Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại tp hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

LÊ MINH CHIẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3 năm 2014


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM

LÊ MINH CHIẾN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRONG ĐIỀU KIỆN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 60340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS PHẠM VĂN DƯỢC

TP.HỒ CHÍ MINH, tháng 3 năm 2014


i

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ
công trình nào khác.
Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này
đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc.

Thành phố HCM, tháng 3 năm 2014
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Minh Chiến


ii

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Luận văn này, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, động viên
vô cùng lớn lao từ nhiều bên. Trước tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến
PGS. TS Phạm Văn Dược, người hướng dẫn khoa học đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ
bảo, động viên và hỗ trợ tôi trong suốt thời gian và quá trình thực hiện Luận văn.
Bên cạnh đó, tôi xin bày tỏ tấm lòng tri ân với tất cả Quý Thầy Cô trong
Khoa Kế toán thuộc Trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã có sự
ủng hộ và giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện Luận văn.
Cùng với sự hỗ trợ của các bạn học viên trong lớp, các đồng nghiệp cũng
như gia đình đã cho tôi có đủ sức khỏe và nghị lực, thời gian và không gian để tập

trung cho quá trình hoàn thành Luận văn.
Một lần nữa tôi xin gửi lời chúc sức khỏe, thành công và hạnh phúc đến Quý
Thầy Cô, tất cả các bạn học viên, đồng nghiệp đã đồng hành cùng tôi để hoàn
thành Luận văn này.

Thành phố HCM, tháng 3 năm 2014
Học viên thực hiện Luận văn

Lê Minh Chiến


iii

TÓM TẮT
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt
Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt
hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và
trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các doanh nghiệp nhỏ và vừa phải tìm được
cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần
phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý…mà thông tin để làm cơ
sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán. Chính vì vậy, các doanh nghiệp nhỏ và
vừa muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt, hiệu quả.
Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm kế toán. Phục vụ công tác quản lý
đồng thời các công ty này cũng lập một số loại sổ dành cho ghi chép thủ công, đôi khi số
liệu và hành văn của các sổ này không rõ ràng mạch lạc, thậm chí còn tẩy xoá số liệu,
không thực hiện đúng theo phương pháp chữa sổ quy định. Đặc biệt, ở doanh nghiệp siêu
nhỏ, hệ thống kế toán rất manh mún, việc ghi chép các số liệu phát sinh gần như mang
tính tường thuật, không có logic trong chuẩn mực kế toán. Do vậy, báo cáo tài chính của
các doanh nghiệp này hầu như không đáp ứng được thông tin như công nợ, tồn
kho…Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chậm hoặc không có thông tin sẽ dẫn đến

việc Thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định thiếu chính xác, sai lầm.
Để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong
điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Thành phố Hồ Chí Minh cần phải thực hiện
các giải pháp về chế độ kế toán, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin, môi trường
thương mại điện tử, tần xuất đối chiếu Thông tin kế toán và vai trò của nhà quản lý .
Trên cơ sở những giải pháp này giúp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoàn thiện hơn
công tác kế toán và công tác bảo mật, mã hóa dữ liệu trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin.
Vì vậy hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại Thành phố Hồ Chí Minh là vấn đề cần
thiết và đáng quan tâm.


iv

ABSTRACT
In the context of international economic integration today, small and medium
enterprises Vietnam not only under pressure to compete with companies in the country that
fiercely, fiercely over from the multinational corporations, the company powerful both in
terms of capital, and brand management skills. Therefore, to be competitive, small and
medium-sized businesses looking to get yourself a proper direction to survive and grow.
One of the solutions is the need to save production costs, improve the efficiency of
information management ... but not as a basis other than accounting information. Therefore,
small and medium enterprises want sustainable development, the apparatus requires good
accounting and efficiency.
Many businesses have accounting software applications. However, for convenience,
management, the company also established a number of registers for recording manually,
sometimes the data and the writing of this book clearly not coherent, even erasing data not
strictly comply with the remedies prescribed window. Especially in micro-enterprises, the
accounting system is highly fragmented, the recording of data generated almost narrative,

there is no logic in accounting standards. Therefore, the financial statements of these
companies hardly meet the information as liabilities, inventory ... In the context of intense
competition, the slow or no information will result in the directors launched decisions
inaccuracies or errors .
To complete the system of accounting information for small and medium enterprises
in terms of information technology applications in Ho Chi Minh City needs to implement
solutions to the accounting regime, application level information technology, ecommerce
environment, comparing the frequency of accounting information and the role of managers.
On the basis of these solutions help small and medium-sized enterprises more complete
accounting work and the work of security, encryption of data in terms of information
technology applications.
So complete accounting information system for small and medium enterprises in
terms of information technology applications in Ho Chi Minh City is required and issues of
concern.


v

MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................... i
LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................... ii
TÓM TẮT ..................................................................................................................... iii
ABSTRACT ................................................................................................................. iv
MỤC LỤC ..................................................................................................................... v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ vi
DANH MỤC CÁC HÌNH .......................................................................................... vii
DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................ viii
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu ...................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đế - Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1

1.1.1 Đặt vấn đề ........................................................................................................................... 1
1.1.2 Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................................... 1
1.1.3 Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................................... 2
1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát............................................................................................................ .2
1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể: ................................................................................................................ .2
1.1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................................... 2
1.1.5 Kết cấu đề tài ...................................................................................................................... 3
1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu ........................................................................................... 4

Kết luận chương 1 ..................................................................................................................... 5
Chương 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán ............................................ 6
2.1 Hệ thống thông tin kế toán ................................................................................................. 6
2.1.1 Khái niệm .......................................................................................................................... 6
2.1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán ......................................................................... 8


2.1.2.1 Công nghệ thông tin .............................................................................................. 8
2.1.2.2 Hệ thống dữ liệu đầu vào ........................................................................................ 8
2.1.2.3 Quá trình xử lý ....................................................................................................... 10
2.1.2.4 Hệ thống thông tin đầu ra ........................................................................................ 10
2.1.2.5 Hệ thống lưu trữ dữ liệu .......................................................................................... 11
2.2 Chu trình kế toán .......................................................................................................... 12
2.2.1 Chu trình bán hàng (The sale process)..................................................................... 13
2.2.2 Chu trình mua hàng (The purchase process) ........................................................... 15
2.2.3 Chu trình quản lý nguồn lực .................................................................................... 17
2.2.4 Chu trình sản xuất ..................................................................................................... 18
2.2.5 Chu trình tài chính ...................................................................................................... 20

2.3 Ứng dụng CNTT trong các Doanh nghiệp.................................................................. 21
2.3.1 Các giai đoạn đầu tư CNTT ..................................................................................... 21

2.3.2. Yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán ............. 24
2.3.3 Mức độ ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán ..................................... 25
2.3.3.1 Xử lý bán thủ công ................................................................................................ 25
3.3.3.2 Tự động hóa công tác kế toán ............................................................................... 26
3.3.3.3 Tự động hóa công tác quản lý ............................................................................... 26
Kết luận chương 2 ............................................................................................................ 27
Chương 3: Thực trạng về tổ chức HTTTKT trong DNNVV tại TPHCM ................ 28
3.1 Tình hình hoạt động và quản lý trong DNNVV ở TPHCM ....................................... 28
3.1.1 Tình hình hoạt động của DNNVV ........................................................................... 28
3.1.2. Đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở HCM ........................................... 30
3.1.3 Các khó khăn và thách thức đối với DNNVV trên địa bàn HCM hiện nay ............ 31
3.2 Các quy định pháp lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở Việt
Nam ................................................................................................................................... 32
3.2.1. Luật kế toán ............................................................................................................ 32
3.2.2. Chuẩn mực kế toán ................................................................................................. 33
3.2.3. Chế độ kế toán ........................................................................................................ 34
3.3 Đánh giá thực trạng tổ chức HTTTKT của DNNVV ................................................. 36
3.3.1 Thuận lợi .................................................................................................................. 36


3.3.2 Hạn chế .................................................................................................................... 37
3.3.3 Nguyên nhân ............................................................................................................ 39
Kết luận chương 3 ............................................................................................................ 40
Chương 4: Phương pháp và kết quả khảo sát HTTTKT cho các DNNVV trong điều
kiện ứng dụng CNTT tại TPHCM ............................................................................... 41
4.1 Khái quát về phương pháp khảo sát .......................................................................... 41
4.1.1 Đối tượng và mục tiêu khảo sát ............................................................................. 42
4.1.2 Thiết kế câu hỏi khảo sát ....................................................................................... 43
4.1.3 Phương pháp khảo sát .............................................................................................. 52
4.2 Đánh giá kết quả khảo sát ......................................................................................... 53

4.2.1 Độ tin cậy của mẫu khảo sát ................................................................................... 53
4.2.2 Kết quả khảo sát thực trạng ................................................................................... 53
4.2.2.1 Về khả năng vận dụng chế độ kế toán .................................................................. 53
4.2.2.2 Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán .................................................. 55
4.2.2.3 Hệ thống kế toán trong môi trường thương mại điện tử ..................................................56
4.2.2.4 Tần xuất đối chiếu Thông tin kế toán ................................................................... 56
4.2.2.5 Vai trò của nhà quản lý trong HTTTKT ......................................................................... 58
4.3 Ưu và nhược điểm của kết quả khảo sát .................................................................... 59
4.3.1 Ưu điểm .................................................................................................................. 59
4.3.2 Nhược điểm ............................................................................................................. 60
Kết luận chương 4 ........................................................................................................... 62
Chương 5: Hoàn thiện giải pháp tổ chức HTTTKT của DNNVV trong điều kiện ứng
dụng CNTT tại TPHCM ................................................................................................ 63
5.1 Tổng quát chung các nhóm giải pháp cần hoàn thiện ................................................. 63
5.2 Các giải pháp cụ thể .................................................................................................... 63
5.2.1 Về khả năng vận dụng chế độ kế toán ..................................................................... 63
5.2.2 Mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán ..................................................... 66
5.2.2.1 Phần mềm kế toán chuyên dụng ........................................................................... 66
5.2.2.2 Việc bảo mật, mã hóa dữ liệu .............................................................................. 69
5.2.3 Hệ thống thông tin kế toán trong môi trường TMĐT .............................................. 70
5.2.4 Tần xuất đối chiếu thông tin kế toán........................................................................ 72


5.2.5 Vai trò của nhà quản lý trong HTTTKT .................................................................. 73
Kết luận chương 5 ............................................................................................................ 74
Kết luận và kiến nghị ..................................................................................................... 75
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục 1 Bảng câu hỏi khảo sát.
Phụ lục 2 Kết quả khảo sát.
Phụ lục 3 Danh mục các công ty khảo sát.

Các mẫu báo cáo chế độ kế toán.


vi

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DN

:

Doanh nghiệp.

DNNVV

:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa.

CNTT

:

Công nghệ thông tin.

TPHCM

:

Thành phố Hồ Chí Minh

ATTT

:

An toàn thông tin.

NQL

:

Nhà quản lý

TMĐT

:

Thương mại điện tử.

IFRS

:

Hệ thống chuẩn mực BCTC quốc tế

KTTC

:

Kế toán tài chính

KTQT

:

Kế toán quản trị

PM

:

Phần mềm

BCTC

:

Báo cáo tài chính.

PMKT

:

Phần mềm kế toán.

CMKT

:

Chuẩn mực kế toán.

vii
DANH MỤC CÁC HÌNH
trang
Hình 2.1 Lưu đồ dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý
Hình 2.2 Lưu đồ mô tả nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Hình 2.3 Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng bên ngoài kế toán.
Hình 2.4 Lưu đồ mô tả quá trình xử lý của chu trình bán hàng bên trong kế toán.
Hình 2.5 Lưu đồ mô tả mô hình mua hàng
Hình 2.6 Lưu đồ chu trình quản lý nguồn lực
Hình 2.7 Lưu đồ mô tả chu trình sản xuất
Hình 2.8 Lưu đồ mô tả chu trình tài chính
Hình 4.1 Sơ đồ Tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hoàn thiện HTTTKT
trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Hình 4.1 Về qui mô lao động của các DN
Hình 4.2 Trình độ của nhân viên kế toán

7
7
14
15
16
18
19
21
51
53
54

viii

DANH MỤC CÁC BẢNG
trang
Bảng 4.1 Thống kê các nhân tố của yếu tố 1

55

Bảng 4.2 Thống kê các nhân tố của yếu tố 4

57

Bảng 4.3 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5

58

Bảng 4.4 Thống kê các nhân tố của yếu tố 5

59


1

CHƢƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Đặt vấn đề - tính cấp thiết của đề tài:
1.1 Đặt vấn đề:
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, doanh nghiệp vừa và nhỏ
(DNNVV) Việt Nam không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước

mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả
về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy, để cạnh tranh được, các DNNVV
phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số
các giải pháp cần phải làm là tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản
lý…mà thông tin để làm cơ sở không thể khác hơn ngoài thông tin kế toán. Chính vì
vậy, các DNNVV muốn phát triển bền vững thì đòi hỏi phải có bộ máy kế toán tốt,
hiệu quả.
Tuy nhiên, để thực hiện được mục tiêu đó, không phải các doanh nghiệp nhỏ
nào cũng làm được, vì phần lớn những doanh nghiệp này mới thành lập, hạn chế về
vốn. Để có một hệ thống kế toán tốt, doanh nghiệp cần phải đầu tư Hệ thống CSDL
cho đơn vị, do vậy ít doanh nghiệp có khả năng hoặc dám đầu tư cho việc này. Vì
vậy, giải pháp hiện nay các DNNVV thường dùng là thuê các kế toán viên có
nghiệp vụ giỏi làm ngoài giờ hoặc thuê những người có trình độ thấp với chi phí có
thể chấp nhận được. Hệ quả tất yếu là doanh nghiệp sẽ có một hệ thống kế toán
manh mún, hoạt động kém hiệu quả và thông tin cung cấp không kịp thời để ra
quyết định.
Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp bao gồm cả KTTC và KTQT,
để thông tin cung cấp đúng chức năng lĩnh vực của người quan tâm thì việc xác lập
kênh thông tin rõ ràng trong doanh nghiệp là điều cần thiết và quan trọng.
1.2 Tính cấp thiết của đề tài:
Trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu của các Công ty trong nước và của các
Công ty đa quốc gia ngày càng khốc liệt, nhằm mở rộng và nâng cao vị thế của
mình và nhằm tối đa hoá lợi nhuận, thì cần phải quản lý và kiểm soát được chi phí
thì mới thực hiện được tốt tất cả các mục tiêu của các Doanh nghiệp. Vì vậy, đối với
các DNNVV thì bên cạnh hệ thống KTTC là công cụ cần thiết để quản lý Doanh
nghiệp, còn phải tổ chức hệ thống KTQT, để hổ trợ cho nhà quản lý trong việc


2

hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và đưa ra những quyết định đúng đắn, phù
hợp với các mục tiêu DNNVV đặt ra.
Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng
công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc kế toán,
thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng tiện lợi. Đối với DNNVV ở những khâu
nào có thể áp dụng được công nghệ máy tính, có các phần mềm kế toán phù hợp thì
DNNVV nên áp dụng, dần dần hiện đại hoá công tác kế toán cũng như tổ chức quản
lý DNNVV.
Chính những mục đích như vậy mà đề tài luận văn “Hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán DNNVV trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại
TP.HCM” được thực hiện.
1.1.3. Mục tiêu nghiên cứu
1.1.3.1 Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng HTTTKT của các DNNVV
và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng
dụng CNTT.
1.1.3.2 Mục tiêu cụ thể:
- Hệ thống hoá các cơ sở lý luận liên quan đến những nội dung về HTTTKT.
- Phân tích làm rõ HTTTKT của các DNNVV trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM .
- Đưa ra những giải pháp cụ thể và các kiến nghị để hoàn thiện HTTTKT của
các DNNVV trong điều kiện ứng dụng CNTT tại TPHCM .
1.1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
1.1.4.1 Đối tƣợng nghiên cứu:
- Nghiên cứu tổng quan về HTTTKT của các DNNVV
- Luận văn này tập trung nghiên cứu HTTTKT của các DNNVV trong điều
kiện ứng dụng CNTT.
1.1.4.2 Phạm vi nghiên cứu:


3

- Về không gian: Khảo sát của đề tài được thực hiện tại DNNVV và một số
đơn vị sử dụng CNTT trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
- Về thời gian: thu thập khảo sát từ tháng 9/2013- 2/2014.
1.1.4.3 Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong phần đánh giá thực trạng cần phải tiến hành các cuộc khảo sát như
sau:
- Sử dụng bảng câu hỏi về HTTTKT để khảo sát thực trạng HTTTKT tại các
DN trên địa bàn TPHCM.
- Thảo luận với nhân viên kế toán và thủ trưởng các DN tại TPHCM về một
số thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện HTTTKT trong điều kiện ứng dụng
CNTT. Đồng thời trao đổi các biện pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT trong điều kiện
ứng dụng CNTT.
- Tổng hợp các tài liệu nghiên cứu khoa học, các tạp chí quản lý liên quan
đến HTTTKT để rút ra những biện pháp nhằm hoàn thiện HTTTKT trong điều kiện
ứng dụng CNTT.
Nói chung luận văn sẽ được thực hiện trên cơ sở phương pháp nghiên cứu lý
luận như khái quát hóa thu thập, tổng hợp và phân tích để đưa ra các nhận định đánh
giá cụ thể về những giải pháp đề ra. Luận văn có sự kết hợp giữa lý luận thực tiễn
dựa trên những quy luật phát triển khách quan của kinh tế xã hội, các quan điểm và
quy định về HTTTKT. Tóm lại, toàn bộ đề tài sử dụng chủ yếu phương pháp thống
kê khảo sát để rút ra một số nguyên tắc chung và kết hợp một số kỹ thuật thống kê
phân tích để làm cơ sở cho các kết luận.
1.1.5 Kết cấu đề tài
Kết cấu luận văn gồm có 5 chương:
* Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
* Chương 2: Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán.
* Chương 3: Thực trạng về hệ thống thông tin kế toán tại TPHCM.

4

* Chương 4: Phương pháp và kết quả nghiên cứu về thực trạng hệ thống
thông tin kế toán tại TPHCM
* Chương 5: Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng
CNTT tại TPHCM
1.2 Tổng quan các đề tài nghiên cứu
Trong những năm gần đây, HTTTKT luôn chiếm một vị trí quan trọng trong
mọi quy trình quản lý và được thực hiện bởi những công cụ chủ yếu là HTTTKT
của đơn vị. Điều đó cho thấy HTTTKT được thiết lập để giúp cho kế toán và chủ
DN thực hiện hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Trên cơ sở HTTTKT các doanh
nghiệp sẽ ứng dụng CNTT nhằm giúp cho DN và kế toán cập nhật thông tin một
cách chính xác và nhanh chóng. Tuy nhiên, hiện nay các đề tài đã thực hiện nhiều
về HTTTKT nhưng không đề ra nhưng rủi ro trong điều kiện ứng dụng CNTT, các
đề tài đã kham thảo, như sau:
Nguyễn Văn Thông, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp trong
điều kiện tin học hóa. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ Chí
Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các doanh nghiệp.
Những đề xuất này mang tính chất chung chung cho tất cả các loại hình doanh
nghiệp. [1]
Phạm Văn Trà, Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở VN. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh. Luận văn đã phân tích đánh giá thực trạng về HTTTKT tại các DNNVV
tại VN và đề ra các giải pháp tổ chức HTTTKT áp dụng cho các DNNVV tại
VN.[2]
Trần Thanh Thuý, 2011. Tình hình ứng dụng ERP và sự tác động của ERP đến
tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Luận văn thạc
sỹ. Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn đã đề cập ERP là giải pháp
giúp cho công tác kế toán khắc phục được những hạn chế về mặt không gian và thời
gian nhờ khả năng chia sẻ và liên kết cao giữa các bộ phận, từ đó, giúp cho quá

5

trình cung cấp thông tin mang tính kịp thời và đáng tin cậy. Trong hệ thống ERP,
phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, yêu cầu đặt ra là cần được tổ chức hiệu
quả nhằm tạo ra những thông tin hữu ích, phù hợp với yêu cầu quản lý.[3]
Như vậy các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ yếu sau:
Thực trạng HTTTKT tại VN và các công ty nhỏ và vừa… nhận thấy mặt tồn tại của
đơn vị từ đó đề ra các giải pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên tác giả đề xuất những giải
pháp về HTTKT trong các công trình này là những đề xuất mang tính chất chung
cho các đơn vị doanh nghiệp, tác giả chưa đưa ra được những giải pháp thiết thực
để các đơn vị vận dụng nhằm đóng góp nhất định vào việc hạn chế rủi ro , ngăn
ngừa đến mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra trong HTTTKT trong điều kiện
ứng dụng CNTT.
Mặc dù vậy các luận văn nghiên cứu về HTTTKT trong điều kiện ứng dụng
CNTT đã công bố nhưng hiện nay tại TPHCM việc hoàn thiện và đề ra các giải
pháp để ngăn ngừa các rủi ro trong việc áp dụng CNTT chưa có công trình nào
nghiên cứu chuyên về nội dung. Vì vậy, tác giả đã thực hiện đề tài: “Hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong điều kiện ứng dụng
công nghệ thông tin” nhằm góp phần nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế
toán và tăng tính hiệu quả an toàn thông tin trong việc ứng dụng công nghệ thông
tin tại Thành phố Hồ Chí Minh.

KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chương một trình bày tổng quan về đề tài nghiên cứu, trong đó nêu rõ vấn đề
về tính cấp thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu; đối tượng nghiên cứu là các
DNNVV trên địa bàn TP.HCM; phương pháp nghiên cứu sử dụng bảng câu hỏi để
khảo sát thực trạng của các DNNVV. Đề tài đề ra kết cấu được thực hiện trong 5
chương, làm sao bảo đảm có sự kết hợp giữa lý luận thực tiễn dựa trên những quy

luật phát triển khách quan của kinh tế xã hội, các quan điểm và quy định về
HTTTKT.


6

CHƢƠNG 2.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.1 Hệ thống thông tin kế toán:
2.1.1 Khái niệm:
Hệ thống:
Hệ thống là môt tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một
loạt các mục tiêu. Một hệ thống bất kỳ đều có 3 đặc điểm sau:
 Có các thành phần bộ phận (hoặc các đặc điểm hữu hình).
 Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo các đã
quy định.
 Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.
Hệ thống con và hệ thống cha: Từ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn
tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với
các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ
thống là những hệ thống con, nó cũng có những tiến trình phối hợp các thành phần
bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ
thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.
Phân loại hệ thống: Hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được
phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:
 Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường, nó không có nơi giao tiếp
với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị
môi trường tác động.
 Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác dụng của môi trường, có nơi
giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình.

Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.
 Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với
môi trường. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ
thống thường bị nhiễm loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến tiến trình
xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế tác động của sự nhiễm loạn.


7
 Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống có các nhập liệu có thể là kết xuất
của nó.
Hệ thống thông tin:
Thông tin là dữ liệu được sắp xếp và xử lý để cung cấp một cách có ý nghĩa
cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin (information system) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ
chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa nó
với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin.

Đầu vào

Xử lý

Dữ liệu thông
tin từ các nguồn
nhập xuất

Sắp xếp, tổ
chức và tính
toán

Đầu ra
Thông tin cho
việc ra quyết
định nhập/xuất

Hình 2.1. Lƣu đồ dùng để mô tả ba giai đoạn trong quá trình xử lý
Hệ thống thông tin kế toán:

Kế toán

Hệ thống thông
tin kế toán

Hệ thống
thông tin

Hình 2.2. Lƣu đồ mô tả nhìn nhận hệ thống thông tin kế toán
Kế toán bao gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán
chi phí và kế toán thuế. Hiện nay hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung
cấp thông tin cho các lĩnh vực này. Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa
được các thông tin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp


8

và bên ngoài doanh nghiệp). Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin không liên
quan đến kế toán như, lập dự toán về các khoản thu chi tiền mặt của doanh nghiệp,
tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dự đoán doanh số các
thị trường của doanh nghiệp, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại
của người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí

sản xuất. Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin rất hữu dụng
cho những người là công việc không liên đến quan kế toán như tài chính, nghiên
cứu thị trường, nhân sự.
Mặc dù thông tin là quan trọng nhưng các thông tin cần phải được xử lý vì
người sử dụng cần các thông tin tài chính đã được tổng hợp, hay tổng kết thống kê,
hay các thông tin mang tính dự toán là cơ sở cho việc ra quyết định. Công việc xử
lý dữ liệu thường trải qua các bước sau: Thứ nhất, nhập liệu các thông tin thô vào;
Thứ 2, tiến hành xử lý các thông tin; Cuối cùng, cho các thông tin có ý nghĩa.
Theo như các tài liệu Hệ thống thông tin kế toán, được định nghĩa, như sau:
 Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp bao gồm các xử lý, các hoạt động
và hệ thống con nhằm thu thập, xử lý dữ liệu kế toán bằng cách phân loại, tổng hợp,
hợp nhất và tạo thông tin truyền đạt đến đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp [4].
 Hệ thống thông tin kế toán: Là việc thu thập các dữ liệu và xử lý các thông
tin này theo một trình tự, từ đó có thể cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử
dụng [5].
Vì vậy hệ thống thông tin kế toán đó là việc thu thập các thông tin kế toán,
lưu trữ nó để sử dụng trong tương lai và cung cấp thông tin cần thiết cho người
sử dụng.
2.1.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán:
2.1.2.1 Công nghệ thông tin (Information Technology – IT)
Công nghệ thông tin (IT) là khái niệm dùng để chỉ các thiết bị phần cứng và
phần mềm được sử dụng trong hệ thống thông tin được vi tính hóa, là một nhân tố
quan trọng làm thay đổi hoạt động xã hội ngày nay. Và chính yếu tố này cũng làm
thay đổi hoạt động thương mại trong thời đại mới. Trong thời đại thông tin hiện


9
nay, IT đã tác động đáng kể đến công việc của kế toán và người làm kế toán được
xem như các nhân viên xứ lý dữ liệu, và đòi hỏi các thông tin được xử lý phải có độ

chính xác cao tổng hợp và trình bày phù hợp cho từng người sử dụng thông tin. Hệ
thống kế toán bản thân là một hệ thống thông tin được giúp đỡ bởi IT đã giúp đỡ rất
nhiều người làm kế toán trong việc thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin.
Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán theo dõi các thông tin phi tài chính
cũng được coi trọng nhưng các thông tin tài chính. Do đó, chúng ta cần định nghĩa
một hệ thống thông tin kế toán của một doanh nghiệp là việc thu thập xem xét các
nghiệp vụ kinh tế của một doah nghiệp, xử lý chúng và truyền các thông tin này
dưới mọi hình thức khác nhau cho nhiều đối tượng với một cách thích hợp nhất.
Một hệ thống thông tin kế toán là rất cần thiết và hữu dụng cho một doanh
nghiệp. Tuy nhiên cần chú ý rằng không phải một hệ thống thông tin (HTTT) được
trang bị hiện đại sẽ cho kết quả tốt mà đôi khi còn cho kết quả ngược lại. Đây là
trường hợp khá phổ biến mà nhiều công ty không tìm ra được nguyên nhân. Vấn đề
có thể nằm ở phần cứng, phần mềm, dữ liệu cần thu thập, quy trình xử lý hay bất cứ
yếu tố nào trong hệ thống.
Công nghệ không dây (wifi): Một trong những thay đổi có tác động đáng kể
đến hoạt động kinh doanh hiện nay là có thể kết nối thông tin dễ dàng để xử lý công
việc bằng công nghệ di động (moblie technology). Điều này có nghĩa là việc truyền
và nhận dữ liệu được kết nối không cần các đường dây hay các thiết bị phần cứng
hỗ trợ. Điều này sẽ thay đổi tương lai của ngành kế toán.
2.1.2.2 Hệ thống dữ liệu đầu vào:
Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán chủ yếu bao gồm các chứng từ và các
dữ liệu khác liên quan. Để thu thập đầy đủ dữ liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
cho hệ thống thông tin kế toán, cần trả lời các câu hỏi sau:
+ Những loại chứng từ nào hệ thống cần thu thập ?.
+ Chứng từ cần thu thập đó là chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử hay cả
hai ?.
+ Chứng từ đó cần thu thập bao nhiêu liên ?.
+ Thông tin gì được thể hiện trên chứng từ ?.

10
Ngoài ra, đầu vào của HTTTKT cũng có thể được nhận từ phân hệ khác hay
dưới dạng tập tin điện tử.
Tùy theo quy mô hoạt động, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý mà đơn
vị kế toán sẽ xác định đầu vào cần thiết cho hệ thống thông tin kế toán nhằm đảm
bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan và tạo ra kho dữ liệu toàn vẹn nhất.
2.1.2.3 Quá trình xử lý:
Các công cụ được sử dụng trong quá trình xử lý dữ liệu có thể bao gồm máy
vi tính và các thiết bị khác. Bên cạnh đó, để xử lý dữ liệu kế toán cần tổ chức áp
dụng và thực hiện linh hoạt các phương pháp ghi chép, hệ thống tài khoản kế toán,
sổ kế toán theo các quy định pháp lý của cơ quan Nhà nước và yêu cầu quản lý của
đơn vị kế toán. Các câu hỏi sau đây là cần thiết để trả lời nhằm hỗ trợ xác định
những công cụ xử lý dữ liệu cần thiết:
+ Các công cụ xử lý nào nên được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán ?.
+ Những công cụ này là thủ công, dựa trên nền máy vi tính hay kết hợp cả hai ?.
+ Nếu các công cụ là dựa trên nền máy vi tính thì những gói phần cứng và
phần mềm nào cần được cài đặt ?.
Với quá trình xử lý, các dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán sẽ
được phân loại, xắp xếp và hệ thống hóa nhằm phản ánh quá trình vận động, thay
đổi của từng đối tượng kế toán trong đơn vị kế toán. Kết quả của quá trình xử lý dữ
liệu là tạo ra nguồn dữ liệu cung cấp cho quá trình tổng hợp tạo thông tin đầu ra
tương ứng.
2.1.2.4 Hệ thống thông tin đầu ra:
Đầu ra của hệ thống trong hầu hết các đơn vị kế toán bao gồm các báo cáo tài
chính và báo cáo kế toán quản trị. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm kinh doanh, hệ thống
xử lý bằng máy tính hay thủ công mà đầu ra của hệ thống thông tin kế toán có thể
bao gồm các dạng khác như báo cáo thường niên, sổ kế toán được in từ phần mềm,
… Các câu hỏi sau đây nên được trả lời nhằm xác định kết xuất đầu ra của hệ
thống:

11
+ Ngoài các báo cáo tài chính, những báo cáo nào khác là cần thiết cho nhà
quản trị đơn vị và người sử dụng hệ thống ?.
+ Hệ thống thông tin kế toán cần được thiết kế như thế nào để thuận lợi
trong việc cung cấp thông tin đầu ra ?.
Mục tiêu của hệ thống đầu ra là sử dụng nguồn dữ liệu từ quá trình xử lý để
tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính, tình hình hoạt
động, … trong đơn vị kế toán. Kết quả là nó tạo ra những sản phẩm theo mục tiêu
đã được xác định và truyền tải đến các đối tượng sử dụng thông qua các phương
thức khác nhau.
Chất lượng thông tin đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán được sử dụng làm
căn cứ đánh giá hiệu quả và chất lượng của toàn hệ thống.
2.1.2.5 Hệ thống lƣu trữ dữ liệu (cơ sở dữ liệu):
Dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống thông tin kế toán có thể được lưu trữ cục
bộ như trong sổ quỹ, trong các tập tin nghiệp vụ hay lưu trữ diện rộng như trong
mạng máy tính. Một số câu hỏi liên quan đến lưu trữ dữ liệu cần được trả lời:
+ Dữ liệu cần được lưu trữ như thế nào? Bằng giấy? Dạng điện tử? hay kết
hợp cả hai ?.
+ Dữ liệu nên được lưu trữ ở đâu? Cục bộ? Diện rộng? Kết hợp cả hai ?.
+ Cần lưu trữ dữ liệu trong thời gian bao lâu ?.
+ Cần tạo điều kiện như thế nào để dữ liệu lưu trữ không bị hư hại ?.
Vấn đề lưu trữ dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán cũng cần tuân thủ
theo những quy định Pháp lý liên quan đến công tác kế toán và phù hợp với mục
tiêu, yêu cầu quản lý riêng biệt và mức độ chấp nhận rủi ro của từng đơn vị kế toán.
Bên cạnh các hệ thống con như nói trên thì hệ thống kế toán cũng có mối
quan hệ mật thiết với hệ thống kiểm soát nội bộ. Hầu hết các đơn vị kế toán đều tổ
chức hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt
động, báo cáo kế toán đáng tin cậy và tuân thủ các quy định của Nhà nước, đơn vị.
Một số câu hỏi cần quan tâm, bao gồm:

12
+ Những thủ tục kiểm soát nào cần thiết để bảo đảm tính toàn vẹn thông tin
trong hệ thống thông tin kế toán?
+ Hiệu quả nào của các thủ tục kiểm soát này là phù hợp?
+ Hiệu quả về mặt chi phí của thủ tục kiểm soát có đạt được?
Với việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, chất lượng của hệ thống
thông tin kế toán sẽ được đảm bảo và nâng cao. Xây dựng và vận hành hệ thống
kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của
đơn vị kế toán sẽ tác động tích cực đến đầu ra của toàn hệ thống. Ngược lại, nếu hệ
thống thông tin kế toán được tổ chức và thực hiện phù hợp với điều kiện cụ thể của
đơn vị kế toán sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó
thúc đẩy sự phát triển của đơn vị.
2.2 Chu trình kế toán:
Trong một đơn vị thường có năm loại chu trình kinh doanh chính bao gồm:
chu trình doanh thu (bán hàng – thu tiền), chu trình chi phí (mua hàng - trả tiền),
chu trình chuyển đổi (sản xuất), chu trình tài chính và chu trình nhân sự.
Chu trình kế toán là việc tổ chức hệ thống kế toán để thực hiện việc ghi nhận
và xử lý hoạt động kinh doanh theo chu trình kinh doanh. Do có năm chu trình kinh
doanh chính trong một đơn vị nên cũng sẽ có năm chu trình kế toán tương ứng.
Việc thực hiện kế toán theo chu trình có những ý nghĩa như sau: (Robert
L.Hurt, 2010, Page 201):
+ Cho biết dữ liệu kế toán phát sinh từ đâu và kết thúc như thế nào, từ đầu
vào đến đầu ra, từ chứng từ đến sổ kế toán hay báo cáo kế toán. Nhấn mạnh tính
liên tục của hoạt động kinh doanh và xử lý kế toán trong đơn vị kế toán.
+ Thuận lợi, dễ dàng cho việc phân tích, thiết kế hệ thống kế toán xử lý nghiệp vụ.
+ Đặc biệt có ý nghĩa trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.
2.2.1 Chu trình bán hàng (The sale process):