Các vấn đề khái quát chung về tổ chức hạch toán kế toán tai công ty

báo cáo thực tập tổng hợp
Phần I:Những vấn đề chung về công ty cổ phần dợc TRAPHACO.
1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty.
Công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y tế TRAPHACO-Bộ Giao thông
vận tải là một công ty nhà nớc cổ phần hoá thuộc Bộ Giao thông vận tải. Hiện
nay, công ty đang là một trong những đơn vị sản xuất kịnh doanh đầu đàn trong
ngành dợc Việt Nam. Với xuất phát điểm là một tổ sản xuất thuốc thuộc Ty y tế
đờng sắt với nhiệm vụ sản xuất thuốc cho cán bộ công nhân ngành đờng sắt
trong thời kỳ bao cấp, để có đợc thành tựu lớn mạnh cả về lợng và về chất nh
ngày nay khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang cơ chế thị trờng, công ty đã trải
qua một quá trình hình thành và phát triển dài với những bớc tiến ngoạn mục.
Ngày 28/11/1972 tổ sản xuất thuốc thuộc ty y tế đờng sắt thành lập.
Ngày 28/5/1981, tổ sản xuất đợc mở rộng thành Xởng sản xuất thuốc đờng sắt.
Trong giai đoạn này, xởng chỉ hoạt động dới hình thức tự sản xuất, tự tiêu dùng
nên quy mô vẫn còn rất hạn hẹp.
Ngày 01/06/1993, với những thành tựu đạt đợc sau 20 năm, để đáp ứng
Created on 03/03/2003 19:24:00nhu cầu phát triển của xởng nói riêng và để
theo kịp sự đổi mới của nền kinh tế nói chung xởng dợc đợc đổi tên thành xí
nghiệp dợc phẩm đờng sắt với tên giao dịch là TRAPHACO theo nghị định số
388/HĐBT của Hội đồng bộ trởng với chức năng thu mua dợc liệu và sản xuất
thuốc chữa bệnh.
Nhận thấy sự phát triển vợt bậc đạt đợc của xí nghiệp trong năm 1993,
ngày 16/05/1994 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 666QĐ/TCCB-LĐ
thành lập công ty dợc TRAPHACO từ xí nghiệp dợc TRAPHACO với chức
năng, nhiệm vụ:
Thu mua dợc liệu và sản xuất thuốc chữa bệnh.
Sản xuất và kinh doanh thiết bị y tế.
1
Đáp ứng thuốc cho nhu cầu phòng và chữa bệnh của công nhân viên
ngành GTVT và nhân dân, với mục tiêu bảo đảm kinh doanh có lãi.
Để đảm bảo sự phù hợp giữa tên gọi và chức năng nhiệm vụ, ngày

13/03/1997 công ty đợc đổi tên thành công ty dợc và thiết bị vật t y tế
TRAPHACO theo quyết định số 535QĐ/TCCB-LĐ của Bộ Giao thông vận tải
Tháng 1 năm 2001, nhận thức đợc tầm quan trọng và hiệu quả của việc
cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nớc trong nền kinh tế thị trờng, cũng nh nhiều
doanh nghiệp nhà nớc khác, công ty quyết định tiến hành cổ phần hoá với 45%
vốn của nhà nớc theo quyết định 2566/1999 của Bộ GTVT và bắt đầu mở rộng
thị trờng ra các nớc trên thế giới đồng thời mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang
xuất nhập khẩu nguyên vật liệu. Lúc này công ty mang tên công ty cổ phần dợc
và thiết bị vật t y tế-Bộ GTVT và đặt trụ sở tại 75 phố Yên Ninh- Quận Ba
Đình- Hà Nội. Ngày 05/07/2001, công ty đổi tên thành công ty cổ phần dợc
TRAPHACO. Cho đến nay, công ty vẫn hoạt động dới tên gọi đó, và mặc dù
lĩnh vực kinh doanh không thay đổi song quy mô sản xuất kinh doanh thì không
ngừng đợc mở rộng. Hiện nay, công ty có một chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí
Minh cùng 6 phân xởng sản xuất và 10 địa điểm kinh doanh tại 6 quận thuộc
thành phố Hà Nội.
Có thể nói rằng qua gần 30 năm tiến hành hoạt động sản xuất kinh
doanh, công ty cổ phần TRAPHACO đã có rất nhiều biến đổi: biến đổi về tên
gọi, về quy mô hoạt động đến hình thức hoạt động. Đó là do sự chuyển đổi cơ
chế kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng.
Trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung trớc đây, do không đợc tự chủ trong
sản xuất kinh doanh của mình, công ty chỉ sản xuất, tiêu thụ theo chỉ tiêu ch kế
hoạ của nhà nớc nên cũch nh nhiều doanh nghiệp nhà nớc cùng thời, công ty
cha phát huy đợc hết sức mạnh của mình dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh
đạt đợc trong thời gian này cha cao.
2
Chuyển sang nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển của năng lực
sản xuất xã hội, công ty cũng đã không ngừng biến đổi để theo kịp tốc độ đó.
Việc xây dựng kế hoạch đợc tự chủ, dựa trên cơ sở nghiên cứu rõ thị trờng xác
định cơ cấu mặt hàng phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng, cộng với việc
chú trọng đầu t vào nguồn nhân lực, công ty đã có những bớc tiến vợt bậc. Đặc

biệt là với tác dụng của việc cổ phần hoá, đã khiến lòng nhiệt tìnhcủa cán bộ
công nhân viên trong công ty ngày càng đợc khẳng định, chất lợng sản phẩm
ngày càng đợc nâng cao, chủng loại đa dạng. Công ty đã nhận đợc huy chơng
duy nhất của ngành y tế về mặt hàng đông dợc 98 và nhiều bằng khen khác.
Chính vì vậy mà dù phải vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh
ngày càng khốc liệt, nhng công ty vẫn tạo đợc uy tín với ngời tiêu dùng và trở
thành một trong số 130 doanh nghiệp đứng đầu về hàng Việt Nam chất lợng
cao.
2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
2.1 Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:
Ngành nghề kinh doanh chính của công ty cổ phần dợc và thiết bị vật t y
tế TRAPHACO là thu mua dợc liệu, sản xuất thuốc , kinh doanh dợc phẩm và
thiết bị vật t y tế, ngoài ra công ty còn có hoạt động xuất nhập khẩu nguyên liệu
và hoá chất.
Là một công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu dài với quy mô sản
xuất và kinh doanh lớn, đặc biệt lại có uy tín nghề nghiệp cao trong giới kinh
doanh cũng nh với ngời tiêu dùng, nên công ty dợc TRAPHACO đã ngày càng
mở rộng thị trờng kinh doanh vốn đã rất rộng rãi và ngày càng tạo dựng cho
mình một chỗ đứng vững chắc trên các thị trờng đó. Với nền tảng vững chắc đó,
hiện nay sản phẩm của công ty có mặt ở khắp nơi trên thị trờng cả nớc cũng nh
ở nớc ngoài vơí các chủng loại vô cùng phong phú nh các loại thuốc dạng viên
nén, viên nang, viên bao đờng, viên bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean, dạng
viên hoàn, trà tan, trà túi lọc, thuốc bôi dạng mỡ hay cream, thuốc dạng bột, các
3
loại thuốc bổ dạng ống thuỷ tinh hay kiềm trung tính, các loại thuốc dạng n-
ớc. Ngoài việc sản xuất kinh doanh các loại thuốc trên, công ty còn kinh
doanh các loại thiết bị vật t y tế và thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu nguyên
liệu và hoá chất với một số nớc trên thế giới.
Với quy mô sản xuất kinh doanh lớn nh vậy, để đảm bảo cho việc cung
cấp sản phẩm kịp thời trên các địa bàn khác nhau trong cả nớc, công ty đã bố trí

một mạng lới phân phối bao gồm 4 cửa hàng thuốc đặt ở Hà Nội tại các địa chỉ:
36 Nguyễn Chí Thanh, 102 Thái Thịnh, 20 Giải Phóng, 108 Thành Công và một
chi nhánh đặt tại thành phố Hồ Chí Minh chuyên phụ trách mảng thị trờng miền
Nam, tại mỗi địa điểm phân phối đều có bác sĩ và dợc sĩ t vấn. Ngoài ra, hiện
nay, công ty đang xây dựng nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP tại Hoàng Liệt-
Thanh Trì. Và để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đợc liên tục công
ty TRAPHACO có một hệ thống kho tàng tơng đối hoàn chỉnh với đầy đủ các
phơng tiện, dụng cụ để bảo quản, bảo vệ nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho ở
tất cả các địa điểm kinh doanh của công ty.
Là một doanh nghiệp nhà nớc cổ phần hoá hoạt động theo luật doanh
nghiệp, công ty dợc TRAPHACO thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình
theo sự quy định của pháp luật và các cơ quan quản lí hữu quan.
2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất:
Mô hình tổ chức sản xuất:
Khối sản xuất của công ty cổ phần dợc bao gồm 272 cán bộ công nhân
viên làm việc tại 8 phân xởng sản xuất:
Phân xởng thực nghiệm: gồm 30 lao động thực hiện chức năng nghiên
cứu sản xuất các loại sản phẩm mới, qua quá trình kiểm nghiệm, sau khi hoàn
thành sẽ chuyển sang sản xuất chính thức loại sản phẩm hoàn chỉnh để đa ra
tiêu thụ.
4
Phân xởng sơ chế: phân xởng này có nhiệm vụ bào chế các loại dợc liệu
từ dạng thô sang dạng tinh nh bột mịn, cốm để hình thành các sản phẩm viên
hoàn.
Phân xởng viên nén: Sản xuất các loại thuốc dạng viên nén, viên nang,
viên bao đờng, bao film theo tiêu chuẩn GMP Asean.
Phân xởng viên hoàn: Chịu trách nhiệm chế biến các loại thuốc có dạng
viên hoàn, trà tan, trà túi lọc từ các loại nguyên liệu có nguồn gốc dợc liệu sản
xuất theo công nghệ hiện đại.
Phân xởng thuốc mỡ: sản xuất các loại thuốc bôi dạng mỡ hay dạng kem.

Phân xởng thuốc bột: Sản xuất các loại thuốc dạng bột để bôi chủ yếu là
TRAPHA.
Phân xởng thuốc ống: Sản xuất các loại thuốc dạng ống.
Phân xởng tây y: Sản xuất các loại thuốc nh thuốc nhỏ mắt, nhỏ mũi.
Ngoài ra công ty còn có một phân xởng cơ điện với nhiệm vụ sửa chữa,
bảo dỡng máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất đợc đảm bảo liên tục.
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty:
Quy trình công nghệ sản xuất của công ty là quy trình sản xuất đơn giản,
khép kín. Mỗi phân xởng đều thực hiện sản xuất sản phẩm theo một dây chuyền
công nghệ khép kín, liên tục từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Dựa trên cơ
sở nghiên cứu nhu cầu thị trờng ở từng thời điểm, phòng thị trờng kết hợp với
phòng nghiên cứu để xin duyệt phơng án sản xuất sản phẩm mới. Khi có lệnh
sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh nghiên cứu và lập kế hoạch sản xuất, kế
hoạch sản xuất sau khi đã đợc phê duyệt sẽ đợc đa xuống các phân xởng để tiến
hành sản xuất theo đúng kế hoạch. Do thuốc là một sản phẩm đặc biệt, có giá trị
kinh tế cao, lại ảnh hởng rất lớn đến sức khoẻ con ngời nên đòi hỏi uy tín nghề
nghiệp cao. Chính vì vậy yêu cầu quy trình sản xuất phải đợc tổ chức chặt chẽ.
Do đặc thù riêng của sản xuất dợc phẩm, mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản
xuất về công thức chế phối nguyên liệu riêng. Chất lợng sản phẩm phụ thuộc
5
vào chất lợng nguyên liệu, công thức pha chế nguyên liệu và kỹ thuật sản xuất.
Do đó mỗi một sản phẩm sản xuất ra đều phải có sự kiểm tra ở tất cả các khâu,
từ kiểm tra chất lợng tất cả các loại dợc liệu, tá dợc theo đúng tiêu chuẩn của d-
ợc điển Việt Nam hoặc của Anh, Mĩ (đối với những sản phẩm mà dợc điển Việt
Nam cha có), kiểm tra công thức pha chế thông qua phòng thí nghiệm, việc đảm
bảo vô trùng, đến kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm,giám sát thực hiện
quy trình kỹ thuật và cuối cùng là kiểm nghiệm thành phẩm.
Quy trình công nghệ có thể chia làm 3 giai đoạn:
- Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: là giai đoạn phân loại, xử lý dợc liệu, tá d-
ợc đảm bảo các tiêu chuẩn trớc kh đa vào sản xuất.

- Giai đoạn sản xuất chia theo từng lô mẻ sản xuất đợc theo dõi trên hồ sơ
lô và đa vào sản xuát thông qua các công đoạn sản xuất.
- Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: Sau khi thuốc sản xuất
qua kiểm nghiêm đạt tiêu chuẩn mới đợc nhập kho.
Có thể khái quát quy trình tổ chức sản xuất chung của công ty nh sau:
Sơ đồ tổ chức sản xuất chung
6
Lệnh sản xuất
2.3 kết quả hoạt động kinh doanh qua các thời kỳ
Trải qua một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dài và mặc dù phải
vận động trong cơ chế thị trờng với tính cạnh tranh ngày càng khốc liệt, song
công ty vẫn khẳng định đợc chỗ đứng của mình trên thị trờng dợc Việt Nam
cũng nh thế giới và ngày càng đạt đợc những thành tựu đáng kể. Có thể thấy rõ
điều đó qua việc so sánh kết quả sản xuất kinh doanh vài năm gần đây nh sau:
7
Xuất nguyên, phụ liệu
Nhập kho
Đóng gói
Sản xuất, pha chế
Kiểm soát, kiểm
nghiệm bán thành
phẩm, giám sát thực
hiện qui trình kỹ thuật
Đã qua kiểm tra đạt
tiêu chuẩn
Kiểm nghiệm thành
phẩm
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Tổng doanh thu 51755539124 77993878304 97990334174
Doanh thu bán hàng

hoá
259905768 4395703989 9531237748
Doanh thu tiêu thụ
thành phẩm
51495633356 70249474815 84390756426
Doanh thu hàng XK 0 3348699500 4068340000
Các khoản giảm trừ 842173812 916182917 0
Doanh thu thuần 50913364342 77077695387 97151786784
Giá vốn hàng bán 24601930178 38343060545 47002803254
Lợi nhuận trớc thuế 13449805880 17332870601 18734745964
Lợi nhuận sau thuế 2151968940 5536146037 5995349104
Nộp ngân sách nhà
nớc
7063826307 6251039209 8598150820
Thu nhập bình quân 1800000 2200000 2400000
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002
Hệ số nợ phải trả/nợ phải
thu
1.092 1.226 1.196
Hệ số khă năng thanh toán
ngắn hạn
1.55 1.721 1.573
Hệ số khả năng thanh toán
tổng quát
1.931 2.217 2.012
Hệ số khả năng thanh toán
nhanh
0.87 0.941 0.94
Tỷ suất lợi nhuận trớc

thuế/doanh thu
0.237 0.227 0.19
Hệ số nợ 0.518 0.451 0.497
Bảng tính một số chỉ tiêu tài chính doanh nghiệp
8
Qua bảng so sánh kết quả kinh doanh ta thấy tổng doanh thu, giá vốn hàng bán,
lợi nhuận trớc thuế và lợi nhuận sau thuế liên tục tăng lên qua các năm, đặc biệt
đã có sự tăng trởng trong doanh thu hàng xuất khẩu, điều đó chứng tỏ sản phẩm
của công ty đã dần chiếm đợc chỗ đứng trên thị trờng thế giới.
Các khoản giảm trừ năm 2002 bằng 0 chứng tở chất lợng sản phẩm, hàng hoá
của công ty đã ngày càng đợc nâng cao và đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu của
ngời tiêu dùng. Cũng nhờ đó mà các khoản đóng góp vào ngân sách nhà nớc
của công ty rất lớn, thu nhập và việc làm cho ngời lao động cũng đợc cải thiện
qua các năm.
Qua việc xem xét một vài chỉ tiêu tài chính của công ty ta có thể thấy tình hình
tài chính của công ty ngày càng đợc cải thiện.
Khả năng huy động vốn và chiếm dụng vốn của doanh nghiệp cao nhng vẫn
đảm bảo khả năng thanh toán, trừ khả năng thanh toán nhanh. Ngoài ra tính độc
lập về tài chính của công ty cũng khá cao đảm bảo cho sự tồn tại của doanh
nghiệp.
3. Tổ chức quản lý.
3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý:
Công ty cổ phần TRAPHACO hiện nay tổ chức quản lý theo hình thức
trực tuyến
Cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty là đại hội đồng cổ
đông: Bao gồm tất cả các cổ đông có quyển biểu quyết, có quyền và nghĩa vụ:
Quyết định loại cổ phần và số cổ phần đợc chào bán của từng loại, quy
định mức lợi tức hàng năm của từng loại cổ phần.
Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ công ty, trừ trờng hợp điều chỉnh vốn
điều lệ do bán thêm cỏ phần mới trong phạm vi số lợng cổ phần đợc quyền chào

bán quy định tại điều lệ công ty.
Cơ quan quản lý của công ty là hội đồng quản trị: bao gồm 5 thành viên,
có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục
9
đích, quyền lợi của công ty, nh quyết định chiến lợc phát triển công ty, quyết
định phơng án đầu t, (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng
cổ đông).
Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên, có chức năng kiểm tra tính hợp lý và
hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ kế
toán và báo cáo tài chính, thờng xuyên thông báo với Hội đồng quản trị về kết
quả hoạt động, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị khi trình các báo cáo
kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.
Ban giám đốc: gồm 2 thành viên là giám đốc điều hành và phó giám đốc
điều hành.
Giám đốc điều hành: là ngời chịu trách nhiêm chính và có quyền
cao nhất về công việc sản xuất kinh doanh. Gián đốc là chủ tài khoản, thực hiện
việc trả lơng cho các bộ công nhân viên. Sự giám sát, theo dõi, những quyết
định của giám đốc dựa trên các báo cáo chứng từ của các phòng ban, mà đứng
đầu là các trởng phòng.
Phó giám đốc điều hành: chịu trách nhiêm trớc giám đốc về kế
hoạch kinh doanh, đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng sản xuất kinh
doanh với các bạn hàng.
Các phòng ban: gồm 6 phòng ban
Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mu giúp giám đốc công
ty trong việc thực hiện các phơng án sắp xếp và cải tiêns tổ chức sản xuát kinh
doanh, tổ chức quản lý lao động và tuyển dụng bổ sung, điều phối nhân lực ,
trong thực hiện công tác hành chính, bảo vệ, y tế theo đúng chính sách của nhà
nớc và công ty.
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:
Sắp xếp tổ chức bộ máy, nghiên cứu xây dựng các quy chế, điều lệ hoạt

động, nhằm phục vụ công tác quản lý
10
Căn cứ tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, tiến hành bố trí sắp xếp điều
động tuyển dụng cán bộ công nhân viên phù hợp với năng lực, sở trờng, trình độ
nhằm phát huy đợc hiệu quỷ công tác của từng ngời.
Đào tạo, bồi dỡng cán bộ công nhân viên, xử lý, giải quyết các chế độ đối
với ngời lao động của Nhà nớc và công ty.
Tính định mức lơng và theo dõi ngày công của ngời lao động, bảo vệ nội
bộ cơ quan, xây dựng và thực hiện chế độ khen thởng, kỷ luật hàng năm đối với
ngời lao động.
Tổ chức tiếp nhận thông tin từ trong và ngoài công ty, xử lý thông tin qua
lãnh đạo công ty.
Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các trang thiết bị, dụng cụ hành chính
văn phòng cũng nh các tài sản khác của công ty, cấp phát văn phòng phẩm cho
các phòng, ban. Đảm bảo điện, nớc sinh hoạt, thông tin liên lạc, điện thoại, fax,
in ấn tài liệu.
Chắp mối quan hệ với chính quyền địa phơng nơi đóng trụ sở công ty về
công tác hành chính, bảo vệ, y tế.
Phòng tài chính- kế toán: Bao gồm 14 ngời, có chức năng xây dựng
chiến lợc để tổ chức thực hiện công tác tài chính- kế toán- tín dụng. Giúp giám
đốc công ty tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán-
thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theo chế độ,
theo pháp luật về kinh tế- tài chính- tín dụng và điều lệ tổ chức kế toán, pháp
lệnh kế toán thống kê của nhà nớc, những quy định cụ thể của công ty về quản
lý kinh tế- tài chính và quy chế tài chính của công ty. Phổ biến, hớng dẫn và tổ
chức thực hiện kịp thời các chế độ chính sách, pháp luật về tài chính- kế toán
của nhà nớc, của công ty. Tham mu cho giám đốc dự thảo các quy định về quản
lý kinh tế, tài chính, kế toán, tín dụng và tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy
định đó.
Phòng tài chính kế toán có các nhiệm vụ:

11
Tổ chức bộ máy kế toán:
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, kinh doanh của công ty để lựa chọn hình
thức tổ chức công tác kế toán tập trung hay phân tán cho phù hợp và tổ chức bộ
máy kế toán thích hợp nhất.
Tổ chức công tác kế toán:
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu và luân
chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh
của công ty.
Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán, vận dụng hệ thống sổ kế toán phù
hợp nhằm tạo điều kiện cho việc điều hành và quản lý kinh tế ở công ty.
Thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty nhằm xác định, cung cấp những thông tin cần thiết
cho ccs đối tợng sử dụng thông tin khác nhau, lập các báo cáo tài chính và tổ
chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán đúng quy định, phù hợp với yêu cầu quản
lý của công ty
Tổ chức trang bị phơng tiện, xây dựng phơng án phát triển và ứng dụng
phần mềm trợ giúp cho công tác kế toán và thông tin kinh tế trong công ty.
Tổ chức hạch toán kinh doanh, ghi chép, phản ánh cấc nghiệp vụkinhtế
tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của côngty
một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ tài chính kế toán nói
chung và quy định của công ty nói riêng phù hợp với mô hình quản lý tập trung
Tổ chức kiểm kê tài sản, vật t, tiền vốn theo đúng quy định của nhà nớc.
Tổ chức công tác tài chính: Thực hiện phân tích tình hình tài chính, đề
xuất các biện pháp cho ban lãnh đạo công ty để có đờng lối phát triển đúng đắn,
đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp.
Xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính và lập báo cáo tình hình
thực hiện kế hoạch quý, năm.
12
Xác định mức vốn lu động, xác định các nguồn vón đảm bảo cho sản

xuất kinh doanh, huy động kịp thời các nguồn vốn sẵn có vào sản xuất kinh
doanh.
Tổ chức tuần hoàn chu chuyển vốn: Điều hoà linh hoạt các nguồn vốn
đúng chế độ chính sách của Nhà nớc và quy định của công ty. Tổ chức công tác
thu hồi vốn và công nợ.
Xây dựng và ban hành các quy định về quản lý tiền mặt, tiền gửi.
Tổ chức thực hiện tốt chính sách về thuế, tổ chức công tác hờn thuế kịp
thời nhằm đáp ứng yêu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tổ chức công tác tín dụng:
Căn cứ cào kế hoạch sản xuất kinh doanh, các dự án đầu t đợc duyệt xác
định nguồn tín dụng để đáp ứng bốn kị thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh
với hiệu quả kinh tế cao nhất.
Căn cứ vào nguồn vốn tín dụng, kế hoạch huy động vốn, xây dựng các kế
hoạch các kế hoạch tín dụng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Tổ chức đàm phán, dự thảócc hợp đồng tín dụng có hiệu quả nhất và thực
hiện kế hoạch trả vợ, thu nợ.
Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế:
Thờng xuyên và định kỳ tổ chức phân tích hoạt động kinh tế để đánh giá
đúng đắn mặt mạnh, yếu, tìm ra nguyên nhân về kết quả đã đạt đởctong kỳ, rút
kinh nghiệm, xác định biện pháp khắc phục tổ chức sản xuất và quản lý kinh tế
tốt hơn cho kỳ sau.
Tổ chức công tác thông tin tình hình kinh tế, tài chính, tín dụng trong
công ty một cách khoa học, trên cơ sở phát triểm phần mềm máy tính trợ giúp.
Tổ chức công bố công khai về tài chính theo đúng quy định.
Thực hiện công tác tổ chức đào tạo:
Sắp xếp lại nhân viên kế toán của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý, sản
xuất và năng lực của từng nhân viên.
13
Phổ biến hớng dẫn các chế độ chính sách của Nhà nớc, của công ty về tài
chính kế toán, thông qua các văn bản để cụ thể hoá bằng các quy định của công

ty.
Thờng xuyên tổ chức lớp bồi dỡng nghiệp vụ, chuyên môn cho đội ngũ
nhân viên làm công tác tài chinh, kế toán trong công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Có chức năng tham mu giúp giám đốc công ty trong các lĩnh vực xây
dựng, tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch, báo cáo kế hoạch- thống kê, trong
công tác hợp đồng kinh tế, công tác tiếp thị, công tác vật t, phổ biến các chế độ,
chính sách và hớng dẫn thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể của phòng kế hoạch kinh
doanh nh sau:
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn,
kế hoạch quý, tháng, năm .
Kiểm tra, giám sát, đánh giá, nguyên nhân ảnh hởng và báo cáo về việc
thực hiện các mục tiêu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, dở
dang, thu hồi vốn, giá thành, lợi nhuận.
Lập báo cáo thình hình thực hiện tháng, quý năm về giá trị, khối lợng,
trong kỳ
Dự thảo và đàm phán hoặc phối hợp thoả thuận đàm phán, tham mu giúp
giám đốc công ty trong việc ký kết các hợp đồng kinh tế
Quản lý định mức, đơn giá , lập biểu giá phù hợp, sát với thị trờng để tiêu
thụ sản phẩm.
Hàng quý chủ tri quyết toán việc thực hiện vật t, nguyên nhiên liệu so với
định mức dự toán, định mức đơn giá mội bộ hoặc kế hoạch chi phí giá thành đã
giao, so sánh với khối lợng thực tế thực hiện. Cân đối sác định lợng vật t chênh
lệch với định mức đã giao, trình lãnh đạo giải quyết.
14
Thu thập, xử lý thông tin lập và Đảm bảo kế hoạch sản xuất sản phẩm,
kế hoạch đầu ra của sản phẩm trong doanh nghiệp, lên kế hoạch bao tiêu sản
phẩm của công ty.
Có trách nhiệm cung cấp số liệu, thuộc lĩnh vực kinh tế kế hoạch cho các
phòng chức năng khi có yêu cầu. Đồng thời yêu cầu các phòng chức năng cung

cấp số liệu để thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ chức năng của phòng.
Phòng nghiên cứu phát triển
Từ những nghiên cứu cơ bản và những nghiên cứu ứng dụng phòng
nghiên cứu phát triển sẽ nghiên cứu tính khả thi của sản phẩm hay quy trình
mới, kiến nghị với ban giám đốc về việc có nên tiếp tục phát triển sản phẩm,
quy trình đó không. Nếu có sẽ triển khai mẫu thử, xin đăng ký lu hành, sản xuất
thử nhằm ổn định quy trình kĩ thuật, thơng mại hoá sản phẩm và chuyển giao
cho các phân xởng sản xuất.
Bộ phận kho: tiếp nhận, bảo quản, xuất nguyên, phụ liệu, thành phẩm
hàng hoá theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Phòng thị tr ờng: lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tổ chức
hệ thống Marketing và các hoạt động yểm trợ cho công tác bán hàng, khai thác
thị trờng đã có và thị trờng mới. Phối hợp với phòng nghiên cứu và phát triển
phát triển mặt hàng mới cải thiện mẫu mã, chất lợng các mặt hàng có sẵn phù
hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng.
Phòng đảm bảo chất lợng: Giám sát phân xởng thực hiện đúng quy trình
kĩ thuật để sản phẩm đạt yêu cầu về chất lợng theo đúng tiêu chuẩn GMP
Asean. Xem xét các sai lệch, sự cố kĩ thuật, các điểm không phù hợp về chất l-
ợng và đề xuất biện pháp xử lý. Giám sát sử dụng vật t, sử dụng lao động để xây
dựng định mức vật t, định mức lao động.
Phòng kiểm nghiệm: Kiểm tra việc đảm bảo chất lợng bao gồm kiểm tra
chất lợng nguyên phụ liệu trớc khi đa vào sản xuất cũng nh chất lợng sản phẩm
trớc khi nhập kho, xuất dùng. Đặc biệt đối với ngành dợc phòng kiểm nghiệm
15
còn phải theo dõi chất lợng thành phẩm đang lu hành trên thị trờng. Ngoài ra
còn tham gia nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lợng sản phẩm.
Có thể mô phỏng cơ cấu tổ chức công ty bằng sơ đồ sau:
Mô hình tổ chức của công ty cổ phần dợcTRAPHACO
16
Đại hội đồng cổ đông

Ban kiểm soát
Giám đốc điều hành
HĐQT
PGĐ điều hành
phụ trách KHKD
Phòng kế hoạch
KD
Cung ứng vật t
P. Tổ chức hành
chính
P. Tài chính -
kế toán
PX viên nén GMP
PX viên hoàn
PX sơ chế
PX thực nghiệp
Kho hoá chất
Kho dợc liệu
Kho phụ liệu
Kho thành phẩm
Kho 108 thành công
Các cửa hàng bán buôn.
Các cửa hàng bán lẻ
P. Nguyên cứu
phát triển
P. Đẩm bảo chất
lợng
P. Kiểm tra chất
lợng
PX thuốc ống

PX thuốc mỡ
PX thuốc bột
PX tây y
3.3 Chính sách quản lý tài chính- kinh tế đang áp dụng:
Về chính sách quản lý tài chính kế toán :
Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến kết thúc ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép, hạch toán kế toán là đồng ngân
hàng nhà nớcViệt Nam. Khi quy đổi các đồng tiền khác, căn cứ vào tỷ giá ngoại
tệ do Ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố tại thởi điểm nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ.
Phần II: các vấn đề khái quát chung về tổ chức hạch toán kế toán tại
công ty.
1.Tổ chức bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty TRAPHACO đợc tổ chức theo kiểu trực
tuyến tham mu, bộ máy đợc hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến, hoạt động
theo phơng pháp trực tiếp và mối liên hệ có tính chất tham mu giữa kế toán tr-
ởng với các kế toán phần hành.
TRAPHACO là một công ty lớn có chi nhánh và các cửa hàng phụ
thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh
cũng nh hoạt động tài chính. Do đó bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình
tập trung. Công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để
thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Toàn bộ công
tác kế toán từ thu nhận, nhập dữ liệu vào máy, lên sổ, xử lý thông tin trên hệ
thống báo cáo phân tích và tổng hợp của công ty đợc tiến hành tập trung tại
phòng Tài chính- Kế toán của công ty. Tại chi nhánh và các cửa hàng phụ thuộc
17
có nhân viên của phòng Tài chính- Kế toán cử làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu
(thu thập, kiểm tra, xử lý chứng từ) và gửi về phòng Kế toán trung tâm theo chế
độ báo sổ.

Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty nh sau:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chỉ đạo trực tiếp
Báo sổ
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 18 nhân viên, tất cả các nhân
viên đều có trình độ đại học, đợc phân công nhiệm vụ cụ thể nh sau:
+Một kế toán trởng (Nguyễn Thị Mùi): có nhiệm vụ :
Tham mu giúp giám đốc tổ chức và chỉ đạo công tác tài chính kế toán
của công ty. Tổ chức hạch toán kế toán theo chế độ kế toán của Nhà nớc ban
hành và theo quy chế quản lý tài chính của công ty.
18
Kế toán trởng
KT
tổng
hợp
KT
tiền
mặt
KT
TGNH
KT
HTK
KT
bán
hàng
KT
công
nợ
Thủ

quỹ
Nhân viên kế toán 4 cửa
hàng và chi nhánh