Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thương mại Đực Anh

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Lời nói đầu
Công nghệ thông tin những năm gần đây có những bớc phát triển vợt bậc.
Đặc biệt là trong các lĩnh vực ứng dụng vào đời sống xã hội. Ai trong chúng ta
hầu nh đều cảm nhận đợc điều đó. Hệ thống thông tin ngày càng chiếm một vị trí
quan trọng trong doanh nghiệp quốc gia. Một trong những ứng dụng gần gũi nhất
đối với các doanh nghiệp là hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, nói chính
xác hơn đó là hệ thống phần mềm kế toán.
Sau quá trình học tập và nghiên cứu tại trờng với mong muốn có thể tạo lập
đợc một nghề vững chắc về nghiệp vụ kế toán và học hỏi thêm những ứng dụng
mới cũng nh nắm bắt đợc xu hớng phát triển của phần mềm em đã xin thực tập tại
Công ty FAST Công ty chuyên về phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đồng thời
em cũng đã lựa chọn đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thơng mại.
Đề tài này có thể giúp em hoàn thiện những kỹ năng lập trình cơ bản đối
với môn Visual Fox cũng nh có thể hiểu thêm hoạt động kinh doanh của một
doanh nghiệp thơng mại. Theo em thì đây là hai kỹ năng rất cần thiết đối với một
sinh viên đồng thời nếu hoàn thành tốt đề tài này thì đó cũng là bớc đệm giúp em
có thể thi tuyển vào Công ty FAST sau này.
Em xin chân thành cảm ơn Trần Thị Bích Hạnh đã giúp em rất nhiều trong
thời gian qua. Đặc biệt là những ý kiến đóng góp của cô đã giúp em có thể hoàn
thành tốt hơn bản báo cáo này.
Em xin chúc cô sức khoẻ dồi dào và hạnh phúc!
1

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Mục lục
Lời nói đầu.......................................................................................................
Chơng I: Tổng quan công ty phần mềm quản lý
doanh nghiệp Fast và dn thơng mại đức an..............................
I. Giới thiệu tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST5

1.Thông tin chung về Công ty Phần mềm QLDN Fast
2.Địa chỉ liên hệ..........................................................................................................
3.Sơ đồ tổ chức công ty........................................6
4.Nhân lực...................................................................................................................
5.Sản phẩm dịch vụ và công nghệ .............................................................................
6.Khách hàng và hợp tác quốc tế................................................................................
7.Định hớng phát triển và uy tín Fast................................................................
8.Những vấn đề tìm hiểu sinh viên trong quá trình thực ........................................
II. Giới thiệu sơ lợc về DNTM Đức an....................................................
III. Giới thiệu đề tài nghiên cứu..............................................................
3.1. Tên đề tài.........................................................................................................
3.2. Lý do lựa chọn đề tài.......................................................................................

chơng II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ
thống thông tin QLBH...........................................................................
2

Website: Email : Tel : 0918.775.368
I. Thông tin hệ thống thông tin.......................................................
1. Thông tin...........................................................................................................
2. Hệ thống thông tin............................................................................
3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức................................................
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin..................................................
II. Phơng pháp phát triển HTTT quản lý.............................................
1. Khi nào cần phát triển HTTT............................................................................
2. Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống.....................................................
III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý........................................
1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống......................................................
2. Các phơng pháp thu thập thông tin...................................................................
3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý..................................................

IV. Thiết kế hệ thống thông tin .. .......................................................
1. Giai đoạn phân tích hệ thống............................................................................
2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin.................................................................
3. Giai đoạn thiết kế hệ thống...............................................................................
V. bài toán quản lý bán hàng chung....................................................
1. Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng..........................................................
2. Quy trình quản lý bán hàng..............................................................................
3. Giải pháp phần mềm.........................................................................................
Chơng III: xây dựng Hệ Thống Thông Tin quản lý bán
hàng tại DNTM đức an...............................................................................
3

Website: Email : Tel : 0918.775.368
I. Phân tích hệ thống thông tin...................................................................
1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống....................................
2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin
của hệ thống quản lý bán hàng......................................................................
3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD).........................................................................
4.Từ điển dữ liệu (DD).......................................................................................
5.. Sơ đồ phân rã chức năng chơng trình dự kiến sẽ thực hiện......................
II. Thiết kế chơng trình ...................................................................................
1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.................................................................................
2. Các bảng và mối quan hê giữu các bảng trong CSDL...............................
3. Thiết kế giao diện xử lý..............................................................................
4. Kết quả thử nghiệm chơng trình................................................................
5. Một số giao diện màn hình chính........................................................
kết luận............................................................................................................
4

Website: Email : Tel : 0918.775.368

chơng I
Tổng quan về cơ quan thực tập Fast
1. Thông tin chung
1.1 Tên Công ty
- Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST
- Tên tiếng Anh: Fast software Company
- Tên giao dịch: FAST
Trớc năm 2003 Công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán
FAST". Từ năm 2003 Công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanh
nghiệp FAST".
1.2 Ngày thành lập
- Công ty: 11/6/1998
- Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998
- Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999
1.3 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu
- Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng VN)
- Hình thức sở hữu: cổ phần
1.4 Chức năng đăng ký kinh doanh
- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính;
- Buôn bán hàng t liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử);
- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;
- Dịch vụ t vấn chuyển giao công nghệ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phầm mềm quản
lý doanh nghiệp.
1.5 Ban lãnh đạo:
- Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam
- Giám đốc Công ty: Ông Phan Quốc Khánh
- Giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình
- Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Hoàng Khắc Thuý
5

Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Trởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán
2. Địa chỉ liên hệ
Văn phòng tại TP Hà Nội
18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình, Hà Nội.
Điện thoại: (04)771-5590
Fax: (04)771-5591
Email:
3. Sơ đồ tổ chức Công ty
Sơ đồ tổ chức Công ty
6

Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Các chi nhánh
HN, HCM, ĐN
Phòng tổng hợp
Phòng nghiên cứu &
phát triển sản phẩm
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh
4. Nhân lực:
Trong các năm qua cùng với sự phát triển của Công ty thì số nhân viên
cũng tăng lên theo từng năm. Tốc độ tăng khá đều đặn. Từ năm thành lập là năm
1998 đến năm 2003 số lợng nhân viên của Công ty đã tăng từ 17 ngời lên 80 ng-
ời. Trong đó nhân viên làm việc trong lĩnh vực triển khai hợp đồng chiếm tới
31%, lập trình ứng dụng 14%, hỗ trợ bảo hành 15%, kinh doanh 11%, quản lý
18% và nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%.
5. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

Sản phẩm:
- Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f viết trên Visual Foxpro
- Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s viết trên SQL Server.
- Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn Công ty FAST Corporate Reporter
2003.w trên nền Web.
Mỗi năm Công ty FAST đều có một phiên bản mới. Phiên bản đợc sử dụng
nhiều nhất hiện nay là FAST 2004. Năm 2005 Công ty FAST đã cho ra đời phiên
7

Giám đốc chi nhánh
Phòng kinh doanh Phòng lập trình ứng
dụng
Phòng tư vấn thiết
kế
Phòng hỗ trợ bảo
hành
Văn phòng và kế
toán
Phòng triển khai
hợp đồng
Website: Email : Tel : 0918.775.368
bản FAST 2005 viết trên VB.NET, có sự hỗ trợ Unicode để hoàn thành. Tuy
nhiên, phiên bản này vẫn cha thực sự hiệu quả nh mong muốn.
Dịch vụ:
- Khảo sát yêu cầu và t vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế
toán và quản trị kinh doanh.
- Sửa đổi và phát triển chơng trình các yêu cầu đặc thù của khách hàng.
- Triển khai ứng dụng cài đặt và đào tạo sử dụng.
- Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin.
- Nâng cấp mở rộng sự phát triển của khách hàng

6. Khách hàng và hợp tác quốc tế
Với doanh thu tăng hàng năm (1,45 tỷ vào năm 1998 đến 6,5 tỷ vào năm
2003) thì số lợng khách hàng của Công ty cũng tăng lên nhanh chóng. Hiện nay
FAST có hơn 700 khách hàng hoạt động trên toàn quốc trong hầu hết các lĩnh
vực nh: sản xuất, thơng mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp với nhiều
hình thức sở hữu khác nhau: Nhà nớc, t nhân, Công ty có vốn đầu t của nớc
ngoài.
Về hợp tác quốc tế từ đầu năm 2003 FAST đã trở thành nhà phân phối
phần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter System Inc tại Việt Nam. JSI
là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vực phần
mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) hiện nay ERIC có hơn 800 khách
hàng và sản phẩm của ERIC ngày càng đợc ngời tiêu dùng a chuộng.
7. Định hớng phát triển và uy tín của FAST trên thị trờng.
Định hớng phát triển
Với phơng châm "chuyên sâu tạo nên sự khác biệt". Ban lãnh đạo đã đề ra
những định hớng phát triển sau.
- Đầu t phát triển sản phẩm theo hớng mở rộng các quan hệ phục vụ
phòng kinh doanh, phòng vật t, kho hàng và tổ chức nhân sự.
8

Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác
nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn.
Uy tín của FAST trên thị trờng
Nhờ định hớng đúng đắn và sự làm việc hết mình của toàn bộ nhân viên
trong Công ty Công ty đã gặt hái đợc rất nhiều thành công, đạt đợc rất nhiều giải
thởng:
- Đạt 7 huy chơng vàng liên tục trong các năm 1999 đến 2003 tại Việt
Nam Computer Word Expo
- Giải thởng (sản phẩm công nghệ thông tin) của hội tin học Việt Nam.

Vào năm 2003 với hơn 700 khách hàng trong đó có rất nhiều khách hàng
là những Công ty lớn có uy tín trên thị trờng nh:
Tổng Công ty Dầu khí Petro - Việt Nam
Tổng Công ty Dệt may - Vinatex
Công ty Dệt Nam Định, Dệt Hà Nội.
Công ty sản xuất ôtô GMN (Thái Lan)
Và nhiều Công ty khác nữa
Sản phẩm của công ty đã đợc công nhân trên thị trờng. Trong năm 2005 dự
tính doanh số của Công ty sẽ đạt 10 tỷ đồng.
8.Những vấn đề tìm hiểu đợc của sinh viên trong quá trình thực tập tại
Công ty
Trong quá trình thực tập tại FAST Công ty có thực hiện một chơng trình
đào tạo cho chúng em với mục đích kiểm trả năng lực của các sinh viên thực tập.
Nội dung đào tạo của Công ty bao gồm:
- Nghiệp vụ kế toán
- Nghiệp vụ chơng trình
- Nghiệp vụ lập trình.
- Nghiệp vụ bảo hành
- Nghiệp vụ bán hàng
Hiện nay Công ty có các phòng sau:
Phòng kinh doanh
9

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Phòng triển khai
Phòng bảo hành
Với ý định mở rộng thị trờng thì các phòng này đều tuyển thêm nhân viên.
Mỗi phòng yêu cầu những chuyên môn riêng. Với mong muốn có thể đợc làm
việc trong phòng triển khai thì nhân viên cần phải có các yêu cầu sau.
- Hiểu đợc cơ bản về các nghiệp vụ kế toán trong chơng trình: Kế toán tài

chính và kế toán quản trị
- Hiểu đợc các chức năng sử dụng trong chơng trình: Kế toán tài chính và
kế toán nghiệp vụ
- Có đợc những kiến thức cơ bản về lập trình Fox.
- Biết cách chỉnh sửa các báo cáo cho đơn giản.
Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã đợc Anh Lại Quốc Việt hớng
dẫn. Anh Việt cũng từng là sinh viên của khoa ta khoá 39 nên anh cũng rất tận
tình trong việc chỉ bảo hớng dẫn cho em.
II. giới thiệu về doang nghiệp thơng mại đứcan
Đức An là một doanh nghiệp thơng mại thuần tuý. Doanh nghiệp bắt đầu
đi vào hoạt động vào năm 1997.
Địa chỉ : 18 Hàn Thuyên Nam Định
Hiện nay giám đốc của công ty là ông Trần Văn Đức
Công ty có tất cả 20 công nhân, hoạt động chủ yếu là theo kiểu gia đình
quản lý. Hầu hết mọi hoạt động của công ty đều do giám đốc trực tiếp quản lý.
Hoạt động chính của công ty là mua bán các phụ tùng ôtô. Số lợng mặt
hàng của công ty rất đa dạng, có thể lên tới hàng nghìn loại. Hiện nay công ty có
lợng khách hàng khá đông đẩo, chủ yếu tập trung ở khu vức Nam Định, ngoai ra
công ty còn có một số khách hàng tại Hà Nội.
Cơ sở hạ tầng hiện nay của công ty là khá tốt. Công ty hiện có ba máy tính
phục vụ cho công việc bán hàng. Nhân viên bán hàng biết sử dụng các chơng
trình máy tính cơ bản một cách khá thành thạo. Đây cũng là cơ sở thuận lợi để
thực hiện việc triển khai chơng trình QLBH vào công ty.
10

Website: Email : Tel : 0918.775.368
III. giới thiệu đề tài nghiên cứu
3.1 Tên đề tài
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thơng
mại Đức An

3.2 Lý do lựa chọn đề tài
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong hầu hết
các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thơng mại. Điều
này đã đợc cả thế giới công nhận. Trong thập niên 90 hầu hết các công ty lớn đều
trang bị cho mình một hệ thông thông tin với sự trợ giúp của máy tính đủ mạnh
để có thể cạnh tranh đợc.
Nh chúng ta đã biết thì công việc chính của các nhà quản lý lầ phải đa ra
những quyết định một cách hợp lý và kịp thời. Điều này đợc quyết định bởi năng
lực, nghệ thuật của nhà quản lý cũng nh chất lợng nguồn thông tin đợc sử dụng.
Vậy làm thế nào để có một nguồn thông tin đầy đủ và chính xác. Đây
chính là công việc của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Nếu đợc xây dựng
tốt hệ thống thông tin sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin khái quát nhất về thị
trờng, khách hàng, và công việc xản suất kinh doanh. Những thông tin này sẽ
giúp cho nhà quản lý hoạch định ra nhiững chính sách hợp lý mang tính trớc mắt
cũng nh lâu dài cho công ty.


chơng II
11

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế
hệ thống thông tin
I. Thông tin hệ thống thông tin
1. Thông tin
1.1 Khái niệm
Thông tin là một thông báo hay tin nhận đợc làm tăng sự hiểu biết của đối
tợng nhận tin về một vấn đề nào đó.
Thông tin tồn tại dới hình thức:
- Bằng ngôn ngữ.

- Hình ảnh.
- Mã hiệu
1.2. Các tính chất của thông tin
- Tính tơng đối của thông tin;
- Tính định hớng của thông tin;
- Tính thời điểm của thông tin;
- Tính cục bộ của thông tin .
1.3. Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lý theo nghĩa rộng đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến
đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định.
Trong một tổ hcức quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối
tợng quản lý, mối quan hệ giữa hai đối tợng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô
tả trong mô hình sau:
- Thông tin vào: thông tin từ môi trờng;
- Thông tin ra: thông tin ra môi trờng;
- Thông tin quản lý: thông tin quyết định;
- Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp.
12

TT từ môi trờng
TT tác nghiệp
Hệ thống
quản lý
Hệ thống
quản lý
Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
TT quyết định

TT ra môi trường
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hinh 2.1: Mô hình thông tin trong quản lý
2. Hệ thống thông tin.
1.1. Định nghĩa:
Theo các quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông
tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin
khác sau:
HTTT là tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một
tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng [1].
HTTT đợc xác định nh tập hợp các thành phần đợc tổ chức để thu thập, xử
lý, lu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm
soát trong một tổ chức [8].
HTTT là hệ thống sử dụng các dữ liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ
giúp), các chơng trình phần mềm (các chơng trình tin học và các thủ tục) và con
ngời (ngời sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập
nhật, lu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9].
Mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhng đều có ý chung đó
là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lu trữ, xử lý và
truyền thông tin.
13

Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc
lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ

liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích
(Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage).
Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin
Nh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa
DL vào, bộ phận xử lý, kho DL, bộ phận đa DL ra.
2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức
Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh,
tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp.
Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm
chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đợc: làm cho chúng trở thành hiểu
đợc, tổng hợp hơn, truyền đạt đợc, hoặc có dạng đồ hoạ,...
Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản:
- Các dữ liệu: Đó là các TT đợc lu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp.
- Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin.
Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh
doanh bao gồm các hệ sau:
- Hệ quyết định;
- Hệ thông tin;
14

Xử lý và lư
u trữ
Phân phátThu thập
Kho DL
ĐíchNguồn
Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Hệ tác nghiệp.
Hình 2.3: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức
3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức.

3.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
-HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ
chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những ngời cho vay
hoặc với nhân viên của tổ chức.
- HTTT quản lý MIS (Management Infomation System)
Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lợc. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL đợc tạo ra bởi các hệ xử lý
giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)
Hệ thống này đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định đợc coi nh là một quy trình đợc
tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phơng án
15

Hệ tác
nghiệp
Hệ quyết
định
HT
TT
Báo cáo sản
xuất
Chỉ đạo sản
xuất
Doanh nghiệp
Sản phẩm/dịch
vụ
Nguyên vật

liệu
Môi trường
TT raTT vào
Hệ tác nghiệp
Website: Email : Tel : 0918.775.368
giải quyết và lựa chọn một phơng án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra
quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ
tình hình để một quyết định cần phải ra.
- HT chuyên gia ES (Expert System)
Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ
nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của
một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các CSDL và các bộ luật suy
diễn mà dựa vào đó ngời ta có thể đa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA
(Infomation System for Competitive Advantage)
Hệ thống này đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc. Nó đợc thiết kế
cho những ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức nh các khách hàng, nhà
cung cấp,...giúp cho tổ chức có thêm TT trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của
thị trờng.
3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức đợc chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem
bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để
hiểu cách phân chia này.
Tài chính
chiến lợc
Marketing
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc

Kinh doanh
và sản xuất
chiến lợc
Hệ thống
thông tin
văn
phòng
Tài chính
chiến thuật
Marketing
chiến thuật
Nhân lực
chiến thật
Kinh doanh
và sản xuất
chiến thuật
Tài chính
tác nghiệp
Marketing
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh
và sản xuất
tác nghiệp
Hình 2.4: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Ba mô hình của hệ thống thông tin.
16

Website: Email : Tel : 0918.775.368

- Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện,
các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông
tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng
nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở
quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc
này.
Hình 2.5: Ba mô hình của một hệ thống thông tin
- Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ
thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu
vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận,
con ngời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh
những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đ-
ợc sử dụng.... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, đó là về
những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra.
- Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là
cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những
thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung l-
ợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho
chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện.
17

Website: Email : Tel : 0918.775.368
4. Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin.
4.1 Phơng pháp tổng hợp.
Phơng pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhng phải
đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng đợc các
mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó.

Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép ta đa dần hệ thống vào làm việc theo
từng giai đoạn và nhanh chóng thu đợc kết quả.
Nhợc điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần
thiết.
4.2 Phơng pháp phân tích
Phơng pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống
hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chơng trình làm việc và xây dựng các mảng làm
việc cho chơng trình đó.
Ưu điểm: Phơng pháp này cho phép tránh đợc việc thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công.
Nhợc điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đa vào đồng thời toàn bộ các
mảng này vào sử dụng.
4.3 Phơng pháp tổng hợp và phân tích.
Đây là phơng pháp kết hợp đồng thời cả hai phơng pháp trên. Tiến hành
đồng thời việc thiết lập các mảng cơ bản và các thao tác cũng nh các nhiệm vụ
cần thiết. Phơng pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của
thông tin trong hệ thống.
II. Phơng pháp phát triển Hệ Thống Thông Tin quản lý
1. Khi nào cần phát triển một hệ thống thông tin.
Mục tiêu chung của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung
cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một
hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ
thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ
việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chẩn đoán và tình hình thực
tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải
18

Website: Email : Tel : 0918.775.368
thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của
hệ thống đó. Việc thiết lập hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật

lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt
một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức.
2. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.
Nó bao gồm các công đoạn sau:
1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
1.2. Làm rõ yêu cầu.
1.3. Đánh giá khả thi thực thi.
1.4. Chuẩn bị báo cáo đánh giá yêu cầu.
Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:
2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
2.2. Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại.
2.4. Đa ra chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giả pháp .
2.5. Đánh giá lại tính khả thi.
2.6. Thay đổi đề xuất của dự án
2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết .
Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống
thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những
mục tiêu đã đợc thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc sẽ phải đợc những ngời
sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau:
3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
3.2. Thiết kế xử lý.
3.3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào.
19

Website: Email : Tel : 0918.775.368

3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc.
3.5. Hợp thức hoá mô hình lô gíc .
Giai đoạn 4: Đề xuất các phơng án của giải pháp
Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp:
4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
4.2. Xây dựng các phơng án của giải pháp.
4.3. Đánh giá các phơng án của giải pháp.
4.4. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án
của giải pháp.
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài.
5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra).
5.3. Thiết kế cách thức tơng tác với phần trong việc tin học hoá.
5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công.
5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Đây phần quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học
hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những ngời chịu trách nhiệm
về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hớng dẫn sử dụng và thao
tác cũng nh các tài liệu mô tả hệ thống. Các công việc chính là:
6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2. Thiết kế vật lý trong.
6.3. Lập trình.
6.4. Thử nghiệm hệ thống.
6.5. Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
7.1. Lập kế hoạch cài đặt.
7.2. Chuyển đổi.
20

Website: Email : Tel : 0918.775.368
7.3. Khai thác và bảo trì.
7.4. Đánh giá.
III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý
1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống.
Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đa ra đợc chuẩn đoán về
hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra đợc các yếu tố giải pháp cho hệ thống mới.
Hình 2.6: Các bớc của giai đoạn phân tích hệ thống
2. Các phơng pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn
Nghiên cứu tài liệu
Sử dụng phiếu điều tra
21

Mô tả về HT
hiện tại và HT
mới
Hồ sơ Dự án
1.0
Xác định
các yêu
cầu
HT
2.0
Cấu trúc
hoá các yêu
cầu
3.0
Tìm và lựa

chọn các
giải pháp
Mô tả HT mới
Chiến lược
đề xuất cho
HT mới
Ghi chép
phỏng vấn
kết quả
khảo
sát,quan sát,
các mẫu
Các yêu
cầu HT
Kế hoạch xây dựng
HTTT, lịch phân tích
HT, yêu cầu dịch vụ
của HT
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Quan sát
3. Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý.
3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm khoảng 10%
khối lợng công việc).
Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :
- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là: Phải xác
định đợc những gì cần phải làm, ai sử dụng hệ thống trong tơng lai.
- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ đợc thực hiện và
khẳng định những lợi ích, hạn chế kèm theo.
3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lợng công việc).
Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công

cụ nh:
- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD )
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải đợc
tiến hành để xây dựng hệ thống. Mục đích của BFD nhằm:
* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
* Giúp tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống.
* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức.
- Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD )
Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc
thực hiện các chức năng đã đợc nêu trên.
- Mô hình quan hệ
Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực
thể của mỗi mô hình dữ liệu.
- Mô hình thực thể quan hệ
Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở
có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc
tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Đây là một mô hình tổng quát nhất.
3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lợng công việc).
22

Website: Email : Tel : 0918.775.368
Thiết kế hệ thống một cách tổng thể:
- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ
phận nào xử lý thủ công.
- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
Thiết kế chi tiết:
- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tính.
- Xác định và phân phối thông tin đầu ra.
- Thiết kế phơng thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính.
3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lợng công việc).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng.
- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống.
- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới.
IV. Thiết kế hệ thống thông tin
1. Giai đoạn phân tích hệ thống.
Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã đợc trình bày tóm
tắt ở mục 3.2 của phần III, chơng II. Trong giai đoạn phân tích hệ thống ta sẽ
xem xét chi tiết từng công cụ đợc sử dụng.
1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)
Mục đích của BFD: Tăng cờng cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ
thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác
định phạm vi hệ thống cần phân tích.
Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế
nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng
quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần đợc xử lý giống nhau nh
một phần của cùng một cấu trúc.
1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD)
Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích.
- Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với ngời phân tích và ngời
dùng.
23

Website: Email : Tel : 0918.775.368
- Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế HT là nhân tố đơn
giản việc tạo và chấp nhận tài liệu.
- Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của ngời sử dụng.
- Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phơng án cho
nhà phân tích và ngời dùng xem xét khi thiết kế HT mới.
Một số các ký pháp thờng dùng:
- Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình.

Hình 2.7: Ký hiệu tiến trình xử lý
Ví dụ:
- Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó
đợc chỉ ra trên sơ đồ bằng một đờng kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ
ra hớng của dòng thông tin.
Tên dữ liệu
Hình 11:Ký hiệu dòng dữ liệu
Ví dụ: Hóa đơn bán hàng
- Kho dữ liệu: Kho dữ liệu đợc ký hiệu: Bên trong là tên kho
- Nguồn hoặc đích:
Hình 2.8: Ký hiệu tác nhân của HTTT
24

huỷ
Tên tiến
trình xử lý
Tên ngời/ bộ phận
phát/ nhận tin
Website: Email : Tel : 0918.775.368
Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang
nghiên cứu nhng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có
thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhng cũng có thể là nơi cung cấp
thông tin cho hệ thống.
1.3 Mô hình dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một phơng pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có
ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham
trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đợc lu
trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chơng
trình nào bởi nhiều ngời sử dụng khác nhau.
Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu :

- Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của ngời dùng.
- Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống.
Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm :
- Thực thể: đợc hiểu là tập hợp các đối tợng cùng loại dới góc độ quan tâm
của nhà quản lý.
Có hai loại thực thể:
+ Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch.
VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia )
+ Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch.
Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan)
- Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại
thông tin chứ không phải bản thân thông tin.
- Thuộc tính: là đặc trng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu
thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3
loại thuộc tính nh:
+ Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho
phép xác định duy nhất một thực thể.
+ Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là
thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng.
25