Bài giảng quản trị dự án trên máy tính bài 1 đh kinh doanh và công nghệ hà nội

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình môn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án



Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc



Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 1
DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN


Nội dung chính











Khái niệm dự án
Ý nghĩa của dự án
Công tác lập và phê duyệt dự án
Lộ trình dự án
Tổng quan về quản lý dự án
Quy trình quản lý yêu cầu
Quy trình lập kế hoạch
Quy trình quản lý rủi ro
Quy trình giám sát dự án
Quy trình đóng dự án











Dự án xuyên Việt
Thu thập yêu cầu dự án
Ước lượng thời gian, chi phí, nhân
công, khối lượng
Lập kế hoạch dự án
Thiết lập lịch trình dự án
Phòng chống rủi ro dự án
Giám sát và điều chỉnh dự án
Đóng dự án

Thảo luận ý nghĩa của các quy
trình quản lý dự án


Khái niệm dự án






Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm
đạt các kết quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn
về quy mô, phạm vi, giới hạn về thời gian, chi phí, tài
nguyên cho trước.
Dự án có tính duy nhất, tính tạm thời và tính bất định,
đòi hỏi phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo
thành công
Việc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên
các tiêu chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra.


Hãy cho ví dụ về dự án?


Dự án 1: <tên dự án>










Mục tiêu:
Sản phẩm/công trình:
Quy mô/phạm vi:
Giới hạn thời gian:
Giới hạn chi phí:
Giới hạn tài nguyên khác:

Dự án 2: <tên dự án>







Mục tiêu:
Sản phẩm/công trình:
Quy mô/phạm vi:
Giới hạn thời gian:
Giới hạn chi phí:
Giới hạn tài nguyên khác:


Ý nghĩa của dự án






Là công cụ để thực hiện những công việc mang
tính duy nhất, bất định và tạm thời
Tăng cường khả năng quản lý các gói công việc
có rủi ro cao đạt được mục tiêu trong giới hạn
thời gian và tài nguyên
Là cơ sở để liên kết các bên liên quan trong quá
trình thực hiện công việc




Thẩm định, cấp vốn
Xin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốn
Giám sát, đánh giá hiệu quả


Lập và phê duyệt dự án
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Môi trường vĩ mô
Thị trường

Kỹ thuật
Tài chính
Kinh tế xã hội
Triển khai


Lộ trình dự án


Tổng quan về quản lý dự án


Mục tiêu




Đảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng
trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước

Nội dung thực hiện




Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án
hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất
lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều

kiện tốt nhất cho phép
Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế
hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêu


Các mục tiêu của quản lý dự án


Chủ đề thảo luận


Đi chợ có phải là một dự án?



Thế nào là người đi chợ giỏi?



Thế nào là người quản lý dự án giỏi?



Những yếu tố cần để ý khi đi chợ?



Những yếu tố cần quản lý trong dự án?



Tại sao phải quản lý dự án?


Mô hình quản lý dự án

Quản lý
dự án


Các lĩnh vực cần quản lý trong dự án


Các quy trình cho quản trị dự án
1.

Quản lý yêu cầu dự án

2.

Lập kế hoạch dự án

3.

Xác định rủi ro và phòng chống rủi ro

4.

Giám sát và điều chỉnh dự án

5.

Đóng dự án


Quy trình quản lý yêu cầu dự án
1.

Xác định các bên liên quan đến dự án




2.

Tìm hiểu yêu cầu








Khách hàng, người sử dụng
Nhà đầu tư, tài trợ
Các cơ quản lý

Tìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quan

Lập danh sách yêu cầu
Phân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầu
Quản lý trạng thái thực hiện yêu cầu
Quản lý các thay đổi yêu cầu
Kiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầu


Quy trình lập kế hoạch dự án
1.
2.
3.
4.
5.

Xác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầu
Thiết kế sản phẩm, dịch vụ, công trình sẽ thực hiện
Phân rã công việc, ước lượng công việc cần làm
Xác định nhân công, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự án
Xây dựng lịch trình dự án:


6.
7.
8.
9.

phân công ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nào

Xác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi ro
Cập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi ro

Xác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quan
Tiến hành khởi động dự án


Quy trình quản lý rủi ro dự án
1.
2.
3.
4.

Xác định các nguồn rủi ro (con người, môi trường, vật
tư, công cụ, công nghệ, phối hợp, yêu cầu, sản phẩm)
Xác định các rủi ro gắn với từng nguồn
Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra? Mức độ ảnh hưởng?
Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro
1.

5.
6.

Chuyển / Tránh / Giảm nhẹ / Chấp nhận

Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục
Thực hiện cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện kế
hoạch phòng chống rủi ro


Quy trình giám sát và điều
chỉnh
Theo dõi các vấn đề phát sinh về công việc, nhân công,

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

công nghệ, vật tư…
Thu thập các số liệu về sản phẩm làm được, nhân công bỏ
ra, chi phí đã tiêu hao, thời gian thực hiện
Tiến hành đối chiếu với kế hoạch để xác định sai lệch
Tiến hành phân tích các vấn đề của dự án
Tiến hành kiểm soát tình trạng nguồn lực dự án
Thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu
dự án
Báo cáo tình hình dự án cho các bên liên quan
Giám sát và cập nhật rủi ro dự án


Quy trình đóng dự án
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Thống kê các sản phẩm hoàn công
Thống kê các vấn đề chất lượng
Thống kê nhân công, chi phí, thời gian đã bỏ ra
Phân tích lợi nhuận trên cơ sở đối chiếu với kế hoạch
Xem xét mức độ đạt mục tiêu cấp 1, cấp 2
Rút ra bài học kinh nghiệm
Tiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giao
Giải phóng các nguồn lực cho dự án


Dự án đi xe máy xuyên
Việt
Mục tiêu dự án







Du lịch
Quảng bá về tiết kiệm năng lượng

Các bên liên quan




Điện lực Việt nam

Xí nghiệp bóng đèn-phích nước Rạng Đông
Sinh viên lớp….


Xác định yêu cầu dự án


Điện lực Việt nam





Nâng cao nhận thức cộng đồng về tiết kiệm năng lượng
Cổ vũ phong trào sử dụng đèn compact

Xí nghiệp Rạng Đông





Quảng cáo cho đèn compact Rạng Đông
Đảm bảo hơn 10.000 dân tại các thành phố lớn dọc
quốc lộ 1A biết đến đèn Rạng Đông
Đoàn xe máy gây chú ý bằng, áo, mũ, cờ đồng phục
Tuân thủ luật giao thông, đi ban ngày


Thiết kế lộ trình



Lập lộ trình các cung đường











Chặng
Chặng
Chặng
Chặng
Chặng
Chặng

1: Hà Nội – Hải Phòng – Thái Bình – Nam Định
2: Nam Định – Ninh Bình – Thanh Hóa - Vinh
3: Vinh – Hà Tĩnh – Quảng Bình – Quảng Trị
4: Quảng Trị - Quảng Ngãi – Huế - Đà Nẵng
5: Đà Nẵng – Quy Nhơn – Nha Trang – Phan Thiết
6:Phan Thiết – Vũng Tàu – TP. Hồ Chí Minh

Ước lượng ‘khối lượng’ - độ dài đường:
Ước lượng ‘năng suất’ – tốc độ đi:

Ước lượng ‘thời gian’ – thời gian chạy:


Lập kế hoạch dự án
1.

Mục tiêu


2.
3.
4.
5.
6.

KL: … km NC: … giờ

Giai đoạn
Nhân lực
Cơ sở vật chất
Đào tạo
Phối hợp các bên

LT: … ngày CP: … triệu


Lịch trình & rủi ro

ID

TG

Công việc

Thời
lượng

Rủi ro

T1

07:00

Dậy

T2

07:30

Ăn sáng

T3

08:00

Xuất phát

T4

09:30

Nghỉ uống nước

Thủng lốp

T5

10:00

Chạy tiếp

Đứt phanh

T6

11:30

Ăn trưa

T6

12:30

Ngủ trưa

T8

13:30

Xuất phát

T9

15:30

Nghỉ uống nước

T1
0

16:00

Chạy tiếp

T1
1

16:30

Nghỉ ăn tối

T1
2

22:00

Ngủ

Dậy muộn
Đau bụng

Đứt xích
Hết xăng
Mưa to
Say nắng
Lạc đường

Khả
năng

Ảnh
hưởng

Mức
độ

Chiến
lược

Phòng
chống

Khắc
phục