Văn hóa giao tiếp trong công sở

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Nhóm 4_Lớp QTVP14C

XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP
NƠI CÔNG SỞ
(Thuộc môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học)
Ngành: Quản trị văn phòng
Mã ngành: D340406
Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông
Danh sách thành viên nhóm 4:
1. Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng
2. Trần Thị Kim Quyên
3. Nguyễn Thị Như
4.Đinh Thị Thu Phương
5. Nguyễn Thị Bích Phượng
6. Bùi Thị Phương
7.Đỗ Thị Tâm
8. Phùng Thị Thanh
9. Nông Thị Thảo
10. Triệu Thị Phương Thảo
11. Bùi Thị Thảo
12. Ngô Minh Thắng
Hà Nội_2015
1


2


BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
Nhóm 4_Lớp QTVP14C

XÂY DỰNG VĂN HOÁ GIAO TIẾP NƠI
CÔNG SỞ
(Thuộc môn Phương pháp luận nghiên cứu khoa học)
Ngành: Quản trị văn phòng
Mã ngành: D340406
Giáo viên hướng dẫn: TSKH Nguyễn Thị Đông
Chức danh, học hàm, học vị: Nghiên cứu viên chính, TSKH
Danh sách thành viên nhóm 4:
1. Chu Quang Nhật –Nhóm trưởng
2. Trần Thị Kim Quyên
3. Nguyễn Thị Như
4.Đinh Thị Thu Phương
5. Nguyễn Thị Bích Phượng
6. Bùi Thị Phương
7.Đỗ Thị Tâm
8. Phùng Thị Thanh
9. Nông Thị Thảo
10. Triệu Thị Phương Thảo
11. Bùi Thị Thảo
12. Ngô Minh Thắng

Hà Nội_2015

MỤC LỤC
3

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu lần này, trước hết xin chân
thành cảm ơn cô TSKH Nguyễn Thị Đông đã tận tình truyền đạt
kiến thức, hướng dẫn làm đề tài trong thời gian qua. Xin gửi tới
khoa Quản trị văn phòng trường đại học Nội Vụ Hà Nội lời cảm ơn
sâu sắc vì đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em thu thập số liệu
khảo sát để thực hiện nghiên cứu đề tài. Với vốn kiến thức hạn hẹp
và khả năng có hạn em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
phê bình từ các thầy cô.
Xin chân thành cảm ơn!

4


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, cùng với xu thế phát triển của xã hội và quá trình hội nhập kinh tế quốc
tế, cạnh tranh là khó tránh khỏi và vô cùng khốc liệt. Trong bối cảnh đó, văn hoá giao
tiếp trong kinh doanh được nói đến như một tiêu chí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng
không nhỏ đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Giao tiếp vốn là một hoạt động
thiết yếu của con người. Đặc biệt, trong công sở, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có
thể quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một cơ quan. Trong
cuộc sống hàng ngày cũng như là trong các mối quan hệ kinh doanh hay các mối quan
hệ nơi công sở, để có sự thành công không chỉ cần sự siêng năng cần cù sáng tạo làm
việc mà còn cần có kỹ năng giao tiếp.
Nhận biết được ý nghĩa thực tiễn trên nên nhóm quyết định chọn đề tài “Xây dựng
văn hoá giao tiếp nơi công sở”. Việc tìm hiểu và nghiên cứu sâu vấn đề này giúp
nhóm có cơ hội để hiểu rõ hơn về ý nghĩa và tầm quan trọng cũng như những chuẩn
mực trong giao tiếp của người Việt Nam từ đó có thể nắm bắt được những kỹ năng
cần thiết nhằm trang bị thêm cho mình một trong những yếu tố không thể thiếu để
thành công, bên cạnh những kiến thức và kỹ năng được đào tạo thông qua trường lớp.

Tuy nhiên, với thới gian và nguồn lực có hạn, hơn nữa văn hoá là một trong những
vấn đề hết sức rộng lớn, đa dạng về khía cạnh, phong phú về quan điểm, cách nhìn
nhận nên trong khuôn khổ đề tài này, nhóm chỉ xin đề cập đến văn hoá giao tiếp nơi
công sở ở một số khía cạnh cơ bản. Nội dung đề tài được tham khảo qua nhiều quan
điểm tài liệu và dựa trên ý chí chủ quan của nhóm nên sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu
sót và hạn chế. Chính vì vậy, nhóm rất mong được thầy cô các bạn thông cảm và góp
ý.

5


Đề tài: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở.

Phần 1.MỞ ĐẦU
1. Lý do nghiên cứu:
Ngày nay nhiều nhân viên văn phòng không thành công trong công việc do khả
năng giao tiếp kém nên nhóm quyết định chọn đề tài “Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi
công sở”.
2. Lịch sử nghiên cứu:
Trong lịch sử nghiên cứu đề tài này và những vấn đề có liên quan có một số hướng
tiếp cận sau:
a) Về giao tiếp và văn hoá giao tiếp nói chung;
b) Về thực trạng văn hoá giao tiếp của người Việt;
c) Về xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở;
Hầu hết các công trình mới dừng lại ở việc tìm hiểu giao tiếp từ các khía cạnh khác
nhau của vấn đề như tâm lý, giáo dục, đạo đức, ngôn ngữ, xã hội học… một cách cụ
thể, biệt lập, thiếu sự tiếp cận mang tính liên ngành hoặc chưa nhìn nhận, xem xét văn
hoá giao tiếp như một hệ thống. Đề tài đã có nhiều tiểu luận, luận văn, luận án nghiên
cứu về văn hoá, kỹ năng giao tiếp nơi công sở, có thể kể tới như:
-Tài liệu Để giao tiếp nơi công sở thành công hơn Để giao tiếp nơi công sở thành

công hơn_tailieu.vn _tailieu.vn đưa ra một số bí quyết giúp xây dựng văn hoá giao
tiếp nơi công sở tốt hơn.
-Tài liệu Giao tiếp trong công sở _Để không là “kẻ ngốc” nơi công sở_Dân trí nêu
ra các bí quyết để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp.
-Tài liệu tập huấn văn hoá giao tiếp ứng xử nơi công sở_ nhóm PTD cũng có nói về
các cách ứng xử để xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở nhưng chưa nêu được rõ
về thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay.
-Nghiên cứu của sinh viên Nguyễn Văn Vĩnh về đề tài Giao tiếp nơi công sở chưa
nêu rõ được cơ sở lý luận, thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
-Ngoài ra còn có một số nghiên cứu khác nhưng đa phần là chỉ nếu rõ một phần,
một khía cạnh về văn hoá hoá giao tiếp nơi công sở như cách giao tiếp qua điện thoại,
cách ứng xử khéo léo trong công việc hay các bí quyết giao tiếp hiệu quả trong công
việc,… mà không tóm gọm được toàn bộ các nội dung cũng như chưa nghiên cứu đầy
đủ về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
6


3. Đối tượng nghiên cứu:
Văn hóa giao tiếp nơi công sở.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát.
4. Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát.
Chỉ xem xét các vấn đề nhằm xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở.
5. Mục đích nghiên cứu:
Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở.
6. Các nhiệm vụ nghiên cứu:
Nghiên cứu về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
Nghiên cứu biện pháp nâng cao văn hoá giao tiếp nơi công sở.
7. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu:
Nghiên cứu tài liệu.

Điều tra bằng bảng hỏi.
8. Giả thuyết khoa học:
Nếu có biện pháp nâng cao văn hoá giao tiếp nơi công sở thì nhân viên văn phòng
có thành công hơn trong công việc.
9. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:
-Ý nghĩa lý luận:
Đưa ra được khái niệm, bản chât, chức năng, vai trò, mục tiêu của giao tiêp.
Nêu ra những kỹ năng cần thiết giao tiếp( nghe, nói, đọc, viết, thuyết trình ).
-Ý nghĩa thực tế:
Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở hiện nay.
Biện pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở.

10. Bố cục nội dung:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở.
1.1. Tổng quan về giao tiếp
1.2. Kỹ năng giao tiếp
7


1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp
1.4. Một số thông tin về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát
Chương 2: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở
2.1 Những thói quen xấu
2.2 Những thói quen tốt
Chương 3: Xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở
3.1. Lời chào tạo thiện cảm
3.2. Lời nói nơi công sở
3.3. Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ

Phần 2. NỘI DUNG

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hoá giao tiếp nơi công sở
Tổng quan về giao tiếp
1.1.1. Khái niệm giao tiếp:
Giao tiếp là quá trình xác lập và vận hành các quan hệ người- người, hiện thực
hoá các quan hệ xã hội giữa chủ thể này với chủ thể khác.
1.1.

Mối quan hệ giao tiếp giữa con người với con người có thể xảy ra với các hình
thức khác nhau
+Giao tiếp giữa cá nhân với cá nhân.
+Giao tiếp giữa cá nhân với nhóm.
+Giao tiếp giữa nhóm với nhóm, giữa nhóm với cộng đồng,…
Chức năng của giao tiếp:
-Chức năng thông tin:
Qua giao tiếp, con người trao đổi, truyền đạt tri thức, kinh nghiệm với nhau. Mỗi
cá nhân vừa là nguồn phát thông tin vừa là nơi tiếp nhận thông tin. Thu nhận và xử lý
thông tin là một con đường quan trọng để phát triển nhân cách.
1.1.2.

-Chức năng cảm xúc:
8


Giao tiếp không chỉ bộc lộ cảm xúc mà còn tạo ra những ấn tượng, những cảm
xúc mới giữa các chủ thể. Vì vậy giao tiếp la một trong những con đường hình thành
tình cảm của con người.
-Chức năng nhận thức lẫn nhau và đánh giá lẫn nhau:
Trong giao tiếp, mỗi chủ thể tự bộc lộ quan điểm, tư tưởng, thái độ, thói quen…
của mình, do đó các chủ thể có thể nhận thức được về nhau làm cơ sở đánh giá lẫn
nhau. Điều quan trọng hơn là trên cơ sở so sánh với người khác và ý kiến đánh giá của

người khác, mỗi chủ thể có thể tự đánh giá được về bản thân mình
-Chức năng điều chỉnh hành vi
Trên cơ sở nhận thức lần nhau, đánh giá lẫn nhau và tự đánh giá được bản thân,
trong giao tiếp, mỗi chủ thể có khả năng tự điều chỉnh hành vi của mình cũng như có
thể tác động đến động cơ, mục đích, quá trình ra quyết định hành động của chủ thể
khác.
-Chức năng phối hợp hành động:
Nhờ có quá trình giao tiếp, con người có thể phối hợp hành động để cùng nhau
giải quyết nhiệm vụ nào đó nhằm đạt được mục tiêu chung. Đây là một chức năng
giao tiếp phục vự các nhau cầu chung của xã hội hay của một nhóm người.

Tóm lại, giao tiếp là quá trình quan hệ, tác động qua lại giữa con người với con
người, trong đó con người trao đổi thông tin, cảm xúc, nhận thức, đánh giả và điều
chỉnh hành vi lần nhau, đồng thời tự điều chỉnh hành vi của mình.
9


Mục tiêu của giao tiếp:
-Truyền tải được thông điệp, giúp người nghe hiểu được những gì chúng ta muốn
truyệt đạt.
-Có được sự phản hồi của người nghe.
-Duy trì mối quan hệ tốt với người nghe.
1.1.3.

1.2. Kỹ năng giao tiếp
1.2.1. Kỹ năng nghe
“Bất hạnh thay, rất ít người biết lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức
thông tin thuần tuý, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc
bị lãng quên nhanh chóng. Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời
nói của người khác lại càng hiếm”( D.Torring Ton).

Lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta. Nhiều người cho
rằng lắng nghe rất đơn giản nhưng sự thật đó là một kỹ năng khó với hầu hết mọi
người, thành bài của một công ty, doanh nghiệp nhiều khi nằm ở một lời nói.
a, Lợi ích của việc lắng nghe:
-Thể hiện sự tôn trọng với đối tượng: biết lắng nghe sẽ chứng tỏ bạn tôn trọng
lời nói của đối tượng cũng như tôn trọng đối tượng.
-Thu thập được nhiều thông tin hơn.
-Tạo được các mối quan hệ tốt: biết lắng nghe thể hiện được sự tôn trọng của
bạn dành cho đối tượng, tạo nên sự thiện cảm, ấn tượng tốt dành cho bạn giúp thắt
chặt các mối quan hệ và hợp tác dễ dàng hơn.
-Giúp nắm bắt cảm xúc của đối tượng: lắng nghe tốt bạn có thể hiểu và nắm
bắt được cảm xúc của đối tượng hiện tại, từ đó có cách ứng xử giao tiếp phù hợp hơn.
-Giải quyết các mâu thuẫn, các vấn đề trong công việc dễ hơn: chúng ta nên
khuyến khích đối tượng nói chia sẻ các vấn đề khúc mắc trong lòng, giải quyết được
các chúng thì làm việc sẽ tập trung hiệu quả hơn,sự hợp tác sẽ tốt hơn và tất nhiên tiến
triển công việc cũng sẽ tốt hơn.
b, Một số yêu cầu khi lắng nghe:
-Biết lắng nghe người khác: lắng nghe các góp ý, thông tin, phản hồi hay
nguyện vọng của người khác sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách chính xác
10


hơn đồng thời cũng đó cũng là tác động tốt, tạo động lực để người khác làm việc tốt
hơn.
-Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin.
- Lắng nghe người khác đế biết được các ý kiến, quyết định của mình có chính
xác, hợp lý hay không.
c, Phân loại kỹ năng nghe:
-Không lắng nghe: hoàn toàn không nghe những gì xảy ra bên ngoài, đối
tượng hoàn toàn không muốn nghe hay tiếp nhận bất kỳ thông tin gì.

-Giả vờ nghe: người nghe chỉ tỏ vẻ lắng nghe để thể hiện sự lịch sự và tôn
trọng chứ không muốn tiếp nhận thông tin hay đang suy nghĩ một vấn đề khác.
-Nghe chọn lọc: người nghe chỉ tiếp thu nhưng thông tin mình cần, bỏ qua
phần thông tin đã biết hoặc không quan tâm tới.
-Nghe chăm chú: lắng nghe một cách nghiêm túc, tập trung tiếp nhận phân
tích thông tin.
-Nghe thấu cảm: người nghe vừa lắng nghe vừa quan tâm đến cảm xúc cử chỉ,
tính cách của người đối thoại, cố gắng hiểu được suy nghĩ vấn để của họ để từ đó có
cách ứng xử giao tiếp phù hợp, chủ động hơn.
1.2.2. Kỹ năng nói:
a, Vai trò của lời nói:
-Lời nói thể hiện được trình độ văn hoá, trình độ giao tiếp, khả năng, sự hiểu
biết của người nói.
-Lời nói là phương tiện tạo mối quan hệ tốt giữa mọi người, người có kỹ năng
nói tốt sẽ tạo được mối quan hệ tốt cũng như năng cao hiệu quả công việc, khẳng định
được bản thân.
b, Nói trực tiếp và nói qua điện thoại:
-Khi nói chúng ta cần nói sao cho mọi người hiểu một cách đầy đủ và chính xác
những gì mình muốn truyền đạt. Vì vậy, bạn cần phải đặt ra kết quả mà mình muốn
trước khi nói và muốn có được kết quả mong muốn thì cần đạt được một số yêu câu
sau khi nói:
+Suy nghĩ kỹ và chuẩn bị những gì muốn nói, việc này giúp cho bạn đưa ra
lượng thông tin đầy đủ, rõ ràng như ý bạn muốn.
+Tạo sự tập trung khi muốn nói hay truyền đạt thông tin, trước khi nói bất cứ
điều gì hay cố gắng tạo sự chú ý với mọi người có thể là một câu hỏi, đặt ra môt vấn
11


đề bất hợp lý chưa thể giải quyết se làm người khác chú ý đến lời nói của bạn vì họ
nghĩ bạn sẽ có giải pháp hay chí ít cũng sẽ giúp được họ ít nhiều.

+Nói một cách rõ ràng không quá chậm cũng không quá nhanh, không quá to
cũng không quá nhỏ, vừa đủ để người nghe tiếp nhận thông tin mà không cần phải
nhắc lại.
+Có giọng điệu phù hợp, ngữ điệu hợp lý để trành sự mất tập trung cũng như
giúp lời nói hay và có điểm nhấn mạnh, làm mọi người chú ý hơn đến lời nói của bạn.
+Sử dụng câu hỏi để biết được lượng thông tin mà mọi người tiếp nhận từ lời
nói của mình, họ có hiểu sai hay tiếp nhận không hết lượng thông tin mà mình đã
truyền đạt.
+Không nói chen vào khi người khác đang nói, nó vừa tạo sự hỗn loạn trong
cuộc đối thoại vừa làm những người khác không tập trung khi nghe đang nghe một
người mà lại có người cắt ngang như vậy lời nói của mình lẫn người đang nói đều
không được tiếp nhận tốt, quan trọng hơn khi nói chen ngang khi người khác đang nói
sẽ thể hiện sự thiếu lịch sự không tôn trọng người đang nói.
-Khi nói qua điện thoại nếu không để ý rất có thể bạn sẽ trờ thành người làm
phiền quấy rầy người khác khi gọi vào những lúc không phù hợp hay cách giao tiếp
nói chuyện qua điện thoại không tế nhị khéo léo.
+Khi gọi cho bất kì ai bạn nên hỏi xem đúng số máy mình cần gọi hay không,
để ý đến ngữ điệu nói chuyện xem họ có muốn nghe tiếp hay mình có gọi vào lúc phù
hợp hay không.
+Khi nghe máy nhất là ở công ty, bạn nên tỏ ra thân thiện với khách hàng đối
tác, ấn tượng đầu khi nói chuyện qua điện thoại có ảnh hưởng lớn đến nhận định và
đánh giả của mọi người về công ty của bạn.

1.2.3. Kỹ năng đọc:
a, Lợi ích của đọc:
-Giúp tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng.
-Giúp mở rông kiến thức về tự nhiên, xã hội.
-Rèn luyện tư duy, nâng cao khả năng phân tích, tổng hợp, suy nghĩ.
b, Đọc một cách hiệu quả:
-Đặt câu hỏi khi đọc: Đọc văn bản này để làm gì? Vấn đề cần tìm hiểu là gì?

-Đọc qua các đề mục, tìm ý chính, xác định bố cục văn bản
12


-Tìm những vấn đề cần tập trung tìm hiểu. Đánh dầu những thông tin quan
trọng.
1.2.4. Kỹ năng thuyết trình:
a, Kỹ năng thuyết trình là gì?
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ
thể:hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện.
Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây:
- Không làm mất thời gian của người nghe
- Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây
- Cấu trúc tốt bài thuyết trình
- Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn
- Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn
- Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe
b, Bốn bước để hoàn thiện bài diễn thuyết của bạn:
Bước 1: Phân tích
- Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn
muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn
người nghe thực hiện.
- Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề
thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn
thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những
định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe…
- Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý
tưởng.
13

-Hãy đưa ra cho mình những công việc mục đích rã ràng: Chuẩn bị nội dung –
thông tin cho bài thuyết trình,Tìm hiểu về khán giả – văn hóa của họ,Tìm kiếm chủ
đề,Xây dựng mục tiêu – Xác định mục đích rõ ràng

Bước 2: Chuẩn bị_Cấu trúc của 1 bài thuyết trình
Nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội
dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự
phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba
là dễ nhớ.
• Lời mở đầu thu hút chú ý – Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc
đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả. Phần đầu chỉ
chiếm 5- 10 phần trăm bài nói.
• Nội dung phải diễn đạt đc ý then chốt – Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà
bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng
nhận, minh chứng hay phép so sánh. Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều
phục vụ cho một thông điệp duy nhất. Phần này chiếm 80-85 phần trăm của
bài.
• Lời kết ấn tượng – Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông
điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả. Phần kết mà có thể liên hệ lại phần
mở đầu cũng rất hiệu quả. Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói
cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm. Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần
trăm bài nói.
Bước 3: Thực hành trước
Xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho bài diễn thuyết, xây
dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin để diễn thuyết. Tập dượt để đảm bảo rằng không vượt
quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian cho việc đặt câu hỏi.
Thâu băng video cho phần diễn thử và lưu ý các biểu hiện gây xao lãng hay hồi hộp.
Nhớ rằng liệu pháp cho sự hồi hộp là sự tự tin và sự tự tin đi cùng với thực hành.
Bước 4: Diễn thuyết

Tạo nên ấn tượng ban đầu tích cực. Nếu có thể, hình thành giao tiếp bằng mắt
với khán giả của bạn. Hãy là chính mình và thả lỏng. Làm chủ bài nói bằng cách xây
14


dựng mối quan hệ với khán giả để thu hút chú ý và hình thành giá trị của thông điệp.
Khi nói, hãy thật tự nhiên với giọng mạnh mẽ, mạch lạc. Chậm rãi nhấn mạnh các
điểm quan trọng và tách chúng bằng khoảng dừng trước và sau các điểm chính đó.
c, Mẹo thuyết trình nơi công sở
-Giới thiệu và nhắc lại các ý chính
Nên nhớ rằng, không phải ai nghe qua cũng hiểu ngay nội dung bạn định nói.
Thậm chí có những người mù tịt về những gì mà bạn đang đề cập. Bởi vậy, bạn phải
hướng họ đi theo những luận điểm trong bài thuyết trình. Những luận điểm đó sẽ giúp
khán giả hình dung được những gì mà họ đang nghe và hiểu hơn về nội dung bạn
muốn chia sẻ.
Trong quá trình nói chuyện, thi thoảng, bạn nên nhắc lại các ý chính để khắc
sâu hơn trong tâm trí người nghe. Với những người quen hùng biện, họ gọi đây là quy
tắc "nêu những gì sẽ nói và nhắc lại điều đã nói".
-Nói chuyện bằng mắt
Nói như thế không có nghĩa là bạn cứ nhìn chằm chằm vào người ta, nhưng khi
bạn nhìn vào người nghe, họ sẽ cảm thấy bạn đang thực sự nói chuyện với họ chứ
không phải là với căn phòng mà họ đang đứng, họ sẽ chú ý hơn vào bài phát biểu của
bạn.
-Tự nhiên
Để cho cách nói của mình được tự nhiên, không quá gò bò sách vở, bạn hãy
linh động, thường xuyên thay đổi âm lượng, âm điệu cũng như cảm xúc như thể bạn
đang nói chuyện hằng ngày với bạn bè, đồng nghiệp. Một người bình thường có thể
đọc 200 đến 300 từ trong một phút và có thể nói 100 đến 150 từ cũng trong khoảng
thời gian đó. Nếu cứ nói một cách đều đều, không âm điệu, không cảm xúc, khán giả
sẽ cảm thấy bạn không phải đang nói mà là đọc, đọc với tốc độ chậm rãi, từ từ khiến

người nghe sốt ruột. Đây chính là nguyên nhân gây nên sự mất tập trung. Vì thế, giữ
cho lời nói, hành động thật tự nhiên là yếu tố quan trọng giúp bạn thành công.
-Tìm hiểu về không gian, địa điểm thuyết trình
Bạn nên dành chút thời gian ngó qua phòng thuyết trình, để xem cách bố trí đồ
đạc, điểm đặt máy chiếu, vị trí bạn sẽ đứng và mọi người sẽ ngồi đâu.
Nếu quá bận rộn không đến xem phòng trước được, bạn cũng nên tìm hiểu qua vài
thông tin chủ chốt: diện tích phòng và lượng khán giả. Nếu bạn chỉ thuyết trình trước
20 người nhưng căn phòng lại có thể chứa tới 100 người, bạn phải chuẩn bị để nói to,
rõ hơn, vừa nói vừa có sự di chuyển vị trí cho hợp lý. Nhiệt độ trong phòng cũng là
15


yếu tố cần tìm hiểu bởi nếu không biết rõ điều này, bạn có thể bị lạnh cóng hay tệ hơn
là đổ mồ hôi khi thuyết trình.
Cuối cùng hãy báo trước cho những người liên quan chuẩn bị những gì bạn cần
khi thuyết trình như micro, loa, máy chiếu... Tất nhiên, đây chỉ là những yếu tố tiểu
tiết, tuy nhiên càng chu đáo bao nhiêu thì bài thuyết trình của bạn sẽ thành công bấy
nhiêu.
-Nhanh chóng bỏ qua lỗi khi thuyết trình
Cho dù bạn có luyện tập kĩ bao nhiêu đi nữa thì vẫn có thể mắc một vài lỗi nhỏ khi
thuyết trình. Đây là tình huống không ai muốn gặp và bạn nên chuẩn bị tâm lí ứng
phó. Bạn cần phải nghiêm túc với chính mình nếu muốn người nghe tôn trong bạn.
Những lỗi về phát âm có thể xảy ra, đôi khi vì nói nhanh, bạn có thể bị vấp nhưng
đừng quá bận tâm đến đó. Đa số người nghe không để ý đến lỗi nhỏ đó mà chỉ tập
trung vào nội dung của bài thuyết trình.
1.3. Tổng quan về văn hoá giao tiếp
1.3.1. Khái niệm văn hoá giao tiếp
Văn hoá giao tiếp là một phạm trù văn hoá dùng để biểu hiện cử chỉ, hành động
và lời nói làm cho đối phương có cảm tình với mình, từ đó những công việc mà mình
hợp tác mới đạt mục tiêu thành công.

Văn hoá giao tiếp không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ, cử chỉ, hành động, tác phong,
… mà còn thể hiện ở sự cảm nhận cảm xúc tình cảm con người. Một biểu hiện qua
ánh mắt hay nự cười thân thiện hoặc thái độ tôn trọng lắng nghe sẽ làm cho đối tượng
có ấn tượng tốt và hài lòng. Một khi đã tạo được ấn tượng tốt thì ta đã bước đầu thành
công trong giao tiếp.
1.3.2. Tổng quan về văn hoá giao tiếp của người Việt Nam
-Vừa cởi mở, vừa rụt rè: người Việt Nam thường gặp khó khăn trong bước bắt
đầu giao tiếp, khá là e dè, giữ ý khi giao tiếp nhưng khi đã quen thì nói chuyện cởi mở
phóng thoáng hơn.
-Xử sự nặng về tình cảm hơn là lý trí, trọng danh dự đôi khi thái quá trở thành
bệnh sĩ diện hão.
-Ứng xử đối phó linh hoạt mềm dẻo trong mọi tình thế.
-Trọng tuổi tác, kính người già.
-Hạch toán kém, không quen lường xa. Tác phong nhiều khi tuỳ tiện thiếu kỷ
luật.
16


-Tư tưởng bảo thủ, đóng cửa, không tiếp thu lắng nghe ý kiến người khác.
1.4. Một số thông tin về Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát
1.4.1. Đặc điểm hình thành
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát là công ty hoạt động trong lĩnh
vực Xây lắp các công trình dân dụng cao cấp, công nghiệp .
Là một doanh nghiệp trẻ được thành lập vào tháng 07/2012 hoạt động chủ yếu
trong lĩnh vực thi công xây dựng, Xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp.
Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành thi công xây lắp, ngay từ ngày đầu thành lập
Ban lãnh đạo Công ty Hùng Phát đã chú trọng đến việc sản xuất thi công, tích lũy kinh
nghiệm, phát triển năng lực sản xuất để tạo nền tảng khá vững chắc cho sự phát triển
sau này.
Với đội ngũ cán bộ, công nhân viên trẻ, năng động, được đào tạo bải bản, được

tôi rèn trong môi trường hoạt động chuyên nghiệp. Trong thời gian tới, Công ty Cổ
phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sẽ tiếp tục triển khai các công trình dân dụng và
công nghiệp đồng thời phát triển nhiều lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ khác.
1.4.2. Phương hướng, nhiệm vụ
a,Phương hướng:
- Trên cơ sở nhân lực, Công ty Hùng Phát hiện đang có một đội ngũ cán bộ kỹ
thuật với trình độ chuyên môn nghiệp vụ đủ đáp ứng các nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt
động của công ty, trước mắt Công ty Hùng Phát sẽ tập trung nguồn vốn, nhân lực để
thực hiện các dự án đang thi công đồng thời đầu tư vào việc đào tạo nhân lực và các
dự án đã được Hùng Phát lên kế hoạch triển khai, sau đó mở rộng sang các dự án
khác.
- Mở rộng và từng bước thâm nhập vào thị trường cả nước là cơ sở để chiếm
lĩnh thị phần trong lĩnh vực đầu tư xây dựng.
- Xây dựng mục tiêu dài hạn nhằm nâng cao năng lực, phát triển Công ty.
b, Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát sau khi
được thành lập là xây dựng Công ty phát triển theo định hướng: Tập trung chuyên
sâu vào các lĩnh vực Xây dựng dân dụng và công nghiệp, Sản xuất công nghiệp.
- Với nhiệm vụ đó, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty cổ phần Đầu tư
và xây dựng Hùng Phát, toàn thể CBCNV Công ty thống nhất đề ra và phấn đấu:
+ Xây dựng Công ty trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững, có tính
chuyên nghiệp cao trong thi công, sử dụng các thiết bị đạt hiệu quả cao nhất trong
17


công tác sản xuất kinh doanh nhằm tăng lợi nhuận đồng thời đẩy mạnh công tác đào
tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên.
+ Tạo việc làm và thu nhập cao cho người lao động, cán bộ công nhân viên
chức Công ty.
+ Hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.

+ Sản phẩm và hoạt động của Công ty đảm bảo yêu cầu lợi ích lâu dài cho
khách hàng, góp phần vào sự phát triển bền vững của Xã hội.

Chương 2: Thực trạng về văn hoá giao tiếp nơi công sở
Như đã nói ở trên giao tiếp có vai trò rất quan trọng trong đời sống, sinh hoạt,
công tác hay học tập của mỗi người.Mặc dù trong thời gian qua, vấn đề văn hoá giao
tiếp công sở đã được quan tâm đặc biệt, song phải thừa nhận rằng thực trạng văn hoá
giao tiếp nơi công sở vẫn còn nhiều vấn đề hạn chế cần được giải quyết đặc biệt là ở
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Hùng Phát nơi nhóm đã khảo sát nghiên cứu.
Từ việc thống kê số liệu khảo sát nhóm sẽ đi đến phân tích, đánh giá để thấy được
thực trạng văn hoá giao tiếp nơi công sở nói chung và ở công ty Hùng Phát nói riêng.
2.1 Những thói quen xấu
-Ở Công ty Hùng Phát nhóm phát ra 40 phiếu và thu về 37 phiếu, trong đó có tới 27
người thừa nhận răng có thói quen hút thuốc lá trong phòng làm việc,uống rượu bia
mặc trang phục thiếu lịch sự, làm việc riêng , vừa nói chuyện vừa tiếp khách, nói
chuyện riêng trong phòng họp hay những tật xấu khác…làm mất tư thế, tác phong làm
việc nơi công sở.
Tuy con số về các hành vi như hút thuốc trong phòng làm việc, hay uống rượu bia
trước khi đến cơ quan và mặc trang phục thiếu lịch sự vẫn dừng lại ở con số nhỏ có
thể chấp nhận được tuy nhiên một số vấn đề khác lại đang tồn tại ở ngưỡng rất cao.
2.1.1. “Làm việc riêng”:
Có thể là chơi game, đọc báo, buôn điện thoại, buôn chuyện, tâm sự quá lâu, quá
đà là điều dễ nghe, dễ thấy , dễ bắt gặp ở bất kì một cơ quan, công sở nào…gây lãng
phí thời gian làm việc.
Nó phổ biến như vậy có phải vì nhân viên công sở họ quá xem thường tác hại của
những việc mình làm, “làm việc riêng” thể hiện sự thiếu nghiêm túc trong công việc,
dẫn đến ảnh hưởng tới văn hóa giao tiếp nơi công sở, tới chất lượng hoàn thành công
việc của bản thân cũng như của công ty.
18

2.1.2. Tình trạng đi làm muộn
Ngoài “làm việc riêng” gây lãng phí thời gian nơi công sở thì đi làm muộn cũng
xảy phổ biến và ở Công ty Hùng Phát cũng vậy. Một bộ phận không nhỏ cán bộ, công
chức đến công sở muộn, đó là 28/37 phiếu ở Công ty Hùng Phát, điều đó có tác động
không nhỏ đến giao tiếp nơi công sở và chất lượng làm việc.
Không ai muốn xuất hiện với vẻ ngoài vội vàng, quần áo xộc xệch khi đi làm
muộn, đây là thói quen không tốt sẽ khiến mọi người không thỏa mái với bạn thâm chí
không muốn giao tiếp, trao đổi hay làm việc với bạn.
Vì vậy đi muộn quá nhiều cũng dễ khiến cho đồng nghiệp có cái nhìn kém thiện
cảm về bạn và chưa kể là nó còn ảnh hưởng xấu tới tiến độ cũng như chất lượng, trật
tự của công ty bạn nữa.
Con số biểu hiện của việc đi làm muộn là quá lớn thì ta nên xem xét lại ý thức tác
phong làm việc của cả một tập thể.Bởi con số cho thấy có đến 28/37 người đi làm
muộn mà chủ yếu là muộn 5 phút, hoặc một số ít khác còn đi muộn tới 10, 15 phút.
2.1.3. Bỏ qua kính ngữ những giao tiếp căn bản khi giao tiếp:
Có tới 1/3 số người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng Phát quên chào hỏi hay
giao tiếp thiếu chủ ngữ,nói lời cảm ơn hay kính ngữ khi giao tiếp.
Trong cuộc sống và công việc luôn hối hả và gấp gáp dẫn tới tình trạng chúng ta
bỏ quên những kĩ năng giao tiếp cơ bản để tạo ra một môi trường làm việc văn mình,
lịch sự, nhã nhặn đồng thời tạo cho nhau cảm giác thỏa mái, vui vẻ khi làm việc với
nhau.
2.1.4. Sự dụng điện thoại không đúng lúc, đúng cách:
Giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hoá chung. Sử dụng điện
thoại một cách tuỳ tiện trong mọi hoàn cảnh kể cả khi đang làm việc, mang điện thoại
ra để tán gẫu,quên để chế độ im lặng khi họp, để nhạc chuông quá to, để nhạc chuông
đọc đáo khiến người khác phải chú ý gây mất tập trung cho người khác, nói chuyện
điện thoại quá to gây khó chịu cho người nghe và những người xung quanh, dùng điện
thoại làm loa nghe nhạc.Tất cả những việc đó đều làm người khác bắt buộc phải có ác
cảm, đánh gia xấu về con người bạn.

Theo khảo sát có tới 27/37 người sử dụng điện thoại cá nhân trong giờ làm việc
cũng như giờ họp và chỉ có 13/37 người sử dụng các tự ngữ giao tiếp căn bản( xin
chào, cảm ơn, hân hạnh,…) khi nói chuyện qua điện thoại. Có vẻ như sử dụng điện
thoại vào lúc nào và như thế nào vẫn là một vấn đề đáng nói nơi công sở.
19


2.1.5. Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ, quên trả lời điện thoại,
email:
Gần 80% số người tham gia khảo sát thừa nhận rằng dù không phải đối với tất cả
nhưng đa phần họ chỉ liên lạc với đồng nghiệp khi có việc cần đến họ.Rất dễ để hiểu
đó là một thói quen không tốt, nhất là trong công việc luôn bộn bề con người ta không
thể thiếu sự quan tâm chân thành đến nhau, tạo nên những mối quan hệ đồng nghiệp,
đối tác thật hài hòa, tình cảm để có thể không chỉ đưa chất lượng, tiến độ công việc
lên cao nhất mà còn phần nào bù đắp cho nhau về những khía cạnh khác trong cuộc
sống.
Bên cạnh đó 50% người tham gia khảo sát nói rằng họ thường xuyên quên trả lời
các cuộc gọi và email. Đó là một con số rất đáng bận tâm bởi khi không nhận được
phản hồi cuộc gọi hay email bởi sự vô tâm của bạn, đối tác, hay đồng nghiệp của bạn
sẽ sinh ra tâm lý ức chế, thất vọng hay mất cảm tình với bạn dẫn tới việc phối hợp làm
việc không tốt về sau này..
Chỉ liên lạc khi có việc cần nhờ vả còn nhưng lúc khác không liên lạc thậm chí
không trả lời thư từ hay điện thoại. Dù cố ý hay vô tình thì điều đó làm cho họ cảm
thấy bị lợi dụng và cảnh giác với bạn. Tất nhiên sau đó bạn sẽ không bao giờ nhận
được sự giúp đỡ của họ nữa.

2.1.6. Luôn miệng nói những lời tiêu cực:
Có những người thường xuyên nói ra những lời chê bai tiêu cực về công việc, về
sếp, về đồng nghiệp,… Hãy thử tưởng tượng, bạn có hứng thú làm việc không nếu
người ngồi cạnh bạn cứ luôn miệng chê bai hết thứ này đến thứ kia

Buổi sáng mà cứ phải nghe nhưng câu kiểu “tôi ghét…”, “thằng kia nó…”, “sếp
hôm nay bị làm sao ý...”, chắc chắn đó sẽ là một ngày làm việc mệt mỏi.
Điều đáng nói là có đến 30/37 người ở Công ty Hùng Phát thừa nhận phải nghe
những lời tiêu cực, ca thán phàn nàn trong công sở. Công việc luôn đòi hỏi ta phải vắt
hết sức mình nhưng đôi khi có nhiều khó khăn khiến ta trở nên chán nản, tuy nhiên
nếu chúng ta ca thán quá nhiều hoặc phải nghe những lời lẽ tiêu cực đó quá nhiều sẽ
dẫn tới mất tinh thần làm việc cho bản thân cũng như những người xung quanh trực
tiếp ảnh hưởng tới chất lượng làm việc.
2.1.7. Mùi cơ thể:
20


Mùi cơ thể là một rắc rối đối với khá nhiều người khi giao tiếp với đối tác hay
khách hàng. Mùi cơ thế do mồ hôi, vi khuẩn gây ra, hình thành các mùi chua nông
khó chịu. Mùi cơ thể ảnh hưởng lớn đến giá trình giao tiếp, gây khó xử, mất tự tin
trong giao tiếp.
Đa số người tham gia khảo sát đều cho rằng họ luôn để ý đến mùi cơ thể của
mình vì trong giao tiếp đồng nghiệp hay đối tác mà khó chịu về mùi cơ thể của mình
thì thực sự là rất tệ.
Để hạn chế mùi hôi cơ thể, bạn nên chọn các loại trang phục thoáng, nhẹ, tắm rửa
thường xuyên; hạn chế ăn các loại gia vị như tỏi, hành ớt, các loại thịt màu đỏ, thực
phẩm chứa nhiều mỡ, tinh bột. Khẩu phần ăn cần bổ sung nhiều rau quả và nước ép
trái cây.
2.1.8. Thiếu tự tin
Khoảng một nửa người tham gia khảo sát nói họ thiếu tự tin khi giao tiếp.
Luôn tỏ ra e dè, sợ sệt, quá rụt rè và thiếu tự ti trước mọi người, ngại hỏi, ngại
gặp, ngại tiếp xúc, sợ người khác cười và bác bỏ nên không muốn đưa ra ý kiến. Đó là
một thói quen không hề tốt nơi công sở. Trong thời đại văn minh, năng động thì việc
thiếu tự tin là một điểm trừ, thiếu tự tin có thể do khả năng ăn nói kém, thiếu kiến thức
hay đơn giản do có mùi cơ thể như đã nói ở trên,.. dù lý do là gì thì bạn nên tìm ra lý

do và giải quyết nó để tự tin hơn khi giao tiếp với người khác.
2.1.9. “Nịnh trên, nạt dưới”
Vấn đề “Nịnh trên, nạt dưới” được 34 người tham gia khảo sát ở Công ty Hùng
Phát tức gần 100% nói rằng họ đã bắt gặp trong nơi mình làm việc. Đây là một vấn đề
hết sức đáng kể khi mà xã hội ngày càng bình đẳng, hiệu quả công việc là điều mà
luôn cần được đặt lên hàng đầu tuy nhiên “cá lớn nuốt cá bé” vẫn còn tồn tại và gây
trở ngại lớn cho việc phát triển một công ty, người tài không được trọng dụng và nhân
viên cũng sẽ không muốn làm việc hết khả năng của mình.
2.1.10. Chửi tục,nói xấu đông nghiệp nơi công sở
Mặt khác có tới 31/37 người cho rằng họ đã nghe thấy đồng nghiệp chửi tục
trong cơ quan tuy nhiên chỉ có 8 người thừa nhận rằng họ đã từng chửi bậy trong lúc
làm việc. Công việc và đời sống riêng sẽ gây cho bạn nhiều áp lực, tuy nhiên nếu
không biết kiềm chế bạn sẽ làm mất đi cái nhìn tích cực của đồng nghiệp cũng như đối
tác về trình độ văn hóa giao tiếp của bạn chứ chưa nói đến bạn có thể sẽ làm ảnh
hưởng tới văn hóa giao tiếp của cả văn phòng.
21


Vấn đề nói xấu lẫn nhau trong công sở cũng là một vấn đề khi mà đã có gần 50%
số người tham gia thừa nhận có nói xấu đồng nghiệp và hơn 50% cho rằng mình đã bị
đồng nghiệp nói xấu. Việc nói xấu đồng nghiệp có thể dẫn đến mặc cảm, hiểu nhầm
lẫn nhau, gây ra hiện tượng bằng mặt nhưng không bằng lòng từ đó tạo không khí
căng thẳng làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc.
Chính vì vậy hãy luôn cố gắng có văn hoá giao tiếp nơi công sở, tạo một tác
phong lịch thiệp chuyên nghiệp, giúp đỡ đồng nghiệp, bỏ các thói quen xấu để ngay cả
những người khó tính cũng phải có cái nhìn khác về bạn.
2.1.11. Thói quen khiến sếp, đồng nghiệp bực mình
Không thể hiện sự sáng tạo hoặc thể hiện quá mức, lúc nào cũng viện lý do, lúc
nào cũng phàn nàn, hỏi quá nhiều,… đó là một số lý do rất dễ khiến bạn bị sếp hoặc
đồng nghiệp chỉ trích. Sếp sẽ chỉ trích bạn trực tiếp, nhiều khi là nói như tát nước vào

mặt bạn, còn đồng nghiệp thì có thể nói xấu bạn với những người khác, dù thế nào thì
bạn cũng sẽ là tâm điểm. Chính vì vậy, chúng ta phải có nhưng biện pháp để không
làm sếp nổi giận cũng như không là tâm điểm của cái xấu trước mặt mọi người. Đây
cũng là một vấn đề ở Công ty Hùng Phát khi có 25/37 người thừa nhận mình thường
bị sếp hoặc đồng nghiệp chỉ trích. Việc xảy ra mâu thuẫn với sếp và đồng nghiệp tất
nhiên sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến giao tiếp, đến công việc , làm bầu không
khí trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết.
2.2. Những thói quen tốt
2.2.1. Đọc nhiều tài liệu sách báo
Đây là thói quen của không ít người ở chốn công sở. Trong những lúc rảnh dỗi
nghỉ trưa họ thường đọc các tài liệu, sách báo, nhất là những tài liệu liên quan đến lĩnh
vực làm việc của họ và cập nhật thêm các thông tin kiến thức bên ngoài. Theo nghiên
cứu thì ở Công ty Hùng Phát có khoảng 65% mọi người thường làm điều này. Đây là
một điều rất tốt vì cả kiến thức về linh vực làm việc hay kiến thức xã hội đều cần thiết
để bạn giao tiếp tốt hơn với đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp.
2.2.2. Biết lắng nghe:
Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt khi không biết lắng nghe người khác.
Không lắng nghe người khác đồng nghĩa là bạn đã bỏ đi lượng lớn thông tin giúp ích
rất nhiều cho công việc của bạn. Và ngược lại biết lắng nghe sẽ giúp bạn thu thập
22


được luồng thông tin nhiêu chiều giúp bạn có những phương án, quyết định sáng suốt
nhất đông thời lắng nghe người khác cũng thể hiện sự tôn trọng dành cho họ.
Thật là tuyệt vời, khi mà 35/37 tức gần 100% những người tham gia khảo sát ở
Công ty Hùng Phát nói mình biết lắng nghe người khác. Điều này không chỉ giúp tăng
khả năng phối hợp công việc qua giao tiếp mà còn giúp chính nhưng người lắng nghe
biết người khác nghĩ gì về ý kiến, về cách làm việc, về chính bản thân mình để cố
gắng cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
2.2.3. Khen ngợi, động viên, góp ý đồng nghiệp:

Lời khen ngợi từ một đồng nghiệp, nhất là một người mà chúng ta tôn trọng, luôn
là một nguồn động viên tinh thần rất lớn để chúng ta làm việc tốt hơn. Những nhân
viên xuất sắc luôn công nhận đóng góp của đồng nghiệp và tôn trọng tiếng nói của tập
thể. Sẽ không gì tốt hơn khi có 35/37 nhân viên, công chức ở Hùng Phát nói rằng
mình thường khen ngợi, động viên hay góp ý với đồng nghiệp.
Trong số đó 18 người chọn cách góp ý khéo léo nhẹ nhàng, đây là cách vừa giúp
đông nghiệp làm việc tốt hơn vừa giữ được bầu không khí làm việc tốt. Cũng có một
số người chọn cách góp ý trực tiếp, nếu không có lời lẽ phù hợp thì cách này đôi khi
có thể gây sự hiểu lầm, phản tác dụng khiến họ nghĩ mình hay soi mói họ. Vì vậy nếu
góp ý trực tiếp bạn nên để ý lời lẽ của mình và với tuỳ người thì mới nên góp ý trực
tiếp. Không nên góp ý trực tiếp với những người nóng tính, cục cằn thay vì đó hãy
góp ý trực tiếp với nhưng người tính tình dễ chịu, những người biết tiếp thu lắng nghe
ý kiến người khác.

Chương 3: Giải pháp xây dựng văn hoá giao tiếp nơi công sở
Những nghi thức xã giao nơi công sở là những việc nên làm để có sự giao tiếp tốt
hơn. Đó là những lời chào thiện cảm, là các nghi thức xã giao qua điện thoại, là lời nói
thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp khi làm việc. Bất kì nhân viên, công chức nào
đều nên có cách hành xử nơi công sở phù hợp vì nó vừa là thước đo trình độ của bản
thân, vừa giúp xây dựng môi trường làm việc thân thiện để lao động một cách hứng
khởi thoải mái. Những nghi thức ứng xử hay hay kỹ năng giao tiếp rất cần thiết, điều
đó là không thế chối cãi nhưng không phải ai cũng đủ nhận thức để biết phải làm thế
nào để có một cách hành xử văn minh.
3.1. Lời chào tạo thiện cảm
23


Không ít cán bộ, công chức không biết cách sử dụng lời chào để tạo thiện cảm,
tạo ấn tượng tốt với người khác nơi công sở.
Khi gặp nhau thì nam nên chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, trẻ chào già

trước, người mới đền chào người đã đến trước, người từ ngoài phòng vào chào người
ở trong phòng trước. Đó là những lẽ thường tình khi chào hỏi.
Khi đồng nghiệp gặp nhau ở hành lang thì cũng nên chào và hỏi thăm một số câu
vui vẻ như: “Anh khoẻ không?”, “Hôm nay trời đẹp quá anh nhỉ”…Nhất là đối với
ngưới không có thiện cảm tốt với mình thì nên chào trước để phần nào xua tan đi sự
lạnh nhat.
Khi cấp trên đi ra hoặc đi vào phòng đều phải chào, nếu có khách thì phải chào cả
khách. Đối với cấp trên, người lớn tuổi khi chào nên tỏ rõ sự kính trọng, quần áo tác
phong đàng hoàng khi chào. Không gọi giám đốc, cấp trên, lãnh đạo bằng tên riêng
trừ khi họ cho phép.
Cuối ngày làm nếu gặp nhau trên đường đi làm về hoặc ở nơi gửi xe thì cũng nên
chào nhau với nhưng câu chúc như “Chúc anh ngày nghỉ vui vẻ” hay “Chào anh/chị
em về”….
Người cấp trên cũng nên chào lại cấp dưới, đôi khi chỉ là vô tình không nghe thấy
lời chào của nhân viên thì cũng vị lan truyền rằng coi thường cấp dưới, làm xấu đi ấn
tượng của người khác dành cho mình.
Khi tiếp khách thì nên bắt đầu bằng lời chào như chào chú, chào bác và hỏi Thưa
chú ( anh, cô,…) đến liên hệ việc gì?...Ngoài ra, nếu trong phòng làm việc thì nên mòi
khách ngồi, rót nước, mời nước rồi mới nên bắt đầu giải quyết công việc.
Một điều quan trọng mà ai cũng nên ghi nhớ đó là “Hãy chào mọi người bằng nụ
cười!”.
3.2. Kỹ năng sử dụng điện thoại
Kỹ năng sử dụng điện thoại là rất cần thiết, nhất là với những người làm việc nơi
công sở. Chúng ta cần phải học cách sử dụng điện thoại đúng lúc đúng cách nếu
không muốn làm xấu bản thân trước người khác và làm tốn thời gian của mình.
Trước khi gọi điện thoại thì hãy xác định rõ mình muốn nói gì, nếu quá nhiều vấn
đề thì nên gạch đầu dòng ra giấy, như vậy sẽ tiết kiệm thời gian cho cả người gọi và
người nghe thay vì gọi rồi mới nghĩ xem nói gì, hỏi gì.
Đối với từng đối tượng tuỳ vào độ thân thiết và mối quan hệ nên có những cách
tiếp cận cuộc nói chuyện khác nhau. Có thể chọn cách tiếp cận trực tiếp, nói ngắn gọn

vào thẳng vấn đề hoặc nói chuyện một cách thân mật từ từ. Tuyệt đối nên hạn chế nói
chuyện phiếm vì nó có thể gây khó chịu cho người bên kia lúc họ đang bận rộn, nên
24


đôi khi nên vào thẳng vấn đề, còn không thì chỉ nên nói qua loa có thể là về thời tiết
hoặc thời sự rồi vào luôn vấn đề đỡ tốn thời gian hai bên.
Cố gắng trả lời thẳng các vấn đề của đối tác để tạo sự chuyện nghiệp nếu không
có câu trả lời chính xác thì nên nói là sẽ gọi lại sau khi đã có câu trả lời, tránh kiểu ậm
ừ làm mất thời gian cả hai, rất thiếu chuyên nghiệp. Không đưa các câu trả lời thiếu
chính xác nếu không muốn mất niềm tin của đối tác. Nếu cuộc nói chuyện qua điện
thoại dài thì cuối cuộc nên xác nhận lại những điều đã trao đổi được để tránh sự nhầm
lẫn.
Dưới đây là một số lưu ý để bạn tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi:
-Nếu bạn là người gọi điện thoại:
Đối với nhưng người liên quan đến công việc, có thể là đối tác hoặc khách hàng
thì nên giới thiệu qua thông tin cơ bản của bản thân và công ty mình đại diện để tạo sự
thân thiện. Tiếp theo là mục đích cuộc rồi mới bắt đầu vào vấn đề chính.
Tránh gọi vào nhưng vào khoảng thời gian trước 6h sáng và sau 10h tối nếu
không muốn gây sự khó chịu cho họ. Giờ nghỉ trưa cũng không phải là khoảng thời
gian tốt để trình bày một vấn đề khi họ chỉ muốn nghỉ ngơi sau bữa trưa. Trước khi
gọi bạn cũng nên tìm một nơi yên tĩnh, tiếng ồn trong khi gọi sẽ làm mất tập trung,
gián đoạn cuộc gọi.
Như đã nói ở trên thì nên chuẩn bị trước sẽ nói gì hỏi gì, cả các thông tin liên
quan như các giấy tờ, các con số, giá cả, … nếu được hì nên chuẩn bị trước để cuộc
gọi nhanh chóng và chính xác hơn. Dù có thế nào thì cũng đừng để người khác chờ
bạn lục lọi đống giấy tờ.
Nói rõ ràng, truyền cảm, lời lẽ ngắn gọn súc tích truyền đạt vừa đủ những vấn đề
cần nói. Không thúc giục người đối diện trả lời khiến họ khó chịu mỗi khi thấy bạn
gọi tới.

Và cuối cùng hãy gọi lại hoặc ít nhất là nhắn tin lại nếu có cuộc gọi nhỡ, nhất là
những người có liên quan đến công việc vì rất có thể đó là một việc cực kỳ quan trọng
như một vấn đề sự cố nào đó hoặc một dự án mà bạn không muốn bỏ lỡ.
- Nếu bạn là người nghe điện thoại:
Không để chuông reo quá lâu (3 nhịp) mới nhấc mấy, nếu nhấc máy chậm vì một
lý do nào đó thì nên xin lỗi trước khi bắt đầu cuộc gọi. Không trả lời điện thoại khi
đang ăn. Không nói “Alo” quá to, quá nhỏ và trong cuộc gọi cũng nên nói to vừa đủ
nghe.
Khi nghe máy bạn có thể nói một số cấu như “Đây là …xin chào quý khách”
hoặc “Xin chào bạn. Tôi là …”. Hãy cố gắng tỏ ra nông nhiệt, chú ý đến lời nói của
25