PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN

Website: Email : Tel : 0918.775.368
PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN
Mục lục
Mục lục.............................................................................................1
Lời nói đầu........................................................................................4
Chương I...........................................................................................5
Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay.............................5
1.1 Các bộ phận chính của thư viện..............................................................5
1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động................................................................6
1.2.1 Bổ sung tài liệu............................................................................................6
1.2.2 Quản lý bạn đọc..........................................................................................6
1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu............................................................................7
1.2.4 Biên mục tài liệu..........................................................................................8
1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho...............................................................................9
1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện.............................................................9
1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống................................................................10
1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới.......................................................10
Chương II ......................................................................................12
Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay...................................12
2.1 Các vùng dữ liệu....................................................................................12
2.2 Phương pháp biên mục..........................................................................13
2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục........................................................13
2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế..............................................................14
2.4.1 Mục đích....................................................................................................14
2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN.................................................................................15
2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD.........................................................................15
2.5 Khổ mẫu MARC..................................................................................17
Chương III......................................................................................20
Thiết kế hệ thống mới....................................................................20
3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc.......................................................................20

3.1.1 Cấp thẻ......................................................................................................20
3.1.2 Xóa thẻ......................................................................................................21
3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc...............................................................................21
3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc...............................................................................21
3.1.5 Tìm kiếm....................................................................................................21
3.2 Phân hệ Lưu thông.................................................................................22
(Circulation Module)...................................................................................22
3.2.1 Mượn ấn phẩm..........................................................................................22
3.2.2 Trả ấn phẩm..............................................................................................22
3.2.3 Quản lý quá hạn........................................................................................22
3.2.4 Quản lý phạt..............................................................................................23
3.3 Phân hệ Biên mục..................................................................................23
(Cataloging Module).................................................................................23
3.3.1 Nhập biểu ghi mới.....................................................................................23
3.3.2 Xóa biểu ghi..............................................................................................23
3.3.3 Sửa biểu ghi...............................................................................................23
3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến.....................................................24
( Online Public Access Catalog )................................................................24
3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm......................................................................24
3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng...............................................................24
3.4.3 Gia hạn ấn phẩm.......................................................................................24
3.4.4 Đặt trước ấn phẩm....................................................................................25
3.5 Phân hệ Quản trị....................................................................................25
Chương IV......................................................................................26
Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng.....................................26
4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng..................................................................26
4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống......................................27
4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc......................28
4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông................................29
4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục.................................29

4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến....30
4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị...................................30
4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu............................................................................31
4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.....................................................31
4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh................................................................32
4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh........................................................36
Chương V.......................................................................................45
Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện...............................45
5.1 Chọn lựa thiết kế...................................................................................45
5.1.1 Chuẩn dữ liệu ...........................................................................................45
5.1.2 Mô hình dữ liệu.........................................................................................45
5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu................................................................49
5.2.1 Bạn đọc.....................................................................................................49
5.2.2 Thông tin sinh viên....................................................................................50
5.2.3 Thông tin cán bộ........................................................................................50
2
5.2.4 Phân loại bạn đọc.....................................................................................50
5.2.5 Bảng phiếu mượn......................................................................................51
5.2.6 Phạt...........................................................................................................51
5.2.7 Lượt mượn.................................................................................................51
5.2.8 Đặt trước...................................................................................................52
5.2.9 Nhà xuất bản.............................................................................................52
5.2.10 Sách.........................................................................................................52
5.2.11 Sách nhiều tập ........................................................................................54
5.2.12 Đầu sách tập...........................................................................................54
5.2.13 Ấn phẩm định kỳ .....................................................................................54
5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ..............................................................................55
5.2.15 Luận án/Luận văn...................................................................................56
5.2.16 Lĩnh vực ..................................................................................................56
5.2.17 Tác giả.....................................................................................................57

5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa ................................................................................57
5.2.19 Nhân viên thư viện...................................................................................57
Chương VI......................................................................................58
Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện.....................................58
6.1 Bố cục giao diện hệ thống.....................................................................58
6.1.1 Trang đăng nhập.......................................................................................59
6.1.2 Trang giúp đỡ............................................................................................60
6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc.......................................................60
6.2.1 Trang thêm thẻ đọc....................................................................................61
6.2.2 Trang sửa thẻ đọc......................................................................................62
6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc................................................................................63
6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến....................64
6.4 Giao diện phân hệ biên mục..................................................................65
6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục........................................................................66
6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập)....................................................68
6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập).....................................................70
6.5 Giao diện phân hệ quản trị....................................................................71
6.5.1 Trang thêm tài khoản................................................................................71
6.5.2 Trang sửa tài khoản..................................................................................72
Chương VII....................................................................................73
Đánh giá và hướng phát triển.......................................................73
7.1 Đánh giá hệ thống..................................................................................73
7.1.1 Công cụ cài đặt.........................................................................................73
7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông....................................................74
7.1.3 Từ điển tham chiếu....................................................................................74
7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác..............................74
7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode.............................................................74
7.2 Định hướng phát triển............................................................................75
7.2.1 Chức năng liên kết thư viện......................................................................75
7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác.................................................75

3
7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống............................................................75
Tài liệu tham khảo.........................................................................76
Lời nói đầu
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triển
mạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã mang
lại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới.
Ở nước ta, việc áp dụng các thành tựu của CNTT vào công tác quản lý và điều
hành công việc của các cơ quan xí nghiệp đã và đang được triển khai rộng rãi. Tin
học hóa công việc văn phòng, công việc quản lý trong các cơ quan, nhất là các cơ
quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiện đại để
đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hành chính, công
tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn.
Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
quản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điều
hành công việc. Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp cho
người sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tính đơn
lẻ. Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho một máy
đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở các thông tin
nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê.
Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ của công
nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xây dựng hệ
thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạn đọc có
thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện có thể
thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tin bạn
đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạn đọc
nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về dữ
liệu trong thư viện... Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối đa
của máy tính.
Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc

đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc
Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hương
người đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn Khoa Học
Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình
dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này.
Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã động
viên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án.
Em xin chân thành cảm ơn !
4
Chương I
Khảo sát chung về hệ thống
thư viện hiện nay
1.1 Các bộ phận chính của thư viện
– Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạp chí,luận
văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu ấn phẩm là
sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí và luận văn.
– Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm
thu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập các
thông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn bộ
phận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục.
– Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịu
trách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc. Bộ phận này được
chia nhỏ thành các bộ phận con:
 Bộ phận cho mượn giáo trình: quản lý thực hiện cho mượn giáo trình
đối với sinh viên trong trường.
 Bộ phận cho mượn tài liệu về nhà: quản lý cho mượn tài liệu về nhà
đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu.
 Bộ phận phục vụ đọc tại chỗ: gồm có phòng đọc sách thư viện và
phòng đọc tra cứu.
 Bộ phận phục vụ bạn đọc nghiên cứu sinh/Cán bộ nghiên cứu/Giảng

viên.
 Bộ phận phục vụ đọc tạp chí.
5
1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động
1.2.1 Bổ sung tài liệu
Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …) thì
sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu. Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóa đơn,
vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theo từng loại
(còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủ sách Kinh tế
… Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loại hoặc thời gian
theo chuẩn CDS/ISIS. Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu có trong
thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính.
1.2.2 Quản lý bạn đọc
Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc dựa trên sơ yếu lí lịch và quá trình mượn
sách.
1.2.2.1 Cấp thẻ
Mỗi bạn đọc để được cấp thẻ, đối với bạn đọc ngoài trường thì cần có giấy
giới thiệu của cơ quan công tác, đối với cán bộ, sinh viên trong trường thì chỉ cần thẻ
sinh viên hoặc thẻ cán bộ công chức. Trường hợp mất thẻ hoặc thẻ bị rách nát, bạn
đọc phải báo cho thư viện biết để thực hiện cấp lại thẻ. Quá trình cấp lại thẻ cũng
tương tự như cấp thẻ mới.
Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau:
 Viết đơn xin làm thẻ thư viện
 Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện có chức
trách này. Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻ sinh
viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có)...và một số thông tin
phụ khác.
 Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư viện
trước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có nợ

phạt không. Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ .Mỗi
một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là Mã
Bạn Đọc (mã thẻ).
 Sau khi có hóa đơn nộp tiền thì thực hiện cập nhật vào CSDL và thực
hiện in thẻ
 Giao thẻ cho bạn đọc
Khoảng thời gian có hiệu lực của một thẻ mượn sẽ tùy vào đối tượng bạn
đọc.Ví dụ như đối với sinh viên là 5 năm(trong thời gian học còn học tại trường) còn
đối với đối tượng bạn đọc là cán bộ thì thẻ là thời gian mà cán bộ đó còn công tác
trong trường
6
1.2.2.2 Hủy thẻ
Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
 Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạo
thư viện yêu cầu xóa thẻ
 Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định của
phòng Đào Tạo)
 Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường
 Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác
Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấn
phẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thư viện
1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu
1.2.3.1 Mượn ấn phẩm
Sau khi đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể mượn tài liệu đọc tại chỗ hoặc
mượn về nhà. Để mượn một tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc cần phải:
 Tra tìm ký hiệu tài liệu theo qui định của thư viện ở trên tủ mục lục
hoặc trên cơ sở dữ liệu của máy tính.
 Sau đó, bạn đọc ghi yêu cầu mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu mượn, rồi
xếp phiếu vào ngăn và đợi nhận tài liệu.
 Nếu tài liệu cần mượn vẫn còn trong kho, bạn đọc được phép mượn tài

liệu, còn nếu đã hết, yêu cầu mượn của bạn đọc bị từ chối.
 Sau khi đã giao tài liệu cho bạn đọc, nhân viên thư viện phải ghi những
thông tin mượn tài liệu vào phiếu kiểm soát trong mỗi cuốn sách để
theo dõi quá trình lưu thông của tài liệu.
Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầu mượn
tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổ vàng”
dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cược tiền
mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạn trả,nhân
viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trả sách.
Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc
vào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thư
viện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn). Thời hạn đối với
một quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định. Ví dụ nếu
một ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ được
mượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn.
1.2.3.2 Trả ấn phẩm
Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó có
đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiện
phạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà
bỏ qua việc kiểm tra thẻ. Nếu ấn phẩm bị hỏng phải thực hiện phạt, mức phạt phụ
thuộc vào phần trăm hỏng. Đối với trường hợp mất ấn phẩm tùy thuộc vào nhóm bạn
7
đọc và loại ấn phẩm để thực hiện phạt tiền hay bắt đền. Những ấn phẩm quá hạn
nhân viên thư viện sẽ đưa ra số ngày quá hạn và mức phạt tương ứng.
1.2.3.3 Quản lý quá hạn
Vào đầu giờ của ngày làm việc nhân viên thư viện kiểm tra xem bạn đọc nào
đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm.
1.2.3.4 Quản lý phạt
Việc quản lý phạt phải phụ thuộc vào nhóm bạn đọc và từng loại ấn phẩm cụ
thể, ngoài ra còn phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà có những hình thức phạt khác

nhau như: vi phạm giữ ấn phẩm quá hạn, làm hỏng ấn phẩm hay làm mất ấn phẩm
Đối với từng hành vi vi phạm hệ thống sẽ chia nhỏ theo từng mức độ khác nhau. Nếu
bạn đọc giữa ấn phẩm quá hạn thì hệ thống sẽ phải kiểm tra xem bạn đọc đã quá hạn
bao lâu. Nếu bạn đọc làm hỏng sách, nhân viên sẽ phải xem xét phần trăm hỏng để
thực hiện phạt cho phù hợp. Nếu làm mất ấn phẩm thì xem quy định về bạn đọc và ấn
phẩm, tùy từng tình huống mà hệ thống sẽ đưa ra những hình thức phạt tương ứng
theo quy định và thông báo cho bạn đọc.Sau đây là chính sách phạt cụ thể của thư
viện:
Trước năm 1985 Từ 1985 đến nay
Tiền phạt hỏng sách %hỏng * Giá tiền * 100 %hỏng * Giá tiền
Tiền phạt mất sách Giá tiền * 100 Giá tiền
Tiền phạt quá hạn Số ngày quá hạn * 500
Chú ý: đơn vị tiền tệ là VNĐ,Giá tiền là giá tiền của ấn phẩm tính theo VNĐ.
1.2.4 Biên mục tài liệu
Mỗi tài liệu trước khi nhập kho đều được thực hiện biên mục, tạo một biểu ghi
thư mục mới về tài liệu vào một phiếu biên mục dựa trên những thông tin nhập liệu
trong cơ sở dữ liệu. Khổ mẫu thực hiện biên mục tuân theo chuẩn CDS/ISIS.
Công tác biên mục trong thư viện hiện tại chia thành 3 cách biên mục cho hai
loại ấn phẩm khác nhau là: Sách, Tạp chí/Báo, Luận án.Với mỗi loại ấn phẩm sẽ có
cách đánh mã cá biệt khác nhau như sau
1. Sách
Trong cách đánh mã cá biệt của loại ấn phẩm sách chia làm 2 phần là phần kí
tự và phần số thứ tự theo sau (theo giá trị tăng dần bao gồm 4 chữ số).Với phần kí
tự thì lại dựa theo cả 2 cách phân loại:
a) Phân loại thứ nhất
 Sách được mượn về: trong mã đánh số cá biệt sẽ bắt đầu bằng
chữ M
 Sách đọc tại chỗ: mã số cá biệt sẽ không được bắt đầu bằng chữ
M
b) Phân loại thứ hai

 Sách ngoại: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ N
 Sách tham khảo
 Sách giáo trình: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ G
8
Vd:
– Sách có mã cá biệt là MG234 có nghĩa là sách được mượn về và là giáo
trình có số thứ tự là 234
– Sách có mã cá biệt là NG2315 có nghĩa là sách không được mượn về
và là giáo trình có số thứ tự là 2315, đồng thời là sách ngoại
2. Tạp chí/Báo
Hiện nay trong thư viện chỉ có hai loại tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga trong đó
 Tạp chí tiếng Việt: có mã cá biệt bắt đầu bằng kí tự D theo sau là số
thứ tự tạp chí và hai chữ số cuối của năm xuất bản
Vd: tạp chí có mã cá biệt D23/04 có nghĩa là tạp chí tiếng Việt số thứ
tự 23 và xuất bản năm 2004
 Tạp chí tiếng Nga: cách mã cá biệt tương tự như tạp chí tiếng Việt
nhưng thay ký tự D bằng kí tự B
3. Luận án
Trong loại ấn phẩm là luận án có 2 loại luận án của Thạc sĩ và luận án
Tiến sĩ
 Luận án Thạc sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự TS theo sau đó là
số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án
Vd: Luận án có mã cá biệt TS102/04 có nghĩa là luận án thạc sĩ
số thứ tự 102 và thực hiện trong năm 2004.
 Luận án Tiến sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự LA theo sau đó là
số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án
Vd: Luận án có mã cá biệt LA202/04 có nghĩa là luận án tiến sĩ số thứ
tự 202 và thực hiện trong năm 2004.
1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho
Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ theo tháng/quí hoặc năm … và

theo từng chủng loại tài liệu. Dựa theo các thông tin sinh ra từ quá trình bổ sung tài
liệu và kiểm kê tài liệu, thư viện thực hiện quản lý, lập báo cáo về tài liệu trong kho.
1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện
Hiện tại thư viện có một mạng cục bộ bao gồm 5 máy với cấu hình thấp.Mạng
máy tính được trang bị phần mềm quản lý thư viện do UNESCO cung cấp miễn phí
cho các quốc gia. Công tác biên mục của thư viện trường hiện được tiến hành theo
chuẩn biên mục CDS/ISIS, mã phân loại DDC 19 lớp. Đây là bộ phần mềm, hiện nay
chuẩn CDS/ISIS đã lỗi thời, có nhiều hạn chế,…
Các máy tính của thư viện mới chỉ thực hiện cho phép tra cứu tài liệu hiện có
trong thư viện theo chuẩn CDS/ISIS, …Khi tra cứu chỉ đưa ra được các thông tin hạn
chế của tài liệu, do đó để biết được thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu(vị trí giá tài
liệu, kho tài liệu) phải thực hiện thủ công.
Các thao tác quản lý bạn đọc hay lưu thông đều được thực hiện thủ công
9
1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống
 Cơ cấu tổ chức vẫn chưa hợp lý: tách biệt bộ phận cho mượn tài liệu về nhà và bộ
phận cho mượn giáo trình (ở hai tầng thư viện tòa nhà D2). Cả hai bộ phận này
đều thực hiện chức năng chung là cho mượn tài liệu về, gây tốn nhiều nhân lực và
không quản lý tập trung.
 Không cho phép thực hiện việc gửi/nhận tài liệu khi một độc giả đang đọc dở.
Muốn đọc tiếp, độc giả phải thực hiện mượn tài liệu lại từ đầu, do vậy vừa mất
thời gian mà có thể không mượn được tài liệu do đã được mượn hết. Ngoài ra, thư
viện cũng không cho phép đăng ký mượn một tài liệu khi tài liệu đó đã mượn hết.
 Hầu hết công việc quản lý thư viện hiện nay đều được thực hiện thủ công chủ yếu
bằng tay. Việc ghi thông tin theo dõi bạn đọc mượn trên từng phiếu kiểm soát,
“phiếu vàng” mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Một bạn đọc khi yêu cầu, phải
viết phiếu trong khi chưa biết rõ cuốn sách mình mượn có còn rỗi hay không, thực
tế là có rất nhiều phiếu mượn bị từ chối, điều này thực sự mất nhiều thời gian và
chi phí cho bạn đọc.
1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới

Thực trạng ứng dụng tin học trong hệ thống cũ với số máy hạn chế phục vụ
cho một số lượng bạn đọc và tần suất lưu thông lớn là vô cùng bất cập.Nếu chúng ta
đưa ra giải pháp trang bị nhiều máy tính thì sẽ rất tốn kém do đó để tận dụng sức
mạnh của mạng toàn cầu em sẽ thiết kế cho mạng cục bộ của thư viện có thể được
kết nối trực tiếp với mạng toàn cầu cho phép bạn đọc có thể tra cứu tại bất kỳ nơi đâu
có nối mạng.
Đồng thời phần mềm trang bị cho hệ thống mạng cục bộ sẽ phải đáp ứng được
tất cả các chức năng trong công tác biên mục và quản lý bạn đọc.
Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng hệ thống và nhu cầu phát triển thư viện
trong tương lai. Với mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại,
đặc biệt chú trọng tới việc nâng cao hơn nữa các tiện ích phục vụ bạn đọc với các
dịch vụ trực tuyến. Trong thời gian hạn chế của đồ án, hệ thống quản lý xây dựng tập
trung chủ yếu vào các điểm cơ bản:
1. Về hệ thống :
 Thư viện sẽ được thiết kế một mạng cục bộ trong thư viện với hai
(một máy quản lý CSDL và một máy cài đặt Webserver)chủ với các
máy con.Trong đó các máy con được nối trực tiếp với máy chủ để
thực hiện các chức năng biên mục,quản lý bạn đọc , … dành cho
nhân viên thư viện và lãnh đạo thư viện.
 Máy chủ sẽ được kết nối với mạng toàn cầu để cho phép bạn đọc có
thể thao tác tra cứu, gia hạn đặt trước trực tuyến.
10