bài thực tập chuyên đề tin học học hóa trong công tác QLVB đến

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...................................................................................................................4
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN..6
1.1. Khái niệm về văn bản đến.....................................................................................6
1.1.1 Khái niệm.............................................................................................................6
1.1.2 Các nhóm văn bản đến.........................................................................................6
1.2. Ý nghĩa, tác dụng và nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến.....6
1.2.1 Ý nghĩa, tác dụng ..............................................................................................6
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung
chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn
quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.....................................................................6
- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan.........................................................................7
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung thường xuyên,
chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy làm tốt công tác
quản lý văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không bị mất mát tạo điều
kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài
liệu về sau......................................................................................................................7
1. 2.2 Nguyên tắc ()......................................................................................................7
1.3. Công tác quản lý văn bản đến nói chung....................................................7
1. 3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.......................................................................7
1.3.2. Trình và chuyển giao văn bản đến....................................................................11
1.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến............................12
CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN – TỈNH BẮC GIANG........14
2.1 Lưu đồ “ Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành...............14
2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến..........................................................................14
2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến.......................................................................................14
2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến .................................................................15
2.2.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến...............................................................15
2.2.4 Đăng ký văn bản đến..........................................................................................16
2.3. Trình và chuyển giao văn bản đến.....................................................................17

2.3.1 Trình văn bản đến...............................................................................................17
2.3.2 Chuyển giao văn bản đến...................................................................................18
Tại UBND xã Kiên Thành, không lập sổ chuyển giao văn bản đến, khi chuyển
giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân, thì ghi tên tất cả các cá nhân, đơn vị nhận
vào cột đơn vị hoặc người nhận tại sổ đăng ký công văn đến( ghép sổ đăng ký công
văn đến với sổ chuyển giao công văn đến làm 1 sổ)..................................................18
2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.............................18
2.4.1 Giải quyết văn bản đến.......................................................................................18
2.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến................................................19

1


CHƯƠNG 3. TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND
XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG............................20
3. 1. Tiếp nhận VB đến thông qua hệ thống QLVB và điều hành tác nghiệp
...................................................................................................................................... 21
3.1.1 Khái quát chung...............................................................................................21
3.1.2 Ví dụ về việc tiếp nhận một văn bản đến..........................................................23
Từ phần giao diện bên trong, Chọn mục văn bản đến (với trường hợp xem
các văn bản tham khảo thì chọn mục văn bản đến, chọn mục văn bản đi với
trường hợp VB trực tiếp gửi Ủy ban để thực hiện) sau đó chọn 1 văn bản, sau khi
chọn bên trong có các nội dung về văn bản như: số văn bản đi, số thứ tự theo sổ,
trích yếu, người ký, đơn vị nhận, số bản lưu, độ khẩn, mức độ quan trọng. Nháy
đúp chuột phải vào biểu tượng “gim fine văn bản“ hoặc nháy trực tiếp vào văn
bản và mở văn bản bình thường (xem hình 3.3).......................................................24
3.2. Sử dụng chương trình excell để quản lý văn bản đến ..........................24
3.2.1 Đánh giá chung ................................................................................................24
3.2.2 Lập sổ quản lý văn bản trên excell.................................................................24
3.2.3 Tra tìm tài liệu trong sổ quản lý văn bản đến ..................................................26

B1. Bôi đen toàn bộ tiêu đề ( từ cột số 1 đến cột số 8)..............................................27
B2. Chọn Data\ Filter\ Auto Filter..............................................................................27
B3. Nháy vào nút tam giác ở cột “ số ký hiệu” chọn Custom và nháy vào nút tam
giác của ô bên cạnh cột ô số ký hiệu tìm chọn 188/UBND - LĐTBXH....................27
B4. trong cột số ký hiệu chọn equals .........................................................................27
B5 Nhấn OK................................................................................................................27
Văn bản sau khi lọc xong ra kết quả (xem hình 3.5)..................................................27
KẾT LUẬN..................................................................................................................... 28
TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................................................30

MỤC LỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
MẪU DẤU ĐẾN 0-1 (HÌNH 1.1)....................................................................................9
........................................................................................................................................... 9
QUY TRÌNH QLVB ĐẾN TẠI KIÊN THÀNH 0-1 (HÌNH 2.1) ................................14
......................................................................................................................................... 14
MẪU DẤU ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH 0-1 (HÌNH 2.2 )............................16
0-1 HỆ THỐNG QLVB - GIAO DIỆN BÊN NGOÀI (HÌNH 3.1)..............................22
......................................................................................................................................... 22
0-2 HỆ THỐNG QLVB - GIAO DIỆN BÊN TRONG SAU KHI ĐĂNG NHẬP
(HÌNH 3.2)....................................................................................................................... 22

2


......................................................................................................................................... 22
0-3 HỆ THỐNG QLVB. VÍ DỤ VỀ TIẾP NHẬN 01 VĂN BẢN (HÌNH 3.3) ..........23
SỔ QLVB TRÊN EXCELL 0-1 - NGUYÊN HIỆN TRẠNG KHI CHƯA LỌC
( HÌNH 3.4)...................................................................................................................... 26
SỔ QLVB TRÊN EXCELL 0-2- VÍ VỤ VỀ LỌC 1 VĂN BẢN( HÌNH 3.5).............27
........................................................................................................................................ 27

3


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, hòa chung cùng sự đi lên phát triển không ngừng của thế giới là sự phát
triển như vũ bão của KH &CN thì nền kinh tế tri thức đóng vai trò vô cùng quan trọng, kéo
theo đó là sự xuất hiện và phát triển ngày càng mạnh của các văn phòng . Đặc biệt là các
văn phòng hiện đại – hướng tới xây dựng văn phòng không giấy tờ với đội ngũ nhân viên
giỏi về trình độ năng lực chuyên môn nghiệp vụ, nhiệt tình trong công việc. Trong văn
phòng có nhiều mảng hoạt động khác nhau trong đó có công tác văn thư. Công tác Văn thư
được coi là một mảng vô cùng quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng. Nếu
công tác văn thư được làm tốt sẽ hỗ trợ đắc lực, đảm bảo cho quá trình giải quyết công
việc tại các đơn vị này một cách nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cao, tránh tình
trạng quan liêu, giấy tờ mất mát tài liệu quý, quan trọng đối với cơ quan. Đảm bảo quá
trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo.
Trong công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý
văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan (quản lý công văn
đi , quản lý công văn đến), tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. (1). Tuy
công tác quản lý văn bản đến chỉ là một phần nhỏ trong hoạt động của công tác văn thư –
văn phòng nhưng nó đã chứng minh được giá trị quan trọng của nó trong hoạt động thực
tế của công tác giải quyết công việc và lưu giữ tài liệu chung của UBND xã. Như đã nói
ở trên công tác quản lý văn bản đến có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động của
các cơ quan nói chung và hoạt động của UBND xã Kiên Thành nói riêng.
Cũng như các UBND xã khác UBND xã Kiên Thành là một đơn vị hành chính
nhà nước nhỏ nhất trong hệ thống cơ quan QLNN nên khối lượng văn bản đến cơ quan và
văn bản do UBND xã ban hành ra trong năm là tương đối ít, thể loại chưa phong phú, chỉ
xoay quanh các vấn đề: đơn thư khiếu nại tố cáo, tài liệu về công chứng, hộ khẩu, đăng ký
kết hôn, khai sinh, khai tử, một số tài liệu có liên quan đến đất đai, tài liệu về hướng dẫn
sản xuất nông nghiệp đối với các thôn, một số tài liệu chỉ đạo của cấp trên như kế hoạch,

giấy mời, thông báo, công văn, quyết định….

1

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 nghị định về công tác văn thư

4


Nhằm nâng cao hoạt động của công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên
thành và đẩy mạnh công tác Ứng dụng CNTT giúp UBND xã quản lý tốt hệ thống văn bản
đến của UBND xã, thuận tiện, nhanh chóng trong quá trình quản lý, tra tìm tài liệu khi cần sử
dụng đến, tránh bị mất mát tài liệu mặt khác để đảm bảo hoàn thành nội dung thực tập rút ra
những kinh nghiệm cho bản thân. Đặc biệt là chuẩn bị kiến thức cho kỳ thi tốt nghiệp sắp
tới nên trong bài thực tập chuyên ngành này tôi sẽ đi sâu vào tìm hiểu về “ Tin học hóa
công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – tỉnh Bắc
Giang.
Trong báo cáo này ngoài phần mở đầu và phần kết luận. Nội dung báo cáo được
chia làm 03 chương:
Chương 1: Khái quát chung về công tác quản lý văn bản đến
Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã
Kiên Thành – huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang.
Chương 3: Tin học hóa công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành
– huyện Lục Ngạn – Tỉnh Bắc Giang.

5


Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1.1. Khái niệm về văn bản đến.

1.1.1 Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn
bản hành chính và văn bản chuyên ngành (Kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng
và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến ( 2).
Nói cách khác văn bản đến là văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan
mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công.
1.1.2 Các nhóm văn bản đến
Trong hoạt động đơn thuần của các cơ quan, tổ chức thì nhóm văn bản đến thường
được chia ra làm 4 nhóm cơ bản sau:
Nhóm 1: Nhóm văn bản do cơ quan cấp trên gửi xuống
Nhóm 2: Nhóm văn bản do cơ quan ngang cấp gửi đến
Nhóm 3: Nhóm văn bản do cơ quan cấp dưới gửi lên
Nhóm 4: Nhóm thư công: Là các đơn thư do cá nhân trong cơ quan khác viết gửi
đến các cơ quan, đơn vị mình để giải quyết việc công.
Mặt khác do đặc thù của mỗi cơ quan trong quá trình hoạt động có thể xuất hiện
thêm nhóm loại hình văn bản khác, ví dụ trong hoạt động của khối UBND xã có thêm loại
hình nhóm đơn thư: Đây là các văn bản, đơn khiếu nại tố cáo, đơn kiện, đơn khởi kiện ly
hôn, tranh chấp....của các cá nhân, của nhân dân trong xã gửi đến cơ quan đề nghị giải
quyết các vấn đề liên quan đến luật pháp.
1.2. Ý nghĩa, tác dụng và nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản đến
1.2.1 Ý nghĩa, tác dụng
- Làm tốt công tác quản lý văn bản đến giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói
chung chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn
Trích trang 2 phần giải thích từ ngữ của công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 về hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến.
2

6

quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung thường xuyên,
chủ yếu cho công tác lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy làm tốt công tác quản lý
văn bản đến sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho
công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau.
1. 2.2 Nguyên tắc (3)

Việc quản lý văn bản đến phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính xác, tính
thống nhất, kịp thời.
Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường
hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của
cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư).
Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các
dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản
được ký.
Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận tay
cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản.
Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết.
1.3. Công tác quản lý văn bản đến nói chung.
1. 3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1.3.1.1 Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan,
tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến (văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ) phải kiểm tra sơ
Trích trang 1 phần nguyên tắc chung của công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18/7/2005 về hướng dẫn quản lý văn bản đi,

văn bản đến.
3

7


bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật
đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”
hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp
phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
1.3.1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và giải quyết
trước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần
thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối
chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu

gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản
cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
1.3.1.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

8


Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những
loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,
tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số
đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với các văn bản đến
nhận qua mạng email thì sau khi kiểm tra sơ bộ xong, văn thư tiến hành in văn bản và đóng
dấu đến theo quy định..
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào
khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến bao gồm các thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển (xem hình 1.1)
Mẫu dấu “Đến”

50mm
30mm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Số: ............................
Ngày: .......................

ĐẾN

............................
Chuyển: ...................................

mẫu dấu đến 0-1 (hình 1.1)
Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến
- Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư),
đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở
trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05.
Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc”
hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và
phút, ví dụ: 14.30).
-

Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

1.3.1.4 Đăng ký văn bản đến

9


Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tuỳ theo số lượng văn
bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù
hợp; Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít
nhất hai loại sổ sau:
+ Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
+Sổ đăng ký văn bản mật đến: Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới

5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ,
ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng
ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập
các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn
bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập
sổ đăng ký đơn, thư riêng; nếu số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn
bản đến để đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và
công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến,
Sổ đăng ký văn bản đến bao gồm 9 cột: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng;
tên loại và trích yếu nội dung; đơn vị hoặc người nhận; ký nhận; ghi chú.
Sổ đăng ký văn bản mật đến giống sổ đăng ký văn bản thường nhưng có thêm cột mức
độ mật sau cột tên loại và trích yếu nội dung cụ thể: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu;
ngày tháng; tên loại và trích yếu nội dung; mức độ mật; đơn vị hoặc người nhận, ký nhận,
ghi chú.
+ Mẫu sổ và việc đăng ký đơn bao gồm: Ngày đến; số đến; Họ tên, địa chỉ người gửi;
Ngày tháng; Trích yếu nội dung; Đơn vị hoặc người nhận; Ký nhận; Ghi chú
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản

10


+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo
Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo
Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay
là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước).
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện

theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút
mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
1.3.2. Trình và chuyển giao văn bản đến
1.3.2.1 Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung
là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ
quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân,
cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn
bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều
cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia
và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản
đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các
trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
1.3.2.2 Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý
kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu
sau: Nhanh chóng, Đúng đối tượng, Chặt chẽ

11


Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi

tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và
cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng
đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày,
tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ
chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử
dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển
giao văn bản đến.
1.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.3.3.1 Giải quyết văn bản đến
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời
hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những
văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá
nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn
bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị,
cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
1.3.3.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc
quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

12


- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải
quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số
liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản
đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho người được giao trách
nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết
văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

13


CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN TẠI UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN – TỈNH BẮC GIANG.

2.1 Lưu đồ “ Quy trình quản lý văn bản đến tại UBND xã Kiên Thành
(Xem hình 2.1)

Quy trình QLVB đến tại UBND xã Kiên Thành

Tiếp nhận, đăng
ký văn bản đến

Tiếp nhận VB đến

Phân loại sơ bộ,

bóc bì VB đến

Đóng dấu “ Đến”
ghi số đến, ngày
đến
Đăng ký VB đến

Trình và chuyển
giáo văn bản đến

Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quy ết
văn bản đến

Trình văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Chuyển giao VB
đến

Theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết VB
đến.

VB nhận qua bưu điện (ĐK
bằng sổ QLVB)
VB nhận qua thư điện tử
(Lập Sổ ĐK trên máy)

quy trình QLVB đến tại Kiên Thành 0-1 (hình 2.1)
2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
2.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

14


Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư UBND xã phải
kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với
văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”
hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho chủ tịch UBND xã hoặc PCT phụ trách khối kinh tế được ủy
quyền khi chủ tịch UBND xã đi vắng; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người
đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về
số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót,
phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
2.2.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);
Khi bóc bì văn bản các văn bản có đóng dấu khẩn, hỏa tốc được bóc và giải quyết
trước, bóc bì không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký
hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần

thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối
chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu
gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản
cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa
ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
2.2.3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

15


Văn bản đến của UBND xã phải được đăng ký tập trung tại văn thư và phải được đóng
dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với
các văn bản đến nhận qua mạng email thì sau khi kiểm tra sơ bộ xong, văn thư tiến hành in
văn bản và đóng dấu đến theo quy định..
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn).
Mẫu dấu đến bao gồm các thông tin như: Số đến; Ngày đến; Chuyển.(xem hình 2.2)
Mẫu dấu “Đến”

50mm
30mm

UBND XÃ KIÊN THÀNH
Số: ............................
Ngày: .......................

ĐẾN

............................
Chuyển: ...................................

mẫu dấu đến tại UBND xã Kiên Thành 0-1 (hình 2.2 )
Chi tiết hướng dẫn cách ghi trong dấu đến
- Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01
vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày đến: là ngày, tháng, năm UBND xã nhận được văn bản, đóng dấu đến và đăng
ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng
hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05.
-

Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

UBND xã hiếm khi nhận được công văn thượng khẩn, hỏa tốc nên trong phần dấu đến
không ghi giờ văn bản đến
2.2.4 Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến được chia làm 2 loại: loại không phải đăng ký và loại phải đăng
ký; loại phải đăng ký bao gồm văn bản gửi cá nhân, đơn vị trong cơ quan, văn bản không
đăng ký bao gồm: sách, báo, tư liệu tham khảo.
Tại UBND xã Kiên Thành văn bản đến hàng năm nhỏ hơn 2000 văn bản, văn bản được
đăng ký vào 2 sổ, 01 sổ quản lý văn bản trên máy sử dụng chương trình excell và 1 sổ quản

16


lý văn bản (4) tùy vào cách nhận văn bản theo đường bưu điện hay qua email mà vào sổ quản
lý tương thích phù hợp. Mở 01 sổ giải quyết đơn thư. Do hiếm khi nhận được văn bản mật,
nên ở đây không mở sổ quản lý văn bản mật đến.
Mẫu đăng ký văn bản đến nói chung ( cả quản lý bằng máy và sổ quản lý) bao gồm có
các cột chính như: Ngày đến, số đến, tác giả, số, ký hiệu, ngày tháng, tên loại và trích yếu nội
dung, đơn vị hoặc người nhận, ký nhận, ghi chú. Riêng sổ đăng ký văn bản trên máy không

có cột ký nhận nhưng có thêm cột STT (xem hình 3.4).
Mẫu sổ đăng ký đơn thư bao gồm 8 cột: ngày đến; số đến; họ tên, địa chỉ người gửi;
ngày tháng; trích yếu nội dung; đơn vị hoặc người nhận; ký nhận; ghi chú.
- Khi đăng ký văn bản, đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực
đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
2.3. Trình và chuyển giao văn bản đến
2.3.1 Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải trình cho chủ tịch UBND xã xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Chủ tịch UBND xã căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của UBND
xã chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các ban, ngành, cán bộ công
chức để cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải
quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị
hoặc nhiều cá nhân thì cần quy định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá
nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có).
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của chủ tịch UBND xã,
văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào cột đơn vị hoặc người nhận
trong sổ đăng ký văn bản đến(5).

Sổ quản lý văn bản trên máy sử dụng chương trình excell dùng để quản lý các loại văn bản đến nhận qua mạng, thư điện tử, sổ
quản lý văn bản thông thường dùng để quản lý các văn bản nhận qua đường bưu điện và các văn bản nhận trực tiếp.
5
Đăng ký bổ sung vào sổ QLVB trên excell đối với văn bản nhận qua email. Đăng ký bổ sung vào sổ QLVB thông thường đối
với các văn bản nhận qua đường bưu điện hoặc thư tay.
4

17

Với đơn thư sau khi trình lãnh đạo văn bản sẽ được chuyển trở lại đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký đơn thư trước khi làm thủ tục chuyển giao văn bản tới các đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết.
2.3.2 Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý
kiến của chủ tịch UBND xã. Việc chuyển giao văn bản đến bảo đảm được các yếu tố.
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận
văn bản phải ký nhận.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải vào sổ đăng ký của UBND xã, trình chủ
tịch xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến
của Chủ tịch UBND xã, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư phải in ra và đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm văn bản
chuyển qua mạng) và chuyển cho lãnh đạo xem xét giải quyết.
Tại UBND xã Kiên Thành, không lập sổ chuyển giao văn bản đến, khi chuyển giao
văn bản cho các đơn vị, cá nhân, thì ghi tên tất cả các cá nhân, đơn vị nhận vào cột đơn vị
hoặc người nhận tại sổ đăng ký công văn đến( ghép sổ đăng ký công văn đến với sổ chuyển
giao công văn đến làm 1 sổ).
2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
2.4.1 Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các cán bộ, công chức có trách nhiệm giải quyết kịp thời
theo thời hạn được UBND xã hoặc cơ quan cấp trên quy định tại văn bản và chịu trách nhiệm
trước tập thể và cơ quan cấp trên về kết quả và tiến độ thực hiện công việc mà mình được
giao. Các vấn đề giải quyết liên quan đến nội dung văn bản, cá nhân trao đổi trực tiếp với chủ

18

tịch UBND xã hoặc phó chủ tịch phụ trách khối được giao nhiệm vụ (6), tại đây không sử
dụng phiếu trình.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các ban, ngành, cán bộ, công chức, viên chức
khác thì cá nhân chủ trì giải quyết sẽ gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó kèm theo ý kiến
giải quyết của chủ tịch UBND xã để lấy ý kiến của các cán bộ, công chức . Khi trình chủ tịch
UBND xã xem xét, quyết định, cá nhân chủ trì sẽ trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các
cá nhân có liên quan.
- Lưu văn bản đến: Văn bản đến được lưu theo hai hình thức: Các văn bản được nhận
qua email thì được lưu trong 01 Forder và lưu ngay tại sổ quản lý văn bản đến trên máy (sử
dụng hyperlink để kết nối giữa văn bản và excell, để quản lý văn bản nói chung, có thể kích trực
tiếp vào đường link đặt trong excell để xem văn bản ) và in 01 bản, đóng dấu đến lưu tại văn
thư cơ quan. Đối với công văn đến nhận trực tiếp hoặc qua đường bưu điện thì văn thư cơ
quan lưu bản có dấu đỏ sau khi đã làm xong các thủ tục liên quan đến quản lý công văn đến.
2.4.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy
định của cơ quan cấp trên, đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Tại UBND xã có 2 phó chủ tịch 01 PCT phụ trách khối kinh tế và 01 PCT phụ trách
khối văn hóa - xã hội. Theo quy chế thực hiện của UBND xã PCT phụ trách khối nào sẽ phụ
trách việc nhận và giải quyết toàn bộ văn bản, tiến độ công việc và chất lượng công việc do
cán bộ, công chức khối mình phụ trách và chịu trách nhiệm trước tập thể UBND xã và cơ
quan cấp trên. Từ văn bản được nhận, các PCT trực tiếp nhân công đến cán bộ, công chức
chuyên môn. Các Phó chủ tịch trực tiếp đôn đốc công chức, viên chức chuyên môn thực hiện
công việc đảm bảo tiến độ và thời gian đã được quy định. Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng
hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết;
văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho từng PCT phụ trách
khối tương ứng với văn bản để đôn đốc giải quyết công việc.
Tại đây tuy đã ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản nhưng chưa thực hiện

ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
TT UBND gồm có Chủ tịch UBND xã phụ trách chung. Có 2 PCT, 01 Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế bao gồm các mảng
nông, lâm nghiệp, xây dựng cơ bản, phòng 1 cửa. Phó chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội bao gồm các mảng: văn hóa xã
hội,, nội vụ
6

19


Đánh giá chung: Công tác quản lý công văn đến tại UBND xã Kiên Thành thực hiện
tương đối có nề nếp và bám sát vào các văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên quản lý về
công tác văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn của Bộ nội vụ và cục văn thư và lưu trữ nhà
nước. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn một số tồn tại cụ thể:
- Theo quy định thì văn bản đến văn thư cơ quan sẽ không lưu mà sẽ giao văn bản có
dấu đỏ về cho các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc lưu và lập hồ sơ công
việc. Nhưng hiện tại do việc lưu trữ tài liệu của các cá nhân, cán bộ, công chức không đảm
bảo nên UBND xã vẫn lưu văn bản đến tại văn thư.
- Theo quy định phải lập sổ chuyển giao văn bản đến. Nhưng do đặc thù công việc
của UBND xã không liên quan đến nhiều ngành, cá nhân mà công việc chuyên môn của
ngành nào, cán bộ công chức nào thì ngành, cán bộ công chức đó chủ động thực hiện, nên
không sử dụng sổ chuyển giao văn bản mà kết hợp sử dụng luôn sổ chuyển giao văn bản
dùng chung với sổ đăng ký văn bản.
- Không sử dụng phiếu trình văn bản.
- Tuy đã áp dụng CNTT vào công tác quan lý văn bản đến nhưng mới chỉ áp dụng vào
khâu tiếp nhận và quản lý văn bản nhận qua mạng và email.

Chương 3. TIN HỌC HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI
UBND XÃ KIÊN THÀNH – HUYỆN LỤC NGẠN - TỈNH BẮC GIANG
Nhận thức được tầm quan trọng trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc
hàng ngày nói riêng và trong hoạt động quản lý nói chung. Lãnh đạo UBND xã Kiên Thành đã

20


rất quan tâm đến trang thiết bị đầu tư cho cán bộ làm việc. Hiện tại đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức của xã là 24 người trong biên chế. Trong UBND xã có 18 máy tính, 18 máy in, 3 máy
scan, đảm bảo mỗi phòng của cán bộ, công chức, viên chức có ít nhất 01 máy tính (thường sắp
xếp 02 cán bộ công chức cùng 01 chuyên ngành ngồi tại 01 phòng). 100% máy tính sử dụng để
trao đổi thông tin trong quá trình làm việc đều được nối mạng internet. Có 20/24 cán bộ công
chức sử dụng thành thạo máy tính và sử dụng mail cá nhân riêng. Bên cạnh đó nhằm nâng cao
hơn hiệu quả trong công tác văn phòng nói chung và nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản
đến nói riêng. UBND xã đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý văn
bản đến ở 3 nội dung: Tiếp nhận văn bản đến thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành
tác nghiệp của UBND xã; Sử dụng chương trình excell để quản lý văn bản đến sau khi tiếp nhận
văn bản đến thông qua hệ thống quản lý văn bản; Sử dụng chương trình excell để tra tìm văn bản
khi cần sử dụng đến cụ thể như sau:
3. 1. Tiếp nhận VB đến thông qua hệ thống QLVB và điều hành tác nghiệp
3.1.1 Khái quát chung.
Chương trình hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp được đưa vào sử dụng
trên toàn tỉnh Băc Giang từ năm 2012 ban đầu chương trình có tên là “ Hệ thống thông tin hỗ trợ
công tác điều hành” đến năm 2014 phần mềm được sửa đổi và nâng cấp có tên là “hệ thống quản
lý văn bản và điều hành tác nghiệp”. Đây là phần mềm do trung tâm tin học tỉnh Bắc Giang xây
dựng nên nó là sợi dây liên kết thông tin từ trung ương đến địa phương (từ cấp tỉnh đến cấp xã).
Phần mềm này song song hoạt động cùng chương trình phần mềm “ hòm thư điện tử công vụ
tỉnh Bắc Giang” đang hoạt động.
Trong phần mềm, bộ phận quản trị phần mềm có khai báo và cung cấp chi tiết về thẩm
quyền truy cập thông tin, sử dụng thông tin, sử dụng phần mềm. Trong đó mỗi chuyên viên từ
cấp huyện trở lên sẽ có 1 tài khoản mail cá nhân riêng và được phân quyền truy cập. Đối với
phần mềm cấp tỉnh và huyện, tần suất sử dụng phần mềm cao hơn và có thể trao đổi và giải quyết
các văn bản trực tiếp qua chương trình QLVB. Tạo thành mô hình văn phòng điện tử khép kín.

Tuy nhiên ở cấp xã mới chỉ giới hạn ở việc tiếp nhận văn bản đến và có 1 tài khoản truy cập
chung của UBND xã. Trên đây tôi sẽ giới thiệu sơ lược về cách sử dụng “hệ thống quản lý văn
bản và điều hành tác nghiệp” phiên bản đã được nâng cấp năm 2014 phần thẩm quyền truy cập
và sử dụng đối với cấp xã – phần truy cập tài khoản của UBND xã Kiên Thành.
Phần mềm có thể được sử dụng khi có trình duyệt internet: firefox, chrome……. Nhập địa
chỉ trang giao diện phần mềm có dạng ( xem hình 3.1)

21


0-1 Hệ Thống QLVB - giao diện bên ngoài (hình 3.1)

0-2 Hệ thống QLVB - giao diện bên trong sau khi đăng nhập (hình 3.2)
Sau đó nhập Tên đăng nhập và Mật khẩu đã được quy định sẵn giao diện bên trong có dạng
(xem hình 3.2)
Thoát khỏi phần mềm: Nhấp chuột vào biểu tượng “thoát” ở góc bên phải màn hình.

22


Ngoài ra muốn tìm kiếm văn bản đã nhận (chỉ tiến hành tìm kiếm trên cơ sở dữ liệu văn bản
mà người dùng có quyền khai thác vì vậy kết quả tìm kiếm đối với từng người có thể khác nhau)
B1. chọn tap chức năng “ Quản lý văn bản và điều hành”
B2. Chọn menu chức năng “ Văn bản đến”
B3. Nhấp chuột vào nút “ Tìm kiếm văn bản” trên thanh công cụ, chọn “ thông tin văn bản”
B4. Nhập các thông tin về văn bản cần tìm.
B5. Nhấn nút “ Tìm kiếm” để bắt đầu tìm kiếm.
Bên cạnh đó có thể tìm kiếm nhanh bằng cách nhập thông tin vào ô text box cạnh nút “ Tìm
kiếm văn bản” và nhấp chuột vào nút “ Tìm”.
3.1.2 Ví dụ về việc tiếp nhận một văn bản đến.

Sau khi đăng nhập vào hệ thống thông qua tên truy cập và mật khẩu truy cập đã được quy
định sẵn giao diện bên trong sẽ có dạng ( xem hình 3.2).

0-3 Hệ thống QLVB. Ví dụ về tiếp nhận 01 văn bản (hình 3.3)

23


Từ phần giao diện bên trong, Chọn mục văn bản đến (với trường hợp xem các văn bản
tham khảo thì chọn mục văn bản đến, chọn mục văn bản đi với trường hợp VB trực tiếp
gửi Ủy ban để thực hiện) sau đó chọn 1 văn bản, sau khi chọn bên trong có các nội dung
về văn bản như: số văn bản đi, số thứ tự theo sổ, trích yếu, người ký, đơn vị nhận, số bản
lưu, độ khẩn, mức độ quan trọng. Nháy đúp chuột phải vào biểu tượng “gim fine văn bản“
hoặc nháy trực tiếp vào văn bản và mở văn bản bình thường (xem hình 3.3)
3.2. Sử dụng chương trình excell để quản lý văn bản đến
3.2.1 Đánh giá chung
Ưu điểm: Lập sổ trên excell để quản lý văn bản đến giúp người quản lý văn bản có thể
quản lý tất cả công văn đến một cách nhanh, gọn, tập trung, giảm được thời gian, công sức hơn
so với cách lưu văn bản truyền thống. Thông qua cách quản lý này, khi có việc cần tìm đến chỉ
cần sử dụng bộ lọc để tìm kiếm văn bản, sau khi lọc tìm kiếm ra chỉ cần kích trực tiếp vào đường
link để lấy văn bản. (điều kiện người muốn tìm phải nhớ được 1 số yếu tố, thành phần liên quan
ví dụ: số kí hiệu văn bản, trích yếu nội dung…thông thường người sử dụng tìm kiếm văn bản
theo tiêu chí: số, ký hiệu văn bản)). Lập sổ lưu truyền thống mỗi khi có việc cần tra tìm văn bản,
phải mất nhiều thời gian lục lại tài liệu lưu và mất thêm thời gian tìm văn bản đã lưu trong kho.
Trong khi đó có những tài liệu đã lưu lâu ngày, do quá trình lưu trữ không tốt hoặc do quá trình
di chuyển kho, tài liệu trong kho…có thể dễ làm mất tài lại dẫn đến không tìm thấy tài liệu. Dễ
dàng nhập tin khi có nội dung thông tin trùng lặp (coppy dữ liệu sẽ tiết kiệm được thời gian).
Hạn chế:Trường hợp mất điện, máy tính hỏng nếu muốn sử dụng để quản lý công văn
đến và tra tìm văn bản đến là không thực hiện được; Trường hợp nếu máy tính gặp sự cố, vi rút
hoặc máy bị hỏng ổ cứng… dễ gây mất dữ liệu lưu trữ mà có thể dẫn tới tình trạng không thể

khôi phục được( cách khắc phục: sau hết một năm khóa sổ quản lý văn bản, tổ chức coppy ra
đĩa mềm hoặc đĩa CD để đảm bảo giữ gìn tài liệu).
- Khi xây dựng sổ quản lý trên máy nào, thì người dùng chỉ sử dụng thao tác kích vào link
để xem và in văn bản tại máy đó. Khi coppy dữ liệu sang thiết bị khác (sang máy khác, hoặc
USB thì định dạng địa chỉ lấy links trong phần” tên loại và trích yếu nội dung” sẽ bị thay đổi
chuyển sang không định dạng được “ không thể mở được do không xác định được fine.)dẫn tới
tình trạng không xem được trực tiếp và in văn bản.
3.2.2 Lập sổ quản lý văn bản trên excell.

24


Công văn đến sau khi được downloat về từ email “hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác
nghiệp” sẽ được lưu trực tiếp vào Forder “ công văn đến” trong ổ D. Trong Forder “ công văn
đến” sẽ tạo Forder cây thư mục các tháng riêng biệt, văn bản đến sẽ được lưu vào Forder các
tháng ( tháng 1, tháng 2, tháng 3, tháng 4…). Văn bản đến của tháng nào sẽ được lưu vào Forder
của tháng đó. Đây là nguồn cung cấp dữ liệu văn bản cho sổ quản lý sử dụng excell để quản lý
văn bản.
Sổ quản lý văn bản đến trên excell bao gồm 9 cột với các thông tin như sau: STT; Ngày
đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu; ngày tháng; tên loại và trích yếu nội dung; đơn vị hoặc
người nhận; ghi chú.
* Cách nhập dữ liệu từng cột cụ thể như sau: (cách nhập dữ liệu giống như nhập dữ liệu ở
sổ thông thường, chỉ khác ở cột 6 tên loại và trích yếu nội dung về cách nhập dữ liệu)
Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, vd: 05/02, 21/7...
Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến. Đối với những ngày dưới 10
và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/15...
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên

loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung.
Chọn ô cần nhập dữ liệu, vào Insert > hyberlink (Ctrl + K) (hoặc nhấn chuột phải chọn
hyberlink) >Exiting files or webpage > Look in (trong look in chọn thư thục cần liên kết) (ở đây
do lưu Forder Công văn đến trong ổ D nên chọn ổ D) > chọn công văn đến > chọn tháng 3 >
chọn Văn bản cần nhập > OK.
Sau khi chọn xong ta có dạng dữ liệu sau: ..\QLVB đến\T3\KH-22-2015-3.pdf phát động
ngày chạy olympic vì sức khỏe toàn dân (ví dụ đối với việc nhập dữ liệu cho Kế hoạch số
22/KH – UBND ngày 5/3 của UBND huyện Lục Ngạn về kế hoạch phát động ngày chạy
Olympic vì sức khỏe nhân dân)
Tiếp tục làm tương tự để nhập dữ liệu đối với các công văn tiếp theo.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ
theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

25