Chuyên đề 9 tổ chức công tác kế toán và vai trò, nhiệm vụ của kế toán trưởng doanh nghiệp

Chuyên đề 9
Tổ chức công tác kế toán và vai trò,
nhiệm vụ của kế toán trởng doanh nghiệp
Chơng 1
tổ chức công tác kế toán
I. Khái niệm, nội dung, ý nghĩa, nguyên tắc của việc tổ chức
công tác kế toán trong doanh nghiệp

1. Khái niệm đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán là đơn vị (bao gồm: Tổng công ty, công ty, doanh nghiệp và xí
nghiệp, chi nhánh,) có thực hiện công việc kế toán nh lập và xử lý chứng từ kế
toán, mở tài khoản, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, phải bảo quản, lu trữ tài liệu
kế toán và thực hiện các quy định khác về kế toán theo quy định của pháp luật.
2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế
toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ
chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán, cung
cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
3. Nội dung tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán;
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh nghiệp;
- Tổ chức thực hiện chế độ sổ ké toán ở doanh nghiệp;
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị;
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán;
- Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản;
- Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán;
- Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp đơn vị kế toán chia, tác, hợp nhất,
sáp nhập, chuyển đổi hình thức ở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
4. ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,

tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán là một trong

1


những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn diện các mặt hoạt
kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. rong kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế đều đợc ghi
chép đầy đủ, liên tục, có hệ thống trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Chính điều này đã
làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát của kế toán.
Nhiệm vụ của kế toán là thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tợng
và nội dung công việc kế toán theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm
tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán, nợ kiểm
tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát triển và ngăn ngừa
các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán; phân tích thông tin, số liệu kế toán giúp
đơn vị, ngời quản lý điều hành đơn vị, cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy
định của pháp luật.
Do vậy, việc tổ chức công tác kế toán kha học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp
cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến
động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm
bớt khối lợng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc
kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lờng và đánh giá hiệu
quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nớc, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trờng
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp giúp
cho việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến
động của tài sản, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm
bớt khối lợng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời gíp cho việc
kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lờng và đánh giá hiệu
quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nớc, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trờng
Tóm lại, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại doanh nghiệp
không những đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kế toán đầy đủ, kịp

thời, đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp doanh
nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản của doanh nghiệp, ngăn ngừa những hành vi làm tổn
hại đến tài sản của doanh nghiệp.
5. Nguyên tắc của việc tổ chức công tác kế toán
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hóa thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế - tài
chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho
công tác quản lý kinh tế - tài chính của nhà nớc và quản trị kinh doanh của doanh
2


nghiệp;
- Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh, đặc điểm tổ
chức quản lý của doanh nghiệp;
- Phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp
và khả năng trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của doanh nghiệp;
- Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
II. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán

1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng khoán
Khi tổ chức thực hiện chế đợc chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các
nguyên tắc về lập và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán;
kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm
đã đợc quy định trong Luật Kế toán và quy định về chứng từ kế toán trong Chế độ kế
toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:
1.1. Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán
Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ
kế toán hớng dẫn. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm những mẫu chứng từ kế toán
do cơ quan nhà nớc có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu cảu mẫu mà doanh
nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, pp ghi các chỉ tiêu và áp dụng
thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể. Mẫu chứng từ kế

toán hớng dẫn gồm những mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nớc có thẩm quyền
quy định nhng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi
thiết ké mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhng
phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp
dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc
dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ tài chính để có sự bổ
sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị. Những bổ sung, sửa đổi các
mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên
chứng từ, chữ ký ngời chịu trách nhiệm phê duyệt và những ngời chịu trách nhiệm
vật chất liên quan đến nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
1.3. Tổ chức thực hiện chế độ hóa đơn bán hàng
Doanh nghiệp khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán
hàng giao cho khách hàng. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn bán hàng, khi bán
lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dới mức quy định của Bộ Tài
3


chính thì không bắt buộc phải lập hóa đơn bán hàng, trừ khi ngời mua hàng yêu cầu
giao hóa đơn thì ngời bán hàng phải lập và giao hóa đơn theo đúng quy định. Hàng
hóa bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dới mức quy định tuy không bắt
buộc phải lập hóa đơn nhng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ hoặc có
thể lập hóa đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán. Trờng hợp lập bảng
kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của
bảng kê để lập hóa đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hóa hoặc đợc cung cấp dịch vụ có quyền
yêu cầu ngời bán, ngời cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hóa đơn bán hàng cho
mình để sử dụng và lu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung
các chỉ tiêu ghi trên hóa đơn và từ chối không nhận hóa đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi
chênh lệch giá trị với liên hóa đơn lu của bên bán.

Doanh nghiệp tự in hóa đơn bán hàng phải đợc Bộ Tài chính chấp thuận bằng
văn bản trớc khi thực hiện. Doanh nghiệp đợc in hóa đơn phải có hợp đồng in hóa
đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lợng, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn. Sau mỗi
lần in hóa đơn hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn bán hàng theo quy định; không đợc mua,
bán, trao đổi, cho hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác, không đợc sử dụng hóa đơn để kê khai trốn lậu thuế; phải mở rổ theo dõi, có nội quy quản lý,
phơng tiện bảo quản và lu giữ hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật; không đợc
để h hỏng, mất hóa đơn. Trờng hợp hóa đơn bị h hỏng hoặc bị mất phải thông báo
bằng văn bản với cơ quan thuế cùng cấp.
1.4. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải
đợc mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lu trữ.
Chứng từ điện tử dùng trong kế toán đợc chứa trong các vật mang tin nh: Băng từ, đĩa
từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyền in.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo đợc tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin
trong quá trình sử dụng và lu trữ, phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình
thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện
tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, đợc quản lý nh tài liệu kế
toán ở dạng nguyên bản mà nó đợc tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhng phải có đủ thiết bị
phù hợp để sử dụng khi cần thiết.
2. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán
4


Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tợng kế toán.Để
thu nhận đợc đầy đủ, kpj thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp,
ké toán trởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối
với từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong doanh
nghiệp, xác định rõ những ngời chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp
liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung
thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số
liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài
chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lợng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
3. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ phải đợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính
trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản
ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo
ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần
thiết để ghi sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
lợng của công tác kế toán vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng
từ kế toán trớc khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán, bao gồm:
- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản
ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin
kế toán;
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng
từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ
và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán bảo đảm các yêu cầu nói trên mói dùng
chứng từ để ghi sổ kế toán nh: Lạp bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng
tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,...
4. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh đến khi ghi sổ
ké toán và bảo quản, lu trữ có liên quan đến nhiều ngời ở các bộ phận chức năng
trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng
5

kế toán, vì vậy kế toán trởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ
cho từng loại nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận
quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan thể hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp và
kinh tế - tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán đợc
kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
III. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở doanh
nghiệp

1. Lựa chọn áp dụng hệ tống tài khoản kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả
mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phơng pháp kế toán của từng tài khoản kế
toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, doanh nghiệp
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh nghiệp mình cũng
nh đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài
khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho
đơn vị mình.
2. Cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đợc cụ thể hóa, bổ sung
thêm Tài khoản cấp 3, cấp 4, nhng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phơng
pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tơng ứng.
Doanh nghiệp đợc đề nghị bổ sung Tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tài
khoản trong hệ tống tài khoản kế toán doanh nghiệp cha có để phản ánh nội dung
kinh tế riêng có phát sinh của doanh nghiệp và chỉ đợc thực hiện sau khi đợc Bộ Tài
chính chấp thuận bằng văn bản.
Việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ
thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tợng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong doanh nghiệp, phù hợp với những quy định thống nhất của nhà
nớc và các văn bản hớng dẫn thực hiện cảu các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với

đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của doanh
nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầu thông
tin cho các đối tợng sử dụng.
IV. Tổ chức thực hiện chế độ sổ kế toán

1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về sổ kế toán
6


Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định chung về sổ kế toán đợc quy định tại
Luật Kế toán về mở sổ kế toán, sửa chữa sai sót, khóa sổ kế toán, lu trữ, bảo quản sổ
kế toán, xử lý vi phạm.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán phải ghi rõ tên
doanh nghiệp; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ, chữ ký của
ngời lập sổ, kế toán trởng và ngời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; số trang;
đóng dấu giáp lại. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Ngày, tháng ghi
sổ, số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội
dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; Số d đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ,
số d cuối kỳ.
1.1. Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với doanh nghiệp mới thành
lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Sổ kế toán
phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi sổ
kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với nội dung của chứng từ kế toán. Việc ghi
sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi
trên sổ kế toán của năm trớc liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi

khóa sổ. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải đợc ghi bằng bút mực, không ghi xen
thêm vào phía trên hoặc phía dới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng;
trờng hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang
phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
Doanh nghiệp phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trớc khi lập báo cáo tài
chính và các trờng hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật.
Trờng hợp doanh nghiệp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các
quy định về sổ kế toán tại Luật Kế toán và Chế độ sổ kế toán hiện hành. Sau khi khóa
sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho
từng kỳ kế toán năm.
1.2. Tổ chức việc sửa chữa sổ kế toán
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không đợc tẩy xóa làm mất
dấu vết thông tin, số liệu ghi sai phải sửa chữa theo một trong ba phơng pháp sau:
7


Ghi cải chính bằng cách gạch một đờng thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở
phía trên và phải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh; Ghi số âm bằng cách ghi lại
số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và
phải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh; Ghi bổ sung bằng cách lập "Chứng từ ghi
sổ bổ sung" và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.
Trờng hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trớc khi báo cáo tài chính năm đợc
nộp cho cơ quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm
đó.
Trờng hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho
cơ quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát
hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính
Trờng hợp phát hiện sai sót trớc khi báo cáo tài chính năm đợc nộp cho cơ quan
nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên

máy vi tính. trờng hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ
quan nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã
phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai
sót;
Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính đợc thực hiện theo
pp ghi số âm hoặc ghi bổ sung nh đối với sổ kế toán bằng tay.
2. Lựa chọn hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán áp dụng
Hình thức kế toán là các mẫu số kế toán, trình tự, phơng pháp ghi sổ và mối liên
quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống
sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ ké toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu
sổ, mối quan hệ về trình tự và phơng pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ
kế toán cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
Kế toán trởng phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ vào quy
mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán và phơng tiện tính toán để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị.
Theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, có 5 hình thức kế toán đợc quy
định: Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ; Hình
thức kế toán Nhật ký Chung; Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ và Hình thức kế
toán trên máy vi tính.
2.1. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
8


Là hình thức kế toán thờng đợc sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ sử dụng ít tài
khoản kế toán.
- Đặc điểm:
+ Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại theo hệ
thống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính ở doanh nghiệp vào một sổ kế toán tổng hợp
là Nhật ký - Sổ cái.
+ Tách rời việc ghi chép kế toán ở Tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở
các tài khoản chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp

(Nhật ký - Sổ cái) và sổ kế toán chi tiết.
+ Không cần lập bảng cân đối sổ phát sinh của các Tài khoản cấp 1 vì có thể
kiểm tra đợc tính chính xác của việc ghi chép ở các Tài khoản kế toán cấp 1 ngay ở
dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng trong tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái.

9


Sơ đồ 9.1: Trình tự ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán
Nhật ký - Sổ Cái
Chứng
Chứngtừ
từkế
kếtoán
toán

Sổ
Sổquỹ
quỹ

Bảng
Bảngtổng
tổnghợp
hợp
chứng
chứngtừ
từkế
kế
toán
toáncùng

cùngloại
loại

Nhật
Nhật ký
ký -- số
số cái
cái

Số,
Số,thẻ
thẻkế
kếtoán
toán
chi
tiết
chi tiết

Bảng
Bảngtổng
tổnghợp
hợp
chi
chitiết
tiết

Ghi chú:
Ghi hàng tháng báo
báo cáo
cáo tài

tài chính
chính
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.2. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Là hình thức kế toán thờng đợc sử dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử
dụng nhiều tài khoản kế toán.
- Đặc điểm:
+ Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ
các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng
biệt là Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập
Chứng từ ghi sổ để làm căn cứ ghi sổ kế toán tổng hợp, còn việc ghi sổ kế toán chi
tiết đợc căn cứ các chứng từ kế toán, nh vậy việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi
chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
+ Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 đợc ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải lập
10


Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ cái.
Sơ đồ 9.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán
Chứng từ ghi sổ
Chứng
Chứng từ
từ kế
kế
toán
toán
Sổ

Sổquỹ
quỹ
Bảng
Bảngtổng
tổnghợp
hợp
chứng
từ
chứng từkế
kếtoán
toán
cùng
cùngloại
loại

Sổ
Sổđăng
đăngký
ký
chứng
chứngtừ
từghi
ghi
sổ
sổ

Sổ,
Sổ,thẻ
thẻ
kế

kếtoán
toán
chi
chitiết
tiết

Chứng
Chứngtừ
từghi
ghisổ
sổ

Sổ
Sổcái
cái

Bảng
Bảng
tổng
tổnghợp
hợp
chi
chitiết
tiết

Bảng
Bảngcân
cânđối
đối
số

phát
số phátsinh
sinh

Báo cáo tài

Báo cáo tài
Ghi chú:
chính
chính
Ghi
ngày
2.3.hàng
Hình
thức kế toán Nhật ký chung
Ghi
Là cuối
hình tháng
thức kế toán đợc sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn,
Đối
chiếu,
tra vào công tác kế toán.
đã sử dụng máykiểm
vi tính

- Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh đều phải đợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký
chung, theo trình tự thòi gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó.
Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ chủ yếu sau:

+ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc bịêt;
+ Sổ cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
11


Sơ đồ 9.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức
Kế toán Nhật ký chung
Chứng
Chứngtừ
từkế
kếtoán
toánvà
vàcác
các
bảng
phân
bổ
bảng phân bổ

Sổ
SổNhật
Nhậtký
ký
đặc
đặcbiệt
biệt

Nhật
Nhật ký

ký
chung
chung

Sổ,
Sổ,thẻ
thẻkế
kếtoán
toán
chi
tiết
chi tiết

Sổ
Sổ cái
cái

Bảng
Bảngtổng
tổnghợp
hợp
chi
tiết
chi tiết

Bảng
Bảngcân
cânđối
đối
số

sốphát
phátsinh
sinh

Báo
Báo cáo
cáo tài
tài chính
chính

Ghi chú:
Ghi
ngày
Sổ hàng
kế toán
tổng hợp trong hình thức kế toán này là sổ Nhật ký chung, các sổ
Ghi
cuối
tháng
Nhật ký đặc biệt và Sổ Cái.
Quan
đối chiếu,
tra
Hànghệngày
căn cứkiểm
vào chứng
từ đã kiểm tra đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trớc
hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã
ghi trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Đồng thời căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên

quan.
Trờng hợp đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào
chứng từ kế toán để ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên
quan. Định kỳ, hoặc cuối tháng, tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào
các tài khoản phù hợp trên Sổ cái.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng Cân đối số
phát sinh
12


2.4. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Là hình thức kế toán đợc sử dụng trong các doanh nghiệp lớn cha sử dụng máy
vi tính vào công việc kế toán.
- Đặc điểm:
+ Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ
thống các nghiệp vụ kinh tế - tài chính cùng loại phát sinh vào một loại sổ kế toán
tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật Ký - Chứng từ. Ngời ta lấy bên Có của tài khoản kế
toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, tức là các
nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Có của một tài khoản thì đợc tập hợp ghi vào
Nhật ký - Chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó. Khi ghi vào Nhật ký - Chứng từ
chính là định khoản kế toán để ghi vào Sổ Cái. Nh vậy Nhật ký - Chứng từ vừa là sổ
Nhật ký các nghiệp vụ cùng loại, vừa là chứng từ ghi sổ để ghi Sổ Cái.
+ Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật ký Chứng từ. Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế toán tổng
hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp.
+ Không cần lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản tổng hợp vì số cộng ở
các Nhật ký - Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản
phải cân bằng nhau.
Dựa vào bên Có của tài khoản để ghi Nhật ký - Chứng từ nên căn cứ chứng từ kế
toán để ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp trong ghi sổ kế toán. Đây cũng là đặc
điểm thể hiện tính u việt của hình thức kế toán này.

Sơ đồ 9.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức
Kế toán Nhật ký - Chứng từ
Chứng
Chứngtừ
từkế
kếtoán
toánvà
vàcác
các
bảng
phân
bổ
bảng phân bổ

Bảng
Bảngkê
kê

Nhật
Nhật ký
ký
chứng
chứng từ
từ

Sổ
Sổcái
cái

Báo

Báo cáo
cáo tài
tài chính
chính

13

Sổ,
Sổ,thẻ
thẻkế
kếtoán
toán
chi
tiết
chi tiết

Sổ,
Sổ,thẻ
thẻkế
kếtoán
toán
chi
tiết
chi tiết


Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

2.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Đặc điểm cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợc
thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế
toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp
các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ
quy trình ghi sổ kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của
hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chúng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại đợc kiểm tra, đợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản
Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đợc kế sẵn
trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đợc tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên
quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các
thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết đợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực
theo thông tin đã đợc nhập trong kỳ. Ngời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số
liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đợc in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi
bằng tay.
14

Sơ đồ - Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính

Chứng
Chứng từ
từ kế
kế
toán
toán

Bảng
Bảng tổng
tổng hợp
hợp
chứng
chứng từ
từ kế
kế
toán
toán cùng
cùng loại
loại

Phần mềm
kế toán

Máy vi tính

kế
kế toán

toán
--Sổ
Sổtổng
tổnghợp
hợp
--Sổ
Sổchi
chitiết
tiết
--Báo
Báocáo
cáotài
tàichính
chính
--Báo
cáo
kế
Báo cáo kếtoán
toánquản
quảntrị
trị

Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In Mỗi
sổ, báo
cuối
hìnhcáo
thức
kếtháng,

toán cócuối
nộinăm
dung, u, nhợc điểm và phạm vi áp dụng thích hợp.
Đối
chiếu,
kiểm
tra
Trong mỗi hình thức kế toán có quy định cụ thể về số lợng, kết cấu, trình tự, phơng
pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Trình tự ghi sổ theo từng hình
thức có thể khái quát nh sau: Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ;
Ghi sổ kế toán chi tiết; Ghi sổ kế toán tổng hợp; Kiểm tra, đối chiếu số liệu; Tổng
hợp số liệu lập báo cáo tài chính. Do vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 5
hình thức kế toán nêu trên để ghi sổ kế toán. Từ hình thức kế toán đã đợc lựa chọn,
doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán. Từ hình thức kế toán đã đợc lựa
chọn, doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để
chọn một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất áp dụng phù hợp với quy mô,
đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế
toán cũng nh điều kiện trang bị phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin ở
doanh nghiệp để phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp theo hệ
thống các tài khoản mà doanh nghiệp đã lựa chọn và theo phơng pháp kế toán đợc
quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam.
Hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh và cung cấp đầy đủ các thông tin
kinh tế tài chính để lập báo cáo tài chính và đáp ứng các nhu cầu khác về quản lý
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp,
gồm: Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và hệ thống sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế
toán tổng hợp gồm: Sổ cái; Sổ Nhật ký hoặc sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ tùy theo
từng trờng hợp. Sổ kế toán tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế, tài
15

chính theo nội dung kinh tế; hệ thống sổ kế toán chi tiết: Tùy theo yêu cầu quản lý
kinh doanh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán mà
doanh nghiệp mở đủ các sổ kế toán chi tiết. Các sổ này dùng để phân loại, tổng hợp,
chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng nội dung kinh tế.
Doanh nghiệp đợc cụ thể hóa các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu quản lý
của đơn vị.
V. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính đợc alạp theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để
tổng hợp và thuyết minh và tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các báo cáo tài chính gồm: Bảng
cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lu chuyển tiền tệ,
Bản Thuyết minh báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu, nội dung, phơng pháp
tính toán, trình bày, thời gian và nộp báo cáo tài chính theo quy định chuẩn mực và
các chế độ kế toán hiện hành.
Doanh nghiệp đợc bổ sung, cụ thể hóa: Các chỉ tiêu cần giải thích trong Bản
Thuyết minh báo cáo tài chính; Các chỉ tiêu báo cáo theo quy định nếu doanh nghiệp
không có số liệu thì không phải báo cáo.
2. Tổ chức lập báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Ngời báo cáo
tài chính năm DNNN phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán quý; Doanh
nghiệp bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm
dứt hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất,
sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc
phải lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng
hợp hoặc báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất vào cuối kỳ kế
toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở, hoặc công ty

con theo quy định của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính phải đợc lập đúng nội dung, phơng pháp và trình bày nhất
quán giữa các kỳ kế toán; trờng hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các
kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
16


Báo cáo tài chính phải đợc ngời lập, kế toán trởng và ngời đại diện theo pháp
luật của doanh nghiệp ký. Ngời ký báo cáo tài chính phải chịu trách nhiệm về nội
dung của báo cáo.
3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện nộp báo cáo tài chính cho các Cơ quan
quản lý Nhà nớc theo thời hạn quy định.
Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức công khai báo cáo tài chính và tổ chức
thực hiện công khai báo cáo tài chính năm theo chế độ quy định.
Doanh nghiệp có các đơn vị kế toán cấp cơ sở khi công khai báo cáo tài chính
tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất phải công khai cả báo cáo tài chính của
các đơn vị kế toán cấp cơ sở và báo cáo tài chính của các công ty con.
Khi thực hiện công khai báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải công khai theo
các nội dung sau: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động
kinh doanh; Trích lập và sử dụng các quỹ: Thu nhập của ngời lao động.
Báo cáo tài chính của doanh nghiệp đã đợc kiểm tra khi công khai phải kèm
theo kết luận của tổ chức kiểm toán.
Doanh nghiệp có thể tổ chức công khai báo cáo tài chính theo các hình thức sau:
Phát hành ấn phẩm; Thông báo bằng văn bản; Niêm yết hoặc các hình thức khác theo
quy định của pháp luật.
VI. Tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế,
tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế
toán (Lụât Kế toán, khoản 3, điều 4). Các doanh nghiệp cần căn cứ vào Hớng dẫn áp

dụng kế toán quản trị của Nhà nớc (Thông t số 53/2006/TT-BTC ngày 12/06/2006
của Bộ Tài chính) làm cơ sở xây dựng và tổ chức kế toán quản trị thích hợp và có
hiệu quả tại doanh nghiệp và các doanh nghiệp thành viên (đối với tổng công ty), đơn
vị trực thuộc, phụ thuộc (đối với công ty).
VII. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán
Doanh nghiệp phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và
không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán
chỉ đợc thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của
pháp luật với các nội dung kiểm tra đợc quy định trong quyết định kiểm tra, gồm:
Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy

17


kế toán của ngời làm kế toán; kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề
nghiệp kế toán; kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu
kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu
của đoàn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh
nghiệp có quyền đợc từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền
hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của luật pháp, khiếu nại về kết luận của
đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trờng
hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế
toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật.
Đơn vị kế toán cấp trên, công ty mẹ trong đó có Tổng công ty nhà nớc có quyền
và chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán cấp cơ sở, các công
ty con.
VIII. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lợng; xác nhận và đánh giá chất lợng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối

chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trờng hợp sau:
Cuối kỳ kế toán năm, trớc khi lập báo cáo tài chính; chia, tác, hợp nhất, sáp nhập,
giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp;
chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại
bất thờng khác; đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nớc có thẩm
quyền; và các trờng hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, doanh nghiệp phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm
kê. Trờng hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế
toán, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết
quả xử lý vào sổ kế toán trớc khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Ngời
lập và kỳ báo cáo tổng h ợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm
kê.
IX. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán

1. Tổ chức bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán phải đợc đơn vị kế toán và ngời làm kế toán bảo quản đầy đủ,
an toàn trong quá trình sử dụng.
18


Tài liệu kế toán đa và lu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp
thành từng bộ hồ sơ theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Tài liệu
kế toán lu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế
toán. Trờng hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại thì
phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị tạm giữ, bị tịch thu, bị mất hoặc bị
hủy hoại. Đối với chứng từ kế toán chỉ có một bản chính nhng cần phải lu trữ ở cả
hai nơi thì một tỏng hai nơi đợc lu trữ bản chứng từ sao chụp theo quy định về chứng
từ kế toán sao chụp.

Ngời đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm tổ chức
bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của tài liệu kế
toán.
2. Nơi lu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán nào đợc lu trữ tại kho của đơn vị kế toán đó.
Kho lu trữ phải có đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn
trong quá trình lu trữ theo quy định của pháp luật. Đon vị kế toán có thể thuê tổ chức
lu trữ thực hiện lu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng ký kết giữa các bên.
Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, chi nhánh và văn
phòng đại diện của doanh nghiệp nớc ngoài hoạt động tại Việt Nam, trong thời gian
hoạt động tại Việt Nam theo giấy phép đầu t hoặc giấy phép thành lập đợc cấp, phải
đợc lu trữ tại doanh nghiệp trong lãnh thổ nớc Cộng hfoa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Khi doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của
doanh nghiệp nớc ngoài hoạt động tại Việt Nam kết thúc hoạt động tại Việt Nam thì
tài liệu kế toán đợc lu trữ tại nơi theo quyết định của ngời đại diện theo pháp luật của
doanh nghiệp.
Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ
kế toán năm đang còn trong thời hạn lu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải
thể, phá sản đợc lu trữ tại nơi theo quyết định của ngời đại diện theo pháp luật của
doanh nghiệp.
Tài liệu kế toán của đơn vị cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu, bao gồm
tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lu trữ và tài liệu kế
toán liên quan đến cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu đợc lu trữ tại doanh
nghiệp là chủ sở hữu mới hoặc lu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm
quyền quyết định cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu.

19


Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lu trữ của các

đơn vị đợc chia, tách thành hai hay nhiều đơn vị mới: Nếu tài liệu kế toán phân chia
đợc cho doanh nghiệp mới thì phân chia và lu trữ tại đơn vị mới; Nếu tài liệu kế toán
không phân chia đợc thì lu trữ tại doanh nghiệp bị chia hoặc bị tách hoặc lu trữ tại
nơi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị. Tài liệu
kế toán liên quan đến chia, tách thì lu trữ tại một doanh nghiệp mới chia, tách.
Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lu trữ và tài
liệu kế toán liên quan đến sáp nhập các doanh nghiệp thì lu trữ tại đơn vị nhận sáp
nhập.
Tài liệu kế toán thuộc an ninh, quốc phòng của Nhà nớc phải đa vào lu trữ trong
kho lu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
3. Thực hiện thời hạn lu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán phải đợc lu trữ theo các thời hạn quy định sau:
Phải lu trữ tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành
thờng xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo
cáo tài chính nh phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lu trong
tập tài liệu kế toán của phòng kế toán.
Phải lu trữ tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ
kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán
chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của doanh
nghiệp, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế
toán và lập báo cáo tài chính, kể cả báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán;
Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định; Tài liệu kế toán của đơn vị
chủ đầu t, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toná năm và tài liệu kế toán về Báo
cáo quyết toán vốn đầu t dự án hoàn thành; Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập,
chia, tác, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt
động, phá sản doanh nghiệp; Tài liệu, hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của các tổ
chức kiểm toán độc lập.
Phải lu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan
trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lu trữ vĩnh viễn
do ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu

và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trờng hợp cụ thể và
giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lu trữ dới hình thức bản gốc hoặc hình
thức khác. Thời hạn lu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lu trữ trên 10 năm cho đến khi
20


tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc đợc tiêu hủy quyết định của ngời đại diện
theo pháp luật của đơn vị kế toán.
4. Tổ chức thực hiện lu trữ chứng từ điện tử
Chứng từ điện tử là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán, mạng truyền tin phải đợc
sắp xếp theo thứ tự thời gian, đợc bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái
hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên
ngoài.
Chứng từ điện tử trớc khi đa vào lu trữ phải in ra giấy để lu trữ theo quy định về
lu trữ tài liệu kế toán. Trờng hợp chứng từ điện tử đợc lu trữ bản gốc trên thiết bị đặc
biệt thì phải lu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác đợc khi cần thiết.
5. Tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lu trữ theo quy định thì đợc phép tiêu hủy theo
quyết định của ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán trừ khi có quyết định
của cơ quan nhà nớc có thẩm quyền.
Tài liệu kế toán lu trữ của đơ vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu
hủy.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy tài liệu
kế toán bằng hình thức tiêu hủy tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc loại bí mật thì
tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công đảm bảo tài
liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán
Ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng
tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lu trữ". Thành phần hội đồng gồm: Lãnh đạo
đơn vị, kế toán trởng và đại diện của bộ phận lu trữ.

Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại
theo từng loại kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Biên bản tiêu hủy
tài liệu kế toán hết thời hạn lu trữ".
"Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạ lu trữ" phải lập ngay sau khi tiêu
hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời
hạn lu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu thụ, kết luận và chữ ký của các thành viên hội
đồng tiêu hủy.
X. Tổ chức công việc kế trong trờng hợp đơn vị kế toán chia,
tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể,
chấm dứt hoạt động, phá sản

21


1. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp chia đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán bị chia thành các đơn vị kế toán mới phải thực hiện khóa sổ kế
toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán, lập báo cáo tài chính; Phân chia tài
sản, nợ cha thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn
giao; Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ cha thanh toán cho các đơn vị
kế toán mới.
Đơn vị kế toán mới đợc thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán
và ghi sổ kế toán theo quy định của Lụât Kế toán.
2. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp tách đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán bị tách một bộ phận để thành lập đơn vị kế toán mới phải thực
hiện kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán của bộ phận đợc tách; Bàn giao tài
sản, nợ cha thanh toán của bộ phận đợc tách, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán
theo biên bản bàn giao; Bàn giao tài liệu kế toán liên quan đến tài sản, nợ ch a thanh
toán cho đơn vị kế toán mới; đối với tài liệu kế toán không bàn giao thì đơn vị kế
toán tách lu trữ theo quy định của Lụât Kế toán.
Đơn vị kế toán mới đợc thành lập căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế toán

và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
3. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp hợp nhất các đơn vị kế toán
Các đơn vị kế toán hợp nhất thành đơn vị kế toán mới thì từng đơn vị kế toán bị
hợp nhất phải thực hiện khóa sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán,
lập báo cáo tài chính; Bàn giao toàn bộ tài sản, nợ cha thanh toán, lập biên bản bàn
giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn giao; Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho
đơn vị kế toán hợp nhất.
Đơn vị kế toán hợp nhất phải thực hiện các công việc sau đây: Căn cứ vào các
biên bản bàn giao, mở sổ kế toán và ghi sổ kế toán; Tổng hợp báo cáo tài chính của
các đơn vị kế toán bị hợp nhất thành báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hợp nhất.
4. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp sáp nhập đơn vị kế toán
Đơn vị kế toán sáp nhập vào đơn vị kế toán khác phải thực hiện khóa sổ kế toán,
kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán, lập báo cáo tài chính; Bàn giao toàn bộ
tài sản, nợ cha thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn
giao; Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán nhận sáp nhập.
Đơn vị kế toán nhận sáp nhập căn cứ vào biên bản bàn giao ghi sổ kế toán theo
quy định.

22


5. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp đơn vị kế toán chuyển đổi
hình thức sở hữu
Đơn vị kế toán chuyển đổi hình thức sở hữu phải thực hiện khóa sổ kế toán,
kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán, lập báo cáo tài chính; Bàn giao toàn bộ
tài sản, nợ cha thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ kế toán theo biên bản bàn
giao; Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới.
Đơn vị kế toán có hình thức sở hữu mới căn cứ vào biên bản bàn giao mở sổ kế
toán và ghi sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán.
6. Tổ chức công việc kế toán trong trờng hợp giải thể, chấm dứt hoạt động,

phá sản
Đơn vị kế toán bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động phải thực hiện khóa sổ kế
toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ cha thanh toán, lập báo cáo tài chính; Mở sổ kế
toán theo dõi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến giải thể, chấm dứt hoạt
động. Bàn giao tài liệu kế toán của đơn vị kế toán giải thể hoặc chấm dứt hoạt động
sau khi xử lý xong cho đơn vị kế toán cấp trên hoặc tổ chức, cá nhân lu trữ theo quy
định.
Trờng hợp đơn vị kế toán bị tuyên bố phá sản thì Tòa án tuyên bố phá sản chỉ
định ngời thực hiện công việc kế toán theo quy định.
Chơng II
Các hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức
bộ máy kế toán ở đất nớc
I. Các hình thức tổ chức công tác kế toán
1. ý nghĩa và căn cứ của việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán

Trên thực tế có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau. Doanh
nghiệp phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt
động, quy mô đầu t và địa bàn tổ chức sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, với
mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại và
xu hớng sau này, với biên chế bộ máy kế toán và trình độ nghề nghiệp của cán bộ kế
toán hiện có, khả năng thuê dịch vụ kế toán, phù hợp với yêu cầu hoạt động và khả
năng tài chính và với mức độ trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, sử dụng cho
công tác kế toán, với chất lợng phần mềm kế toán đang sử dụng hoặc khả năng xây
dựng phần mềm kế toán.

23


Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán thích hợp nhằm thu nhận, xử lý hệ
thống hóa và cung cấp đợc đầy đủ, kịp thời toàn bộ thông tin và hoạt động kinh tế, tài

chính phát sinh, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu và kết
quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế
toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lợng công việc kế toán, tiết kiệm đợc chi
phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh,... Điều đó có ý nghĩa quan trọng và tác
động quyết định đến hiệu quả và chất lợng của công tác kế toán, giúp cho việc tổ
chức công tác kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán qua đó phát
huy đợc vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp.
2. Các hình thức tổ chức công tác kế toán
Về cơ bản việc tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp có thể theo 1 trong 3
hình thức sau đây:
2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp (công ty, tổng công ty...) chỉ tổ chức một
phòng kế toán trung tâm (ở văn phòng công ty, tổng công ty...), còn các đơn vị phụ
thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở doanh nghiệp,
chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ
cho quản lý kinh tế, tài chính doanh nghiệp. Phòng kế toán trung tâm lu trữ, bảo toàn
toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Tại các đơn vị phụ thuộc (xí nghiệp, cửa hàng, tổ, đội...), phòng kế toán trung
tâm bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hớng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và
kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
ở đơn vị phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lợng nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp
thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản
(báo cáo nội bộ) kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính, cả kế toán quản trị đáp
ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thờng phù hợp với những đơn vị kế
toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa phơng.

24


Sơ đồ 9.6: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở doanh nghiệp áp dụng hình thức
tổ chức công tác kế toán tập trung
Kế
Kế toán
toán tr
trởng
ởng

Bộ
Bộphận
phận
kế
kếtoán
toán



Bộ
Bộphận
phận
kế
kếtoán
toán



Bộ

Bộphận
phận
kế
kếtoán
toán



Bộ
Bộphận
phận
kế
kếtoán
toán



Bộ
Bộphận
phận
kế
kếtoán
toán



Bộ
Bộphận
phận
kế

toán
kế toán
tổng
tổnghợp
hợp

2.2. Hình thứcCác
tổ nhân
chức
công
tác
toán
tán
kế
ởởcác
đơn
vịvịphụ
Các
nhânviên
viên
kếtoán
toánkế
các
đơnphân
phụthuộc
thuộc
Theo hình thức này, doanh nghiệp thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế
toán cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng (đơn
vị kế toán cấp cơ sở). Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này
thờng là những doanh nghiệp đã phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế

toán cấp cơ sở ở mức độ cao hơn, tức là đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lỗ,
lãi riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này
trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Trờng hợp này, toàn bộ công việc kế toán của doanh nghiệp đợc phân công, nh
sau:
Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên
và công tác tài chính của doanh nghiệp;
- Hớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở;
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với
báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo
cáo tài chính tổng hợp của toàn doanh nghiệp.
ở cac đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở
đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin
kế toán ở đơn vị mình để lập đợc các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán
trung tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lợng công việc kế toán
ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán ở đơn vị cho phù hợp.
25