Bài giảng quản trị dự án trên máy tính bài 4 đh kinh doanh và công nghệ hà nội

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình môn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án



Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc



Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 4
XÂY DỰNG LỊCH TRÌNH CÔNG VIỆC


Nội dung chính (1/2)










Khái niệm, ý nghĩa của phân rã

công việc (WBS)
Phương pháp phân rã công việc
Phân rã công việc theo thiết kế
sản phẩm
Phân rã công việc theo quy trình
Phân rã công việc theo tổ chức
Lập danh sách công việc trên MSP
Xác định ngày hoàn thành
Đặt lịch bằng tay và tự động
Liên kết các công việc











Bằng Predecessor
Bằng thao tác kéo thả
Bằng nút bấm liên kết
Bằng Form nhập Task
Information

Các loại liên kết công việc







Thiết lập độ trễ các công
việc








Tìm ví dụ 4 loại LK
Thể hiện liên kết trên MSP
So sánh khác biệt trên
cùng cặp 2 công việc
Đặt lag bằng tay
Đặt lag kéo thả

Tách nhập công việc
Chú thích công việc
Gỡ bỏ liên kết công việc
Dịch chuyển công việc
Dịch chuyển toàn bộ dự án


Nội dung chính (2/2)








PERT và CPM
Kiểu mạng AOA và
AON
Cách vẽ sơ đồ AOA
Cách vẽ sơ đồ AON
Định nghĩa đường
Găng – Critical Path
Tính chất đường Găng
và công việc Găng







Ý nghĩa của đường
Găng
Phương pháp tìm
đường Găng
Xác định đường Găng
trong MSP
3 bài tập tìm đường
Găng

Nhập và kiểm tra kết
quả so với MSP


Khái niệm, ý nghĩa của phân rã công việc


Sau khi xác định các yêu cầu
của dự án, người quản lý dự
án cần lên kế hoạch cho các
công việc cần làm bằng WBS



WBS là viết tắt của Work
Break-down Structure, là cấu
trúc phân rã các công việc của
dự án thành các công việc nhỏ
hơn



WBS vừa được sử dụng để xác
định công việc, thời gian, vừa
để phân bổ nhân công, chi phí
cho từng hạng mục dự án


Phương pháp phân rã công việc


Có 3 phương pháp cơ bản để phân rã công
việc


Theo thiết kế sản phẩm



Theo quy trình thực hiện



Theo tổ chức con người


Phân rã công việc theo thiết kế sản
phẩm






Các công việc cần
thực hiện được
phân chia theo các
hạng mục thành
phần của sản phẩm
dự án

Cách phân rã này
thường phải dựa
trên thiết kế sản
phẩm
Thuận lợi cho quá
trình giám sát chất
lượng sản phẩm và
điều phối vật tư,
điều phối nhân lực
theo chuyên môn


Phân rã công việc theo quy trình thực
hiện


Các công việc dự án được
chia theo từng giai đoạn
hàng tuần, tháng, quý gắn
liền với quy trình thực hiện
dự án



Cách phân rã này thường dựa
trên quy trình sản xuất, quy
trình thi công và lấy thời gian
làm trục chính



Cách phân rã này thuận lợi
cho việc giám sát và đảm bảo
tiến độ thời gian cho dự án,
thuận lợi cho việc điều phối
các nguồn lực KỊP THỜI với
các công việc


Phân rã công việc theo tổ chức con người


Công việc được phân chia
theo từng phòng ban, đội
nhóm, từng vai trò cụ thể
trong tổ chức con người
trong/ngoài dự án



Cách phân chia này cần
dựa trên sơ đồ tổ chức
trong dự án hoặc sơ đồ tổ
chức nơi thực hiện dự án
vai trò con người làm trục
chính



Cách phân rã này thuận

lợi cho phân công công
việc và điều khiển dự án.



Có thể kết hợp với các
phương pháp phân rã
khác tùy tính chất dự án


Lập danh sách công việc trên
MSP


Sử dung Gantt Chart view hoặc
Task Sheet



Nhập các công việc vào cột Task
Name



Xác định thời gian hoàn thành
trong cột Duration



Xác định ngày bắt đầu và kết thúc

trong cột Start và Finish



Điều chỉnh chế dộ đặt lịch bằng tay
và tự động



Điều chỉnh quan hệ mẹ-con giữa
các công việc


Các thuộc tính ràng buộc
2. Khi người quản lý thay đổi
Loại task

Duratio
n

Units

Work

Fixed
Duration

Work

Work

Units

Fixed Units

Work

Duration

Duratio
n

Fixed Work

Units

Duration

Duratio
n

1. Nếu loại
task là..

3. MSP sẽ cập nhật
lại


Fixed Units
1.

Giao 1 thợ sơn làm fulltime 100% để sơn phòng
trong 4 ngày. Số giờ công
cần làm là 32 giờ.

2.

Nếu ta tăng số giờ làm
việc lên 40 giờ. MSP sẽ
tính toán lại thời gian làm
- DURATION =5 ngày. Như
vậy thợ sơn phải làm thêm
1 ngày nữa.Nếu thêm 1
người thợ sơn full-time
nữa, sẽ chỉ mất 2 ngày.


Fixed Work
1.

Nếu hai thợ sơn được giao
100% thời gian để sơn
tường trong 2 ngày (giờ
công = 32, một người làm
16 giờ)

2.

Nếu ta tăng thời gian làm
từ 2 ngày lên 4 ngày. MSP

sẽ tính lại số đơn vị nhân
công thành 50% để đảm
bảo số giờ làm cố định 32
giờ.


Fixed Duration


Thợ sơn được giao sơn
căn phòng trong 4
ngày. Số giờ làm việc
Work = 32 giờ



2. Khi ta giảm số giờ
làm việc của thợ sơn
xuống còn nửa ngày,
MSP giữ nguyên thời
gian 4 ngày và tính lại
Work = 16 giờ


Effort-driven
1.

Nếu ban đầu phân công 2 nguồn lực cho một
công việc với khoảng thời gian là 24 giờ. Như
vậy tổng số giờ công của cả hai là 48h, mỗi

người làm 24h trong suốt khoảng thời gian 24
giờ đã lên kế hoạch cho công việc

2.

Tiếp tục tạo một công việc giống như vậy với
thời lượng 24h, chỉ cấp 1 người 100% cho công
việc này, số giờ công sẽ là 24.

3.

Sau đó thêm một nguồn lực thứ 2 làm full-time
100%. Cơ chế lập lịch effort-driven sẽ tính toán
lại để mỗi nguồn lực sẽ làm việc 12h trên 1 task


Tổng giờ công cho task vẫn giữ nguyên 24 giờ
nhưng thời gian dự án giảm xống con 23r


Liên kết các công việc


Liên kết bằng nhập giá trị
Predecessor



Liên kết bằng thao tác kéo thả



Liên kết bằng nút bấm liên kết



Liên kết bằng Form nhập Task
Information



Gỡ bỏ liên kết


Các loại liên kết công việc
Lo
ại

Tên đầy đủ

Ý nghĩa

FS

Finish-toStart

Xong việc này mới
bắt đầu việc khác

SS

Start-to-Start

Cùng bắt đầu

FF

Finish-toFinish

Cùng kết thúc

SF

Start-toFinish

Bắt đầu việc khác khi
xong việc hiện tại

Ví dụ


Thiết lập độ trễ các công việc





Đặt lag bằng tay
Đặt lag bằng thao
tác kéo thả

Lag dương
Lag âm


Các thao tác khác trên công việc






Dịch chuyển task
Dịch chuyển project
Chú thích
Tách/nhập task
Liên kết hyperlink


Khái niệm và ý nghĩa mạng công việc


Mạng công việc là kỹ thuật
trình bày kế hoạch tiến độ,
mô tả dưới dạng sơ đồ
quan hệ giữa các công
việc, công việc trên mạng
được xác định cả về thời
gian và thứ tự trước sau



Mạng công việc là sự kết
nối các công việc và sự
kiện trong dự án.



Giúp xác định trực quan
các chuỗi công việc để
hoàn thành dự án, giúp
xác định chuỗi công việc
trọng yếu chi phối thời
gian hoàn thành dự án


AOA và AON


Sơ đồ mạng công việc có hai
dạng
 Việc trên mũi tên - AOA
 Việc trên nút - AON


Vẽ sơ đồ mạng công việc cho các dự án sau


Khái niệm đường găng


Đường găng là chuỗi công
việc dài nhất trong các chuỗi
công việc nối từ sự kiện đầu
đến sự kiện cuối.



Đường găng chi phối thời
gian hoàn thành dự án, là
đường các chứa các công
việc trọng yếu trong dự án



Giúp xác định thời gian ngắn
nhất để hoàn thành dự án
Được sử dụng để đảm bảo
thời gian và tối ưu hóa dự án




Tìm đường găng trong các sơ đồ sau