Tìm hiểu và làm rõ những vấn đề xung quanh việc xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD)

Hệ thống thông tin quản lý 1.3
Mục lục
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 1
1
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong
đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát
triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiện bằng
tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễ dàng
thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức
tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các
hệ thống này, ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của một trường
đại học, quản lý ngân hàng, kho bạc….
Trong một doanh nghiệp nếu muốn hoạt động và kinh doanh tốt đều phải có một cơ
cầu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hệ thống các thông tin có mối quan hệ ràng buộc
và liên quan chặt chẽ tới nhau mà khi nhìn vào hệ thống đó nhà quản trị có thể biết được
các thông tin cần thiết về tổ chức và doanh nghiệp. Tất cả các mối quan hệ đó được khái
quát hoá thành các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Thông qua các
biểu đồ này giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tổ quát mô hình hoạt động của tổ chức, để
từ đó có thể đưa ra các quyết định cho công việc đúng đắn nhất. Ngoài ra mô hình này còn
giúp các nhân viên thấy được vị trí và vai trò của mình trong nhóm và trong toàn hệ thống
của tổ chức từ đó các nhân viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của mình trong tổ chức nâng
cao ý thức làm việc cho mỗi nhân viên.
Trong bài thảo luận này, nhóm chúng tôi đi sâu tìm hiểu và làm rõ những vấn đề
xung quanh việc xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC),
biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD). Ứng dụng cụ thể trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn
Paradis.
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 2
2
Hệ thống thông tin quản lý 1.3

CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1. Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng
hoạt động chung cho một số mục tiêu nào đó. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi
trường ngoài.
Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích
nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có sự trao đổi thông tin.
Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp trực
tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép
điều khiển hoạt động của hệ thống. trong hệ này lại có hai hệ thống con là hệ quyết định
(Đưa ra các quyết định) và hệ xử lý thông tin.
Hệ thống thông tin: Là một hệ thông sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền,
lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh. Hệ thống
thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản
lý. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là trao đổi thông tin với môi trường ngoài và thực hiện
việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định.
2. Biểu đồ phân rã chức năng - BPC
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống. Để phân tích yêu
cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng
gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng
như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó.
Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ
thống. Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung
của sơ đồ. Do hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp nên BPC được phân cấp theo cấu
trúc hình cây, cho biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào.
Các quy tắc xây dựng BPC:
Đầu vào là các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xác lập dự
án.

Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 3
3
Tên chức năng
Luồng dữ liệu
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
Sau khi xác định được các yếu tố đầu vào, thực hiện phân nhóm các chức năng có liên
quan, đánh số thứ tự và theo nhóm. Trong quá trình xây dựng nên xác định mức nào là mức
thấp nhất. Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặt một nhóm các nhiệm vụ
nhỏ do cá nhân đảm nhiệm.
Đầu ra thu được là biểu đồ BPC (mức logic). BPC có thể trình bày trong nhiều trang.
3. Biểu đồ luồng dữ liệu – BLD
BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ
thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu.
Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu:
- Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung
các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
- Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống
- Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu:
Chức năng (Tiến trình)
- Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động
lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin
mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó
chưa phải là chức năng trong BLD.
Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ.
VD: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu...
Biểu diễn:
Luồng dữ liệu
Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý
Biểu diễn:

Cách đặt tên: Danh từ + tính từ
Chú ý: các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật
lý. Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.
Kho dữ liệu:
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 4
4
Kho dữ liệu
Cập nhật
Ra
Vào
Tên tác nhân Tên tác nhân
Tác nhân trong Tác nhân trong
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng sử
dụng chúng.
Biểu diễn
Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho)
Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu
Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa
cập nhật lại thông tin
Tác nhân ngoài
Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp
với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ
môi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nguồn cug cấp thông
tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống.
Biểu diễn:
Tên: Danh từ
Tác nhân trong
Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thông con của hệ thống đang xét nhưng
được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm

một só trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ
ký hiệu này.
Biểu diễn:
Tên: Động từ + Bổ ngữ
Các quy tắc xây dựng BLD
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 5
5
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của nó.
Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, tiến trình là không cần
thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó.
Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình
phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài
và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại. Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo
thành các luồng dữ liệu đi ra.
Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy không cần viết
tên luồng. Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đó phải đặt tên cho
luồng
Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tượng chỉ có cái
ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)
Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào thì chỉ có
thể là tác nhân ngoài (đích).
Xây dựng BLD
Biểu đồ ngữ cảnh (biểu đồ khung cảnh): Là mô hình luồng dữ liệu ở mức khái quát
nhất, gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng
này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống. Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác
nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống.
Biểu đồ mức đỉnh: Là BLD mức ngữ cảnh được phân rã với các chức năng tương ứng
mức 2 của BPC. Ở mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức ngữ cảnh được giữ
nguyên với các luồng thông tin vào ra, có xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin

trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.
Biểu đồ mức dưới đỉnh: Là BLD được phân rã từ BLD mức đỉnh. Các thành phần của
biểu đồ được phát triển từ chức năng cấp trên phân rã thành các chức năng mức dưới thấp
hơn. Những luồng dữ liệu vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các lường nội bộ.
kho dữ liệu xuất hiện theo nhu cầu nội bộ. Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức
khung cảnh, ở mức dưới không phải thêm gì cả.
4. Biểu đồ quan hệ thực thể
Khái niệm về thực thể: thực thể là một đối tượng trong bài toán quản lý, có thể là một
nhóm người hoặc phòng, ban, chức năng hoặc các đối tượng khác.
Thuộc tính của thực thể: là các thông tin đặc trưng cho thực thể để phân biệt các thực
thể với nhau.
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 6
6
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
Mối quan hệ giữa các thực thể: là sự liên quan giữa các thực thể. Có các loại mối
quan hệ sau:
- Quan hệ 1-1: Một thể hiện cụ thể của thực thể A quan hệ với một thể hiện của thực thể B
và ngược lại
- Quan hệ 1-N: một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B.
Không có chiều ngược lại.
- Quan hệ M-N: Một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B và
ngược lại
Sơ đồ quan hệ thực thể: là sơ đồ sử dụng các ký hiệu để mô tả mối quan hệ giữa các
thực thể cùng với các thuộc tính của nó
Ký hiệu:
+ Thực thể
+Mối quan hệ
(p,q)
Tên mối quan hệ
+ Cặp số (p,q): chỉ ra p thể hiện của thực thể A quan hệ với q thể hiện của thực thể B

+Thuộc tính
Nếu là thuộc tính duy nhất (thuộc tính khóa) thì thường được gạch chân ở dưới để
phân biệt.
5. Mô hình dữ liệu quan hệ
Quan hệ còn được gọi là bảng, được đặc trưng bởi hàng và cột trong đõ cột là các
thuộc tính của đối thượng. Hàng là thể hiện cụ thể của đối tượng, được biểu diễn bằng bảng
hai chiều.
Khóa là thuộc tính nhỏ nhất mà giá trị của nó xác định được duy nhất giá trị các thuộc
tính còn lại.
Quy tắc chuyển sơ đồ quan hệ thực thể về mô hinh dữ liệu quan hệ :
- Thực thể : mỗi thực thể được chuyển thành một bảng, tên thực thể chính là tên bảng. Thuộc
tính khóa trở thành khóa chính của bảng.
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 7
Tên thực thể
BA
Tên thuộc tính
7
Hệ thống thông tin quản lý 1.3
- Mối quan hệ 1-1 : ghép hai bảng dồn lại một, lấy khóa của một trong hai bảng làm khóa
chính trong bảng mới. Có một cách khác là đưa khóa chính cảu bảng ít dùng hơn sang làm
khóa ngoại của bảng hay dùng hơn.
- Mối quan hệ 1-N : đưa khóa chính của bảng phía một sang làm khóa chính của bảng phía
nhiều
- Mối quan hệ M-N : tách thành bảng mới, khóa của bảng mới là sự kết hợp giữa khóa của
các bảng tham gia vào mối liên kết, đồng thời thuộc tính của mối liên kết trở thành các cột
của bảng và các bảng trong mối liên kết quan hệ 1-N với bảng vừa tạo ra
Nhóm 01 – Lớp 1101ECIT0311 Page 8
8