Bài giảng phân tích và thiết kế tổ chức chương VI ths phan anh hồng

Chương VI
THIẾT KẾ HOÀN THIỆN
TỔ CHỨC

1




Chương VI
1.
2.

Quan niệm về thiết kế lại tổ chức
Quy trình thiết kế lại tổ chức

2




Quan niệm về thiết kế lại tổ chức
• Thiết kế lại tổ chức thực chất là một quá
trình làm thay ñổi tổ chức.
• Thực chất của vấn ñề thiết kế lại tổ chức
cũng chính là việc cơ cấu lại tổ chức trên
tất cả các phương diện bao gồm cả việc
thay ñổi cơ cấu tổ chức hiện hành bằng
cơ cấu mới thích ứng hơn; thay ñổi cách

bố trí nhân sự; các mối quan hệ...
3




Quan niệm về thiết kế lại tổ chức
• Tất cả các hoạt ñộng “lại” ñó ñều nhằm
làm cho tổ chức hoạt ñộng tốt hơn; thích
ứng hơn với sự thay ñổi cả môi trường
bên trong và bên ngoài của tổ chức và
quan trọng hơn là ñáp ứng ñòi hỏi của
khách hàng và ñạt mục tiêu tổ chức.

4




Đòi hỏi thiết kế lại tổ chức ñược
xem xét từ 3 nhóm yếu tố
• Khía cạnh về tài chính
– Sự ñòi hỏi kết quả cao hơn;
– Đòi hỏi phải cắt giảm chi phí nhưng không ñược cắt
giảm viên chức;

• Khía cạnh chiến lược phát triển tổ chức
– Sự tăng trưởng như mong muốn;
– Sự ñổi mới các yếu tố;
– Dịch vụ khách hàng thay ñổi;

– Các hoạt ñộng sản xuất kinh doanh mới ra ñời;
– Những loại công nghệ mới ñược áp dụng;
– Đòi hỏi nhanh hơn, nhiều hơn, rẻ hơn.
=> Đòi hỏi phải thay ñổi mô hình tổ chức

5




• Khía cạnh về chính trị: Đó là sự phân bổ
lại quyền lực trong tổ chức cũng như
quyền lực của tổ chức trong môi trường

6




Triết lý thiết kế lại tổ chức
Đòi hỏi năng lực mới
Thay ñổi trong môi
trường sản xuất,
kinh doanh, hoạt
ñộng cung cấp dịch
vụ

Chiến lược sản
xuất kinh doanh,
cung cấp dịch vụ

mới (chiến lược
phát triển tổ chức)

Thiết kế
lại tổ
chức

Những hạn chế của mô
hình hiện tại
7




Các yếu tố tác ñộng ñến thay ñổi tổ chức và
ñòi hỏi thiết kế lại tổ chức
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Chu kỳ sống của tổ chức;
Toàn cầu hóa;
Thay ñổi công nghệ xử lý thông tin;
Đòi hỏi do thay ñổi quy trình tổ chức;
Xu hướng xuất hiện những cơ cấu tổ chức mới;
Trách nhiệm;
Chức năng;
Cách thức tăng trưởng, phát triển;
Mức ñộ biến ñộng;
Đào tạo phát triển;
Tuyên ngôn nhiệm vụ, sứ mệnh;
Sự thay ñổi;
Ưu tiên;
8




Dấu hiệu ñòi hỏi phải thiết kế lại tổ
chức
• Thiết kế lại tổ chức là một ñòi hỏi tất yếu:
– Môi trường của tổ chức luôn vận ñộng phát
triển;
– Một tổ chức thực luôn tồn tại nhiều vấn ñề;
– Về nguyên tắc tổ chức ñược thiết kế ban ñầu
nhằm ñáp ứng ñòi hỏi của những người sáng
lập ra tổ chức. Qua quá trình hoạt ñộng, tổ
chức không ngừng vận ñộng, phát triển.
– Các yếu tố bên ngoài ngày càng trở nên phức
tạp hơn.

9




Một số dấu hiệu cần chú ý
• Năng suất và kết quả có dấu hiệu suy giảm;
• Dòng công việc không hiệu quả, có nhiều công
ñoạn không làm gia tăng giá trị;
• Nhiều nỗ lực tiêu phí sức lực, thời gian trong khi
không có thời gian, nguồn nhân lực cho các hoạt
ñộng khác;
• Chia việc thành các nhóm nhưng lại thiếu một sự
liên kết, hướng ñến mục tiêu chung (các tổ chức
thường không mang tính hệ thống, mạnh ai nấy
chạy).
• Thiếu tập trung vào khách hàng. Triết lý “khách
hàng là số 1; khách hàng là thượng ñế” ít ñược
chú ý.
10




Một số dấu hiệu cần chú ý
• Thiếu một cơ chế chịu trách nhiệm cho những
hoạt ñộng yếu kém của từng bộ phận (VD: cơ
chế chịu trách nhiệm trong khu vực công, nhưng
lại thiếu cơ sở ñể xử lý)
• Nhiều khả năng mâu thuẫn xảy ra;

• Thiếu quyền hạn và thông tin ñể giải quyết vấn
ñề phát sinh;
• Bỏ qua hay ñổ lỗi hơn là giải quyết;
• Chậm trễ khi quyết ñịnh;
• Lãng phí thời gian (họp nhưng không có mục
tiêu, kết quả)
11




Một số dấu hiệu cần chú ý
• Tính hệ thống thiếu chặt chẽ;
• Thiếu tin tưởng lẫn nhau giữa quản lý với
nhân viên;
• Mâu thuẫn giữa các bộ phận;
• Thời gian ñể ra ñời dịch vụ mới, sản phẩm
mới quá lâu;
• Vấn ñề chất lượng (mức ñộ hài lòng của
khách hàng)
• Không kết quả;.
12




Một số dấu hiệu cần chú ý
• Không ñủ năng lực ñể ñáp ứng ñòi hỏi của
khách hàng;
• Đạo ñức hạn chế;

• Không ñủ khả năng ñiền ñầy mục tiêu;
• Mục tiêu chỉ dừng lại ở nhà quản lý cấp
cao, không lan truyền

13




Lợi ích của việc thiết kế lại tổ chức
• Nhân viên, cấp dưới và các nhà lãnh ñạo - quản
lý sẽ hài lòng hơn với mô hình tổ chức mới sau
khi thiết kế lại;
• Khách hàng, bạn hàng, ñối tác sẽ hài lòng hơn
khi hoạt ñộng cung cấp dịch vụ tốt hơn;
• Sử dụng tài chính, ngân sách sẽ hiệu quả hơn
do hạn chế nhiều “lãng phí”;
• Lợi thế cạnh tranh của tô chức với hoạt ñộng
cung cấp dịch vụ, hàng hóa hay quản lý tốt hơn;
• khác
14




Một số mô hình thiết kế lại tổ chức
• Thiết kế lại tổ chức theo mô hình thay ñổi 8
bước của John P.Kotter
• Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước
của “The Center for Organizational Design”

• Thiết kế lại tổ chức theo quy trình
“leadership – and – motivation.com”
• Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm của
Kellysears Consulting Group
• .v.v..
15




Thiết kế lại tổ chức theo mô hình thay ñổi 8
bước của John P.Kotter
• Bước 1: tạo nên một sự cấp thiết, mong muốn
• Bước 2: Hình thành một liên minh mạnh (nhóm
dẫn ñường)
• Bước 3: Tạo ra tầm nhìn cho sự thay ñổi (phát
triển tầm nhìn và chiến lược)
• Bước 4: Phổ biến tầm nhìn
• Bước 5: Trao quyền cho cấp dưới, nhân viên
triển khai
• Bước 6: Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn
• Bước 7: Xây dựng sự thay ñổi
• Bước 8: Gắn kết những gì ñã tạo ra với văn hóa
tổ chức

16

Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước
của “The Center for Organizational Design”
• Bước 1: bước khởi ñầu. Phải nhận ñược sự
cam kết của lãnh ñạo các cấp, bao gồm cả lãnh
ñạo cao nhất trong tổ chức cho việc thiết kế lại;
• Bước 2: xây dựng một nguyên tắc chung (ñịnh
hướng) cho quá trình thiết kế lại;
• Bước 3: thành lập ban chỉ ñạo hay nhóm thiết kế
lại tổ chức;
• Bước 4: xây dựng kế hoạch truyền thông trong
tổ chức về thiết kế lại tổ chức;
• Bước 5: Đánh giá cụ thể tất cả các vấn ñề của
tổ chức hiện tại – áp dụng mô hình SWOT;
17




Thiết kế lại tổ chức theo quy trình 10 bước
của “The Center for Organizational Design”
• Bước 6: Xây dựng những nội dung của thiết kế
lại;
• Bước 7: Thiết lập kế hoạch chuyển ñổi từ trạng
thái hiện tại ñến “cơ cấu tổ chức mới”
• Bước 8: thực hiện thiết kế lại;
• Bước 9: bố trí lại nhân sự hợp lý theo mô hình
mới;
• Bước 10: Đánh giá kết quả và tiếp tục vòng ñổi
mới
18

Thiết kế lại tổ chức theo quy trình
“leadership – and – motivation.com”
Kết quả thực thi
hoạt ñộng

Môi trường bên
ngoài
Văn hóa
Tầm nhìn
Sứ mệnh

Thiết kế hệ thống công việc
Lựa chọn
kỹ thuật

Lựa chọn
cơ cấu

Đổi mới

Lựa chọn
trách nhiệm

Lựa chọn
nhân sự

19




Thiết kế lại tổ chức theo quan ñiểm của
Kellysears Consulting Group
• Bước 1: Xác ñịnh tiêu chí cho thiết kế tổ chức
• Bước 2: Xác ñịnh mô hình hoạt ñộng cung
cấp dịch vụ của tổ chức (quy trình hoạt ñộng)
• Bước 3: Xác ñịnh và ñánh giá các phương án
cơ cấu tổ chức
• Bước 4: Xây dựng kế hoạch thực hiện cơ cấu
tổ chức ñược lựa chọn.
• Bước 5: Triển khai thực hiện.
20




II. Quy trình thiết kế lại tổ chức
1. Xác ñịnh lại chức năng nhiệm vụ
2. Xác ñịnh tình hình tăng, giảm số lượng
người làm việc trong tổ chức và mức ñộ
hoàn thành công việc từ ñó phát hiện ra
các nhân tố tích cực và tiêu cực trong
quản lý con người của tổ chức
3. Xác ñịnh trình ñộ, kỹ năng của người
làm việc trong tổ chức so với yêu cầu
công việc

21




II. Quy trình thiết kế lại tổ chức
4. Xác ñịnh lại sự phân chia quyền hạn và trách
nhiệm, phân loại mức ñộ thực hiện quyền hạn
và trách nhiệm và nguyên nhân
5. Quy trình làm việc
6. Mối quan hệ
7. Xác ñịnh lại cơ cấu tổ chức
8. Xác ñịnh phương tiện và ñiều kiện làm việc
9. Bố trí lại nhân sự
10. Mô hình lãnh ñạo
22




23