Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương IV ths phan anh hồng

Chương IV
Khái quát chung về
thiết kế tổ chức

1




Chương IV
I.
II.
III.
IV.
V.

Khái niệm thiết kế tổ chức
Cơ sở khoa học về thiết kế tổ chức
Các quan ñiểm thiết kế tổ chức
Các nguyên tắc thiết kế tổ chức
Các yếu tố ảnh hưởng ñến việc thiết kế
tổ chức
VI. Các hình thức thiết kế tổ chức
2


I. Khái niệm thiết kế tổ chức
1.
2.

Quan niệm về thiết kế tổ chức
Ý nghĩa của thiết kế tổ chức

3


Thiết kế tổ chức là gì?
Thiết kế tổ chức một quá trình nhằm
tạo ra một cơ cấu tổ chức và một hệ
thống các quy trình thực thi công việc
trong tổ chức.
Thiết kế tổ chức là một quá trình nhằm
tạo cho người lao ñộng làm việc trong
các tổ chức có thể làm việc một cách
hiệu quả hơn nhằm hướng tới mục tiêu
của tổ chức.
4


Thiết kế tổ chức gồm 2 phần:
Thiết kế tổ chức là lựa chọn một cơ cấu tổ
chức thích ứng với tổ chức;
Thiết kế tổ chức là thiết kế và lựa chọn
các quy trình hoạt ñộng nhằm tạo ra sản
phẩm hàng hóa và dịch vụ của tổ chức.

5

Thiết kế tổ chức là gì?
- Thiết kế tổ chức bao gồm những vấn ñề chung
nhất của tổ chức, từ mục tiêu, chức năng nhiệm
vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức ñến phương thức
hoạt ñộng, vận hành, lề lối làm việc, ñịnh biên,
chế ñộ, chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ từng vị
trí cán bộ.
- Thiết kế tổ chức là quá trình quy nhóm các hoạt
ñộng hoặc chức năng khác nhau, hình thành các
bộ phận thực hiện chức năng và thiết lập các mối
quan hệ giữa các bộ phận ñó theo cách tối ưu
hóa quá trình tác nghiệp của toàn bộ tổ chức
nhằm ñạt ñược các mục tiêu ñã ñề ra.
6


Thiết kế tổ chức là quá trình xây dựng mới
hoặc thay ñổi cơ cấu tổ chức ñể thích ứng với
ñiều kiện mới
Là sự phân chia các hoạt ñộng, hình thành các
bộ phận và xác ñịnh các mối quan hệ, cơ chế
phối hợp giữa các bộ phận ñó với nhau.

7


Sản phẩm cuối cùng của thiết kế tổ
chức

Là tạo ra cơ cấu tổ chức : ñó chính là một sơ ñồ
bố trí các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ
phận với nhau

8


Thiết kế tổ chức:
– Quá trình hoàn thiện khả năng ñem lại cho tổ
chức một cách hoạt ñộng hiệu quả hơn thông
qua việc bố trí, sắp xếp cơ cấu, vị trí, và các
quy trình thực thi công việc trong tổ chức
– Một quá trính chính thức, có ñịnh hướng nhằm
lồng ghép, tích hợp các yếu tố: con người,
thông tin, công nghệ và nguồn lực khác nhau
của tổ chức nhằm làm cho tổ chức gần nhất
với việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức
– Một quá trình nhằm phát huy tối ña những nỗ
lực mang tính tập thể của những con người
trong tổ chức ñể ñạt ñược mục tiêu tổ chức
9


Thiết kế tổ chức nhằm trả lời các câu hỏi cơ
bản?

Các loại công việc ñược phân chia như
thế nào?
Các loại ñó lại ñược lồng ghép với nhau
như thế nào?

Kênh quyết ñịnh chính thức trong tổ
chức
Kênh giao tiếp truyền thông trong tổ
chức
10


Thiết kế tổ chức quan tâm ñến vấn ñề
gì?
Một là bối cảnh trong ñó tổ chức tồn
tại, vận ñộng và phát triển;
Hai là gắn kết không chỉ với chiến lược
phát triển tổ chức mà còn gắn kết với
nhiều yếu tố khác ;
Ba là thiết kế tổ chức không phải chỉ
làm một lần, có thể bao gồm cả nhiều
lần thiết kế lại.
11


Thiết kế tổ chức nói chung cần chú ý 5
yếu tố quan trọng:
1. Phân công lao ñộng hợp lý;
2. Đảm bảo thống nhất chỉ huy;
3. Đảm bảo về quyền hạn và trách nhiệm của
các cá nhân trong tổ chức;
4. Đảm bảo về không gian kiểm soát;
5. Đảm bảo việc phân lập các bộ phận một
cách rõ ràng;
12

Nội dung tổng quát TKTC
Xác ñịnh mục tiêu tổ chức;
Xác ñịnh thẩm quyền tổ chức;
Xác ñịnh cơ cấu tổ chức;
Xác ñịnh biên chế tổ chức;
Xác ñịnh mối quan hệ, lề lối làm việc
của tổ chức;
Hình thành bản sắc, tâm lý tổ chức.
13




Ý nghĩa của thiết kế tổ chức
• Xác ñịnh mục tiêu thực sự của tổ chức;
• Tạo ra tầm nhìn dựa vào hiện thực cho tương lai;
• Tập trung cả vào khách hàng bên trong và bên ngoài tổ
chức;
• Cụ thể hóa mục tiêu, mục ñích hoạt ñộng;
• Thực hiện dòng công việc dựa trên thông tin;
• Thực hiện cơ cấu tổ chức dựa trên quyết ñịnh;
• Xây dựng nhóm thành viên dựa trên cam kết;
• Chuyển mục tiêu chiến lược thành ñòi hỏi cụ thể;
• Liên kết trách nhiệm báo cáo với cấu hình chung;
• Mở rộng sản xuất có thể cắt giảm chi phí;
• Giảm mức ñộ phức tạp nhưng vẫn giữ kiểm soát;
• Đạt ñược năng suất cao.
14

Thiết kế tổ chức có thể làm cho tổ chức
tốt hơn, nhưng nếu không quan tâm
ñến kỹ năng của thiết kế tổ chức có thể
phá hỏng tổ chức.

15


Thiết kế tổ chức là cách thức ñể trả
lời:
Tổ chức phù hợp với sứ mệnh;
Tổ chức phù hợp với thị trường;
Cách thức ra quyết ñịnh và giao tiếp;
Lựa chọn mô hình lãnh ñạo;
Quan hệ giữa các cấp quản lý

16


II. Cơ sở lý luận của thiết kế tổ chức
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Lý
Lý
Lý
Lý
Lý
Lý
Lý

thuyết
thuyết
thuyết
thuyết
thuyết
thuyết
thuyết

quản trị khoa học
các mối quan hệ con người
tổ chức thư lại
quyền lực và mâu thuẫn
công nghệ
hệ thống
thể chế
17


III. Các quan ñiểm thiết kế TC
1.
2.

Quan ñiểm chung
Quan ñiểm riêng ñối với các cơ quan
HCNN

18




Quan ñiểm chung
-

Quan ñiểm ñi từ tổng thể ñến chi tiết
Quan ñiểm ñi từ chi tiết tới tổng thể
Cách tiếp cận kết hợp cả 2 quan ñiểm
trên.

Pre1.ppt

Pre2.ppt

Pre3.ppt

19




Quan ñiểm riêng ñối với các cơ quan HCNN
• Để nhận biết ñối tượng thiết kế thuộc loại nào cần xác

ñịnh ñịa vị pháp lý của tổ chức ñó
– Tổ chức thuộc cấp nào?
– chức năng của tổ chức ñó?
– Tổ chức ñược thành lập như thế nào? Phải báo cáo, chịu trách
nhiệm trước tổ chức nào?
– Tổ chức ñó có quyền ñình chỉ, bãi bỏ văn bản của tổ chức nào?
Văn bản của tổ chức ñó ban hành bị cơ quan nào ñình chỉ, bãi
bỏ, hủy bỏ?
– Tổ chức ñó ñược ban hành văn bản quy phạm pháp luật có tên
gọi như thế nào? Hiệu lực pháp lý, thời gian, không gian, ñối
tượng thi hành?
– Tổ chức ñó mang biểu tượng nhà nước như thế nào?
– Nguồn kinh phí cho hoạt ñộng của tổ chức ñó lấy từ ñâu?
– Tổ chức ñó có pháp nhân công quyền hay không?
20




• Tổ chức hành chính nhà nước ñược thành lập nhằm thực
hiên chức năng quản lý hành chính nhà nước
• Hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước mang tính thường
xuyên, liên tục, ổn ñịnh.
• Các cơ quan hành chính nhà nước tạo lập một hệ thống
thống nhất từ trung ương tới cơ sở;
• Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nước ñược
giới hạn trong phạm vi thực thi quyền hành pháp;
• Các cơ quan hành chính nhà nước ñều trực thuộc trực tiếp
hoặc gián tiếp các cơ quan dân cử.
• Nhân sự của cơ quan hành chính nhà nước chịu tác ñộng

của nhiều yếu tố, ñặc biệt các yếu tố mang tính chính trị.
• Mục tiêu của các tổ chức hành chính nhà nước nói riêng và
các tổ chức nhà nước nói chung thường khó cụ thể; khó ño
lường
21




IV. Nguyên tắc thiết kế tổ chức
1.
2.
3.
4.
5.

Phân công lao ñộng
Phân chia các bộ phận, chuyên môn
hóa
Thống nhất chỉ huy
Quyền hạn trách nhiệm
Phạm vi kiểm soát

22




Phân công lao ñộng
• Ai làm gì (cụ thể, chi tiết). Điều này cũng có

nghĩa là mỗi người trong tổ chức biết: mình làm
gì? Đồng nghiệp làm gì? Điều gì chúng ta cùng
phải làm?
• Đúng người ñúng việc. Mỗi một người sẽ làm tốt
nhất một việc và do ñó cần lựa chọn ñúng ñiều
này.
• Đúng thời ñiểm tổ chức cần loại người ñó.
• Đúng quyền hạn ñược làm.
• Đủ nguồn lực ñể làm.
23




Phân chia các bộ phận, chuyên
môn hóa
• Giảm các xung ñột giữa các ñơn vị cùng cấp;
• Dễ dàng trong việc trao ñổi thông tin giữa các
ñơn vị cấp dưới;
• Giảm thiểu cơ chế phối hợp phức tạp ;
• Dễ dàng trong việc quản lý ñào tạo của cấp cao
nhất;
• Định hướng công việc, khách hàng nhiều hơn;
• Gia tăng các hoạt ñộng hiệu quả cho tổ chức.
24




Thống nhất chỉ huy

• Đây là một trong những nguyên tắc ñược
quan tâm khi thiết kế. Mỗi cấp dưới chỉ
nghe mệnh lệnh trực tiếp của một cấp trên
trực tiếp và chỉ có một người trực tiếp phải
báo cáo và chịu trách nhiệm trước người
ñó
• Nguyên tắc duy nhất là mỗi người chỉ
nghẹ lệnh chỉ huy từ một người về một
việc cụ thể.
25