Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo thành phố hải phòng

Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn
phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo
Thành phố Hải Phòng

Tô Nhật Thành

Trường Đại học Giáo dục
Luận văn Thạc sĩ ngành: Quản lý giáo dục; Mã số: 60 14 05
Người hướng dẫn: PGS.TS. Ngô Quang Sơn
Năm bảo vệ: 2009

Abstract: Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về chính phủ điện tử (CPĐT), văn
phòng điện tử (VPĐT). Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong
công tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009. Đề xuất mô
hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và phát triển mô
hình VPĐT mới tại sở GD&ĐT Hải Phòng

Keywords: Công nghệ thông tin; Hải Phòng; Quản lý giáo dục; Văn phòng điện tử

Content
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT&TT theo mô hình VPĐT tại Sở Giáo
dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) Hải Phòng đã bước đầu góp phần quan trọng vào việc nâng cao
chất lượng công tác quản lý của Sở. Với sự phát triển ngày càng tăng về quy mô, số lượng
công việc và yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, đòi hỏi mô hình VPĐT tại Sở
GĐ&ĐT cũng phải phát triển tương xứng.
Tuy nhiên, việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng còn
gặp nhiều khó khăn và bất cập như: cơ chế quản lý còn lỏng lẻo, kinh phí đầu tư cho duy trì
và vận hành hệ thống còn thấp, hiệu quả của việc quản lý qua VPĐT chưa được như mong
đợi, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của Sở, yêu cầu của việc thực hiện cải cách hành

chính, đặc biệt là việc quản lý qua mạng. Do đó cần phải có những biện pháp quản lý việc
phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao
trong công tác quản lý giai đoạn hiện nay và trong tương lai.
Với những lý do kể trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Biện pháp quản lý việc
phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải phòng”
2. Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng về phát triển mô hình VPĐT tại Sở
GD&ĐT Hải Phòng. Đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục
vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc.

2
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu
3.1. Khách thể nghiên cứu
Việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở GD&ĐT Hải Phòng.
3.2. Đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng.
4. Giả thuyết khoa học
Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT phù hợp
với thực tiễn thì sẽ nâng cao được hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện,
chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực
thuộc.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT.
- Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công tác chỉ đạo, điều
hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009.
- Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và
phát triển mô hình VPĐT mới tại sở GD&ĐT Hải Phòng
6. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bước đầu chọn lựa và xây dựng một số biện
pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ công tác quản

lý của Sở GD&ĐT đối với 56 trường THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung
tâm GDTX tại thành phố Hải Phòng.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết
7.2. Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
7.3. Nhóm phương pháp nghiên cứu khác:

3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN
MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Mô hình VPĐT đã được áp dụng và thu được những thành công nhất định tại một số
ngành, địa phương nhằm đổi mới phương thức quản lý, tuy nhiên có những mô hình VPĐT tại
Sở GD&ĐT sau một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, không phát triển và
thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động. Đã có nhiều cuộc hội thảo khoa học về
giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa
phương tổ chức. Các hội thảo chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ
phát triển VPĐT chứ chưa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển VPĐT
tại các đơn vị một cách có hiệu quả.
Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả và phát triển mô
hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ,
chưa được nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là các biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT tại
Sở GD&ĐT. Do đó, nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình
VPĐT tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách.
Một số khái niệm
Quản lý
Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và được sử dụng rộng rãi nhưng hầu như vẫn
chưa có một định nghĩa thống nhất. Theo lý luận quản lý của Henri Fayol (người Pháp - người
đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển) ông nói về nội hàm của khái niệm quản lý như sau:
“Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”[33, tr 59].

Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể được biểu diễn dưới dạng sơ
đồ sau:

Quản lý giáo dục
Quản lý giáo dục là khoa học quản lý cũng như các khoa học quản lý khác đều có bốn
chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra được thực hiện trên toàn bộ các
hoạt động giáo dục.
Chỉ đạo
Kế hoạ ch
Tổ chức
Kiể m tra
Thông tin
Hình 1.1 - Bản chấ t quá trình quản lý


4
Quản lý nhà trường
Quản lý trường học là thực hiện đường lối giáo dục của Đảng trong phạm vi trách
nhiệm của mình, tức là đưa nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo dục, để tiến tới mục tiêu
giáo dục, mục tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục với thế hệ trẻ và với từng học sinh.
Công nghệ thông tin và truyền thông
Tại Việt Nam, khái niệm CNTT&TT là một thuật ngữ chỉ ngành nghiên cứu khoa học
tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất,
truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.
Mạng máy tính
Mạng máy tính hay hệ thống mạng (Computer Network hay Network System), là một
tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để
nhằm chia sẻ tài nguyên: máy in, tệp tin, dữ liệu
Chính phủ điện tử
Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD) năm 2003 định nghĩa thì “Chính

phủ điện tử là việc sử dụng CNTT&TT, mà đặc biệt là Internet, như là một công cụ để hỗ trợ
nhằm đạt đến một chính phủ hoạt động hiệu quả nhất” [44].
CPĐT không đơn thuần là máy tính, mạng Internet, mà là sự đổi mới toàn diện các
quan hệ (đặc biệt là các quan hệ giữa nhà nước và công dân), các nguồn lực, các quy trình,
phương thức hoạt động và bản thân nội dung các hoạt động của chính phủ.
Văn phòng điện tử
Ngày nay với sự phát triển của CNTT&TT, khái niệm VPĐT là một văn phòng trong
đó các hoạt động của văn phòng được số hoá và điện tử hoá thông qua việc ứng dụng
CNTT&TT. Về bản chất VPĐT là một hình thức ứng dụng CNTT&TT ở một mức độ cao vào
công tác quản lý của tổ chức.
Phát triển văn phòng điện tử
Sử dụng kiến thức về quản lý để tìm ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược
điểm cần khắc phục hoặc loại bỏ trong suốt quá trình sử dụng và phát triển mô hình VPĐT,
đó chính là chúng ta đã làm cho hệ thống phát triển. Phát triển bao hàm cả về số lượng VPĐT
và chất lượng các dịch vụ quản lý mà VPĐT cung cấp, đó mới thực sự là phát triển.
Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo
Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới phương pháp dạy học
CNTT&TT đã thiết kế những thí nghiệm ảo, thí nghiệm mô phỏng góp phần nâng cao
hiệu quả các phương pháp dạy học tích cực như: dạy học nêu vấn đề, dạy học chương trình
hoá… giúp học sinh hiểu bài sâu, phát triển năng lực tư duy và khả năng sử dụng công cụ lao
động trí tuệ mới, hình thành và phát triển nhân cách người lao động hiện đại.
Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý giáo dục
Với những ưu việt về tốc độ xử lý, CNTT&TT được sử dụng trong việc thu thập, xử
lý, trao đổi, lưu trữ, tra cứu và sử dụng thông tin quản lý. CNTT&TT tham gia vào tất cả các
giai đoạn của quá trình quản lý thông qua việc cung cấp thông tin và hỗ trợ tác nghiệp một
cách nhanh chóng, chính xác.
Mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo
Mô hình
Mô hình là hình thức biểu diễn một cách tổng quát các đối tượng cùng với các thuộc
tính của nó và mối quan hệ giữa các đối tượng. Mô hình là sự đơn giản hóa của thế giới thực.

5
Mô hình cung cấp cho ta một khuôn mẫu về thế giới thực, giúp ta có thể định hướng trong quá
trình xây dựng, có thể tính toán các chi phí, xác định các rủi ro, làm dự liệu cho hệ thống.
Mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và điều kiện của các tổ chức mà độ phức tạp của mô
hình VPĐT tại các tổ chức có thể sẽ khác nhau tuy nhiên căn cứ vào khái niệm VPĐT thì mô
hình VPĐT có các thành phần cơ bản sau:
Hình 1.3 - Mô hình các thành phần của văn phòng điện tử


Các quy trình xử lý công việc: là hệ thống các thủ tục, trình tự các bước tiến hành để
giải quyết công việc đã được điều chỉnh hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật. Các quy trình xử lý
công việc sẽ quyết định đến số lượng và độ phức tạp của các chức năng của VPĐT.
Dữ liệu dùng chung: thu thập, lưu trữ và chia sẻ các thông tin được sử dụng lại nhiều
lần cho các dịch vụ được triển khai tại VPĐT.
Tài liệu điện tử: tài liệu điện tử là thông điệp dữ liệu được tạo ra, được gửi đi, được
nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Các dịch vụ: là các chức năng, công cụ tác nghiệp trong quản lý mà VPĐT cung cấp
cho các thành viên tham gia hệ thống.
Cổng văn phòng trực tuyến: là nơi cung cấp các dịch vụ của VPĐT thông qua một
điểm truy cập duy nhất.
Môi trường làm việc cộng tác: là các phương thức gửi/ nhận thông tin trong VPĐT
giúp người sử dụng có thể truy cập, khai thác các dịch vụ của VPĐT.
Người sử dụng: người sử dụng ở đây là những thành viên tham gia vận hành, khai
thác. Để vận hành, khai thác sử dụng VPĐT một cách có hiệu quả thì cần phải có những
người có năng lực nhất định về VPĐT, đó là các “công chức điện tử” (e-Employee ).
Môi trường làm việc cộng tác
(mạng, máy tính, các thiết bị phụ trợ)
Cổng văn phòng trực tuyến

Dữ liệu
dùng chung
Dịch vụ
Tài liệu
điện tử

Các quy trình xử lý công việc
Văn bản, quy chế, quy định
việc xây dựng và vận hành VPĐT
Người sử dụng
(cán bộ, công chức, các đơn vị……)

6
Văn bản liên quan đến VPĐT: là các văn bản của nhà nước, của nội bộ liên quan đến
việc xây dựng, vận hành và phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT.
Để phát triển mô hình VPĐT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT cả về quy mô, và
hiệu quả, yêu cầu người quản lý phải biết phối hợp giữa kiến thức về CNTT&TT và kiến thức
quản lý một cách hài hoà, hợp lý.
Quản lý phát triển mô hình văn phòng điện tử ở sở giáo dục và đào tạo
Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT chính là sự tác động của chủ thể quản lý –
Giám đốc Sở GD&ĐT vào đối tượng quản lý là mô hình VPĐT để đạt được mục tiêu đã đặt
ra là phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý
của Sở. Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT bao gồm 4 bước:
Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử
Có thể hiểu lập kế hoạch phát triển VPĐT là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống
các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã nêu là: phát triển mô hình
VPĐT phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT theo hướng chuẩn hoá và hiện đại hoá.
Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử
Xuất phát từ kế hoạch và các mục tiêu phát triển VPĐT đã đề ra, phân công cụ thể
từng nội dung công việc cho các đơn vị liên quan triển khai tư vấn, mua sắm lắp đặt các thiết

bị, máy móc, chương trình phần mềm phục vụ phát triển, mở rộng VPĐT.
Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử
Chỉ đạo triển khai việc phát triển VPĐT
Chỉ đạo triển khai việc sử dụng VPĐT
Chỉ đạo triển khai việc vận hành và duy trì VPĐT
Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử
Căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã đề ra tổ chức hoạt động kiểm tra nội bộ và hoạt
động đánh giá giữa thực tiễn và mục tiêu đặt ra nhằm tìm ra các sai lệch của hoạt động quản
lý việc phát triển VPĐT; từ đó có các quyết định điều chỉnh kịp thời.
Các điều kiện để phát triển mô hình văn phòng điện tử
Cơ chế, chính sách
Cơ chế chính sách là môi trường pháp lý cho việc ứng dụng CNTT&TT trong đổi mới
quản lý, cải cách hành chính theo mô hình VPĐT.
Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục
Cùng với việc phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý thì đội ngũ cán bộ
công chức cũng cần phải có năng lực ứng dụng CNTT&TT trong quản lý tương ứng, đặc biệt
là năng lực làm việc trực tuyến qua mạng.
Cơ sở hạ tầng thông tin
Cơ sở hạ tầng thông tin là môi trường và công cụ để cán bộ, công chức tác nghiệp
trong VPĐT. Cơ sở hạ tầng thông tin hoạt động ổn định sẽ đảm bảo cho hệ thống VPĐT
hoạt động ổn định, cung cấp được các dịch vụ quản lý cho người sử dụng mọi lúc, mọi nơi,
một cách nhanh chóng và chính xác.


7
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG
Đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội, dân số và nguồn lực, điều
kiện phát triển công nghệ thông tin của thành phố Hải Phòng.
Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, dân số và nguồn lực

Hải Phòng là thành phố ven biển, nằm phía Đông miền Duyên hải Bắc Bộ, cách thủ đô
Hà Nội 102 km, có tổng diện tích tự nhiên là 152.318,49 ha. Dân số Hải Phòng là 1.884.685
người. Trong đó, 34,4% dân số thành thị (585. 800 người).
Các đặc điểm kinh tế xã hội
Theo báo cáo phát triển con người Việt Nam 2004, chỉ số phát triển con người HDI
Hải Phòng đứng thứ 4 sau Bà Rịa - Vũng Tàu, thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng.
Điều kiện phát triển công nghệ thông tin
Hải Phòng là một trong địa phương có điều kiện phát triển CNTT&TT phát triển mạnh
so với các tỉnh thành trong cả nước; xếp hạng chung chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng
dụng CNTT&TT (Vietnam ICT Index 2007) Hải Phòng đạt 0.235 đứng ở vị trí 20/64 tỉnh
thành
Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục tại Sở Giáo dục và Đào
tạo thành phố Hải Phòng.
Một số nét khái quát chung về giáo dục và đào tạo thành phố Hải Phòng
Hải Phòng đã làm tốt công tác giáo dục trong thời gian qua: mở rộng quy mô, đa dạng
hoá các hình thức GD&ĐT, đáp ứng nhu cầu học tập của nhân dân. Trình độ dân trí được
nâng cao, chất lượng giáo dục có những chuyển biến tích cực, là địa phương duy nhất 13 năm
liền có học sinh giỏi đoạt giải quốc tế, 11 năm học liên tiếp gần đây được Bộ GD&ĐT tặng cờ
đơn vị dẫn đầu toàn quốc về GD&ĐT
Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo
ở thành phố Hải Phòng
Các cấp lãnh đạo từ Sở GD&ĐT đến các đơn vị nhà trường coi CNTT&TT là công cụ
đặc biệt để nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ đổi mới phương pháp dạy và học theo hướng
hiện đại hoá.
Thực trạng phát triển mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo
dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
Mạng lưới, cơ cấu tổ chức
Sở GD&ĐT Hải Phòng là một đơn vị chuyên môn của UBND thành phố có 80 đơn vị
trực thuộc được bố trí trên khu vực địa lý bán kính 50km tính từ trung tâm thành phố nơi Sở
GD&ĐT có trụ sở trong đó có 2 huyện đảo là huyện đảo Cát Hải và huyện đảo Bạch Long Vỹ

Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và
Đào tạo thành phố Hải Phòng
Trong những năm vừa qua Sở GD&ĐT Hải Phòng đã từng bước áp dụng mô hình
VPĐT từ đơn giản đến phức tạp để nâng cao chất lượng quản lý của Sở. Đến nay mô hình
VPĐT phục vụ quản lý bước đầu mang lại được một số kết quả nhất định:

8

Văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố
Hải Phòng
Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo
Thứ nhất, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác,
tiết kiệm thời gian và giấy mực trong việc in ấn, nhân bản tài liệu.
Đối với các đơn vị trực thuộc (các trường THPT, phòng GD&ĐT, trung tâm
GDTX)
Với sự bình đẳng về khoảng cách số đã rút ngắn khoảng cách về thời gian tiếp cận
thông tin giữa các đơn vị trong địa bàn thành phố.
Đối với người dân
Việc triển khai VPĐT giúp người dân có thể tham gia vào công việc quản lý của sở
GD&ĐT qua việc tăng số lượng các kênh truy cập để khai thác các dịch vụ công thuộc lĩnh
vực GD&ĐT.
Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố
Hải Phòng
Nhận thức của lãnh đạo, chuyên viên Sở và các đơn vị
Mọi cán bộ, công chức nhân thức rằng VPĐT là nơi cung cấp thông tin, tư liệu và các
công cụ hỗ trợ tác nghiệp trong quá trình quản lý giáo dục. Lãnh đạo Sở coi VPĐT là phương
thức nhanh nhất để truyền đạt các ý kiến, mệnh lệnh hành chính của mình tới các cá nhân và
tổ chức có liên quan. Các đơn vị coi VPĐT một kênh thông tin để tiếp cận với các thông tin
quản lý của Sở, với nguồn dữ liệu đầy đủ và chính xác của ngành GD&ĐT.
Tổ chức bộ máy quản lý văn phòng điện tử

Sở GD&ĐT chưa có bộ phận kỹ thuật trực thường xuyên để xử lý các sự cố bất thường
về kỹ thuật của hệ thống, dẫn đến vẫn có hiện tượng hệ thống bị sự cố mà không được khắc
phục kịp thời.
VPĐT
tạ i Sở GD&ĐT
CB, CC
Sở
GD&ĐT

Trung
tâm
GDTX


Trường
THPT


Phòng
GD&ĐT

Hình 2.2 - Mô hình mạ ng lưới VPĐT tại ngành GD&ĐT Hải Phòng
Văn phòng điện tử
Người sử dụng/ điểm truy cập

9
Cơ chế quản lý văn phòng điện tử
Hiện tại Sở GD&ĐT Hải Phòng chưa xây dựng được quy chế quản lý và vận hành
VPĐT một cách cụ thể rõ ràng, quy định trách nhiệm của các bộ phận trong việc sử dụng và
phát triển VPĐT.

Xây dựng kế hoạch và triển khai việc phát triển mô hình văn phòng điện tử
Năm 2000, lãnh đạo Sở GD&ĐT Hải Phòng đã chỉ đạo các phòng chức năng xây dựng
kế hoạch phát triển việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý. Đến nay đã triển khai
một số công việc và đưa vào sử dụng tuy nhiên việc duy trì và phát triển mô hình VPĐT vẫn
mang tính chất giải quyết tình huống cụ thể.
Quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của văn phòng điện tử
Với thiết bị và cơ sở hạ tầng kết nối mạng có giá trị cao và công nghệ hiện đại nhưng
công tác quản lý chưa tương xứng, chưa có kế hoạch trang bị một cách có hệ thống. Việc
nâng cấp, bảo trì thiết bị theo quy định chưa được thực hiện nghiêm túc.
Quản lý hệ thống phần mềm và các ứng dụng
Hiện nay trong ngành GD&ĐT Hải Phòng chưa có các quy định nội bộ về chuẩn kỹ
thuật và chuẩn dữ liệu thông tin để làm căn cứ cho các chương trình phần mềm tuân theo, do
đó các chương trình phần mềm này vẫn là các “ốc đảo ứng dụng” nằm tách rời không liên
thông với nhau, không chia sẻ, sử dụng thông tin lẫn nhau.
Đánh giá mức độ sẵn sàng tham gia vào văn phòng điện tử tại các đơn vị trực thuộc
Với các khảo sát, đánh giá điều kiện tại các đơn vị trực thuộc cho thấy các điều kiện có
sẵn về cơ sở hạ tầng, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nguồn dữ liệu để triển khai
mô hình VPĐT một cách nhanh chóng, hiệu quả, chi phí thấp.
Cơ sở hạ tầng thông phục vụ quản lý tại các đơn vị trực thuộc
Nguồn dữ liệu và cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc.
Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ văn thư, cán bộ tin học tại các đơn
vị
Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu của việc quản lý việc phát triển văn phòng điện
tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
Sử dụng phương pháp phân tích theo mô hình SWOT để phân tích các ảnh hưởng bên
trong bao gồm: điểm mạnh, điểm yếu, các ảnh hưởng bên ngoài gồm: thời cơ và thách thức
trong việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Mạnh:
- Sự quyết tâm của lãnh đạo Sở, sự ủng hộ của
các thành viên, các đơn vị tham gia trong việc

ứng dụng VPĐT vào công tác quản lý điều hành
của Sở GD&ĐT.
- Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ, năng lực
ứng dụng CNTT&TT và đội ngũ cán bộ quản lý
và văn thư đáp ứng được yêu cầu triển khai
VPĐT.
- Xây dựng hạ tầng CNTT&TT, trang bị thiết bị
tin học, máy tính, thiết bị mạng và các trang thiết
bị phụ trợ đủ mạnh để áp dụng triển khai
- Kinh nghiệm của Sở GD&ĐT trong việc ứng
dụng CNTT&TT trong công tác quản lý giáo
Yếu:
- Chưa kết hợp chặt chẽ giữa việc ứng dụng
CNTT&TT và việc cải cách hành chính trong.
- Chưa xây dựng kế hoạch phát triển, mô hình
VPĐT tương xứng và theo kịp với sự phát triển
của Sở, còn mang tính giải quyết sự vụ.
- Kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, chưa tranh thủ
được nguồn kinh phí từ các nguồn khác cho
việc phát triển VPĐT
- Chưa có bộ phận chuyên trách quản lý về kỹ
thuật, vận hành VPĐT tại Sở.
- Một số cán bộ ở Sở, ở các đơn vị thức chưa
thật đầy đủ về lợi ích kinh tế, xã hội của VPĐT
trong quản lý giáo dục.

10
dục.
Thời cơ:
- Hệ thống văn bản của nhà nước như Luật Công

nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, các Nghị
định, Chỉ thị của Chính phủ là cơ sở pháp lý
tương đối đầy đủ cho việc ứng VPĐT trong
công tác quản lý điều hành tại các cơ quan nhà
nước.
- Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong lĩnh
vực CNTT&TT trong giai đoạn hiện nay là cơ sở
khoa học để triển khai các ứng dụng VPĐT đảm
bảo nhanh chóng, chính xác, toàn vẹn.
- Cơ sở hạ tầng CNTT, viễn thông ở Hải Phòng
tương đối phát triển, đảm bảo cho việc kết nối
mạng triển khai ứng dụng VPĐT đến các đơn vị .
Nguy cơ:
- Có hiện tượng không đồng thuận của một số
công chức về ứng dụng VPĐT trong công tác
quản lý do các lý do:
+ Việc chuyển từ phương pháp quản lý từ kiểu
thủ công sang tự động hoá dẫn đến cán bộ phải
thay đổi cách thức làm việc.
+ Việc triển khai VPĐT cùng với cải cách hành
chính sẽ làm tăng sự minh bạch thông tin, ảnh
hưởng đến quyền lợi của một số cá nhân.
- Sự e ngại về giá trị pháp lý của các văn bản
điện tử, của người dùng. Cùng với việc đặt nặng
vai trò của “văn bản giấy – dấu đỏ”.
- Nguy cơ mất an toàn dữ liệu khi thực hiện các
giao dịch quản lý, điều hành trên mạng.
- Sự lạc hậu của các trang thiết bị kỹ thuật sau
một thời gian ngắn sử dụng
- Các trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra ngăn cản

người sử dụng truy cập và khai thác các dịch vụ
của VPĐT;
Qua phân tích các ảnh hưởng bên trong, bên ngoài tới công tác quản lý việc phát triển
mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT, nhận thấy có những điểm mạnh và điểm yếu sau:
Điểm mạnh:
- Nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức trong ngành về việc phát triển mô
hình VPĐT phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Sở GD&ĐT, nhận thức được thể hiện bởi
quyết tâm của lãnh đạo Sở, sự ủng hộ của các thành viên, các đơn vị tham gia trong việc ứng
dụng VPĐT vào công tác quản lý điều hành của Sở GD&ĐT.
- Quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, năng lực ứng dụng CNTT&TT và đội
ngũ cán bộ quản lý và văn thư đáp ứng được yêu cầu triển khai VPĐT.
- Xây dựng hạ tầng CNTT&TT, trang bị thiết bị tin học, máy tính, thiết bị mạng và các
trang thiết bị phụ trợ đủ mạnh để áp dụng triển khai
- Sở GD&ĐT đã tích luỹ được những kinh nghiệm từ những thành công và thất bại
trong việc triển khai những ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý. Những kinh nghiệm
này là một trong những điểm mạnh trong công tác quản lý phát triển VPĐT.
Điểm yếu:
- Chưa gắn kết chặt chẽ giữa cải cách hành chính với sử dụng và phát triển mô hình
VPĐT phục vụ quản lý.
- Chưa xây dựng kế hoạch phát triển, mô hình VPĐT tương xứng và theo kịp với sự
phát triển của Sở, còn mang tính giải quyết sự vụ.
- Kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, chưa tranh thủ được nguồn kinh phí từ các nguồn khác
cho việc phát triển VPĐT
- Chưa có bộ phận chuyên trách quản lý về kỹ thuật, vận hành VPĐT của Sở.
- Có hiện tượng chưa đồng thuận trong đội ngũ cán bộ, công chức trong việc phát triển
mô hình VPĐT trong quản lý giáo dục.

11
MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG
ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG

Cơ sở đề xuất các biện pháp
Việc đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải
Phòng được dựa trên các cơ sở sau:
Căn cứ vào các quy định, văn bản của Nhà nước, Bộ GD&ĐT, của UBND thành phố
Hải Phòng, của Sở GD&ĐT Hải Phòng về ứng dụng CNTT&TT trong lĩnh vực quản lý giáo
dục:
Căn cứ vào kết quả nghiên cứu về lý luận quản lý VPĐT và thực trạng của công tác
quản lý VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Một số nguyên tắc đề xuất các biện pháp
Các biện pháp quản lý để phát triển mô hình Văn phòng điện tử tại Sở GD&ĐT Hải
Phòng được đề xuất trong luận văn dựa trên một số nguyên tắc chính sau:
Nguyên tắc đảm bảo tính mục tiêu
Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn
Một số biện pháp quản lý để phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở Giáo dục và
Đào tạo thành phố Hải Phòng
Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc
phát triển mô hình văn phòng điện tử vào công tác quản lý giáo dục.
Mục đích của biện pháp
- Nâng cao nhận thức về vai trò, tác dụng sự cần thiết và nhu cầu của VPĐT trong
quản lý giáo dục.
- Quán triệt và thống nhất tư tưởng chỉ đạo về phát triển mô hình VPĐT để nâng cao
hiệu quả công tác quản lý của Sở phải từ Ban Giám đốc đến các cán bộ công chức và cán bộ
quản lý giáo dục tại các đơn vị trực thuộc.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Tuyên truyền cho cán bộ công chức trong Sở GD&ĐT biết, hiểu, nhận thức sâu sắc các
văn bản pháp quy của Nhà nước, của Chính phủ, của UBND thành phố, của Sở GD&ĐT
trong việc ứng dụng CNTT&TT và triển khai mô hình VPĐT trong công tác quản lý, cải cách
hành chính.
Tổ chức các buổi hội thảo, mời chuyên gia nói chuyện, tổ chức các buổi học tập triển

khai các nghị quyết, các chỉ thị, các chỉ đạo và văn bản hướng dẫn về cải cách hành chính, về
ứng dụng CNTT&TT, về VPĐT trong quản lý, về tính cần thiết và tầm quan trọng của việc
triển khai mô hình VPĐT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay.
Lồng ghép triển khai các hoạt động ứng dụng CNTT&TT trong các kế hoạch, hội nghị
toàn ngành, coi ứng dụng CNTT&TT vừa là mục tiêu và là biện pháp quan trọng trọng việc
cải cách hành chính, nâng cao chất lượng quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính
Mục đích của biện pháp
Đẩy mạnh cải cách hành chính, đặc biệt là nội dung cải cách thể chế để xây dựng hệ
thống các quy trình quản lý tại Sở GD&ĐT một cách hợp lý, rõ ràng.
Cải cách hành chính là chủ thể đưa ra mục tiêu, yêu cầu cho việc thiết lập mô hình
VPĐT, mức độ cải cách sẽ quyết định quy mô, phạm vi và độ phức tạp của VPĐT.

12
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Trên cơ sở các thủ tục, quy trình hiện có tại cơ quan Sở, tổ chức thống kê, rà soát các
quy trình, thủ tục. Qua công tác rà soát, phát hiện và điều chỉnh các điểm bất hợp lý hoặc các
nguy cơ tiềm ẩn có thể xẩy ra các sai sót.
Sau khi thống kế và rà soát các thủ tục, quy trình, tổ chức tiến hành điều chỉnh các quy
trình theo hướng hợp lý, đặc biệt là việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008 cho các quy trình, thủ tục của Sở.
Tổ chức ban hành, công bố công khai các quy trình, thủ tục hành chính để mọi người
đều biết và thực hiện.
Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển văn phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
Hoàn thiện mô hình VPĐT tại Sở trong tương lai để có thể thoả mãn tối đa nhu cầu về
công tác quản lý, điều hành của các đối tượng tham gia VPĐT.
Các đơn vị trong ngành dựa trên kế hoạch phát triển VPĐT của Sở GD&ĐT sẽ chủ
động lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ cho đơn vị mình theo từng giai đoạn cụ thể. Chuẩn bị
các nguồn lực để duy trì tốt và phát triển VPĐT

Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Củng cố và hoàn thiện mô hình VPĐT tại cơ quan Sở GD&ĐT và các đơn vị trực
thuộc. Khai thác tối đa tính năng, tác dụng và hiệu suất sử dụng của cơ sở hạ tầng thông tin
và các thiết bị hiện có.
Căn cứ vào quy hoạch phát triển của ngành GD&ĐT đến năm 2010 tầm nhìn 2020, từ
đó xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển VPĐT trong công tác quản lý phù hợp với với sự
phát triển chung của ngành. Xác định quy mô, vị trí vai trò của VPĐT trong công tác quản lý
giáo dục tại Hải Phòng.

13

Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế quản lý văn phòng điện tử.
Mục đích của biện pháp
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý VPĐT của sở GD&ĐT Hải Phòng
- Xác định được cơ chế quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể rõ ràng cho từng đơn vị
chức năng và cá nhân liên quan để phát triển mô hình VPĐT nâng cao hiệu quả quản lý của
Sở GD&ĐT.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Thành lập bộ phận chuyên trách để quản lý VPĐT do Văn phòng trực tiếp quản lý.
Nhiệm vụ của bộ phận này là: quản lý, hướng dẫn, vận hành, bảo dưỡng VPĐT.
Xây dựng cơ chế quản lý, vận hành và khai thác VPĐT trong đó quy định trách nhiệm,
quyền hạn và nghĩa vụ của từng tập thể đơn vị và từng cá nhân về việc xây dựng, mua sắm,
trang bị, sử dụng và bảo quản VPĐT.
Đưa việc sử dụng hiệu quả VPĐT vào tiêu chuẩn đánh giá việc cải tiến lề lối làm việc
của từng đơn vị, từng cá nhân.
VPĐT
Tạ i Sở GD&ĐT
VPĐT tạ i các
TT GDTX
VPĐT tạ i các

phòng GD&ĐT
VPĐT tạ i
các trường THPT
Các trường MN,
TH, THCS

Cán bộ,
giáo viên

Cán bộ,
giáo viên

Cán bộ,
giáo viên

Cán bộ,
giáo viên
Cán bộ,
giáo viên

Văn phòng điện tử
Người sử dụng/ điểm truy cập
Hình 3.1 - Mô hình mạ ng lưới VPĐT
tạ i ngành GD&ĐT Hả i Phòng trong tương lai

14
Biện pháp 5: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin
Mục đích của biện pháp
Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin để đảm bảo cho hệ thống VPĐT hoạt
động ổn định, cung ứng được các dịch vụ quản lý cho người sử dụng mọi lúc, mọi nơi một

cách nhanh chóng và chính xác.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống mạng nội bộ của ngành:
Nâng cấp trung tâm tích hợp dữ liệu:
Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển văn phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
Đảm bảo cho quá trình thực hiện phát triển mô hình VPĐT theo đúng kế hoạch đã đề
ra về chất lượng, hiệu quả của VPĐT, tiến độ thời gian góp phần nâng cao hiệu quả công tác
quản lý giáo dục của ngành.
Cải tiến phương pháp tổ chức triển khai mô hình VPĐT vào quá trình quản lý giáo dục
của Sở. Nâng cao hiệu suất và hiệu quả sử dụng VPĐT
Tăng cường kỹ năng vận hành, sử dụng và khai thácVPĐT của lãnh đạo, chuyên viên
Sở; lãnh đạo và văn thư của các đơn vị.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Triển khai VPĐT bắt đầu từ những ứng dụng đơn giản nhưng hiệu quả . Sau khi người
sử dụng đã làm quen với VPĐT tiếp tục triển khai đến những ứng dụng phức tạp hơn.
Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch phát triển VPĐT. Tổ chức giám sát và
báo cáo tiến độ phát triển mô hình VPĐT tại các cuộc họp giao ban.
Tổ chức tập huấn tăng cường kỹ năng quản lý, vận hành, sử dụng và khai thácVPĐT
của người sử dụng.
Biện pháp 7: Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên việc vận hành và sử
dụng văn phòng điện tử
Mục đích của biện pháp
- Tìm ra sai lệch trong các khâu của quá trình quản lý để kịp thời có biện pháp điều
chỉnh thích hợp và ra quyết định bổ sung hợp lý nhằm phát triển VPĐT.
- Động viên, khen thưởng kịp thời những đơn vị, cá nhân sử dụng hiệu quả phòng học
VPĐT, đồng thời nhắc nhở và có biện pháp xử lý kịp thời hiện tượng thiếu trách nhiệm trong
việc vận hành, sử dụng và quản lý VPĐT.
Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
- Kiểm tra đánh giá việc triển khai kế hoạch VPĐT

- Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng, vận hành và bảo quản VPĐT
Mối quan hệ giữa các biện pháp
Các biện pháp trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, tạo thành một thể thống nhất
trong quá trình quản lý phát triển VPĐT. Sử dụng phù hợp từng biện pháp trong những tình
huống cụ thể và kết hợp hài hòa các biện pháp sẽ quản lý hiệu quả việc phát triển mô hình
VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng.
Khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề xuất
Để khảo nghiệm về tính cần thiết, tính khả thi của một số biện pháp quản lý nhằm phát
triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng được đề xuất ở trên, tác giả đã lấy ý kiến
đánh giá của 55 cán bộ quản lý bằng các phiếu điều tra. Thang điểm đánh giá được cho từ
thấp nhất là điểm 1, cao nhất là điểm 5.
Bảng 3.2 - Kết quả đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp
quản lý để phát triển mô hình VPĐT ở Sở GD&ĐT Hải Phòng

15
Nội dung biện pháp
Ý kiến của về mức độ cần
thiết của các biện pháp
Điểm
TB
Xếp
hạng
1
2
3
4
5
1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công
chức về tầm quan trọng của việc phát triển
mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo

dục.
0
0
6
22
27
4,38
4
2. Đẩy mạnh cải cách hành chính.
0
0
5
18
32
4,49
2
3. Xây dựng kế hoạch tổng thể để phát triển
VPĐT.
0
0
3
5
48
4,84
1
4. Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ
chế quản lý VPĐT.
0
0
8

20
27
4,35
6
5. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng
thông tin
0
0
8
15
30
4,36
5
6. Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát
triển VPĐT
0
0
11
8
36
4,45
3
7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá
thường xuyên việc vận hành và sử dụng
VPĐT
0
0
13
13
29

4,29
7
Qua bảng 3.2 thấy rằng, tất cả các biện pháp mà tác giả đề xuất đều được đánh giá có
mức độ cần thiết cao, với mức độ đánh giá từ 1 điểm là ít cần thiết nhất, đến 5 điểm là mức
cần thiết cao nhất, thì tất cả các biện pháp đạt từ 4,29 điểm đến 4,84 điểm, với độ lệch chuẩn
trong khoảng 0,77 đến 0,08 cho thấy độ tập trung của các ý kiến trong việc đánh giá độ cần
thiết của các biện pháp.
Bảng 3.3 - Kết quả đánh giá mức độ khả thi của các biện pháp quản lý để phát triển mô
hình VPĐT ở Sở GD&ĐT Hải Phòng
Nội dung biện pháp
Ý kiến của về mức độ khả
thi của các biện pháp
Điểm
TB
Xếp
hạng
1
2
3
4
5
1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công
chức về tầm quan trọng của việc phát triển
mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo
dục.
0
0
10
18
27

4,31
4
2. Đẩy mạnh cải cách hành chính.
0
0
10
16
29
4,35
3
3. Xây dựng kế hoạch tổng thể để phát triển
VPĐT.
0
0
4
8
42
4,65
1
4. Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ
chế quản lý VPĐT.
0
0
16
10
29
4,24
6
5. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng
thông

0
0
14
12
29
4,27
5
6. Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát
triển VPĐT
0
0
12
11
32
4,36
2
7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá
thường xuyên việc vận hành và sử dụng
VPĐT
0
4
19
3
29
4,04
7
Theo bảng 3.3, các biện pháp được đánh giá mức độ khả thi trong khoảng từ 4,04 đến
4,65, độ lệch chuẩn trong khoảng 0,46 đến 0,96 cũng cho thấy độ tập trung trong của các ý
kiến trong việc đánh giá độ khả thi của các biện pháp.

16
Bảng 3.4 – Tổng hợp mức độ cần thiết và mức độ khả thi của
các biện pháp quản lý việc phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng
Nội dung biện pháp
Mức độ cần
thiết
Mức độ khả thi
Điểm
TB
Thứ
bậc
Điểm
TB
Thứ
bậc
1. Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm
quan trọng của việc phát triển mô hình VPĐT vào công
tác quản lý giáo dục.
4,38
4
4,31
4
2. Đẩy mạnh cải cách hành chính.
4,49
2
4,35
3
3. Xây dựng kế hoạch tổng thể để phát triển VPĐT.
4,84
1

4,65
1
4. Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế quản lý
VPĐT.
4,35
6
4,24
6
5. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin
4,36
5
4,27
5
6. Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT
4,45
3
4,36
2
7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên
việc vận hành và sử dụng VPĐT
4,29
7
4,04
7
Đánh giá mối liên hệ giữa mức độ khả thi và mức độ cần thiết của các biện pháp bởi
công thức tương quan thứ bậc bởi Công thức tính hệ số tương quan thứ bậc (Spearman) với R
= 0,964 cho thấy sự tương quan rất chặt chẽ giữa mức độ khả thi và mức độ cần thiết của các
biện pháp.
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1. Kết luận

Sở GD&ĐT đã xây dựng và triển khai mô hình VPĐT và bước đầu đã thu được một
số kết quả nhất định. Cùng với việc phát triển của ngành về quy mô, về số lượng công việc,
nhu cầu nâng cao hiệu quả công tác quản lý đặt ra yêu cầu phải phát triển mô hình VPĐT tại
Sở GD&ĐT.
Để giải quyết đuợc nhiệm vụ này, cần thực hiện một số biện pháp quản lý để phát triển
mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng. Đề tài đã nghiên cứu cơ
sở lý luận về phát triển VPĐT, thực trạng về quản lý VPĐT ở Sở GD&ĐT Hải Phòng và đã
đề xuất một số biện pháp quản lý sau đây:
Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc
phát triển mô hình VPĐT vào công tác quản lý giáo dục.
Biện pháp 2. Đẩy mạnh cải cách hành chính.
Biện pháp 3. Xây dựng kế hoạch tổng thể để phát triển VPĐT.
Biện pháp 4. Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế quản lý VPĐT.
Biện pháp 5. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin .
Biện pháp 6. Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển VPĐT
Biện pháp 7. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên việc vận hành và
sử dụng VPĐT
Tác giả đã sử dụng “Phiếu trưng cầu ý kiến” để lấy ý kiến đánh giá của các cán bộ
quản lý tại các trường THPT, các trung tâm GDTX, các phòng GD&ĐT và tại Sở GD&ĐT
Hải Phòng về mức độ cần thiết và khả thi của các biện pháp quản lý phát triển VPĐT mà tác
giả đề xuất. Kết quả đánh giá các biện pháp đó đều có tính cần thiết và tính khả thi cao. Các
biện pháp này đã từng bước được áp dụng vào thực tiễn quản lý việc phát triển VPĐT tại Sở
GD&ĐT Hải Phòng và bước đầu thu được những kết quả nhất định.
Tác giả hy vọng những biện pháp đề xuất được lãnh đạo Sở GD&ĐT Hải Phòng
nghiên cứu, chấp nhận và tiếp tục triển khai trong thời gian không xa, hy vọng đóng góp một

17
phần nhỏ bé vào việc ứng dụng CNTT&TT trong quá trình quản lý cuả Sở GD&ĐT Hải
Phòng.
2. Khuyến nghị

2. 1. Với Bộ Giáo dục và Đào tạo
Bộ GD&ĐT bổ sung nguồn kinh phí chương trình mục tiêu tin học hàng năm cho các
Sở GD&ĐT để tăng thêm nguồn kinh phí trong việc đào tạo đội ngũ, mua sắm thiết bị để phát
triển VPĐT, thống nhất các bảng danh mục thông tin thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo để
tích hợp, chia sẻ, sử dụng dữ liệu.
2.2. Với Bộ Thông tin và Truyền thông
Thống nhất các quy định chuẩn về công nghệ, khung kiến trúc về CPĐT, VPĐT, chuẩn
về thông tin, dữ liệu trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Việc tư vấn triển khai CNTT&TT đòi hỏi các chuyên gia có trình độ cao nhưng chưa có
định mức chi, vẫn áp dụng định mức thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản vì vậy không phù hợp
trong điều kiện hiện nay. Đề nghị Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp với các Bộ chức
năng ban hành các định mức chi về lĩnh vực tư vấn CNTT&TT.
2. 3. Với Uỷ ban nhân dân thành phố Hải Phòng
Tăng cường đầu tư kinh phí hàng năm cho chương trình CNTT & TT của ngành
GD&ĐT và ưu tiên đầu tư hạ tầng cơ sở cho ngành GD&ĐT để xây dựng mạng Intranet phục
vụ cho công tác quản lý, học tập và các dịch vụ công.
Chỉ đạo các ngành liên quan như Kế hoạch và Đầu tư, Tài Chính, Thông tin và Truyền
thông, Văn phòng UBND thành phố trong việc phối hợp với ngành GD&ĐT, bố trí nguồn
kinh phí để triển khai các dự án CNTT đặc biệt là Dự án áp dụng và triển khai VPĐT trong
ngành GD&ĐT.
Chỉ đạo các sở, ban ngành liên quan hỗ trợ và ủng hộ ngành GD&ĐT trong việc thực
hiện cải cách hành chính theo mô hình không giấy tờ với sự hỗ trợ của VPĐT.
2.4. Với Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Hải Phòng
Chỉ đạo các doanh nghiệp viễn thông tạo điều kiện giúp đỡ ngành GD&ĐT thành phố
trong việc mở rộng mạng lưới kết nối Internet tốc độ cao tới các đơn vị trường học đảm bảo
ổn định, chi phí hợp lý.
Hỗ trợ tư vấn về kỹ thuật trong việc phát triển mô hình VPĐT tại ngành GD&ĐT
thành phố; quan tâm và tạo điều kiện nhiều hơn nữa cho đề tài, đề án ứng dụng CNTT & TT
trong quản lý hành chính nhà nước của Sở GD&ĐT.
2. 5. Với Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

- Có sự chỉ đạo thống nhất từ Ban Giám đốc đến lãnh đạo các phòng ban, đơn vị trực
thuộc trong việc phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý, điều hành tại Sở.
- Xây dựng các mục tiêu và kế hoạch phát triển VPĐT trên cơ sở lý luận và phù hợp
với thực tiễn của đơn vị. Các mục tiêu này phải được cụ thể hoá bằng các văn bản quy định
cho từng giai đoạn phát triển và được phổ biến tới tất cả các đơn vị có liên quan.
- Xây dựng cơ chế quản lý, vận hành và khai thác VPĐT trong đó quy định trách
nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của từng tập thể đơn vị và từng cá nhân về việc xây dựng, mua
sắm, trang bị, sử dụng và bảo quản VPĐT; các chế tài khen thưởng, kỷ luật, các tiêu chí đánh
giá,
- Bố trí nguồn tài chính hàng năm đủ cho hoạt động duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp và
phát triển VPĐT; chủ động và có kế hoạch cụ thể phân bổ kinh phí hàng năm cho công tác
này.
2.6. Với các đơn vị trực thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng
Trên cơ sở kế hoạch tổng thể phát triển VPĐT của Sở GD&ĐT, các đơn vị trực thuộc
chủ động lập kế hoạch, chuẩn bị các nguồn lực, tổ chức triển khai phát triển mô hình VPĐT tại
đơn vị theo từng giai đoạn cụ thể.

18

References
Tiếng Việt
1. Afanaxep (1979), Thông tin xã hội và quản lý xã hội, (Bản tiếng Việt) NXB Khoa
học xã hội.
2. Đặng Quốc Bảo (1999), Khoa học tổ chức và quản lý, một số vấn đề lý luận và thực
tiến. NXB Thống kê
3. Bộ Bưu chính Viễn Thông (2006), Chính phủ điện tử, NXB Bưu điện
4. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2008), Chỉ thị số 55/2008/CT- BGDĐT của Bộ GD&ĐT
Về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành
giáo dục giai đoạn 2008-2012
5. Nguyễn Quốc Chí (2007), tập bài giảng Khoa học quản lý đại cương.Tài liệu dựng

cho học viên cao học chuyên ngành QLGD
6. Chính phủ (2006), Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23 tháng 3 năm 2006 của Thủ
tướng Chính Phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các
cơ quan hành chính nhà nước.
7. Chính phủ (2007), Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của
Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
8. Vũ Cao Đàm (2005), Phương pháp luận - Nghiên cứu khoa học. Nhà xuất bản Khoa
học kỹ thuật
9. Đảng Cộng sản Việt Nam (2000), Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17-10-2000 (khoá
VIII) Về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp
hoá, hiện đại hoá.
10. Đảng Cộng sản Việt Nam (2000), Văn kiện Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành
Trung ương Đảng khoá VIII.
11. Lê Ngọc Hưởng (2003), Khoa học thông tin trong công tác quản lý, NXB Hải
Phòng.
12. Đào Thái Lai (2005), Ứng dụng CNTT&TT trong dạy học ở trường phổ thông Việt
nam , Đề tài nghiên cứu khoa học - Viện Chiến Lược và Chương trình giáo dục
13. Nguyễn Thị Mỹ Lộc (2005), Cơ sở khoa học quản lý. Bài giảng cho hệ cao học quản
lý giáo dục, Đại học Quốc gia Hà Nội.
14. Phạm Thuý Lương (2002), Quy hoạch phát triển mạng thông tin quản lý giáo dục
của Sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng giai đoạn 2002 – 201. Luận Văn Cao học
quản lý giáo dục Đại học Sư phạm Hà Nội.
15. Nguyễn Hữu Mại (2006), Quản lý hệ thống máy tính, NXB Đại học Sư phạm Hà
Nội.
16. M.I.Kônđakôp (1985), Cơ sở lý luận của khoa học quản lý giáo dục, (Bản tiếng
Việt)Trường CBQLGD và Viện Khoa học giáo dục, Hà Nội
17. P.V.Zimin, M.I.Kônđakôp, N.I. Saxerđôtôp (1985), Những vấn đề về quản lý
trường học, (Bản tiếng Việt) Trường CBQLGD và Bộ Giáo dục, Hà Nội
18. Hà Thế Ngữ - Đặng Vũ Hoạt (1988), Giáo dục học tập 1, NXB Giáo dục, Hà Nội.

19
19. Patricia J. Pascual (2003), Chính phủ điện tử, tài liệu tiếng Việt, ban Công tác
Chính phủ điện điện tử (E-ASEAN)
20. Nguyễn Ngọc Quang (1989), Những vấn đề cơ bản về lý luận QLGD, Trường Cán
bộ QLGD - Đào tạo TW1, Hà Nội.
21. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam (2005), Luật Giáo dục 2005, NXB Tư pháp.
22. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam (2006), Luật Công nghệ thông tin, NXB Tư
pháp.
23. Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam (2006), Luật Giao dịch điện tử, NXB Tư
pháp.
24. Phạm Văn Sáng (2008), Văn phòng điện tử tại sở KHCN Đồng Nai, tài liệu Hội
thảo khoa học Chính phủ điện tử năm 2008
25. Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng (2002), Quy hoạch phát triển giáo dục và đào
tạo thành phố Hải Phòng đến năm 2010, tầm nhìn 2015.
26. Ngô Quang Sơn (2002), Áp dụng dạy và học tích cực. NXB Đại học Sư phạm Hà
Nội.
27. Ngô Quang Sơn (2005), Vai trò của TBGD và việc đánh giá hiệu quả sử dụng
TBGD trong quá trình DH tích cực. Thông tin QLGD Số 3(37) 6/2005, trường Cán
bộ quản lý giáo dục.
28. Ngô Quang Sơn (2006), Công nghệ thông tin và Truyền thông trong quản lý giáo
dục Bài giảng cao học quản lý giáo dục.
29. Tập thể tác giả (1995), Từ điển bách khoa Việt Nam tập 1, NXB Từ điển Việt Nam.
30. Tập thể tác giả (2002), Từ điển bách khoa Việt Nam tập 2, NXB Từ điển Việt Nam
31. Tập thể tác giả (2003), Từ điển bách khoa Việt Nam tập 3, NXB Từ điển Việt Nam,
Hà Nội
32. Trần Minh Tiến (2006), Một số định hướng kế hoạch phát triển chínhphủ điện tử
Việt Nam. Tài liệu hội thảo Chính phủ điện tử năm 2006
33. Đỗ Hoàng Toàn (1999), Giáo trình khoa học quản lý. NXB Khoa học và kỹ thuật.
34. Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý (2004), Tinh hoa quản lý, NXB Lao động –
Xã hội

35. Phạm Viết Vượng (2009), Giáo dục học, NXB đại học Quốc gia Hà Nội
Tiềng Anh
36. Åke Grönlund, Örebro University (2008), eGovernment in a strategic
management perspective workshop in preparation for a special issue of the
Communications of the AIS. In conjunction with the 5th Scandinavian workshop on
eGovernment, Copenhagen.
37. By Clay G. Wescott (2004), E-Government in the asia-pacific region
38. Chai Chin Loon (2006), Government Architect, Introduction Enterprise
Architecture and Government. IBM Cooporation.

20
39. Chang-hak Choi (2008), Digital convergence and E-Government, Korea -
eGovconsulting Inc
40. Ministry of Urban Development, Government of India (2004), National Mission
Mode Project (NMMP) on e-Governance in Municipalities
41. Rchandrashekhar (2006), E-Governance:Unprecedented Opportunity or
Unwarranted Hype?. Additional Secretary (E-Gov Asia Bangkok 2006)
42. Society Commission (2003), eGovernment more than an automation of government
services Information
43. Sung-Geun KIM (2008), e-Government and EA, Chungang Unversity
Tài liệu tham khảo trên Internet
44.
45.
46. />tu-tai-VN-879861/
47.
48.
49.
50.
51.
52.