Bài giảng đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản bài 6 TS lưu kiếm thanh

ĐÁNH GIÁ & TỔ CHỨC
SỬ DỤNG VĂN BẢN

Xin kính chào
Anh Chị Em học viên!
TS. Lưu Kiếm Thanh
Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính
Học viện Hành chính Quốc gia

77 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội
ĐT: (04)8357083;
DĐ: 0913045209
E-mail:
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

1


Bài VI
một số vấn đề về đánh giá hiệu quả của
tổ chức sử dụng văn bản (5 tiết )

1.

Hiệu quả của tổ chức sử dụng văn bản

2.

Những PP đánh giá hiệu quả

3.

Kỹ thuật đánh giá HQ của TCSD VB

4.

Giám sát, kiểm tra và xử lý VB

5.

Mở rộng phạm vi sử dụng văn bản
QLNN trong đời sống xã hội
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

2


1. Hiệu quả tổ chức SD


Việc sử dụng văn bản tiềm ẩn những nguy cơ nhất
định (dangers in the use of documents), đó là quá trình
đầy cạm bẫy (pitfalls) liên quan đến các chứng cứ
(evidence); tính chân thực (accuracy) của chúng. Có ít
nhất hai mối đe doạ tiềm tàng, đó là:
- Tính không đầy đủ của dữ kiện (insufficiency of data);
- Lựa chọn sai dữ liệu (improper selection of data).

12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

3




Tổ chức sử dụng văn bản là nhằm mục
tiêu tìm kiếm các thông tin và đưa ra các
giả thuyết mới, do đó ý nghĩa lớn nhất và
kết quả ứng dụng của việc sử dụng văn
bản (tài liệu) là là sự khái quát hoá đưa
ra kết luận tổng hợp đối với những dữ
liệu xuất phát từ các văn bản đó. (Documentary
research has produced generalizations, or hypotheses, in abundance).
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

4




Hiệu quả của tổ chức sử dụng
văn bản có thể xem như một trong
bộ phận và tiêu chí đánh giá hiệu

quả của hoạt động quản lý.

12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

5




Trong lý thuyết kinh tế, từ những mục
tiêu đã định, hiệu quả được xác định
như là tương quan của các kết quả đạt
được và những chi phí để đạt tới những
kết quả đó. Cũng như vậy là đối với các
lĩnh vực xã hội khác.

12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

6


Hiệu quả là một phạm trù đánh giá, nó
luôn luôn gắn liền với tương quan giữa
các giá trị của kết quả với các giá trị của
chi phí (P. Hayne, nhà kinh tế người Mỹ).
 Trong kinh tế hiệu quả được tính theo

công thức:


H = L/C
Trong đó: H - hiệu quả kinh tế (phần trăm);
L - lợi nhuận; C - chi phí để tạo lợi nhuận.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

7


Cần phân biệt hiệu quả với năng suất và tính
thành quả.
 Năng suất - tương quan giữa khối lượng sản
phẩm và toàn thể số lượng nhân công
(đồng/người)
 Tính thành quả - kết quả cụ thể đạt được
trong một khoảng thời gian nhất định được
xác định bởi các đơn vị tự nhiên: chiếc, cái,
con, kg, đồng.


12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

8



ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA TỔ
CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN LÀ
MỘT BỘ PHẬN CỦA HOẠT ĐỘNG
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

9




Hiện nay chưa có quan điểm thống nhất về
vấn đề đánh giá hiệu quả công tác của cán
bộ, công chức.
Tính phức tạp của vấn đề là ở chỗ: quá trình
hoạt động của các gắn liền với hoạt động
sản xuất và kết quả cuối cùng của nó, hoạt
động xã hội, sự phát triển của cơ quan, tổ
chức.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

10

2. Phương pháp đỏnh giỏ HQ

12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

11


2.1. kết quả/thời gian
Những kết quả cuối cùng của công việc trong một khoảng thời gian nhất định
sẽ là những chỉ tiêu đánh giá tính hiệu quả, đó là:












Lợi nhuận;
Giá thành sản phẩm;
Doanh lợi (tương quan lợi nhuận và giá thành sản phẩm);
Khối lượng sản phẩm;

Khối lượng sản phẩm tiêu thụ;
Thu nhập;
Văn hóa sản xuất;
Chất lượng sản phẩm;
Lợi tức một cổ phiếu;
Hệ số hiệu quả kinh tế;
Thời hạn hoàn vốn.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

12


2.2. Các chỉ tiêu cần phản ánh tính thành quả, chất lượng và mức
độ phức tạp của lao động sống và hoạt động lao động.
 Năng suất lao động (số lượng sản phẩm/người)
 Nhịp độ tăng trưởng năng suất lao động và thu nhập;
 Phần trăm thu nhập trong giá thành sản phẩm;
 Quỹ lương chung;
 Phần trăm hoàn thành định mức lao động;
 Thời gian lao động lãng phí;
 Chất lượng lao động (số lượng phế phẩm);
 Mức độ cơ giới hoá lao động;
 Tổng quỹ đảm bảo lao động;
 Hao phí lao động cho sản phẩm;
 Hệ số phức tạp công việc và lao động;
 Mức độ an toàn lao động;
 Tổng số nhân viên.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

13


2.3. Hiệu quả được xác định bởi tính tổ chức công việc, động cơ lao động, bầu không khí
tâm lý-xã hội của tập thể lao động (tức là liên quan đến hình thức và phương pháp tổ
chức lao động nhân sự)

Mức độ thay đổi nhân sự;

Trình độ chuyên môn nhân sự;

Mức độ tính kỷ luật lao động;

Cơ cấu chuyên môn-nghề nghiệp;

Tương quan cán bộ và nhân viên;

Sử dụng quỹ thời gian lao động;

Cấu trúc xã hội nhân sự;

Mức độ vi phạm kỷ luật;

Mức độ thất thoát công quỹ;

Chất lượng phân công lao động;


độ tin cậy lao động nhân sự;

Chi phí cho một nhân sự;

Chi phí cho quản lý (quản lý phí);

Chi phí gián tiếp;

Mức độ hoàn thành kế hoạch phúc lợi;

Bầu không khí tâm lý-xã hội tập thể;

Chất lượng lao động nhân sự.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

14


3. Kỹ thuật ®¸nh gi¸ hiệu quả
tæ chøc sö dông VB


3.1. Những luận điểm cơ bản



Văn bản là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động
quản lý, là thành phần quan trọng nhất trong hệ thống

giao tiếp quản lý.
Văn bản ghi lại các thông tin quản lý.
Là phương tiện xác định những nội dung quản lý; cơ
sở để phát triển quản lý.
Số lượng và chất lượng của chúng là chỉ tiêu tổng hợp
đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý.






12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

15


Các quy luật phát triển của văn bản

+ Quy luật về sự gia tăng.
+Quy luật về sự tập trung và tản mạn
thông tin.
+ Quy luật về thời gian hữu ích và tính
lỗi thời của văn bản (cần phân biệt tần số
sử dụng và giá trị sử dụng). Tính hiệu
lực pháp lý càng cao thì hiệu suất sử
dụng càng lớn.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

16


Đánh giá hiệu quả tìm kiếm thông tin VB


Hiệu quả của việc tìm kiếm thông tin
phụ thuộc vào chất lượng của bộ máy
tra cứu tin (kho tra cứu tin). Đó là tập
hợp các thông tin cấp hai, được tổ chức
thành mảng để thuận lợi cho tìm kiếm.

12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

17


Căn cứ ĐG tổ chức sử dụng VB
+ Tần số xuất hiện và tính chất của các
văn bản được sử dụng
+ Những loại văn bản thường xuyên được
các bộ phận sử dụng.
+ Những loại văn bản mà lãnh đạo cơ
quan thường xuyên phải cần đến.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

18


C¨n cø ph©n tÝch
quan hÖ sö dông VB
+ Những nhiệm vụ cơ quan phải thực hiện
và quan hệ giữa các nhiệm vụ đó;
+ Các văn bản cần cho quá trình thực hiện
một nhiệm vụ nhất định;
+ Mối quan hệ giữa những người cùng sử
dụng một văn bản.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

19


Phân tích các mối liên hệ
trong sử dụng VB
+ Liên hệ theo nội dung công việc.
+ Liên hệ theo chức năng của các văn
bản.
+ Liên hệ theo phương thức (thủ tục)
thực hiện công việc.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

20


Các căn cứ để đánh giá
khả năng sử dụng một HTVB
+ Tính chặt chẽ và hợp lý của các mối liên
hệ giữa các văn bản trong hệ thống.
+ Tính thiết thực giá trị thông tin tổng
quát.
+ Khả năng tra tìm nhanh chóng các văn
bản riêng lẻ và các nhóm văn bản.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

21


Mở rộng việc sử dụng
VB theo hệ thống
+ Khả năng gia nhập của VB vào một hệ
thống và ý nghiã mới của nó.
+ Khả năng loại bỏ một VB ra khỏi hệ
thống và việc đánh giá lại ý nghĩa của hệ
thống VB được sử dụng.
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

22


- ĐỌC TÀI LIỆU
- LƯU TRỮ
- SỬA ĐỔI

-TRAO ĐỔI
- ĐỐI THOẠI
- ĐI LẠI
- HỘI HỌP
12/10/15

- ĐÁNH MÁY
- PHÂN PHỐI
- THU NHẬN
- XỬ LÝ

sự phân bổ
thời gian
hữu ích

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ
VĂN PHÒNG
23

3.2. Hình mẫu đề xuất phương pháp đánh
giá HQ tổ chức sử dụng văn bản

Kỹ thuật đánh giá hiệu quả
tổ chức sử dụng văn bản theo tần
suất và giá trị sử dụng thông tin
trong khoảng
thời gian xác định
(hình mẫu đề xuất)


12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

24


1.

Số lượng VB xuất hiện (đầu vào);

2.

Số lượng VB được chuyển giao xử lý;

3.

Số lượng thực tế VB đã được xử lý;

4.

Số lượng thực tế VB đã được áp dụng;

5.

Hệ số sử dụng tài liệu lưu trữ;

6.

Tính chất chặt chẽ và hợp lý của các mối liên hệ
giữa các VB trong hệ thống;
12/10/15

DrLuuKiemThanh/HCQG-VBHC

25