Quản lý hồ sơ sinh viên

Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

Lời nói đầu

Ngày này cùng với sự phát triển vợt bậc của khoa học kỹ thuật thì công
nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất,
công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống đặc biệt
công nghệ thông tin là một công cụ hỗ trợ rất đắc lực trong công tác quản lý.
Chúng ta dễ dàng thấy đợc việc đa tin học vào trong quản lý là một trong những
ứng dụng quan trọng trong rất nhiều ứng dụng cơ sở dữ liệu. Nhờ vào công tác
tin học hóa mà công việc quản lý và điều hành đơn vị tỏ ra hiệu quả. Trờng đại
học Vinh là một trờng đại học lớn trong nớc và sồ lợng sinh viên nhiều. Do đó
nhu cầu xây dựng một cơ sở dữ liệu cho việc quản lý hồ sơ sinh viên là hết sức
thiết thực. Đợc sự đồng ý của thầy giáo hớng dẫn, em chọn đề tài quản lý hồ sơ
sinh viên làm đồ án tốt nghiệp.
Hệ thống đợc phân tích và thiết kế theo phơng pháp có cấu trúc và đợc cài
đặt trên môi trờng C# và đợc thiết kế dữ liệu dựa trên ngôn ngữ SQLServer 2000.
Mặc dù có nhiều cố gắng nhng vốn kiến thức cha sâu nên không thể tránh
khỏi những thiếu sót. Rất mong đợc sự góp ý của quý thầy cô, anh chị cùng các
bạn để báo cáo đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô và các bạn đã tận tình giúp đỡ em
hoàn thành báo cáo này đặc biệt là thầy Phan Anh Phong ngời trực tiếp hớng
dẫn em trong suốt thời gian thực tập vừa qua. Em cảm ơn thầy Cao Thanh Sơn,
thầy Đinh Xuân Đức đã giúp đỡ em trong thời gian vừa qua.
Mai Văn Vinh
Sinh viên lớp: 46E2 - CNTT
Vinh tháng 05 năm 2010

Chơng 1
Tổng quan về đề tài
1.1. Lý do chọn đề tài
Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lợng sinh
viên thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên nh: hồ sơ sinh viên các
quy chế đào tạo, chuyển lớp, xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử lý điểm
thi học kỳ, xử lý tốt nghiệp và các xử lý khác liên quan đến sinh viên... Làm sao
ngời làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh gây ra
1


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

nhầm lẫn, lu trữ và bảo quản phải an toàn. Điều này thật khó đòi hỏi chúng ta
phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc này thì mới mong có kết quả tốt
đợc.
Việc quản lý sinh viên làm thủ công bằng tay thì mất rất nhiều thời gian
nhiều ngời làm mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây ra nhầm lẫn... Khi
ta làm thủ công thì việc tra cứu tìm kiếm, sửa chữa, lu trữ và bảo quản là những
công việc rất vất vả. Nếu trờng đó có nhiều sinh viên thì các công việc này càng
vất vả hơn rất nhiều. Nh vậy cần phải tin học hoá công tác quản lý mang lại hiệu
quả trong quản lý.
Hiện nay một số trờng đại học triển khai phần mềm quản lý sinh viên để
việc quản lý đợc hiệu quả hơn. Bài toán này cũng đợc nhiều anh chị sinh viên
khóa trớc khóa trớc chọn làm đề tài tốt nghiệp. Trên cơ sở đó em đã chọn đề tài
Quản lý sinh viên làm đồ án tốt nghiệp của mình.
1.2. Phạm vi đề tài

Tìm hiểu việc quản lý hồ sơ sinh viên ở trờng đại học Vinh, sau đó phân
tích thiết kế và cài đặt chơng trình cho bài toán quản lý hồ sơ sinh viên.
1.3. Yêu cầu của đề tài
Tìm hiểu về quy trình quản lý hồ sơ sinh viên, tiếp cận ngôn ngữ C#,
SQLServer2000 cho việc thiệt thiết kế liên kết cơ sở dữ liệu và thiết kế giao diện
của bài toán quản lý hồ sơ sinh viên.

chơng 2
Bài toán Quản lý Hồ sơ sinh viên
2.1. Quy trình hoạt động bài toán quản lý sinh viên
+ Bớc 1: Sau khi sinh viên thi đỗ vào trờng, sinh viên phải nộp hồ sơ trúng
tuyển cho nhà trờng. Khi nhận hồ sơ sinh viên trờng tiến hành kểm tra xem hồ sơ
có hợp lệ không và còn thiếu những gì để báo cho sinh viên biết để bổ sung cho
đầy đủ. Nó là một căn cứ để nhà trờng liên hệ và báo tin cho gia đình cũng nh
báo tin cho sinh viên khi cần thiết. Hồ sơ này sẽ đợc lu lại từ khi sinh viên nộp
vào trờng cho đến khi sinh viên tốt nghiệp ra trờng.
+ Bớc 2: Từ đầu vào là hồ sơ trúng tuyển của sinh viên thì đầu ra là danh
sách các lớp. Các sinh viên đợc xếp vào các lớp theo một tiêu chuẩn nào đó: có
thể căn cứ vào điểm thi tuyển của sinh viên, vào khoa đào tạo, ngành đào tạo,......
+ Bớc 3: Quá trình học tập của sinh viên đợc theo dõi bằng điểm số của các
môn học qua các học kỳ. Điểm của các môn trong từng học kỳ đợc ngời quản lý
sinh viên nhập vào máy tính để xử lý và lu trữ. Căn cứ vào các quy chế đào tạo
2


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

ngời quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi nh: danh
sách lớp, danh sách thi học kỳ, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên
học lại, danh sách sinh viên lu ban, danh sách sinh viên đợc học bổng, danh sách
sinh viên không đợc thi tốt nghiệp, danh sách sinh viên thi tốt nghiệp, danh sách
sinh viên đợc làm luận văn bảng điểm của cá nhân, của cả lớp theo học kỳ theo
năm và các danh sách khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu
cầu đặt ra... Khi tốt nghiệp, ra trờng sinh viên đợc nhận lại hồ sơ sinh viên cùng
với Bằng tốt nghiệp và Bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá
trình học tập tại trờng.

2.2. Các mẫu báo cáo
2.2.1. Hồ sơ HSSV
Bộ hồ sơ HSSV (theo mẫu đã ban hành năm 2005 trong đó có một số
thông tin chỉnh sửa, bổ sung theo Luật Giáo dục năm 2005, xem mẫu kèm theo
văn bản này) bao gồm:
1. Học bạ (GDPT, THBT, TCCN, THN)
2. Giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời (GDPT, THBT, TCCN, THN) đối với
những ngời trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp
(GDPT, THBT, TCCN, THN) đối với những ngời đã tốt nghiệp năm trớc.
3. Giấy khai sinh (hoặc bản sao có công chứng)
4. Những HSSV thuộc đối tợng u tiên phải nộp các giấy tờ có liên quan để
giải quyết chế độ chính sách:
- Đối tợng u tiên: Bản thân là con thơng binh, có xếp hạng, con liệt sỹ,
con thơng binh, bệnh binh, con của những ngời hởng chính sách nh thơng binh.
- Con mồ côi cả cha lẫn mẹ không nơi nơng tựa.
- Gia đình thuộc hộ đói nghèo.
- Khu vực dân tộc (hộ khẩu thờng trú của gia đình phải là bố mẹ sinh ra).
Các giấy tờ nói ở mục 1, 2, 3, 4, 5 các trờng chỉ thu bản photocopy có
công chứng sau khi nhập học sẽ kiểm tra, đối chiếu với bản chính
5. Giấy báo trúng tuyển của trờng (theo mẫu).

6. Giấy chứng nhận sức khỏe (theo mẫu).
3


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

7. Lý lịch
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.2. Theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của HSSV
Quản lý kết quả học tập, rèn luyện của HSSV theo học kỳ, năm học, khóa
học.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.3. Khen thởng
Quản lý đợc toàn bộ quá trình thi đua khen thởng của HSSV, bao gồm các
cấp: trờng, Bộ, các tổ chức chính trị xã hội ngoài trờng.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.4. Kỷ luật
Quản lý đợc toàn bộ quá trình vi phạm kỷ luật của HSSV. Các nội dung bao
gồm:
- HSSV vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm pháp luật.
- HSSV liên quan đến ma túy và các vấn đề tệ nạn xã hội khác.

- HSSV vi phạm an toàn giao thông.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.5. Quản lý HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN), chuyển
trờng
Quản lý toàn bộ các HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN),
chuyển trờng,
....................................................................................................................................
................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.6. Quản lý sinh viên nội trú
Quản lý chi tiết số giờng, phòng của HSSV
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
4


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

2.2.7. Quản lý sinh viên ngoại trú
Quản lý HSSV thờng trú, HSSV tạm trú, đảm bảo thông tin liên lạc nh: địa
chỉ, điện thoại
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.8. Quản lý HSSV tốt nghiệp
Các nội dung cần quản lý:
1. Kết quả học tập và rèn luyện toàn khóa.

2. Bằng HSSV đợc cấp.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
2.2.9. Quản lý học phí và học bổng của HSSV
Quản lý học phí và các chi phí khác, quản lý học bổng chính sách u đãi và
học bổng chính sách xã hội của HSSV.
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

Bộ giáo dục và đào tạo

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập tự do hạnh phúc

5


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

hồ sơ
học sinh sinh viên
(Dùng cho HSSV trúng tuyển vào các trờng Đại học, Cao đẳng, TCCN)

Họ và tên: ......................................................................
Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................

Hộ khẩu thờng trú: ..............................................................................................
Khi cần báo tin cho ai? ở đâu? ............................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................

Điện thoại liên hệ (nếu có): ...........................................

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ảnh 4 x 6
(Mới chụp cha
quá 3 tháng)

. .

Hồ sơ

Học sinh sinh

viên

I.Phần bản thân học sinh sinh viên
- Họ và tên: ..
- Nam, Nữ (nam ghi 0, nữ ghi 1)
- Ngày tháng và năm sinh (ghi 2 số cuối):

- Hộ khẩu thờng trú:...

..

6


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên


..
..
- Thuộc khu vực tuyển sinh nào?

- Dân tộc (DT Kinh ghi 1, DT khác ghi 0)
- Tôn giáo:
- Thành phần xuất thân (Công nhân viên

- Ngành học:

chức ghi 1, Nông dân ghi 2, Khác ghi 3 )

- Đối tợng dự thi: ...
- Ký hiệu trờng: ..
- Số báo danh: ..
- Kết quả học tập ở cuối cấp ở GDPT,
THBT, THN, TCCN hoặc THCS (đối

- Điểm tuyển sinh: Tổng điểm:.

(Môn 1:.Môn 2:.Môn 3:.)
- Điểm thởng (nếu có):..
- Lý do để đợc tuyển thẳng và
đợc thởng điểm:

Với các trờng tuyển thí sinh tốt nghiệp THCS)

*Xếp loại về học tập: .
*Xếp loại về hạnh kiểm:.
*Xếp loại tốt nghiệp:..

.
..
...

- Ngày vào Đoàn TNCSHCM:
- Năm tốt nghiệp (ghi 2 số cuối)
- Ngày vào Đảng CSVN:
- Số chứng minh th:
- Khen thởng, kỷ luật:
.
Tóm tắt quá trình học tập, công tác và lao động (ghi rõ thời gian, nơi học tập, công tác, lao
động hoặc đơn vị phục vụ, danh hiệu nghề nghiệp, bậc lơng)

.


2.3. Phần gia đình
2.3.1. Cha:
- Họ và tên: Quốc tịch: .......................................................

- Dân tộc: ... Tôn giáo: .........................................................
- Hộ khẩu thờng trú:.......................................................................................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................
Trớc 30-4-1975:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Sau 30-4-1975 đến nay:.
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................

2.3.2. Mẹ:
- Họ và tên: Quốc tịch: .......................................................
- Dân tộc: ... Tôn giáo:..........................................................
- Hộ khẩu thờng trú: ......................................................................................................

7


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................
Trớc 30-4-1975:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Sau 30-4-1975 đến nay:
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................

2.3.3. Vợ hoặc chồng:
- Họ và tên:. Quốc tịch: .......................................................
- Dân tộc: Tôn giáo: ..........................................................
- Hộ khẩu thờng trú: ......................................................................................................
- Hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội (làm gì, ở đâu?): .................................................

2.3.4. Họ và tên, nghề nghiệp, nơi ở của anh chị em ruột:
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Kèm theo theo bản chính và bản sao giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp GDPT, THBT,
THN, TCCN hoặc THCS (nếu Sở GD - ĐT cha kịp cấp bằng thì phải nộp giấy chứng
nhận tạm thời, sau đó nộp bản chính để kiểm tra đối chiếu): phiếu báo điểm thi
ĐHSSV, CĐ, TCCN, giấy chứng nhận thi và kết quả đạt đợc trong kỳ thi học sinh giỏi
lớp cuối cấp, kể cả thi quốc tế, đối tợng u tiên (nếu có), quyết định của cơ quan, đơn vị
cử đi học (nếu là công nhân viên Nhà nớc hoặc cán bộ chiến sĩ lực lợng vũ trang).
Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật. Nếu có gì sai tôi xin chịu
trách nhiệm xử lý theo Quy chế tuyển sinh hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Cam đoan của gia đình
về lời khai của học sinh, sinh viên

Ngày.. tháng .năm 200.
Học sinh, sinh viên ký tên

Xác nhận của Chính quyền Xã, Phờng nơi học sinh, sinh viên c trú
(Đề nghị chính quyền địa phơng xác nhận theo nội dung: Hộ khẩu thờng trú, việc thực
hiện nghĩa vụ công dân và chấp hành pháp luật của học sinh, sinh viên tại địa phơng)
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Ngày tháng năm 200.

(Ghi rõ họ, tên, chức vụ, ký và đóng dấu)

2.4. Quy ớc một số bảng mã dùng chung
8


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

2.4.1. Cách đánh mã sinh viên
Mã sinh viên đợc cấu trúc bởi 10 ký tự nh sau: XXYZZZVVVV
* XX (02 ký tự): Là 02 số cuối của khóa học
* Y (01 ký tự): Hệ đào tạo (xem danh mục)
* Z (03 ký tự): Ngành đào tạo theo mã ngành tuyển sinh
* VVVV (04 ký tự): Số thứ tự của sinh viên theo từng ngành từ 00019999
Quy ớc:
1. Mỗi sinh viên có một mã duy nhất và mã này vĩnh viễn thuộc về sinh viên
đó. Kể cả khi sinh viên tốt nghiệp ra trờng, chuyển trờng, thôi học đều
không dùng lại mã này để đánh mã cho sinh viên khác.
2. Mã đợc dùng làm chuẩn chung trong công tác quản lý học sinh, sinh viên
trong toàn trờng và ngành Giáo dục.
3. Mã ngành (ký tự Z) sẽ là 000 nếu các trờng đào tạo cha phân ngành
ngay từ khi HSSV mới nhập học.
Ví dụ: Sinh viên Nguyễn Tuấn Anh, khóa 2007, hệ đại học chính quy, ngành
Tiếng Anh sẽ có mã số sinh viên nh sau: 0767010009 (07 là khóa 2007, 6 là
hệ đại học chính quy, 701 là ngành Tiếng Anh, 0009 là số thứ tự).
Lu ý:
- Ký tự: Có nghĩa là không phân biệt chữ hay số trong mã sinh viên (1,2,3

A,B,C có nghĩa nh nhau). Ví dụ: 0467010009 và 04A7010009 hoàn toàn hợp
lệ.
- Với độ dài của mã sinh viên trên theo cách đánh mã này hoàn toàn có thể
dùng mã vạch để quản lý thẻ sinh viên.
2.4.2. Danh mục hệ đào tạo
Các hệ đào tạo đợc xếp thứ tự từ thấp đến cao tiện lợi cho việc quản lý và
tìm kiếm, báo cáo thống kê.
Mã

Tên

1
2
3
4
5
6
7

Cao đẳng
Đại học từ xa
ĐH vừa học, vừa làm
Chuyên tu đại học
ĐH chính quy
Bằng ĐH thứ 2
Đại học (liên kết đào tạo)

Ghi chú

2.4.3. Danh mục mã ngành đào tạo

9


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

Để thuận lợi cho việc chuyển dữ liệu từ tuyển sinh vào (công việc sau
tuyển sinh) danh mục mã ngành sẽ tuân theo quy định tuyển sinh của Bộ.
Mã
000

Tên
Cha xác định

101
102
103
106
701

Toán học
Toán cơ
Toán Tin ứng dụng
Vật lý
Tiếng Anh

Ghi chú
Dùng cho các trờng đào tạo cha phân

ngành ngay từ khi HSSV mới nhập học.

2.5. Các biểu mẫu báo cáo, thống kê
2.5.1. Quy ớc chung
Căn cứ vào 12 nhóm tiêu chí quản lý HSSV đã nêu trên Bộ xây dựng hệ
thống biểu mẫu báo cáo, thống kê thống nhất trong toàn Ngành. Tuy nhiên, các
đơn vị có thể bổ sung những tiêu chí quản lý theo đặc thù quản lý của mình để
vừa đảm bảo đợc yêu cầu quản lý chung của Ngành vừa đảm bảo đợc tính đặc
thù của các đơn vị.
Nhằm đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi trong công tác quản lý số liệu,
Bộ dự kiến xây dựng quy ớc về cách đánh mã các biểu nh sau:
Mã các biểu gồm có 04 nhóm ký hiệu đợc ngăn cách bởi 02 dấu chấm nh
sau
X.MY.Z ([Mã trờng].[M][Số thứ tự của nhóm tiêu chí].[Số thứ tự của biểu
trong nhóm tiêu chí])
Lu ý: M và Y là hai nhóm ký hiệu khác nhau nhng không đợc ngăn cách bởi dấu
chấm. Dấu chấm đợc bố trí để dễ nhìn
X: Là mã trờng theo quy định tuyển sinh của Bộ
Ví dụ: Đại học Bách khoa Hà Nội là BKA
M: Là ký tự M tiếp đầu ngữ của các biểu mẫu theo thứ tự của các tiêu chí quản
lý HSSV
10


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

Y: Số thứ tự của các tiêu chí tơng ứng khi xây dựng biểu

Ví dụ: Các tiêu chí về quản lý HSSV trong 12 tiêu chí có thứ tự là 1, thì mã
của các biểu về tiêu chí quản lý HSSV sẽ có phần đầu là XM1Z. Trong ví dụ trên
ĐHSSV Bách khoa có mã là BKA vậy các biểu sẽ có phần đầu là: BKA.M1.Z
Z: Số thứ tự biểu trong nhóm tiêu chí, bắt đầu từ số 1
Ví dụ: - Ta xây dựng 02 biểu cho nhóm tiêu chí quản lý HSSV (có thứ tự là 1)
thì Z sẽ có 02 giá trị là: 1 và 2
- Xét trong ví dụ trên thì mã của biểu thứ nhất và biểu thứ hai của ĐH
Bách khoa sẽ là: BKA.M1.1 và BKA.M1.2
Lu ý: Căn cứ vào các tiêu chí và các biểu mẫu mà Bộ đã quy định, các trờng có
thể tạo thêm các biểu mẫu theo quy ớc trên
2.5.2. Các biểu mẫu
2.5.2.1 Quản lý hồ sơ HSSV (Mẫu M1): Thống kê HSSV theo cơ cấu xã hội

11


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp
Giới tính

Hệ/Ngành
đào tạo

(1)

Cao đẳng
Ngành 1
Ngành 2

Đại
học
chính quy
Ngành 1
Ngành 2

Toàn trờng
Ngành 1
Ngành 2

(2)

(4)

Thành phần xuất thân

(5)

CNVC

Nông
dân

Khác

(6)

(7)

(8)

Dân tộc

Tôn giáo

Khu vực

Kinh

Thiểu
số

Không

có

Kv1

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

Kv2

Kv2nt

Kv3

(14)

(15)

(16)

Vùng
khó
khăn

(17)

Hớng dẫn tính biểu
1. Hệ/ngành đào tạo
- Liệt kê từng Hệ đào tạo (theo danh mục), với mỗi Hệ đào tạo liệt kê từng ngành đang đào tạo theo danh mục ngành tuyển
sinh. Các cột tiếp theo tơng ứng với cột 1.
2. Tổng số HSSV
3. Giới tính
4. Thành phần xuất thân
Công nhân viên chức, Nông dân, Khác (ghi theo lý lịch)
5. Dân tộc
Ghi dân tộc Kinh vào cột 9, các dân tộc khác ghi vào cột 10
6.Tôn giáo
12

§å ¸n tèt nghiÖp

Qu¶n lý hå s¬ sinh viªn

7.Khu vùc:
C¸c cét 13, 14, 15, 16 ghi theo khu vùc tuyÓn sinh; cét 17 ghi theo Ch¬ng tr×nh 135 cña ChÝnh phñ.

13


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp
2.5.2.2 Báo cáo số liệu về HSSV nớc ngoài (mẫu M2)
Quốc gia/ngành

Tổng số HSSV

(1)
Tên quốc gia 1
Ngành 1

Tên quốc gia 2
Ngành 1

Tên quốc gia 3
Ngành 1


(2)

Giới tính
Nam
(3)

Nữ
(4)

Hớng dẫn tính biểu:
1. Quốc gia/Ngành: liệt kê từng quốc gia, mỗi quốc gia liệt kê từng ngành đang đào tạo theo danh mục ngành tuyển sinh. Các
cột tiếp theo tơng ứng với cột 1
2. Tổng số HSSV
3. Giới tính

14


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

2.5.2.3 Báo cáo số liệu về HSSV thuộc diện chính sách u đãi (mẫu M3)

STT

Đối tợng

(1)
1

(2)
Bản thân là
thơng binh

2

Con liệt sỹ

3

Con thơng
binh

4

Con bệnh
binh

Tổng Giới tính
số
Nữ
hssv Nam

Dân tộc

(3)

(6)

(4)

(5)

Kinh

Tôn giáo
Thiểu
số
(7)

Khu vực

Không

Có

KV1

KV2

(8)

(9)

(10)

(11)

15

KV2NT
(12)

KV3
(13)

Vùng khó
khăn(135)
(14)


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

Tổng cộng

2.5.2.4. Báo cáo số liệu về HSSV thuộc diện chính sách xã hội (mẫu 4)

STT

Đối tợng

(1)

(2)

1

Hộ đói nghèo

2

Dân tộc thiểu
số

3

Con mồ côi

Tổng
số
hssv

Nam

Nữ

Kinh

Thiểu
số

Không

Có

KV1

KV2

KV2NT

KV3

Vùng khó
khăn(135)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

Giới tính

Dân tộc

Tôn giáo


Tổng cộng

16

Khu vực


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

2.5.2.5. Theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của HSSV (Mẫu M5)
Thống kê kết quả học tập của HSSV



STT

Ngành

(1)

1
2

(2)
Ngành 1
Ngành 2

Tổng cộng

Tổng số
HSSV
(3)

Xuất sắc

Giỏi

Khá

TB khá

Trung bình

Yếu

Kém

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Thống kê kết quả rèn luyện của hssv ( mẫu m6 )



STT

Ngành

(1)
1
2

(2)
Ngành 1
Ngành 2

Tổng cộng

Tổng số

HSSV
(3)

Xuất sắc

Tốt

Khá

TB khá

Trung bình

Yếu

Kém

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

2.5.2.6. Theo dõi quá trình khen thởng của HSSV (Mẫu M7)
Thống kê hssv đợc khen thởng
STT

Đối tợng

Tổng
số

Giới tính

Dân
tộc

Cấp khen thởng

17


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

(1)

(2)

1

Ngành 1

2

Ngành 2

Tổng
số
hssv

HSSV
đợc
khen
thởng

Nam

Nữ

Thiểu
số

Trờng

Bộ

Quận/
Huyện

Tỉnh/TP

Quốc gia

Các quốc
gia, tổ
chức nớc
ngoài

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

Thống kê tập thể đợc khen thởng (Mẫu M7)

STT

(1)

Đơn vị

(2)

Cấp khen thởng

Tổng
số
HSSV

Trờng

Bộ

Quận/
Huyện

Tỉnh/TP

Quốc
gia

Các quốc gia, tổ
chức nớc ngoài

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9

18


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp
1

Đơn vị 1

2

Đơn vị 2

Tổng
cộng

2.5.2.7 Theo dõi quá trình kỷ luật của sinh viên
Thống kê hssv vi phạm pháp luật (Mẫu M8)
Nội dung vi phạm

STT

(1)

Hình thức
xử lý

(2)

Tổng
số
HSSV
vi
phạm

(3

Liên quan
đến ma túy

Vi phạm pháp luật

Liên
quan

Sử
dụng

Cớp của,
giết ngời

Lừa
đảo
trấn lột

Dánh
nhau,
trộn cắp,
BB hàng
quốc
cấm

(4

(5

(7)

(8)

(9)

19

Làm giấy
tờ giả

Đua xe
trái phép

Vi
phạm
ATGT

Dẫn
dắt
MD

Vi phạm
khác

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp
1
2


Đình chỉ
học
Đuổi học

Tổng cộng

Báo cáo danh sách hssv bị xử lý kỷ luật (Mẫu M9)
Thông tin cá nhân

TT

Họ và tên

Ngày sinh

Giới tính

Dân tộc

(1)
1
2

(2)
HSSV 1
HSSV 2

(3)

(4)

(5)

Đối tợng
chính sách
(6)

Quê quán

Ngành học

(7)

(8)

2.5.2.8. Quản lý HSSV thôi học, nghỉ học, ngừng học, lu ban (TCCN), chuyển trờng
20

Nội dung vi
phạm
(9)

Hình thức
kỷ luật
(10)


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

Thống kê biến động HSSV (Mẫu M11)

Phân loại
(1)
Thôi học
Nghỉ học
Ngừng học
Lu ban
Chuyển trờng
Tổng cộng

Tổng
số
HSSV

Đối tợng
chính
sách

(2)

(3)

Thành phần xuất thân
Công
nhân
Nông
Khác
viên
dân
chức
(4)
(5)
(6)

Dân
tộc
thiểu
số
(7)

Tôn giáo
Không

Có

(8)

(9)

Khu vực

Vùng
KV2khó
KV1 KV2
KV3
NT
khăn
(135)
(10) (11) (12) (13) (14)

2.5 2.9. Quản lý HSSV tốt nghiệp
Thống kê hssv tốt nghiệp (Mẫu M12)
Tổng số
HSSV

TS đến kỳ
TN

Số thực tốt
nghiệp

(1)

(2)

(3)

Xếp loại tốt nghiệp
TB
(4)

21

TBK
(5)

Khá
(6)

Giỏi

XS

(7)

(8)

Lý do
(15)


Quản lý hồ sơ sinh viên

Đồ án tốt nghiệp

2.5.2.10. Quản lý học phí, học bổng của hssv
thống kê số lợng hssv đợc nhận học bổng khuyến khích học tập và trợ cấp xã hội
(Mẫu M13)

STT

Tổng
số
HSSV

(1)

Diện hởng HBCS

Diện hởng
TCXH

Diện hởng
CSUĐ

Học bổng
KKHT

Phần thởng khuyến khích học tập
Học bổng chính
sách

Khá Giỏi XS

(2)

(3)

(4)

(5)

22

(6)

(7)

Trợ cấp xã hội

Khá Giỏi

XS

(8)

(10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)

(9)

Khá Giỏi

XS

Chính sách xã
hội
Khá Giỏi

XS

§å ¸n tèt nghiÖp

Qu¶n lý hå s¬ sinh viªn

23


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

Chơng 3
Phân tích và thiết kế hệ thống

3.1. Lựa chọn hớng phân tích
Khi phân tích và thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hớng là hớng chức năng và hớng dữ liệu. Trong đề tài này em chọn phân tích theo hớng
chức năng. Với cách tiếp cận này, chức năng đợc lấy làm trục chính của quá
trình phân tích và thiết kế, tiến hành phân tích trên xuống có cấu trúc.
Các bớc thực hiện :
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.
- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể.
- Xây dựng mô hình dữ liệu.
3.2. Phân tích hệ thống cũ
Với cách quản lý HSSV hoàn toàn bằng phơng pháp thủ công truyền
thống gặp rất nhiều khó khăn trong việc lu trữ và xử lý thông tin. Bởi vậy cần
xây dựng một chơng trình quản lý bằng máy vi tính để giúp việc quản lý HSSV
ngày càng đi vào nề nếp và xử lí thông tin nhanh.

Yêu cầu của hệ thống quản lý bằng máy vi tính :
- Quản lý tốt thông tin về sinh viên cũng nh các mã ngành đào tạo
- Xử lý thông tin chính xác và khoa học
- Chơng trình dễ sử dụng, có hiệu quả cao .
- Có khả năng hỗ trợ đa ngời dùng, phù hợp với xu thế phát triển của
mạng máy tính.

3.3. Biểu đồ phân cấp chức năng
3.3.1.Biểu đồ phân cấp chức năng là gì?
Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể
đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa
các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. nh
vậy biểu đồ phân cấp chức năng tạo thành một cấu trúc cây.

24


Quản lý hồ

Đồ án tốt nghiệp
sơ sinh viên

Sau khi tìm hiểu và phân tích hệ thông quản lý hồ sơ sinh viên trờng đại
học Vinh em đã đa ra đợc biểu đồ phân cấp chức năng nh sau:
.

25