Bài giảng giới thiêu về dự án và quản lý dự án
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (982.24 KB, 72 trang )
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN
1.1. Một số khái niệm về dự án
Dự án là gì ? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực
hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và
ngân sách.
Mỗi dự án gồm các đặc điểm như sau :
a. Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cố gắng lượng
hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thể.
Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết
quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.
b. Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất đònh (thường < 3năm), nghóa là phải có thời điểm bắt đầu
và thời điểm kết thúc.
Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm
thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất đònh để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ
chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới.
Nghóa là mỗi dự án đều có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều
giai đoạn khác nhau:
+ Khởi đầu dự án
+ Triển khai dự án
+ Kết thúc dự án
% hoàn thành
dự án
Chậm
100%
Nhanh
Chậm
Thời gian
Điểm bắt đầu
Khởi đầu
Triển khai
Kết thúc
1
Điểm kết thúc
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase)
+ Khái niệm (Conception):
+ Đònh nghóa dự án là gì ? (Definition)
+ Thiết kế (Design)
+ Thẩm đònh (Appraisal)
+ Lựa chọn (Selection)
+ Bắt đầu triển khai
Triển khai (Implementation phase)
+ Hoạch đònh (Planning)
+ Lập tiến độ (Scheduling)
+ Tổ chức công việc (Organizing)
+ Giám sát (Monitoring)
+ Kiểm soát (Controlling)
Kết thúc (Termination phase)
+ Chuyển giao (Handover)
+ Đánh giá (Evaluation)
Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiến trình chậm - nhanh – chậm
Nỗ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau
Mức nỗ lực
của DA
(Level of Effort)
Khái niệm
Đỉnh (Peak)
Lựa chọn
HĐ, lập tiến độ,
giám sát, kiểm soát
Đánh giá
Thời gian
Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và đònh nghóa.
Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyển sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn
cuối sẽ không bằng không.
2
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
Chi phí của dự án (Cost of project)
Chi phí của DA
Thời gian
Ở giai đoạn khởi đầu ---> chi phí thấp
Ở giai đoạn triển khai ---> chi phí tăng
Càng về sau thì chi phí càng tăng
+ Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên rất nhiều.
+ Theo thời gian tính chất bất đònh của chi phí sẽ tăng dần lên
c. Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bò hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực,
nguyên vật liệu, ngân sách.
Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn. Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong
một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts)
Mâu thuẫn ở đâu ra?
+ Giữa các bộ phận trong dự án
+ Giữa các dự án trong tổ chức mẹ
+ Giữa dự án và khách hàng
d. Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện
dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án.
1.2 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ
Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật
ngữ, chương trình được dùng đồng nghóa với dự án.
Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được
thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực
và ngân sách.
Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ
chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án.
3
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Hệ thống
(System)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
Chương trình 1
Chương trình 2
Dự án 1
Dự án 2
Nhiệm vụ 1
Nhiệm vụ 2
Chương trình i
Dự án i
Nhiệm vụ i
Chương trình n
(Program )
Dự án n
(Project)
Nhiệm vụ n
(Task)
1.3 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng
Dự án
1. Có chu kỳ hoạt động rõ ràng
Phòng ban chức năng
1. Tồn tại lâu dài, từ năm này sang
năm khác
2. Không có đặc điểm cụ thể liên quan
đến ngày lòch (ngoại trừ ngân sách
tài chính hàng năm)
3. Tồn tại liên tục
2. Thời điểm bắt đầu và kết thúc theo
ngày lòch
3. Dự án có thể kết thúc đột ngột khi
không đạt mục tiêu
4. Do tính độc đáo của dự án, công
việc không bò lặp lại
5. Nỗ lực tổng hợp được hoàn thành
trong ràng buộc về thời gian và
nguồn lực
6. Việc dự báo thời gian hoàn thành
và chi phí gặp khó khăn
7. Liên quan đến nhiều kỹ năng và kỷ
luật trong nhiều tổ chức và thay đổi
theo giai đoạn dự án
8. Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên
tục
9. Bản chất năng động
4. Thực hiện các công việc và chức
năng đã biết
5. Công việc tối đa được thực hiện với
ngân sách sàn / trần hàng năm
(ceiling budget)
6. Tương đối đơn giản
7. Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng
và kỷ luật trong một tổ chức
8. Tương đối ổn đònh
9. Bản chất ổn đònh
1.4 Các loại dự án
a. Dự án hợp đồng (Contractual project)
- Sản xuất sản phẩm
- Dòch vụ
b. Dự án nghiên cứu và phát triển (R & D Project)
c. Dự án xây dựng (Contruction Project)
d. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project)
e. Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project)
f. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
g. Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public / Welfare / Development Project)
4
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
2. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
2.1. Quản lý dự án (Project Management)
Quản lý dự án là một quá trình hoạch đònh (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo
(Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các
mục tiêu đã đònh.
2.2. Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án
Thành quả
Yêu cầu về
thành quả
Mục tiêu
Chi phí
Ngân sách
cho phép
Thời hạn
quy đònh
Thời gian
Một dự án thành công có các đặc điểm sau :
- Hoàn thành trong thời hạn quy đònh (Within Time)
- Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)
- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)
- Sử dụng nguồn lực được giao một cách :
+ Hiệu quả (Effective)
+ Hữu hiệu (Efficiency)
2.3. Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management)
- Độ phức tạp của dự án
- Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
- Cấu trúc lại tổ chức
- Rủi ro trong dự án
- Thay đổi công nghệ
- Kế hoạch và giá cả cố đònh
5
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
2.4. Các chức năng quản lý dự án
a. Chức năng hoạch đònh
---> Xác đònh cái gì cần phải làm ?
- Xác đònh mục tiêu
- Đònh phương hướng chiến lược
- Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp
với môi trường hoạt động.
b. Chức năng tổ chức
---> Quyết đònh công việc được tiến hành như thế nào ?
---> Là cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch
- Làm việc gì ?
- Ai làm ?
- Phối hợp công việc ra sao ?
- Ai báo cáo cho ai ?
- Chỗ nào cần ra quyết đònh ?
(Cụ thể hóa ra sơ đồ tổ chức)
c. Chức năng lãnh đạo
- Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên.
- Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả.
- Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức.
---> Nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
d. Chức năng kiểm soát
Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu.
Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai.
6
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
3. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM)
PM : Là người chòu trách nhiệm trong việc QLDA
3.1. Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility)
a. Vò trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án
Parent Organization
(Tổ chức Mẹ)
Project Team
(Tổ Dự án)
Client/Beneficiary
(Người hưởng thụ từ DA)
PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn:
• Các dự án cạnh tranh về nguồn lực
• Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án
• Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu
• Các nhà quản lý của tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí
---> Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này
b. Vai trò của nhà quản lý dự án
• Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA
• Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng :
- Quản lý dự án
- Kỹ thuật của dự án
• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA
• Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án
---> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional Manager)
• Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)
• Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)
---> Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra
trong điều kiện giới hạn của dự án
7
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
c. Trách nhiệm của nhà QLDA.
Cost
Relations
Time
Quality
PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố : Chi phí, Thời gian và Chất lượng
3.2. Các kỹ năng và phẩm chất của PM
a. Các kỹ năng (Required Skills)
Kỹ năng quản
lý thời gian &
lập tiến độ
Kỹ năng
kỹ thuật
Kỹ năng lập
ngân sách
Kỹ năng
lãnh đạo
Kỹ năng tiếp thò
và ký hợp đồng
với khách hàng
Kỹ năng
thương lượng
Kỹ năng quan
hệ con người
và quản lý
nguồn lực
Kỹ năng
truyền đạt
b. Phẩm chất của nhà QLDA
•
•
•
•
Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)
Khả năng ra quyết đònh (Decision Making Ability)
Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)
Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)
8
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam (AITCV)
Giới Thiệu về Dự n và Quản Lý Dự Án
c. Chọn lựa PM :
• Generalist > Specialist
Biết tổng quát > chuyên sâu
•
Synthesizer > Analyst
Mang đầu óc tổng hợp > mang đầu óc phân tích
•
Facilatator > Supervisor
Người làm cho mọi việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) > Giám sát
Tùy theo quy mô của dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi
Yêu cầu
Kỹ năng quan hệ
con người
Kỹ năng
chuyên môn / kỹ thuật
Quy mô dự án
Câu hỏi:
Ai là người thích hợp với quản lý dự án ?
---> Trả lời :
By Training, Experience & Educational Background
---> Loại người + Industrial Engineer
+ Engineering Manager
9
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
Kiểm Soát Dự Án
CHƯƠNG 5
KIỂM SOÁT DỰ ÁN
1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1.1. Kiểm soát dự án
a. Đònh nghóa:
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
-
-
Thu thập thông tin:
+ tiến độ
+ chi phí
+ thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)
So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra.
Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra (hay
thành quả mong muốn)
b. Các dạng của kiểm soát dự án
Có 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật
(technical requirements) Ỉ có 3 dạng kiểm soát tương ứng là:
- kiểm soát thời gian
- kiểm soát chi phí
- kiểm soát các yêu cầu về chất lượng
Nếu kiểm soát từng thành phần có thể đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đem
lại hiệu quả tối đa toàn phần. Do vậy thông thường các hệ thống kiểm soát dự án là sự tổ hợp
của 3 thành phần nói trên Ỉ phương pháp tiêu chí các hệ thống kiểm soát chi phí/tiến độ
(Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phương pháp này người ta cố gắng
kiểm soát được cả chi phí và tiến độ, còn yêu cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một.
Có 2 loại kiểm soát: + kiểm soát bên trong (internal control)
+ kiểm soát bên ngoài (external control)
Kiểm soát bên trong là hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án
Kiểm soát bên ngoài là các quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn đònh bởi khách hàng.
Mô hình của hệ thống kiểm soát:
- Hệ thống đơn giản (simple system)
- Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system)
1
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
Đầu vào
Kiểm Soát Dự Án
Quá trình
Đầu ra
Phản hồi
Hệ thống đơn giản chỉ có một chu trình phản hồi thông tin.
Hệ thống cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thông tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩn
các hệ thống giám sát phụ.
c. Các bước kiểm soát dự án:
Ỉ có 4 bước:
Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn yêu cầu đối với dự án
+ Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và
ghi thành văn bản)
+ Ngân sách của dự án
+ Các chi phí
+ Các nguồn lực yêu cầu
Bước 2: Giám sát (monitoring)
+ Quan sát các công việc đã được thực hiện trong thực tế
Bước 3:
+ So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về các công việc đã được thực hiện trong thực tế tính
cho đến ngày thực hiện kiểm tra.
+ Ước tính thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc còn lại để hoàn tất toàn bộ
dự án.
Bước 4:
+ Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt
so với các tiêu chuẩn đã đề ra.
d. Các vấn đề khó khăn thường gặp trong kiểm soát dự án
-
Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố nào đó, ví dụ như chỉ nhấn mạnh vào chi phí mà bỏ qua
các yếu tố khác như thời gian và chất lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đến chi
phí còn khách hàng thường quan tâm đến chất lượng).
-
Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý.
-
Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đầy đủ.
2
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
Kiểm Soát Dự Án
-
Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch.
-
Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi.
-
Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng.
1.2. Đánh giá dự án (Project Evaluation)
Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu quả và sự hiện hữu (effects and efficiency) của dự án so
với mục tiêu đã đề ra.nhằm để:
- Đạt được mục tiêu của dự án
- Ghi nhận các bài học kinh nghiệm
- Lập kế hoạch và chính sách cho tương lai
1.3. Giám sát dự án (Project monitoring)
Là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án
cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho
các quyết đònh quản lý như:
- Giám sát là sự cần thiết đối với kiểm soát dự án
- Giúp các thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án
- Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm công tác
- Chuẩn bò cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dự án
- Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cấo cao
- Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Hệ thống giám sát hữu hiệu khi:
- Đầy đủ và có liên quan
- Báo cáo đến mọi cấp quản lý
- Thu thập và báo cáo dữ liệu kòp thời
- Các sự khác biệt so với hoạch đònh cần phại được sửa đổi
2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
2.1. Phương pháp truyền thống về kiểm soát chi phí
-
Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng rẽ cho mỗi nhóm công việc.
-
Mỗi báo cáo chi phí gồm:
+ Mô tả công việc
+ Tiến độ theo thời gian
+ Ai là người chòu trách nhiệm
+ Ngân sách theo thời gian
+ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bò, vật liệu) yêu cầu
3
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
-
Kiểm Soát Dự Án
Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra
nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù.
Ví dụ:
Dự án làm 1000 m đường có tổng chi phí là 200.000 USD. Kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25
m/ngày, chi phí phải trả là 200 USD/1m.
Tổng thời thực hiện là : 1000/25 = 40 ngày
Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được 400 m.
Theo kế hoạch thì đến cuối ngày 18 sẽ có số tiền chi theo kế hoạch là:
18 x 25 x 200 = 90.000 USD
Thực chi cuối ngày 18 là:
400 x 200 = 80.000 USD
Nhược điểm của phương pháp truyền thống
Trong quản lý dự án nếu chỉ có sự phân tích khác biệt về chi phí (cost variance analysis) thì
không đủ bởi vì nó không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được hoàn thành cũng
như không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án.
2.2 Phương pháp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria)
Năm 1962, phương pháp này được áp dụng trong:
+ bộ quốc phòng Mỹ
+ NASA (National Aerautic Space Adiministration)
a. Các đại lượng phân tích về thành quả (Performance Analysis)
1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí dự tính của công việc theo kế hoạch
BCWS là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vò tiền được hoạch đònh sẽ chi để
thực hiện một công việc cụ thể ở một thời điểm cho trước.
2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thực sự của một công việc đã được
thực hiện.
ACWP là số lượng nguồn lực thường được tính theo đơn vò tiền đã thực chi trong thực tế để
thực hiện một công việc cụ thể trong một thời điểm cho trước.
3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí dự tính của công việc đã được thực
hiện.
BCWP còn được gọi là Giá trò đã thu được (Earned Value)
4
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
BCWS =
Kiểm Soát Dự Án
Ngân sách dự tính cho
toàn bộ công việc
x
% công việc được hoạch đònh
cho đến thời điểm xem xét
Ví dụ: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $
BCWP =
Ngân sách dự tính cho
toàn bộ công việc
x
% công việc thực sự đã làm
cho đến thời điểm xem xét
Ví dụ: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $
b. Các đại lượng phân tích về sai lệch (Variance Analysis)
1) Sai lệch về tiến độ – SV (Schedule Variance)
SV = BCWP – BCWS
SV > 0 Ỉ Vượt tiến độ (Ahead schedule)
SV = 0 Ỉ Đúng tiến độ (On schedule)
SV < 0 Ỉ Chậm tiến độ (Behind schedule)
Lưu ý: Tất cả các giá trò đều được quy thành tiền
Ví dụ:
SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $ Ỉ Chậm tiến độ
Cụ thể là chậm tiến độ :
Hoặc:
10.000 / 200 = 50 m
50 / 25 = 2 ngày
2) Sai lệch về chi phí – CV (Cost Variance)
CV = BCWP – ACWP
CV > 0 Ỉ không vượt chi phí (Cost under run)
CV = 0 Ỉ đúng chi phí
(On cost)
CV < 0 Ỉ vượt chi phí
(Cost over run)
Lưu ý:
- Khi sử dụng cần tính đúng, tính đủ kể cả chi phí không phải là tiền mặt.
- Khi tính BCWP đã có tính chi phí dự phòng
5
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
Kiểm Soát Dự Án
3) Sai lệch kế toán – AV (Accounting Variance)
AV = BCWS – AWCP
AV > 0 Ỉ Ngân sách theo kế hoạch lớn hơn thực chi
AV = 0 Ỉ Ngân sách theo kế hoạch đúng bằng thực chi
AV < 0 Ỉ Ngân sách theo kế hoạch nhỏ hơn thực chi
Ví dụ:
ở ngày thứ 18,
Ỉ
Ỉ
ACWP = 80.000 $
CV
=0
AV
= 90.000 – 80.000 = 10.000 $
4) Sai lệch thời gian – TV (Time Variance)
TV = SD – BCSP
TV chỉ ra mức độ sớm hay trễ của dự án so với kế hoạch
SD (Status Date): Ngày xem xét
BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngày mà tại đó BCWS = BCWP
c. Các chỉ số thành quả công việc
1) Chỉ số thành quả về tiến độ – SPI (Schedule Performance Index)
SPI = BCWP / BCWS
SPI > 1
Ỉ BCWP > BCWS Ỉ SV > 0
Ỉ vượt tiến độ
2) Chỉ số thành quả về chi phí – CPI (Cost Performance Index)
CPI = BCWP / ACWP
CPI > 1
Ỉ BCWP > ACWP Ỉ CV > 0
Ỉ Không vượt chi phí
d. Dự báo thành quả chi phí cho tương lai
(Forecasting Future Cost Performance)
0
SD
n
BCWS
BCWP
ACWP
BCAC
6
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam
Kiểm Soát Dự Án
1) Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của dự án
FCTC (Forecast Cost To Complete Project)
FCTC = ( BCAC − BCWP ) ×
( BCAC − BCWS )
ACWP
=
BCWP
CPI
BCAC (Budgeted Cost At Completion)
2) Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án
FCAC = ACWP + FCTC
Bài tập
Theo kế hoạch, một dự gồm có các dự liệu sau:
Công tác
A
B
C
Thời gian (tuần)
5
3
7
Chi phí ($)
1.500
3.000
5.700
Chi phí /tuần
300
1000
814
Công tác
Chi phí thực tế
Chi phí dự tính
A
B
C
1.500
3.000
2.900
?
?
?
% công việc đã thực
hiện
100%
100%
2 x 100%
7
Sau 4 tuần kiểm tra
Hãy đánh giá đến cuối tuần thứ 4 các công tác A, B, C đạt tiến độ chi phí như thế nào?
7
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
CHƯƠNG 4
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN & LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
(Project Planning and Scheduling)
1. GIỚI THIỆU
1.1
Hoạch đònh dự án
Hoạch đònh dự án (HĐDA) là quá trình sắp xếp và quản lý các công tác/công việc nhằm
hoàn thành mục tiêu của dự án.
Nghóa là giải quyết các vấn đề lập thời gian biểu cho các công tác và nguồn lực (con
người, thiết bò, nguyên vật liệu,...) để thực hiện dự án. Hơn nữa, nó cũng là cơ sở để kiểm
soát và đánh giá quá trình thực hiện dự án.
1.2. Các bước trong hoạch đònh dự án:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Xác đònh mục tiêu và phạm vi của dự án.
Tìm kiếm thông tin
Thiết lập cấu trúc phân việc
Thiết lập bản báo cáo cho mỗi công tác
Thiết lập sơ đồ trách nhiệm
Ước tính thời gian, ngân sách, nguồn lực được đòi hỏi cho mỗi công tác.
Đánh giá - sửa đổi
Chuẩn bò kế hoạch, ngân sách và thời gian biểu
Phê chuẩn.
1.3. Tiêu chuẩn đánh giá việc hoạch đònh dự án thành công
•
•
•
•
Nội dung (Content): Hoạch đònh nên đầy đủ chi tiết cần thiết nhưng không nên
quá chi tiết làm nó trở nên phức tạp. Nghóa là nội dung HĐ phải rõ ràng, không
mơ hồ.
Có thể hiểu được (Understandability): mọi người có thể dễ dàng hiểu được mục
tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào.
Có thể thay đổi được (Changeability): Một hoạch đònh dự án hiệu quả là nó dễ
dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi.
Có thể sử dụng được (Usability): HĐ phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm
soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin.
1.4. Những vấn đề thường gặp trong hoạch đònh dự án
(Tại sao hoạch đònh bò thất bại)
• Mục tiêu của công ty không rõ ràng ở những cấp tổ chức thấp hơn.
• Hoạch đònh quá nhiều việc trong thời gian quá ít.
• Ước tính về tài chính không đủ.
PM4.doc
1
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
Hoạch đònh dựa trên những dữ liệu không đầy đủ.
Tiến trình hoạch đònh không có hệ thống.
Hoạch đònh được thực hiện bởi những nhóm hoạch đònh.
Không ai biết được mục tiêu cuối cùng.
Không ai biết được những yêu cầu về nhân sự.
Không ai biết được những mốc thời gian quan trọng, bao gồm việc viết báo cáo.
Đánh giá dự án dựa trên những phán đoán mà không dựa trên những tiêu chuẩn
hoặc số liệu quá khứ.
Không đủ thời gian để có những đánh giá thích hợp.
Không có ai quan tâm đến nguồn nhân lực sẵn có với những kỹ năng cần thiết.
Mọi người làm việc không hướng tới cùng một đặc tính kỹ thuật.
Mọi người thường thay đổi thời gian thực hiện các công tác mà không quan tâm
đến tiến độ thực hiện chung.
1.5 Một số phương pháp thường dùng trong hoạch đònh dự án:
Các phương pháp hoạch đònh dự án:
•
•
•
•
Hoạch đònh dự án (HĐDA) theo mốc thời gian (Milestone Schedule)
HĐDA theo cấu trúc phân việc (Work Break Down Structure)
HĐDA theo sơ đồ Gantt (biểu đồ thanh ngang)
HĐDA theo sơ đồ mạng (Network System)
Chương nầy sẽ trình bày các phương pháp hoạch đònh dự án trong đó chú trọng đến sơ đồ
mạng
2. CÁC PHƯƠNG PHÁP HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
2.1. Hoạch đònh dự án theo mốc thời gian
Nêu các giai đoạn hoặc các hoạt động chính của dự án với mốc thời gian bắt đầu và thời
gian kết thúc.
Biểu đồ mốc thời gian được trình bày sơ lược, đơn giản giúp nhà quản lý nắm được tiến
độ chung công việc thực hiện các hoạt động chính.
Thời gian
Công việc
Năm 1
1, 2, 3, ...
10, 11, 12
Năm 2
1, 2, 3, ... 10, 11, 12
A
B
C
D
E
2.2. Hoạch đònh theo cấu trúc phân việc (Work Break Down Structure WBS)
PM4.doc
2
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
Sơ đồ cấu trúc phân việc mô tả toàn bộ công việc của dự án, phân công công việc cụ thể theo
từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng nhóm công tác đồng thời đánh giá
thời gian và chi phí hoàn thành công việc đã đè ra.
Cáúu trục phán viãûc l mäüt bỉåïc quan trng trong tiãún trçnh hoảch âënh dỉû ạn. WBS l tiãún trçnh phán
chia dỉû ạn täøng thãø thnh cạc cäng viãûc nh hån v củ thãø hån. M nhỉỵng cäng viãûc ny âäüc láûp, cọ
thãø qun l âỉåüc, täøng håüp âỉåüc v âo âỉåüc.
Mủc tiãu ca phán têch WBS l nhàòm xạc âënh cạc cäng viãûc m nọ cọ thãø âỉåüc nháûn biãút thäng qua
viãûc lãn kãú hoảch, dỉû tr ngán sạch, giạm sạt v kiãøm soạt.
Biểu đồ cấu trúc công việc tạo thuận lợi báo cáo kết quả cho ban quản lý dự án, cho các cấp
quản lý theo chức năng chuyên môn và qua đó ta có thể nắm bắt được các thông tin cần thiết của
dự án. Cấu trúc phân việc cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng sơ đồ mạng sau nầy.
Cấp 1
Dự án
Công việc
A
Cấp 2
Cấp 3
A1
A2
Công việc
B
Công việc
C
An
A3
Cấp n
•
•
•
•
•
•
WBS thường có các đặc điểm sau:
WBS được thực hiện dựa trên cả yếu tố chức năng lẫn vật chất
Một vài yếu tố công việc chức năng điển hình là sự hỗ trợ về cung ứng, quản lý dự án,
tiếp thò, kỹ thuật và sự tổng hợp các hệ thống
Những yếu tố vật chất là những công trình kiến trúc, sản phẩm, thiết bò,..; Chúng còn
yêu cầu về lao động, nguyên vật liệu, và những nguồn lực khác để sản xuất hoặc xây
dựng.
Những yêu cầu về nội dung và nguồn lực cho một nhiệm vụ là sự kết hợp các công tác
với các nguồn lực tương ứng với chúng.
Một WBS thường bao gồm những yếu tố công việc lặp lại và không lặp lại.
2.3. Hoạch đònh dự án theo sơ đồ Gantt (sơ đồ thanh ngang)
PM4.doc
3
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
Năm 1915 Henry Gantt đã đề ra phương pháp lập kế hoạch theo sơ đồ thanh ngang, theo đó các
công việc của dự án và thời gian thực hiện công việc được biểu diễn bằng thanh ngang.
Vê dủ : Mäüt nh mạy thẹp âang cäú gàõng trạnh chi phê cho viãûc làõp âàût mäüt thiãút bë kiãøm soạt ä
nhiãùm khäng khê. Tuy nhiãn, âãø bo vãû mäi trỉåìng âëa phỉång cạc cå quan cọ chỉïc nàng â büc
nh mạy ny phi làõp mäüt hãû thäúng lc khäng khê trong vng 16 tưn. Nh mạy ny â bë cnh cạo
ràòng nọ s büc phi âọng cỉía nãúu thiãút bë ny khäng âỉåüc làõp âàût trong thåìi hản cho phẹp. Do âọ,
âãø âm bo sỉû hoảt âäüng ca nh mạy, äng giạm âäúc mún hãû thäúng lc ny phi âỉåüc làõp âàût âụng
hản v thûn låüi. Nhỉỵng cäng tạc ca dỉû ạn làõp âàût thiãút bë lc khäng khê ny âỉåüc trçnh by nhỉ
sau:
Cạc cäng tạc trong dỉû ạn làõp âàût thiãút bë lc khäng khê
Cäng tạc
Mä t
Cäng tạc trỉåïc
Thåìi gian (tưn)
A
Xáy dỉûng bäü pháûn bãn trong
-
2
B
Sỉía chỉỵa mại v sn
-
3
C
Xáy äúng gom khọi
A
2
D
Âäø bã täng v xáy khung
B
4
E
Xáy cỉía l chëu nhiãût
C
4
F
Làõp âàût hãû thäúng kiãøm soạt
C
3
G
Làõp âàût thiãút bë lc khê
D,E
5
H
Kiãøm tra v thỉí nghiãûm
F,G
2
Cäng tạc
A
B
C
D
E
F
G
H
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14 15
tưn
16
Hçnh 1: Så âäư Gantt ca dỉû ạn (theo triãøn khai såïm)
PM4.doc
4
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
Trãn så âäư ta nháûn tháúy ràòng cạc cäng tạc A-C-E-G-H nàòm trãn âỉåìng gàng (âỉåìng gàng l âỉåìng
di nháút, báút cỉï sỉû cháûm trãù ca cạc cäng tạc trãn âỉåìng gàng âãưu dáùn âãún sỉû cháûm trãù ca dỉû ạn).
Cạc cäng tạc B-D-F khäng nàòm trãn âỉåìng gàng v chụng cọ thãø dëch chuøn trãn så âäư trong giåïi
hản cho phẹp m khäng nh hỉåíng tåïi thåìi gian hon thnh dỉû ạn. Do âọ, ta cọ thãø sàõp xãúp cạc cäng
tạc ny theo phỉång thỉïc triãøn khai såïm hồûc triãøn khai cháûm.
•
Triãøn khai såïm cho phẹp cạc cäng tạc cọ thãø bàõt âáưu cng såïm cng täút, miãùn l khäng nh
hỉåíng âãún cạc cäng tạc trỉåïc nọ. Hçnh 1 mä t så âäư Gantt theo trỉåìng håüp triãøn khai såïm.
•
Trong triãøn khai cháûm, cạc cäng tạc cọ thãø bàõt âáưu trãù hån m khäng nh hỉåíng tåïi thåìi gian
hon thnh dỉû ạn (hçnh 2). Âäü chãnh lãûch giỉỵa thåìi âiãøm bàõt âáưu v kãút thục ca mäüt cäng tạc
trong hai så âäư (nẹt cháúm gảch) âỉåüc gi l thåìi gian dỉû trỉỵ.
Cäng tạc
A
B
C
D
E
F
G
H
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
tưn
16
Hình 2: Så âäư Gantt ca dỉû ạn theo triãøn khai cháûm
Ưu điểm
•
•
Đơn giản, dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện các công việc
Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.
Nhược điểm
Không thể hiện mối quan hệ giữa các công việc, không ghi rõ qui trình công nghệ.
Trong trường hợp dự án có nhiều công việc thì nhược điểm nầy càng rõ nét.
• Không thấy rõ việc nào là chủ yếu có tính chất quyết đònh đối với tổng tiến độ thực
hiện dự án để giúp cho nhà quản lý tập trung chỉ đạo.
• Không thuận tiện khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của bản thân sơ
đồ của dự án.
Vì vậy đối với dự án có qui mô lớn người ta thường sử dụng sơ đồ mạng.
•
2.4. Hoạch đònh dự án theo sơ đồ mạng
Sơ đồ mạng là một đồ thò bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế hoạch, nó
ấn đònh một cách lô-gích trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công tác sản xuất,
PM4.doc
5
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
ấn đònh thời gian thực hiện các công tác và tối ưu hóa kế hoạch đề ra. Trong quá trình quản lý và
thực hiện kế hoạch ta vẫn có thể điều chỉnh sơ đồ mạng cho sát với thực tế.
Các phương pháp phân tích sơ đồ mạng:
•
•
Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method)
Phương pháp nầy sử dụng mô hình xác đònh (tất đònh) theo đó thời gian hoàn thành
mỗi công việc là hằng số.
Phương pháp tổng quan và đánh giá dự án PERT (Project Evaluation and Review
Techniques)
Phương pháp nầy sử dụng mô hình xác suất theo đó thời gian hoàn thành công việc
được cho dưới dạng hàm phân phối xác suất.
3. PHƯƠNG PHÁP CPM
*
3.1. Một vài đònh nghóa qui ước
a/ Sự kiện (Event)
Sự kiện là sự kết thúc của một hay một số công tác, để cho các công tác tiếp sau có thể
bắt đầu được.
Trên sơ đồ mạng sự kiện được biểu diễn bằng một vòng tròn có đánh số ký hiệu của sự
kiện.
b/ Công tác (công việc - Activity)
Công tác là hoạt động sản xuất ở giữa hai sự kiện. Công tác được biểu diễn bằng một mũi
tên nối hai sự kiện và được ký hiệu bằng các số của hai sự kiện trước và sau hoặc bằng một mẫu
tự.
Sự kiện xuất phát i
i
A
t
Sự kiện kết thúc j
j
i
A
t
j
Ý nghóa: công tác A hay công tác ij là một hoạt động sản xuất ở giữa 2 sự kiện i và j. thời gian
thực hiện công tác A là t.
Có 3 loại công tác:
• Công tác thực: là hoạt động sản xuất cần tài nguyên (gồm nhân vật lực) và thời gian. Công
tác thực được biểu diễn bằng mũi tên liền.
• Công tác giả: (công tác ảo - Dummy): dùng chỉ mối liên hệ giữa các công tác, không đòi
hỏi tài nguyên và thời gian. Công tác giả được biểu diễn bằng mũi tên chấm chấm. (hình trên)
• Công tác chờ đợi: là công tác không cần tài nguyên mà chỉ cần thời gian. Công tác chờ đợi
được biểu diễn bằng mũi tên liền.
*
Có 2 cách để biểu diễn công tác và sự kiện:
• Trong sơ đồ AOA (Activity On Arc network), công tác được biểu diễn bằng mũi tên, sự kiện được biểu
diễn bằng nút vòng tròn.
• Trong sơ đồ AON (Activity On Node network), công tác được biểu diễn bằng nút vòng tròn, sự kiện
được biểu diễn bằng mũi tên.
6
PM4.doc
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
3.2. Những qui tắc lập sơ đồ mạng
a/ Trong sơ đồ mạng sự kiện được đánh số từ nhỏ đến lớn theo hướng từ trái qua phải và
từ trên xuống dưới. Mỗi sự kiện đều phải có công tác đến và công tác đi và sự kiện cuối cùng chỉ
có công tác đến.
Ví dụ :
17
18
21
19
22
20
Sai vì:
Sự kiện 19 không có công tác đến
Sự kiện 21 không có công tác đi
b/ Tất cả các công tác trong sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải không được quay trở
lại sự kiện mà chúng xuất phát, nghóa là không được lập thành vòng kín.
Ví dụ :
5
4
6
7
Sai
c/ Những công tác riêng biệt không được ký hiệu bởi cùng một số, nghóa là không được
cùng sự kiện xuất phát và sự kiện kết thúc.
Ví dụ :
Cho A và B là 2 công tác riêng biệt.
4
A
3
B
A
4
3
5
Đúng vì: Công tác A = Công tác 34
Công tác B = Công tác 35
Sai vì: Công tác A = Công tác 34
Công tác B = Công tác 34
PM4.doc
B
Công tác giả 45
7
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
d/ Sơ đồ mạng cần có dạng đơn giản nhất, không nên có quá nhiều công tác giao cắt
nhau.
Ví dụ :
4
2
Sự kiện
đầu tiên
1
4
2
1
3
3
Không nên
Nên
e/ Sơ đồ mạng phải phản ánh được trình độ kỹ thuật của công tác và quan hệ kỹ thuật
giữa chúng.
Ví dụ:
Lập sơ đồ mạng của công tác sau:
Công tác
A
B
C
D
E
Công tác đi trước
Không có
Không có
A
C
B, C
Ta có kết quả như sau:
Bài tập Lập sơ đồ mạng của công tác sau:
A
1
C
2
D
3
B
5
E
4
1
A < D, E
B < E, F
C
PM4.doc
2
A
C
3
A
D
8
4
A < D, E
B < D, E
C
G.V. Cao Hào Thi
Trung Tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam(AITCV)
Hoạch đònh & Lập Tiến Độ Dự n
3.3. Các thông số của sơ đồ mạng:
Các thông số chính của sơ đồ mạng bao gồm:
•
•
Thời điểm sớm nhất và muộn nhất để cho một sự kiện xảy ra.
Thời gian sớm nhất và muộn nhất để cho một công tác bắt đầu.
a/ Thời điểm sớm nhất để sự kiện xảy ra EO (Earliest Occurrence of an Event)
EO là thời điểm sớm nhất để cho sự kiện xảy ra khi tất cả các công tác trước sự kiện đều hoàn
thành.
b/ Thời điểm sớm nhất để công tác bắt đầu ES (Earliest Start of an activity)
ES là thời điểm sớm nhất để cho công tác bắt đầu. Đó là khoảng thời gian dài nhất tính từ sự kiện
đầu đến sự kiện xuất phát của công tác đó.
Ta có
ES của công tác ij = EO của sự kiện i
c/ Thời điểm muộn nhất để sự kiện xảy ra LO (Latest Occurrence of an Event)
LO là thời điểm muộn nhất để sự kiện xảy ra mà không làm ảnh hưởng (làm kéo dài) đến sự
hoàn thành của dự án trong thời gian đã đònh.
d/ Thời điểm muộn nhất để công tác bắt đầu LS (Latest Start of an activity)
LS là thời điểm muộn nhất để công tác bắt đầu mà không làm ảnh hưởng đến sự hoàn thành của
dự án trong thời gian đã đònh.
Các thông số EO, LO, LS được ghi trên sơ đồ như sau:
EOi LOi
i
Ghi chú
EOj LOj
LSij
j
LSjk
EOi = ESij
3.4. Cách xác đònh các thông số của sơ đồ mạng
a/ Xác đònh EO và ES
Nhắc lại EOi =
ESij
Đi xuôi dòng sơ đồ mạng tính EOj tại các sự kiện thứ j
•
EO của sự kiện đầu tiên
EO1 = 0
PM4.doc
9
G.V. Cao Hào Thi
