Luận văn thạc sĩ kinh tế tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ nghĩa phát
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.04 MB, 101 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
ĐINH CÔNG TRÍ
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ
KIỀM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI
CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số
: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI
Đà Nẵng - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Đinh Công Trí
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài ................................................................. 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 3
5. Bố cục của luận văn ................................................................................... 3
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu .............................................................. 3
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH
NGHIỆP ................................................................................................................ 5
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ .................................................................................................................. 5
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí ...................................... 5
1.1.2. Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ. .................... 6
1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP ............................ 15
1.2.1. Khái niệm chi phí ............................................................................... 15
1.2.2. Phân loại chi phí. ............................................................................... 15
1.3. THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ..... 18
1.3.1. Hệ thống thông tin ............................................................................. 18
1.3.2. Hệ thống thông tin kế toán................................................................. 19
1.3.3. Nguyên tắc của hệ thống thông tin kế toán ....................................... 21
1.3.4. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với kiểm soát nội bộ: ..... 22
1.4. THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................. 25
1.4.1. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. ................... 25
1.4.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong
doanh nghiệp: ............................................................................................... 26
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ................................................................................... 35
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG
TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH
ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT. ..................................................................................... 36
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY ................................... 36
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................... 36
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: ................................... 36
2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế
toán của công ty. .......................................................................................... 44
2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại công ty. .............................................. 49
2.2. TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ............................ 54
2.2.1. Yêu cầu kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty ................................... 54
2.2.2. Tổ chức thông tin dự toán .................................................................. 55
2.2.3. Tổ chức thông tin thực hiện: .............................................................. 61
2.3. NHỮNG HẠN CHẾ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ
TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY
TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ............................................................................ 66
2.3.1. Về tổ chức hệ thống thông tin dự toán: ............................................. 66
2.3.2. Về tổ chức hệ thống thông tin thực hiện: .......................................... 66
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ................................................................................... 68
CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN
KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT .................................................................. 69
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC THÔNG
TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ..................................................................... 69
3.2. HOÀN THIỆN THÔNG TIN KẾ TOÁN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI
PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒ GỖ NGHĨA PHÁT ..................... 70
3.2.1. Xác định rõ đối tƣợng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty ........... 70
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán chi phí sản xuất .................... 70
3.2.3. Hoàn thiện thông tin thực hiện chi phí sản xuất ................................ 76
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3 ................................................................................... 87
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 88
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BCTC
Báo cáo tài chính
BĐS
Bất động sản
BHTN
Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH
Bảo hiểm xã hội
BHYT
Bảo hiểm y tế
CBCNV
Cán bộ công nhân viên
CĐ
Cao đẳng
CP
Chính phủ
DTT
Doanh thu thuần
ĐH
Đại học
GĐ
Giám đốc
GTGT
Giá trị gia tăng
HTK
Hàng tồn kho
KPCĐ
Kinh phí công đoàn
KSNB
Kiểm soát nội bộ
LNST
Lợi nhuận sau thuế
NĐ
Nghị định
NCTT
Nhân công trực tiếp
NPT
Nợ phải trả
NSNN
Ngân sách nhà nƣớc
NV
Nguồn vốn
NVLTT
Nguyên vật liệu trực tiếp
QĐ-BTC
Quyết định – Bộ tài chính
TGNH
Tiền gửi ngân hàng
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
TSCĐ
Tài sản cố định
TSNH
Tài sản ngắn hạn
TSLĐ
Tài sản lƣu động
SXC
Sản xuất chung
UBND
Ủy ban nhân dân
VCSH
Vốn chủ sở hữu
XDCB
Xây dựng cơ bản
DANH MỤC CÁC BẢNG
Số bảng
Tên bảng
Trang
Bảng 2.1
Tình hình biến động lao động
37
Bảng 2.2
Thu nhập bình quân lao động
38
Bảng 2.3
Bảng cấn đối kế toán
39
Bảng 2.4
Nguồn vốn của công ty từ năm 2009-2011
41
Bảng 2.5
Bảng thông số tài chính của công ty từ năm 2009-
42
2011
Bảng 2.6
Phân tích các thông số biến động của công ty từ
42
năm 2009-2011
Bảng 2.7
Doanh thu tiêu thụ cùa công ty từ năm 2009-2011
43
Bảng 2.8
Bảng kê quy cách khối lƣợng và dự trù nguyên liệu
57
gỗ
Bảng 2.9
Bảng dự toán chi tiết chi phí sản xuất
Bảng 2.10 Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu – Tháng
59
62
10/2011
Bảng 2.11 Tổng hợp khối lƣợng vật liệu xuất dùng
62
Bảng 2.12 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011
64
Bảng 2.13 Bảng tính chi phí nhân công tháng 10/2011
64
Bảng 2.14 Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp
65
Bảng 2.15 Bảng tổng hợp chi phí chung
65
Bảng 2.16 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung
66
Bảng 3.1
Chi tiết định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
71
Bảng 3.2
Bảng đơn giá tiền lƣơng cho từng công đoạn sản
72
xuất
Bảng 3.3
Định mức giờ công cho từng công đoạn tính trên 1
73
sản phẩm
Bảng 3.4
Định mức chi phí nhân công trực tiếp cho đơn hàng
74
BUK
Bảng 3.5
Bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung - Quý III
75
Bảng 3.6
Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung - Quý III
76
Bảng 3.7
Định mức chi phí sản xuất chung cho đơn hàng
76
BUK
Bảng 3.8
Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp tháng 10/2011
80
Bảng 3.9
Chi tiết chi phí nhân công trực tiếp
81
Bảng 3.10 Tổng hợp chi phí sản xuất chung
82
Bảng 3.11 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí NVL trực
82
tiếp
Bảng 3.12 Bảng phân tích tình hình thực hiện chi phí nhân
công trực tiếp
84
84
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số sơ đồ
Tên sơ đồ
Trang
Sơ đồ 2.1
Qui trình công nghệ tổ chức sản xuất
44
Sơ đồ 2.2
Cơ cấu tổ chức sản xuất
46
Sơ đồ 2.3
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
46
Sơ đồ 2.4
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
48
Sơ đồ 2.5
Trình tự luân chuyển chứng từ
51
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Xu hƣớng toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho
các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhƣng đồng thời
cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vƣợt qua
những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh
nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng
cao chất lƣợng, đa dạng hoá sản phẩm,… mà còn phải có những biện pháp để
kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh
của mình. Việc kiểm soát tốt chi phí sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng sản
phẩm, hạ giá thành sản xuất. Nhờ đó tạo dựng cho doanh nghiệp một uy tín,
hình ảnh trên thƣơng trƣờng. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp chống lãng
phí và thất thoát tài sản.
Để kiểm soát tốt chi phí sản xuất thì nhu cầu thông tin phục vụ cho
kiểm soát trở nên đa dạng và bức thiết, thiếu thông tin thì nhà quản lý sẽ gặp
khó khăn trong vấn đề: quản lý chi phí thực hiện phù hợp với dự toán đã đƣợc
lập; phân tích đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán, tìm ra nguyên nhân
của sự biến động để có biện pháp kiểm soát tốt hơn trong thời gian tới.
Sản xuất chế biến gỗ là một trong những thế mạnh của tỉnh Bình Định trong
những năm trƣớc, nhƣng thời gian gần đây cùng với khủng hoảng kinh tế thế
giới đã có những tác động nhất định đối với ngành gỗ tỉnh nhà. Trong tình
hình chung đó, công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát đã chịu tác động không nhỏ:
khó khăn trong việc tiếp cận nguồn nguyên vật liệu đầu vào, giá cả vật liệu
ngày càng cao trong khi thị trƣờng đầu ra là các nƣớc châu Âu lại đang gặp
khủng hoảng nên không thể tăng giá bán. Việc kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty là vô cùng cấp thiết, tuy nhiên việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công
ty còn chƣa hiệu quả do thông tin phục vụ cho kiểm soát còn nhiều hạn chế.
2
Với mục đích tổ chức một cách có hệ thống các thông tin kế toán nhằm phục
vụ kiểm soát chi phí sản xuất của công ty đƣợc tốt hơn, tác giả đã chọn đề tài
“Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại
công ty TNHH Đồ Gỗ Nghĩa Phát” để nghiên cứu.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là:
- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế
toán trong kiểm soát chi phí, từ đó tác giả vận dụng trong việc tổ chức thông
tin kế toán trong kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa
Phát.
- Thông qua quá trình tìm hiểu việc tổ chức và cung cấp thông tin kế
toán chi phí sản xuất công ty đang áp dụng trong thời gian qua, qua đó phân
tích tìm ra những ƣu và nhƣợc điểm của hệ thống cung cấp thông tin kế toán
hiện tại.
- Từ việc đánh giá những hạn chế trong công tác tổ chức thông tin kế
toán trong việc kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa
Phát, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thông
tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ
Nghĩa Phát trong thời gian tới.
Câu hỏi nghiên cứu
- Các hạn chế chủ yếu trong tổ chức thông tin kế toán phục vụ yêu cầu
kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty và giải pháp khắc phục?
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức thông tin phục vụ
kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Tác giả sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để khảo
sát thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát. Sau đó tác giả tiến hành phân tích đánh giá
và đƣa ra các giải pháp hoàn thiện vấn đề này.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa nhất định về mặt thực tiễn: dựa trên cơ sở lý luận về
hệ thống thông tin kế toán, đề tài đƣa ra một nhóm các giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất tại
công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn đƣợc chia thành
ba chƣơng:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm
soát chi phí trong doanh nghiệp sản xuất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi
phí tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát.
Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm
soát chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Đồ gỗ Nghĩa Phát
6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
Tác giả đã tham khảo một số luận văn Thạc sỹ kinh tế - chuyên ngành
kế toán với các đề tài có liên quan đến lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán đã
bảo vệ tại Trƣờng Đại Học kinh tế Đà Nẵng từ năm 2005 đến năm 2008.
- Đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí
tại công ty CP Đầu tư xây dựng công trình Đô thị Đà Nẵng” của tác giả Đặng
Thị Quý Thanh. Đề tài này nghiên cứu việc tổ chức thông tin kế toán trong
các doanh nghiệp xây dựng.
4
- Đề tài “Kế toán q uản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công
ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị” của tác giả Nguyễn Thị Thanh
Thuỷ.
- Đề tài “Xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí tại các doanh
nghiệp chế biến gỗ ở tỉnh Bình Dương”, tác giả Phan Văn Út, thực hiện năm
2005
Có thể thấy rằng các đề tài trên đã có nghiên cứu, xem xét và đƣa ra
biện pháp để tổ chức thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm soát chi phí sản
xuất của các doanh nghiệp xây lắp hay xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi
phí trong doanh nghiệp sản xuất gỗ. Tuy nhiên, để tổ chức các thông tin kế
toán nhằm phục vụ kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp chế biến gỗ
thì vẫn chƣa có đề tài nào đƣợc thực hiện.
Với đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ kiểm soát
chi phí sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát”, đây là một đề tài tƣơng
đối mới tại công ty, hiện chƣa đƣợc nghiên cứu, nhƣng đƣợc sự tƣ vấn và
giúp đỡ tận tình của cán bộ hƣớng dẫn khoa học TS. Đoàn Thị Ngọc Trai, tác
giả đã chọn đề tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn Thạc sỹ Quản trị
kinh doanh - Chuyên ngành Kế toán.
Đề tài sẽ đi sâu nghiên cứu đặc điểm chi phí sản xuất trong doanh
nghiệp chế biến gỗ, thông tin kế toán phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí
sản xuất tại công ty TNHH đồ gỗ Nghĩa Phát, từ đó phân tích, đánh giá và đề
xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí sane
xuất tại công ty theo hƣớng thống nhất thông tin dự toán và thông tin thực
hiện theo đối tƣợng cần kiểm soát chi phí để có thể kiểm soát chi phí sản xuất
hiệu quả hơn.
5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN
PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT VÀ KIỂM SOÁT
NỘI BỘ
Chức năng kiểm soát luôn chiếm một vị trí quan trọng trong mọi quá
trình quản lý và đƣợc thực hiện bởi công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ.
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát và kiểm soát chi phí
a) Kiểm soát
Khái niệm: Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phƣơng
pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt đƣợc phù hợp với mục
tiêu, kế hoạch và chuẩn mục của tổ chức.
Vai trò của kiểm soát : Do hoạt động sản xuất kinh doanh của con
ngƣời là hoạt động có ý thức nên ngƣời ta phải quản lý hoạt động này để tạo
điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ sau. Do đó, kiểm soát là một
chức năng quan trọng trong công tác quản trị nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn
của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định dến việc lập kế hoạch và giám
sát việc thực hiện kế hoạch đó để đạt mục tiêu mong muốn.
b) Kiểm soát chi phí.
Khái niệm: Kiểm soát chi phí là việc sử dụng các phƣơng pháp thích
hợp nhằm đánh giá việc thực hiện kế hoạch chi phí từ đó xác định các nguyên
nhân ảnh hƣởng để đề ra biện pháp điều chỉnh thích hợp thông qua đó đánh
giá trách nhiệm của các bộ phận có liên quan.
Vai trò của kiểm soát chi phí đối với người quản lý: Kiểm soát chi phí
nó mang tính liên tục và đều đặn. Trong việc quản lý, điều quan trọng nhất là
nhà quản lý phải nhận diện đƣợc đâu là chi phí kiểm soát đƣợc để đề ra biện
6
pháp kiểm soát chi phí thích hợp. Nên bỏ qua những chi phí không thuộc
phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát chi phí sẽ không mang
lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
Nội dung kiểm soát chi phí.
- Kiểm soát các loại chi phí: xác định chi phí theo từng công đoạn rồi
sau đó đảm bảo thực hiện cho đƣợc những mục tiêu chi phí đã đề ra bằng
cách theo dõi sát và kiểm tra tất cả các mặt của quá trình sản xuất. Chi phí
phát sinh trong suốt thời kỳ xác định đƣợc tập hợp theo loại và so sánh với số
liệu tƣơng ứng đã tập hợp đƣợc cùng kỳ trƣớc đó.
- Kiểm soát tính hiệu quả hoạt động trong từng bộ phận của doanh
nghiệp: Theo đó sẽ làm rõ đƣợc nguyên nhân của hiệu quả hoạt động thấp và
trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân đối với kết quả chung của doanh
nghiệp.
Nhƣ vậy, mục tiêu của kiểm soát chi phí là xem xét:
+ Mức độ hoàn thành kế hoạch theo tiến độ đã đƣợc lập.
+ Chi phí thực tế phát sinh so với dự toán.
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến tình hình
thực hiện các định mức và dự toán chi phí.
1.1.2 Các khái niệm cơ bản và mục tiêu của kiểm soát nội bộ.
a) Các khái niệm cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ:
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là công
cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của
đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tn cho cả bên trong và bên ngoài của
một tổ chức. Vì vậy để ngƣời sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực
của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu. Vấn
đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của KSNB. Hiện nay có rất nhiều khái niệm
7
về hệ thống kiểm soát nội bộ, để hiểu thực chất vấn đề ta xem xét những định
nghĩa sau:
- Hệ thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù đƣợc thiết kế
để cung cấp cho ban quản trị sự bảo đảm hợp lý các mục tiêu và mục đích
quan trọng của tổ chức sẽ đƣợc thỏa mãn. Những chế độ và thể thức này đƣợc
gọi là quá trình kiểm soát và kết hợp lại thì hình thành cơ cấu kiểm soát nội
bộ của tổ chức.
- Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế, kiểm soát nội bộ là toàn bộ những
chính sách và thủ tục do ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc
quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các
thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,
ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các
ghi chép kế toán và đảm bảo lập trong thời gian mong muốn những thông tin
tài chính tin cậy. Theo định nghĩa này thì KSNB là một chức năng thƣờng
xuyên của đơn vị.
- Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400: Hệ thống KSNB là các
quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp
dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, để lập Báo cáo tài
chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý, và sử dụng có hiệu quả tài
sản của đơn vị.
Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ đƣợc các nhà quản lý
thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà
còn phải kiểm soát mọi chức năng khác nhƣ về hành chính, quản lý sản
xuất… Nhƣ vậy cần có một quan điểm đúng đắn về kiểm soát nội bộ, phải
nhận thức rằng nó không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay không thể
8
cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý. Mà kiểm soát nội bộ
phải là một hệ thống đòi hỏi mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm
soát các hoạt động vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung.
KSNB không phải là một quá trình đơn lẻ mà kết hợp với nhiều quá
trình khác và là một phần của hoạt động của tổ chức. KSNB là một công cụ
của quản lý. KSNB có hiệu qủa khi quá trình đạt đƣợc mục tiêu và ngƣợc lại.
KSNB là một kế hoạch của tổ chức, là phƣơng pháp và biện pháp đƣợc sử
dụng để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên không phải mọi tổ chức, mọi
lúc bằng mọi giá phải đạt đƣợc các mục têu của mình mà cần có sự bảo đảm
hợp lý.
Sự bảo đảm hợp lý: Một cơ cấu kiểm soát nội bộ cung cấp sự bảo đảm
hợp lý, không phải bảo đảm tuyệt đối, là các BCTC đƣợc trình bày trung thực
và tài sản vật chất đƣợc bảo quản. Cơ cấu kiểm soát nội bộ đƣợc Ban quản trị
triển khai sau khi đã nghiên cứu cả chi phí lẫn lợi ích của quá trình kiểm soát
và Ban quản trị thƣờng không thực hiện một hệ thống kiểm soát lý tƣởng vì
chi phí sẽ rất lớn. Một hệ thống kiểm soát hợp lý là đảm bảo đƣợc lợi ích thu
đƣợc lớn hơn chi phí thiết lập nó.
b) Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Mỗi tổ chức đều có một nhiệm vụ và nhà quản trị nhận ra rằng phải có
sự phố hợp giữa nhiệm vụ và mục tiêu trong tổ chức và trong các hoạt động
chuyên môn thuộc phạm vi của tổ chức. Hầu hết các mục tiêu của tổ chức đều
liên quan đến một hoặc ba loại: điều hành (sử dụng có hiệu quả nguồn lực),
BCTC đáng tin cậy, tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà Nƣớc.
KSNB là biện pháp để đạt đƣợc 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản, đảm bảo dữ
liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy, khuyến khích sự tham gia của tất cả
các thành viên trong đơn vị trong việc thực hiện các chính sách quản lý, đảm
bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.
9
- Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Là không để tài sản bị mất, lạm
dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hƣ hại nếu không đƣợc bảo vệ bởi
các hệ thống kiểm soát thích hợp..
- Mục tiêu đảm bảo dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy: Thông
tin kinh tế tài chính đƣợc cung cấp dƣới dạng các báo cáo nhiệm vụ và BCTC
do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp. Đây là căn cứ quan trọng cho
việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và bên ngoài đơn vị. Vì vậy
thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về mặc thời gian, tính chính xác
và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
- Mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB
đƣợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các chế độ pháp lý liên quan
đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải đƣợc tuân thủ đúng
mực. Cụ thể hệ thống KSNB cần: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính
sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp; đảm bảo việc ghi chép kế
toán đầy đủ, chính xác cũng nhƣ việc lập BCTC trung thực, khách quan.
- Mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: KSNB
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của
đơn vị.
Trong 4 mục tiêu trên thì 2 mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế
toán, 2 mục tiêu sau quan tâm đến lĩnh vực quản lý và điều hành doanh
nghiệp, trên quan điểm tổ chức kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là quan
trọng nhƣ nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý có quan hệ không trực tiếp với
tính chính xác của thông tin kế toán.
10
Nhƣ vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm
lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.
c) Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB:
Theo AUS 402, ISA 400 (Đánh giá rủi ro và KSNB) hệ thống KSNB
bao gồm ba thành phần sau:
Môi trường kiểm soát:
Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị, có tính chất môi trƣờng tác động đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ
liệu của các loại hình KSNB.
Các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chung chủ yếu liên quan tới
quan điểm, thái độ và nhận thức cũng nhƣ hành động của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp.
Các nhân tố trong môi trƣờng kiểm soát bao gồm:
- Đặc thù về quản lý: đề cập đến các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh
hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức
kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc
biệt các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và
thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức: đƣợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp
phần tạo ra môi trƣờng kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ
thống xuyên suốt từ trên xuống dƣới trong việc ban hành, triển khai các quyết
định đó.
- Chính sách nhân sự: sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền
với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm
soát cũng nhƣ chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt
11
động của doanh nghiệp. Nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách
cụ thể và rõ rang về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật
nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với
năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục
và liên tiếp.
- Công tác lập kế hoạch và dự toán tại đơn vị: hệ thống kế hoạch và dự
toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự
toán đầu tƣ, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ƣớc
tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền
trong tƣơng lai là những nhân tố quan trọng trong môi trƣờng kiểm soát.
- Bộ phận kiểm toán nội bộ: là nhân tố quan trọng tác động đến môi
trƣờng kiểm soát. Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, giám sát
và đánh giá thƣờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Để bộ phận
KSNB hiệu quả thì bộ phận kiểm toán nội bộ phải độc lập với các bộ phận
còn lại và chỉ trực thuộc cấp cao nhất trong đơn vị. Muốn vậy bộ phận kiểm
toán nội bộ phải đáp ứng yêu cầu về năng lực cũng nhƣ đạo đức nghề nghiệp.
- Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những ngƣời trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nhƣ là thành viên của hội đồng quản trị nhƣng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát.
- Môi trƣờng bên ngoài: môi trƣờng kiểm soát chung của một doanh
nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không
thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhƣng có ảnh hƣởng rất lớn đến thái
độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng nhƣ sự thiết kế, vận hành
các quy chế và thủ tục KSNB. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm
soát của các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc, ảnh hƣởng của các chủ nợ,
môi trƣờng pháp lý, đƣờng lối phát triển của đất nƣớc.
12
Thủ tục kiểm soát:
Thủ tục kiểm soát: là những thủ tục và chính sách mà nhà quản trị để
đảm bảo trong khả năng có thể những mục tiêu cụ thể của doang nghiệp đƣợc
thực hiện. Nhà quản lý của đơn vị thiết kế các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn
ngừa và phát hiện sai sót, gian lận. Các bƣớc kiểm soát và thủ tục kiểm soát
đƣợc thiết kế rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những
đơn vị khác nhau. Thủ tục kiểm soát thƣờng bao gồm các nội dung sau:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
+ Các thủ tục ủy quyền đúng đắn.
+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ.
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin.
+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện.
Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát:
+ Thứ nhất: Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này
đòi hỏi phải phân chia trách nhiệm cho nhiều ngƣời trong một bộ phận và
nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích của nguyên tắc này là dễ dàng
phát hiện sai sót và hạn chế gian lận xảy ra bằng việc không cho phép một cá
nhân, một bộ phận nào thực hiện toàn bộ các khâu của một công việc. Theo
đó với một loại nghiệp vụ hay tài sản cần phân chia rõ trách nhiệm của từng
bộ phận.
+ Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Theo nguyên tắc này yêu cầu
phải có sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhƣ: Một là,
cách ly bảo quản tài sản với kế toán (Ví dụ: tách biệt kế toán vật tƣ với thủ
kho); Hai là, tách biệt giữa trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với ghi chép sổ
sách (Ví dụ : tách biệt bộ phận sản xuất với bộ phận tập hợp chi phí sản xuất);
Ba là, tách biệt giữa trách nhiệm xét duyệt với ghi chép sổ sách (Ví dụ: tách
biệt bộ phận vật tƣ với kế toán vật tƣ); Bốn là: tách biệt giữa chức năng kế
13
toán với tài chính (Ví dụ: tách biệt kế toán tiền mặt với thủ quỹ); Năm là, tách
biệt giữa chức năng thực hiện và kiểm soát (Ví dụ: tách biệt giữa bộ phận ghi
sổ sách với bộ phận duyệt chứng từ, sổ sách).
+ Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này
việc ủy quyền đòi hỏi phải mở rộng xuống các cấp thấp hơn để tạo nên hệ
thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý. Nguyên tắc này yêu cầu
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc ủy quyền cho cán bộ phê chuẩn một
cách thích hợp. Ca nhân hoặc nhóm ngƣời đƣợc ủy quyền phê chuẩn phải có
vị trí tƣơng xứng với bản chất và ý nghĩa của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hệ thống thông tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin là các phƣơng pháp đƣợc thiết lập để lựa chọn, tập
hợp, phân tích, tính toán, phân loại, ghi chép và báo cáo nghiệp vụ cũng nhƣ
các sự kiện khác ảnh hƣởng đến doanh nghiệp, để hỗ trợ cho việc tính toán tài
sản, các khoản phải trả, doanh thu và chi phí.
Thông tin thích hợp và truyền thông hiệu quả rất cần thiết cho hệ thống
kiểm soát nội bộ. Để thông tin đƣợc hữu ích thì phải thích hợp, đáng tin cậy,
kịp thời có thể nhập liệu và đƣợc cung cấp trong một khuôn khổ thích hợp.
Thông tin bao gồm dữ liệu về hoạt động và tài chính nội bộ cũng nhƣ thông
tin thị trƣờng bên ngoài về sự kiện và điều kiện thích hợp cho việc ra quyết
định. Thông tin nội bộ là một phần của quá trình giữ sổ sách bao gồm việc
thiết lập thủ tục cho việc ghi nhớ sổ sách.
Điểm chính của hệ thống thông tin là các nghiệp vụ, bao gồm việc
chuyển giao tài sản và dịch vụ giữa doanh nghiệp và bên ngoài cũng nhƣ việc
chuển giao và sử dụng tài sản và dịch vụ trong phạm vi doanh nghiệp. Điểm
chính của kiểm soát trong hệ thông thông tin là để đảm bảo ngăn ngừa sai sót
trong BCTC khi các nghiệp vụ bắt đầu và diễn ra. Vì vậy, một hệ thống thông
tin hiệu quả nên:
14
- Chỉ lựa chọn và ghi chép những nghiệp vụ hợp lệ của doanh nghiệp
xảy ra trong kỳ hiện hành.
- Đảm bảo việc ghi chép tài sản và các khoản phải trả là kết quả của
nghiệp vụ làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ.
- Đo lƣờng giá trị của doanh nghiệp và ghi chép giá trị bằng tiền thích
hợp lên BCTC.
- Ghi chép chi tiết tất cả các nghiệp vụ để có sự trình bày phù hợp trên
BCTC, bao gồm việc phân loại thích hợp và sự bắt buộc trình bày các thông
tin và kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của nhà quản lý.
Trong hệ thống thông tin này, hệ thống thong tin kế toán giữ một vị trí
đặc biệt quan trọng.
Mối quan hệ giữa các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ:
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ đều có những đặc trƣng
riêng độc lập nhƣng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tƣơng tác lẫn nhau
trong một thể thống nhất. Cụ thể môi trƣờng kiểm soát tốt sẽ tạo môi trƣờng
thuận lợi cho hệ thống thông tin và truyền thông hoạt động có hiệu quả, bên
cạnh đó các thủ tục kiểm soát cũng đƣợc thực hiện một cách đầy đủ và đúng
đắn. Ngƣợc lại hệ thống thông tin và truyền thông yếu kém thì các thủ tục
không đƣợc thi hành thích hợp, thông tin tài chính cung cấp kém tin cậy và
thiếu chính xác sẽ ảnh hƣởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. Để thực
hiện các mục tiêu kiểm soát các nhà quản lý quy định các thủ tục chính sách
đƣợc thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức và hoạt
động kinh doanh của đơn vị. Vì vậy cần phải có sự kết hợp chặt chẽ và đúng
đắn giữa các thành phần để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ bởi vì chỉ cần một bộ phận yếu kém sẽ kéo theo sự hoạt động không
hiệu quả của các bộ phận còn lại.
15
1.2. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Khái niệm chi phí
Chi phí là toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hoá đƣợc
thể hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp trong một kỳ nhất định. Chi phí của doanh nghiệp là các khoản chi phí
phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trong năm tài chính.
1.2.2. Phân loại chi phí.
Trong một đơn vị, chi phí có thể đƣợc phân loại theo nhiều tiêu thức
khác nhau. Phân loại chi phí là bƣớc đầu để quản lý và sử dụng phi phí một
cách có hiệu quả.
a) Phân loại chi phí theo tính chất, nội dung kinh tế của chi phí
Là căn cứ vào đặc điểm kinh tế giống nhau của chi phí để xếp chúng
vào từng loại. Mỗi loại là một yếu tố chi phí có cùng nội dung kinh tế và
không thể phân chia đƣợc nữa.
Theo cách phân loại này toàn bộ chi phí có thể chia làm 5 yếu tố: chi
phí NVL, chi phí nhân công, chi phí về khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua
ngoài và chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí NVL là toàn bộ giá trị các loại vật tƣ, nguyên liệu dùng vào
hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
- Chi phí nhân công (chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng)
là toàn bộ các khoản tiền lƣơng hay tiền công mà doanh nghiệp phải trả cho
ngƣời tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh; các khoản chi phí trích
nộp theo lƣơng nhƣ chi phí BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ mà doanh nghiệp
phải nộp trong kỳ.
- Chi phí về khấu hao TSCĐ là toàn bộ số tiền khấu hao TSCĐ trích
trong kỳ.
