Quản lý thư viện

CASE STUDY
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
KHẢO SÁT TIẾN TRÌNH TÁC NGHIỆP
Các công việc của một thư viện điện tử được mô tả qua cuộc phỏng vấn giữa phân tích viên và khách hàng (người đặt
hàng xây dựng hệ thống).
BEGIN
PTV: Độc giả đi đến đâu trong thư viện và để làm những việc gì?
KH: Độc giả đi đến hành lang của thư viện để tìm thông tin về tài liệu muốn mượn. Sau khi đã tìm thấy sách (tạp chí)
để mượn, độc giả đến giá sách (tạp chí) để lấy.
PTV: Độc giả tìm kiếm những thông tin gì?
KH: Thông tin chính về sách hay tài liệu và về tác giả của tài liệu sắp xếp theo vần abc. Các thông tin này được ghi
trong các phích và đặt trong các hộp khác nhau hoặc nó được truy cập bằng máy tính đặt tại hành lang.
PTV: CSDL của các thông tin này để ở đâu?
KH: CSDL đặt trong máy chủ của mạng LAN
PTV: Có thể tìm tài liệu theo loại dữ liệu nào?
KH: Dữ liệu để tìm sách hay tạp chí tương tự như nhau, bao gồm số xuất bản (ISBN), tên, năm, nhà xuất bản. Nhưng
sách còn có loại dữ liệu khác như tác giả, thể loại và tạp chí có tập và lĩnh vực
PTV: Có những loại sách và tạp chí nào trong thư viện ?
KH: Ngoài sách và tạp chí dưới dạng giấy in còn có dưới dạng điện tử. Các tài liệu điện tử được lưu trong CSDL máy
chủ của Thư viện.
PTV: Ai quản trị khối lượng lớn dữ liệu tài liệu điện tử này?
KH: Nhân viên thư viện
PTV: Đến đây đã thấy rõ rằng mỗi độc giả đều có quyền tìm kiếm tài liệu trên máy tính để mượn. Có thể đọc ngay
sách hay tạp chí lưu trữ dưới dạng số. Có thể mượn sách hay tạp chí. Bây giờ xin phép được hỏi về tiến trình mượn
sách
KH: Sau khi tìm ra tài liệu cần mượn thì bất kỳ ai có thẻ thư viện đều có thể mượn tài liệu. Có thể mượn tài liệu in
tại bàn cho mượn và thủ thư sẽ đưa cho độc giả.
PTV: Như vậy sẽ có 2 trượng hợp xảy ra: còn hoặc hết sách?
KH: Nếu hết tài liệu thì độc giả có thể đặt mượn trước, khi nào có tài liệu thì thư viện sẽ thông báo cho độc giả. Độc giả
phải đến thư viện để mượn. Chú ý rằng tài liệu này chỉ dành cho độc giả đăng ký trước trong vòng 2 tuần kể từ ngày
thông báo.

PTV: Nếu còn tài liệu trong thư viện thì xử lý ntn?


KH: Trong trường hợp này thủ thư kiểm tra dữ liệu về độc giả xem độc giả có thẻ thư viện không. Nếu đã có thẻ thủ thư
ghi lại ISBN của tài liệu mượn và thông tin về độc giả mượn vào sổ mượn, đồng thời ghi vào CSDL mượn. Mỗi độc giả
chỉ được mượn 1 số tài liệu trong 1 thời gian nhất định.
PTV: Thủ thư có mượn được sách hay tạp chí không?
KH: Có, mỗi thủ thư cũng có thể mượn sách
PTV: Ai thực hiện việc ghi thông tin mượn tài liệu vào CSDL?
KH: Ngoài máy trạm các độc giả có thể tìm kiếm tài liệu, thủ thư còn có các máy trạm khác để kiểm tra thông tin về
độc giả, tài liệu có còn hay không? Và xem danh sách độc giả phải trả tài liệu hết hạn mượn.
PTV: Còn tài liệu điện tử thì sao?
KH: Nó luôn sẵn có trong thư viện.
PTV: Trường hợp độc giả không tìm thấy sách trong danh sách tìm kiếm thì thủ thư có tư vấn gì không?
KH: Thủ thư sẽ tư vấn cho độc giả.
PTV: Trên đây chúng ta đã trao đổi về các hoạt động của nhân viên thư viện liên quan đến việc mượn, đặt trước, tư vấn
và tìm kiếm. Bầy giờ trao đổi về các giao tiếp giữa thủ thư với độc giả, sách và tạp chí
KH: Nhiệm vụ của thủ thư tập trung vào mượn và trả sách tạp chí. Họ gửi thông báo đến cho các độc giả phải trả sách
hết hạn mượn, đến ai đặt trước để mượn và nay đã có sách
PTV: Thư viện có nhân viên nào quản trị khối lượng lớn dữ liệu này không
KH: Thư viện chúng tối có nhân viên nhập liệu làm việc trên các máy trạm. Họ nhập liệu và bảo trì, còn các chuyên
viên CSDL thực hiện quản trị CSDL
PTV: Nếu ai đó muốn trở thành độc giả của thư viện thì cần làm gì
KH: Họ phải đến thư viện để làm thủ tục. Thủ thư dùng chương trình QLTV mở một bản ghi mới để ghi họ tên, ngày
sinh, nơi sinh, địa chỉ, số CMND, số điện thoại, email. Sau khi đăng ký xong, thủ thư in thẻ và đưa cho độc giả đồng
thời in bản ghi ra giấy để lưu lại
PTV: Việc nhập thông tin về sách tạp chí như thế nào
KH:Sách và tạp chí có rất nhiều thuộc tính chung như: ISBN, tên, năm, nhà xuất bản. Mỗi ấn phẩm còn có số lượng bản
trong thư viện. Đôi khi chúng còn kèm theo tài liệu Multimedia
PTV: Thư viện có hỗ trợ tài liệu Multimedia cho các ấn phẩm điện tử và ấn phẩm giấy?

KH: Không quan tâm đến hình thức của ấn phẩm, thư viện hỗ trợ dữ liệu Multimedia cho cả ấn phẩm điện tử và giấy
PTV: Khi tìm kiếm thông tin về tài liệu, tôi có thể xem ngay dữ liệu Multimedia? Dữ liệu Multimedia là những dữ liệu
gì?
KH: Có thể xem ngay. Dữ liệu Multimedia bao gồm: các file văn bản, âm thanh, hình, video
PTV: Nhập thong tin về tác giả như thế nào?


KH: Thông tin tác giả được nhập riêng. Chúng bao gồm họ và tên, ngày sinh, nơi sinh. Khi nhập thông tin về sách, nếu
tên tác giả đã có trong danh sách tác giả thì nhân viên nhập liệu chỉ việc chọn tác giả từ danh sách, nếu không thì phải
tạo thông tin tác giả
PTV: Con các tạp chí thì sao?
KH: Có số tạp chí và lĩnh vực của nó
PTV: Ta đã khảo sát thấy công việc của thủ thư bao gồm nhập thông tin về sách và tác giả. Nhưng còn số lượng ấn
phẩm thì sao?
KH: Số lượng ấn phẩm được nhập đồng thời khi nhập thông tin về sách. Số liệu cần quan tâm là số lượng mới và số
lượng đang có trong TV.
END.
Đây là 2 Case study với các yêu cầu phải thực hiện :
1. Xác định các tác nhân
2. Xây dựng BFD mức đỉnh
3. Xây dựng các BFD mức 1
4. Xây dựng DFD mức ngữ cảnh(0)
5. Xây dựng DFD mức đỉnh
6. Xây dựng các DFD mức dưới đỉnh