thủ tục kiểm soát tài liệu

STMT
Thủ tục/Quy trình
Hướng dẫn công việc/biểu mẫu/
tài liệu
Phụ lục 2: Một số thủ tục và hướng dẫn công việc
1. Thủ tục kiểm soát tài liệu
1. Phạm vi
Thủ tục này đưa ra cách thức kiểm soát tài liệu liên quan đến EMS của KDL BQ1.
2. Áp dụng
Thủ tục này áp dụng cho các loại tài liệu của EMS, bao gồm những hoạt động liên quan đến soạn
thảo, nhận dạng, kiểm tra, xác minh, phê duyệt, phân phối, rà soát cũng như việc bảo quản chúng.
3. Trách nhiệm
Các Tổ, Bộ phận, Ban môi trường thuộc KDL BQ1 chòu trách nhiệm áp dụng thủ tục này.
4. Các hoạt động điều hành
4.1 Hệ thống tài liệu
4.2 Nhận dạng tài liệu
Mỗi tài liệu được nhận dạng bởi tựa đề và phần tiêu đề như sau:
1. Sổ tay


SỔ TAY MÔI TRƯỜNG
Mã hiệu : BQ1_STMT
Phiên bản : 00/00
Ngày ban hành : 00/00/2006
Chương
TÊN CHƯƠNG
Soạn thảo Soát xét Phê duyệt

2. Các thủ tục

SỔ TAY MÔI TRƯỜNG
Mã hiệu : BQ1_TT_x.x.x.a
Phiên bản : 00/00
Ngày ban hành : 00/00/2006

TÊN THỦ TỤC

Soạn thảo Soát xét Phê duyệt
x.x.x : Số của điều khoản của ISO 14001:2004
a : Số thủ tục ờ điều khoản đó
3. Hướng dẫn công việc
28


THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
Ngày ban hành : 00/00/2006
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Phụ lục 2: Một số thủ tục và hướng dẫn công việc
THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Soạn thảo Soát xét Phê duyệt

a: Số thứ tự của HDCV thuộc điều khoản x.x.x
Tuy nhiên, cách trình bày hướng dẫn công việc có thể khác đi do yêu cầu công việc
4.3 Trình bày tài liệu
1. Sổ tay

Sổ tay môi trường được trình bày thành nhiều chương. Mỗi chương mô tả ngắn về thành phần của
EMS hoặc các thủ tục/hướng dẫn tham chiếu khi cần thiết.
2. Thủ tục
Mỗi thủ tục gồm các nội dung chính như sau:
1. Phạm vi
2. Áp dụng
3. Trách nhiệm
4. Các hoạt động tác nghiệp
5. Tài liệu tham chiếu
6. Biểu mẫu đính kèm (nếu có)
3. Hướng dẫn công việc
Để dễ theo dõi và dễ hiểu, các HDCV được soạn thảo cô đọng hoặc bằng lưu đồ. Tốt nhất nên thể
hiện trên một trang giấy.
4. Hồ sơ
Các hồ sơ có nội dung thay đổi tuỳ theo các yêu cầu riêng biệt. Tuy nhiên, hầu hết các hồ sơ đều có
sẵn các biểu mẫu để sử dụng.
5. Lưu đồ
Các lưu đồ sử dụng trong các thủ tục được soạn thảo theo lưu đồ sau đây:
29
Bước đầu của quy trình
Các bước thực hiện của quy trình, trong đó
phải nêu lên được:
Trách nhiệm (ai làm?)
Hành động (làm cái gì?)
Tài liệu tham khảo tương ứng
Yêu cầu/quyết đònh/câu hỏi
Tham khảo các quy trình, thủ tục
Các bước của quy trình
Các đònh nghóa
Các chú thích, giải thích,

bình luận…thêm về bước
thực hiện của thủ tục.
Biểu mẫu áp
dụng
Có
Đường phản hồi
(không)
Các phát biểu ảnh hưởng
đến toàn bộ quy trình.
Tài liệu là quy trình có
thể soạn thảo bằng lưu
đồ như trên hoặc bằng
văn viết
Phụ lục 2: Một số thủ tục và hướng dẫn công việc


THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
Ngày ban hành : 00/00/2006

THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
4.4. Kiểm soát tài liệu
30
Các dấu hiệu nhận biết tình trạng tài liệu

Tài liệu kiểm soát
Tài liệu lỗi thời Tài liệu tham khảo
Nhằm tránh sử
dụng các tài liệu

lỗi thời
Tài liệu
Yêu cầu
−Rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện, hiệu quả
−Trình bày theo BQ1_TT_4.4.5
−Tài liệu được lưu file trong máy VT ở văn phòng
BQI và CD.
−Các tài liệu có chữ ký gốc được lưu bởi EMR.
T
ài
li
ệ
u
Phiếu theo dõi tài liệu
BM:BQ1_BM_4.4.5.3
Danh sách phân phối
tài liệu
BM:….. BQ1_BM_4.4.5.2
Danh mục tài liệu
BM:BQ1_BM_4.4.5.1
Nhằm xác đònh tình trạng
của tài liệu hiện hành
Kiểm soát việc phân phối
tài liệu
−Tài liệu phải được phê
duyệt trước khi ban hành.
−Không áp dụng đối với tài
liệu bên ngoài.
- Xem xét, cập nhật khi cần
thiết và phê duyệt lại các

tài liệu.
− Đảm bảo tài
liệu sẵn có ở nơi làm việc.
−Đảm bảo tài liệu bên ngoài
được xác đònh nguồn gốc và nội
dung.
Ban hành, sửa đổi tài liệu
Cập nhập, ban hành, phân phối
tài liệu
Quy đònh mã hoá tài liệu
BM:BQ1_BM_4.4.5.4
Phụ lục 2: Một số thủ tục và hướng dẫn công việc
THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
Quy trình ban hành phân phối tài liệu
(không áp dụng đối với tài liệu bên ngoài)
Quy trình ban hành, sửa đổi tài liệu
(Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu sửa chữa, soạn thảo, photo, mua mới tài liệu)

THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
31
Thư ký tổ môi trường soạn thảo
EMR soát xét
BGĐ phê duyệt
Thư ký tổ môi trường phân phối các tài
liệu đến các BP có liên quan theo BM:….

Sau khi soạn thảo xong
chuyển đến các cá
nhân/BP có liên quan để
góp ý kiến cần thiết trước
khi chuyển đến EMR
Không
Có
Các tài liệu có chữ ký
gốc được lưu bởi EMR.
Để tránh việc sử dụng
các tài liệu lỗi thời,
thư ký tổ MT có trách
nhiệm thu hồi các ấn
bản cũ khi phân phối
ấn bản mới.
Có nhu cầu về ban hành, sữa đổi tài liệu
Điền thông tin vào phiếu yêu cầu
Phiếu yêu cầu
BM:….
Tký tổ MT/EMR tổng hợp, soát xét
BGĐ phê duyệt
Ban hành, cập nhật
Có
BGĐ ghi rõ lý do Không
Có
Phụ lục 2: Một số thủ tục và hướng dẫn công việc
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
4.5. Giải thích lưu đồ
4.5.1. Ban hành tài liệu
Việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và ban hành tài liệu của EMS tại KDL BQ1 được xác đònh như sau:

Cấp tài liệu Trách nhiệm soạn thảo Soát xét Phê duyệt
Sổ tay Thư ký ban môi trường EMR BGĐ LDL BQ
Thủ tục
Trưởng BP liên quan hoặc thư ký
ban môi trường
EMR BGĐ LDL BQ
HDCV Trưởng BP liên quan EMR BGĐ KDL BQ1
Lưu ý: Tài liệu soạn thảo phải dễ hiểu, rõ ràng. Sau khi soạn thảo có thể sẽ được chuyển đến các cá
nhân/bộ phận liên quan để góp ý kiến khi cần thiết.
4.5.2. Phân phối tài liệu
Thư ký ban môi trường có trách nhiệm phân phối các tài liệu của EMS và phải đảm bảo rằng
những tài liệu cần thiết phải được có sẵn ở các bộ phận và các cá nhân liên quan để đảm bảo các hoạt
động được thực hiện hiệu quả.
Để tránh việc sử dụng tài liệu lỗi thời, các phiên bản cũ của tài liệu sẽ được huỷ bỏ khi các phiên
bản mới ban hành. Thư ký ban môi trường có trách nhiệm phân phối tài liệu, đồng thời thu hồi các ấn bản
cũ (sử dụng BQ1_BM_4.4.5.2 ).
4.5.3. Sử dụng tài liệu
Mỗi người nhận tài liệu EMS có trách nhiệm:
Đọc cẩn thận tài liệu và yêu cầu người soạn thảo hoặc những người có trách nhiệm giải thích nếu
cần thiết;
Báo cho EMR về mọi sai sót trong tài liệu (nếu có);
Lưu giữ và bảo quản tài liệu bằng nhiều cách thích hợp để tránh thất lạc và hư hỏng, đảm bảo các
tài liệu dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng.
Các nhân viên có liên quan không được phép sao chụp, sửa chữa các tài liệu EMS để đảm bảo
rằng số tài liệu và ấn bản được sử dụng là nhất quán với danh sách đã được phân phối.
Các dấu hiệu nhận biết tình trạng tài liệu như sau:
Khi một tài liệu nào đó được chỉnh sửa, thì số “00” ở đầu của phiên bản được nâng lên tối đa là 05
(ví dụ:BQ1_TT_4.4.5, Phiên bản 05/00). Số phiên bản mới được ban hành kế tiếp sẽ là 00/01 để bắt đầu
một chu kì mới.
Đối với các tài liệu được chỉnh sửa và được phê duyệt thì Thư ký Ban môi trường/EMR có trách

nhiệm phân phối tài liệu mới, thu hồi tài liệu cũ, đồng thời cập nhật vào danh mục tài liệu.
Các tài liệu chỉ có giá trò khi có đóng dấu “Tài liệu kiểm soát” màu đỏ. Các tài liệu chỉ dùng để
tham khảo đđược đóng dấu “Tài liệu tham khảo” màu đỏ
4.5.4. Soát xét tài liệu
Mỗi tài liệu được rà soát hăng năm bởi những người có trách nhiệm soạn thảo để bảo đảm rằng tài
liệu được cập nhật, cung cấp thông tin đúng đắn và đáp ứng các yêu cầu về điều hành của KDL BQ1. Các
tài liệu cũng sẽ được rà soát trong trường hợp có những thay đổi về công tác điều hành hay tác nghiệp.
Khi có nhu cầu sửa chữa, soạn thảo, photo, mua mới tài liệu,…các cá nhân/bộ phận phải lập phiếu
yêu cầu (sử dụng biểu mẫu: BQ1_BM_4.4.5.3) gởi về EMR để tổng hợp, trình duyệt.
4.5.5. Duy trì tài liệu
Thư ký Ban môi trường có trách nhiệm lập một thư mục chung cho các tài liệu của EMS, một phiên
bản điện tử được sắp xếp trong máy tính ở văn phòng BQ1. Tên thư mục và đường dẫn trong máy tính


THỦ TỤC
Mã hiệu : BQ1_TT_4.4.5
Phiên bản : 00/00
Ngày ban hành : 00/00/2006
32