SKKN tổ CHỨC QUẢN lý, GIẢI QUYẾT văn bản đi và lưu TRỮ hồ sơ

TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước ta hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với
văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn
bản nói riêng, với công tác văn thư - lưu trữ nói chung.
Công tác văn thư, lưu trữ là một hoạt động thường xuyên, đồng thời là một
mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý Nhà nước. Mọi công việc của các
cơ quan, đơn vị giải quyết nhanh hay chậm, hiệu quả hay không hiệu quả đều phụ
thuộc vào việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ có khoa học, hợp lý hay không.
Bên cạnh đó, vị trí của người Văn thư lưu trữ cũng có thể coi là rất cần thiết
cho công tác quản lý. Dù trong cơ quan hành chính hay tại công ty, xí nghiệp thì
vai trò của người văn thư luôn chiếm phần nào quan trọng. Hơn thế nữa, xã hội
ngày càng tiên tiến, nhu cầu ngày càng đòi hỏi và đất nước đang thời kỳ mở cửa
hội nhập WTO thì nhiệm vụ của người Văn thư cũng ngày càng cao hơn, mọi hoạt
động phải nhanh nhẹn hơn, tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, xử lý tình
huống một cách linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc …
Để đáp ứng yêu cầu này, đòi hỏi người văn thư không những nắm vững kiến
thức đã học, biết áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ của mình hợp thực tiễn mà còn
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Trải qua gần 7 năm hình thành và phát triển, từ tháng 8/2003 trên cơ sở tách
ra từ trường Ngô Quyền, công tác Văn thư - Lưu trữ của nhà trường trước đây là
do giáo viên kiêm nhiệm nên chưa đáp ứng đầy đủ về công tác văn thư.
Xác định được vai trò đặc biệt quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ,
vận dụng những kiến thức được học tại trường TH Văn thư Lưu trữ TWII, tham
dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
và đúc kết các kinh nghiệm từ thực tiễn trong công tác văn thư, tôi đã áp dụng
được một số biện pháp giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính khoa học và mang

lại các hiệu quả thiết thực trong công việc hàng ngày của mình.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài

Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thường ban hành các
loại văn bản hành chính thông thường (Báo cáo, biên bản, tờ trình, kế hoạch,
quyết định, …) và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, điều hành, quản
lý mọi hoạt động của nhà trường. Đồng thời, các văn bản này còn ghi lại các
kinh nghiệm, những kết quả đạt được và chiến lược phát triển của nhà trường.
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

2

Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời rạc, không được sắp xếp theo trình
tự thì rất khó quản lý và không thể tra tìm khi cần thiết. Vì vậy, việc “tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học
trên cơ sở những quy định chung của nhà nước là công việc quan trọng và tất
yếu của người làm công tác văn thư.
A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
1. Những văn bản đi của trường:
Tất cả các văn bản, giấy tờ tài liệu do nhà trường gửi đi nơi khác (Báo cáo,
Biên bản, Tờ trình, Kế hoạch, Công văn hành chính, …) gọi chung là “văn bản đi”
của nhà trường.
2. Soạn thảo và phát hành văn bản đi:
2.1 Soạn thảo văn bản
Tùy thuộc vào mức độ của văn bản, việc soạn thảo văn bản trong nhà

trường có thể do phó Hiệu trưởng chuyên môn, tổ trưởng chuyên môn, thư ký hội
đồng hoặc nhân viên văn thư soạn thảo.
Khi nhân viên văn thư được phân công soạn thảo văn bản thì phải dựa trên
các nguyên tắc cơ bản:
+ Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý: Nội dung văn bản phải đúng chủ trương,
đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, phù hợp với yêu cầu
thực tiễn. Ngoài ra, văn bản cần ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền,
nội dung ban hành của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật và ban hành
đúng thể thức, kỹ thuật trình bày.
+ Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ
ràng, chính xác, không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, câu văn rõ
ràng, ngăn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng thừa ý hoặc lạc đề.
+ Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng: Nội dung rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn
giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
+ Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi: Nội dung văn bản phù hợp với khả năng
người thực thi, phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở
thành hiện thực.
Và thực hiện trình tự các bước sau:
+ Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản (thông tin quá
khứ, thông tin thực tiễn và thông tin pháp luật).
+ Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành
ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính”.
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

3

+ Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan.
+ Bản thảo do Ban Giám hiệu nhà trường duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ
sung bản thảo đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, cho ý kiến.
- Đánh máy, sao in văn bản
+ Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nhân bản đúng số lượng quy định của “nơi nhận” văn bản. Phải giữ gìn bí mật
nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của
Ban giám hiệu nhà trường.
+ Sau khi đánh máy xong, phải soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung
đánh máy chính xác.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.
+ Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp
phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo hoặc người được giao trách nhiệm
xem xét giải quyết.
+ Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình
bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa.
Ví dụ:
- Định lề trang văn bản trên khổ giấy A4 theo chiều dọc.
+ Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5cm.
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5cm.
+Lề trái: cách méptrái từ 3 - 3,5cm.
+ Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm.
- Quốc hiệu:

+ Dòng chữ trên “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Dòng dưới: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng trên cỡ chữ 12 thì dòng dưới cỡ chữ 13, nếu
dòng trên cỡ chữ 13 thì dòng dưới cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu của
các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có cách 01
khoảng trắng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của
dòng chữ. Vẽ bằng lệnh Draw (Microsoft Word 2003) hoặc Shapes (Microsoft
Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift. Hai dòng được cách nhau một dòng đơn
(single).
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

4

Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ cùng cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét
liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:

SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Hoặc
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
HỘI CHỮ THẬP ĐỎ
- Số, ký hiệu văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ
13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” có
dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và
kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu
gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 03/QĐ-THPT
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Địa danh là tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện,
quận, thị xã thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn.
+ Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban
hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ
hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước.
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một
dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu
dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới
quốc hiệu. Ví dụ:
Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2012
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

5

+ Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn
bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền,
có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví
dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú
- Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký
hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản.
- Nội dung văn bản
+ Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai
bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm,
khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các
dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines.
+ Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng
kết thúc bằng dấu “phẩy”.
+ Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được
trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên)
của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục trình bày trên một dòng riêng, canh

giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của
các mục dùng số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa,
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1,27cm, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có
dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm.
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

6

riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng;
+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
+ Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,
điểm thì trình bày như sau:
+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

+Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được
trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng
với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ
tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng
riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
+ Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,
chương, mục, điều, khoản, điểm.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Ví dụ:
TM. CHI BỘ
BÍ THƯ
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ

HIỆU

TRƯỞNG

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

7

+ Quyền hạn, các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”
hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của
người ký.
KT. HIỆU TRƯỞNG
PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Trần Minh Tâm
- Nơi nhận
Phần nơi nhận được trình bày như sau:
+ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
+ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ
chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng
có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm,
các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
- Ví dụ gửi 01 cơ quan:

Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
- Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên:
Kính gửi:
- Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai,
- Phòng Giáo dục Trung học Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai.
Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác được trình bày như sau:
+ Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

8

+ Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,
đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được
trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,
tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ:
Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

- Vp. Sở GD&ĐT;
- Lưu: VT.

- Trình ký văn bản
Văn bản sau khi đánh máy được trình ký. Chữ ký và các thành phần khác đi
kèm chữ ký là những yếu tố quan trọng đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi
hành của văn bản, đồng thời thể hiện trách nhiệm của người ký văn bản về nội
dung công việc nêu trong văn bản đó.
+ Trách nhiệm của văn thư là chuẩn bị cho việc trình ký, hoàn thiện về thể
thức văn bản trước khi trình ký, và làm tham mưu cho lãnh đạo về những quy định
khi ký văn bản, giấy tờ.
+ Trước khi trình ký, văn thư phải soát lại nội dung, thể thức của văn bản và
thẩm quyền ký. Các văn bản trình ký phải được người soạn thảo ra văn bản xem
xét về nội dung, thủ tục, thể thức và ký tắt vào văn bản để khẳng định văn bản đã
được xem xét.
- Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm lên văn bản
Sau khi đã kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, văn
thư thực hiện mốt số công việc như sau:
+ Tất cả các văn bản đi của nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành
như hóa đơn, chứng từ kế toán … đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số
theo hệ thống số chung của nhà trường.
+ Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do nhà trường ban
hành trong một năm, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01
ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ví dụ: Kế hoạch số 03/KH-THPT, kế hoạch thanh tra về việc “thực hiện các
quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng năm 2012” ký ngày 01 tháng
02 năm 2012 của nhà trường.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

9

2.2 Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản
* Đóng dấu cơ quan
- Những văn bản do nhà trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường.
- Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan),
phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người
khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng.
- Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký
của Ban giám hiệu nhà trường.
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và trùm lên 1/3 chữ ký về
bên trái.
- Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ
tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ).
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
Hiệu trưởng.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường
hoặc tên của phụ lục.
* Đóng dấu độ khẩn, mật
- Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên
văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), được thực

hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày
13/9/2002 của Bộ Công an..
2.3 Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và vào cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính.
- Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ,
chính xác các thông tin cần thiết về văn bản đó, không bôi xóa, không viết tắt
nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm dễ dàng các văn bản đi của nhà trường.
- Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng.
Văn bản đi hàng năm của trường khoảng dưới 500 văn bản nên chỉ lập ba sổ:
+ 01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản đi (loại thường).
+ 01 sổ đăng ký văn bản đi (loại mật).
+ 01 sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

10

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:
• Loại thường:
+ Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
+ Bìa và tờ đầu:
Ví dụ:
Minh họa mẫu bìa kích thước 210mm x 297mm:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

........................................
........................................

Sổ đăng ký

VĂN BẢN ĐI
Năm: 20 ….
Từ ngày.................. Đến ngày..................
Từ số...................... Đến số......................

Quyển số: ……

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

11

Minh họa mẫu áp dụng tại trường THPT Trấn Biên:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

Sổ đăng ký

VĂN BẢN ĐI
Năm: 2011
Từ ngày 01/01/2011 Đến ngày 31/12/2011
Từ số
01
Đến số
350

Quyển số: 07

+ Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đi, được trình bày trên
trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột:

Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày,
tháng
văn bản

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản

(1)

(2)

(3)

Võ Thị Minh Thùy

Người
ký
(4)

Đơn vị,
Nơi
người
nhận
nhận bản
văn bản
lưu
(5)

(6)

Số
lượng
bản

Ghi chú

(7)

(8)

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

12

(1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
(2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản. Ngày tháng
năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 17/05/12.
(3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội
dung của văn bản.
(4) Người ký: Ghi tên người ký văn bản.
(5) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản đã được ghi
trên phần “kính gửi” hoặc “nơi nhận” văn bản đó.
(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản lưu đó.
(7) Ghi số lượng bao nhiêu bản.
(7) Ghi chú những điều cần thiết khác.
+ Ví dụ: Báo cáo số 13/BC-THPT ngày 25 tháng 02 năm 2012 (Báo cáo về
việc tiết kiệm nuôi heo đất Khuyến học).
Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày,
tháng

văn bản

Tên loại và
trích yếu
nội dung
văn bản

Người
ký

(1)

(2)

(3)

25/02/2
012

BÁO CÁO
về việc tiết
kiệm nuôi
heo đất
Khuyến
học

13/BCTHPT

Nơi nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Hiệu
trưởng

Hội
Khuyến
học Tp.
Biên Hòa

1

…..
Loại mật:
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đi loại
thường nhưng phần đăng ký văn bản đi trong sổ có bổ sung cột “Mức độ mật”
ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 3).
- Việc đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống như đối với văn bản đi loại
thường, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật”
hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột
“Trích yếu nội dung” khi được phép của Hiệu trưởng.
* Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính:

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

13

- Việc đăng ký văn bản đi trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh
hơn so với sổ đăng ký văn bản đi.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi bằng file Excel.
Ví dụ: Quyết định số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 (Quyết định
về việc thành lập Hội đồng đánh giá xét duyệt Nhà giáo ưu tú).
Ta nhập như sau:
SỐ CV ĐUÔI CV

27

QĐ-THPT

NGÀY CV

KÝ CV

12/03/2012

Hiệu trưởng

NỘI DUNG
QUYẾT ĐỊNH
về việc thành lập Hội
đồng xét duyệt Nhà
giáo ưu tú.

…
Ví dụ: Khi muốn tra tìm văn bản đi có số 27 thì chỉ cần bấm tổ hợp phím
Ctrl + F, xuất hiện hộp thoại Find and Replace, chọn mục Find, nhập số 27 vào
Find what, chọn Find in hoặc Find Next để hiển thị kết quả. Nếu chưa nhớ rõ số
văn bản cần tìm, ta có thể nhập nội dung thông tin, bảng dữ liệu này sẽ hiện các
thông tin liên quan giúp ta chọn lựa công văn cần tìm.
2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
* Yêu cầu
- Tất cả công văn, giấy tờ tài liệu sử dụng danh nghĩa của nhà trường để gởi
ra ngoài, đều phải thông qua bộ phận văn thư để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục
gửi đi.
- Các văn bản đi, kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký (Bí thư, phó Bí thư

Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập
đỏ, ...), phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn
bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản được
ký ngày thứ bảy thì chuyển phát vào ngày thứ hai của tuần kế tiếp.
- Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax, email, bưu điện hoặc gửi
trực tiếp. Các văn bản đi của Chi bộ văn thư chuyển trực tiếp.
- Những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được chuyển trước.
- Văn bản phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có
trách nhiệm cần biết (đúng nơi nhận đã được trình bày trên văn bản).
- Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu
sót, đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng, chính xác.
* Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

14

+ Công văn gởi ra bên ngoài nên sử dụng phong bì thống nhất của nhà
trường, trên đó có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc.
+ Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và
kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ mỗi chiều của bì
phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở nguyên khổ giấy hoặc gấp
lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng.
Thông thường, văn bản được trình bày dưới dạng khổ giấy A4 (210mm x

297mm), vì vậy bì văn bản phải có kích thước tương ứng với kích thước của văn
bản khi vào bì ở dạng nguyên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), hoặc gấp làm đôi
hai phần (khổ giấy A5: 148 mm x 210 mm), gấp làm ba phần (99mm x 210mm),
hay gấp làm 4 phần (khổ giấy A6: 105mm x 148mm).
+ Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước,
không nhìn thấu qua được.
- Trình bày bì và viết bì:
Khi trình bày bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không
xuống dòng tùy tiện.
Kích thước đối với các loại bì được nhà trường sử dụng:
+ Loại: 307mm x 220mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng để nguyên khổ.
+ Loại: 220mm x 109mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4
khi vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau.
Mẫu bìa loại: 220mm x 109mm:
TÊN CƠ QUAN (1)
Địa chỉ cơ quan (2)
Điện thoại (3) Fax
E-mail (4) Website
Số
/ (5)
Kính gửi: .............................................(6)
.............................................................(7)
.............................................................(8)

(1): Tên cơ quan.
(2): Địa chỉ cơ quan.
(3): Số điện thoại, số Fax.
(4): Địa chỉ email, Website cơ quan.
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

15

(5): Số, ký hiệu văn bản có trong phong bì.
(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản.
(7): Địa chỉ cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.
(8) Biểu tượng cơ quan, tổ chức (nếu có).
Ví dụ:
TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
Đường Đặng Đức Thuật – Tam Hòa – Biên Hòa – Đồng Nai
Điện thoại: 0613.894.355
Email:
Số: 01/BC-THPT

Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đồng Nai
Số 2, Nguyễn Thái Học, Tp.Biên Hòa, Đồng Nai

- Vào bì và dán bì:
+ Trước khi bỏ công văn vào phong bì cần kiểm tra kỹ: đã đề ngày, tháng,
năm chưa? Địa chỉ có chính xác không? Địa chỉ ghi bên trong có phù hợp như bên
ngoài không? Công văn đã ký tên đóng dấu chưa? .v.v...
+ Kiểm tra số tờ, trang để tránh nhầm lẫn, thiếu, thừa.
+ Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản sẽ được vào bì mà chọn lựa cách
gấp văn bản cho phù hợp. Khi gấp văn bản cần để mặt giấy không có chữ ra bên
ngoài, mặt giấy có chữ gấp vào trong.

+ Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.
+ Khi dán bì, phải đảm bảo không cho hồ dán dính vào văn bản; hồ dính
đều; mép bì được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng dán có độ kết dính cao, khó
bóc.
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu kí hiệu độ mật và dấu khác lên bì. Đối với văn bản
có dấu chỉ mức độ mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật giống dấu đóng trên văn bản
trong phong bì, bì ngoài trình bày như bì văn bản thường.
+ Trên bì văn bản đi (loại khẩn) phải đóng dấu độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng
khẩn” hoặc “Hỏa tốc’) đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu ký hiệu độ mật và dấu “Chỉ có người có tên mới được bóc bì”
trên văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 của Bộ công an.
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

16

* Chuyển phát văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng đối
tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ.
+ Khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản
phải ký nhận vào sổ.
* Mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ
Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn bản đi có thể trình bày trên khổ giấy
A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm)

bao gồm các cột:
Ngày chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Đơn vị hoặc
người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(1) Ngày chuyển: Ngày chuyển giao văn bản đi.
(2) Số, ký hiệu văn bản: Ghi theo số, ký hiệu văn bản của văn bản đi đó.
(3) Đơn vị hoặc người nhận: Ghi tên cá nhân nhận văn bản.
(4) Ký nhận: Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận.
(5) Ghi chú: Ghi những điều cần thiết như: mấy bản …
+ Ví dụ: Công văn số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 về việc
thành lập hội đồng xét duyệt Nhà giáo ưu tú.

Ngày chuyển

Số, ký hiệu
văn bản

Đơn vị hoặc
người nhận

Ký nhận

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

T.Hùng
T. Tâm
C. Quyên
C. Hà
12/03/12

27/QĐ-THPT

T.Dũng
T. Cảnh
C.Liễu
T.Hà
C.Hiền

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

17

………
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
+ Văn bản đi do cán bộ văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
đều được đăng ký vào sổ. Đối với những văn bản quan trọng, khi chuyển giao văn
bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.
Sổ dùng để chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan, tổ chức khác cũng như
cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức nên được in sẵn, kích thước:
210mm x 297mm
- Trang bìa và tờ đầu:
+ Bìa và tờ đầu của “Sổ chuyển giao văn bản đi” được trình bày tương tự
như sổ đăng ký văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi” và
không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”.
Mẫu sổ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI

TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN

SỔ CHUYỂN GIAO
VĂN BẢN ĐI
Năm: 2012

Quyển số: 1

- Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

18

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4
theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 05 cột theo mẫu sau:
Ngày
chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

(1)

(2)

(3)

Ký nhận Ghi chú
(4)

(5)

Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì, v.v..../.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Văn bản gửi qua bưu điện phải hoàn thành thủ tục phát hành và đăng ký vào
sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và
đóng dấu vào sổ.
Sổ gửi văn bản đi bưu điện được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc
148mm x 210mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.
- Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện
Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4

theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao
gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày
tháng
gửi văn
bản

Số, ký hiệu
văn bản

Nơi nhận văn bản

(1)

(2)

(3)

Võ Thị Minh Thùy

Số lượng Ký nhận và
bì
dấu bưu điện
(4)

(5)

Ghi
chú
(6)

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

19

Cột (1): Ghi ngày, tháng chuyển văn bản, đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản có trên văn bản hoặc trên phong bì.
Cột (3): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản và chữ ký của người nhận
văn bản.
Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản.
(5): Người nhận văn bản hoặc phong bì văn bản ký nhận và đóng dấu (nếu
có).
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác.
Ví dụ:
Ngày
tháng Số, ký hiệu văn
gửi văn
bản
bản
20/05

32/BC-THPT

Nơi nhận văn bản

Số lượng Ký nhận và

Ghi chú
bì
dấu bưu điện

Trường THPT Long
Khánh

1

…
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi
nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua địa chỉ e-mail của cơ quan, tổ chức nhận văn
bản. Nếu văn bản chuyển qua mạng internet thì file đính kèm đó là bản chính sau khi
được in ra và có đầy đủ thể thức, số,ký hiệu và chữ ký của Ban giám hiệu. Đối với
những văn bản quan trọng, có giá trị lưu trữ thì phải gửi bản được đóng dấu đỏ ngay
sau đó.
- Chuyển phát văn bản đi (loại mật)
Việc chuyển phát văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại điều
10 và điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ.
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Nếu văn bản
được gửi qua đường bưu điện, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư có
thể liên hệ với nơi nhận văn bản bằng điện thoại xem nơi nhận đã nhận được chưa.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

20

Trong trường hợp cần thiết, lập phiếu gửi để theo dõi chuyển phát văn bản
đến nơi nhận. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định.
Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2.5 Sắp xêp và quản lý các bản lưu văn bản đi
- Bản lưu quan trọng phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính
và được in bằng mực bền lâu.
- Tất cả văn bản đi của nhà trường đều được lưu tại trường ít nhất 2 bản
chính có đầy đủ thể thức, rõ ràng nhất: 01 bản lưu tại bộ phận chuyên môn trực
tiếp theo dõi, giải quyết vấn đề thuộc nội dung văn bản đó, cụ thể là lưu trong hồ
sơ công việc và 01 bản lưu tại bộ phận văn thư. Các bản lưu văn bản đi được phân
loại, sắp xếp các bản lưu khoa học theo thứ tự đăng ký để phục vụ cho việc tra cứu,
sử dụng.
- Văn bản đi được lưu tại văn thư phải được sắp xếp theo thứ tự được đăng
ký.
Đối với trường THPT Trấn Biên, số lượng văn bản ban hành trong 01 năm ít
nên sử dụng cách đăng ký tổng hợp và đánh số chung cho tất cả các văn bản của
nhà trường dựa theo thời gian ban hành văn bản kết hợp với số lượng của văn bản
để sắp xếp thành từng tập.
Ví dụ:
Tập lưu văn bản đi của trường THPT Trấn Biên năm 2011 (Từ số 01 đến số
141).
B. LẬP HỒ SƠ
Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư, bởi vì chỉ có lập
hồ sơ mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động văn thư và

hoạt động của nhà trường, tạo nguồn thông tin để nghiên cứu giải quyết công việc
trước mắt và sử dụng lâu dài về sau.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích nối liền công
tác văn thư và công tác lưu trữ.
Trong hoạt động của nhà trường thường có rất nhiều loại (giấy tờ, văn bản,
tài liệu và sổ sách) được hình thành trong những thời điểm khác nhau. Các văn bản
này, nếu để trong tình trạng rời rạc, phân tán sẽ gây nhiều khó khăn cho việc tra
tìm, nghiên cứu để giải quyết công việc hàng ngày và cho việc quản lý, giữ gìn văn
bản, tài liệu để lưu trữ sử dụng lâu dài. Nhằm để tránh thất lạc và sử dụng chúng
trong quá trình giải quyết công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, các
loại văn bản, giấy tờ, tài liệu, sổ sách đó phải được phân loại và sắp xếp khoa học.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

21

Vì vậy, việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành một hồ sơ là một công việc tất
yếu của người làm công tác văn thư – lưu trữ.
1. Lập hồ sơ
Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của nhà trường.
Các văn bản trong hồ sơ có thể thức đầy đủ và là bản chính.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
Mỗi văn bản chỉ đưa vào hồ sơ 1 bản chính, có chất lượng tốt nhất, có thể
thức văn bản hoàn chỉnh nhất. Trường hợp không có bản chính được thay bằng bản

sao có giá trị như bản chính.
Khi kết thúc hồ sơ cần loại bỏ ngay những văn bản trùng thừa, bản sao và
bản thảo khi đã có bản chính (trừ những bản thảo quan trọng).
3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Biên mục hồ sơ (hay còn gọi là trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên
trong và biên mục bên ngoài hồ sơ.
- Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ theo một trật tự nhất định, nhằm cố
định thứ tự cho các văn bản, đảm bảo mối liên hệ giữa các văn bản trong hồ sơ và
giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong hồ sơ được thuận tiện.
- Sắp xếp văn bản theo thứ tự của văn bản, là sắp xếp các văn bản có số nhỏ
trước rồi đến số lớn sau.
4. Đánh số tờ văn bản
- Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo thứ tự hợp lý thì ghi số thứ tự cho
từng tờ văn bản trong hồ sơ. Yêu cầu của việc đánh số tờ là cần ghi rõ ràng, chính
xác; mỗi tờ văn bản được ghi bằng một chữ số Ả rập (1,2,3…) vào góc phải, phía
trên của tờ văn bản.
- Khi đánh số tờ xong, nếu để sót một số tờ thì các tờ sót, tờ bổ sung được
đánh số trùng kèm theo chữ a, b, c (ví dụ 10a, 10b, 10c).
5. Lập mục lục văn bản
- Mục lục văn bản là bản thống kê các văn bản có trong một đơn vị bảo quản
(hồ sơ) theo mẫu in sẵn ngay trên trang bìa của hồ sơ.
- Mục lục văn bản giúp cho việc quản lý văn bản trong hồ sơ được chặt chẽ
và tra tìm văn bản trong hồ sơ dễ dàng, thuận lợi.
- Mục lục văn bản chỉ lập cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
và lâu dài. Khi lập mục lục văn bản cần viết đầy đủ rõ ràng, chính xác không viết
tắt những từ không thông dụng.
Mẫu mục lục văn bản được trình bày trên khổ giấy A3 như sau:
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

22

STT

Số, ký
hiệu văn
bản

Ngày
tháng văn
bản

Tác giả
văn bản

Trích yếu
nội dung
văn bản

Số tờ

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

+ Cột 1: Ghi số thứ tự của văn bản trong hồ sơ.
+ Cột 2: Ghi số, ký hiệu của văn bản được ghi trên văn bản
+ Cột 3: Ghi ngày tháng năm của văn bản đã được ghi trên văn bản.
+ Cột 4: Ghi tên cơ quan hoặc đơn vị ban hành văn bản (không ghi tên chủ
quản).
+ Cột 5: Ghi trích yếu nội dung của văn bản đã được ghi trên văn bản (có tên
gọi thì ghi cả tên gọi).
+ Cột 6: Ghi số tờ văn bản.
+ Cột 7: Ghi chú những điều cần thiết.
Ví dụ: Quyết định số 27/QĐ-THPT ngày 12 tháng 03 năm 2012 về việc
Thành lập Hội đồng xét duyệt nhà giáo ưu tú của trường THPT Trấn Biên.
STT
(1)
1

Số, ký
Ngày tháng
hiệu văn
văn bản

bản
(2)
27/QĐTHPT

(3)
12/03/12

Tác giả
văn bản

Trích yếu nội dung
văn bản

Số tờ

Ghi
chú

(4)

(5)

(6)

(7)

Quyết định về việc
THPT
thành lập Hội đồng
Trấn Biên xét duyệt nhà giáo

ưu tú

1

…..

 Chứng từ kết thúc:
Chứng từ kết thúc gồm:
- Số lượng tờ văn bản có trong hồ sơ.
- Tình trạng vật lý của các văn bản trong hồ sơ.
Chứng từ kết thúc được trình bày như sau:
+ Dòng “CHỨNG TỪ KẾT THÚC” cách bảng thống kê văn bản 15mm,
canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
+ Dưới dòng “CHỨNG TỪ KẾT THÚC” 10mm là các dòng chữ:
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

23

Đơn vị bảo quản này gồm có ……. tờ.
(Viết bằng chữ: ………………)
Mục lục văn bản có …………….. tờ.
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ: …….
Các dòng chữ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
cách nhau 10mm.
Mẫu được áp dụng:

CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có………tờ.
(Viết bằng chữ……………………)
Mục lục văn bản có……….tờ
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ:
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
…., ngày ….. tháng….năm……
Người lập hồ sơ
Ví dụ:
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có 69 tờ.
(Viết bằng chữ: Sáu mươi chín tờ).
Mục lục văn bản có 01 tờ.
Đặc điểm trạng thái của tài liệu bên trong hồ sơ: Tốt.
Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2012
Người lập hồ sơ

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên


Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

24

Mẫu bìa hồ sơ, kích thước 210mm x 297mm :
TRƯỜNG THPT
TRẤN BIÊN

Ký hiệu thông tin: ……

2011-2012

Số: ….VT

HỒ SƠ
CÔNG VĂN ĐI
Từ số: 01
115
(Từ ngày 01/01/11 đến ngày 24/06/11)
Gồm 69 tờ

Phông số: ……….
Mục lục số: ……..
Hồ sơ số: 01

THỜI HẠN BẢO QUẢN
Lâu dài

Sau khi hoàn chỉnh một hồ sơ ta bỏ vào bìa 3 dây (trong bìa ba dây để
khoảng 5 hồ sơ đã hoàn chỉnh), ngoài gáy bìa 3 dây ta ghi: “Hồ sơ công văn đi năm
học 2011 – 2012, từ số 01 đến số 250.
Ví dụ: Hồ sơ công văn đi năm học 2011 – 2012 từ số 01 đến 250.

Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên

Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi và lưu trữ hồ sơ

25

Sắp xếp các bìa ba dây chứa hồ sơ đó lên các giá, tủ và có trách nhiệm bảo
quản.
Khi cần sử dụng văn bản lưu, chỉ cần mở tủ lưu hồ sơ, nhìn vào gáy của bìa
ba dây, xác định số công văn cần tìm nằm trong hồ sơ số mấy, năm nào thì có thể
tìm thấy công văn mình muốn tìm một cách dễ dàng.
Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của nhà trường. Mẫu sổ và việc ghi sổ được
thực hiện như sau:
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU
Sổ sử dụng bản lưu được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
- Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ
chuyển giao văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”.
- Phần đăng ký sử dụng bản lưu
Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3
(420mm x 297mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
Ngày Họ và tên Số, ký hiệu, Tên loại và Hồ sơ Ký
Ký
Người Ghi
tháng của người ngày tháng trích yếu nội số nhận nhận cho phép chú
sử dụng của văn bản dung văn bản
mượn trả sử dụng
(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

Cột 1: Ghi ngày, tháng phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những
ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12.
Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị tổ của người sử dụng bản lưu.
Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản.
Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp, đánh số ký hiệu
và bảo quản tại văn thư.
Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.
Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại
bản lưu.
Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.
Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử
dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép), v.v..../.
III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
Võ Thị Minh Thùy

Trường THPT Trấn Biên