Bài tập về môn soạn thảo văn bản

SOẠN THẢO VĂN BẢN BÁO CÁO_10DKT
I. Khái niệm
Báo cáo nằm trong hình thức văn bản hành chính dùng để trình bày cho rõ tình hình hay sự việc
đã xảy ra, ví dụ như: báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm, báo cáo định kỳ,
báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề, báo cáo hội nghị….
Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc ,vụ việc, quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể.
Báo cáo thường là bản tổng hợp về tình hình sự việc và các kết quả đạt được của một cá
nhân hay tập thể.
Giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương
mới thích hợp
II.

Yêu cầu của báo cáo
Phải trung thực, khách quan, chính xác:
- Phản ánh đúng sự thật khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm, thuận lợi, khó khăn, việc
đã giải quyết, việc còn tồn đọng, không được hư cấu hoặc chủ quan duy ý chí.

- Người trực tiếp soạn thảo không được thiên vị, không thêm bớt hiện tượng nhằm bóp méo sự
thật, phải trung thực và khách quan toàn diện trong cách đưa tin và đánh giá trong báo cáo. Cần
phải theo dõi, nghiên cứu sâu sát quá trình diễn biến sự việc, hiện tượng để tìm nguyên nhân
phản ánh và báo cáo. Nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa ra những nguồn tin
không chính xác, không toàn diện, sẽ làm lãnh đạo đưa ra giải pháp không đúng, xử lý thiếu kịp
thời và không triệt để.
Phải cụ thể, trọng tâm
- Người soạn thảo phải đầu tư thời gian, chọn lọc các số liệu và sự kiện về các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ chính yếu của tổ chức mình để đưa vào báo cáo, không nên liệt kê tràn lan
mọi sự việc, hiện tượng xảy ra. Tập hợp được số liệu chính xác, ăn khớp với nhau là việc làm
cần thiết, song đòi hỏi phải biết lập luận để thấy được ưu khuyết điểm thông qua những con số
đó. Cần tránh những con số ma hoặc những sự kiện chung chung không chứng minh, lý giải
được điều gì. Trường hợp cần giải thích kỹ hơn thì có thể đính kèm theo báo cáo các bản phụ

lục ghi các số liệu làm phương tiện minh chứng cho các kết luận trong báo cáo.

- Một bản báo cáo chỉ thuần túy thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm, bài
học gì thì đó là báo cáo kém chất lượng, hiệu quả. Cần xuất phát từ mục đích, yêu cầu của từng
loại báo cáo, xuất phát từ đối tượng đọc báo cáo mà có phương pháp viết báo cáo cho cụ thể,
mạch lạc, hợp với người nghiên cứu. Tránh báo cáo tràn lan, vụn vặt, sa vào chi tiết rườm rà, sa
vào các số liệu rắc rối mà phải chọn đúng trọng tâm, trọng điểm.


Phải kip thời, nhanh chóng:
Báo cáo kịp thời thể hiện ý thức, kỷ luật, ý thức tôn trọng tổ chức, tôn trọng cấp trên, có trách
nhiệm với công việc. Báo cáo chậm trễ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp
dưới, dẫn đến hậu quả không thể ứng phó kịp thời, nhanh nhạy với tình hình để có những quyết
định và mệnh lệnh chính xác, nhiều trường hợp gây ra hậu quả lớn trong quản lý.
III.

Các trường hợp sử dụng báo cáo:
Các tình huống:
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trường THCS Trần Quốc Toản

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
Bắc Ninh, ngày 28 tháng 11 năm 2003.
Báo cáo

Về kết quả hoạt động chào mừng ngày 20 - 11
Kính gửi : Ban Giám hiệu Trường THCS Trần Quốc Toản.

Để thiết thực chào mừng Ngày Nhà giáo Việt Nam 20 - 11, hưởng ứng đợt phát động thi
đua làm nhiều việc tốt của Ban Giám hiệu nhà trường, trong tháng 11 vừa qua, lớp 7B đã
có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể là :
1, Về học tập : Cả lớp đã có 86 tiết học được xếp loại tốt. Cả lớp được 16 điểm 10, 25
điểm 9, trong đó bạn Lê Văn là người đạt nhiều điểm 9 và 10 nhất. Trong số 45 bạn chỉ
còn 2 bạn bị điểm dưới trung bình.
2, Về kỉ luật : Cả lớp không bạn nào đi học muộn, không bạn nào bị thầy, cô giáo nhắc
nhở trong giờ học, không xảy ra điều gì ảnh hưởng tới việc học tập của lớp.
3, Về lao động : Lớp đã tham gia lao động tập thể 3 buổi theo lịch của nhà trường : Dọn
vệ sinh, chăm sóc và bảo vệ cây. Kết quả các buổi lao động đều tốt, 4 bạn nghỉ có lí do.
4, Các hoạt động khác : Lớp đã tham gia 2 tiết mục trong buổi biểu diễn văn nghệ của
nhà trường; làm được một tờ báo tường với chủ đề chào mừng ngày 20 - 11.
Thay mặt lớp 7B
Lớp trưởng
(Kí và ghi rõ họ tên)
CÁC TÌNH HUỐNG ÁP DỤNG VĂN BẢN BÁO CÁO
KHI MUỐN TỔNG HỢP TRÌNH BÀY VỀ VỀ TÌNH HÌNH ,SỰ VIỆC ,
TRÌNH BÀY VỀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA MỘT CÁ NHÂN HAY TỔ
CHỨC






Kết quả hoạt động chào mừng ngày 20-11
kết quả nguyên góp ủng hộ học sinh vùng lũ
Báo cáo tổng kết năm học 2011-2012
Báo cáo kết quả học tập
Báo cáo đại hội chi đoàn

Một số báo cáo thườn dùng trong lĩnh vực kế toán


 Báo cáo công nợ đầu năm.























IV.

Báo cáo công nợ phải thu.

Báo cáo công nợ phải trả
.Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu
Báo cáo kiểm kê tài sản cố định.
Báo cáo mua vật tư hàng hóa dự trữ.
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa dự trữ.
Báo cáo tăng giảm nguồn vốn dự trữ vật tư, hàng hóa.
Báo cáo thiếu hụt vật tư hàng hóa dự trữ.
Báo cáo thu - chi lãi đầu tư tài chính.
Báo cáo thu bảo hiểm xã hội (B05a - BH).
Báo cáo thu chi về phí hàng dự trữ và tình hình phân phối chênh lệch thu chi.
Báo cáo thu nộp tiền hàng dự trữ.
Báo cáo thực hiện vốn đầu tư.
Báo cáo tình hình sử dụng số kinh phí quyết toán năm trước chuyển sang.
Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định.
Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu dự toán.
Báo cáo tồn kho đầu năm.
Báo cáo tổng hợp công nợ.
Báo cáo tổng hợp tình hình thu - chi quỹ bảo hiểm xã hội.
Báo cáo tổng hợp tồn kho.
Báo cáo xuất bán vật tư hàng hóa dự trữ.

Phân loại báo cáo
Công tác
Chuyên đề
Chuyên môn
Chung
Thực tế


- a). báo cáo công tác:: là báo cáo để tổng kết đánh giá tình hình sau khi thực hiên công

-

-

tác kiểm tra, giám sát thực tế nhằm mục đích khái quát tình hình công tác, tóm tắt
chương trình, kế hoạch từ đó đánh giá kết quả công tác và đề xuất kế hoạch hiệu quả
hơn.
Sau đây là ví dụ………………………..
b). báo cáo chuyên đề: là báo cáo viết về các đề tài khoa học và các kết quả đạt được dựa
trên sự tìm hiểu,nghiên cứu thực tế trong một thời gian nhất định.
Sau đây là ví dụ………………………..
c). báo cáo chuyên môn: là việc thực hiện một quy trình, nghiệp vụ liên quan đến chuyên
môn của một tập thể, 1 cá nhân.
Sau đây là ví dụ:………………………
d). báo cáo chung: là các báo cáo nhanh, sơ lược nhưng tổng quát về tình hình hoạt động
của các tổ chức vào một thời điểm nhất định như là tổng quan về ngành kinh tế hằng
năm, marketing, tình hình hoạt đông của một công ty, doanh nghiệp.
sau đây là ví dụ:……………………….
e) báo cáo thực tế: là báo cáo các thông tin, số liệu dựa trên sự điều tra, tìm hiểu, đánh
giá thực tế về một hoặc nhiều vấn đề mà tổ chức yêu cầu.
Sau đây là ví dụ:……………………….


*** phân biệt các loại báo cáo: đây là phân biệt chủ quan thôi nhen!!!ko bik có đúng k oak mng

V.

Phương pháp soạn thảo báo cáo
1. Nội dung:

a/ Công tác chuẩn bị: 7 bước
- Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo
chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát.
- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp.
- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo
cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.

b/Xây dựng dàn bài: bắt buộc có 3 phần
- Mở đầu: Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công
tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh
hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.
- Nội dung chính: - Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá
tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.


+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công
việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm
kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên
nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.
- Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm.
- Các biện pháp tổ chức thực hiện:
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.

c/Viết dự thảo báo cáo:
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có
thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối
chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.
- Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn
cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng.
Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà
không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề,
có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể
lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.

d/Đối với các báo cáo quan trọng:
- Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự
thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

Trình lãnh đạo thông qua:
- Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề… cần
phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản
lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội


nghị.
- Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác
giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các
báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì

phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo.
phần nội dung phải trả lời được các câu hỏi: báo cáo của ai,báo cáo với ai,báo cáo về
việc gì và kết quả như thế nào?
2. Hình thức một báo cáo:
Bao cao cong tac (Spy): Hương gửi

VI.

Mẫu trình bày báo cáo: