềm dùng để làm công việc kế toán.
2. Trình tự ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản
ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được
thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán
tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
Đoàn Thị Điểm
2
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
TRÌNH TỰ GHI SỐ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY TÍNH
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
3. Thực hành trên phần mềm kế toán
3.1. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý nguyên liệu, vật liệu
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý nguyên liệu, vật liệu trong
một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục
ban đầu như:
a. Danh mục Kho nguyên liệu, vật liệu
Danh mục kho nguyên vật liệu dùng để theo dõi các nguyên liệu, vật liệu nhập
kho. Khi thiết lập một kho mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về:
mã kho, tên kho và tài khoản kho.
b. Danh mục nguyên liệu, vật liệu
Danh mục nguyên liệu, vật liệu dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn
kho của từng nguyên liệu, vật liệu. Khi khai báo một nguyên liệu, vật liệu người sử
Đoàn Thị Điểm
3
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
dụng cần nhập các thông tin về: mã vật liệu, tên vật liệu, nhóm, đơn vị tính, kho ngầm
định, tài khoản kho, ….
3.2. Các chứng từ đầu vào liên quan
Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
3.3. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán
Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu trong một phần mềm kế toán,
người sử dụng thực hiện theo các bước sau:
• Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ nguyên liệu, vật liệu
• Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật.
• Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó.
Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản
lý nguyên vật liệu bao gồm các thông tin:
** Phần thông tin chung gồm có:
- Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp,
hoặc nhân viên,... có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho.
- Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh.
- Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho.
- Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên
người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn.
** Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã vật liệu, tên vật liệu, kho, tài
khoản kho, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thành tiền,...
- Mã vật liệu: Dùng để nhận diện duy nhất một vật tư, hàng hóa.
- Tên vật liệu: Là tên đầy đủ của nguyên liệu, vật liệu.
- Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ danh mục
kho đã khai báo. Đó có thể là kho xuất, kho nhập, có thể là kho công ty hoặc kho đại
lý.
- TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu của vật liệu
(TK 152)
Đoàn Thị Điểm
4
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
- Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất kho (có
thể là TK 111, 112, 131, 331, 632,…).
- Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên chứng từ nhập, xuất kho.
- Đơn giá: Là số tiền cho một nguyên vật liệu
- Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
Trong các phần mềm, giá vốn xuất kho thường được chương trình tự động tính
căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo dữ liệu kế toán
mới hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa.
Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ được
tính sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” (luôn có trong các phần mềm).
Khi sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở các thời điểm đều được tính
bình quân như nhau.
Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất kho sẽ được
tính ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất chia
cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại. Sử dụng phương pháp này giá
xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong cùng một kỳ có thể khác nhau.
Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho theo
đúng giá nhập của vật tư đó trên chứng từ nhập kho được chọn.
Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống sẽ tự động tính
giá xuất theo đúng phương pháp ngay sau khi cất giữ thông tin của phiếu xuất kho.
3.4. Xem và in báo cáo nguyên liệu, vật liệu
Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm sẽ tự
động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho. Khi xem các báo
cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết.
Báo cáo Tổng hợp tồn kho:
Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư (một kho, một
số kho hoặc tất cả các kho).
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa:
Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, vật tư, hàng hóa cần in (có thể
chọn một, một số hoặc tất cả vật tư, hàng hóa).
Đoàn Thị Điểm
5
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
II. Kế toán nguyên vật liệu
1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại
1.1. Khái niệm
Nguyên vật liệu là đối tương lao động, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên
thực thể sản phẩm.
1.2. Đặc điểm
Chỉ tham gia một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó
vật liệu sẽ bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành
thực thể của sản phẩm. VD: xăng, dầu, nhớt, …bị tiêu hao toàn bộ.
Về mặt giá trị: khi tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của vật liệu sẽ được
chuyển toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
1.3. Phân loại
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò,
công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi hỏi
các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và hạch
toán vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc
trưng thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu
trong sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trưng này,vật liệu được chia thành các loại
sau:
-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công, chế biến
cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm “kể cả bán thành phẩm mua vào”
-Nguyên vật liệu phụ: là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất,
được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình
dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt
động bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, phục vụ cho lao động
công nhân viên chức.
-Nhiên liệu: Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhưng nó được
tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm
tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ thuật hoàn
toàn khác với vật liệu thông thường. Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho
Đoàn Thị Điểm
6
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường. Nó có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng
hoặc khí như than,khí đốt...
-Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dưỡng máy móc,
thiết bị,phương tiện vận tải...
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp, vật kết cấu,
công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu tư cho xây dựng cơ bản.
-Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài.
-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu chưa kể đến ở trên như bao bì, vật đóng
gói,các loại vật tư đặc trưng.
2. Sổ danh điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ của hạch toán
2.1. Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác, các doanh nghiệp
nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông qua các ký
hiệu bằng số, bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ Danh Điểm Vật Liệu
Ký hiệu nhóm
1521-1
Danh điểm vật Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Đơn giá hạch
liệu
cách vật liệu
tính
toán
1521-01-01
1521-01-02
…
1521-2
1521-02-01
1521-02-02
…
Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật
liệu ghi đủ các nhóm, thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này được xây dựng trên cơ sở số
liệu của loại, nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lượng nhóm vật liệu mà xây
dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lượng dưới 10: sử dụng 1 chữ số ,
nếu dưới 100: sử dụng 2 chữ số ...). Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng
cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn
sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu
Đoàn Thị Điểm
7
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng và phòng kế toán, đồng thời báo cáo cho các
cơ quan chủ quản.
2.2. Nhiệm vụ hạch toán NVL:
Để phát huy vai trò và chức năng của kế toán trong công tác quản lí nguyên liệu vật
liệu trong doanh nghiệp kế toỏn cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau :
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời số lượng, khối lượng, phẩm chất, quy
cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên liệu vật liệu nhập, xuất và tồn
kho.
- Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán , phương pháp tính nguyên liệu vật
liệu nhập, xuất kho. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận phòng ban chấp hành các
nguyên tắc, thủ tục nhập xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán .
- Mở các loại Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết theo từng nguyên liệu, vật liệu theo đúng chế độ
và phương pháp quy định.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng , tình hình dự trữ và sử dụng nguyên vật
liệu theo dự toán , tiêu chuẩn , định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ
đọng, hoặc bị thiếu hụt, tham ụ, lóng phớ ,xỏc định nguyên nhân và biện pháp xử lí .
-Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên liệu vật liệu theo chế độ quy định của nhà nước
- Cung cấp thụng tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu vật liệu phục vụ
công tác quản lí. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng
nguyên liệu vật liệu .
3. Tính giá nguyên vật liệu
3.1.Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp
phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó. Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên
vật liệu được đánh giá khác nhau
3.1.1. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ :
Giá thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên HĐ + Chi phí thu mua+ Thuế không
hoàn lại (nếu có) – Các khoản giảm trừ
Đoàn Thị Điểm
8
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Trongđó:
- Chi phí thu mua: CP vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, … VL từ
nơi mua về đến DN; công tác phí của NV thu mua; CP thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi
thường; CP của bộ phận thu mua độc lập; số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
- Thuế gồm các khoản thuế không hoàn lại như: Thuế NK, Thuế TTĐB, phần thuế
GTGT phải nộp khi mua VL (đối với DN không thuộc diện nộp thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ), thuế GTGT hàng NK không được khấu trừ.
-
Các
khoản
giảm
trừ
:
* Giảm giá VL: do khoản tiền được người bán giảm trừ do hàng kém chất lượng, sai
quy
cách.
* Chiết khấu thương mại: khoản tiền người mua được hưởng khi mua hàng số lượng
lớn.
* Hàng mua trả lại : giá trị hàng đã mua trả lại cho người bán.
3.1.2. Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:
Trị giá thực tế
NVL thuê gia
Trị giá thực tế
=
công, chế biến
NVL xuất gia
+
công, chế biến
Chi phí
Chi phí
gia công
+ vận chuyển
chế biến
bốc dỡ
nhập kho trong kỳ
3.1.3. Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:
Trị giá thực tế
Trị giá thực tế
Chi phí
NVL thuê GC,CB = NVL xuất thuê + phải trả cho
nhập kho trong kỳ
GC, CB
đơn vị GC, CB
Chi phí
+ vận chuyển,
bốc dỡ
3.1.4 Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá
do hội đồng liên doanh đánh giá.
3.1.5. Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của nguyên vật
liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc được xác định trên cơ sở
giá thị
trường của nguyên vật liệu tương đương.
3.1.6 Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi.
Đoàn Thị Điểm
9
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn sử
dụng hoặc đánh giá theo giá ước tính.
3.2.Giá thực tế xuất kho
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên vật
liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tượng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp dụng
theo một số phương pháp sau:
3.2.1. Tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước [FIFO (First In First Out)]:
Theo phương pháp này thì vật tư hàng hóa (VTHH) nào nhập kho trước thì khi
xuất dùng được xuất ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần
trước
và lần
lượt
xuất
theo
giá
nhập
kho
các
lô
hàng
kế
tiếp.
Phương pháp này thường áp dụng cho những DN kinh doanh những loại VL, hàng
hóa khó bảo quản hoặc có thời hạn sử dụng (đát) như hàng thực phẩm tươi sống, hóa
chất, thuốc tây ... vì những mặt hàng này nếu để lâu sẽ dễ bị hư hỏng hặc biến đổi
hình
thái
ban
đầu
làm
ảnh
hưởng
đến
chất
lượng
sản phẩm.
VD: Tình hình VL của một DN trong 3/2011 như sau:
TỒN
NHẬP
XUẤT
Ngày01/03:
Ngày 04/03: 4.000kg x 1.020đ/kg
Ngày 10/03 : 4.200kg
1.000kg x 1.010đ/kg
Ngày 18/03: 4.000kg x 1.030đ/kg
Ngày 26/03 : 4.500kg
Nếu theo phương pháp FiFo :
+ Ngày 10/03 :1.000kg x 1.010đ/kg =1.010.000đ
3.200kg x 1.020đ/kg = 3.264.000đ
Tổng cộng : 4.274.000đ
+ Ngày 26/03 : 800kg x 1.020đ/kg = 816.000đ
3.700kg x 1.030đ/kg = 3.811.000đ
Tổng cộng : 4.627.000đ
+ Tổng xuất trong tháng : 8.901.000đ
+ Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.030đ/kg = 309.000đ
3.2.2. Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trước [LIFO (Last In First Out)]:
Theo phương pháp này VTHH nào nhập kho sau thì khi xuất dùng được xuất
ra trước, giá VTHH xuất dùng được tính theo giá nhập kho lần sau nhất và cứ tiếp tục
Đoàn Thị Điểm
10
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
theo thứ tự ngược lên.
Áp dụng cho những DN thương mại, giá cả biến động VD: áp dụng cho các DN kinh
doanh trong lĩnh vực thời trang, kinh doanh mode, … vì những mặt hàng này dễ bị lỗi
thời, những mặt hàng mới luôn bán chạy hơn những mặt hàng cũ, để thu hút khách
hàng các DN kinh doanh loại hình này phải luôn thay đổi kiểu dáng mẫu mã của
mình.
Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp LiFo :
+ Ngày 10/03 : 4.000kg x 1.020đ/kg = 4.080.000đ
200kg x 1.010đ/kg = 202.000đ
Tổng cộng : 4.282.000đ
+ Ngày 26/03 : 4.000kg x 1.030đ/kg = 4.120.000đ
500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ
Tổng cộng : 4.625.000đ
+ Tổng xuất trong tháng: 8.907.000đ
+ Tồn cuối kỳ: 300kg x 1.010đ/kg = 303.000đ
NHẬN XÉT: Hai phương pháp này tạo ra hai kết quả hoàn toàn trái ngược nhau trong
trường hợp giá tăng dần hoặc giảm dần :
Phương pháp FIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá thấp) thì giá
thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng. Ngược
lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho theo giá cũ (giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và
hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong kỳ sẽ giảm.
Phương pháp LIFO: Nếu giá tăng dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới
(giá cao) thì giá thành sản phẩm sẽ cao và hàng tồn kho sẽ có giá thấp, mức lãi trong
kỳ sẽ giảm. Ngược lại nếu giá hạ dần, giá xuất kho sẽ tính theo giá mới (giá thấp) thì
giá thành sản phẩm sẽ hạ và hàng tồn kho sẽ có giá cao, mức lãi trong kỳ sẽ tăng.
3.2.3. Tính theo giá thực tế đích danh :
Theo phương pháp này thì khi xuất hàng ở lô nào thì lấy đúng giá mua (nhập) thực
tế của lô đó để tính trị giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất dùng cho đối tượng sử dụng.
Phương pháp này thường áp dụng đối với những doanh nghiệp bảo quản VL theo từng
lô nhập riêng biệt, khi xuất ra sử dụng lô nào thì tính theo giá của lô đó khi nhập hoặc
những vật tư, hàng hóa có giá trị cao và nhập xuất không nhiều trong một kỳ kế toán.
Ví dụ: Lấy lại ví dụ trên, giả sử ngày 10/3, doanh nghiệp xuất 4.200kg VL ra sử dụng
Đoàn Thị Điểm
11
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
trong đó 500kg của tồn kho đầu kỳ, số còn lại của lần nhập ngày 04/3 thì giá thực tế
VL xuất ra ngày 10/3 được tính theo phương pháp này như sau:
+ Ngày 10/03 : 500kg x 1.010đ/kg = 505.000đ
3.700kg x 1.020đ/kg = 3.774.000đ
Tổng cộng : 4.279.000đ
3.2.4. Phương pháp bình quân gia quyền
Đây là phương pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở đơn
giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu :
Giá thực tế NVL
= Số lượng NVL
xuất kho
xuất kho
x
Đơn giá thực tế bình quân
của NVL
Lấy lại ví dụ trên, nếu theo phương pháp tính bình quân vào cuối tháng :
Đơn
=
+
giá
bq
tính
vào
cuối
tháng
[(1000*1010)+(4000*1020)+(4000*1030)]/(1000+4000+4000)
Trong
tháng
xuất:
[4.200kg
+
4.500kg]
x
1.024đ/kg
03:
=
1024đ/kg
=
8.908.800đ
+ Còn lại : 300kg x 1.024đ/kg = 307.200đ
Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế
bình quân sau:
** Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ:
Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Đơn giá BQ =
Lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách tính này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu
đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ
phản ánh về mặt số lượng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất được
phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập .Điều đó làm cho công việc bị
dồn lại , ảnh hưởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản, tốn ít công nên
được nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít loại
nguyên vật liệu, thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập, xuất mỗi danh điểm nhiều.
** Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Đơn giá b.q sau mỗi lần nhập =
Lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
Đoàn Thị Điểm
12
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
4. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Nguyên liệu vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp đa dạng, phong phú về chủng
loại. Để phục vụ cho công tác quản lí nguyên liệu vật liệu trong doanh nghiệp đảm bảo
cho sản xuất kinh doanh được tiến hành nhịp nhàng cân đối, tránh ứ đọng vật tư, đảm
bảo an toàn tài sản thì kế toán phải theo dõi chi tiết về mặt giá trị cũng như hiện vật
theo từng kho và theo từng loại, nhóm, thứ nguyên liệu vật liệu có giá trị, quy cách,
chất lượng riêng biệt .
Kế toán của doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, mở sổ kế
toán chi tiết có liên quan phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp nhằm phục
vụ cho công tác quản lí tài sản nói chung và quản lí nguyên liệu vật liệu nói riêng .
Hiện nay chế độ kế toán quy định việc hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu
được thực hiện đồng thời ở kho và ở phòng kế toán được tiến hành theo các phương
pháp sau :
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi một phương pháp trên đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng trong
công việc ghi chép, phản ánh, kiểm tra đối chiếu số liệu . Kế toán căn cứ vào điều kiện
cụ thể từng doanh nghiệp về quy mô chủng loại vật tư sử dụng, trình độ và yêu cầu
quản lí, trình độ của nhân viên kế toán, mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế
toán nguyên liệu vật liệu để áp dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu
thích hợp, phát huy hiệu quả của công tác kế toán .
4.1 Phương pháp thẻ song song
Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số lượng,
phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL.Cụ thể:
Tại kho: Công tác ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu do thủ kho tiến
hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định
(mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép
hàng ngày.
Đơn vị...........
Tên kho.........
Đoàn Thị Điểm
13
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
THẺ KHO
Số thẻ kho ..............................Số tờ...............................................
Ngày lập thẻ ..........................
Danh điểm vật liệu.................Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT........
Đơn vị tính....................
Định mức dự trữ
Tối đa:
Diễn giải
Tối
thiểu:
Số lượng
Ký xác
Nhập
Xuất
Tồn
5
6
7
nhận
Ngày Số hiệu chứng
tháng từ
1
Nhập
Xuất
2
3
4
8
Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất
thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn
kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên
thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn
khớp nhau.
Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải
chuyển các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại về phòng kế toán
- Tại phòng kế toán: kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng
danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị.
SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ kho..........................Số tờ....................................................
Danh điểm vật liệu.............Tên , nhãn hiệu, quy cách VT............
Kho.....................................Giá hạch toán ...................................
Đơn vị tính..........................
Đoàn Thị Điểm
14
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Gh
Số hiệu
Ngày
chứng từ
tháng
giải
Nh
ập
1
Diễn
TK
3
4
Xuất
i
Tồn
ch
đối
ứng
Xuất
2
Nhập
5
ú
S
Đ
T
S
Đ
L
G
T
L
G
6
7
8
9
10
TT SL
11
12
Đ
T
G
T
13
1 15
4
Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế
toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ, ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi
tiết. Trường hợp sử dụng giá hạch toán, kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13, mà lấy
giá đã được ghi ở trên. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ
kho. Số lượng NVL tồn kho trên sổ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên
thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL
phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn kho vật liệu”.
Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu
Nhóm
vật Tồn đầu kỳ
liệu
Lượng
Tiền
Nhập trong kỳ
Xuất trong kỳ
Tồn cuối kỳ
Lượng
Lượng
Lượng
Tiền
Tiền
Tiền
Tổng cộng
Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho
việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu. Nhưng số
liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng, nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại
vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản.
Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó hạn chế chức năng
kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít
chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít và trình độ chuyên môn của
cán bộ kế toán còn hạn chế.
Đoàn Thị Điểm
15
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Bảng
TH
nhập,
xuất,
tồn kho
vật liệu
Phiếu nhập kho
Sổ kế toán
chi tiết NVL
Thẻ kho
Sổ
kế toán
TH
về NVL
Phiếu nhập kho
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, KT
4.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :
Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo phương
pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này ,
kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất ,
sau đó số liệu được tập hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất .
BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT )
Tháng ...
Chứng từ
Tên vật Diễn
Đơn vị Đơn giá
Số
Thành
lượng
tiền
7
8
Số
Ngày
liệu
giải
tính
1
2
3
4
5
6
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT )
Tháng ...
Nhóm
Tồn
kho Nhập (xuất) trong tháng
vật liệu
đầu tháng
Từ
ngày….đến Từ ngày….
ngày….
Đoàn Thị Điểm
đến ngày….
….
Cộng
16
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau:
- Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho để theo dõi
tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng
- Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho của thủ
kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá
trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng
chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi
một dòng.
Sổ đối chiếu luân chuyển
SD đầu Luân chuyển tháng SD đầu Luân
T1
1
tháng 2
SL TT Nhập
1
2
3
4
5
6
Xuất
SL TT
SL TT
7
9
8
10
chuyển …
tháng 2
SL
TT Nhập
Xuất
11
12
15 16
13
14
Số
Tên Đ
+ Các cột 1,2Vvà Giá
3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập.
+ Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi
chép .
+ Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước .
+ Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào
Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiếu giữa số lượng vật liệu trên sổ đối
chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng
loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi chép giảm
nhẹ hơn so với phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu
số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng
Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Đoàn Thị Điểm
17
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Bảng kê Nhập
Phiếu N.K
Bảng LKN
Thẻ
kho
Báo
cáo TH
nhập,
xuất,
tồn
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Phiếu X.K
Bảng kê Xuất
Sổ
kế toán
TH về
NVL
Bảng LKX
4.3 Phương pháp sổ số dư (mức dư ) :
Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo
dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số
lượng .
Tại kho: hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng
từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như
quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất .
Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho
Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm.....
Nhóm vật liệu
Nhập (xuất)
Ký nhận
Số lượng CT
Số hiệu CT
Thành tiền
Tổng cộng
Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo
phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư
(cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán
Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối
mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền .
Sổ số dư vật liệu
Nhóm
ĐV
Đơn
Định
SD ĐN
SD cuối T1
SD cuối T2
vật
T
giá
mức
SL
SL
SL
Đoàn Thị Điểm
TT
TT
…
TT
18
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Cộng
Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận
chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ
kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật
liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số
lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào
cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên
bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp.
Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể ,
không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót
để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất
nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán
nên sử dụng phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh
nghiệp tương đối cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Phiếu N.K
Phiếu GNCTN
Bảng LKN
Sổ
Thẻ
kho
Phiếu X.K
Sổ số dư
Phiếu GNCTX
Báo cáo TH
nhập, xuất, tồn
kế toán
TH về
NVL
Bảng LKX
5. Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị
của nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể
lựa chọn một trong hai phương pháp kế toán tổng hợp:
Đoàn Thị Điểm
19
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
5.1. Kế toán tổng hợp nguyên liệu vật liệu theo phương pháp kê khai thường
xuyên :
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là
phương pháp ghi chép , phản ánh thường xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình
nhập , xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở
các chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phương pháp hạch toán này , kế toán có thể
cung cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời
điểm nào .
5.1.1. Hạch toán ban đầu
Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng
minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành, kế toán mới được ghi chép
và phản ánh. Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn, chứng từ có thể do doanh nghiệp
lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập, là chứng từ bắt buộc hay hướng dẫn nhưng phải
đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ. Trong hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần sử
dụng các chứng từ chủ yếu sau đây :
-Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ sở
hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt buộc
gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài ) hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến )
* Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng
* Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ
* Liên 3(nếu có) : người lập giữ
-Biên bản kiệm nghiệp vật tư (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh
nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu phù
hợp nhất .Biên bản được lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo
nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm
NVL thu mua cả về số lượng , chất lượng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn
cứ vào kết quả thực tế ghi vào “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay không
* 1 bản giao cho kế toán
Đoàn Thị Điểm
20
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật tư nhưng chủ yếu là xuất
kho NVL không thường xuyên với số lượng sử dụng ít. Gồm 3 liên, do bộ phận sử
dụng hoặc bộ phận cung ứng lập
*Liên 1: lưu tại nơi lập
*Liên 2: giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận kế toán
*Liên 3: giao cho người nhận vật liệu để ghi sổ kế toán nơi sử dụng
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT): Trong trường hợp vật liệu xuất
thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập được định mức tiêu hao vật liệu cho
sản phẩm . Gồm 2 liên
*Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật tư
*Liên 2: giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ
kho. Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị
lĩnh, kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng, liên
còn lại chuyển lên phòng ktoán
- Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Thẻ kho được lập cho từng loại vật tư ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra,
đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT): do bộ phận cung ứng lập
khi doanh nghiệp xuất kho vật tư cho gia công, chế biến, di chuyển nội bộ sử dụng.
- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08-VT): Vào cuối k , ở mỗi kho phải tiến hành
kiểm kê, đánh giá, xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật tư
làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép, phát hiện ra các trường hợp thừa, thiếu vật tư
để có biện pháp sử lý kịp thời. Biên bản này cần lập thành 2 bản
* 1 bản giao cho phòng kế toán
* 1 bản giao cho thủ kho
- Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trường hợp tại bộ phận sử dụng tiếp
mà không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập “ Phiếu báo vật tư còn cuối kỳ ” từ đó xác
định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này được chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng cung ứng
* 1 bản giao cho phòng kế toán
Đoàn Thị Điểm
21
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số
chứng từ khác: “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, “ Hoá đơn GTGT ” ... Các chứng từ
phản ánh thanh toán : “ Phiếu chi ”, “Giấy báo nợ ” …
5.1.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu": Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có,
biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Kết cấu TK 152:
Bên Nợ:
+ Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công
chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có:
+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia
công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
+ Trị giá NVL được giảm giá, CKTM hoặc trả lại người bán.
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. -Dư Nợ:
+ Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại
NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chi tiết theo công dụng có thể chia thành 5 tài khoản cấp 2: -TK 1521 - Nguyên vật
liệu chính -TK 1522 - Vật liệu phụ -TK 1523 - Nhiên liệu -TK 1524 - Phụ tùng thay
thế -TK 1528 - Vật liệu khác
Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường"
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại NVL mà doanh nghiệp đã mua, đã
chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho.
Kết cấu TK 151:
-Bên Nợ:+ Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường.
-Bên Có: + Giá trị nguyên vật liệu đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các
đối tượng sử dụng.
-Dư Nợ: + Giá trị nguyên vật liệu đi đường chưa về nhập kho.
Đoàn Thị Điểm
22
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
còn sử dụng 1 số tài khoản liên quan khác như tài khoản 111, 112, 133, 141, 331,
515...
5.1.3. Phương pháp hạch toán
5.1.3.1. Hạch toán tăng nguyên vật liệu:
* Tăng do mua ngoài:
1. Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:Nợ
TK 152: Giá thực tế Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,
141, 311
2. Trường hợp 2: Vật tư về trước, hoá đơn về sau
Khi vật tư về làm thủ tục nhập kho, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng chưa có hoá
đơn.
+ Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán như trường hợp 1.
+ Cuối kỳ hoá đơn chưa về, kế toán ghi: Nợ TK 152
Giá tạm tính Có TK 331
+ Sang tháng sau hoá đơn về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm
tính thành giá hoá đơn : Nợ TK 152 : Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133 :
Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính
3. Trường hợp 3: Hoá đơn về trước, vật tư về sau:
Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường.
+ Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1.
+ Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Giá trị vật tư
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112...Tổng số tiền
+ Sang kỳ sau khi vật tư về:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho
Nợ TK 621, 627, 642...Nếu sử dụng ngay
Có TK 151
Đoàn Thị Điểm
23
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
Trong cả 3 trường hợp trên, nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư kế toán hạch
toán như sau:
- Với chiết khấu thanh toán được hưởng: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 515
- Với chiết khấu thương mại: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152
- Với trường hợp giảm giá hoặc trả lại vật tư cho người bán:Nợ TK 111, 112, 331 Có
TK 152 Có TK 133
* Tăng do các nguyên nhân khác:
Nợ TK 152: nguyên vật liệu tăng
Có TK 411: được cấp hoặc nhận vốn góp liên doanh
Có TK 711: được viện trợ, biếu tặng
Có TK 154: thuê ngoài gccb hoặc tự sản xuất đã hoàn thành
Có TK 154, 711: thu hồi phế liệu trong sản xuất, thanh lý TSCĐ
Có TK 621, 627, 641, 642: sử dụng còn thừa nhập lại kho
Có TK 1388: nhập vật tư từ cho vay, mượn
Có TK 128, 222: nhận lại vốn góp liên doanh Có TK 3381: kiểm kê thừa
Có TK 412: đánh giá tăng nguyên vật liệu
5.1.3.2. Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu:
Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận:
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152 theo giá trị xuất
+ Xuất góp liên doanh: Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch
giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá
tài sản:
Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp
Nợ TK 811 : phần chênh lệch tăng
Có TK 152: giá trị xuất thực tế
Có TK 711: phần chênh lệch giảm
+ Xuất vật liệu bán:
-Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632 Trị giá xuất Có TK 152
Đoàn Thị Điểm
24
NCS. Th.s. Nguyễn Phi Sơn
Kế toán tài chính 1
-Phản ánh doanh thu:
Nợ TK 111, 112, 131: giá bán cả thuế GTGT
Có TK 511: giá bán chưa thuế GTGT
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
+ Kiểm kê thiếu nguyên vật liệu:
Nợ TK 1381
Có TK 152
Xử lý chỗ thiếu:
Nợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thường
Nợ TK 632: tính vào giá vốn hàng bán
Có TK 1381
+ Xuất cho các mục đích khác:
Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn
Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh
Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng
Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu
Có TK 152: nguyên vật liệu giảm .
5.2. Hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi
phản ánh không thương xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất NVL trên các tài khoản
tương ứng. Giá trị của NVL mua vào nhập kho, xuất kho trong kỳ được theo dõi, phản
ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc
dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh
những loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng , xuất
bán .
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để
phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá
vật tư, hàng hoá đã xuất.
Đoàn Thị Điểm
25
