Đề cương ôn tập kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản

Đề cương ôn tập

Kỹ thuật soạn thảo và ban
hành văn bản


Vấn đề 1: Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.
Văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu
nhất định.
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.

Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt
trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở
những đặc điểm sau:

+ Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người
có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền
ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.
Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được
ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng
nhiệm vụ của mình.
Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm
pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ
chủ quản mới có quyền đó.
+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục
đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.
+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban

hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các
hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi
phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo
hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất
định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra


sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.
+ Về bảo đảm thi hành.
Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải
thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc
cưỡng chế.
+ Về văn phong.
Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ chủ
thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần biểu
cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn bản quản
lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản
khoa học.
Vấn đề 2: Hãy nêu các ví dụ thực tế để làm sáng tỏ những chức năng cơ bản của văn bản
quản lý nhà nước. Tính pháp lý của văn bản quản lý nhà nước được hiểu như thế nào và
liên quan như thế nào đến thể thức văn bản?
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ các cơ quan nhà nước hoặc giữa
các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý nhà nước có các chức năng cơ bản là chức năng thông tin, chức
năng quản lý, chức năng pháp lý, chức năng thống kê, chức năng văn hoá - xã hội.

1. Chức năng thông tin.
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là
nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Chức năng
thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:
- Ghi lại các thông tin quản lý.
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay
giữa hệ thống với bên ngoài.
- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý.


- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền
đạt thông tin khác.
Ví dụ: Các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane) vừa qua giúp cho các
cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và nhân dan biết, chủ động có biện pháp phòng
chống bão.
2. Chức năng quản lý.
Đây là chức năng có tính chất thuộc tính của văn bản quản lý. Chức năng quản lý
của văn bản thể hiện ở những khía cạnh sau:
- Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc tổ chức tốt công việc của
các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham
gia vào tổ chức thực hiện quyết định.
- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản
lý.
Ví dụ: Căn cứ các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão Xangsane), các cơ quan
quản lý Nhà nước Trung ương và địa phương đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn
trong công tác chỉ đạo phòng chống bão.
3. Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp

luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và
thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó. Mệnh lệnh chứa
trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo. Bản thân văn bản là
chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt
động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây
dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức.
- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ
thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị
quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi
văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao.


Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành...; giữa UBND tỉnh với UBND
huyện, các sở, ban, ngành; giữa Bộ Công nghiệp với các nhà máy, xí nghiệp; Cục Thuế
với tổ chức kinh doanh.
- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết
các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan.
- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất, cơ sở để
giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan
hệ pháp lý nảy sinh.
Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung và thể
thức) với quy định pháp luật hiện hành.
Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định
pháp luật về nội dung và thể thức.
Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố về hình
thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản. Như vậy
thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản.
Vấn đề 3: Văn bản quản lý nhà nước có những vai trò gì trong hoạt động của
cơ quan nhà nước? Thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ

quan hành chính nhà nước đã phát huy những vai trò đó như thế nào?
1. Văn bản quản lý nhà nước đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ
quan quản lý nhà nước.
Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin rất lớn, đa
dạng và biến đổi. Văn bản quản lý nhà nước cung cấp các loại thông tin sau:
+ Thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục
tiêu, phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị.
+ Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị.
+ Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau.
+ Về tình hình đối tượng bị quản lý, sự biến động của cơ quan, chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
+ Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý...


Để văn bản phát huy hiệu quả vai trò cung cấp thông tin đảm bảo cho hoạt động của
từng bộ phận, từng đơn vị có hiệu quả, vấn đề không chỉ là cung cấp thông tin mà quan
trọng là chất lượng của thông tin.
Chất lượng của văn bản phụ thuộc vào chất lượng của thông tin có trong văn bản.
Đến lượt mình, chất lượng thông tin phụ thuộc vào tính chính xác, chân thực, tính cập
nhật, đồng bộ, toàn diện, tính thuyết phục của van ban. Trên thực tế, vẫn còn văn bản
kiểu "làm láo báo cáo hay", hoặc 1 Thông tư hướng dẫn đáng ra phải ban hành từ cách
đây vài năm, đến khi ban hành đã mất đi tính thời điểm cấp bách của nó, hay văn bản
thiếu thống nhất, mâu thuẫn, chồng chéo với những văn bản đã ban hành thì không thể
nói văn bản đó đã đảm bảo thông tin có chất lượng trong hoạt động quản lý.
2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý.
Các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hoá thành các
văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Các quyết định quản lý cần phải được truyền đạt
nhanh chóng và đúng đối tượng, được đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm
vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện.
Việc truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò cơ bản hệ thống văn bản quản lý

nhà nước. Bởi lẽ khi tổ chức, xây dựng ban hành và chu quyền một cách khoa học, hệ
thống đó có khả năng truyền đạt các quyết định quản lý một cách nhanh chóng chính xác
và có độ tin cậy cao.
3. Văn bản là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý.
- Kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Không
kiểm tra theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết
định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và
quản lý nhà nước là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ
chức kinh tế, các tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả hơn.
Kiểm tra còn là một trong những biện pháp nhằm nâng cao trình độ tổ chức công tác
cơ quan thuộc bộ máy quản lý nhà nước hiện nay. Công tác này sử dụng một phương tiện
quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản quản lý nhà nước. Để phát huy hết vai trò to lớn
đó thì công tác kiểm tra cần phải được tổ chức một cách khoa học. Có thể thông qua việc
kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan quản lý.
Để kiểm tra có kết quả cũng cần chú ý đúng mức cả hai phương diện của quá trình
hình thành và giải quyết văn bản: một là, tình hình xuất hiện các văn bản trong hoạt động
của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, hai là, nội dung các văn bản và sự hoàn thiện trên
thực tế nội dung đó. ở những mức độ khác nhau cả hai phương diện đều có thể cho thấy
chất lượng thực tế trong hoạt động của cơ quan.


4. Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật.
Văn bản quản lý nhà nước có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và
định hình một chế độ pháp lý cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá
trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý trong các cơ quan. Đó là một trong những cơ sở
quan trọng để giải quyết các tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, các đơn vị và cá
nhân, giải quyết những quan hệ về pháp lý trong lĩnh vực quản lý hành chính. Văn bản
quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp
của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nước có ý nghĩa
cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước.

Thực tiễn xây dựng và ban hành văn bản hiện nay trong các cơ quan hành chính nhà nước
đã phát huy những vai trò đó như thế nào ?
Trong những năm gần đây, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà
nước rất được chú trọng. Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về soạn thảo và
xử lý văn bản, đặt cơ sở pháp lý cho công tác xây dựng và ban hành văn bản, làm cho
chất lượng của các văn bản được nâng lên rõ rệt. Về hình thức, các văn bản ngày càng
hoàn chỉnh, những sai sót về cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, sử dụng không đúng
loại văn bản hay ký không đúng thẩm quyền, không đúng thể thức ngày càng ít. Về nội
dung, các văn bản ngày càng phản ánh sát hợp và kịp thời chủ trương, đường lối của
Đảng, phù hợp với pháp luật, với đối tượng thực thi văn bản, với thực trạng của vấn đề
mà văn bản quy định và với quy luật phát triển của đời sống xã hội. Giữa các văn bản đã
có sự hài hoà, thống nhất. Ranh giới giữa các loại văn bản khác nhau, giữa các văn bản
do các cơ quan khác nhau ban hành được phân định khá rõ ràng. Về thủ tục xây dựng văn
bản ngày càng được các cơ quan hữu quan coi trọng, đặc biệt là các khâu, các bước cần
thiết bảo đảm chất lượng của từng văn bản. Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản cũng
tiến bộ rõ rệt, tạo nên văn phong riêng phù hợp với môi trường quản lý nhà nước, góp
phần giữ gìn và phát huy các giá trị của ngôn ngữ dân tộc.
Tuy nhiên, công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước vẫn còn
một số ton tai nhất định, đó là:
- Chưa thống nhất trong việc xây dựng và sử dụng mẫu văn bản. Vẫn còn những
trường hợp sử dụng loại văn bản chưa hợp lý, do vai trò của từng loại văn bản trong quản
lý nhà nước chưa được làm rõ.
- Các văn bản do nhiều cơ quan, nhiều cấp ban hành nhưng thiếu tính kế hoạch,
thiếu sự phối hợp kịp thời, nhịp nhàng giữa các cơ quan nên văn bản chậm đi vào thực
tiễn đời sống xã hội.


- Việc xây dựng văn bản trong nhiều trường hợp chưa được tiến hành đủ các khâu,
các bước cần thiết hay tiến hành thiếu khách quan, chưa khoa học, chưa chú trọng mối
quan hệ giữa văn bản với toàn hệ thống văn bản nên chưa hoàn toàn hài hoà, thống nhất,

đồng bộ giữa các văn bản. Nhiều văn bản chồng chéo, mâu thuẫn nhau vừa khó thực hiện
vừa làm giảm hiệu lực của văn bản. Đồng thời, việc kiểm tra các văn bản sau khi đã ban
hành ít được chú ý nên nhiều văn bản đã hết hiệu lực, ít giá trị hoặc không có giá trị thực
tế vẫn tồn tại làm lu mờ nhu cầu ban hành văn bản mới, dẫn đến tình trạng vừa thừa vừa
thiếu văn bản, cản trở các quan hệ xã hội phát triển.
- Việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản còn chưa chuẩn xác, gây ra những cách hiểu
khác nhau về cùng một quy định hay nghĩa thể hiện trái ngược ý tưởng của người viết.
Tóm lại là những vấn đề tồn tại trong xây dựng và ban hành văn bản thời gian quan
là: Văn bản ban hành chậm, không kịp thời; chất lượng văn bản thấp, chưa đạt yêu cầu về
nội dung, hình thức văn bản; nội dung văn bản đôi khi còn mâu thuẫn, chồng chéo nhau;
thể thức văn bản chưa có sự hướng dẫn, quy định thống nhất; cán bộ nhân viên soạn thảo
văn bản không ý thức tầm quan trọng của văn bản trong hoạt động của cơ quan; trình độ
của cán bộ chưa nắm được kỹ thuật soạn thảo văn bản; lãnh đạo ký văn bản chưa chú ý
đến thể thức văn bản khi ký; chưa có quy định xử lý đối với văn bản sai thể thức ...
Có tình trạng trên là do chúng ta chưa có một hệ thống pháp luật đầy đủ và đồng bộ
về xây dựng và ban hành văn bản nên hoạt động này trên thực tế thiếu nhất quán. Cung
cách xây dựng và ban hành văn bản duy ý chí tồn tại nhiều năm chưa được xoá bỏ hết,
không quan tâm đúng mức đến cơ sở khoa học của việc ban hành hoặc không ban hành
văn bản. Mặt khác, nhiều lúc, nhiều nơi còn chưa thấy hết tầm quan trọng của công tác
xây dựng và ban hành văn bản nên không đầu tư hợp lý cả về cơ sở vật chất và cán bộ
nghiệp vụ, hay chạy theo thành tích, dẫn đến văn bản làm ra nhiều nhưng chất lượng
thấp.
Vấn đề 4: Tại sao cần phân loại văn bản quản lý nhà nước? Hãy nêu các tiêu
chí phân loại văn bản và cho biết cách phân loại thông dụng nhất trong Luật hành
chính và theo cách phân loại đó, văn bản quản lý nhà nước gồm những loại nào?
Cho các ví dụ minh hoạ.
1. Mục đích của việc phân loại.
a. Giúp xác định vị trí văn bản trong hệ thống, giúp cho người sử dụng văn bản
tránh được sự nhầm lẫn, tạo định hướng đúng đắn trong việc áp dụng nó vào quản lý.
Ví dụ: không thể lấy báo cáo thay cho Chỉ thị, biên bản thay cho nghị quyết, vì nó

không phù hợp và sẽ gây khó khăn cho việc chỉ đạo thực hiện các quyết định quản lý
trong thực tế.


b. Nghiên cứu xây dựng cấu trúc nội dung và hình thức đối với mỗi loại văn bản.
Ví dụ: soạn thảo một công văn khác với soạn thảo một chỉ thị.
c. Phục vụ cho việc tra tìm văn bản một cách thuận lợi.
Dựa vào cách phân loại theo đặc trưng của văn bản để tìm ra loại văn bản mà mình
cần, chẳng hạn: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá biệt.
2. Các tiêu chí để phân loại: Căn cứ vào mục đích sử dụng và nội dung có các tiêu
chí phân loại như sau:
a. Phân loại theo tác giả.
Các văn bản được phân biệt với nhau theo tên cơ quan đã xây dựng và ban hành
chúng. Theo tiêu chí này, văn bản có thể là: Văn bản của Quốc Hội, Chủ tịch nước,
HĐND, văn bản của TANDTC, văn bản của Trưòng ĐHKHXH &NV...
b. Phân loại theo tên loại:
Văn bản có thể bao gồm: Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, thông báo, báo
cáo...
c. Phân loại theo nội dung.
Văn bản được sắp xếp theo từng vấn đề được đưa ra trong trích yếu của văn bản:
Văn bản về nhập khẩu, văn bản về xử phạt hành chính, văn bản về hộ tịch...
d. Phân loại theo mục đích biên soạn và sử dụng.
Để giúp thấy được mục đích của việc xây dựng các văn bản trong quá trình hoạt
động của các cơ quan cũng như mục tiêu sử dụng chúng trong thực tế, dựa vào chức năng
của các cơ quan quản lý, có thể phân chia thành các loại như: văn bản để đôn đốc, văn
bản để trao đổi, văn bản thống kê, văn bản quản lý cán bộ...
e. Phân loại theo thời gian, địa điểm ban hành.
- Theo địa điểm ban hành: Văn bản có thể là của Hà Nội, Hà Tĩnh, Hà Nam.
- Theo thời gian: Văn bản năm 1999, văn bản năm 2000, văn bản năm 2001 hoặc
văn bản của các tháng khác nhau.

g. Phân loại theo lĩnh vực chuyên môn.


Văn bản ngoại giao, văn bản tài chính; văn bản kỹ thuật trong các lĩnh vực như: văn
bản xây dựng, văn bản kiến trúc...
h. Phân lọai theo ngôn ngữ:
Văn bản tiếng Việt, văn bản tiếng Nga, văn bản tiếng Anh...
i. Phân loại theo kỹ thuật chế tác (kỹ thuật làm văn bản).
k. Phân loại theo hiệu lực pháp lý.
Văn bản quản lý nhà nước được phân loại theo các tiêu chí sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật.
- Văn bản cá biệt.
- Văn bản hành chính thông thường.
- Văn bản chuyên môn - kỹ thuật.
Vấn đề 5: Bằng các ví dụ thực tế, hãy chứng minh rằng văn bản là công cụ
quản lý quan trọng và là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ
quan nhà nước.
Văn bản là công cụ quan trọng và là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản
lýtrong các cơ quan quản lý Nhà nước, điều đó được thể hiện ở những khía cạnh sau:
1. Văn bản ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến
nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài, giúp cho cơ quan thu
nhận thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý và đánh giá, xử lý thông tin, đưa ra các
quyết định quản lý một cách kịp thời, chính xác.
2. Văn bản quản lý Nhà nước giúp cho các nhà lãnh đạo tổ chức tốt công việc của
mình, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý đúng đắn, nó ghi lại và truyền đạt các
quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện và là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm
tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý.
3. Văn bản ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã
hội do pháp luật điều chỉnh, nó là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối
quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức và là cơ sở pháp

lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật,
tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức, là cầu nối tạo ra các mối
quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác


định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc
trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt
động của mình và quyền hạn được giao. Bản thân văn bản trong nhiều trường hợp, là
chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc
của các cơ quan, là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất,
cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết
các quan hệ pháp lý nảy sinh. Văn bản quản lý nhà nước là cơ sở cần thiết để xây dựng
cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi hành chính trong thực tế hoạt
động của các cơ quan nhà nước có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với hoạt động quản lý
nhà nước.
4. Văn bản quản lý nhà nước cũng như nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm sáng
tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội
và cải tạo tự nhiên. Là một trong những phương tiện cơ bản của hoạt động quản lý, văn
bản quản lý nhà nước góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi người và cho thế
hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc được tích luỹ từ cuộc sống
của nhiều thế hệ. Như vậy, văn bản là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta
hình dung được toàn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi thời
kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội
dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu văn hoá không chỉ có ý nghĩa đối với
đời sống hiện nay mà còn cho tương lai.
Qua văn bản thể hiện, phản ánh được trình độ văn hoá và nằm trong xã hội nhà
nước nào. Văn bản góp phần phản ánh xã hội và làm thay đổi bộ mặt xã hội. Thông qua
văn bản, chúng ta thấy được văn hoá quản lý của từng nhà nước; phản ánh quan hệ xã hội
và có tác động trực tiếp đến sự phát triển xã hội. Nói cách khác, văn bản là thước đo trình
độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ quan Nhà nước. Văn bản thể hiện lề lối, trật tự, nề

nếp, quy trình, trách nhiệm từng cơ quan, đơn vị, cá nhân; thể hiện trình độ, năng lực,
phẩm chất, thái độ của người soạn thảo.
Muốn văn bản là thước đo trình độ văn minh, văn hoá quản lý trong cơ quan nhà
nước thì việc soạn thảo văn bản phải tuân theo đúng những chuẩn mực nhất định về yêu
cầu thể thức, văn phong ngôn ngữ chuẩn mực, quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản....; lao động xây dựng văn bản càng nghiêm túc thì văn bản càng có tính văn hoá cao.
Vấn đề 6: Vì sao cần phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại văn
bản khác được sử dụng trong quản lý nhà nước? Nếu không phân biệt chính xác các
loại văn bản trong quá trình soạn thảo thì sẽ có tác hại gì khi sử dụng văn bản? Anh
(chị) hãy nêu ví dụ để làm sáng tỏ nhận định của mình.
Cần phải phân biệt văn bản quy phạm pháp luật với các loại văn bản khác được sử
dụng trong quản lý nhà nước vì văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử


sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo
định hướng xã hội chủ nghĩa. Nó là loại văn bản duy nhất có thẩm quyền và hình thức do
luật định, có chứa đựng các quy tắc xử sự chung, đó chính là những chuẩn mực mà các
cơ quan, tổ chức, cá nhân phải tuân theo khi tham gia quan hệ xã hội mà quy tắc đó điều
chỉnh. Là loại văn bản rất điển hình mang tính cưỡng chế thi hành và nó được áp dụng
trong phạm vi thời gian, không gian, đối tượng nhất định. Nó được áp dụng nhiều lần và
chỉ hết hiệu lực khi có một văn bản quy phạm pháp luật khác ra đời thay thế nó; văn bản
quy phạm pháp luật có thể được áp dụng trong toàn quốc và từng địa phương; văn bản
quy phạm pháp luật áp dụng với mọi đối tượng hay một bộ phận xã hội, 1 giai tầng xã
hội; là loại văn bản duy nhất được ghi năm ban hành vào số và ký hiệu.
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
1. Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, Luật, Nghị quyết.
2. Văn bản do Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành: Pháp lệnh, Nghị quyết.
3. Văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác ở Trung ương ban hành để
thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội:

a. Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước;
b. Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính
phủ;
c. Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ;
d. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao; Quyết định, Chỉ
thị, Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân
dân tối cao;
đ. Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa cơ
quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị - xã hội;
4. Văn bản do HĐND, UBND ban hành để thi hành văn bản quy phạm pháp luật
của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội và văn bản của các cơ quan nhà nước cấp
trên; văn bản do UBND ban hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp:
a. Nghị quyết của HĐND;
b. Quyết định, Chỉ thị của UBND.
Văn bản quy phạm pháp luật có đặc điểm riêng so với các văn bản khác, và có vị trí
đặc biệt trong hệ thống văn bản, vì vậy cần phân biệt rõ, nếu phân biệt không chính xác


có thể dẫn đến sai thẩm quyền khi ban hành; sai thể thức văn bản; không tuân thủ đúng
quy trình soạn thảo đối với văn bản quy phạm pháp luật và ảnh hưởng đến tính hiệu lực
thi hành của văn bản.
Vấn đề 7: Bằng các ví dụ cụ thể, hãy cho biết đặc điểm và cấu trúc nội dung
của quyết định cá biệt. Cần chú ý những yêu cầu cơ bản nào trong việc phân biệt
văn bản cá biệt với văn bản quy phạm pháp luật?
Quyết định cá biệt là loại văn bản cá biệt, là một trong những hình thức văn bản do
các chủ thể ban hành theo luật định nhằm đưa ra các quyết định quản lý. Chủ thể ban
hành có thể là Chủ tịch nước, Thủ tướng chính phủ, Bộ trưởng hay thủ trưởng một cơ
quan, tổ chức để giải quyết các công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của mình. Ví dụ,
quyết định bổ nhiệm, tặng thưởng Huân, Huy chương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ.
Cấu trúc nội dung của quyết định cá biệt: Nội dung của quyết định cá biệt gồm phần

căn cứ và phần nội dung chính:
1. Cấu trúc của căn cứ:
Trong phần căn cứ ban hành văn bản cần nêu các căn cứ pháp lý là các văn bản
pháp luật đang còn hiệu lực vào thời điểm ban hành và cơ sở thực tiễn để ban hành quyết
định.
- Căn cứ pháp lí gồm có hai nhóm:
+ Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành: Viện dẫn văn bản pháp luật quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, ví dụ: đối với
Quyết định của UBND tỉnh viện dẫn căn cứ thẩm quyền là:
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;
+ Căn cứ pháp lý cho nội dung của văn bản: Viện dẫn các văn bản pháp luật quy
định những vấn đề liên quan trực tiếp đến nội dung quyết định. Thường dẫn theo thứ tự
từ cao đến thấp về tính chất pháp lý của loại hình văn bản. Đối với văn bản có tính chất
pháp lý ngang nhau thì xếp theo thứ tự thời gian. Ví dụ, đối với quyết định về bổ nhiệm
cán bộ, công chức lãnh đạo, viện dẫn căn cứ nội dung có thể là:
Căn cứ Quyết định số 27/2003/QĐ-TTg ngày 19 tháng 02 năm 2003 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, miễn
nhiệm cán bộ, công chức lãnh đạo;
- Cơ sở thực tiễn:
Để ban hành một Quyết định phải dựa trên cơ sở thực tiễn, do cơ quan, thủ trưởng đơn vị
có thẩm quyền đề nghị, trình ban hành Quyết định. Phần này cần nêu cụ thể đề nghị của
ai, tại văn bản nào hay dựa trên cơ sở thực tiễn nào. Thông thường phần căn cứ thực tiễn


được bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu như: “Xét đề nghị của…”; “Xét đơn…”;
“Xét tờ trình của …”… 2. Nội dung chính của quyết định Điều 1 quy định thẳng vào nội
dung điều chỉnh chính của Quyết định.
Tiêu chí
VBQPPL
Thẩm quyền: Do cơ quan Theo quy định chỉ một số

nhà nước có thẩm quyền cơ quan nhà nước mới có
ban hành
thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật
Quy tắc xử sự
Đưa ra quy tắc xử sự chung
(đưa ra chuẩn mực mà mọi
cơ quan, tổ chức, cá nhân
phải tuân theo khi tham gia
vào quan hệ xã hội mà quy
tắc đó điều chỉnh)
Đối tượng áp dụng
Toàn xã hội hoặc 1 bộ phận
xã hội, trong phạm vi toàn
quốc hay từng địa phương
Hiệu lực thời gian
Nhiều lần
Thẩm quyền, hình thức, Chặt chẽ do luật định
thủ tục, trình tự ban
hành
Số và ký hiệu
Có năm ban hành ở số và ký
hiệu
Tên gọi
Luât, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị
quyết, Nghị định, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư
Tiêu chí
ý nghĩa
Trình tự

Chủ thể thực
hiện

Nội dung

Đóng góp ý kiến
Phát huy tính dân chủ và tập
trung trí tuệ tập thể
Thực hiện trước thẩm định
Các cơ quan, tổ chức, cá nhân
hữu quan, các chuyên gia, nhà
khoa học và đối tượng chịu sự
điều chỉnh trực tiếp của văn
bản
Đóng góp ý kiến về những nội
dung mà cơ quan soạn thảo đề
nghị

VBCB
Về nguyên tắc, tất cả mọi cơ
quan đều có thể ban hành văn
bản cá biệt để điều chỉnh nội
dung thuộc thẩm quyền
Giải quyết vụ việc cụ thể, cá
biệt hay quy phạm nội bộ

Một cá nhân hoặc một nhóm
cụ thể, trong phạm vi không
gian và thời gian nhất định
Một lần hay trong phạm vi nội

bộ một cơ quan, tổ chức
Phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, thủ tục đơn giản hơn.
Không ghi năm ban hành ở số
và ký hiệu
Lệnh, Nghị quyết, Nghị định,
Quyết định, Chỉ thị

Thẩm định
Tăng cường tính kiểm tra văn bản
trước khi ban hành
Thực hiện sau đóng góp ý kiến
Các cơ quan chuyên môn thực hiện
(Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư
pháp, cán bộ Tư pháp)

Đánh giá văn bản trên tất cả các
phương diện: Sự cần thiết ban hành
văn bản; sự phù hợp của hình thức
văn bản với nội dung; đối tượng,


Trách nhiệm
của cơ quan dự
thảo
T/nhiệm pháp
lý của chủ thể
thực hiện

Không phải chịu trách nhiệm

pháp lý về ý kiến đóng góp

Công văn đề nghị
Đối tượng: có thể gửi lên cấp
trên, ngang cấp hay cấp
dưới.
Đề nghị, yêu cầu đối tượng
nhận văn bản làm cái gì đó.

phạm vi điều chỉnh của văn bản; tính
hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất
của văn bản trong hệ thống pháp luật;
tính khả thi của văn bản; kỹ thuật
soạn thảo văn bản (từ ngữ, câu chữ,
tiêu đề, bố cục văn bản, văn phong...)
Gửi thêm tài liệu hay trả lời trực tiếp
về những vấn đề cơ quan thẩm định
đề nghị
Chịu trách nhiệm pháp lí về ý kiến
thẩm định

Tờ trình
Gửi lên cấp trên quản lý trực tiếp

Đề nghị cấp trên phê duyệt một hoạt động hay văn bản
nào đó.
Đề nghị cho phép hay đảm bảo cung cấp các điều kiện
cần thiết để chủ thể ban hành được thực hiện công việc
Chỉ dừng lại ở mức độ đưa ra nào đó.
đề nghị

Yêu cầu phê duyệt chương trình, đề án, kế hoạch, văn
bản khác đã dự thảo
Phải cụ thể, chi tiết hơn: + Phân tích căn cứ thực tế làm
nổi bật nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt, ý
nghĩa mọi mặt của đề nghị đó
+ Phân tích khó khăn, phản ứng có thể xảy ra khi thực
hiện đề nghị mới đó và biện pháp giải quyết, kèm theo dự
án, chương trình, kế hoạch thực hiện nó
+ Nội dung có tính khả thi, thể hiện bằng ngôn ngữ mang
tính thuyết phục cao để tạo sự tin tưởng của cấp trên.

Điều 2 và các Điều tiếp theo quy định các hệ quả pháp lý nảy sinh liên quan đến nội
dung điều chỉnh chính của Quyết định.
Điều cuối cùng:


- Quy định về hiệu lực văn bản: Quyết định có thể có hiệu lực kể từ ngày ký hay
muộn hơn. Trường hợp cần thiết có thể quy định hiệu lực sớm hơn so với ngày ban hành
(hiệu lực trở về trước), nhưng phải đảm bảo nguyên tắc không quy định trách nhiệm pháp
lý nặng hơn.
- Quy định về xử lý văn bản: Bãi bỏ văn bản trước đó có nội dung mâu thuẫn với
quyết định này (nếu có).
- Quy định về đối tượng thi hành: Nêu đầy đủ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành.
Những yêu cầu cơ bản trong việc phân biệt văn bản cá biệt và văn bản quy phạm
pháp luật:

Vấn đề 8: Văn bản hành chính thông thường có đặc điểm cơ bản gì và gồm
những loại văn bản nào? Tại sao không được dùng những văn bản loại này thay thế
cho các văn bản quy phạm pháp luật trong quá trình soạn thảo? Hiện nay trên thực

tế còn tình trạng này không? Làm gì để có thể khắc phục tình trạng đó?
- Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản dùng để chuyển đạt thông tin
trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố hoặc thông báo về 1 chủ trương, quyết
định hay nội dung và kết quả hoạt động của 1 cơ quan, tổ chức; ghi chép lại các ý kiến và
kết luận trong các hội nghị; thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân... Nó có đặc điểm là không quy định
thẩm quyền, không đưa ra các quyết định quản lý, không mang tính quy phạm
pháp luật, nhưng có tính pháp lý; nó ra đời theo yêu cầu và tính chất công việc; văn
bản hành chính thông thường có nhiều biến thể, các thể loại khác nhau nhưng rất
giống nhau, có thể phát sinh từ nhau.
- Các loại văn bản hành chính thông thường gồm: Công văn; Thông cáo; Thông
báo; Báo cáo; Tờ trình; Biên bản; Đề án, Phương án; Kế hoạch, Chương trình; Diễn văn;
Công điện; các loại giấy (Giấy mời, Giấy đi đường, Giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép...);
các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...).
- Không được dùng những văn bản loại này thay thế cho các văn bản quy phạm
pháp luật trong quá trình soạn thảo vì văn bản quy phạm pháp luật ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức luật định, có giá trị bắt buộc thi hành. Còn đối với văn
bản hành chính thông thường, mọi cơ quan, tổ chức đều có thể ban hành. Văn bản hành
chính thông thường chứa đựng thông tin quản lý thông thường, không mang tính chế tài
bắt buộc. Nếu dùng văn bản hành chính thông thường để đưa ra các quy phạm pháp luật
thì dẫn đến hiệu lực của mệnh lệnh trong văn bản bị ảnh hưởng, không tạo ra được căn cứ
pháp lý đề thực hiện và giải quyết các tranh chấp nảy sinh, không tạo được tính bắt buộc
thi hành của quy định đưa ra.


- Hiện nay, trên thực tế nhiều (đến 30%) văn bản hành chính thông thường (công
văn, thông báo...) có chứa quy phạm pháp luật.
- Một số biện pháp khắc phục tình trạng này là:
+ Cán bộ, công chức soạn thảo văn bản cần nắm rõ đặc điểm của từng loại văn bản
để lựa chọn hình thức tên gọi phù hợp.

+ Nắm vững quy định pháp luật về kỹ thuật soạn thảo văn bản.
+ Tăng cường kiểm tra, xử lý kịp thời các văn bản hành chính thông thường có chứa
quy phạm pháp luật.
+ Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về kiến thức và nghiệp vụ soạn thảo văn
bản.
+ Có biện pháp chế tài đối với cơ quan, cá nhân ban hành văn bản sai trái.
Vấn đề 9: Văn phong của văn bản quản lý nhà nước có ý nghĩa như thế nào
đến chất lượng văn bản? Hãy nêu các ví dụ để làm sáng tỏ những đặc điểm về văn
phong của văn bản quản lý nhà nước.
- Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính - công
vụ, đó là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn
chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp
bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính. Văn phong hành chính công vụ được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước, trong công
tác điều hành - quản lý ở toà án, trong hội đàm công vụ và ngoại giao. Đó là văn phong
của các văn bản pháp luật, các quyết định quản lý, các văn kiện chính thức khác nhau, thư
tín công vụ, diễn văn, các bài phát biểu tại các cơ quan bảo vệ pháp luật, các chỉ dẫn
mang tính pháp lý. Việc đảm bảo văn phong, ngôn ngữ văn bản giúp cho văn bản thực
hiện được các chức năng của mình, giúp cho văn bản đạt được mục đích của việc ban
hành.
Văn phong hành chính - công vụ có 5 đặc điểm:
1. Tính chính xác rõ ràng: tiêu chuẩn quan trọng nhất đầu tiên của văn phong. Tính
chính xác được hiểu văn bản được viết sao cho mọi người đều hiểu như nhau, muốn vậy
phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, cần viết gọn ghẽ, mạch lạc,diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử
dụng từ ngữ một cách chính xác. Ví dụ: Xử tử, không nên khoan hồng - Giết; xử tử
không nên, khoan hồng - không giết.
2. Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản quản lý nhà nước phải viết bằng những từ
ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu. Ngưòi đọc hiểu một cách nhanh nhất - thực hiện một
cách nhanh nhất, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ nhất định, kỹ năng
cần thiết, kiến thức thiết thực. Loại bỏ những phần thừa không cần thiết. Một văn bản dể
hiểu là một văn bản được người nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ,

chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai.


3. Tính khách quan, phi cá tính. Thực hiện ý chí nhà nước, ý chí tập thể, khách
quan, không mang tính cá nhân.
4. Tính trang trọng, lịch sự. Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm. Lời văn trang
trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập
thể ban hành văn bản. Tính trang trọng lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp
"văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại.
5. Tính khuôn mẫu: là đặc trưng cơ bản của văn bản nhà nước, đòi hỏi phải sắp xếp
bố cục nội dung theo các khuôn mẫu. Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo
đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ lĩnh hội .
Vấn đề 10: Các loại thông báo hành chính thường được được dùng trong các
cơ quan là những loại nào và mỗi loại tương ứng có kết cấu nội dung như thế nào?
Trong trường hợp nào cơ quan có thể dùng thông báo hành chính thay công văn để
thông báo một công việc đến đối tượng quản lý?
Thông báo là 1 loại văn bản hành chính thông thường được dùng để thông tin về các
hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội.
Công văn cũng có thể dùng để thông tin về hoạt động công vụ dự kiến xảy ra. Cơ
quan có thể dùng Thông báo hành chính thay Công văn để thông báo một công việc đến
đối tượng quản lý khi cần gửi thông tin cho đối tượng rộng hay không rõ đối tượng cụ
thể. Ví dụ: Thông báo tuyển sinh, Thông báo tuyển dụng cán bộ, công chức.
- Các trường hợp ban hành thông báo:
+ Thông báo 1 hoặc 1 vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do 1 văn
bẳn quy phạm pháp luật đã ban hành.
+ Thông báo 1 số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, ví dụ như mở lớp
bồi dưỡng, đào tạo...
+ Thông báo kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên,...
- Nêu kết cấu nội dung mỗi loại:
+ Đặt vấn đề: Không trình bày lý do mà giới thiệu trực tiếp những vấn đề cần thông

báo.
+ Nội dung thông báo:
Đối với Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc
lại tên văn bản cần truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu cần
quán triệt, triển khai, thực hiện.
Đối với Thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ họp, thành
phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu
có của hội nghị, cuộc họp đó.
Đối với Thông báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn, đầu đủ nhiệm vụ,
những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.
Đối với Thông báo về thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do
tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.


Đối với Thông báo về kết luận của 1 cấp có thẩm quyền cần nêu rõ họ tên của cấp
có thẩm quyền đó, nội dung cuộc họp dẫn đến kết luận, thành phần báo cáo viên, nội
dung của kết luận và chỉ rõ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm thi hành.
+ Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý
người đọc, hoặc 1 nội dung xã giao, cảm ơn nếu xét thấy cần thiết.
Vấn đề 11: Anh (chị) hãy so sánh hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn
bản và hoạt động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy. Có thể kiến nghị gì để
hoàn thiện các hoạt động đó?
Lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản là việc cơ quan soạn thảo văn bản gửi dự thảo
tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan nêu ý kiến, quan điểm của mình đối với bản
dự thảo nhằm hoàn thiện dự thảo trước khi ban hành.
1. Điểm giống nhau giữa hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và
hoạt động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy:
- Đây là các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật nhằm mục
đích hoàn thiện dự thảo văn bản, nâng cao chất lượng văn bản ban hành.
- Hồ sơ gửi lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và thẩm định văn bản tương đối

giống nhau, bao gồm: Công văn đề nghị lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản hay thẩm
định văn bản; bản dự thảo văn bản; các tài liệu khác liên quan.
- Cơ quan soạn thảo phải gửi hồ sơ và cơ quan đóng góp ý kiến hay thẩm định phải
trả lời trong thời hạn nhất định (luật định hay theo yêu cầu nêu trong văn bản đề nghị).
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp các ý kiến đóng góp dự thảo
văn bản, ý kiến thẩm định văn bản và có quyền tiếp thu hay không tiếp thu các ý kiến đó.
2. Điểm khác nhau giữa hoạt động lấy ý kiến đóng góp dự thảo văn bản và hoạt
động thẩm định văn bản trong quy trình lập quy:

3. Một số kiến nghị để hoàn thiện 2 hoạt động này :
+ Tuyên truyền, phổ biến về quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của công dân và tổ chức
trong việc tích cực tham gia đóng góp ý kiến dự thảo văn bản;
+ Tránh tính trạng lấy ý kiến một cách hình thức.
+ Cần có cơ quan chuyên môn tư vấn, thẩm định riêng về tính khả thi, tính khoa học
của văn bản.
+ Cơ quan ban hành nên mời chuyên viên từ các cơ quan tư pháp tham gia vào ban
soạn thảo để theo dõi, tư vấn từ khi soạn thảo dự thảo.
Vấn đề 13 : Tờ trình được soạn thảo trong trường hợp nào và cần đảm bảo yêu
cầu về nội dung như thế nào? Tờ trình khác với Công văn đề nghị, yêu cầu ở điểm
nào và khi nào có thể xin phép giải quyết công việc bằng Công văn?
Tờ trình là 1 loại văn bản hành chính thông thường dùng để đề xuất với cấp trên
một vấn đề mới, xin cấp trên phê duyệt dự án, đề án, chủ trương...
Các trường hợp dự thảo Tờ trình: Tờ trình được dự thảo trong trường hợp đề xuất
hay xin duyệt 1 chủ trương, 1 phương án công tác, một chính sách, 1 chế độ, 1 tiêu


chuẩn, định mức hay đề nghị, bổ sung, bãi bỏ 1 văn bản quy định lỗi thời hoặc là những
vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý.
+ Nội dung Tờ trình: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, các phương án khả thi kèm
thông tin trung thực có độ tin cậy cao. Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay

quanh đề nghị mới. Nêu ý nghĩa tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã
hội, công tác lãnh đạo, quản lý...
+ Kết thúc Tờ trình: Nêu những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận cho phép
sớm triển khai thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu 1 vài phương án để cấp trên duyệt,
nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án.
Tờ trình có nội dung gần giống công văn đề nghị, yêu cầu là đều đề nghị giải quyết
1 việc, 1 vấn đề. Tuy nhiên có những điểm khác biệt sau:

Vấn đề 14: Vì sao khi soạn thảo và ban hành văn bản cần tuân theo một quy
trình khoa học? Anh (chị) hãy phân tích ý nghĩa của các bước cơ bản trong quy
trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường.
Văn bản quản lý nhà nước bao gồm rất nhiều loại khác nhau về nội dung và vai trò đối
với hoạt động của bộ máy nhà nước nên quy trình xây dựng chúng rất khác nhau. Văn
bản càng quan trọng thì quy trình xây dựng càng phức tạp, chặt chẽ, văn bản ít quan trọng
thì quy trình xây dựng đơn giản, linh hoạt. Như vậy quy trình xây dựng và ban hành
văn bản quản lý nhà nước được hiểu là việc thực hiện thứ tự các bước trong quá
trình xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước của các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền.
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2002 quy định
chặt chẽ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Việc tuân thủ quy
trình nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật về trình tự soạn thảo và ban hành, đảm bảo văn
bản ban hành có tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất của hệ thống văn bản. Đối
với các văn bản hành chính thông thường, có một số bước trong quy trình pháp luật
không quy định chặt chẽ, nhưng vẫn nên tuân thủ để đảm bảo cho văn bản có chất lượng
cao, phát huy hiệu quả trên thực tế. Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng để giải quyết
những công việc quan trọng phát sinh trong đời sống xã hội. Những công việc này phong
phú, đa dạng, do đó để nội dung của văn bản quản lý nhà nước đạt các yêu cầu quy định
thì quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản:
+ Sáng kiến: Thành lập ban soạn thảo hay chỉ định cơ quan soạn thảo (đối với văn bản

quy phạm pháp luật)
+ Soạn thảo: Thu thập, xử lý các thông tin cần thiết có liên quan, chuẩn bị đề cương, biên
soạn và chỉnh lý dự thảo, lấy ý kiến dự thảo văn bản lần 1.


Bước 2: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan và các
đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản trong phạm vi và hình thức thích hợp tuỳ
theo tính chất và nội dung của dự thảo. ở bước nầy phần quan trọng là tiếp thu ý kiến để
hoàn chỉnh dự thảo.
Bước 3: Thẩm định dự thảo. Bước này chủ yếu là tiếp thu ý kiến của cơ quan thẩm
định dự thảo (đối với văn bản quy phạm pháp luật).
Bước 4: Thông qua gồm trình ký và ký.
Bước 5: ban hành văn bản hay gửi văn bản.
Bước 6: gui va luu tru
Vấn đề 15: Trong trường hợp nào các nhà quản lý cần ban hành văn bản?
Hãy cho ví dụ minh hoạ để làm sáng tỏ yêu cầu cần thiết phải có văn bản để nâng
cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.
Văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay ký hiệu
nhất định.
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được
văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân.
Nhà quản lý cần ban hành văn bản trong các trường hợp:
+ Cần truyền đạt thông tin quản lý; cần lưu giữ lại thông tin.
Đây là chức năng cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình
thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác. Văn bản giúp nhà quản lý lưu
giữ lại các thông tin quản lý; truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong
hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài. Ví dụ: Các thông tin dự báo về cơn

bão số 6 (bão Xangsane) của cơ quan khí tượng thuỷ văn Trung ương; các Công điện
khẩn của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo các địa phương phòng chống bão số 6.
+ Để tạo căn cứ pháp lý và làm chứng cứ pháp lý. Văn bản giúp ghi lại các quy
phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do pháp luật điều chỉnh. Bản
thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, là cơ sở pháp
lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các
cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá


nhân có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được
giao.
+ Để làm cơ sở kiểm tra, đánh giá hoạt động quản lý. Đây là chức năng có tính chất
thuộc tính của văn bản quản lý. Thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước giúp cho việc
tổ chức tốt công việc của các nhà lãnh đạo, làm cơ sở ban hành các quyết định quản lý.
Ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức
thực hiện quyết định. Đồng thời là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá
hiệu quả hoạt động quản lý. Ví dụ: Căn cứ các thông tin dự báo về cơn bão số 6 (bão
Xangsane), các cơ quan quản lý Nhà nước Trung ương và địa phương đã đưa ra các quyết
định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo phòng chống bão.
Nêu ví dụ cụ thể các trường hợp ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản cá
biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn kỹ thuật để làm sáng tỏ yêu
cầu cần thiết phải có văn bản để nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.
Vấn đề 16: Kỹ thuật lập quy là gì? Hãy trình bày những quy tắc cơ bản của kỹ
thuật lập quy. Công tác rà soát, hệ thống hoá văn bản có ý nghĩa như thế nào trong
hoạt động soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.

Kỹ thuật lập quy là toàn bộ những quy tắc tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà
nước có thẩm quyền trong việc xây dựng và ban hành các văn bản lập quy. Những quy
tắc cơ bản của kỹ thuật lập quy gồm:
1. Quy tắc chuẩn bị và trình tự biên soạn:

+ Tìm hiểu và nắm bắt được ý đồ của các cơ quan có thẩm quyền ban hành, lãnh hội
được chủ trương của lãnh đạo để có cơ sở xác định được mục đích và yêu cầu cần đạt
được của văn bản sẽ ban hành.
+ Tập hợp, rà soát các văn bản chủ đạo của Đảng có liên quan đến văn bản dự kiến
biên soạn.
+ Tập hợp hoá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quy định về các mối quan
hệ xã hội mà văn bản sắp ban hành sẽ điều chỉnh để có được cơ sở cho văn bản đó trở
thành một bộ phận cấu thành tương ứng của hệ thống pháp luật. Giúp cho văn bản sắp
ban hành có thể khắc phục tình trạng lỗi thời, mâu thuẫn và những lỗ hổng của hệ thống
pháp luật.
+ Khảo sát và điều tra xã hội nhằm nắm bắt được nhu cầu của đời sống xã hội liên
quan đến lĩnh vực dự định điều chỉnh. Từ đó văn bản sắp ban hành có thể phù hợp với
những yêu cầu của đời sống, có hình thức dễ hiểu, tiện lợi cho việc sử dụng, có khả năng
thực thi và mang lại hiệu quả điều chỉnh tốt. Công đoạn này còn giúp tạo ra những văn


bản cụ thể với những thông tin cụ thể và chính xác, do đó có ý nghĩa thiết thực trong thực
tiễn.
+ Trong trường hợp cần thiết, cần thu thập kinh nghiệm tham khảo quy định của
nước ngoài để vận dụng sao cho phù hợp với điều kiện và truyền thống của Việt Nam.
+ Phác thảo nội dung ban đầu của dự thảo văn bản.
- Văn bản được ban hành làm phát sinh hệ quả nào trong xã hội.
- Những vấn đề nào thuộc lĩnh vực được đề cập, điều chỉnh có thể có ý kiến, quan
niệm chưa thống nhất.
- Những điểm mới, khái niệm, thuật ngữ cần xác định rõ.
- Xác định vấn đề cơ bản, chủ chốt của văn bản dự định ban hành, định hướng cách
thức và nội dung triển khai.
+ Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo ban đầu.
- Viết dự thảo lần thứ nhất.
- Tổ chức lấy ý kiến tham gia, điều chỉnh dự thảo.

- Chỉnh lý.
2. Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản:
Trước hết căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản theo luật định, ngoài ra cần cân
nhắc một cách tổng hợp các điều kiện sau:
+ Phạm vi điều chỉnh các quan hệ xã hội: Văn bản có hiệu lực pháp lý cao dùng để
điều chỉnh các quan hệ có phạm vi rộng, còn văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn dùng
để điều chỉnh phạm vi hẹp. Văn bản lập quy của nhà nước Trung ương điều chỉnh các
quan hệ có tính chất toàn quốc, toàn ngành hay liên ngành, còn văn bản của chính quyền
địa phương các cấp dùng để điều chỉnh các quan hệ có tầm địa phương tương ứng.
+ Mức độ chín muồi của các quan hệ xã hội. Thông thường những quan hệ quan
trọng đã chín muồi ổn định sẽ được điều chỉnh bằng các văn bản luật, còn các mối quan
hệ mới hình thành cần khuyến khích, bảo vệ, hướng dẫn thì dùng văn bản lập quy. Mức
độ chín muồi càng cao thì hình thức thể hiện có hiệu lực pháp lý cao hơn tương ứng.
+ Tính chất quy định của văn bản: Thông thường các cơ quan Trung ương ban hành
những quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt; các cấp các ngành ra văn bản lập quy cụ
thể hoá những quy định quyền và nghĩa vụ của công dân trong các văn bản luật; cơ quan


quản lý ngành, cơ quan chính quyền địa phương ban hành các văn bản lập quy thuộc
phạm vi thẩm quyền để đưa ra những quy định có tính chất quản lý, ý nghĩa hướng dẫn.
đây cũng là tính chất nội dung của văn bản có ý nghĩa quyết định đối với việc lựa chọn
hình thức văn bản tương ứng.
3. Các quy tắc khác: Ngoài những quy tắc trên văn bản lập quy còn phải được ban
hành đảm bảo các quy tắc khác của kỹ thuật lập quy như: quy tắc cơ cấu văn bản, quy tắc
diễn đạt quy phạm pháp luật, quy tắc sử dụng ngôn ngữ pháp lý...
Công tác rà soát, hệ thống hoá văn bản có ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật. Đây là hoạt động bắt buộc thực hiện để tập hợp
các văn bản đã ban hành, kiểm tra, kịp thời xử lý những văn bản sai trái, những văn bản
đã hết hiệu lực để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống pháp luật và để việc ban hành
các văn bản tiếp sau đảm bảo tính hợp pháp, tránh mâu thuẫn, trùng lặp, chồng chéo với

văn bản đã ban hành trước.
Vấn đề 17: Thế nào là văn bản quản lý nhà nước có dấu hiệu vi phạm pháp
luật. Hãy nêu những nguyên tắc, thẩm quyền và cách thức xử lý những văn bản trái
pháp luật.
1. Văn bản quản lý nhà nước có dấu hiệu vi phạm pháp luật khi:
+ Ban hành sai thẩm quyền.
+ Không phù hợp với nội dung của văn bản cơ quan nhà nước cấp trên và điều ước
quốc tế mà Việt nam tham gia ký kết.
+ Nội dung không phù hợp với hình thức văn bản.
+ Sai thể thức.
+ Không tuân thủ đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định của
pháp luật.
2. Những nguyên tắc, thẩm quyền và cách thức xử lý những văn bản trái pháp luật:
+ Cơ quan ban hành tự xử lý sau khi có ý kiến của cơ quan quản lý cấp trên.
+ Cơ quan cấp trên xử lí theo thẩm quyền với các hình thức xử lý sau:
- Theo đề nghị của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Hội đồng dân tộc,
các Uỷ ban của Quốc hội, Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân
tối cao, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thành viên, đại biểu Quốc hội, Quốc


hội xem xét, quyết định bãi bỏ một phần, hoặc toàn bộ luật, Nghị quyết của Quốc hội trái
Hiến pháp; xem xét, quyết định bãi bỏ một phần, hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp
luật của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,
Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái Hiến pháp, luật, Nghị quyết
của Quốc hội (Điều 81).
- Uỷ ban thường vụ Quốc hội tự mình hoặc theo đề nghị của của Hội đồng dân tộc,
các Uỷ ban của Quốc hội hoặc đại biểu Quốc hội huỷ bỏ một phần, hoặc toàn bộ văn bản
quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện
kiểm sát nhân dân tối cao trái với pháp lệnh và nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc
hội (Điều 82); đình chỉ việc thi hành một phần, hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật

của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân
tối cao trái với Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội và trình Quốc hội quyết định
việc huỷ bỏ một phần, hoặc toàn bộ văn bản đó (Điều 82).
- Uỷ ban thường vụ Quốc hội tự mình hoặc theo đề nghị của của Thủ tướng Chính
phủ, Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội hoặc đại biểu Quốc hội bãi bỏ một phần,
hoặc toàn bộ nghị quyết sai trái của HĐND tỉnh.
- Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một
phần, hoặc toàn bộ văn bản quy phạm pháp luật của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang bộ, UBND cấp tỉnh trái với Hiến pháp, luật và các văn bản quy phạm pháp luật của
cơ quan nhà nước cấp trên; xem xét, quyết định đình chỉ thi hành một phần, hoặc toàn bộ
nghị quyết của HĐND cấp tỉnh trái với Hiến pháp, luật và các văn bản quy phạm pháp
luật của cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đề nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội bãi bỏ
(Điều 83).
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, lĩnh vực có quyền kiến
nghị với Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ đã ban hành văn bản trái với văn bản
về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành một phần, hoặc
toàn bộ văn bản đó; nếu kiến nghị đó không được chấp nhận thì trình Thủ tướng Chính
phủ quyết định; kiến nghị với Thủ tướng Chính phủ đình chỉ việc thi hành nghị quyết của
HĐND cấp tỉnh trái với văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ
Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hoặc của Bộ, cơ quan ngang
bộ về ngành, lĩnh vực do Bộ, cơ quan ngang bộ phụ trách; đình chỉ việc thi hành và đề
nghị Thủ tướng Chính phủ bãi bỏ quyết định, chỉ thị của UBND cấp tỉnh trái với văn bản
quy phạm pháp luật về ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; nếu UBND cấp tỉnh không
nhất trí với quýet định đình chỉ thi hành, thì vẫn phải chấp hành nhưng có quyền kiến
nghị với Thủ tướng Chính phủ (Điều 84).
Vấn đề 18: Anh (chị) hãy làm rõ những nguyên tắc của hoạt động sáng tạo
pháp luật. Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật ở các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay có những ưu và nhược điểm gì?