SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THIẾT KẾ CÔNG THỨC THU CHI TIỀN MẶT

Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
CHƯƠNG 1: SỬ DỤNG EXCEL ĐỂ THIẾT KẾ CÔNG THỨC
THU CHI TIỀN MẶT
1.1. YÊU CẦU QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ABC
1.1.1. Sử dụng Excel để quản lý kế toán tiền mặt Công ty ABC bao gồm:
 Thu tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu thu tiền mặt bao gồm: ngày thu, số
chứng từ, nội dung thu, tài khoản đối ứng và số tiền thu.
 Chi tiền mặt: Cập nhật thông tin của phiếu chi tiền mặt bao gồm: ngày chi, số
chứng từ, nội dung chi, tài khoản đối ứng và số tiền chi.
 Báo cáo tổng kết tiền mặt: bao gồm số dư đầu kỳ, số thu trong kỳ có phân theo
từng tài khoản đối ứng, số chi trong kỳ có phân theo từng tài khoản đối ứng, tồn quỹ
cuối kỳ.
 Báo cáo theo ngày: Tương tự báo cáo tổng kết nhưng theo khoản thời gian từ
ngày… đến ngày do người sử dụng nhập vào.
Một số yêu cầu:
1. Tài khoản đối ứng thu, chi phải có trong bảng tổng kết, nếu không sẽ báo sai.
2. Nhập thông tin về thu và chi tiền mặt ở các sheet Thu và sheet Chi, chương
trình sẽ tự động cập nhật tổng tiền thu và chi theo từng tài khoản đối ứng, và số tồn quỹ
cuối kỳ.
3. Ngày nhập phải trong khoản từ đầu tháng đến cuối tháng, ngày sau phải lớn
hơn hay bằng ngày nhập trước.
1.1.2. Trong tháng có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
Số dư đầu tháng 1 năm 2008 của Công ty ABC
Trong đó: TK 111: 3.00.000.000
(đơn vị tính: đồng)
 Các khoản thu như sau:
1. Phiếu thu số 001 (3/1). Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 30.000.000đ
Lớp: TH09HKTA Trang 1
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
2. Phiếu thu số 002 (5/1). Khách hàng thanh toán nợ tháng trước bằng tiền mặt:
500.000.000

3. Phiếu thu số 003 (8/1). Thu tiền bán hàng hoá bằng tiền mặt do công ty A trả, số
tiền 165.000.000 đ (Thuế GTGT 15.000.000 đ)
4. Phiếu thu số 004 (10/1). Thu hồi tạm ứng số tiền: 3.500.000 đ
5. Phiếu thu số 005 (12/1). Thu hồi đầu tư chứng khoán ngắn hạn bằng tiền mặt:
410.000.000 đ
6. Phiếu thu số 006 (15/1). Thu hồi tiền ký quỹ ngắn hạn bằng tiền mặt: 13.000.000
đ
7. Phiếu thu số 007 (15/1). Khách hàng ứng trước bằng tiền mặt: 25.000.000 đ
8. Phiếu thu số 008 (20/1). Doanh thu hoạt động tài chính bằng tiền mặt: 5.000.000
đ
9. Phiếu thu số 009 (20/1). Thu nhập khác bằng tiền mặt: 3.000.000 đ
10.Phiếu thu số 010 (25/1). Doanh thu bán sản phẩm bằng tiền mặt: 17.600.000 đ
(Thuế GTGT 1.600.000 đ)
 Các khoản chi như sau:
1. Phiếu chi 001 (1/1) trả lương cho công nhân viên 50.000.000đ
2. PC số 002 (3/1) mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho giá mua
60.000.000đ, thuế GTGT 6.000.000đ
3. PC số 003 (5/1) Mua công cụ dụng cụ bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho giá
mua 50.000.000đ, thuế GTGT 5.000.000đ
4. C số 004 (6/1) Chi tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn 40.000.000đ
5. C số 005 (9/1) Mua hàng hóa bằng tiền mặt, hàng đã về nhập kho của doanh
nghiệp, giá mua 10.000.000đ, thuế GTGT 1.000.000đ
6. PC số 006 (12/1) Xuất quỹ tiền mặt trả nợ người bán 40.000.000đ
7. PC số 007 (15/1) Xuất quỹ tiền mặt chi cho công tác đầu tư XDCB 20.000.000đ
8. C số 008 (23/1) Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, cuối tháng hàng về nhập kho,
hóa đơn mua hàng đã về đến doanh nghiệp giá mua chưa thuế 30.000.000đ, thuế
GTGT 3.000.000đ
Lớp: TH09HKTA Trang 2
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
9. C số 009 (25/1) xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ hữu hình về sử dụng ngay vào hoạt

động SXKD, tài sản được đầu tư bằng nguồn vốn đầu tư XDCB, giá mua
100.000.000đ. thuế GTGT 10.000.000đ
10.C số 010 (31/1) Xuất quỹ tiền mặt nộp vào ngân sách nhà nước 2.000.000.000đ
* Yêu cầu:
1) Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2) Lên sổ nhật ký thu chi tiền.
1.2. TẠO CÁC SHEET TRONG CHƯƠNG TRÌNH.
1.2.1. Sheet THU.
- Với phần mềm excel, đầu tiên ta tạo một cơ sở dữ liệu như hình dưới đây và đặt
tên sheet là sheet thu. Bao gồm: ngày thu, số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng và số
tiền:
1.2.2. Sheet CHI.
- Tương tự như sheet thu ta cũng tạo một cơ sở dữ liệu cho sheet chi cũng gồm các
thông tin như: Kỳ kế toán, ngày chi, số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng và số tiền.
Như hình dưới.
Lớp: TH09HKTA Trang 3
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
1.2.3. Sheet TỔNG KẾT.
- Tạo cơ sở dữ liệu cho Sheet tổng kết như sau: Số dư tồn đầu kỳ, nội dung chi, tài
khoản đối ứng chi, nội dung thu, tài khoản đối ứng thu, số tiền thu, số tiền chi, tổng thu
trong kỳ, tổng chi trong kỳ, tồn quỹ cuối kỳ.

Lớp: TH09HKTA Trang 4
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Xem hình.
Lớp: TH09HKTA Trang 5
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
1.3. THIẾT LẬP CÔNG THỨC CHO CÁC SHEET.
1.3.1. Thiết lập công thức cho Sheet THU.
1.3.1.1. Định dạng màu nền cho sheet

- Chọn khối từ A5 đến E50. Như hình dưới
- Sau khi chọn khối ta Vào menu Format / Conditional Formatting.
+ Xuất hiện hộp thoại Conditional Formating như hình bên dưới và ta điền thông tin như
hình vẽ. cụ thể như sau.
Lớp: TH09HKTA Trang 6
Thích
màu gì
chọn màu
đó. ở đây
em chọn
màu nâu
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Sau khi điền đầy đủ thông tin trong bảng Conditional Formating ta click chọn
format
Hộp thoại Format xuất hiện,
Trong ngăn font, ở vị trí color ta chon màu cho chữ. Xem hình bên dưới
- Sau khi hoàn tất các thao tác ở ngăn Font, ta click chọn tiếp ngăn patterns.
Chức năng của ngăn này là tạo màu nền cho khối được chọn. Xem hình bên dưới
Lớp: TH09HKTA Trang 7
ở đây:
chọn “cell
value is”
ở đây
chúng ta
chọn:
“equal
to”
ở khung
này ta đánh
công thức:

=””
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Sau khi chọn màu chữ, màu nền ta chọn OK.
Hộp thoại bên dưới xuất hiện.
- Chọn OK để hoàn tất.
Sau khi chọn OK thì khối từ ô A5 đến ô E50 sẽ có màu chữ và màu nền, nếu ta
nhập dữ liệu vào ô nào thì ô đó sẽ không có màu nền, còn ô không nhập dữ liệu thì sẽ có
màu nền, minh hoạ bằng hình ảnh sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 8
Ở đây là
những bảng
màu cho bạn
lựa chọn. ở
đây em chọn
màu xanh lá
cây
Đây là
bảng màu
cho bạn
xem trước
trước khi
chọn OK
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
1.3.1.2. Định dạng cột ngày chứng từ:
- Khối từ ô A5 đến ô A50 chỉ được nhập ngày trong tháng và ngày nhập sau phải
lớn hơn hoặc bằng ngày nhập trước. Mời làm theo hướng dẫn bằng hình vẽ. gồm 2
bước.
Bước 1: thiết lập công thức cho ô từ A5 đến A50 chỉ được nhập ngày trong
tháng.Thao tác thực hiện như sau
Lớp: TH09HKTA Trang 9

Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Chọn khối từ ô A5 đến ô A50, vào Data / Validation, như hình sau
- Xuất hiện hộp thoại Validation, hộp thoại gồm 3 ngăn: Setting, Input Massage và
Error Alert, như hình sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 10
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Ngăn setting ta thao tác như sau:
Allow: chọn Custom
Formula: ta đặt công thức: = AND(A5>=$A$3, A5<=$B$3), như hình sau
Ý nghĩa công thức tại vị trí Formula: Có ý nghĩa phải lớn hơn hoặc bằng ô A3
(chứa dữ liệu đầu tháng) và nhỏ hơn hoặc bằng ô B3 (chứa dữ liệu cuối tháng)
+ Ngăn Input Massage ta thao tác như hình sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 11
Ta gõ
công thức
vào ô này.
Câu nhắc nhỡ
người dùng khi
sử dụng nhập
ngày chứng từ
Ghi chú:
cho
người
dùng
biết là
chỉ có
thể nhập
ngày
trong
tháng.

Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Ngăn Error Alert ta làm như hình vẽ sau:
- Các thao tác đã được hoàn thành, ta chọn OK để hoàn tất
- Sau khi ta chọn OK, thì khi ta click chuột trong khu vực từ ô A5 đến ô A50 sẽ
xuất hiện hộp thoại nhắc nhỡ chúng ta chỉ được nhập ngày trong tháng.
Lớp: TH09HKTA Trang 12
Ghi chú:
cho
người
dùng
biết là
chỉ có
thể nhập
ngày
trong
tháng.
Đặt
lệnh:
STOP
Báo
người
dùng biết
đã nhập
sai
Yêu cầu
nhập lại
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
- Nếu ta nhập không đúng sẽ xuất hiện hộp thoại báo sai và yêu cầu chúng ta nhập
lại. Cụ thể bằng hình vẽ như sau.
Lớp: TH09HKTA Trang 13

Nhập
sai
Hộp

thoại
báo
sai
Nhắc
nhỡ
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Bước 2: Qui định khối từ ô A5 đến ô A50 ngày nhập sau phải lớn hơn ngày nhập
trước.
Ta thực hiện các bước sau:
- Chọn khối từ ô A6 đến A50 vào Data / Validation, như hình sau:
- Sau đó, hộp thoại Data Validation hiện lên, ở đây ta chỉ thêm vào chút ít công
thức tại vị trí Formula. Công thức được thêm đầy đủ như sau:
= AND(A6>=$A$3,A6<=$B$3,A6>=A5). Cụ thể bằng hình ảnh dưới đây.
Lớp: TH09HKTA Trang 14
Công thức
thêm vào
là:A6>=A5
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
- Chọn OK để hoàn tất.
* Ý nghĩa của công thức: Ngày nhập sau lớn hơn ngày nhập trước và chỉ được
nhập ngày trong tháng.
- Nếu không thỏa mản hai điều kiện trên thì sẽ báo lỗi. Cụ thể bằng hình
ảnh
1.3.1.3. Định dạng cột TKĐƯ ( tài khoản đối ứng)
- Tại sheet tổng kết, ta chèn thêm cột phụ A. Bằng cách chọn cột A vào
Insert/ Columns, như hình sau:

Lớp: TH09HKTA Trang 15
Ngày nhập
sau nhỏ hơn
ngày nhập
trước:
Báo
lỗi
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Sau khi chọn Columns tại sheet tổng kết sẽ được thêm 1 cột như sau:
Sau đó copy những tài khoản từ ô C9 đến ô C22 sang cột phụ A dán từ ô A9 đến ô
A22 như hình vẽ
Lớp: TH09HKTA Trang 16
Cột
mới
đượ
c
chè
n
Dữ liệu
được copy
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
- Sau khi copy dữ liệu qua cột phụ A, ta chọn khối từ A9 đến B22 và đặt
tên cho khối được chọn này. Cụ thể như sau: Vào Insert / Name / Define, như hình sau:
- Kế tiếp là một hộp thoại được hiện ra, và ta đặt tên cho khối này là
TKTHU. Như hình vẽ.
- Chọn OK

Lớp: TH09HKTA Trang 17
Khối
được

chọn
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
- Bây giờ thì khối từ A9 đến B22 có tên là TKTHU. Giống như hình sau.
- Tại Sheet THU:
+ Chọn khối từ D5 đến D50, vào Data/ Validation, như hình sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 18
Tên
khối
Khối từ D5
đến D50
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Hộp thoại Data Validation xuất hiện.
+ Tại ngăn Setting. Tại vị trí Allow chọn Custom, tại vị trí Formula ta nhập công
thức
=NOT(ISERROR(VLOOKUP(D5,TKTHU,1,FALSE))).
minh họa bằng hình ảnh.
+ Tại ngăn Input Message, ta đặt câu cảnh báo cho người sử dụng biết là chỉ
được nhập TKTHU
Lớp: TH09HKTA Trang 19
Chọn
custo
m
Vị trí đặt
công
thức
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
+ Tại ngăn Error Alert ta làm như hình sau:
- Hoàn tất các thao tác ta chọn OK, sau khi chọn OK thì ô từ D5 đến D50 xuất
hiện hộp thoại cảnh báo như hình vẽ. và bạn chỉ có thể nhập vào những tài khoản thu,
nếu nhập sai thi sẽ có hộp thoại thông báo sai không cho bạn nhập tiếp. Hình ảnh minh

họa cụ thể như sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 20
Chọn
STOP
Đặt câu “BẠN NHẠP
SAI!”
Đặt câu “HÃY NHẬP
LẠI”
Hộp thoại cảnh
báo bạn đã
nhập sai
Hộp thoại
nhắc nhỡ
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
1.3.1.4. Lập công thức cột Diễn giải
Tại ô C5 lập công thức:
=IF(ISBLANK(D5),””,VLOOKUP(D5,TKTHU,2,FALSE)), như hình sau:
- Sau đó, ta copy công thức tại ô C5 đến các ô từ C6 đến C50.
Lúc bây giờ khi ta nhập số tài khoản thu vào cột TKĐƯ thì bên cột.
Diễn giải sẽ hiện chi tiết những thông tin về tài khoản đó. Như hình chụp sau.
Lớp: TH09HKTA Trang 21
Vị trí đặt công thức
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
1.3.2. Thiết lập công thức cho Sheet CHI
1.3.2.1. Định dạng màu nền
- Chọn khối từ A5 đến E50, theo hình như sau:
- Sau khi chọn khối ta Vào menu Format / Conditional Formatting.
+ Xuất hiện hộp thoại Conditional Formating như hình bên dưới và ta điền thông tin
như hình vẽ. cụ thể như sau.
Lớp: TH09HKTA Trang 22

ở đây:
chọn
“cell
value
is”
ở đây
chúng ta
chọn:
“equal
to”
ở khung
này ta đánh
công thức:
=””
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Sau khi điền đầy đủ thông tin trong bảng Conditional Formating ta click chọn format
- Hộp thoại Format xuất hiện,
Trong ngăn font, ở vị trí color ta chon màu cho chữ. Xem hình bên dưới
Sau khi hoàn tất các thao tác ở ngăn Font, ta click chọn tiếp ngăn patterns.
Chức năng của ngăn này là tạo màu nền cho khối được chọn. Xem hình bên dưới
+ Sau khi chọn màu chữ, màu nền ta chọn OK.
Lớp: TH09HKTA Trang 23
Thích
màu gì
chọn màu
đó. ở đây
em chọn
màu nâu
Ở đây là
những bảng

màu cho
bạn lựa
chọn. ở đây
em chọn
màu xanh
lá cây
Đây là
bảng màu
cho bạn
xem
trước
trước khi
chọn OK
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Hộp thoại bên dưới xuất hiện.
- Chọn OK để hoàn tất.
Sau khi chọn OK thì khối từ ô A5 đến ô E50 sẽ có màu chữ và màu nền, nếu ta
nhập dữ liệu vào ô nào thì ô đó sẽ không có màu nền, còn ô không nhập dữ liệu thì sẽ có
màu nền, minh hoạ bằng hình ảnh sau:
1.3.2.2. Định dạng cột ngày chứng từ:
Khối từ ô A5 đến ô A50 chỉ được nhập ngày trong tháng và ngày nhập sau phải
lớn hơn hoặc bằng ngày nhập trước. Mời làm theo hướng dẫn bằng hình vẽ. gồm 2
bước.
Lớp: TH09HKTA Trang 24
Môn: Tin Học Ứng Dụng GVHD: Nguyễn Châu Hùng Tính
Bước 1: thiết lập công thức cho ô từ A5 đến A50 chỉ được nhập ngày trong
tháng.
Thao tác thực hiện như sau
Chọn khối từ ô A5 đến ô A50, vào Data / Validation, như hình sau
- Xuất hiện hộp thoại Validation, hộp thoại gồm 3 ngăn: Setting, Input Massage

và Error Alert, như hình sau:
Lớp: TH09HKTA Trang 25
Khối
được
chọn từ
A5 đến
A50