QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN

ĐỀ BÀI:QUẢN LÝ HỒ SƠ SINH VIÊN
1. TÓM TẮT NỘI DUNG
Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng
Chương 3: Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu
Chương 4 : Tổng kết
2. THỰC THI
2.1: Chương 1: Khảo sát và giới thiệu chung về bài toán
1. Mục đích của việc quản lý hồ sơ sinh viên
Quy trình thống nhất phương pháp quản lý toàn bộ hố sơ sinh viên
từ lúc nhập trường đến 5 năm sau khi sinh viên đã tốt nghiệp ra trường.
Công tác quản lý toàn bộ hồ sơ sinh viên của trường Đại Học Kinh Tế
Công Nghiệp gồm 3 hệ đào tạo: Đại Học , Cao Đẳng, Trung Cấp. Công
tác quản lý hồ sơ sinh viên liên quan đến các phòng đào tạo, phòng tài vụ,
phòng tổng hợp, phòng công tác học sinh viên…. Gọi chung là bộ phận
quản lý (BPQL).
2. Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ
• Quy trình tiếp nhận hồ sơ sinh viên
Quy trình tiếp nhận và quản lý hồ sơ sinh viên là những phương pháp
tổ chức tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cách thức lưu trữ, sao cho việc tìm kiếm
xác nhận một sinh viên một cách dễ dàng.
Đầu năm học cán bộ phòng công tác học sinh sinh viên được phân
công tiếp nhận hồ sơ sinh viên trúng tuyển trong kỳ thi tuyển hằng năm
của trường vào học.
Khi tiếp nhận hồ sơ sinh viên, cán bộ hướng dẫn sinh viên hoàn
chỉnh các giấy tờ thuộc bộ hồ sơ sinh viên quy định, đồng thời phải kiểm
1
tra tình trạng hồ sơ bao gồm tất cả giấy tờ được liệt kê trên bao bì hồ sơ
theo đúng mẫu hồ sơ quy định.
Trường hợp sinh viên vì lý do đặc biệt chưa kịp hoàn tất hồ sơ theo
thờigian quy định thì yêu cầu sinh viên viết giấy cam đoan ,cam

kết bổ sung hồ sơ theo thơi gian được chấp nhận .
Thường xuyên bố sung hồ sơ sinh viên, cập nhật kịp thời vào phần
mềm quản lý hồ sơ sinh viên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản
than của sinh viên.
Các quyết định khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm, nhận xét đánh giá
hàng năm của sinh viên,các thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật, chế
độ ưu đãi ..được lưu kịp thời vào hồ sơ sinh viên, vào phần mềm quản lý
hồ sơ sinh viên tại phòng công tác sinh viên.
Các tài liệu liên quan đến sinh viên được bổ sung theo yêu cầu của
phòng công tác sinh viên vào mỗi cuối học kỳ.
Hồ sơ sinh viên nên được sắp xếp khoa học dễ tìm, dễ thấy, dễ
lấy,dễ bảo quản . Các thông tin thuộc về hồ sơ sinh viên được cập nhật
thường xuyên.
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên gồm đầy đủ các
thông tin về sinh viên.
Phần giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi
cho công tác xét ưu tiên sau này.
• Tổ chức và tiếp nhận hồ sơ
Phòng đào tạo và công tác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm tổ
chức tiếp nhận hồ sơ sinh viên trong ngày nhập trường khóa mới. Hồ sơ
tiếp nhận trong ngày tựu trường đã được thông báo trong” giấy báo
trúng tuyển ” bao gồm:
- Hồ sơ trúng tuyển.
- Học bạ trung học phổ thông có công chứng.
- Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông có công chức.
2
- Giấy khai sinh có công chức.
- Các giấy tờ ưu tiên.
Sau khi nhập hồ sơ vào hệ thống, hệ thống quản lý hồ sơ sinh viên
sẽ quản lý những tài lieu tổng hợp như hồ sơ khi nhập trường gồm các

giấy tờ nêu trên, hồ sơ theo dõi quá trình học tập, hồ sơ tốt nghiệp… Đó
là những thông tin thiết yếu để quản lý thiết yếu cho quá trình học tập,
sinh hoạt và rèn luyện của học sinh sinh viên với nhiều công việc như:
Đóng học phí, tình hình học tập…
Sinh viên sau khi làm thủ tục nhập trường, kết thúc mỗi học kỳ,
mỗi năm học nhà trường sẽ tiếp tục bổ xung thông tin như điểm học tập,
rèn luyện của học sinh sinh viên và hình thức khen thưởng định kỳ vào hồ
sơ.
• Xử lý hồ sơ
Sắp xếp hồ sơ theo đơn vị lớp và mã số sinh viên
Phân giấy tờ ưu tiên theo đơn vị lớp và mã số sinh viên để tiện lợi
cho công tác xét ưu tiên sau này.
3. Việc xử lý và truy xuất hồ sơ.
Việc lưu trữ hồ sơ được thực hiện với 2 hình thức:
 Lưu trữ túi đựng hồ sơ trong tủ hồ sơ được xếp theo đơn vị lớp,
khóa và mã số sinh viên
 Nhập thông tin về sinh viên trên hồ sơ vào chương trình quản lý hồ
sơ sinh viên theo đơn vị lớp, mã số sinh viên gồm các mục: Số thứ
tự, họ và tên, mã số sinh viên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, hộ
khẩu thường trú, dân tộc, tôn giáo, giới tính, địa chỉ nhà trọ, chủ hộ
cho thuê nhà trọ, địa chỉ liên hệ.
Việc truy xuất hồ sơ:
3
 Việc tìm kiếm xác nhận một sinh viên được thực hiện dễ dàng nhờ
tiện ích tìm kiếm trong chương trình quản lý hồ sơ sinh viên.
 Nếu biết tên sinh viên, nhờ việc tìm kiếm của chương trình quản lý
hồ sơ sinh viên sẽ xác định được lớp, mã sinh viên, nhanh chóng
tìm được hồ sơ lưu gốc.
● Nhận xét:
 Việc quản lý truy xuất hồ sơ vẫn có nhiều bất cập: do thiếu con

người, trang thiết bị
 Hệ thống hoạt động chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu:
 Xử lý thông tin còn chậm.
 Vẫn còn việc chậm trễ công việc do thực hiện thủ
công.
 Liên hệ giữa các phòng ban chưa được chặt chẽ.
 Chưa rõ ràng trong việc phân định công việc giữ các
phòng.
• Mục tiêu của hệ thống mới
4
• Biểu đồ phân cấp chức năng
 Biểu đồ luồng dữ liệu
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
* Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên
theo lớp
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên
theo ngành
Đưa ra danh sách sinh
viên theo lớp
Đưa ra danh sách hồ sơ
tốt nghiệp
Xử lý dữ liệu
Thống kê báo cáo
Tìm kiếm hồ sơ sinh viên
theo đối tượng ưu tiên
Phân loại hồ sơ
5
Quản Lý Hồ Sơ Sinh
Viên

Cập nhật hồ sơ
Nhập hồ sơ
Bổ xung hồ sơ
Yêu cầu lấy tt
Quản Lý Hồ
Sơ
Sinh Viên
Bộ Phận Quản
Lý
Yêu cầu hồ sơ
Kết quả
Sinh Viên