GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG..........................................................4
I. ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................................4
II. NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ.........................................................5
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề.........................................................................................5
2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề........................................................6
2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền ...................................................6
2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành..............................................................................7
2.3.3 Nội dung thực hiện...........................................................................................7
2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện.........................................................................8
III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................................9
1. Kết luận.....................................................................................................................9
2. Kiến nghị.................................................................................................................10
PHỤ LỤC........................................................................................................................11
Phụ lục 1. Dự trù tài chính..........................................................................................11
Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5S...................................................................11
.....................................................................................................................................11
Phụ lục 3. Phân công khu vực thực hiện....................................................................12
STT..............................................................................................................................12
Khu vực phụ trách.......................................................................................................12
Đơn vị thực hiện..........................................................................................................12
Phụ trách......................................................................................................................12
Khu vực tầng 4............................................................................................................12
Hồi.............................................................................................................................12
Phịng tiểu học, phịng ở,cầu thang 2..........................................................................12
Phịng tiểu học, DA TKK...........................................................................................12
Phòng THPT, cầu thang 1...........................................................................................12
Phòng THPT................................................................................................................12
Phòng dự án.................................................................................................................12
DATKK.......................................................................................................................12
Nhà vệ sinh, ................................................................................................................12

Phòng TH, TrH, Da.....................................................................................................12
Hội trường tầng 4, cầu thang 3...................................................................................12
Văn phòng...................................................................................................................12
Khu vực tầng 3............................................................................................................12
An................................................................................................................................12
Phòng mầm non, cầu thang 2......................................................................................12
Phòng mầm non..........................................................................................................12
Phòng Thanh tra, cầu thang 1,2..................................................................................12
Phòng Thanh tra..........................................................................................................12
Phòng KHTC, cầu thang 1..........................................................................................12
Phòng KHTC...............................................................................................................12
Phòng GDTX..............................................................................................................12
Phòng GDTX..............................................................................................................12
Nhà vệ sinh..................................................................................................................12
MN,TTr, KHTC,GDTX..............................................................................................12


Phịng Khuyến học......................................................................................................12
Khuyến học.................................................................................................................12
Phịng các phó giám đốc.............................................................................................12
Hà, Sử, Võ, Liên.........................................................................................................12
Khu vực tầng 2............................................................................................................12
Phương........................................................................................................................12
Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2..................................................................................12
Hùng............................................................................................................................12
Phòng CVP..................................................................................................................12
Hà, Phương..................................................................................................................12
Phịng PGĐ..................................................................................................................12
Hà, Dựng.....................................................................................................................12
VP Đảng uỷ, cầu thang 1............................................................................................12

Hà................................................................................................................................12
VP cơng đồn..............................................................................................................12
Hà, CĐ ngành..............................................................................................................12
Kho lưu trữ..................................................................................................................12
Thảo.............................................................................................................................12
Phòng TCCB...............................................................................................................12
TCCB...........................................................................................................................12
Nhà vệ sinh , cầu thang 3............................................................................................12
Hà................................................................................................................................12
Hội trường tầng 2........................................................................................................12
Hà................................................................................................................................12
Phòng Giám đốc..........................................................................................................12
Hà, Soòng....................................................................................................................12
Khu vực tầng 1............................................................................................................12
Thường........................................................................................................................12
Phòng đ/c Thường.......................................................................................................12
Thường........................................................................................................................12
Phịng đ/c Quang.........................................................................................................12
Quang..........................................................................................................................12
Phịng bảo vệ...............................................................................................................12
Bảo vệ..........................................................................................................................12
Phịng chun viên......................................................................................................12
Thơng...........................................................................................................................12
Phịng 1 cửa, sảnh.......................................................................................................12
Ngân............................................................................................................................12
Phòng GDCN..............................................................................................................12
GDCN..........................................................................................................................12
Kho..............................................................................................................................12
KHTC..........................................................................................................................12
Đánh máy....................................................................................................................12

Minh............................................................................................................................12
Nhà xe.........................................................................................................................12
Lái xe...........................................................................................................................12
Sân trước sau...............................................................................................................12
Bảo vệ, tạp vụ..............................................................................................................12
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 2


giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 3


Tên đề tài
GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH 5S
TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ GIANG
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản
xuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp)
Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Khái niệm 5S được bắt
nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các cơng ty,
trong đó có Việt nam. Mục đích của áp dụng 5S khơng chỉ đơn thuần dừng lại ở việc
nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay đổi
cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong cơng việc và
phát huy vai trị của hoạt động nhóm.
Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của
các văn phịng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh
nghiệp. Theo đánh giá của các chuyên gia Trung tâm năng suất Ma-lai-xi-a, việc tổ

chức thực hiện quy trình 5S rất đơn giản, chi phí thấp mà lại đem lại hiệu quả công
việc rất lớn trong các cơ quan hành chính nhà nước và việc sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ
vật. Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.
Hoạt động duy trì phịng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.
Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối
với người lao động
Rõ ràng việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải
tiến tính sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các
quan hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm
nâng cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phịng sạch sẽ, hiệu quả cơng việc tăng
cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải
thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, cơng nhân hạnh phúc. Hãy làm theo
chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
Trong những năm qua, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang luôn luôn thực hiện
nghiêm túc các hoạt động trong chương trình thực hiện cải cách hành chính. Trong
những năm qua, đơn vị ln thực hiện tốt các hoạt động : cải cách về thể chế, tổ chức
bộ máy, nâng cao chất lượng đội ngũ; cải cách tài chính cơng; hiện đại hố nền hành
chính nhà nước. Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã tích cực thực hiện các hoạt động
ứng dụng cơng nghệ mới trong các hoạt động quản lý và thực hiện các hoạt động
chuyên môn của đơn vị. Nổi bật là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN
ISO 9001:2000 đã được xây dựng và áp dụng tại đơn vị. Ứng dụng các công nghệ
thông tin vào các hoạt động quản lý và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Lãnh đạo đơn
vị luôn luôn quan tâm đến điều kiện công tác, đời sống của cán bộ nhân viên.
Tuy nhiên, vấn đề quản lý cơng sở cịn nhiều vướng mắc. Từ việc phân công
phân nhiệm cho từng thành viên, trang bị tài sản thiếu đồng bộ. nhằm nâng cao hiệu
quả, năng suất, chất lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng
khởi cho người lao động, hay nói cách khác là để tạo nền tảng cơ bản để thực hiện các
hệ thống đảm bảo chất lượng thì việc thực hiện chương trình 5S tại Sở giáo dục và đào

tạo là điều hết sức cần thiết.
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 4


II. NHỮNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
2.1 Cơ sở lý luận của vấn đề
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát
từ quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng,
tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và tạo điều kiện
cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng đem lại niềm tin cho khách hàng.
Với thực trạng môi trường làm việc là :
- Thơng thường nơi làm việc của bạn (văn phịng, nhà xưởng) có nhiều giấy tờ,
tài liệu, hồ sơ bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)
- Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày chúng ta càng thấy đầy và chật chội.
Chiếc cặp chúng ta một vài tháng khơng lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hỏng
không được loại bỏ chiếm dụng khơng gian của văn phịng ( thiếu sự sàng lọc –
SEIRI).
- Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phịng tại những chỗ ít
sử dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ - SEISO).
- Việc sắp xếp thiếu quy củ tiếu sự Săn sóc, giữ gìn - SEIKETSU .
Kết quả:
- Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ..) khi cần thì tìm khơng ra nhưng khi
khơng cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng - SHITSUKE ).
Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng đến
năng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của mỗi người. Công sở thiếu đi một lề lối
tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách đặt ra là "
Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả".
Ngày nay 5S được xem là một khái niệm có khả năng ứng dụng rộng khắp trong

bất kỳ ngành nghề nào và bất kỳ ở một cơ quan nào. Trong chương trình thực hiện
việc cải cách hành chính, 5s là một nhân tố khơng thể thiếu để góp phần tích cực cho
các lĩnh vực cải cách hành chính.
Triết lý của 5S là để có thể đạt được cấp độ cao về chất lượng, độ an toàn và
năng suất, tổ chức cần phải tạo ra một môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Ngược
lại, một nơi làm việc hỗn loạn, mất trất tự khơng những khơng khuyến khích nhân viên
làm việc tốt mà còn kềm hãm những nỗ lực nhằm cải thiện hiệu quả làm việc.
5S phải là một chương trình có tính chất tồn đơn vị và địi hỏi sự ủng hộ mạnh
mẽ của toàn thể ban lãnh đạo. Nếu như chỉ áp dụng một phần 5S, hoặc chỉ thực hiện ở
một vài bộ phận trong cơng ty thì lợi ích của 5S sẽ không được thể hiện đầy đủ. Hơn
thế nữa, việc áp dụng 5S cần phải được thực hiện liên tục và bền vững. 5S đòi hỏi phải
liên tục theo dõi việc tuân thủ. Nếu chỉ xem việc thực hiện 5S như là một dự án, nghĩa
là có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, thì 5S coi như thất bại, bởi vì nhân viên sẽ quay
lại tình trạng mất trật tự như lúc ban đầu một cách dễ dàng. 5S không chỉ là sự thay đổi
và cải tiến nơi làm việc về mặt vật lý mà còn hình thành thái độ và hành vi mới cho
nhân viên và làm cho tất cả nhân viên thấm nhuần kỷ luật. 5S có tính hỗ trợ cho, nếu
khơng phải là điều kiện tiên quyết đối với, các chương trình cải tiến chất lượng. Kết
quả và lợi ích của các chương trình này khơng thể bền vững nếu như nơi làm việc của
nhân viên là dơ bẩn và mất trật tự.
Nếu nơi làm việc là nơi khách hàng dễ thấy hoặc được thể hiện ngay ở khu vực
dịch vụ khách hàng, thì chương trình 5S có thể nâng cao sự hài lịng của khách hàng
và hình ảnh cơng ty. Ngay nay, hoạt động của bộ phận hỗ trợ/hành chính được hợp
nhất với hoạt động của bộ phận tiền sảnh/giao dịch khách hàng, cả về mặt vật lý cũng
như về cảm quan. Ngày nay, khách hàng được phép hoặc được khuyến khích quan sát
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 5


“nhà bếp” để đóng góp ý kiến. Sự hiện diện của 5S và mức độ thực hiện cần phải được

các bên hữu quan nhận biết
2.2 Thực trạng của vấn đề
Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang được xây dựng và sử dụng một trụ sở làm việc
4 tầng. Bố trí sắp xếp cho 9 phịng ban, với 52 cán bộ cơng chức làm việc. Trải qua
q trình thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo, cùng với sự
phát triển của giáo dục và đào tạo Hà Giang là sự phát triển vượt bậc cả về quy mô về
số lượng và chất lượng theo yêu cầu của ngành giáo dục, là yêu cầu việc giải quyết các
cơng việc ngày càng nhiều, địi hỏi đáp ứng về tránh nhiệm chuyên môn, điều kiện
làm việc ngày càng lớn.
Tuy nhiên, việc triển khai các hoạt động quan tâm đến mơi trường, điều kiện
làm việc cịn hạn chế, chưa đúng mức.
Công tác vệ sinh chưa được chăm lo thường xuyên. Trang thiết bị, đồ dùng
chưa được sắp xếp một cách thống nhất, đồng bộ và bất hợp lý.
Những vấn đề trên tồn tại một cách cố hữu, bị tác động và hình thành do các
nguyên nhân sau:
- Việc bố trí nhân sự, cơ cấu tổ chức chưa đồng bộ.
- Cơ sở vật chất được đáp ứng không được xuất phát từ nhu cầu công việc mà
được trang bị từ yêu cầu trước đó.
- Việc thực hiện các chuẩn quy trình cơng việc chưa được xác định rõ ràng. Khi
xây dựng được chuẩn quy trình cơng việc thì điều kiện thực hiện, môi trường làm việc
lại không đáp ứng được.
- Các yêu cầu về quản lý công sở, tài sản cơng chưa thực hiện tốt dẫn đến tình
trạng khơng thực hiện được sắp xếp – sàng lọc.
- Đôi lúc thiếu sự quan tâm của cán bộ quản lý bộ phận.
- Quan điểm, cách suy nghĩ, thói quen làm việc của mỗi cá nhân.
2.3 Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
2.3.1 Thực hiện đào tạo, giới thiệu, tuyên truyền
Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của các hoạt động 5S, cung cấp
cho họ những phương pháp thực hiện. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi
người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S. Chương trình 5S là một

chương trình của tồn đơn vị, với sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây
là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc
và nâng cao năng suất. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thơng qua chương trình 5S.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua
các hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Tổ chức học tập một số mơ hình thực hiện điển hình tại các cơ quan quản lý có
chức năng thực hiện các dịch vụ tương đương. Ví dụ : mơ hình 5S tại Sở khoa học và
cơng nghệ Hà Giang.
Xác định cho mọi người cùng chuẩn bị bắt tay thực hiện 5S với 6 bước:
Bước 1: Chuẩn bị
Bước 2: Thơng báo chính thức của giám đốc
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng sự Sàng lọc
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 6


Bước 6: Đánh giá định kỳ
2.3.2 Tổ chức nhân sự điều hành
a. Ban chỉ đạo :Thành lập được một Ban chỉ đạo với các thành viên là cán bộ
chủ chốt của các bộ phận cơng tác, 1 đồng chí lãnh đạo cao nhất là trưởng ban, thường
trực điều hành là Chánh văn phịng.
Yếu tố số 1 của sự thành cơng của 5S là lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều
kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh
đạo. Lãnh đạo cần hình thành các nhóm cơng tác và chỉ đạo thực hiện. Do vậy, Ban

chỉ đạo là một thành viên đắc lực của lãnh đạo cao nhất.
Bên cạnh ban chỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, một hoạt động không
thể thiếu được và là Một trong những hoạt động quan trọng góp phần vào việc duy trì
và cải tiến 5S là đánh giá 5S. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa khuyến
khích các hoạt động 5S.
Mục đích chính của việc đánh giá là:
- Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S;
- Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S;
- Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hồn thành tốt cơng việc và nhân
rộng sáng kiến;
- Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến
thích hợp.
b. Nhóm chun gia đánh giá : Để có thể thực hiện cơng tác đánh giá 5S, đơn vị
cần có một đội ngũ cán bộ đảm nhiệm vai trò là các chuyên gia đánh giá. Các chuyên
gia đánh giá cần được đào tạo về kỹ năng đánh giá, các yêu cầu của thực hành 5S,
cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo… Các yêu cầu đối với một chuyên gia đánh
giá là hiểu được ý nghĩa và các hoạt động 5S, nắm được các nội dung và yêu cầu của
thực hành 5S, nắm rõ các qui định, nội qui của công ty về hoạt động 5S đồng thời phải
hiểu được cách thức đánh giá cũng như các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực/bộ
phận. Nhiệm vụ của nhóm chuyên gia đánh giá là lên kế hoạch đánh giá định kỳ, xây
dựng các tiêu chí đánh giá cho từng khu vực, phịng ban, chuẩn bị các nguồn lực và
thời gian cần thiết để tiến hành đánh giá. Một trong những phương pháp quan trọng
nhất trong đánh giá 5S là sử dụng những hình ảnh trực quan, thơng qua việc chụp ảnh
những khu vực được đánh giá. Đây cũng chính là cách để cung cấp những bằng chứng
khách quan khi đưa ra những kết luận, kiến nghị và là cơ sở để theo dõi và so sánh quá
trình cải tiến sau này.
2.3.3 Nội dung thực hiện
Công việc của 5S la thực hiện 5 bước cụ thể sau :
Bước 1, seiri, nghĩa là sàng lọc: cụ thể là phân biệt vật dụng nào là cần thiết và
vật dụng nào là không cần thiết tại nơi làm việc và cất dọn những vật dụng không cần

thiết. Cất dọn trong giai đoạn seiri nghĩa là hoàn trả những vật dụng đó cho chủ nhân
đích thực, di chuyển chúng đến những khu vực lưu trữ xa hơn và rẻ hơn, bán hay tặng
cho, hoặc giải pháp cuối cùng là hủy và vứt chúng đi. Điều đặc biệt quan trọng trong
giai đoạn seiri là loại bỏ sự hỗn độn và tạo ra không gian trống quý giá để chuẩn bị cho
bước tiếp theo.
Giai đoạn này tổ chức đồng bộ, huy động mọi cá nhân của tất cả các phòng ban
thực hiện tập trung. Để thực hiện được sàng lọc cần phải bố trí được khơng gian chưa
đồ tạm thời, vì khi đó cả 4 tầng nhà sẽ có rất nhiều đồ dùng, thiết bị ( gọi là rác văn
phòng) chưa thể giải phòng, loại bỏ ngay được.
giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 7


Bước thứ 2, seiton, là sắp xếp: xếp đặt những gì cịn lại sau khi đã áp dụng bước
seiri, hoặc xếp đặt những gì cần thiết tại nơi làm việc. Điều này có nghĩa là sắp xếp
mọi vật vào đúng vị trí của chúng, giống như ở thư viện. Seiton còn liên quan đến việc
dán nhãn, ghi ký hiệu cho từng vật dụng tại nơi làm việc như các dụng cụ, hồ sơ, thiết
bị và vật dụng văn phòng. Mọi Hồ sơ, tài liệu cần có nhãn một cách hệ thống. Sắp

xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm. Đặt các thứ để mọi người
dễ dàng tìm kiếm và lấy ra.
Một nơi làm việc trật tự và có tổ chức là sự sẵn sàng cho bước thứ 3.
Bước thứ 3, seiso, nghĩa là làm sạch: làm vệ sinh và loại bỏ rác ruởi, bụi bặm và
những vật lạ khác ra khỏi nơi làm việc để tạo ra một không gian ngăn nắp, sạch sẽ.
Bước này bao gồm việc quét dọn, sơn phết và các hoạt động sửa sang khác. Sau khi đã
thực hiện ba bước S đầu tiên này, thì hai bước S sau được thực hiện để duy trì mơi
trường làm việc mới.

Giữ vệ sinh, ngăn nắp sao cho khơng có bụi bẩn. Đừng đợi đến khi mọi

thứ bẩn! Hãy làm Seiso hàng ngày. Xác định rõ trách nhiệm thực hiện Seiso
từng khu vực. Đừng bao giờ vứt rác, hãy tạo thành thói quen của bạn! Kết hợp
giữa làm vệ sinh và kiểm tra.
Bước thứ 4, seiketsu: nghĩa là tiêu chuẩn hóa, hoặc định ra các quy trình để tất
cả nhân viên phải thực hiện và tuân thủ. Ví dụ, đặt ra quy định về việc hủy bỏ cái gì,
khi nào và như thế nào trong khi thực hiện bước seiri. Đặt ra quy định về việc lưu trữ
hồ sơ ở đâu và như thế nào, việc mượn và hoàn trả hồ sơ như thế nào, và trả lại vị trí
cũ như thế nào. Bước này hết sức thuận lợi tại Sở, đây là bước tác động trực tiếp đến
Hệ thống Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2000. Giúp cho việc phát
hiện sự không phù hợp của hệ thống và thực hiện các quy trình phịng ngừa cải tiến.
Bước này cũng quy định cụ thể việc vệ sinh nơi làm việc khi nào và như thế nào
và ai sẽ làm những công việc đó. Một quy định 5S có hiệu quả tại sở Khoa học công
nghệ là phân công khu vực vệ sinh cụ thể, kết quả là công tác vệ sinh được thực hiện
thường xuyên một cách tự giác.
Bước thứ 5, shitsuke là bước cuối cùng, hoặc còn gọi là bước huấn luyện và kỷ
luật. Nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, được huấn luyện kỹ lưỡng về các nguyên
tắc và quy định về 5S để giúp họ dễ thực hiện và tuân thủ. Kỷ luật về việc thực hiện 5S
được thấm nhuần tới mức sao cho nhân viên không thể trở lại lề thói (khơng hay) trước
đây.

2.4 Các điều kiện để tổ chức thực hiện
Điều kiện thứ nhất : Toàn bộ cơ quan phải thống nhất cùng nhau thực hiện. Mọi

người cùng tự nguyện tham gia vào thực hiện 5S: Bí quyết thành cơng khi thực
hiện 5S là tạo ra một mơi trường thích hợp khuyến khích mọi người tham gia.
Sự quyết tâm phải là của mỗi cá nhân, mỗi cá nhân phải xác định “ Khơng ai
săn sóc nơi làm việc của mình tốt nhất và hợp lý hơn chính bạn” .
Điều kiện thứ hai : Lãnh đạo ln cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết

cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự quan tâm và ủng hộ của lãnh đạo.

Điều kiện thứ ba : Đáp ứng được điều kiện thời gian, nhân lực, vật lực.
Điều kiện thứ tư : 5S phải được duy trig thường xuyên, liên tục. Lặp lại
vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại khơng
ngừng các hoạt động nhằm đảm bảo duy trì và cải tiến công tác quản lý.

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 8


III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Kết luận
Hiện nay, Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang đã hoàn thành việc xây dựng
và đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000.
Tuy nhiên còn gặp rất nhiều trở ngại do chưa hiểu biết và thực hiện 5S. 5S là
nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng. Xuất phát từ
quan điểm, nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống
đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và
tạo điều kiện cho việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng.
Tuy nhiên cũng không thể coi 5S chỉ đơn thuần là thực hiện công tác làm
vệ sinh truyền thống . Có 3 lý do giải thích như sau :
Lý do đầu tiên là trong khi làm vệ sinh truyền thống thường là làm cho
nhà cửa nhà xưởng trở nên sạch đẹp trước mắt người khác, như khách thăm
chẳng hạn, thì 5S lại đi xa hơn việc gây ấn tượng với người khác và tập trung
nhiều hơn vào việc tạo nên một môi trường làm việc thuận tiện giúp nhân viên
có thể đạt được mức độ cao hơn về chất lượng sản phẩm mà họ cung cấp cũng
như về năng suất tại nơi làm việc.
2. Lý do thứ hai đó là 5S bắt đầu bằng việc dọn dẹp và tổ chức lại, trong
khi làm vệ sinh truyền thống thì bắt đầu và kết thúc bằng việc làm sạch nơi làm
việc. Thật ra, quan trọng và khó khăn nhất là ở hai bước đầu, seiri và seiton.

Sàng lọc và sắp xếp địi hỏi phải có quyết tâm cao và cần có sự thay đổi về chính
sách, trong khi seiso, bước dễ hơn, chỉ cần cây chổi và bàn tay. 5S không bắt
đầu bằng việc làm vệ sinh, tức là seiso, mà bước này chỉ được thực hiện sau khi
đã loại trừ các vật dụng không cần thiết ở bước seiri và đã sắp xếp các vật dụng
ở đúng vị trí ở bước seiton. Nếu như chúng ta sắp xếp những vật dụng chưa
được sàng lọc và tệ hơn nữa là làm vệ sinh cả những vật dụng không cần thiết
thì thật là vơ nghĩa.
3. Lý do thứ ba là làm vệ sinh truyền thống chỉ khởi động khi có ngun
nhân bên ngồi hoặc dun cớ nào đó, ví dụ như khách đến thăm, nhân viên và
khách hàng than phiền, tai nạn gia tăng hoặc nơi làm việc đã trở nên mất trật tự.
Vấn đề là nếu như khơng có sự hiện diện của những nguyên nhân hay duyên cớ
đó thì làm vệ sinh truyền thống có nghĩa là khơng làm gì cả. Trong khi đó 5S là
một chương trình có tính liên tục và khơng địi hỏi phải có các ngun nhân bên
ngồi để kích hoạt. 5S được thực hiện cho dù nơi làm việc sạch sẽ hay dơ bẩn,
cho dù có khách đến thăm hay khơng. Một đơn vị đạt tiêu chuẩn 5S là ln ln
ở tình trạng sẵn sàng đón khách giống như phịng trưng bày sản phẩm mà khơng
cần phải thơng báo trước dưới hình thức lịch hẹn hoặc đăng ký đến thăm. Nơi
làm việc đạt tiêu chuẩn 5S khơng chỉ là đẹp bề ngồi hoặc chỉ nhằm phơ bày cho
người khác ngắm nhìn, mà quan trọng hơn, đó là một nơi làm việc dễ chịu, thích
thú. 5S làm gia tăng chất lượng cuộc sống cho nhân viên bởi vì nhân viên tiêu
dùng thời gian thức ở nơi làm việc nhiều hơn là ở nhà. 5S phát triển niềm hãnh
diện và tinh thần đồng đội. Đồng thời 5S cũng làm cho nơi làm việc trở nên dễ
dàng quản lý và giám sát bởi vì khơng cịn những vật thừa, lộn xộn gây cản trở

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 9


cho hoạt động. Sự lệch chỗ, vấn đề khó khăn và hành vi khơng tn thủ sẽ dễ

thấy bởi vì mọi người đã biết, mà không cần phải hỏi, vị trí của từng vật dụng.
Làm thế nào để biết được bạn đang thực hiện 5S hoặc bạn đã đạt đến giai
đoạn nào trong chương trình này? Có một quy tắc định chuẩn 5S được gọi là
quy tắc 30 giây. Quy tắc này phát biểu rằng trong vòng 30 giây bạn phải có khả
năng lấy được bất kỳ vật dụng, hồ sơ, công cụ, báo cáo, hoặc tài liệu nào. Nếu
không thực hiện được thì có nghĩa là nơi làm việc của bạn là bừa bãi không gọn
gàng ngăn nắp. Bạn hãy thử cuộc trắc nghiệm đơn giản này và đo thời gian thực
hiện xem sao. Chương trình 5S và quy tắc 30 giây vẫn áp dụng được trong thời
đại điện tử ngày nay. Nếu bạn không thể truy xuất được một tập tin hoặc tài liệu
điện tử trong vòng 30 giây thì có nghĩa là hệ thống lưu trữ thơng tin của bạn là
lộn xộn và vô tổ chức, và bạn cần phải làm “vệ sinh” ngay cả với hệ thống lưu
trữ điện tử của mình.
2. Kiến nghị
2.1 Đối với lãnh đạo sở : Thường xuyên quan tâm và chỉ đạo bố trí nguồn
nhân lực, đáp ứng tinh thần, vật chất để tổ chức thực hiện.
Đối với cán bộ công chức trong đơn vị : Cần xác định rõ ý nghĩa, nội
dung chương trình 5S. Nhận thức đầy đủ các cách thực hiện và tuân thủ mọi sự
phân công chỉ đạo của Ban chỉ đạo. Xác định được thực hiện 5S là đem lại lợi
ích cơng tác cho chính bản thân mình.
Đối với Ban chỉ đạo, Nhóm chun gia đánh giá : Xây dựng kế hoạch
một cách khả thi, xác định được đầy đủ các quy trình thực hiện, quy trình đánh
giá. Đề xuất các biện pháp khen thưởng, động viên kịp thời. Xây dựng được
phong trào thi đua giữa các bộ phận, từng cá nhân.
Đối với các phòng chức năng : Cần đưa ra những giải pháp thực hiện và
sự hỗ trợ kịp thời các điều kiện để khắc phục khó khăn hạn chế những hạn chế
rủi ro khi thực hiện chương trình. Có sự phân cơng trách nhiệm, cho từng thành
viên của đơn vị, tăng cường kiểm tra để có thể chấn chỉnh, nhắc nhở kịp thời.

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 10


PHỤ LỤC
Phụ lục 1. Dự trù tài chính

Phụ lục 1. Sơ đồ tổ chức Ban chỉ đạo 5S

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 11


Phụ lục 3. Phân công khu vực thực hiện
STT

Khu vực phụ trách
Khu vực tầng 4
Phòng tiểu học, phòng ở,cầu thang 2
Phòng THPT, cầu thang 1
Phòng dự án
Nhà vệ sinh,
Hội trường tầng 4, cầu thang 3
Khu vực tầng 3
Phòng mầm non, cầu thang 2
Phòng Thanh tra, cầu thang 1,2
Phòng KHTC, cầu thang 1
Phịng GDTX
Nhà vệ sinh
Phịng Khuyến học

Phịng các phó giám đốc
Khu vực tầng 2
Phòng Tuyển sinh, Cầu thang 2
Phòng CVP
Phòng PGĐ
VP Đảng uỷ, cầu thang 1
VP cơng đồn
Kho lưu trữ
Phịng TCCB
Nhà vệ sinh , cầu thang 3
Hội trường tầng 2
Phòng Giám đốc
Khu vực tầng 1
Phòng đ/c Thường
Phòng đ/c Quang
Phòng bảo vệ
Phòng chuyên viên
Phòng 1 cửa, sảnh
Phòng GDCN
Kho
Đánh máy
Nhà xe
Sân trước sau

Đơn vị thực hiện

Phụ trách
Hồi

Phịng tiểu học, DA TKK

Phịng THPT
DATKK
Phịng TH, TrH, Da
Văn phòng
An
Phòng mầm non
Phòng Thanh tra
Phòng KHTC
Phòng GDTX
MN,TTr, KHTC,GDTX
Khuyến học
Hà, Sử, Võ, Liên
Phương
Hùng
Hà, Phương
Hà, Dựng
Hà
Hà, CĐ ngành
Thảo
TCCB
Hà
Hà
Hà, Soòng
Thường
Thường
Quang
Bảo vệ
Thông
Ngân
GDCN

KHTC
Minh
Lái xe
Bảo vệ, tạp vụ

giải pháp thực hiện 5S tại Sở giáo dục và đào tạo Hà Giang

Trang 12