Hoàn thiện công tác tổ chức tại trung tâm truyền dẫn KV3.doc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
KHOA SAU ĐẠI HỌC

Chuyên đề môn Ứng dụng Lý thuyết hệ thống
GVHD: PGS.TS Lê Thanh Hà
TS.Huỳnh Thanh Tú
Học viên: Vũ Lê Việt Hà
Lớp: QTKD Đêm 2 - K16
TPHCM, tháng 2/2008
LỜI NÓI ĐẦU
Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của các tổ chức, doanh nghiệp về quy
mô và trình độ lao động, vấn đề huy động và sử dụng nguồn nhân lực một cách có
hiệu quả đang trở thành vấn đề thiết yếu được tất cả các doanh nghiệp quan tâm. Vấn
đề này trở thành một động lực quan trọng làm cho công tác tổ chức tại các doanh
nghiệp ngày càng khó khăn và phức tạp.
Không nằm ngoài vòng quay của kinh tế thị trường, Tổng Công ty Viễn thông
Quân đội (Viettel) cũng đang ngày càng nảy sinh những vấn đề trong công tác tổ
chức. Trung tâm Truyền dẫn KV3 – Công ty Truyền dẫn Viettel cũng là một đơn vị
phụ thuộc, trực thuộc Tổng Công ty Viễn thông Quân đội. Chính vì vậy vấn đề tổ
chức hiệu quả cũng đang được Trung tâm Truyền dẫn KV3 tìm hiểu, xem xét, vận
dụng và phát huy khả năng nội lực trong tổ chức để huy động, sử dụng và duy trì
nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt nhất cho công tác kinh doanh và phát triển bền
vững của Tổng Công ty nói chung và Trung tâm Truyền dẫn KV3 nói riêng.
Để thực hiện tốt nhất công tác tổ chức, doanh nghiệp cần phải áp dụng hiệu
quả các nguyên tắc trong tổ chức và nắm vững chức năng này một cách hệ thống theo
quan điểm của lý thuyết hệ thống nhằm có một cái nhìn tổng quát và cụ thể cho từng
vấn đề. Chính vì những ý nghĩa quan trọng đó của công tác tổ chức trong quản trị
doanh nghiệp, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức tại Trung tâm Truyền
dẫn KV3” nhằm đánh giá, phân tích và tìm ra những giải pháp để hoàn thiện và góp
phần củng cố công tác tổ chức tại Trung tâm.

Đề tài được thực hiện trong phạm vi xem xét các vấn đề tổ chức của Trung
tâm từ trước đến nay để tìm ra giải pháp hoàn thiện cho công tác tổ chức từ năm 2008
trở đi. Do thời gian và năng lực có hạn, đề tài do tôi thực hiện không thể tránh khỏi
những sai xót ngoài ý muốn. Tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô
để đề tài được hoàn thiện hơn và có thể áp dụng vào thực tế không những của Trung
tâm Truyền dẫn KV3 mà còn của các đơn vị khác trong Tổng Công ty nhằm nâng cao
công tác tổ chức của doanh nghiệp.
Chân thành cảm ơn./.
- Người thực hiện -

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
1.1.1. Khái niệm tổ chức trong quản trị ........................................................ 1
1.1.2. Nội dung tổ chức trong quản trị .......................................................... 1
2.2.1. Ưu điểm ............................................................................................... 6
2.2.2. Nhược điểm .......................................................................................... 7
3.2.1. Nhóm giải pháp về tổ chức ................................................................. 10
3.2.2. Nhóm giải pháp về sử dụng nguồn nhân lực ...................................... 10
3.2.3. Nhóm giải pháp về đánh giá, động viên ............................................. 11
3.2.4. Nhóm giải pháp hỗ trợ ........................................................................ 11
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI TT TRUYỀN DẪN KV3
1. Cơ sở lý luận về chức năng tổ chức theo quan điểm hệ thống
1.1. Lý thuyết hệ thống về chức năng tổ chức
1.1.1. Khái niệm tổ chức trong quản trị
 Theo góc độ của khoa học quản trị, tổ chức là việc hệ thống, liên kết các
bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các kế
hoạch, mục tiêu đã đề ra. Công tác tổ chức được xem xét trên 3 khía

cạnh: tổ chức guồng máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự.
Theo quan điểm này, chức năng tổ chức sẽ bao gồm:
- Xây dựng và hoàn thiện guồng máy cùng cơ cấu quản trị;
- Liên kết các bộ phận thành một thể thống nhất nhằm đạt mục tiêu quản trị đã
đề ra;
- Thiết kế và thực hiện công việc;
- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về chuyên môn, nhiệt tình và trách
nhiệm trong công tác, có tinh thần tập thể, đoàn kết nội bộ.
Công tác tổ chức phải đảm bảo được các yêu cầu về tính khoa học, hiệu quả, kết
hợp quyền và lợi ích cùng trách nhiệm, cụ thể, sáng tạo, kết hợp lợi ích trước mắt và
lâu dài...
 Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, tổ chức là quá trình xác định
những công việc cần làm, phân công cho các bộ phận và các cá nhân đảm
nhận các công việc đó, thiết lập và tạo ra những mối quan hệ cần thiết
trong nội bộ và bên ngoài nhằm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp
đặt ra với hiệu quả tối ưu.
Cơ cấu tổ chức quản lý là một tổng thể gồm những bộ phận quản lý với chức
năng, quyền hạn nhất định, được phân bổ ở các cấp quản lý khác nhau, có mối quan
hệ qua lại với nhau, có khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức đã vạch ra.
1.1.2. Nội dung tổ chức trong quản trị
 Xác lập được cơ cấu tổ chức hợp lý trên cơ sở xuất phát từ những mục
tiêu đã hoạch định. Để có thể xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý,
nhà quả trị cần phải quan tâm đến các yếu tố như nhiệm vụ, mục tiêu
chiến lược; môi trường hoạt động; lĩnh vực và quy mô hoạt động; năng
lực và trình độ của nguồn nhân lực. Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức cần
trả lời được các câu hỏi về tầm hạn quản lý, các cấp trung gian, phân chia
bộ phận, khả năng thích nghi và phát huy tác dụng của cơ cấu tổ chức.
Học viên: Vũ Lê Việt Hà Page 1
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI TT TRUYỀN DẪN KV3
Bên cạnh đó, để thiết kế cơ cấu tổ chức hợp lý và vận hành hiệu quả, quá

trình này phải được thực hiện theo đúng quy trình gồm các bước:
- Khảo sát và phân tích hệ thống quản lý hiện có.
- Xác định mục tiêu và phương hướng.
- Xác định các phần tử, chức năng cơ bản.
- Xác định số cấp, số bộ phận từng cấp.
- Xác định quyền hạn, trách nhiệm các cấp.
- Xác định mối quan hệ giữa các cấp, các bộ phận.
 Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức là một yếu
tố quan trọng nhằm đảm bảo các nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp
được thực hiện. Việc thiết lập các mối quan hệ thường có hai xu hương
cơ bản là phân quyền và tập trung quyền lực.
Phân quyền là giao quyền quyết định cho cấp dưới. Việc phân quyền mang lại
những lợi ích nhất định như tính phù hợp của các quyết định được nâng cao, công
việc triển khai nhanh, tạo tính chủ động cho cấp dưới. Bên cạnh đó, tập trung quyền
lực là quyền lực được tập trung vào một số bộ phận hoặc cá nhân nhất định. Việc xác
định xu hướng nào trong quản trị phải đảm bảo sự tương xứng giữa quyền hạn và
trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân.
 Xác định biên chế của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức và trên cơ sở đó
tuyển dụng, bố trí và sử dụng người cho phù hợp với yêu cầu của công
việc.
Sơ đồ 1: Nội dung của công tác tổ chức dưới quan điểm hệ thống
Học viên: Vũ Lê Việt Hà Page 2
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC TẠI TT TRUYỀN DẪN KV3
 Việc thực hiện định biên và bố trí cán bộ được sử dụng phương pháp tiếp
cận hệ thống là một phương pháp quan trọng. Theo quan điểm hệ thống,
việc định biên của một tổ chức theo phương pháp tiếp cận hệ thống được
thực hiện thông qua nhiều bước, trong đó có các bước quan trọng như: kế
hoạch của doanh nghiệp, kế hoạch của tổ chức, số lượng quản lý cần
thiết, nguồn cán bộ, phân tích nhu cầu cán bộ quản lý, tuyển dụng và đào
tạo. Còn việc lựa chọn cán bộ thì bao gồm các bước như: kế hoạch về

nhu cầu cán bộ, yêu cầu đối với từng đơn vị, đặc điểm cá nhân, tuyển
dụng, định hướng, thực hiện công tác quản lý và công việc của doanh
nghiệp.
Theo phương pháp này, việc định biên có quan hệ chặt chẽ với hệ thống quản
lý, đặc biệt là các kế hoạch của doanh nghiệp. Nó có thể được xem như là một quá
trình hệ thống hóa và quản lý các nguồn lực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nó còn
có liên quan đến nhiều vấn đề về công việc hiện tại và tương lai.
1.2. Quan điểm nghiên cứu theo lý thuyết hệ thống
Để nghiên cứu vấn đề về tổ chức trong quản trị, chúng ta cần nghiên cứu vấn đề
dựa trên phương diện cụ thể và tổng thể. Để xem xét vấn đề một cách thỏa đáng,
chúng ta cần đứng ở nhiều góc độ khác nhau, nhìn nhận vấn đề bằng con mắt khách
quan để hiểu thấu vấn đề, từ đó phối hợp các nghiên cứu lại với nhau nhằm tìm ra
giải pháp hoàn thiện vấn đề đúng đắn và hợp lý nhất.
Học viên: Vũ Lê Việt Hà Page 3
1. Mục
tiêu
doanh
nghiệp
Liên hệ ngược
2. Các
mục
tiêu
chính
sách
kế
hoạch
hỗ trợ
3. Xác
định và
phân loại

các hoạt
động cần
thiết để
thực hiện
mục tiêu
4.
Nhóm
các
hoạt
động
theo
nguồn
lực và
hoàn
cảnh
5.
Giao
quyền
hạn
cho
người
đứng
đầu
mỗi
nhóm
6. Ràng
buộc các
nhóm
ngang
dọc qua

các mối
liên hệ
quyền
hạn và
thông tin
7. Biên
chế
8. Chỉ
đạo
9. Kiểm
tra