KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KHOA CHUYÊN NGÀNH

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG KHOA CHUYÊN NGÀNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN
LỰC
Nguyễn Thị Thu Hà(1), Nguyễn Hữu Quỳnh (1), Đỗ Đức Cường (2)
(1)
Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Điện lực,
(2)
Lớp D3LTCNTT, Trường Đại học Điện lực
Tóm tắt: Qui mô đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng khoa
học công nghệ của trường Đại học Điện lực ngày càng tăng nhanh. Đồng
hành với việc mở rộng qui mô là khối lượng công việc. Muốn thực hiện tốt
công việc của nhà trường, năng lực quản lý của các khoa chuyên ngành cần
được nâng cao. Để thực hiện được điều này, cần thiết phải xây dựng phần
mềm quản lý hoạt động của khoa chuyên ngành.
Trong bài báo này, chúng tôi trình bày kết quả của việc nghiên cứu, xây
dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện
lực. Phần mềm đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ Thông tin trường
Đại học Điện lực. Kết quả thực nghiệm đã chỉ ra tính ổn định và hiệu quả
của phần mềm được xây dựng.
Tứ khóa: Phần mềm, Hoạt động quản lý, Khoa chuyên ngành.
1. GIỚI THIỆU
Tin học hoá công tác quản lý đóng một vai trò quan trọng trong các cơ
quan, tổ chức và nhà trường. Với sự phát triển mạnh mẽ của tin học, nhiều
bài toán quản lý trong các trường Đại học như quản lý nhân sự, quản lý đào
tạo, quản lý tài chính, quản lý khoa học, quản lý công văn, công việc,....đòi
hỏi có những giải pháp hữu hiệu, đáp ứng được đòi hỏi thực tế của công tác
quản lý đặc thù của từng trường và thuận lợi về mặt sử dụng.
Có nhiều phần mềm quản lý của các công ty, các tổ chức, các cá nhân đã
được phát triển và áp dụng vào các trường đại học như: phần mềm quản lý
đào tạo EduMan [1] của trường Đại học Đà Nẵng, phần mềm IU [2] của
công ty CMCSoft, phần mềm quản lý đào tạo EduManager [3] của Công ty

phần mềm Hoàng Hà, ...Tuy nhiên, các sản phẩm này có giá thành rất cao,
được viết chung cho công tác quản lý của các trường Đại học mà chưa có
tính đặc thù của từng trường riêng biệt. Thêm nữa, công tác quản lý rất đặc
thù của các khoa chuyên ngành của các trường đại học, đặc biệt là các khoa
chuyên ngành của Đại học Điện lực chưa được phát triển.
Đại học Điện lực là trường công lập đa cấp, đa ngành có nhiệm vụ chủ
yếu là đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao cho ngành điện và xã hội,


đồng thời là một trung tâm nghiên cứu khoa học, công nghệ hàng đầu của
Tập đoàn Điện lực Việt Nam với cấu trúc bao gồm 10 khoa chuyên ngành,
2 bộ môn trực thuộc, 1 xưởng thực hành. Đến nay, nhà trường có lưu lượng
sinh viên hàng năm lên đến gần 20.000 sinh viên được chia ra gồm 11 ngành
bậc đại học, 9 ngành bậc cao đẳng, 5 ngành bậc trung cấp, đào tạo nghề. Bên
cạnh sự đa dạng về cấp bậc đào tạo, nhà trường cũng mở rộng các loại hình
đào tạo khác nhau như chính qui, liên thông, tại chức, ngắn hạn. Với lưu
lượng sinh viên rất lớn, được phân chia ra nhiều cấp bậc đào tạo, nhiều loại
hình đào tạo khác nhau, công tác quản lý của nhà trường ngày càng trở nên
nặng nề và khó khăn hơn. Ngoài hoạt động đào tạo, công tác nghiên cứu
khoa học, chuyển giao công nghệ, triển khai ứng dụng và các nhiệm vụ khác
cũng đòi hỏi công tác quản lý của nhà trường tăng thêm phần khó khăn. Để
đảm bảo thực hiện được các nhiệm vụ của nhà trường, các khoa chuyên
ngành cần đóng vai trò chủ đạo và cần thiết nâng cao năng lực quản lý.
Khoa chuyên ngành là một đơn vị trực tiếp thực hiện hoạt động đào tạo,
nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác. Hoạt động
quan trọng và khó khăn nhất là đào tạo, bao gồm nhiều công việc khác nhau.
Chẳng hạn, xây dựng chương trình đào tạo, biên soạn giáo trình, phân công
môn học cho giảng viên, phân công giáo viên chủ nhiệm, phân công danh
sách coi thi, chấm thi, dọc phách, ghép phách, theo dõi học lại, thi lại, phân
công quản lý phòng thực hành, thí nghiệm, đôn đốc thực hiện giảng dạy theo

tiến độ, theo thời khóa biểu, phân công hướng dẫn thực tập, phân công
hướng dẫn đồ án môn học, phản biện đồ án tốt nghiệp...Song hành với hoạt
động đào tạo là nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng, ba gồm: đăng
ký, phân công cán bộ, giảng viên thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học các
cấp, viết bài báo khoa học công bố trên các tạp chí, hội nghị khoa học ở
trong và ngoài nước, tổ chức các buổi hội thảo, seminar khoa học, xây dựng
và phát triển các sản phẩm, vận hành các hệ thống ứng dụng, các họat động
chuyển giao khoa học và công nghệ,...Ngoài ra, các khoa chuyên ngành còn
thực hiện nhiều nhiệm vụ khác dựa theo phân công của Hiệu trưởng và sự
cần thiết cho phát triển của khoa chuyên ngành như: tổ chức các kỳ thi học
sinh giỏi, Olympic sinh viên, Lập trình sinh viên quốc tế, cuộc thi Robocon,
tham gia các dự án, ban thanh tra đào tạo, tổ chức các sự kiện,...
Cho đến nay, các khoa chuyên ngành vẫn thực hiện quản lý khối lượng
công việc rất lớn theo cách thủ công, ghi chép các công việc trên sổ sách
một cách rời rạc, lưu trữ tính toán trên Word hoặc Excel. Mỗi khi muốn
thống kê, tìm kiếm số liệu của giảng viên để phân công giảng dạy, phân
công coi, chấm thi, tính giờ thừa, cử đi học tập nâng cao trình độ... bộ phận
quản lý của khoa phải mất rất nhiều thời gian và công sức để thực hiện mà
số liệu vẫn không đảm bảo độ chính xác. Khi qui mô đào tạo, nghiên cứu


khoa học, triển khai ứng dụng và các công việc khác tăng thêm nữa, cách
quản lý thủ công này sẽ không đáp ứng được đòi hỏi thực tế đặt ra.
Để khắc phục các hạn chế đã được nêu ở trên, chúng tôi tiến hành xây
dựng phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành thuộc trường Đại học
Điện lực. Phần mềm sử dụng công nghệ hiện đại ASP. Net 2010, SQL
SERVER 2008, cho phép quản lý các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa
học, triển khai ứng dụng và các công việc khác của khoa chuyên ngành một
cách khoa học và nhanh chóng.
Bài báo này được chia thành bốn phần. Phần thứ nhất là giới thiệu về một

số phần mềm liên quan đến quản lý trong trường đại học, hoạt động quản lý
của khoa chuyên ngành và các khó khăn khi thực hiện quản lý theo cách thủ
công. Phần thứ hai đưa ra các yêu cầu của hệ thống. Phần thứ ba trình bày sơ
lược phân tích thiết kế của hệ thống. Một số kết quả được trình bày trong
phần thứ tư. Cuối cùng, kết luận và hướng nghiên cứu tương lai được đưa ra.
2. CÁC YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực
được xây dựng nhằm giảm nhân lực, tiết kiệm chi phí và thời gian trong hoạt
động quản lý [7], do đó hệ thống cần đảm bảo các yếu tố chính sau đây:
• Đảm bảo được qui trình quản lý của khoa chuyên ngành về hoạt
động đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng và chuyển
giao khoa học và công nghệ.
• Nhập dữ liệu thông qua nhập trực tiếp từ bàn phím hoặc chuyển
đổi từ nguồn khác vào hệ thống thuận tiện, nhanh chóng.
• Có thể xuất dữ liệu sang các nguồn khác như excel, word, pdf,..
• Lưu trữ số liệu chính xác và đầy đủ, không dư thừa dữ liệu để có
thể tích luỹ dữ liệu trong nhiều năm nhằm sử dụng cho các mục
tiêu hoạch định chính sách, thống kê của khoa và nhà trường.
• Sử dụng công nghệ hiện đại nhất để theo kịp xu hướng công nghệ,
tương thích với các sản phẩm mới, tối ưu phần mềm và thuận tiện
trong việc nâng cấp hệ thống về sau.
• Tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng.
• Có thể dễ dàng nâng cấp lên các phiên bản mới nhằm hoàn thiện
hệ thống hơn thông qua việc phân tích và thiết kế hệ thống khoa
học.
• Có giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng.
• Có thể theo dõi được lịch sử thao tác của người sử dụng.
• Đảm bảo tính truy cập ổn định, nhanh chóng, hạn chế việc vận
hành quá tải khi lượng dữ liệu lớn.

• Đảm bảo được tính bảo mật của hệ thống.
• Thống kê, in các mẫu báo cáo theo mẫu của trường nhanh chóng
và thuận lợi.
4. KẾT QUẢ CỤ THỂ
Phần mềm quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện
lực đã xây dựng thành công và đã được thử nghiệm tại khoa Công nghệ
thông tin, trường Đại học Điện lực.
Dưới đây là một số giao diện chính của hệ thống. Hình 4.1 là giao diện
nhập thông tin môn học, Hình 4.2 chỉ ra giao diện phân công giảng dạy của
khoa cho các giảng viên, Hình 4.3 thực hiện việc đăng ký giờ thực hành thí
nghiệm của các giảng viên, Hình 4.4 chỉ ra chức năng quản lý thi cử trong
khoa, Hình 4.5 hiển thị biểu đồ thực hiện khối lượng của toàn khoa, Hình
4.5 thể hiện việc xuất ra báo cáo khối lượng cuối năm học.

Hình 4.1. Chức năng “Nhập thông tin môn học”.


Hình 4.2. Chức năng “Phân công giảng dạy”.

Hình 4.3. Đăng ký thực hành, thí nghiệm.


Hình 4.4. Quản lý thi cử.

Hình 4.5. Biểu đồ khối lượng thực hiện trong năm học.


Hình 4.6. Báo cáo khối lượng thực hiện cuối năm học.
5. KẾT LUẬN

Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành trường Đại học Điện lực
được xây dựng theo công nghệ ASP. Net 2010 và SQL SERVER 2008, gồm
các chức năng chính: Nhập thông tin giảng viên của khoa, thông tin môn
học, khung chương trình đào tạo, danh sách lớp học, các bài báo của giảng
viên, đề tài khoa học của giảng viên; Phân công giảng dạy; Đăng ký thực
hành thí nghiệm; Quản lý giảng viên ra đề thi, coi thi, chấm thi; Tìm kiếm,
thống kê các công việc của giảng viên; Tính giờ thừa.
Hệ thống quản lý hoạt động khoa chuyên ngành đã được thử nghiệm tại
khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Điện lực. Kết quả thử nghiệm đã
chỉ ra tính ổn định, chính xác và hiệu quả của hệ thống trong công tác tin
học hoá hoạt động quản lý của khoa chuyên ngành, trường Đại học Điện lực.
Trong tương lai, chúng tôi dự kiến sẽ nâng cấp hệ thống sử dụng được
trên môi trường Internet và giao tiếp với phần mềm quản lý nhân sự trường
Đại học Điện lực.