Bài Giảng Chức Năng Hoạch Định

Chöông 5 :
CHÖÙC NAÊNG HOAÏCH ÑÒNH


I. Khái niệm :
• 1. Hoạch đònh là
một quá trình ấn
đònh những mục
tiêu và nó xác đònh
biện pháp tốt nhất
để
thực
hiện
những mục tiêu đó
.


2. Tác dụng của hoạch đònh
a.
b.
c.
d.

Cho sự hướng dẫn
Giảm bớt hậu quả của những thay đổi
Giảm thiểu những lãng phí lặp lại
Đặt ra những tiêu chuẩn để kiểm soát
được dễ dàng

Vạch ra những tác động quản trò nhằm
đối phó với biến đổi :

Những lợi ích chính của
hoạch đònh
Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống QT
Phối hợp mọi nỗ lực của DN hữu hiệu hơn
Tập trung vào mục tiêu và chính sách của DN
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức quản trò
trong quan hệ hợp tác và phối hợ với các quản trò
viên khác trong tổ chức .
 Sẵng sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi
cua môi trường bên ngoài
 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra nhằm
làm cho các hoạt động đó đúng mục tiêu






3. Caực loaùi hoaùch ủũnh
Hoaùch ủũnh ủũnh chieỏn lửụùc
Hoaùch ủũnh taực nghieọp


CÁC LOẠI
HOẠCH ĐỊNH

Mục tiêu
KH chiến lược

KH tác nghiệp

Kế hoạch đơn dụng

Kế hoạch thường trực

Ngân sách

Chính sách

Chương trình

Thủ tục

Dự án

Qui đònh


II. Mục tiêu – nền tảng của
hoạch đònh :
• Mục tiêu là nền tảng của hoạch đònh .

•Mục tiêu là gì ?


1. Khái niệm :
• Mục tiêu qủan trò là những trạng
thái mong đợi có thể có và cần
phải có của hệ thống bò quản trò tại

một thời điểm hoặc sau một thời
gian nhất đònh
Người ta thường phân ra các mục tiêu
 Đònh tính
 Đònh lượng


2. Vai trò
• Mặt tónh tại :xác đònh cụ thể các mục
tiêu mà tổ chức theo đuổi, đặt chúng
làm nền tảng của hoạch đònh
• Mặt động : các mục tiêu quản trò
không phải là những điểm mốc cố
đònh, mà là linh hoạt phát triển với
những kết quả mong đợi


3. Các yêu cầu của mục tiêu
Đảm bảo tính liên tục và kế thừa
Phải rõ ràng và mang tính đònh lượng
Phải tiên tiến để thực hiện được sự
phấn đấu của các thành viên
Xác đònh rõ ràng thời gian thực hiện
Có các kết quả cụ thể


4. Đặt mục tiêu theo lối
truyền thống

• Vai trò truyền thống của mục tiêu là kiểm

soát, áp đặt bởi quản trò cấp cao cho tổ chức
Mục tiêu đã được đặt từ trên đỉnh rồi chia
thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp
của tổ chức
Mục tiêu không rõ ràng và thiếu thống nhất
Cấp cao nhất nó chỉ có tính hướng dẫn
Cấp dùi sẽ tuỳ theo sự giải thích của riêng minh
cùng với những thiên kiến mà làm cho nó có tính
hiện thực hơn


5. Qủan trò bằng mục tiêu( MBO )
• MBO : Management By Objectives

Ban đầu MBO là phương pháp đánh giá sự
hoàn thành nhiệm vụ
Là phương tiên thúc đẩy cá nhân làm việc
tốt, hợp tác trong lao động
Là công cụ xây dựng kế hoạch chiến lược
Trong tiến trình quản trò, các hoạt động
quản trò đều gắn liền với MBO như hình với
bóng


Bốn yếu tố căn bản của chương trình
MBO hiện nay là :
i. Sự cam kết của quản trò viên cao cấp
ii. Sự hợp tác của các thành viên trong
tổ chức
iii. Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự

quản
iv. Tổ chức kiểm soát đònh kỳ việc thực
hiện kế hoạch


5.1.Qúa trình MBO :
•
i.
ii.
iii.
iv.

Bao gồm 4 yếu tố :
Đặt mục tiêu
Hoạch đònh hành động
Tự kiểm soát
Duyệt lại theo kỳ hạn


5.2. MBO có hiệu quả không
•
•
i.
ii.
iii.

Ba biến cố ngẫu nhiên có thể
quyết đònh sự thành bại :
Văn hoá của tổ chức
Sự đảm nhận của quản lý cấp cao

Loại tổ chức


Qúa trình MBO
Đặt
mục tiêu

Thiết kế
Hành động
Tự
Kiểm soát
Duyệt xét
Đònh kỳ

1. Trình bày những mục
tiêu và chiến lược dài
2. Thể hiện những mục tiêu
toàn bộ xác đònh của tổ chức
3. Thiết lập mục tiêu của ngành
4. Đặt những mục tiêu của những
công việc cá thể
5.Trình bày những kế hoạch
hành động
6. Thực hiện và tiến hành sữa
chữa
7. Duyệt và tiến tới mục tiêu
8. Đánh giá toàn bộ việc thực
hiện và tăng cøng huấn
luyện, bổ sung …

III. QUAÙ TRÌNH CÔ BAÛN
CUÛA HOAÏCH ÑÒNH


1. Những yếu tố ngẫu nhiên
trong hoạch đònh
 Kế hoạch chiến thuật phần lớn ở
quản trò cấp dưới
 Cấp quản trò cao , việc hoạch dònh
càng có xu hùng chiến lược


1.1. Chu kỳ đời sống của
một tổ chức :
• Một chu kỳ đời sống lần lượt trải qua
các giai đoạn : thành hình, phát triển,
trûng thành và có thể suy thoái
Hình
thành

Phát
triển

Trưởng
thành

Suy
thoái

1.2. Mức độ bất trắc của
hoàn cảnh
Sự bất trắc của hoàn cảnh càng
lớn thì càng cần phải dùng những
kế hoạch hướng dẫn và ngắn hạn
Khi độ bất trắc cao, những kế
hoạch xác đònh phải được sữa lại
cho phù hợp với biến đổi, làm tốn
kém và giảm hiệu suất .


1.3. Độ lâu dài của những
ràng buộc
o Một yếu tố ngẫu niên cuối cùng liên
quan tới khung thời gian của những
kế hoạch
o Những kế hoạch hiện thời càng tác
động sâu vào những ràng buộc
tương lai, thì khung thời gian mà
quản lý phải hoạch đònh càng phải
lâu hơn .


2. Qúa trình cơ bản của
họach đònh
• Áp dụng cho
mọi hoạt động
hoạch đònh và
cho mọi cấp

qủan trò .
Bao gồm 5 bùc chính


Bước 1 : Xác đònh mục tiêu
• Nếu không xác đònh rõ ràng các mục
tiêu, tổ chức sẽ phân tán tài nguyên
trên một diện rộng và không tập trung
để thành đạt những điều cụ thể .


Bước 2 : Xác đònh tình thế
hiện tại của tổ chức
i. Chỉ có sau khi phân tích và hiểu rõ
tình hình, nàh quản trò mới có thể
hoạch đònh những bước kế tiếp để
làm kế hoạch
ii. Việc trao đổi thông tin trong nội bộ
với bên ngoài, đặc biệt là các dữ
kiện tài chín, thống kê là rất quan
trọng


Bước 3 : Xác đònh các thuận lợi
và khó khăn của việc hoàn thành
mục tiêu
Những yếu tố nào giúp tổ chức thành
đạt mục tiêu
Những yếu tố nào có thể tạo ra vấn đề
Giai đoạn này nhà quản trò nên cố gắng

dự báo các tình huống tng lai