Thiết kế Hồ sơ giao việc

Hồ sơ giao việc
LỜI CẢM ƠN
---oOo---
Chúng em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại Học An Giang, Ban Chủ
Nhiệm Khoa Kỹ Thuật – Công Nghệ - Môi Trường đã tạo cơ hội cho chúng em tiếp xúc với thực tế,
biết được quy trình thực tế hoạt động như thế nào, chúng em cũng chân thành cảm ơn các Thầy Cô
đã tận tình giúp chúng em, tận tụy truyền đạt những kiến thức quý báo trong suốt chặng đường
qua, giúp cho chúng em có được kiến thức trang bị sau này.
Chúng em cảm ơn Thầy Hồ Nhã Phong giảng viên trực tiếp hướng dẫn, và các Thầy Cô
trong Khoa đã tận tình hướng dẫn chúng em hoàn thành đề tài này.
Xin cảm ơn lãnh đạo Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang (ANGIMEX) đã tạo điều
kiện cho chúng em thực tập, và đặc biệt là Anh Nguyễn Quang Duy là người trực tiếp hướng dẫn
chúng em thực tập tại cơ quan và giúp chúng em hoàn thành đề tài thực tập này một cách tốt đẹp.
Xin chân thành các bạn trong lớp, các anh chị khóa trước đã nhiệt tình giúp đỡ chúng em
trong quãng đường dài đã qua, đã giúp chúng em có được những bài học kinh nghiệm về sau.
Long Xuyên Ngày 24 Tháng 2 Năm 2009
Nhóm sinh viên thực hiện:
Nguyễn Hữu Tình – MSSV: DTH051109
Châu Trần Trúc Ly – MSSV: DTH051093
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc – MSSV: DTH051092
Trần Thị Thùy Linh – MSSV: DTH051091
Trang 1/73
Hồ sơ giao việc
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ CỦA KHOA
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
Trang 2/73
Hồ sơ giao việc
MỤC LỤC

3. Ràng buộc tổng quan hệ thống..........................................................................................................................15

4. Hạn chế trong khi phát triển hệ thống...............................................................................................................15
1. Mô tả phương án tổng quan:..............................................................................................................................16
2. Lựa chọn phương án:.........................................................................................................................................16
3. Biểu đồ lớp (Class Diagram).............................................................................................................................54
Trang 3/73
Hồ sơ giao việc
DANH MỤC HÌNH

Hình 1. Biểu đồ usecase hệ thống.............................................................................................43
Hình 2. Biểu đồ usecase help....................................................................................................43
Hình 3. Biểu đồ usecase mô tả công việc.................................................................................44
Hình 4. Biểu đồ usecase mục tiêu công việc............................................................................44
Hình 5. Biểu đồ usecase tiêu chí hoàn thành công việc...........................................................45
Hình 6. Biểu đồ usecase tiêu chí đánh giá năng lực.................................................................45
Hình 7. Biểu đồ usecase thống kê-báo cáo...............................................................................46
Hình 8. Biểu đồ usecase nhân viên...........................................................................................46
Hình 9. Biểu đồ usecase thông tin nhân viên............................................................................47
Hình 10. Biểu đồ usecase hồ sơ dữ liệu....................................................................................47
Hình 11. Biểu đồ tuần tự đăng nhập hệ thống..........................................................................48
Hình 12. Biểu đồ tuần tự quản lý thông tin nhân viên..............................................................49
Hình 13. Biểu đồ tuần tự quản lý danh sách phòng ban...........................................................50
Hình 14. Biểu đồ tuần tự quản lý mục tiêu công việc..............................................................50
Hình 15. Biểu đồ tuần tự quản lý bảng mô tả công việc..........................................................51
Hình 16. Biểu đồ tuần tự quản lý khối lượng công việc..........................................................52
Hình 17. Biểu đồ tuần tự quản lý chất lượng công việc...........................................................53
Hình 18. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định tính.................................................................54
Hình 19. Biểu đồ tuần tự quản lý tiêu chí định lượng..............................................................55
Hình 20. Biểu đồ lớp.................................................................................................................56
Hình 21. Cơ sở dữ liệu và mối quan hệ....................................................................................58
Trang 4/73

Hồ sơ giao việc
Hình 22. Giao diện đăng nhập hệ thống...................................................................................64
Hình 23. Giao diện chính..........................................................................................................65
Hình 24. Giao diện form Mục tiêu công việc..........................................................................65
Hình 25. Giao diện form Quy trình công việc..........................................................................66
Hình 26. Giao diện form Bảng mô tả công việc.......................................................................66
Hình 27. Giao diện form Tiêu chí đánh giá năng lực (Tiêu chí định tính)..............................67
Hình 28. Giao diện form Tiêu chí đánh giá năng lực (Tiêu chí định lượng)...........................67
Hình 29. Giao diện form Tiêu chí hoàn thành công việc (Khối lượng công việc)..................68
Hình 30. Giao diện form Tiêu chí hoàn thành công việc (Chất lượng công việc)...................68
Hình 31. Giao diện form Thông tin nhân viên..........................................................................69
Hình 32. Giao diện form Hồ sơ giao việc.................................................................................69
Hình 33. Giao diện form Chức danh.........................................................................................70
Hình 34. Giao diện form Phòng ban.........................................................................................70
Hình 35. Giao diện form Phân quyền.......................................................................................71
Hình 36. Giao diện form Đổi mật khẩu....................................................................................71
Hình 37. Giao diện form Phương thức báo cáo........................................................................72
Hình 38. Giao diện form Báo cáo danh sách nhân viên...........................................................72
Trang 5/73
Hồ sơ giao việc
LỊCH LÀM VIỆC

Nhóm sinh viên thực hiện: Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
Cơ quan thực tập: Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang - ANGIMEX
Họ và tên giảng viên hướng dẫn: HỒ NHÃ PHONG
Thời gian thực tập, từ ngày 02 tháng 02 năm 2009 đến ngày 06 tháng 04 năm 2009
Tuần

Nội dung công việc được
giao
Tự nhận xét
về mức độ
hoàn thành
Nhận xét của
GV hướng dẫn
Chữ ký của
GVHD
1
Từ ngày
02/02/2009
đến ngày
09/02/2009
- Tìm hiểu về công ty thực tập
- Thu thập các yêu cầu
- Xây dựng đề cương tổng
quát
- Gởi lịch làm việc và đề
cương cho GVHD.
Tốt
2
Từ ngày
10/02/2009
đến ngày
17/02/2009
- Mô tả tổng quan hệ thống
- Phân tích yêu cầu
- Phân tích dữ liệu bước đầu.
- Gởi bảng phân tích cho

GVHD
Tốt
3
Từ ngày
18/02/2009
đến ngày
25/02/2009
- Xây dựng các mô hình UML
+ Usecase Diagram.
+ Class Diagram.
+ Sequence Diagram
Khá
4
Từ ngày
26/02/2009
đến ngày
05/03/2009
- Xây dựng các ràng buộc toàn
vẹn.
Tốt
Trang 6/73
Hồ sơ giao việc
5
Từ ngày
06/03/2009
đến ngày
13/03/2009
- Kiểm tra giao diện, cơ sở dữ
liệu hoàn chỉnh.
- Gởi cơ sở dữ liệu cho GVHD

- Code module Danh mục
Tốt
6
Từ ngày
14/03/2009
đến ngày
21/03/2009
- Tiến hành viết báo cáo Tốt
7
Từ ngày
22/03/2009
đến ngày
29/03/2009
- Kiểm tra bắt lỗi
- Viết báo cáo (tt)
- Kiểm tra bắt lỗi
Tốt
8
Từ ngày
30/03/2009
đến ngày
06/04/2009
- Gởi bản báo cáo nháp cho
GVHD.
- Viết file Help
- Chỉnh sửa lại bài báo cáo để
nộp cho khoa. Làm file
Powerpoint để báo cáo.
Tốt
Trang 7/73

Hồ sơ giao việc
A. BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU
CƠ QUAN THỰC TẬP

I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG ANGIMEX:
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG
- Tên giao dịch quốc tế: AN GIANG IMPORT – EXPORT COMPANY
- Tên viết tắt: ANGIMEX
- Tiền thân: CÔNG TY NGOẠI THƯƠNG AN GIANG
- Ngày thành lập: 23/07/1976
- Trụ sở chính: số 1, đường Ngô Gia Tự phường Mỹ Long, thành phố Long Xuyên, tỉnh An
Giang
- Điện thoại: (84)(76) 3841548 – 841048 – 841286 Fax: (84)(0763)843239
- Email:
- Website: www.angimex.com.vn
- Mã số thuế: 1600230737-1
- Lĩnh vực hoạt động: tổ chức thu mua, chế biến lúa gạo tiêu thụ nội địa, cung ứng xuất khẩu
trực tiếp. Ngoài ra, ANGIMEX còn kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, điện máy, thực phẩm
công nghệ, giáo dục đào tạo,…
- Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín các năm 2004, 2005, 2006, 2007.
II. SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY ANGIMEX:
- Ngày 23/07/1976, Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh An Giang ban hành quyết định số 73/QĐ-76, do
Chủ tịch Trần Tấn Thời ký, thành lập công ty Ngoại thương An Giang. Tháng 9/1976, công ty
chính thức đưa vào hoạt động ở trụ sở đặt tại Châu Đốc
- Năm 1979: đổi tên thành công ty Liên hợp xuất nhập khẩu tỉnh An Giang, trụ sở ở thị xã
Long Xuyên
- Năm 1981: nhận bằng khen của sở Ngoại thương
- Năm 1982: Nhận Cờ thi đua xuất sắc ở 9 tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Thành lập Trạm
giao nhận TP. Hồ Chí Minh (nay là chi nhánh TP.HCM)
- Năm 1983: Đón nhận Huân chương lao động hạng 3.

- Năm 1985: Đón nhận Huân chương lao động hạng 2.
- Năm 1988: Đổi tên thành Liên hiệp Công ty Xuất Nhập Khẩu tỉnh An Giang.
- Năm 1989: Nhận Cờ luân lưu của Hội đồng Bộ trưởng tặng đơn vị dẫn đầu ngành Ngoại
thương.
- Năm 1990: Nhận Cờ thi đua xuất sắc của Bộ Thương mại.
- Năm 1991: Thành lập Công ty liên doanh ANGIMEX – KITOKU. Nhận cờ thi đua xuất sắc
của Bộ Nội vụ.
Trang 8/73
Hồ sơ giao việc
- Năm 1992: Đổi tên thành Công ty Xuất Nhập Khẩu An Giang.
- Năm 1995: Đón nhận Huân chương lao động hạng 1.
- Năm 1998: Được Bộ Thương Mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu trực tiếp. Thành lập đại lý
ủy nhiệm đầu tiên của hãng Honda.
- Năm 2004: Thành lập Trung tâm Phát triển Công nghệ thông tin NIIT – ANGIMEX.
- Năm 2005: Đón nhận chứng chỉ ISO 9001 – 2000. Khai trương đại lý điện thoại S-Fone –
ANGIMEX.
- Năm 2007: Được bình chọn 500 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.
- Năm 2008: Chính thức chuyển đổi thành công ty cổ phần.
III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC:
Trang 9/73
Ban kiểm
soát
Hội đồng
cổ đông
Tổng Giám
Đốc
Phó Tổng
Giám Đốc
Chi nhánh văn phòng
TP HCM

Phòng
Hành chánh–Pháp lý
Phòng
Nhân Sự
Phòng
Kế Toán Tài Chính
Phòng
Phát triển chiến lược
Kinh Doanh
Gạo
Trung tâm
Honda
Angimex
Trung Tâm
KDTH
Trung Tâm
Đào Tạo
Phòng
Bán Hàng
Phòng ĐH
Kế Hoạch
Lương Thực
CN LT
Long
Xuyên
CN LT
Thoại Sơn
Cửa Hàng
Honda
Long Xuyên

Cửa Hàng
Honda
Angimex 3
BP
Kinh Doanh
Phân Bón
BP
Kinh Doanh
Thức Ăn
Thủy sản
XN SX &
KD
Gạo
An Toàn
Hồ sơ giao việc
III. NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG:
- Tìm hiểu hồ sơ giao việc của công ty thông qua cán bộ hướng dẫn.
- Xây dựng phần mềm Quản lý hồ sơ giao việc ứng dụng cho công ty cổ phần xuất nhập
khẩu An Giang (ANGIMEX).
Trang 10/73
Hồ sơ giao việc
B. TỔNG QUAN HỆ THỐNG

I. GIỚI THIỆU:
Việc tin học hóa ở các cơ quan, tổ chức, công ty ngày càng phổ biến nhưng mức độ của nó
chỉ dừng lại ở những việc: quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, hợp đồng…Nhưng hiện nay trong
thời đại kinh tế thị trường hội nhập đòi hỏi tốc độ làm việc ngày càng cao, công việc ngày càng
nhiều mà yêu cầu về hiệu quả của nó phải nhanh chóng, chính xác. Hàng năm, hàng quý mỗi cơ
quan công ty phải đề ra những mục tiêu công việc phải đạt tới, bảng mô tả công việc cho từng bộ
phận nói chung cũng như cho từng nhân viên (nhân viên mới, nhân viên cũ) ở từng mức độ khác

nhau, rồi tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc. Thời gian và nhân lực chúng ta
bỏ vào đó không phải ít, với thực trạng như vậy thì việc tin học hóa các hoạt động trong quản lý hồ
sơ giao việc gồm: Mục tiêu công việc, Các quy trình công việc, Bảng mô tả công việc, Tiêu chí
năng lực (ASK), Tiêu chí hoàn thành công việc (KPI) để có thể tiết kiệm được thời gian công
sức cũng như tiền bạc. Đây cũng chính là lý do mà nhóm chúng em chọn đề tài này”Quản Lý Hồ
Sơ Giao Việc”.
Với chương trình này, các nhà quản lý có thể kiểm tra, theo dõi tình hình công việc nhân
viên của công ty mình, có thể điều chỉnh thay đổi một cách hợp lý và nhanh chóng. Bên cạnh đó
còn giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian chi phí để lưu trữ dữ liệu. Giúp
cho công ty hoạt động ổn định và hiệu quả.
1. Hiện trạng bài toán:
Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc của Công ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu An Giang
ANGIMEX có các chức năng sau:
1.1 Quản trị hệ thống:
- Sao lưu dữ liệu.
- Phục hồi dữ liệu.
- Thông tin công ty.
- Nhật ký: Thông tin hoạt động của phần mềm.
- Phân quyền: cho phép người dùng đăng nhập hệ thống, tương ứng với từng chức vụ sẽ có
quyền khác nhau.
- Thay đổi giao diện: cho phép người dùng thay đổi giao diện theo sở thích.
1.2 Quản lý:
1.2.1 Quản lý thông tin nhân viên:
- Quản lý thông tin chi tiết của từng nhân viên: Mã nhân viên, Mã phòng ban, Họ tên, Ngày
sinh…
- Quản lý thông tin hồ sơ của từng nhân viên: Mỗi mã nhân viên sẽ có những thông tin về
hồ sơ tương ứng với nhân viên đó, nhân viên chỉ được xem thông tin hồ sơ của riêng mình.
- Quản lý thông tin ý kiến: Quản lý ý kiến của nhân viên về hồ sơ hoặc là thông tin của
công ty.
1.2.2 Quản lý hồ sơ dữ liệu:

Trang 11/73
Hồ sơ giao việc
- Quản lý tất cả các thông tin về hồ sơ giao việc như mục tiêu công việc, bảng mô tả công
việc…. tương ứng sẽ được giao cho mỗi nhân viên.
1.2.3 Quản lý phòng ban:
- Quản lý thông tin chi tiết của từng phòng ban: Mã phòng ban, Tên phòng ban…
1.2.4 Quản lý chức danh:
- Quản lý thông tin chi tiết các chức danh của từng nhân viên: Mã chức danh, Tên chức
danh, Quyền.
1.2.5 Quản lý danh sách nhân viên thôi việc:
- Quản lý thông tin nhân viên thôi việc: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Nhân viên phụ trách,
Lý do thôi việc.
1.2.6 Quản lý danh sách nhân viên hoàn thành công việc:
- Quản lý danh sách nhân viên đã hoàn thành hồ sơ giao việc: Họ tên nhân viên, Hồ sơ,
Ngày hoàn thành.
1.3 Nghiệp vụ:
1.3.1 Thông tin mục tiêu công việc:
 Tại sao phải làm ? (WHY)
Quản lý thông tin tại sao phải vận hành bộ hồ sơ giao việc do đơn vị đưa xuống với
thông tin như: Mã WHY, nội dung, mã mục tiêu, mã WHAT, người thiết lập, người phê
duyệt, lý do mục tiêu, duyệt.
 Làm cái gì ? (WHAT)
Quản lý các thông tin cần phải làm công việc gì, lập các lịch trình thực hiện và thời
gian thực hiện theo các bước công việc do cá nhân làm như: Mã WHAT, Mã HOW, mã mục
tiêu, lập lịch trình thực hiện, lập lịch thời gian.
 Làm như thế nào ? (HOW)
Thông tin các công việc cần phải làm như thế nào do cá nhân lập với thông tin: Mã
HOW, nội dung thực hiện công việc, tiến trình thực hiện các bước công việc.
1.3.2 Thông tin quy trình công việc:
Đính kèm văn bản mô tả các quy trình công việc bằng file word

1.3.3 Thông tin mô tả công việc:
Quản lý thông tin chi tiết công việc: Mã bảng mô tả, mã chức danh, người ban hành, người
soạn thảo, bảng mô tả, trách nhiệm, nhiệm vụ…..
1.3.4 Thông tin tiêu chí đánh giá năng lực:
 Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định tính:
Quản lý năng lực làm việc của từng nhân viên trong đó là nhiệm vụ chính hoạch
định các chiến lược, xây dựng, quản lý hệ thống và thái độ, kỷ năng làm việc.
 Quản lý thông tin tiêu chí đánh giá định lượng:
Quản lý tiêu chí đánh giá thông qua các mô tả thái độ, kỷ năng làm việc.
1.3.5 Thông tin tiêu chí hoàn thành công việc:
Trang 12/73
Hồ sơ giao việc
 Thông tin khối lượng công việc:
Quản lý khối lượng công việc của mỗi nhân viên theo các hạng mục chính như: Mã
khối lượng, sản lượng công việc, tiến độ, khối lượng, bậc, trọng số…Ứng với mỗi khối
lượng công việc sẽ có thang điểm, trọng số, bậc riêng.
 Thông tin chất lượng công việc:
Quản lý chất lượng công việc, cập nhật và kiểm kê công việc của từng đơn vị: mã
chất lượng, đối tượng bên trong, đối tượng bên ngoài…
1.4 Báo cáo thống kê:
- Hồ sơ hoàn thành
- Hồ sơ chưa hoàn thành
- Danh sách nhân viên
- Danh sách chức danh
- Danh sách phòng ban
- Danh sách nhân viên thôi việc
1.5 Trợ giúp:
- Hướng dẫn sử dụng
- Thông tin phần mềm
- Liên hệ

2. Mô tả phạm vi hệ thống:
Hình 1:Mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc cho Công ty
Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu ANGIMEX
Trang 13/73
Đầu vào: Thông
tin mục tiêu
công việc, bảng
mô tả công việc,
các quy trình
công việc của
các phòng ban,
nhân viên.
Đầu ra: Đánh
giá năng lực và
mức độ hoàn
thành công việc
của từng nhân
viên
Phòng ban và
nhân viên
Hồ sơ giao việc
Bảng mô tả phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ giao việc
Mô tả phạm vi hệ thống:
Quản lý hồ sơ giao việc
Đánh giá: Nhóm sinh viên thực
hiện
Ngày: 20/02/2009
• Thông tin tổng quan:
Tên dự án: Phần mềm quản lý hồ sơ giao việc công ty cổ phần xuất nhập khẩu An Giang -
ANGIMEX

Nhà tài trợ: ...................................................
Quản lý dự án:
• Phát biểu vấn đề:
Hồ sơ giao việc phải thực hiện ghi nhận và lưu trữ thông qua sổ sách rất nhiều vì vậy các
nhà quản lý muốn quản lý thông tin công việc, dựa vào mức độ hoàn thành công việc mà đánh
giá nhằm đảm bảo tính công bằng, khách quan, để việc lưu trữ, tìm kiếm, kết xuất báo cáo
nhằm đáp ứng một khối lượng các công việc được hoàn thành theo đúng thời hạn và chính xác.
Vì vậy có phần mềm cho các nhà quản lý sử dụng là phù hợp với mong muốn cấp thiết đó.
• Mục tiêu:
- Quản lý hồ sơ dữ liệu
- Quản lý danh sách hoàn thành công việc
- Quản lý thông tin nhân viên.
- Quản lý danh sách các phòng ban.
- Quản lý danh sách các chức danh
- Quản lý danh sách nhân viên thôi việc
- Quản lý bảng mô tả công việc.
- Quản lý các mục tiêu công việc.
- Quản lý các tiêu chí đánh giá năng lực.
- Quản lý các tiêu chí hoàn thành công việc.
- Đính kèm văn bảng các quy trình công việc.
- Quản lý các ý kiến của nhân viên.
Thay thế các loại sổ sách.
Giúp tra cứu, chỉnh sửa thông tin một cách nhanh chóng
Lập báo cáo quý, năm một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Trang 14/73
Hồ sơ giao việc
• Mô tả:
Hệ thống quản lý hồ sơ giao việc sẽ giúp lưu trữ thông tin về mục tiêu công việc, nhân viên,
thông tin bảng mô tả, tiêu chí đánh giá của từng nhân viên và các thông được an toàn, tự
động, kết xuất thông tin yêu cầu thống kê, báo cáo, tra cứu, từ đó nắm được những nhân viên

nào đã được giao việc rồi tránh sự trùng lập.
• Lợi ích mang lại:
- Truy xuất thông tin nhanh chóng (khi cần xem mức độ hoàn thành công việc và mục
tiêu công việc được đề ra, các tiêu chí được đánh giá và các thông tin liên quan. Tra cứu
thông tin công việc, nhân viên,…..)
- Lập báo cáo hiệu quả, nhẹ nhàng.
- Giảm tối đa công sức quản lý, tiết kiệm thời gian công sức làm báo cáo.
- Tránh tình trạng nhân viên làm lại công việc đã thực hiện
- Đảm bảo tính chính xác trong công việc, có được bộ hồ sơ rõ ràng cho riêng mình
• Các bước thực hiện:
- Khảo sát hiện trạng và phỏng vấn.
- Phân tích.
- Thiết kế.
- Lập trình.
- Biên soạn tài liệu.
• Thời gian ước tính: 2 tháng.
3. Ràng buộc tổng quan hệ thống
- Ngày hoàn thành dự án triển khai không quá 2 tháng.
- Hệ thống phải hoạt động ổn định sau 1 tháng kể từ ngày triển khai hệ thống.
- Không ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, quản lý làm việc của công ty triển khai.
- Hệ thống sau khi triển khai phải đáp ứng được nhu cầu tự động hóa hơn 80% số lượng
các công việc liên quan so với hiện nay.
- Những hoạt động thay đổi ảnh hưởng về công việc phải được cập nhật ghi nhận ngay.
- Hổ trợ in ấn các loại sổ sách, báo cáo.
- Chỉ có trưởng đơn vị hoặc người quản lý phần mềm mới có quyền thay đổi các thông tin
về quyền sử dụng của nhân viên.
4. Hạn chế trong khi phát triển hệ thống
- Thiếu kiến thức về cơ chế quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
- Chưa nắm rõ nghiệp vụ quản lý của công ty.
Trang 15/73

Hồ sơ giao việc
- Thời gian thực hiện và phát triển dự án ngắn (gần 2 tháng).
II. MÔ TẢ CÁC PHƯƠNG ÁN TỔNG QUAN VÀ ĐÁNH GIÁ KHẢ THI:
Qua quá trình khảo sát và phân tích chúng em đưa ra các phương án tổng quan sau:
1. Mô tả phương án tổng quan:
1.1. Cơ sở dữ liệu tập trung:
- Khi chúng ta dùng cơ sở dữ liệu tập trung chúng ta có thể đưa dữ liệu về một nơi, điều
này giúp chúng ta dễ dàng quản lý các dữ liệu mật vì mọi thao tác trên dữ liệu chỉ được thực
hiện trên một nơi, nhưng phải giải quyết bài toán khó là nhiều sự truy cập đồng bộ và tốc độ
khi thực hiện các thao tác trên dữ liệu sẽ bị hạn chế.
1.2. Cơ sở dữ liệu phân tán:
- Ngược lại với cơ sở dữ liệu tập trung là cơ sở dữ liệu phân tán, hệ thống dùng cơ sở
dữ liệu phân tán có thể có được thao tác trên dữ liệu nhanh hơn cơ sở dữ liệu tập trung,
nhưng chi phí đầu tư tương đối cao và việc thiết kế dữ liệu tương đối khó khăn.
1.3. Yêu cầu cơ bản:
- Muốn thực hiện các mô hình cơ sở dữ liệu trên, chúng ta cần phải có các phần mềm
như: Microsoft SQL Server, Oracle…
- Giao diện của chương trình phải thân thiện, dễ sử dụng; hệ thống phải đáp ứng được
yêu cầu tiện dụng đến mức có thể, đáp ứng được các công việc thường làm.
2. Lựa chọn phương án:
Với các phương án trên chúng ta chỉ có thể lựa chọn một phương án sao cho phù hợp với
phần mềm. Riêng chúng em lựa chọn phương án sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung.
2.1 Yêu cầu phần cứng:
- Một máy server lưu trữ dữ liệu
- Mỗi nhân viên phải có một máy PC làm client đặt tại các phòng ban và có kết nối
với server
2.2 Yêu cầu phần mềm:
- Hệ điều hành Windows 2000 trở lên.
- Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000.
2.3 Yêu cầu liên quan:

- Kết nối mạng LAN, kết nối Internet.
2.4 Kinh phí dự kiến:
- 40 máy PC : 12000$
- 1 máy Server: 2000$
- 3 máy trạm Work Station: 3000$
2.5 Thời gian hoàn thành dự kiến:
Hai tháng (02/0206/04).
Trang 16/73
Hồ sơ giao việc
3 Đánh giá khả thi:
3.1 Khả thi về kỷ thuật:
Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh
viên thực hiện
Ngày:20/03/2009
STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục
1 Sự quen thuộc của người dùng
với việc sử dụng hệ thống mới
Trung
bình
Đa số các phòng
ban quen với việc
sử dụng máy vi
tính
Lập kế hoạch đào
tạo sử dụng song
song với thời gian
diễn ra dự án cho
một số nhân viên
2 Sự quen thuộc với tiến trình
phát triển hệ thống

Trung
bình
1/3 nhân viên
chưa quen với
việc sử dụng phần
mềm
Tư vấn về hướng
phát triển và cách
sử dụng phần
mềm cho nhân
viên
3 Thay đồi cơ cấu tổ chức Thấp Không ảnh hưởng
4 Sự nhận thức và thiện chí của
người dùng trong nổ lực tham
gia vào hệ thống
Thấp 4/5 nhân viên
đánh giá cao về hệ
thống mới mang
lại hiệu quả công
việc giúp hệ thống
công ty đi vào nề
nếp.
5 Kích thước hệ thống Thấp Hệ thống chỉ bao
gồm 1 phần mềm
quản lý Hồ Sơ
Giao Việc, thời
gian hoàn thành
dự tính trước 2
tháng gồm 4 thành
viên.

6 Kinh phí thực hiện dự án

Trang 17/73
Hồ sơ giao việc
Bảng tổng hợp rủi ro của tính khả thi kỷ thuật
Dự án: Phần mềm Quản lý hồ sơ
giao việc
Người đánh giá: Nhóm sinh viên
thực hiện
Ngày: 20/03/2009
STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục
1
Tâm lý chưa quen sử dụng
ứng dụng mới
Thấp
Các nhân viên đã làm
quen với nhiều phần
mềm tương tự
2
Sự quen thuộc nghiệp vụ hệ
thống với người dùng
Cao
Giống như các hoạt
động thường làm
3 Khả năng ứng dụng Thấp
Nhân viên đã từng sử
dụng nhiều chương
trình quản lý.
4 Thay đổi tổ chức, cơ cấu Không ảnh hưởng
5

Sự quen thuộc của nhóm phát
triển trong lĩnh vực này
Trung
bình
Đã từng tham gia phát
triển các hệ thống
tương tự nhưng nhỏ
hơn
Cố gắng thích ứng
6 Kích thước hệ thống Khá lớn
Xây dựng theo nhóm
tuy nhiên lịch trình
không như dự định
Cố gắng sắp xếp
thời gian, phân chia
công việc để hoàn
thành yêu cầu.

3.2 Khả thi về hoạt động
Dự án: Quản lý Hồ Sơ Giao Việc Người đánh giá: Nhóm sinh viên
thực hiện
Ngày: 20/03/2009
STT Rủi ro Đánh giá Mô tả đánh giá Mô tả khắc phục
1 Giải quyết các vấn đề công
việc theo đúng tiến trình kịp
thời, đầy đủ.
Thấp Các nhân viên đều
muốn có 1 hệ thống có
các chức năng hỗ trợ
tốt giúp cải tiến hiệu

quả làm việc
Lập kế hoạch đào
tạo sử dụng song
song với thời gian
diễn ra dự án cho
một số nhân viên
2 Tác động của hệ thống mới về
cấu trúc và thủ tục của đơn vị
Thấp Thành phần nhân sự
không thay đổi, thủ tục
gọn gàng kịp thời,tiết
kiệm được thời gian
Trang 18/73
Hồ sơ giao việc
đảm bảo chất lượng
công việc
3 Chuyền từ ghi chép hồ sơ sang
quản lý trên phần mềm
Trung
bình
Các nhân viên nhanh
chóng thích nghi với
phần mềm trên máy
Đào tạo, huấn luyện
nhân viên sử dụng
phần mềm trước khi
hệ thống đưa vào
hoạt động
4 Nhập liệu sai Cao Trong quá trình nhập
liệu không tránh được

sai sót có thể dẫn hậu
quả công việc nghiêm
trọng
Có sự phân quyền rõ
ràng cho người dùng
4. Phát sinh về quản lý:
4.1 Các thành viên tham gia
Tất cả các thành viên trong đơn vị, phòng ban, tổng giám đốc, phó giám đốc.
Các nhân viên không còn nhận bộ hồ sơ giao việc trên giấy nữa mà phải cập nhật trên máy
tính, có thể giao việc và xử lý công việc trên hệ thống
4.2 Vai trò các thành viên
STT Tên thành viên Vai trò
1 Châu Trần Trúc Ly Nhóm trưởng
2 Nguyễn Hữu Tình Thành viên
3 Nguyễn Hoàng Trọng Lộc Thành viên
4 Trần Thị Thùy Linh Thành viên

4.3 Bảng mô tả kế hoạch thực hiện và trách nhiệm đối với từng thành viên
STT Công việc Mô tả Thành viên
1 Xác định và
chọn lựa dự
án
Xác định nhu cầu cho 1 hệ thống hoặc
nâng cấp.
Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
2 Khởi tạo dự
án

Thiết lập đội ngũ thành viên ban đầu cho
hệ thống.
Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Trang 19/73
Hồ sơ giao việc
Vạch ra các vấn đề tồn tại trong hệ thống
và các cơ hội cho hệ thống
Xây dựng các nguyên tắc quản lý và tài
liệu cần tham khảo cho hệ thống.
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
3 Lập kế hoạch
phát triển hệ
thống
Khảo sát tổng quan hệ thống
Xây dựng tài liệu kế hoạch phát triển hệ
thống bao gồm mô tả tổng quan, đánh
giá khả thi dự án (khả thi kỷ thuật, khả
thi hoạt động).
Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
4 Phân tích hệ
thống
Thu thập yêu cầu hệ thống
Nghiên cứu các yêu cầu và mô hình hóa
để dễ dàng nhận biết và loại bỏ những
yếu tố dư thừa.

Phát sinh các phương án thiết kế chọn
lựa phù hợp với yêu cầu
So sánh các phương án để xác định giải
pháp tốt nhất các yêu cầu trong 1 mức độ
cho phép về chi phí, nhân lực, kỷ thuật…
Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
5 Thiết kế Thiết kế dữ liệu, xử lý, giao diện Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
6 Cài đặt Viết code dựa trên các đặc tả hệ thống,
kiểm tra thử nghiệm và cài đặt hệ thống
giai đoạn này bao gồm chuẩn bị tài liệu,
hướng dẫn sử dụng, các chương trình
huấn luyện sử dụng.
Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
7 Bảo trì Điều chỉnh hệ thống phù hợp với nhu
cầu sử dụng.
Chức năng sử dụng chưa phù hợp tốt
nhất đối với người sử dụng hệ thống
hoặc khó sử dụng.
Các lỗi hệ thống phát sinh do quá trình
kiểm tra còn sai sót
Nâng cấp phiên bản mới của hệ thống.

Nguyễn Hữu Tình
Châu Trần Trúc Ly
Nguyễn Hoàng Trọng Lộc
Trần Thị Thùy Linh
Nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin và giám sát công việc:
Về nguyên tắc làm việc: quá trình phát triển phần mềm được chia ra nhiều giai đoạn, hoàn tất
mỗi giai đoạn đúng thời hạn qui định. Khi hoàn thành một giai đoạn nào thì chuyển ngay sang giai
Trang 20/73
Hồ sơ giao việc
đoạn khác để hoàn thành dự án sớm hơn dự định.
Về việc giám sát dự án: Thường xuyên thực hiện và kiểm tra nên ổn định. Do đó, thời gian
hoàn thành dự án đúng thời hạn qui định.
Trong quá trình xây dựng phần mềm các thành viên sẽ viết hồ sơ (báo cáo) phần mềm song
song với công việc trên.
Trang 21/73
Hồ sơ giao việc
C. PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU

I.CÁC MỤC TIÊU CHUNG:
1.Yêu cầu chức năng:
- Yêu cầu lưu trữ về hồ sơ dữ liệu (Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các
tiêu chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc), thông tin nhân viên, thông tin ý
kiến, phòng ban, chức danh….
- Yêu cầu xử lý nghiệp vụ như: Mục tiêu công việc, mô tả công việc, các quy trình, các tiêu
chí đánh giá năng lực, tiêu chí hoàn thành công việc
- Yêu cầu tra cứu thông tin nhân viên
- Yêu cầu thống kê báo cáo hồ sơ hoàn thành, hồ sơ chưa hoàn thành, danh sách nhân viên,
danh sách phòng ban, danh sách chức danh, danh sách nhân viên thôi việc
2. Yêu cầu phi chức năng:
- Yêu cầu giao diện:

Giao diện thân thiết, dễ sử dụng, hướng dẫn sử dụng trực quan sinh động dễ hiểu.
Giao diện có tính tiện dụng, tiết kiệm thao tác, dễ xử lý.
- Yêu cầu hiệu quả:
Các thao tác nhập liệu, tìm kiếm thông tin cần phải nhanh chóng chính xác. Cho phép truy
cập dữ liệu đa người dùng mỗi bộ phận có thể truy cập CSDL đồng thời.
- Yêu cầu tiện dụng:
Chọn hình thức giao diện trực quan, tự nhiên nhất đối với người dùng.
Thông báo lỗi cần thiết
Cho phép sinh mã tự tăng như: mã hồ sơ tự tăng, mã nhân viên….
- Yêu cầu bảo mật:
Phân quyền sử dụng cho người dùng
Có tính bảo mật cao
Tên đăng nhập và mật khẩu phải chính xác để đăng nhập được vào hệ thống
- Yêu cầu an toàn:
Thường xuyên sao lưu và phục hồi CSDL dự phòng trường hợp xảy ra sự cố
- Yêu cầu tính tương thích:
Tương thích hệ điều hành Windows trở lên
Hệ quản trị CSDL trên Microsoft SQL server 2000
Hệ thống được phát triển trên nền Microsoft.NET FrameWorks 2.0 trở lên, ngôn ngữ lập
trình C#.
Trang 22/73
Hồ sơ giao việc
II. DANH SÁCH CÁC YÊU CẦU:
1. Các yêu cầu nghiệp vụ:
- Mục tiêu công việc:
- Bảng mô tả công việc:
- Tiêu chí đánh giá năng lực:
- Tiêu chí hoàn thành công việc:
- Các quy trình công việc:
2. Các yêu cầu chức năng:

- Hồ sơ dữ liệu
- Thông tin nhân viên
- Danh sách nhân viên thôi việc
- Danh sách nhân viên hoàn thành công việc
3. Các yêu cầu báo cáo thống kê:
- Hồ sơ hoàn thành
- Hồ sơ chưa hoàn thành
- Danh sách nhân viên
- Danh sách chức danh
- Danh sách phòng ban
- Danh sách nhân viên thôi việc
4. Các loại biểu mẫu:
Trang 23/73
Hồ sơ giao việc
CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU AN GIANG (ANGIMEX)
TRUNG TÂM KINH DOANH XYZ
HỒ SƠ GIAO VIỆC
Trang 24/73
Vị trí :
Kỳ kế hoạch :
Ngày cập nhật :
Người thiết lập :
Người phê duyệt :
Chữ ký người phê duyệt :
Hồ sơ giao việc
NỘI DUNG
Trang
PHẦN I. GIỚI THIỆU CƠ CẤU TỔ CHỨC.........................................................................
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức tổng thể của Trung tâm XYZ..............................................................
2. Thuyết minh mục đích các vị trí............................................................................................

3. Thông tin vị trí trong hồ sơ giao việc....................................................................................
PHẦN II. HỒ SƠ GIAO VIỆC.................................................................................................
1. Mục tiêu công việc.................................................................................................................
2. Quy trình công việc................................................................................................................
2.1. Các Quy trình chính........................................................................................................
2.1.1. Quy trình 1...........................................................................................................
2.1.2. Quy trình 2...........................................................................................................
2.1.3. Quy trình 3...........................................................................................................
2.1.4. Quy trình 4...........................................................................................................
2.1.5. Quy trình 5...........................................................................................................
2.1.6. Quy trình 6...........................................................................................................
2.1.7. Quy trình 7...........................................................................................................
2.2. Các quy định truyền thông..............................................................................................
3. Bảng mô tả công việc.............................................................................................................
4. Tiêu chí đánh giá năng lực (ASK).........................................................................................
- Tiêu chí định tính.................................................................................................................
- Tiêu chí định lượng..............................................................................................................
5. Tiêu chí hoàn thành công việc (KPI).....................................................................................
PHẨN III. PHỤ LỤC.................................................................................................................
(Gồm các biểu mẫu đính kèm để đo lường thực hiện KPI)
1. Biểu mẫu thống kê. Số hiệu : BM...../...................................................................................
2. Biểu mẫu đo lường. Số hiệu BM. .../...... ..............................................................................
3. Biểu mẫu Số hiệu : BM....../..................................................................................................
Trang 25/73