Bài giảng quản trị dự án trên máy tính bài 5 đh kinh doanh và công nghệ hà nội

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình môn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án



Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc



Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra


BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH


Nội dung chính















Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường
găng
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng
Xác định rủi ro trên đường Găng
Quét các nguồn rủi ro
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro
Tính giá trị rủi ro
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro
Xây dựng file quản lý rủi ro
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro
Giám sát rủi ro











Xác định số ngày làm việc để hoàn
thành dự án

Tính ngày kết thúc dự án
Nhập ngày tháng trong MSP
Các loại lịch MSP
Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn:
Standard, 24 Hours, Night Shifts
Tự định nghĩa lịch
Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án
Đăng ký ngày nghỉ
Các thiết đặt lịch của MSP


Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công
việc và tìm đường găng

ID

Công việc

Thời gian (h)

Trình tự

A

Làm cọc tre

5

Làm ngay

B

Vót nan tre

6

Làm ngay

C

Chọn mặt bằng

1

Làm ngay

D

Trồng cọc chuồng thỏ

4

Sau A, C

E

Đan rào ch. thỏ

8

Sau B

F

Lót chuồng thỏ

4

Sau D, E

G

Mua thỏ

8

Sau C

H

Thả thỏ vào chuồng

2

Sau F, G

I

Làm máng thức ăn

2

Sau F

K

Phục vụ khách

3

Sau I


Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng


Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án 
công việc trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời
gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo



Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành
dự án  đảm bảo thành công các công việc trên đường
găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất



Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút
ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời

gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.



Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm
đảm bảo các công việc trên đường găng được thành
công



Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu
hóa các công việc trên đường găng


Quy trình phòng chống rủi ro


Xác định rủi ro trên đường găng


Thiết lập ma trận các công việc
trên đường găng và nguồn rủi ro



Tiến hành xác định rủi ro với
từng nguồn trên mọi công việc
thuộc đường găng

#

Công việc

Thời gian

1

Xin cấp đất

1 tuần

2

Chuẩn bị mặt bằng

4 tuần

1

3

Xây phân xưởng

8 tuần

2

4

Xây nhà làm việc

10 tuần

2

5

Lắp đặt thiết bị

6 tuần

3

6

Lắp đặt hệ thống điện

2 tuần

4, 5

Tính toán phương án phòng
chống rủi ro

7

Lắp hệ xử lý nước thải

3 tuần

6

Tính toán chi phí phòng chống
rủi ro

8

Chạy thử

2 tuần

6

9

Băt đầu sản xuất

2 tuần

8



Lập danh sách các rủi ro



Tiến hành đánh giá và cập nhật
các thuộc tính rủi ro




Làm
sau


Ma trận xác định rủi ro
Công việc

Con người

Máy móc

Vật tư / Tài
chính

Sai thủ tục

Xin cấp đất

Thiếu máy ủi

Chuẩn bị mặt bằng
Xây phân xưởng

Tai nạn lao động

Lắp đặt thiết bị

Sai quy trình

Thiếu xi măng

Thiếu vật tư

Lắp đặt hệ thống
điện
Chạy thử
Băt đầu sản xuất

Phối hợp /
Khác

Chưa quen hệ
thống

Quá tải do sai
công suất
Mất điện

Thiếu nhiên
liệu


Đánh giá rủi ro




Đánh giá khả năng xảy ra
 Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy
theo tình hình dự án và các biện pháp
phòng chống đã thực hiện
 Thường tính bằng giá trị % hoặc mức
độ: Cao, Trung bình, Thấp
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
 Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi
phí, thời gian, chất lượng khi rủi ro
xảy ra
 Thường sử dụng thang mức độ 1-5
hoặc giá trị: Cao, Trung bình, Thấp


Tính giá trị rủi ro


Chiến lược xử lý rủi ro
1.

Giảm thiểu


2.

Né tránh


3.

Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình
bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro

Chuyển


4.

Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh
hưởng

Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác
thực hiện

Chấp nhận




Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động
giảm thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả
năng giảm thiểu
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều
đặn rủi ro.


Lập danh sách rủi ro
ID

Rủi ro

Khả năng

Mức độ

Giá trị

Chiến lược

1

Thiếu xi măng

50%

4

2.0

Giảm thiểu

Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh

2

Hỏng máy ủi


Tính chi phí phòng chống rủi

ro


Khai báo thời gian thực hiện các công việc
phòng chống



Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro



Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí



Sử dụng task usage, resource usage thống kê
chi phí



In báo cáo chi phí


Xác định số ngày làm việc để hoàn
thành dự án
1.

Vẽ sơ đồ mạng công việc

2.

Liệt kê các chuỗi công
việc từ khi bắt đầu đến
khi kết thúc dự án

3.

Tìm đường găng – chuỗi
công việc có số ngày dài
nhất

4.

Độ dài đường găng chính
là thời gian làm việc để
hoàn thành dự án


Tính ngày kết thúc dự án


MSP tính ngày kết thúc từng
công việc hay dự án dựa vào
ngày bắt đầu, cộng thêm thời
gian làm việc theo từng loại
lịch khác nhau và có tính đến
ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật)
cũng như ngày lễ (giỗ Tổ,
Quốc khánh…)

Chức năng đăng ký lịch trong MSP


Người quản lý dự án
có thể đăng ký lịch
nghỉ và các ngày lễ
theo thực tế dự án



Các thiết đặt lịch sẽ
được sử dụng làm cơ
sở cho các tính toán
thời gian trong dự án



Các loại lịch cơ bản
bao gồm lịch làm việc
thông thường
8h/ngày, làm suốt
24h hoặc làm đêm


Loại lịch
Ngày làm
việc

Tạo lịch mới
tùy chọn

Lịch tuần làm
việc thông
thường
Danh sách
ngày lễ
Ngày nghỉ

Ngày lễ


Các loại lịch trong Microsoft
Project

Loại lịch

Diễn giải

Standard

chuẩn truyền thống, bắt đầu
từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h
sáng đến 17h chiều
và mỗi ngày nghỉ 1h.

Night
Shift

được tính bắt đầu từ đêm thứ
2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h
đêm đến 8h sáng và mỗi
ngày nghỉ 1h.

24 Hours

không có thời gian nghỉ.


Tạo lịch riêng cho dự án
Chế độ làm việc /
nghỉ

Chọn ngày làm việc
(thứ mấy?)

Đăng ký khung giờ


Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ
Resource Sheet
1. Click
đúp
5. Đặt giờ
làm/nghỉ

4. Sửachi tiết
định kỳ

2. Thay đổi
lịch

3. Đăng kýlịch đặc
biệt

6. Đăng ký định
kỳ
tuần/tháng/năm


Các thiết đặt lịch cho dự án

Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết
thúc
Calendar: Lịch cơ sở cho dự án


Các thiết đặt lịch của MSP
Chọn menu File \ Options \ Schedule


Bài tập thiết đặt lịch
#

Câu hỏi

1

Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION,

xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày
bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014

2

Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4
của câu trên
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm
nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4

3

Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt
đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc

4

Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho
“Thợ sơn 3”

5

So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho
việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4

Đáp án