Các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở việt nam luận văn ths thông tin 60 32 03 01 pd

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƢƠNG THỊ QUẾ

CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ
Ở VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

i


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

DƢƠNG THỊ QUẾ

CÁC BIỆN PHÁP TỔ CHỨC,QUẢN LÝ
VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ
Ở VIỆT NAM

Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SỸ

Ngành: Lưu trữ học

Người hướng dẫn:PGS.TS Dương Văn Khảm

Hà Nội-2014

ii


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 6
1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................6
2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài ......................................................................................9
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ..............................................................................9
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................10
5. Lịch sử nghiên cứu đề tài ......................................................................................10
6. Nguồn tư liệu tham khảo .......................................................................................12
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................12
8. Đóng góp của đề tài...............................................................................................13
9. Bố cục của luận văn ..............................................................................................14
Chƣơng 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ,
CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ .............................................................. 16
1.1. Một số khái niệm cơ bản ....................................................................................16
1.1.1. Khái niệm Chứng chỉ hành nghề .....................................................................16
1.1.2. Khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ .........................................................19
1.1.3. Khái niệm tổ chức ...........................................................................................19
1.1.4. Khái niệm quản lý ...........................................................................................20
1.1.5. Khái niệm quy trình ........................................................................................21
1.2. Bản chất của Chứng chỉ hành nghề ....................................................................21
1.2.1. Bản chất của Chứng chỉ hành nghề theo luật pháp quốc tế ............................21

1.2.2. Bản chất của Chứng chỉ hành nghề theo luật pháp Việt Nam ........................23
1.3. Cơ sở pháp lý và cơ sở thực tiễn của việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở
Việt Nam ...................................................................................................................27
1.3.2. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................29
1.4. Ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ .........................................................32
1.4.1. Đối với ngành Lưu trữ.....................................................................................32
1.4.2. Đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................34
1.4.3. Đối với cá nhân hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ .............................34
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ......................................................................................... 35
Chƣơng 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC VIỆC CẤP ................................................ 36
CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM .................................... 36
iii


2.1. Giới thiệu về Hệ thống lưu trữ Việt Nam ..........................................................36
2.1.1. Cơ quan lưu trữ ở trung ương .........................................................................37
2.1.2. Các cơ quan lưu trữ địa phương ......................................................................38
2.2. Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam ..............40
2.2.1. Chuẩn bị các điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ..............................42
2.2.2. Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ.
...................................................................................................................................46
2.2.3. Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ......................................................50
2.3. Quy trình cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ .................................................57
2.3.1. Điều kiện cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ..............................................57
2.3.2. Hồ sơ đề nghị cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ .......................................57
2.3.3. Thời gian xét, cấp Chứng lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ............................58
2.3.4. Cách ghi nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại bổ sung
...................................................................................................................................59
2.4. Thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ................................................................60
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ......................................................................................... 61

Chƣơng 3: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VIỆC CẤP ................................................. 62
CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM .................................... 62
3.1. Quản lý và phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ..................................66
3.2. Quản lý quá trình kiểm tra nghiệp vụ và cấp Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra
nghiệp vụ lưu trữ .......................................................................................................66
3.3. Quản lý quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề......................................................68
3.4. Quản lý quá trình hành nghề ..............................................................................68
3.5. Quản lý đạo đức nghề nghiệp .............................................................................69
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ......................................................................................... 73
Chƣơng 4:MỘT SỐ BIỆN PHÁP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ ................................. 74
VIỆC CẤP CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ Ở VIỆT NAM ................ 74
4.1. Hoàn thiện hệ thống pháp luật về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ .................74
4.1.1. Hoàn thiện hơn nữa những văn bản đã ban hành ............................................75
4.1.2. Ban hành một số văn bản mới phục vụ cho việc cấp, quản lý Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ ...............................................................................................................76

iv


4.2. Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ trong lĩnh vực cấp, quản lý Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ ......................................................................................................80
4.3. Nâng cao vai trò của Hội nghề nghiệp trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu
trữ ..............................................................................................................................82
4.4. Đơn giản hóa thủ tục hành chính .......................................................................85
4.5. Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm .................................................................87
TIỂU KẾT CHƢƠNG 4 ......................................................................................... 91
KẾT LUẬN CHUNG .............................................................................................. 93
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 94
PHỤ LỤC ................................................................................................................. 99

v


MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Hệ thống pháp luật về lưu trữ trong những năm gần đây đang ngày càng được hoàn thiện theo hướng quản lý
toàn diện các mặt hoạt động về lưu trữ, đáp ứng yêu cầu đổi mới, hội nhập và phát triển kinh tế - xã hội. Nhiều văn
bản có giá trị pháp lý cao về lưu trữ được ban hành. Đặc biệt, ngày 11/11/2011 Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 đã biểu quyết thông qua Luật Lưu trữ. Đây là văn bản có giá trị pháp
lý cao nhất về lưu trữ, đánh dấu một mốc quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam.
Luật Lưu trữ được ban hành là một bước tiến đáng kể trong quá trình đổi mới và hoàn thiện thể chế về ngành Lưu
trữ, tạo khung pháp lý cao nhất về lưu trữ, nâng cao vai trò của cơ quan quản lý nhà nước thông qua việc quản lý
thống nhất về công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu hội nhập với luật pháp lưu trữ quốc tế.
Trong một số nội dung quan trọng và mới của Luật Lưu trữ, có một nội dung lần đầu tiên xuất hiện trong hệ
thống pháp luật Lưu trữ của Việt Nam, đó là việc cấp Chứng chỉ hành nghề cho cá nhân thực hiện hoạt động dịch
vụ lưu trữ của tổ chức và cá nhân hành nghềđộc lập về dịch vụ lưu trữ. Luật định như vậy là để khẳng định công
tác lưu trữ, hoạt động lưu trữ là hoạt động có tính chất khoa học, nghiệp vụ chuyên sâu. Những người làm công tác
lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ đều phải được đào tạo bài bản hoặc bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.
Đây là một đòi hỏi tất yếuđối với nguồn nhân lực về lưu trữtrong quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất
nước.

6


Chủ trương này được thực hiện sẽ mang lại một số lợi ích như sau:
Thứ nhất:Cung cấp nguồn nhân lực được chuẩn hóa,đảm bảo chất lượngcho các dịch vụ lưu trữ như: Chỉnh
lý tài liệu;số hóa tài liệu; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ; nghiên cứu khoa học, tư vấn, đào tạo chuyên môn nghiệp
vụ lưu trữ đáp ứng việc bảo đảm an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Khắc phục những hạn chế, bất cập
không đáp ứng được các yêu cầu tiêu chuẩn nghiệp vụ công tác lưu trữ đặt ra.

Thứ hai: Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng là công cụ để người hành nghề phải thường xuyên học tập, nâng
cao trình độ chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về khoa học - công nghệ và các quy định của pháp luật
trong lĩnh vực lưu trữ để hành nghề ngày càng tốt hơn.
Thứ ba: Nâng cao vai trò của các cơ quản quản lý nhà nước về lưu trữ trong việc quản lý, giám sát quá trình
hành nghề và đạo đức nghề nghiệp của người hành nghề trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, tạo môi trường pháp lý
thuận lợi và tin cậy để người hành nghề luôn có ý thức tuân thủ những quy định của pháp luật.
Cấp Chứng chỉ hành nghềlà một chủ trương mới của ngành Lưu trữ, chính vì vậy từ khi Luật Lưu trữ được
ban hành thì trong ngành Lưu trữ có rất nhiều đối tượng quan tâm đến vấn đề này.
Để Luật Lưu trữ sớm đi vào cuộc sống và các cơ quan, tổ chức, cá nhân,… hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ
triển khai các nhiệm vụ thực hiện luật, ngày 03/01/2013 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy
định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ. Nghị định đã dành chương V (từ Điều 18 - đến Điều 26) để quy
định về thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, bao gồm các quy định về thẩm quyền cấp,

7


cấp lại, thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; hồ sơ đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ; thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thu hồi Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của của người được cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; trách nhiệm quản lý Chứng
chỉ hành nghề lưu trữ; xử lý vi phạm,…
Tiếp đó, ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng
chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ. Tuy nhiên,các cơ quan có thẩm quyềnvề lưu trữ hiện nay chưa
cấp được Chứng chỉ hành nghề lưu trữvì Bộ Nội vụ chưa tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra
nghiệp vụ lưu trữ, một điều kiện cần có để đề nghị cấp Chứng chỉ hành nghề.Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý về lưu
trữcần ban hành một số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo khác như quy trình tổ chức kiểm tra nghiệp vụ, kế hoạch triển
khai cấp Chứng chỉ hành nghề,… để có thể triển khai việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Từ thực tế trên cho thấy, việc nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
là yêu cầu cấp thiết góp phần sớm đưa Luật Lưu trữ vào cuộc sống. Đồng thời đứng trên góc độ của người nghiên
cứu khoa học về lưu trữ, mong muốn được đóng góp một phần công sức của bản thân vào sự nghiêp phát triển
ngành Lưu trữ, tôi lựa chọn đề tài “Các biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt

Nam” làm đề tài luận văn thạc sỹ của mình nhằm nâng cao nhận thức về nghề nghiệp, đồng thời rèn luyện khả
năng ứng dụng những quy định của pháp luật vào thực tiễn.

8


2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
Tác giả nghiên cứu đề tài luận văn này với mục đích tìm hiểu những vấn đề lý luận cơ bản và các quy định
của pháp luật về cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của Việt Nam. Từ đó, xây dựng quy trình tổ chức, quản lý việc
cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành. Đề xuất, kiến nghị một số biện pháp
nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức, quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Cung cấp luận cứ khoa học cho
việc xây dựng, hoàn thiện chính sách pháp luật và cơ chế quản lý nhà nước đối với việc cấp Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ và đẩy mạnh xã hội hoá hoạt động lưu trữ theo tinh thần cải cách hành chính ở nước ta hiện nay.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Nghiên cứu những quy định của pháp luật và nhu cầu xã hội của ngành Lưu trữ trong việc cấp Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ.
- Nghiên cứu quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam.
- Đề xuất, kiến nghị một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức, quản lý Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ ở Việt Nam.
* Phạm vi nghiên cứu:
Phạm vi không gian: Đề tài chủ yếu nghiên cứu lý luận chung về Chứng chỉ hành nghề và những quy định
của pháp luật Việt Nam (Luật Lưu trữ, Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ,

9


Thông tư hướng dẫn quản lý chứng chỉ hành nghề lưu trữ) trong đó, chú trọng đến việc nghiên cứu các biện pháp
tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam,..
Xây dựng quy trình, tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữở Việt Nam.

Phạm vi thời gian: Luận văn nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế và các quy định của pháp luật của Việt Nam về
việc tổ chức, quản lý việc cấpChứng chỉ hành nghề lưu trữ từ khi Luật Lưu trữ được thông qua và có hiệu lực từ
ngày 01/7/2012 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứucó hệ thống cơ sở lý luận và những quy định của pháp luật Việt Nam trongviệc cấp, quản
lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ; nghiên cứu bản chất của Chứng chỉ hành nghề và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; cơ
sở pháp lý, cơ sở thực tiễn và ý nghĩa của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;
- Xây dựng quy trình tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam;
- Đề xuất một số biện pháp tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam.
5. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Nội dung nghiên cứu của đề tài là rất mới đối với học viên cao học lưu trữ. Vì năm 2011, Luật Lưu trữ mới
có nội dung quy định về việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Từ khi Luật Lưu trữ được ban hành đến nay,ngành
Lưu trữ chưa có nhiều nhiều bài viết hoặc đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Theo nghiên cứu của tôi, năm 2012,
PGS.TS Dương Văn Khảm, chuyên gia đầu ngành về lưu trữ có nhiều năm công tác trên cương vị lãnh đạo cao

10


nhất của Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước đã có bài viết đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ với tiêu đề: “Chứng
chỉ hành nghề và việc quản lý nhân sự trong lưu trữ”. Trong bài viết, tác giả đã đánh giá tầm quan trọng của việc
cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Đặc biệt, tác giả đã làm rõ được những vấn đề mà rất nhiều người quan tâm về
cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ như: Cơ quan nào có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; đối tượng cần
cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; điều kiện và thủ tục cấp Chứng chỉ hành nghề; ai cần có Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ, quản lý nhân sự thông qua việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Vì vậy, tôi kế thừa kết quả nghiên cứu
trên và tiếp tục nghiên cứu ở góc độ tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam nhằm đề
xuất những biện pháp tổ chức, quản lý khoa học và hiệu quả nhất để công tác này sớm đi vào nề nếp đảm bảo lợi
ích của nhà nước, doanh nghiệp và cá nhân thực hiện trong lĩnh vực dich vụ lưu trữ.
Hướng nghiên cứu của luận văn được kết hợp giữa dạng đề tài nghiên cứu dưới góc độ pháp lý và dạng đề
tài nghiên cứu ứng dụng. Tác giả tiến hànhnghiên cứu có hệ thống những quy định của pháp luật Việt Namvề việc
cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ và vận dụng những quy định đó để giải quyết vấn đề cụ thể của chuyên

môn đó là xây dựng quy trình tổ chức, quản lý và đề ra các biện pháp để tổ chức, quản lý tốt việc cấp Chứng chỉ
hành nghề lưu trữở Việt Nam.
Điểm mới của luận văn này là việc vận dụng những quy định của pháp luật để xây dựng quy trình tổ chức,
quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ một cách hiệu quả nhất. Đây là một nội dung nghiên cứu hoàn toàn
mới, có tính ứng dụng cao và không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào trước đây.

11


6. Nguồn tƣ liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài, tôi sử dụng một số nguồn tư liệu sau:
Một là: Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước liên quan đến đề tài như:
- Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 21/11/2005 của Quốc hội;
- Nghị định số 102/2010/NĐ-CP ngày 01/10/2010 của Chính phủ hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của
Luật Doanh nghiệp;
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-VBTVQH10 của Quốc hội;
-Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Hai là:Từ điển Lưu trữ, Từ điển Tiếng Việt,…
Ba là:Các luận văn Thạc sỹ, Tiến sỹ có liên quan.
Bốn là: Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành, các bài viết đăng trên báo điện tử có liên quan.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

12

- Luận văn được thực hiện trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác- Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh về các
nguyên tắc, phương pháp của Lưu trữ học, đồng thời vận dụng những quan điểm cơ bản của Đảng và Nhà nước
ta trong sự nghiệp đổi mớivà phát triển công tác lưu trữ trong thời đại mới.
- Phương pháp phân tích, đánh giá: Phân tích, đánh giá kinh nghiệm quốc tế, các ngành khác tại Việt Nam và
những quy định củangành Lưu trữ về lĩnh vực cấp và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nhằm tìm ra những ưu điểm
để ứng dụng trong thực tế và những điểm hạn chế để đề xuất, sửa đổi chính sách pháp luật nhằm hoàn thiện hơn nữa
luật pháp của Nhà nước về lĩnh vực này.
- Phương pháp hệ thống: Trên cơ sở những quy định của pháp luật tác giả hệ thống nội dung để xây dựng
quy trình cấp và quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Ngoài ra, tác giả còn sử dụng các phương pháp khác như mô tả, so sánh những quy định về cấp Chứng chỉ
hành nghề của ngành Lưu trữ với một số ngành khác trong nước và quốc tế.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài này được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau:
-Về Lý luận: Luận văn là công trình nghiên cứu có hệ thống các quy định của pháp luật Việt Nam về tổ chức,
quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Từ đó, phân tích đánh giá những thuận lợi và những khó khăn
vướng mắc trong thực tiễn. Kiến nghị của đề tài hy vọng sẽ đem lại những kết quả thiết thực cho việc hoàn thiện
các quy định pháp luật về lĩnh vực này ở Việt Nam cũng như nâng cao tính khả thi trong thực tế.

13


- Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần vào việc vận dụng các văn bản pháp luật vào thực tế
công tác lưu trữ, nâng cao hiệu quả của việc cấp, quản lýChứng chỉ hành nghề lưu trữ trong tương lai theo định
hướng đa dạng hóa các loại hình hoạt động lưu trữ đảm bảo sự thống nhất có sự liên kết chặt chẽ giữa trung ương
và địa phương.
Tuyên truyền, phổ biến kiến thức của Luật Lưu trữ về chủ trương xã hội hóa trong công tác lưu trữ. Khẳng
định sự đúng đắn của Nhà nước ta xây dựng pháp luật về lưu trữ có nội dung chuyển hướng theo cơ chế thị trường.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của luận văn được chia thành 04 chương như sau:
Chương 1: Những vấn đề chung về Chứng chỉ hành nghề, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Trong chương này, chúng tôi đưa ra khái niệm về Chứng chỉ hành nghề, khái niệm về Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ, bản chất của Chứng chỉ hành nghề, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn và ý nghĩa của việc cấp Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ ở Việt Nam.
Chương 2: Quy trình tổ chức việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam
Chương này,trước hết chúng tôi giới thiệu hệ thống lưu trữ Việt Nam nhằm mục đích giới thiệu các cơ quan
có thẩm quyền về lưu trữ của trung ương và địa phương có vai trò trong việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. Sau
đó, xây dựng quy trình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

14


Chương 3: Quy trình quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam
Chương này, chúng tôi giới thiệu quy trình quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam.
Chương 4: Một số biện pháp tổ chức,quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở Việt Nam
Trong chương này, tác giảđưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn những chính sách pháp luật của Nhà
nước về lĩnh vực này và nhấn mạnh các biện pháp nhằm tổ chức, quản lý việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ ở
Việt Nam.
Kết luận
Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, gợi ý, chỉ bảo của các
giảng viên Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng và đặc biệt là PGS.TS Dương Văn Khảm- người đã hướng dẫn
tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Do nội dung nghiên cứu còn rất mới đối với nhiều nhà nghiên cứu
nói chung và bản thân tác giả nói riêng,kinh nghiệm và sự hiểu biết của tác giả về vấn đề này còn hạn chế. Vì vậy,
luận văn không không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý trao đổi của các thầy cô giáo, các
bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngàytháng12năm 2014
NGƢỜI THỰC HIỆN

15

Dƣơng Thị Quế
Chƣơng 1:NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ, CHỨNG CHỈ HÀNH NGHỀ LƢU TRỮ

1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm Chứng chỉ hành nghề
Theo Khoản 2 Điều 7 của Luật Doanh nghiệp quy định:
Chứng chỉ hành nghề là văn bản mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam hoặc hiệp hội nghề nghiệp
được Nhà nước ủy quyền cấp cho cá nhân có đủ trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghề nghiệp về một ngành, nghề
nhất định.
Chứng chỉ hành nghề được cấp ở nước ngoài không có hiệu lực thi hành tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp
luật chuyên ngành hoặc Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Ngành, nghề kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề và điều kiện cấp Chứng chỉ hành nghề tương ứng áp
dụng theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liên quan.
Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề phải có Chứng chỉ hành nghề theo quy định của pháp luật,
việc đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký bổ sung ngành, nghề kinh doanh đó phải thực hiện theo quy định dưới đây:
+Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật yêu cầu Giám đốc doanh nghiệp hoặc người
đứng đầu cơ sở kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề, Giám đốc của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu cơ sở

16


kinh doanh đó phải có Chứng chỉ hành nghề(01 người phải có Chứng chỉ hành nghề, đó là Giám đốc hoặc người
đứng đầu cơ sở kinh doanh) [12].
Ví dụ: Chứng chỉ hành nghề kinh doanh di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia; Chứng chỉ hành nghề dịch vụ đại
diện sở hữu công nghiệp (trường hợp không uỷ quyền); Chứng chỉ sản xuất, gia công, đóng gói thuốc bảo vệ thực
vật;Chứng chỉ hành nghề xông hơi, khử trùng;Chứng chỉ hành nghề buôn bán thuốc bảo vệ thực vật; Chứng chỉ
hành nghề khám chữa bệnh tư nhân; Chứng chỉ hành nghề y dược học cổ truyền tư nhân,….
+ Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật yêu cầu Giám đốc và người khác phải có
Chứng chỉ hành nghề, Giám đốc của doanh nghiệp đó và ít nhất một cán bộ chuyên môn theo quy định của pháp

luật chuyên ngành đó phải có Chứng chỉ hành nghề (02 người phải có Chứng chỉ hành nghề đó là Giám đốc hoặc
người đứng đầu cơ sở kinh doanh và một viên chức chuyên môn nghiệp vụ).
Ví dụ: Chứng chỉ kiểm toán viên;Chứng chỉ hành nghề luật sư đối với Công ty luật hợp danh,…
+ Đối với doanh nghiệp kinh doanh ngành, nghề mà pháp luật không yêu cầu Giám đốc hoặc người đứng
đầu cơ sở kinh doanh phải có Chứng chỉ hành nghề, ít nhất một cán bộ chuyên môn theo quy định của pháp luật
chuyên ngành đó phải có Chứng chỉ hành nghề (01 người phải có Chứng chỉ hành nghề đó là viên chức chuyên
môn nghiệp vụ). Như vậy, một doanh nghiệp làm nghiệp vụ chuyên ngành không cần tất cả các thành viên của tổ
chức này phải có Chứng chỉ hành nghề.

17


Ví dụ: Chứng chỉ hành nghề dịch vụ thú y; Chứng chỉ hành nghề giám sát thi công xây dựng công trình;
Chứng chỉ hành nghề kỹ sư; Chứng chỉ hành nghề kiến trúc sư; Chứng chỉ hành nghề luật sư - đối với công ty luật
Công ty TNHH 2 thành viên trở lên; Chứng chỉ hành nghề dược; Chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản;
Chứng chỉ định giá bất động sản; Chứng chỉ hành nghề lưu trữ[12].

18


1.1.2. Khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Khoản 5 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật Lưu trữ, khái niệm Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được quy định như sau:
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ là giấy xác nhận năng lực hành nghề do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp
cho người có đủ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và điều kiện theo quy định của pháp luật để thực hiện các dịch
vụ lưu trữ.
Như vậy, theo khái niệm trên thì Chứng chỉ hành nghề lưu trữđược cấp cho cá nhân thực hiện các dịch vụ
lưu trữ trong tổ chức, cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ.
Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ là:
Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố.

Đối chiếu với khái niệmChứng chỉ hành nghề quy định tại Luật doanh nghiệp thìtrong Luật Lưu trữ Hội
nghề nghiệp chưa có nhiều vai trò trong lĩnh vực này, Nhà nước chưa ủy quyền để Hội nghề nghiệp về lưu trữ tham
gia cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
1.1.3. Khái niệm tổ chức
Theo từ điển tiếng Việt,tổ chức là sắp xếp bố trí cho thành một chỉnh thể có một cấu tạo, một cấu trúc và
những chức năng chung nhất định.

19


1.1.4. Khái niệm quản lý
Theo từ điển tiếng Việt,quản lý điều khiển và theo dõi việc thực hiện những đường lối của chính quyền quy
định.

20


1.1.5. Khái niệm quy trình
Theo từ điển tiếng Việt,quy trình là trình tự phải tuân theo để tiến hành một công việc nào đó.

1.2. Bản chất của Chứng chỉ hành nghề
1.2.1. Bản chất của Chứng chỉ hành nghềtheoluật phápquốc tế
Ở các nước phát triển, Chứng chỉ hành nghề cũng được cấp cho khá nhiều nghề được coi là “nhạy cảm” như
ở nước ta. Quan niệm về Chứng chỉ hành nghềđược tiếp cận theo hướng như sau:
Thứ nhất:Vấn đề kiểm định nghề nghiệp để cấp Chứng chỉ hành nghề được thực hiện rất chặt chẽ ngay trong
quá trình học tại các trường đại học, cao đẳng,…trong đó Hội nghề nghiệp có vai trò rất quan trọng trong việc đánh
giá kỹ năng nghề nghiệp.
Ví dụ: Ở Mỹ, các hội nghề nghiệp có vai trò rất lớn trong quá trình đào tạo của các trường đại học. Hội nghề
nghiệp là nơi xác định tiêu chuẩn năng lực cần có và nội dung của các kỳ thi cấp Chứng chỉ hành nghề của một
người bắt đầu bước chân vào một ngành nghề chuyên nghiệp nào đó.

Những tiêu chuẩn này đồng thời cũng được đưa vào bộ tiêu chuẩn kiểm định chương trình đào tạo (còn gọi
là kiểm định nghề nghiệp, ví dụ như tiêu chuẩn của ABET) để đánh giá chất lượng đào tạo của các trường. Thông
qua kiểm định nghề nghiệp, nội dung chương trình đào tạo của các trường sẽ thường xuyên được đánh giá về mức
độ cập nhật và phù hợp với thị trường, nhằm tránh tình trạng sinh viên ra trường không có những kỹ năng nghề

21


nghiệp cần thiết. Nhà nước không cần can thiệp vào quá trình kiểm định này, mà chỉ công nhận giá trị của các tổ
chức kiểm định nghề nghiệp và đưa ra chính sách tài chính đối với người học và nhà trường [1].
Thứ hai:Chứng chỉ hành nghề không phải là một giấy chứng nhận về trình độ chuyên môn của người hành
nghề. Bởi lẽ,Chứng chỉ hành nghề chỉ được cấp cho những người đã qua đào tạo ở các cơ sở đào tạo quốc gia
(trường trung cấp, cao đẳng, dạy nghề, đại học, sau đại học) và cả những người đã hành nghề lâu năm không vi
phạm pháp luật.Do đó, Bằng tốt nghiệp của các cơ sở đào tạo và quá trình công tác mới là chứng chỉ xác nhận của
người hành nghề. Chứng chỉ hành nghề là một trong những công cụ quản lý, giám sát việc thực hiện đạo đức của
người hành nghề.
Chứng chỉ hành nghề cũng là công cụ để người hành nghề phải thường xuyên học tập nâng cao trình độ
chuyên môn, cập nhật những thông tin mới về khoa học kỹ thuật và các quy định của pháp luật trong lĩnh vực hành
nghề [33].
Thứ ba: Với quan niệm như trên, Chứng chỉ hành nghề ở các nước phát triển khá đơn giản. Một người đã
qua đào tạo và được cấp bằng, sau thời gian thử việc phải đến hội nghề nghiệp xin gia nhập hội và được hội
cấp Chứng chỉ hành nghề. Vì vậy,Chứng chỉ hành nghề là một trong những điều kiện không thể thiếu để các
doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ký hợp đồng lao động chính thức.
Thứ tư: Chứng chỉ hành nghề là loại chứng chỉ cấp cho cá nhân hành nghề chứ không cấp cho pháp nhân, cơ
quan, tổ chức và không phải là một điều kiện kinh doanh.Chứng chỉ hành nghề thường có thời hạn rất ngắn từ 1-3

22


năm tùy thuộc vào thâm niên của nguời hành nghề. Người được cấp Chứng chỉ hành nghề phải tuân thủ những quy

định về đạo đức nghề nghiệp và hàng năm phải tham gia lớp bồi dưỡng về trình độ chuyên môn, cập nhật những
thông tin mới trong lĩnh vực hành nghề. Nếu vi phạm một trong những quy định đó có thể bị thu hồi Chứng chỉ
hành nghề hoặc không được cấp lại và sẽ không được tiếp tục hành nghề [33].
1.2.2. Bản chất của Chứng chỉ hành nghềtheo luật pháp Việt Nam
Những năm gần đây,Chứng chỉ hành nghề là một trong những giấy phép liên tục xuất hiện trong nền kinh tế
của nước ta như: Chứng chỉ hành nghềxây dựng, Chứng chỉ hành nghề môi giới chứng khoán, Chứng chỉ hành
nghề khám chữa bệnh, Chứng chỉ hành nghề kế toán, kiểm toán, Chứng chỉ hành nghề luật sư, Chứng chỉ hành
nghềcông chứng, Chứng chỉ hành nghề kinh doanh bất động sản, Chứng chỉ hành nghề trùng tu, Chứng chỉ hành
nghề lưu trữ,…Tuy nhiên, việc xây dựng, ban hành và thực hiện các văn bản pháp luật và tổ chức thực hiện về lĩnh
vực này ở nước ta có một số điểm chưa đồng nhất với luật pháp quốc tế:
Thứ nhất:Ở Việt Nam, việc rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp hay kiểm định nghề nghiệp trong trường đại học,
cao đẳng chưa thật sự được chú trọng nhiều.Tình hình giáo dục trước khi có Nghị quyết số 29/NQ/TW ngày
04/01/2013 của Ban chấp hành TW 8 khóa XI vẫn được đánh giá chất lượng, hiệu quả giáo dục và đào tạo còn thấp
so với yêu cầu, nhất là giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp. Hệ thống giáo dục và đào tạo còn nặng lý thuyết,
nhẹ thực hành. Đào tạo thiếu gắn kết với nghiên cứu khoa học, sản xuất, kinh doanh và nhu cầu của thị trường lao
động, chưa chú trọng đúng mức việc giáo dục đạo đức, lối sống và kỹ năng làm việc.Việc rèn luyện kỹ năng nghề

23


nghiệp đối với sinh viên khi học trong trường đại học còn yếu. Vì vậy,đổi mới mạnh mẽ nội dung giáo dục đại học
và sau đại học theo hướng hiện đại, phù hợp với từng ngành, nhóm ngành đào tạo và việc phân tầng của hệ thống
giáo dục đại học. Chú trọng phát triển năng lực sáng tạo, kỹ năng thực hành, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết xã
hội, từng bước tiếp cận trình độ khoa học và công nghệ tiên tiến của thế giới.Đây là một chủ trương mới phù hợp
với xu thế phát triển của thời đại đang được đẩy mạnh đổi mới ở nước ta. Hy vọng trong tương lai, nền giáo dục
của Việt Nam nhanh tiệm cận với giáo dục thế giới.
Thứ hai: Các cơ quan quan quản lý nhà nước ở Việt Nam có lẽ đã biến Chứng chỉ hành nghề thành một
“siêu bằng” về trình độ chuyên môn.Mỗi loạiChứng chỉ hành nghề được đưa vào văn bản quy phạm pháp luật là
hàng loạt các lớp tập huấn về chuyên môn để cấp Chứng chỉ hành nghề được tổ chức. Các lớp tập huấn, bồi dưỡng
trình độ chuyên môn ngắn hạn từ 1-3 tháng, các kỳ thi tuyển để cấp Chứng chỉ hành nghề được tổ chức và chỉ khi

có Chứng chỉ hành nghề ấy, người có nghề mới được hành nghề bất kể người đó đã được đào tạo nghề ở đâu, ở cấp
bằng ở trường đào tạo nào.Vì vậy, rất nhiều Tiến sỹ, Thạc sỹ chuyên ngành đã có hàng chục năm công tác không
có Chứng chỉ hành nghề vì chưa tham gia học và thi tuyển để được cấp Chứng chỉ hành nghề. Lẽ ra,Chứng chỉ
hành nghề do Hội nghề nghiệp cấp cho tất cả những người hành nghề để quản lý, giám sát việc tuân thủ đạo đức
nghề nghiệp của họ thì chúng ta lại thi tuyển để cấp Chứng chỉ hành nghề.
Thứ ba:Nếu như ở các nước phát triển,Chứng chỉ hành nghề là một trong những điều kiện không thể thiếu để
các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ký hợp đồng lao động chính thức đối với người lao động thì ở Việt Nam, Chứng

24


chỉ hành nghề mới được cấp chủ yếu cho các cá nhân ngoài công lập. Do đó, chỉ một số ít những người đang hành
nghề trong hệ thống các cơ quan được coi là không chính quy thì lại được cấp Chứng chỉ hành nghề. Đại đa số những
người đang hành nghề trong các cơ quan của Nhà nước lại không có Chứng chỉ hành nghề. Vì vậy, những vi phạm về
đạo đức nghề nghiệp, sự lạc hậu về trình độ chuyên môn của người hành nghề đã và đang xảy ra một cách phổ
biến.Những vi phạm về đạo đức nghề nghiệp trong hành nghề tư vấn giám sát, khám chữa bệnh, kế toán, kiểm
toán, kinh doanh bất động sản, trùng tu,.. ở nước ta đang trong tình trạng báo động.
Thư tư: Chứng chỉ hành nghề mặc dù được cấp cho cá nhân “Giám đốc, Tổng giám đốc và các cá nhân
khác” nhưng lại trở thành một trong những điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp đã và đang trở thành một rào
cản lớn đối với công dân khi gia nhập thị trường, làm hạn chế một số chủ thể không có chứng chỉ hành nghề nhưng
lại có tiềm lực tài chính, có kinh nghiệm trong kinh doanh, có nhu cầu thành lập doanh nghiệp nhưng lại không
thực hiện được chỉ vì không có Chứng chỉ hành nghề.Việc quy định như vậy là hạn chế bớt quyền tự do kinh doanh
của doanh nghiệp làm ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình phát triển kinh tế của đất nước[33].
Từ những nội dung trên, chúng ta thấy rằng việc cấp Chứng chỉ hành nghề của quốc tế nói chung và Việt
Nam nói riêng xét cho cùng đó là công nhận kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của người lao động đã tích lũy
trong quá trình học tập và làm việc để khuyến khích người lao động không ngừng học tập nâng cao trình độ của
mình góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường năng lực cạnh tranh trong quá trình hội nhập khu
vực và thế giới. Tuy nhiên trong quá trình triển khai, do cách tiếp cận khác nhau nên bản chất của Chứng chỉ hành

25